RESOLUCIÓN 82 DE 2002 

(Abril 10)

"Por la cual se dictan unas medidas relacionadas con el seguimiento, evaluación y control de la gestión disciplinaria y se establece una metodología para la descongestión y agilización de procesos en la Procuraduría General de la Nación".

El Procurador General de la Nación,

en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 268 de la Constitución Política de Colombia, los numerales 6º y 7º del artículo 7º del Decreto-Ley 262 del 22 de febrero de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 6º del artículo 7º del Decreto 262 de 2000, confiere al Procurador General de la Nación la atribución de "Asignar funciones especiales a las dependencias y empleos de la Procuraduría General de la Nación";

Que el numeral 7º del artículo 7º del Decreto 262 de 2000, otorga al Procurador General de la Nación la función de "Expedir los actos administrativos, órdenes, directivas y circulares que sean necesarios para el funcionamiento de la entidad y para desarrollar las funciones atribuidas por la ley";

Que el numeral 18 del artículo 7º del Decreto 262 de 2000, consagra como función de Procurador General de la Nación la de "Coordinar y controlar el cumplimiento de la función disciplinaria";

Que para poder ejercer el control, seguimiento y evaluación de la gestión disciplinaria que adelantan las diferentes dependencias de la Procuraduría General de la Nación y garantizar la confiabilidad y permanente actualización de la información, resulta necesario entrar a definir y unificar los formatos y procedimientos que deben emplearse en la presentación de informes y estadísticas relacionados con el trámite de los procesos disciplinarios;

Que se hace indispensable adoptar algunas medidas de carácter administrativo que permitan cuantificar, evaluar y controlar los resultados de la labor profesional de quienes tienen a su cargo la responsabilidad de adelantar e impulsar dichas actuaciones disciplinarias al interior de la entidad;

Que dentro del marco de la política de descongestión y agilización de los procesos disciplinarios adoptada por la actual administración, es necesario realizar el inventario físico de los expedientes disciplinarios que se encuentran en trámite en las distintas dependencias de la Procuraduría General de la Nación;

Que es preciso determinar y evaluar el resultado de las acciones preventivas y educativas adelantadas por las distintas dependencias de la Procuraduría General de la Nación, encaminadas a garantizar el cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales, así como la observancia de los principios que orientan el funcionamiento de la administración pública,

RESUELVE:

ART. 1º—La política de descongestión y agilización de procesos adoptada por la Procuraduría General de la Nación, tiene como propósito general incrementar los niveles de eficiencia y desempeño de las dependencias y servidores públicos encargados de la tramitación y evacuación de los asuntos disciplinarios de competencia de la entidad.

En ese orden de ideas, las disposiciones de la presente resolución tienen como finalidad la realización de los siguientes objetivos específicos:

1. Adoptar las medidas necesarias para garantizar la depuración y actualización del inventario de procesos disciplinarios en trámite y asegurar la confiabilidad y precisión de la información.

2. Facilitar las labores de seguimiento, evaluación y control de los resultados de la gestión disciplinaria a cargo de las diferentes dependencias y servidores públicos adscritos a la Procuraduría General de la Nación.

3. Identificar y minimizar el riesgo de prescripción de las acciones disciplinarias y combatir la impunidad.

4. Identificar los procesos disciplinarios de trascendencia nacional e internacional, de conformidad con los criterios señalados en la Circular 016 de 2001, expedida por el viceprocurador General de la Nación, así como las determinaciones que deban adoptarse para facilitar su rápida tramitación.

5. Establecer indicadores de gestión y facilitar la adopción de planes, programas, proyectos, estrategias y acciones encaminados a incrementar la productividad de la Procuraduría General de la Nación,

6. Evaluar el impacto de las medidas que tengan como finalidad la descongestión y agilización de los procesos disciplinarios a cargo de la entidad.

ART. 2º—Con el propósito de garantizar el cumplimiento efectivo y diligente de la misión institucional que constitucional y legalmente corresponden a la Procuraduría General de la Nación, las dependencias y servidores públicos que tengan bajo su responsabilidad el ejercicio de competencias en materia disciplinaria, deberán actualizar y depurar el inventario físico de los procesos disciplinarios en trámite y diligenciar los formatos que en virtud de esta resolución se establecen, con el fin de facilitar las tareas de seguimiento, evaluación y control de su gestión disciplinaria, así como también la consolidación y análisis de la información recaudada y la adopción de las decisiones correctivas que se estimen oportunas.

ART. 3º—De conformidad con lo establecido en las disposiciones precedentes, adóptanse como formatos oficiales de información de la gestión disciplinaria, los documentos que se relacionan enseguida, los cuales forman parte de la presente resolución:

1. Formato Nº 01, denominado "Inventario de procesos de competencia de la dependencia".

2. Formato Nº 02, denominado "Inventario de procesos recibidos y enviados en comisión".

3. Formato Nº 03, denominado "Plan de mejoramiento".

4. Formato Nº 04, denominado "Informe de gestión disciplinaria".

5. Formato Nº 05, denominado "Procesos de trascendencia o Civigep".

6. Formato Nº 06, denominado "Informe de las acciones preventivas y/o educativas".

PAR. 1º—Los formatos anteriormente mencionados deberán ser diligenciados directamente por los jefes de las dependencias de la Procuraduría General de la Nación que tengan competencias en materia disciplinaria, conjuntamente con los asesores, profesionales y demás servidores públicos a quienes se haya asignado la tarea de sustanciar y/o tramitar los respectivos procesos. Para todos los efectos legales a que haya lugar, se entenderá que dichos funcionarios responderán por la oportunidad, veracidad y precisión de la información suministrada.

PAR. 2º—Los formatos oficiales de información de la gestión disciplinaria, serán los únicos documentos cuyo diligenciamiento podrá exigirse a las dependencias de la Procuraduría General de la Nación que tengan a su cargo el cumplimiento de funciones disciplinarias.

ART. 4º—Los formatos de que trata el artículo anterior, deberán ser enviados al secretario privado del Procurador General de la Nación, con la periodicidad que a continuación se señala, a efectos de que éste proceda a registrar y verificar su oportuna presentación y a remitirlos a las oficinas de planeación y control interno para lo de su competencia.

a) Formato Nº 01, denominado "Inventario de procesos de competencia de la dependencia": Deberá remitirse a más tardar el día 15 de abril de cada año y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de expedientes disciplinarios que se encuentren en trámite y cuya existencia física haya sido previamente comprobada, teniendo como fecha de corte el día 30 de marzo del año respectivo. El primero de dichos inventarios deberá presentarse a más tardar el día 30 de abril de 2002.

b) Formato Nº 02, denominado "Inventario de procesos recibidos y enviados en comision": Deberá remitirse a más tardar el día 15 de abril de cada año y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de expedientes disciplinarios que hayan sido recibidos o enviados por la dependencia para el cumplimiento de alguna comisión, teniendo como fecha de corte el día 30 de marzo del año respectivo. El primero de dichos inventarios deberá presentarse a más tardar el día 30 de abril de 2002;

c) Formato Nº 03, denominado "Plan de mejoramiento": Deberá remitirse a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de expedientes disciplinarios en los cuales se advierta el riesgo de la prescripción de la acción disciplinaria, calificado por el jefe de la dependencia y por el profesional que lo tenga a su cargo como "alto", "moderado" o "bajo", de conformidad con las instrucciones impartidas al dorso de dicho documento.

d) (Modificado).* Formato Nº 04, denominado "Informe de gestión disciplinaria": Deberá remitirse a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de expedientes disciplinarios que tenga bajo su directa responsabilidad el jefe de la dependencia respectiva, o uno de los asesores o profesionales a ella vinculados, ya sea en primera, segunda o única instancia.

*(Nota: Modificado el presente leiteral por la Resolución 70 de 2005 artículo 1º de la Procuraduría General de la Nación)

e) Formato Nº 05, denominado "Procesos de trascendencia o Civigep": Deberá remitirse a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de expedientes disciplinarios que correspondan a asuntos que hayan sido calificados por la viceprocuraduría General de la Nación como "Procesos de trascendencia", de acuerdo con los criterios expresados en la Circular 016 de 2001 emanada del despacho del viceprocurador General de la Nación, o aquellos derivados del Convenio interinstitucional para la vigilancia a la gestión pública, Civigep, cuya coordinación corresponde al viceprocurador general.

f) Formato Nº 06, denominado, "Informe de la acciones preventivas y/o educativas": Deberá remitirse a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes y en él habrá de consignarse la información relacionada con la totalidad de acciones preventivas y/o educativas derivadas del Convenio interinstitucional para la vigilancia a la gestión pública, Civigep.

PAR.—Para el correcto diligenciamiento de los formatos anteriormente mencionados, los servidores públicos encargados de consignar en ellos la información disciplinaria requerida, deberán atender las instrucciones contenidas al respaldo de los mismos.

(Nota: Véase Resolución 70 de 2005 artículo 2º de la Procuraduría General de la Nación)

(Nota: Modificado parcialmente el presente artículo por la Resolución 168 de 2006 artículo 2º de la Procuraduría General de la Nación)

ART. 5º—Una vez culmine la elaboración de los inventarios físicos de los procesos disciplinarios en trámite, cada dependencia deberá cotejar la relación de los expedientes inventariados en el formato Nº 01 con los que figuren a su cargo en el sistema de gestión disciplinaria, Gedis, con objeto de establecer posibles diferencias, imprecisiones e inconsistencias, que de llegar a detectarse, luego de realizar un minucioso trabajo de revisión y depuración, deberán reportarse a los responsables de administrar el sistema, indicando con tal propósito si aquellas se refieren a expedientes sobrantes o faltantes o a radicados repetidos o mal codificados.

Para los efectos de la interpretación de la presente disposición, se adoptan las siguientes definiciones:

a) Expedientes sobrantes: Son aquellos expedientes que a pesar de obrar físicamente en las dependencias, no aparecen relacionados en el sistema de información de gestión disciplinaria, Gedis, caso en el cual deberá procederse inmediatamente a su registro, mediante el envío del reporte correspondiente a la dependencia encargada de administrar dicho sistema;

b) Expedientes faltantes: Son aquellos expedientes que estando relacionados en el sistema de información de gestión disciplinaria, Gedis, no figuran en el inventario físico de la dependencia. Cuando quiera que se desconozca su paradero, el jefe de la dependencia respectiva deberá reportarlos como perdidos, anexando junto con el informe, una copia del denuncio correspondiente y del acta que para el efecto suscribirá junto con el servidor público que obre como responsable del expediente faltante;

c) Radicados repetidos: Corresponde a aquellos casos en los cuales se advierta que un mismo proceso disciplinario aparece registrado dos o más veces en el sistema de información de gestión disciplinaria, Gedis, o cuando se determine la existencia de dos expedientes ya radicados bajo números distintos a pesar de referirse a los mismos hechos y personas. En el primero de los casos se procederá a enviar el reporte respectivo para que se anule uno de los registros, y en el segundo de los casos, se procederá a decretar su acumulación;

d) Radicados mal codificados: Cuando en el sistema de información de gestión disciplinaria, Gedis, figuren a cargo de una dependencia expedientes que no son de su competencia, ya sea por razones de carácter territorial o por la naturaleza misma de los hechos investigados, deberá enviarse el respectivo reporte con las justificaciones que se estimen conducentes, a efectos de que realice la corrección a que haya lugar. En el evento de que los respectivos expedientes figuren en los inventarios de la dependencia, deberán remitirse a la división de registro y control y correspondencia de la entidad para que sean remitidos a la dependencia competente.

ART. 6º—Los formatos deberán enviarse por correo electrónico (e-mail) a la cuenta descongestion@procuraduria.gov.co, o al fax número 3360011, extensión 10817. Cuando la dependencia no cuente con los recursos tecnológicos necesarios para efectuar la transmisión electrónica de la información, deberá enviarla por correo certificado en sobre cerrado dirigido al despacho del secretario privado de la Procuraduría General de la Nación, debidamente marcado con el nombre de la dependencia responsable e identificado con la frase "Informe de gestión disciplinaria - Mes ------ Año ------".

(Nota: Véase Resolución 70 de 2005 artículo 3º de la Procuraduría General de la Nación)

ART. 7º—Las oficinas de planeación y de control interno adscritas al despacho del Procurador General de la Nación tendrán a su cargo la responsabilidad de consolidar y analizar la información reportada en los formatos a que alude la presente resolución y presentar a consideración del Procurador General de la Nación, un informe relativo a los resultados de la gestión de las diferentes dependencias y servidores públicos que tienen a su cargo el ejercicio de funciones disciplinarias en el interior de este organismo de control.

El informe consolidado de la gestión disciplinaria a que se refiere el inciso anterior deberá presentar de manera desagregada el movimiento que hayan tenido los procesos disciplinarios en el interior de cada dependencia tanto en primera como en segunda instancia, la variación de los inventarios y el impacto de la política de descongestión; la relación de los expedientes en los que se advierta un alto riesgo de prescripción; la relación de los negocios fallados o prescritos durante el período respectivo; y finalmente, el cálculo de los indicadores de gestión mediante la aplicación de las fórmulas que se establezcan.

ART. 8º—Una vez haya sido evaluado el informe de la gestión disciplinaria, el secretario privado del despacho procederá a remitirlo a las diferentes dependencias involucradas, junto con las instrucciones que imparta el Procurador General de la Nación, con el fin de que todos conozcan los resultados de la gestión y procedan a adoptar las medidas correctivas y preventivas que se estimen conducentes.

ART. 9º—Corresponde a la oficina de control interno, vigilar el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente resolución. En caso de inobservancia, informará tal circunstancia a la Veeduría, para lo de su competencia, para que se dé aplicación a lo dispuesto en las normas disciplinarias actualmente vigentes y a lo consagrado en el numeral 25 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, una vez empiece la vigencia de esta última.

ART. 10.—La presente resolución rige desde la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias,

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá D.C., a 10 de abril de 2002.

Anexo

Inventario de procesos de competencia de la dependencia

1. Dependencia_________________

2. Responsable_________________

3. Cargo y grado________________ 4. Hoja Nº__________________

5. Nº006. Nº Radicado7. Fecha hechos8. Fecha de la queja9. Fecha recibo expediente10. Estado procesal en que se recibió11. Fecha auto estado procesal en que se recibió12. Estado procesal actual13. Fecha auto estado procesal actual14. Categoría15. Calificación del expediente
16. Trascedencia nacional o internacional17. Civigep
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            

  
18. Ciudad y fecha:19. Firma del responsable20. Firma de jefe dependencia21. expedientes enviados en comisión

Instrucciones para diligenciar el formato 01

1. Escribir la denominación completa de la dependencia que rinde el presente informe. Ejemplo: Procuraduría delegada para la moralidad pública; Procuraduría regional Vichada; Procuraduría distrital 2; o Procuraduría provincial de Apartadó.

2. Anotar el nombre del funcionario responsable de la información registrada en el presente formato.

3. Escribir el cargo y grado del funcionario que diligencia el presente formato.

4. Anotar el número de hoja de manera consecutiva, de acuerdo con la cantidad utilizada en la rendición del informe.

5. Enumerar en forma sucesiva los expedientes a cargo de quien reporta.

6. Escribir el número completo del expediente a cargo, anotando el código de la dependencia, número de radicado y año del mismo separados por guión, como se muestra en el ejemplo: 000-000000-0000.

7. Anotar la fecha de ocurrencia de los hechos, con la siguiente presentación: día, mes y año. Para hechos de connotación permanentes, diligenciar o escribir: Permanente o permanentes.

8. Informar la fecha en que se instauró la queja, con la siguiente presentación: día, mes y año.

9. Registrar la fecha en la cual el expediente fue recibido por el responsable que diligencia el presente formato, con la siguiente presentación: día, mes y año.

10. Anotar en forma precisa el estado del expediente relacionado al momento de su recibo. Ejemplo: indagación preliminar, investigación disciplinaria, cargos, etc.

11. Escribir la fecha del auto que decretó el estado procesal en que se recibe el expediente, con la siguiente presentación: día, mes, año.

12. Anotar específicamente el estado procesal actual del expediente; ejemplo: Indagación preliminar, investigación, cargos, descargos, pruebas, fallo de primera, etc.

13. Anotar la fecha del auto que decretó el estado procesal actual, con la siguiente presentación: día, mes y año.

14. Calificar el grado de riesgo para prescripción del expediente, que puede ser alto, moderado o bajo. El riesgo es alto, cuando el expediente tiene fallo de primera y faltan 90 días para prescribir; o estando en indagación o investigación y le falta un año para prescribir. Moderado, cuando el expediente está con fallo de primera y faltan más de seis (6) meses para prescribir; o está en indagación o investigación y le faltan dos (2) años o si está en cargos y falta un (1) año. Bajo, cuando el expediente está en fallo de primera y falta más de un (1) año; o si está en indagación o investigación y le faltan tres (3) o más años; o está en cargos y le faltan dos (2) años para prescribir.

15. Calificar la connotación de trascendecia internacional o nacional de acuerdo a los criterios impartidos mediante Circular 16 de junio de 2001 emanada de la viceprocuraduría general, o procesos derivados del Civigep.

16. Marque con una equis (X) si el expediente es de trascendencia nacional o internacional. Si le asigna esta calificación, debe relacionarlo en el formato 5.

17. Marque con un equis (X) si el expediente se origina en desarrollo de las actividades del Civigep. Si le asigna esta calificación, debe relacionarlo en el formato 5.

18. Escribir el nombre de la ciudad sede de la dependencia y la fecha de elaboración de este informe, con la siguiente presentación: Ciudad, día, mes y año.

19. Debe aparecer sobre la raya, la firma del funcionario responsable de la información suministrada en este formato.

20. El jefe de la dependencia debe firmar este informe, con lo cual se formaliza y legaliza el mismo.

21. Anotar en esta casilla el número de expedientes enviados en comisión. La secretaría debe relacionar el total de expedientes que se encuentren en comisión.

Inventario de procesos recibidos y enviados en comisión

1. Dependencia _________________

2. Responsable _________________

3. Cargo y grado________________ 4. Hoja Nº__________________

5. Nº6. Nº radicado7. Fecha hechos8. Fecha de la queja9. Fecha recibo expediente10. Estado procesal en que se recibió11. Fecha auto estado procesal en que se recibió12. Estado procesal actual13. Fecha auto estado procesal actual14. Categoría15. Término de la comisión16. Dependencia que recibe o envía la comisión
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            
            

 
17. Ciudad y fecha:18. Firma del responsable19. Firma de jefe dependencia

Instrucciones para diligenciar el formato 02

1. Escribir la denominación completa de la dependencia que rinde el presente informe. Ejemplo: Procuraduría delegada para la moralidad pública; Procuraduría regional Vichada; Procuraduría distrital 2; o Procuraduría provincial de Apartadó.

2. Anotar el nombre del funcionario responsable de la información registrada en el presente formato.

3. Escribir el cargo y grado del funcionario que diligencia el presente formato.

4. Anotar el número de hoja de manera consecutiva, de acuerdo con la cantidad utilizada en la rendición del informe.

5. Enumerar en forma sucesiva los expedientes a cargo de quien reporta.

6. Escribir el número completo del expediente a cargo, anotando el código de la dependencia, número de radicado y año del mismo separados por guión, como se muestra en el ejemplo: 000-000000-0000

7. Anotar la fecha de ocurrencia de los hechos, con la siguiente presentación: día, mes y año. Para hechos de connotación permanentes, diligenciar o escribir: Permanente o permanentes.

8. Informar la fecha en que se instauró la queja, con la siguiente presentación: día, mes y año.

9. Registrar la fecha en la cual el expediente fue recibido por el responsable que diligencia el presente formato, con la siguiente presentación.

10. Escribir en forma precisa el estado del expediente relacionado al momento de su recibo. Ejemplo: Indagación preliminar, investigación disciplinaria, cargos, etc.

11. Anotar la fecha del auto que decretó el estado procesal en que se recibió el expediente, con la siguiente presentación: día, mes, año.

12. Escribir específicamente del estado procesal actual del expediente; Ejemplo: Indagación preliminar, investigación, cargos, descargos, pruebas, fallo de primera, etc.

13. Anotar la fecha del auto que decretó el estado procesal actual, con la siguiente presentación: día, mes y año.

14. Calificar el grado de riesgo para prescripción del expediente, que puede ser alto, moderado o bajo. El riesgo es alto, cuando el expediente tiene fallo de primera y faltan 90 días para prescribir; o estando en indagación o investigación y le falta un año para prescribir. Moderado, cuando el expediente está con fallo de primera y faltan más de seis (6) meses para prescribir; o está en indagación o investigación y le faltan dos (2) años o si está en cargos y falta un (1) año. Bajo, cuando el expediente está en fallo de primera y falta más de un (1) año; o si está en indagación o investigación y le faltan tres (3) o más años; o está en cargos y le faltan dos (2) años para prescribir.

15. Indicar la duración o término para adelantar las diligencias previstas en el acto comisirio.

16. Relacionar la dependencia que remite el expediente en tratándose de comisiones recibidas; o de la dependencia o entidad a la cual se remitió, en trantándose de expedientes enviados en comisión.

17. Escribir el nombre de la ciudad sede de la dependencia y la fecha de elaboración de este informe, con la siguiente presentación: Ciudad, día, mes y año.

18. Debe aparecer sobre la raya, la firma del funcionario responsable de la información suministrada en este formato.

19. El jefe de la dependencia debe firmar este informe, con lo cual se formaliza y legaliza el mismo.

Control de evacuación de procesos

Plan de mejoramiento: programa de descongestión

1. Dependencia_________________ 2. Profesional_______________________

3. Hoja Nº________________

4. Número radicado5. Fecha hechos6. Estado del proceso7. Categoría8. Término para proyectar9. Fecha presentación proyecto10. Decisión
       
       
       
       
11. Expedientes calificadoscon riesgo alto de prescripción a:___________________ 12. Inventario inicial o previo 13. Número de procesos que se evitó la prescripción
14. Nº de expedientes que prescribieron 15. Índice de prescripción evitada (12/13)*100

 
16. Firma profesional17. Firma jefe dependencia18. Ciudad y fecha

Instrucciones para diligenciar el formato Nº 03

1. Escribir la denominación completa de la dependencia que rinde el presente informe. Ejemplo: Procuraduría delegada para la moralidad pública; procuraduría regional Vichada; procuraduría distrital 2; o procuraduría provincial de Apartadó.

2. Anotar el nombre del funcionario responsable de la información registrada en el presente formato.

3. Anotar el número de hoja de manera consecutiva, de acuerdo con la cantidad utilizada en la rendición del informe.

4. Escribir el número completo del expediente a cargo, anotando el código de la dependencia, número de radicado y año del mismo separados por guión, como se muestra en el ejemplo: 000-000000-0000

5. Anotar la fecha de ocurrencia de los hechos, con la siguiente presentación: día, mes y año.

6. Escribir específicamente el estado procesal actual del expediente; Ejemplo: indagación preliminar, investigación, cargos, descargos, pruebas, fallo de primera, etc.

7. Calificar el grado de riesgo para prescripción del expediente, que puede ser alto, moderado o bajo. El riesgo es alto, cuando el expediente tiene fallo de primera y faltan 90 días para prescribir; o estando en indagación o investigación y le falta un año para prescribir. Moderado, cuando el expediente está con fallo de primera y faltan más de seis (6) meses para prescribir; o está en indagación o investigación y le faltan dos (2) años o si está en cargos y falta un (1) año. Bajo, cuando el expediente está en fallo de primera y falta más de un (1) año; o si está en indagación o investigación y le faltan tres (3) o más años; o está en cargos y le faltan dos (2) años para prescribir.

8. Plazo para elaborar el proyecto pertinente; ejemplo: 15 días, 20 días, un mes, un bimestre, etc.

9. Fecha en la cual se debe presentar el proyecto acordado, indicando día, mes, año.

10. Decisión adoptada con base en lo acordado entre el jefe de la dependencia y el funcionario respectivo. Esta casilla debe ser diligenciada por el jefe de la dependencia una vez firmado el proyecto.

11. Anotar la última fecha de corte del plan de mejoramiento en el cual se categorizaron los expedientes con riesgo alto de prescripción.

12. Relacionar el número de expedientes que al inicio del período se categorizaron con riesgo alto de prescripción.

13. Indicar el número de expedientes que tenían categoría de alto riesgo de prescripción, que fueron evacuados con decisión diferentes a prescripción.

14. Anotar el número de expedientes que prescribieron desde el momento del inventario de procesos anterior a la fecha de corte del plan de mejoramiento.

15. Registrar en esta casilla, el índice o porcentaje que resulta de dividir el dato correspondiente a la casilla 12 entre el dato anotado en la casilla 13, multiplicado por 100.

16. Debe aparecer sobre la raya, la firma del funcionario responsable de la información suministrada en este formato.

17. Debe aparecer sobre la raya, la firma del jefe de la depedencia con lo cual se formaliza y legaliza el mismo.

18. Escribir el nombre de la ciudad sede de la dependencia y la fecha de elaboración de este informe, con la siguiente presentación: Ciudad, día, mes y año.

Informe de gestión disciplinaria

1. Dependencia: _____________ 2. Período: ______________ 3. Hoja Nº_______

4. Primera instancia
  7. Fallos10. Prescripción11. Archivos12. Remisión por competencia15. Acumulación Incorporación16. Total17. Movimiento de expedientes 22. Firma Funcionario
5. Funcionario6. Grado8. Absoluto9. Sanción13. Interna14. Externa 18. Inventario inicial19. Recibidos20. Salidas21. Inventario final
               
               
               
               
23. Total primera instancia             

24. Segunda instancia
25. Funcionario26. Grado27. Fallos absolutorios32. Fallos sancionatorios37. Prescripción38. Total39. Movimiento de expedientes44. Firma funcionario
28. Confirma29. Modifica30. Revoca31. Total33. Confirma34. Modifica35. Revoca36. Total40. Inventario inicial41. Recibidos42. Salidas43. Inventario final
                
                
                
                
45. Total segunda instancia              

46. Gran total dependencia           

 
47. Ciudad y fecha48. Jefe de dependencia49. Firma jefe dependencia

Instrucciones para diligenciar el formato Nº 04

1. Escribir la denominación completa de la dependencia que rinde el presente informe. Ejemplo: Procuraduría delegada para asuntos civiles; procuraduría regional vichada; procuraduría distrital 2; o procuraduría provincial Andes.

2. Indicar el período a que corresponde la información suministrada en este formato.

3. Anotar el número de hoja de manera consecutiva, de acuerdo con la cantidad utilizada en la rendición del informe.

4. Corresponde a las decisiones adoptadas en primera instancia por la dependencia de acuerdo con su competencia.

5. Anotar el nombre completo del funcionario que suministra la información.

6. Indicar el grado del cargo del funcionario que suministra la información en este formato.

7. Corresponde a las decisiones de fondo proyectadas por el funcionario y suscritas por el jefe de la dependencia.

8. Registrar en esta casilla el número de fallos absolutorios proyectados por el funcionario que suministra la información y suscritos por el jefe de la dependencia.

9. Anotar en esta casilla el número de fallos sancionatorios proyectados por el funcionario que rinde el presente informe y suscritos por el jefe de la dependencia.

10. Escribir en esta casilla el número de expedientes que por la fecha de ocurrencia de los hechos, haya prescrito la acción disciplinaria.

11. Indicar el número total de fallos proferidos cuya decisión haya sido archivo en cualquier etapa del proceso.

12. Se refiere a los expedientes remitidos a otras dependencias para su trámite por ser de su competencia.

13. Relacionar en esta casilla el número de expedientes enviados por competencia a otras dependencias de la Procuraduría General de la Nación.

14. Anotar en esta casilla el número de expedientes enviados por competencia a otras entidades estatales diferentes a la Procuraduría General de la Nación.

15. Escribir en esta casilla el número de expedientes que han sido acumulados o incorporados a otros de acuerdo con lo establecido por la ley.

16. Registrar en esta casilla la sumatoria de las actuaciones relacionadas desde la casilla 8 hasta la 15.

17. Corresponde a la variación del número de procesos a cargo del funcionario respectivo o de la dependencia durante el período reportado.

18. Indicar en esta casilla el número de procesos a cargo al iniciar el período reportado.

19. Anotar en esta casilla el número de expedientes recibidos en el período reportado.

20. Corresponde al número de expedientes evacuados en el período reportado.

21. Escribir en esta casilla el cálculo de sumar los datos consignados en las casillas 18 y 19, y restarle la 20. El cual debe ser igual al número de expedientes a cargo al final del período reportado.

22. El funcionario responsable debe certificar con su firma, la veracidad de los datos reportados en esta casilla.

23. Totalizar en esta casilla las cifras consignadas en cada ítem o columna de la primera instancia.

24. Hace referencia a las decisiones adoptadas en esta instancia disciplinaria de acuerdo con la competencia.

25. Anotar el nombre del funcionario responsable de la información suministrada en el presente formato.

26. Registrar el grado del cargo del funcionario que rinde el informe.

27. Corresponde a las decisiones según las cuales no se halla mérito para imponer una sanción, lo que es lo mismo para absolver al implicado.

28. Escribir el número de decisión que ratifican el fallo absolutorio de primera instancia.

29. Indicar en esta casilla el número de decisiones que introduce cambios al fallo absolutorio de primera instancia.

30. Anotar en esta casilla el número de decisiones que invalida el fallo absolutorio de primera instancia.

31. Totalizar en esta casilla la suma de los valores consignados en las casillas 28, 29 y 30.

32. Corresponde a las decisiones según las cuales se halló mérito para imponer una sanción.

33. Registrar el número de decisiones que ratifican el fallo sancionatorio de la primera instancia.

34. Escribir en esta casilla el número de decisiones que introducen cambios al fallo sancionatorio de primera instancia.

35. Anotar en esta casilla el número de decisiones que invalidan el fallo sancionatorio de primera instancia.

36. Totalizar en esta casilla el resultado de sumar los valores consignados en las casillas 33, 34 y 35.

37. Escribir en esta casilla el número de expedientes que por la fecha de ocurrencia de los hechos, haya prescrito la acción disciplinaria.

38. Indicar en esta casilla el resultado de sumar los datos consignados en las casillas 31, 36 y 37.

39. Corresponde a la variación del número de procesos a cargo del funcionario respectivo o de la dependencia durante el período reportado.

40. Indicar en esta casilla el número de procesos a cargo al iniciar el período reportado.

41. Anotar en esta casilla el número de expedientes recibidos en el período reportado.

42. Corresponde al número de expedientes evacuados en el período reportado.

43. Escribir en esta casilla el cálculo de sumar los datos consignados en las casillas 40 y 41, y restarle la 42. El cual debe ser igual al número de expedientes a cargo del funcionario o de la dependencia al final del período reportado.

44. El funcionario responsable debe certificar con su firma, la veracidad de los datos reportados en esta casilla.

45. Registrar en esta casilla la sumatoria de los valores consignados por cada unas de las variables o columnas de la segunda instancia.

46. Totalizar en la primera casilla en blanco de esta fila, la sumatoria de los datos consignados en las casillas equivalentes al total de fallos absolutorios para la primera y segunda instancia; a partir de la siguiente casilla en blanco, sumar el total de fallos sancionatorios, prescripciones y total de las casillas 16 y 38. continuar la sumatoria para el gran total del movimiento de expedientes, sumando los datos registrados para la primera y segunda instancia respectivamente.

47. Indicar en esta casilla el nombre de ciudad sede de la dependencia que rinde el informe y la fecha de elaboración del mismo.

48. Anotar en esta casilla el nombre completo del jefe de la dependencia que suministra la información contenida en este formato.

49. El jefe de la dependencia debe firmar este informe, con lo cual se formaliza y legaliza el mismo.

Procesos de trascendencia o Civigep

1. Dependencia: _____________ 2. Período: ______________ 3. Hoja Nº_______

4. Número de expediente5. Trascendencia8. Origen Civigep9. Investigado10. Cargo11. Entidad12. Hechos13. Fecha hechos14. Fecha trámite efectuado
6. Nal.7. Internal.15. Indagación16. Investigación17. Archivo18. Cargos19. Fallo 1ª o única instancia20. Fallo 2ª o reposición21. Estado actual
                
                
                
                

 
22. Firma jefe dependencia23. Ciudad y fecha

Instrucciones para diligenciar el formato Nº 05

1. Escribir la denominación completa de la dependencia que rinde el presente informe. Ejemplo: Procuraduría delegada para la moralidad pública; Procuraduría regional vichada; Procuraduría distrital 1; o Procuraduría provincial de Carmen de Bolívar.

2. Registrar el período a que corresponde a la información suministrada en este formato.

3. Anotar el número de hoja de manera consecutiva, de acuerdo con la cantidad utilizada en la rendición del informe.

4. Escribir el número completo del expediente a cargo, anotando el código de la dependencia, número de radicado y año del mismo separados por guión, como se muestra en el ejemplo: 000-000000-0000.

5. Calificar la connotación de trascendecia internacional o nacional de acuerdo con los criterios impartidos mediante Circular 016 de junio de 2001 emanada de la viceprocuraduría general.

6. Marque con una equis (X) si el expediente es de trascendencia internacional, de acuerdo con los criterios definidos por la viceprocuraduría general.

7. Marque con una equis (X) si el expediente es de trascendencia nacional, de acuerdo con los criterios definidos por la viceprocuraduría general.

8. Marque con una equis (X) si el expediente se origina en desarrollo de las actividades del Civigep.

9. Anotar el nombre completo del investigado.

10 Registrar el cargo desempeñado por el investigado en el momento de los hechos.

11. Escribir el nombre completo de la entidad en la cual desempeña o desempañaba funciones el implicado en el momento de los hechos.

12. Describir de manera concreta los hechos motivo de la queja.

13. Indicar la fecha de ocurrencia de los hechos motivo de investigación, con la siguiente presentación: día, mes, año.

14. Corresponde al registro de las fechas de los etapas del proceso, las cuales deben tener la siguiente presentación: día, mes, año.

15. Anotar la fecha del auto mediante el cual se ordena la indagación preliminar.

16. Escribir la fecha del auto mediante el cual se ordena la apertura de investigación.

17. Indicar la fecha del auto mediante el cual se ordena el archivo.

18. Registrar la fecha del auto mediante el cual se formulan los cargos.

19. Anotar la fecha de la providencia mediante la cual se falla en primera o única instancia.

20. Escribir la fecha de la providencia mediante la cual se falla en segunda instancia.

21. Registrar el estado actual del expediente, ejemplo: indagación preliminar, investigación, archivo, cargos, etc.

22. El jefe de la dependencia debe firmar este informe, con lo cual se formaliza y legaliza el mismo.

22. Anotar la ciudad sede la dependencia y la fecha en la cual se elabora este informe, con la siguiente presentación: Ciudad, día, mes y año.

Informe de las acciones preventivas y/o educativas

1. Dependencia: _____________ 2. Mes: ______________ 3. Hoja Nº_______

4. Jefe de dependencia: __________________________________________________________________________________________________________________

5. Ord.6. Acciones preventivas7. Resultado8. Civigep
    
    
    
    
    

9. Ord.10. Acciones educativas11. Resultado12. Civigep
    
    
    
    
    

 
13. Ciudad y fecha14. Firma jefe dependencia

Instrucciones para diligenciar el formato Nº 06

1. Escribir la denominación completa de la dependencia que suministra la información en este formato. Ejemplo: Procuraduría delegada para la moralidad pública; Procuraduría regional Vichada; Procuraduría distrital 2; o Procuraduría provincial de apartadó.

2. Escribir el nombre del mes calendario al cual corresponde el informe. Ejemplo: abril de 2002, septiembre de 2002, etc.

3. Anotar el número de hoja de manera consecutiva, de acuerdo con la cantidad utilizada en la rendición de este informe.

4. Nombre del jefe de la dependencia que suministra la información en el presente formato.

5. Enumerar de forma secuencial las acciones preventivas desarrolladas en el período reportado.

6. Describir de manera concreta las acciones preventivas desarrolladas durante el mes que se reporta.

7. Enuncie en forma precisa el resultado obtenido como consecuencia de la acción desarrollada.

8. Marque con una equis (x), sólo si la acción anotada se origina en cumplimiento de las actividades del Civigep.

9. Enumerar de forma secuencial las acciones educativas desarrolladas en el período reportado.

10. Describir de manera abreviada las acciones educativas desarrolladas durante el mes del informe.

11. Escriba específicamente el resultado obtenido como consecuencia de la acción realizada.

12. Marque con una equis (x), sólo si la acción anotada se origina en cumplimientos de las actividades del Civigep.

13. Escribir la ciudad sede de la dependencia donde se origina el presente informe, seguido de la fecha de elaboración del mismo.

14. Debe aparecer sobre la raya, la rúbrica del jefe de la dependencia que rinde el presente informe, con la cual formaliza y legaliza el mismo.

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