RESOLUCIÓN 8225 DE 2003 

(Octubre 1º)

“Por la cual se delegan unas funciones en el jefe del grupo interno de trabajo de notificaciones y correspondencia de la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos”.

La Jefe de la División de Documentación,

en uso de las facultades legales y, especialmente las conferidas en los artículos 29 del Decreto 1072 de 1999, artículo 16 de la Resolución 157 del 9 de agosto de 1999 y artículo 29 de la Resolución 5632 del 19 de julio de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que por medio de la Resolución 5632 del 19 de julio de 1999, se distribuyen funciones en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales;

Que el artículo 29 de la resolución en mención señala las funciones de la división de documentación y, en su literal a) especifica las inherentes al manejo de la correspondencia del nivel central como son: “Recibir, radicar, seleccionar, enviar, entregar, controlar, archivar y prestar los servicios inherentes al manejo de los documentos objeto de la correspondencia general del nivel central”; y en el literal d) especifica las inherentes al manejo de las notificaciones como son: “Numerar, fechar, notificar, efectuar el reparto y archivar todos los actos administrativos proferidos por las distintas dependencias del nivel central, conforme a los procedimientos que se establezcan”;

Que mediante artículo 30 de la Resolución 4278 del 23 de mayo de 2003 proferida por el director general de Impuestos y Aduanas Nacionales, se adicionó la Resolución 157 del 9 de agosto de 1999 y se creó el grupo interno de trabajo de notificaciones y correspondencia en la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos y, que el artículo 29 del Decreto 1072 autorizó la delegación de las funciones necesarias en el servidor de la contribución designado para el efecto por el director general, con el objeto de que cumpla con las responsabilidades propias de dicha asignación;

Que teniendo en cuenta la relación directa que el jefe del grupo interno de trabajo de notificaciones y correspondencia ejerce respecto al trámite de notificación de los actos administrativos proferidos por las distintas dependencias que conforman el nivel central y el manejo de los documentos objeto de la correspondencia general del nivel central, se hace necesario delegar en ese funcionario la ejecución de tales actos;

En mérito de lo expuesto, la jefe de la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos, de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

RESUELVE:

ART. 1º—Delegar en el jefe del grupo interno de trabajo de notificaciones y correspondencia de la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos las funciones inherentes al trámite de la notificación de todos los actos administrativos por el nivel central y el manejo de los documentos objeto de la correspondencia general del nivel central, para lo cual realizará las siguientes actividades:

a) Radicar, numerar, fechar, notificar, publicar y archivar todos los actos administrativos proferidos por las distintas dependencias que conforman el nivel central. Comunicar aquellos actos diferentes de los expedidos por las subsecretarías de personal y comercial;

b) Enviar las citaciones para que los interesados comparezcan a notificarse personalmente de acuerdo con la norma señalada en el acto administrativo;

c) Tramitar por correo las notificaciones de los actos administrativos en materia tributaria, aduanera y cambiaria;

d) Fijar los edictos y estados como forma de notificación subsidiaria, ordenados en la norma y contenidos en los actos administrativos;

e) Elaborar oficio relacionando los actos administrativos que son devueltos por correo certificado para su publicación en un periódico de amplia circulación;

f) Impartir las instrucciones para que se lleven a cabo las diligencias de notificación personal cuando el interesado se presente ante el grupo;

g) Impartir las instrucciones para que se lleven a cabo las diligencias de presentación personal a los interesados que lo soliciten;

h) Certificar la ejecutoria de los actos administrativos que no tienen recursos, para los cuales se haya renunciado expresamente al término de ejecutoria o cuando no se interpongan recursos;

i) Certificar la comunicación de los actos administrativos;

j) Remitir mediante oficio y/o planilla, copia del acto administrativo debidamente notificado y/o ejecutoriado según sea el caso, a las dependencias señaladas en el mismo;

k) Archivar los originales de todos los actos administrativos numerados por el grupo;

l) Archivar originales de los actos administrativos que no son numerados por el grupo;

ll) Archivar por dependencia copia de los oficios enviados;

m) Archivar los ejemplares del Diario Oficial;

n) Dictar autos con el objeto de aclarar el trámite de una notificación;

ñ) Remitir mediante oficio a la dependencia competente los documentos que son presentados ante este grupo y que tienen que ver con el trámite de la notificación;

o) Contestar las solicitudes elevadas ante el grupo por las dependencias externas;

p) Ejercer control sobre las actuaciones que diariamente se realizan;

q) Autenticar contra los originales las copias de los actos administrativos solicitados;

r) Expedir fotocopias de los actos administrativos que reposen en el archivo del grupo y que sean requeridos por las dependencias competentes y/o usuarios, cuando estos lo justifiquen debidamente;

s) Recibir, radicar, seleccionar y enviar la correspondencia externa que se origina en las dependencias del nivel central;

t) Recibir, radicar, clasificar y distribuir en las diferentes dependencias de la entidad, la correspondencia externa recibida;

u) Atender las consultas acerca de la ubicación y destino final de los documentos;

v) Conformar y custodiar el consecutivo único de correspondencia;

w) Archivar las planillas de entrega de documentos en las dependencias;

x) Archivar las planillas de envío de documentos por Adpostal;

y) Revisar y elaborar el cumplido del envío por Adpostal, del correo certificado, nacional, internacional, del servicio de Post Express y Corra, correspondiente a los documentos tramitados por el grupo;

z) Ejecutar el plan operativo del área bajo los parámetros de la división, proponer indicadores de gestión y propugnar por la eficiente y correcta aplicación del sistema de control interno.

a.a) Las demás que el(sic) asigne el jefe de la división de documentación.

PAR. ÚNICO.—Los oficios, actos y constancias que expida el grupo interno de trabajo de notificaciones y correspondencia de la división de documentación de la subsecretaría de recursos físicos serán suscritos por el jefe del mismo.

ART. 2º—La responsabilidad del manejo de los documentos objeto de correspondencia general y del manejo de las notificaciones del nivel central es asumido directamente por el jefe del grupo interno de trabajo, sin perjuicio de la que le corresponda al delegante respecto a la orientación y control de las funciones delegadas.

ART. 3º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 1º de octubre de 2003.