Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 831 DE 1999 

(Septiembre 1º)

“Por la cual se adopta y establecen los parámetros operativos del sistema declaración y pago electrónico de la DIAN para presentar las declaraciones tributarias y efectuar los pagos de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y de las retenciones en la fuente”.

La Directora General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y, en especial de las consagradas en el artículo 19 literales b) y nn) del Decreto 1071 de junio 26 de 1999, y el Decreto 1487 del 12 de agosto de 1999,

RESUELVE:

ART. 1º—Sistema declaración y pago electrónico de la DIAN. Adoptar el sistema declaración y pago electrónico de la DIAN para que los contribuyentes responsables y agentes de retención, presenten las declaraciones tributarias de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en forma electrónica, a través de internet o red telefónica, en cualquier momento y con todas las garantías de seguridad, legalidad y simplicidad, y efectúen todos los pagos en las entidades autorizadas para recaudar, utilizando la impresión del recibo generado por el mismo sistema o mediante nuevos mecanismos de pago autorizados por la DIAN e implementados por las entidades recaudadores.

ART. 2º—Propiedad del software del sistema declaración y pago electrónico y licencia de uso. El software del sistema declaración y pago electrónico pertenece exclusivamente a la Unidad Administrativa Especial-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales concederá licencia de uso para la utilización del sistema declaración y pago electrónico, a los contribuyentes seleccionados mediante resolución, previo el cumplimiento de los requisitos contemplados en el artículo 6º de la presente resolución.

El usuario de dicha licencia de uso aceptará las condiciones descritas en el acuerdo de licencia incluidas en el medio de distribución del software.

ART. 3º—Servicios del sistema declaración y pago electrónico de la DIAN. Diligenciamiento y presentación de declaraciones iniciales y de corrección: Permite diligenciar y presentar ante la DIAN declaraciones oportunas de renta y complementarios, bimestral del impuesto sobre las ventas y mensual de retenciones en la fuente, con la información básica del contribuyente, y ayudas para el diligenciamiento de cada campo.

También se podrán diligenciar y presentar ante la DIAN declaraciones extemporáneas o declaraciones de corrección de que trata el artículo 588 del estatuto tributario.

Las declaraciones extemporáneas o declaraciones de corrección del impuesto de renta y complementarios por los años gravables 1996, 1997 y 1998; del impuesto sobre las ventas y de retención en la fuente de los períodos de 1997 y 1998, podrán presentarse por el sistema declaración y pago electrónico, con la información básica del contribuyente y ayudas para el diligenciamiento.

Cuando se trate de declaraciones de corrección provocadas por requerimiento especial, liquidación oficial de revisión o liquidación de corrección aritmética, también podrán diligenciarse y presentarse a través del sistema declaración y pago electrónico, sin perjuicio del cumplimiento de las demás obligaciones que para dichos eventos establece el estatuto tributario.

Las declaraciones de corrección que se rijan por el procedimiento del artículo 589 del estatuto tributario, no podrán ser diligenciadas ni presentadas a través del sistema declaración y pago electrónico.

Diligenciamiento e impresión de recibos de pago. Se podrán diligenciar e imprimir los recibos de pago de las declaraciones presentadas por el sistema declaración y pago electrónico de la DIAN, con ayudas para el diligenciamiento de cada campo. Los recibos asocian en forma automática el pago a la declaración presentada.

En el evento de realizar pagos parciales, se generan nuevos recibos asociados a la misma declaración hasta completar el pago total autoliquidado.

Diligenciamiento e impresión de recibos especiales. También permite diligenciar e imprimir recibos de pago para declaraciones que no se hayan presentado por el sistema declaración y pago electrónico de la DIAN y recibos de pago de cualquier acto oficial, con ayudas para el diligenciamiento de cada campo.

Números de control manual y automático. Las declaraciones y recibos de pago impresos por el sistema declaración y pago electrónico siempre contendrán dos números de control: uno manual y otro automático, para poder verificar la validez de dichos documentos.

Clave secreta y certificado de firma electrónica. El sistema proveerá a cada contribuyente o representante legal, en el caso de personas jurídicas, una clave secreta de instalación que será la herramienta para generar su certificado de firma electrónica, una vez entre al sistema. Dada su importancia, es deber del contribuyente o representante legal tomar las medidas de seguridad adecuadas para la utilización de esta clave y firma.

El contribuyente, cuando así lo requiera y a su costo, podrá solicitar claves secretas de instalación adicionales con la cuales podrá generar a su vez certificados de firma electrónica adicionales. Sin embargo, el contribuyente deberá tener en cuenta que cada conjunto “clave secreta - certificado de firma electrónica” funcionará para todos los efectos del sistema, como una firma distinta para este contribuyente, por lo que las declaraciones generadas y/o presentadas con una firma no podrán ser vistas ni manipuladas por las otras claves o firmas del mismo contribuyente.

Cada conjunto “clave secreta - certificado de firma electrónica” podrá ser instalada, por una sola vez, en un único computador, sin embargo, varios conjuntos “clave secreta - certificado de firma electrónica” podrán ser instalados en el mismo computador y, dentro de él, mantendrán la independencia ya explicada, manejando cada uno, únicamente sus propias declaraciones y pagos.

Otros servicios. Calendario tributario de vencimientos por cada contribuyente, conexión con la página web de la DIAN para la consulta de toda la normatividad y noticias de la DIAN, diligenciamiento y presentación de actualizaciones del RUT, información sobre entidades bancarias autorizadas para recaudar, tasas de interés vigentes, reclamaciones, sugerencias y evaluaciones del sistema.

Validaciones locales. Realiza validación local, tanto de datos básicos como de campos numéricos efectuando cálculo automático de las operaciones matemáticas asociadas, permitiéndole su revisión y modificación interactiva.

ART. 4º—Mecanismos de seguridad del sistema declaración y pago electrónico.

Autenticación del contribuyente. Utilizando tecnología de certificados digitales para contribuyentes y algoritmos de cifrado, se autentica inequívocamente al contribuyente que se está conectando, garantizando que quien origine la transacción no pueda negar haberla hecho y quien la recibe no pueda negar haberla recibido (No repudio).

Autenticación de centro de proceso. Utilizando los certificados digitales para servidor y el algoritmo de cifrado, el contribuyente autentica inequívocamente al servidor al cual se está conectando (autenticidad).

Integridad de los datos. A la información que se transmite se le aplican funciones de control (hash), de forma que cualquier variación de la información sería detectada en el punto de destino (integridad).

Confidencialidad. Con mecanismo de llaves públicas y privadas, que confirman la autoría de los documentos y mediante doble cifrado, para la transmisión de datos simétrico de 56 bits junto con el de almacenamiento simétrico de 128 bits y asimétrico de 1024 bits. Nadie, aunque tenga acceso a la información transmitida, podría disponer del contenido en claro, garantizando así la confidencialidad de la información.

ART. 5º—Elementos del contribuyente requeridos para el sistema declaración y pago electrónico. Para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones el contribuyente deberá disponer de los siguientes elementos:

Hardware. Microcomputador con procesador 486

16 megabytes de memoria RAM (32 recomendado) 100 megabytes de memoria en disco duro.

Modem de 14,4 Kbps

Impresora cualquiera

Internet o línea telefónica básica

Software. Sistema operativo Windows 9x

Navegador internet explorer 5.0

Navegador netscape comunicator 4.6

El contribuyente, responsable o agente de retención, deberá disponer de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones, y en ningún caso los eventuales daños en su sistema informático, la pérdida de la clave secreta por quienes deben cumplir el deber formal de declarar o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a la establecida en el artículo 8º de la presente resolución, constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la declaración, en que pudiere incurrir.

ART. 6º—Entrega del software y clave secreta de instalación. Para la entrega del sistema declaración y pago electrónico de la DIAN y de la clave secreta de instalación, el contribuyente deberá pagar los derechos y presentar solicitud escrita a la administración de la jurisdicción a la que corresponda, suministrando el nombre y apellidos completos o razón social e identificación, tanto de la persona obligada a cumplir con el deber formal de declarar, como del contador o revisor fiscal, de acuerdo con el certificado de cámara de comercio actualizado, en el caso de personas jurídicas, y demás documentos que lo acrediten.

Cada contribuyente obligado a declarar, bien sea persona natural o jurídica, usuario del sistema declaración y pago electrónico, recibirá una clave secreta de instalación que utilizará sólo una vez en el proceso de instalación en un mismo equipo, con la que podrá ingresar y generar tanto la clave que condicionará el acceso futuro, como el certificado de firma electrónica del contribuyente con el cual se dará una identificación única a sus transacciones.

El contribuyente o representante legal, será contactado por la administración para coordinar la entrega del software del sistema declaración y pago electrónico de la DIAN y de la clave secreta de instalación, personalmente o por correo personalizado.

ART. 7º—Certificado de firma electrónica del obligado a declarar. Con el software y la clave secreta recibida, el contribuyente instalará la aplicación en el equipo seleccionado y generará automáticamente el certificado de firma electrónica y la clave secreta que condicionará su acceso futuro.

Cuando el contribuyente solicite firmas adicionales, podrá instalar la aplicación en el mismo computador o en uno diferente, si es que éste así lo prefiere, y al ingresar por primera vez, incluirá la nueva clave de instalación, con la que generará un nuevo certificado de firma electrónica independiente del(los) anterior(es).

ART. 8º—Responsabilidad y manejo de la clave secreta y el certificado de firma electrónica. Será responsabilidad del obligado a cumplir con el deber formal de declarar, observar las medidas de seguridad de la clave secreta y certificado de firma electrónica, al interior de la empresa y respecto de terceros. Igualmente, será responsabilidad del contador o revisor fiscal observar las correspondientes medidas de seguridad para su propia clave secreta.

Cuando sea necesario asignar un nuevo certificado de firma electrónica y clave secreta, por cambio de la persona obligada a cumplir con el deber formal de declarar, el nuevo obligado deberá solicitarlo por escrito a la administración correspondiente, la cual activará el nuevo certificado de firma electrónica y clave secreta y desactivará los antiguos, disponiendo de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha del pago de los derechos y presentación de la solicitud con el cumplimiento de los requisitos exigidos.

Cuando el cambio se refiera al contador o revisor fiscal, el contribuyente o el representante legal, en el caso de personas jurídicas, será quien lo solicite por escrito a la administración correspondiente, anexando los documentos que lo acrediten para el efecto. La administración dispondrá del mismo término señalado en el inciso anterior para la activación y desactivación respectivas.

El mismo procedimiento se seguirá cuando por daños eventuales en el sistema informático o la pérdida de la clave secreta, sea necesaria expedición de una nueva clave secreta y certificado de firma electrónica.

Las solicitudes de cambios de la clave secreta y certificado de firma electrónica, realizadas con una antelación inferior al término previsto por la DIAN para activar el nuevo certificado de firma electrónica y clave secreta, no eximen de responsabilidad en la extemporaneidad en que pudiera incurrir el contribuyente.

ART. 9º—Revocación de certificados de firmas electrónicas y claves secretas. La revocación de certificados de firmas electrónicas y claves secretas implica que éstas dejan de ser válidas para el sistema declaración y pago electrónico de la DIAN, situación que puede ocurrir por:

— Pérdida de la clave secreta.

— Olvido de la clave secreta.

— Compromiso de la clave secreta.

— Muerte del contribuyente o liquidación definitiva de la persona jurídica.

— Cambio de representante legal o delegado para cumplir el deber formal de declarar, así como el cambio de revisor fiscal o contador.

— El contribuyente deja de ser usuario del sistema.

— Daño en el computador en el que se instale el software.

Para informar el hecho, el contribuyente o el representante legal, en el caso de personas jurídicas, será quien lo comunique por escrito a la administración correspondiente, anexando los documentos que lo acrediten para el efecto. La administración activará el nuevo certificado de firma electrónica y clave secreta y desactivará los antiguos, disponiendo de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 6º de la presente resolución. En forma simultánea y urgente se debe dar aviso, comunicándose con los teléfonos de atención al contribuyente contenidos en el artículo 14 de la presente resolución, con el fin de desactivar las claves de forma inmediata.

Si la revocatoria se da por que el contribuyente deje de ser usuario del sistema, se procederá a la revocación definitiva, dejando de ser accesible el sistema para el contribuyente.

ART. 10.—Legalidad de los documentos expedidos por el sistema declaración y pago electrónico. Para todos los efectos jurídicos, los documentos electrónicos presentados a través del sistema declaración y pago electrónico remplazarán los documentos físicos en papel. Cuando el contribuyente requiera presentar ante terceros o cuando autoridad competente solicite copia de la declaración, la impresión en papel que se haga de las declaraciones electrónicas tendrá valor probatorio, siempre y cuando hayan sido impresas exclusivamente con los mecanismos establecidos en el sistema declaración y pago electrónico y cuando en ellos aparezcan plenamente identificados los números de control manual y automático asignados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

No podrá efectuarse otro tipo de impresión o manipulación del contenido de las declaraciones y recibos electrónicos y no tendrá ningún valor la impresión sin el cumplimiento de los requisitos señalados.

ART. 11.—Actualización del registro único tributario, RUT. Los contribuyentes seleccionados para presentar las declaraciones tributarias de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante el sistema declaración y pago electrónico, deberán realizar las gestiones relacionadas con el registro único tributario, RUT, exclusivamente, por los medios previstos dentro del sistema declaración y pago electrónico. Al ingresar al sistema por primera vez, el contribuyente deberá diligenciar todos los campos habilitados en el formulario del registro único tributario, RUT. Para actualizar su información.

ART. 12.—Disponibilidad del sistema declaración y pago electrónico. El sistema declaración y pago electrónico de la DIAN estará disponible 24 horas al día durante 359 días al año, no pudiéndose utilizar durante el medio día de cierre bancario de cada mes autorizado por la Superintendencia Bancaria.

Cuando por fuerza mayor o caso fortuito por causas no imputables al contribuyente, responsable o agente retenedor, no haya disponibilidad del sistema declaración y pago electrónico, la DIAN podrá autorizar mediante resolución y en forma temporal la presentación de declaraciones en los formularios ordinarios ante las entidades autorizadas para recaudar.

ART. 13.—Fecha y hora de los documentos presentados por el sistema declaración y pago electrónico. Para todos los efectos legales se tendrá como fecha y hora de presentación de las declaraciones ante la DIAN, las que genera el sistema en el momento de presentar la declaración, las cuales quedarán editadas en los formularios sin permitir modificación ni manipulación.

La fecha de pago para los recibos impresos por el sistema declaración y pago electrónico, será la de presentación ante las entidades autorizadas para recaudar.

ART. 14.—Servicio de atención al contribuyente. Para la atención de cualquier tipo de consulta relacionada con el funcionamiento y operatividad del sistema declaración y pago electrónico de la DIAN, estarán disponibles en la ciudad de Santafé de Bogotá, las líneas telefónicas de atención al contribuyente números 657 9701, 657 9702, 657 9704 y 57 9705 o el fax 657 9703 en horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m.

ART. 15.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 1º de septiembre de 1999.