Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 8350 DE 2018

(Junio 8)

“Por la cual se implementa el sistema de información de registro civil en ambiente web (SRC-WEB)”.

(Nota: Derogada por la Resolución 4367 de 2019 artículo 12 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

El Registrador Nacional del Estado Civil, 

en ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 266 de la Constitución Política, modificado por el artículo 15 del Acto Legislativo 01 de 2003 y, en especial, de las funciones establecidas en el artículo 25 del Decreto 1010 de junio 6 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que Colombia como Estado social de derecho, tiene como fines esenciales servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución. En este sentido, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento, entre otros, en el principio de igualdad y el principio de solidaridad.

Que el artículo 209 de la norma superior, establece que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

Que de conformidad con el artículo 266 de la Constitución Política, corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil, la dirección y organización del registro civil.

Que en concordancia con el artículo 366 de la Constitución Política de Colombia, el mejoramiento de la calidad de vida de la población es un objetivo primordial del Estado.

Que de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 118 del Decreto-Ley 1260 de 1970, modificado por el artículo 10 del Decreto 2158 de 1970, es competencia de los registradores del estado civil ejercer la función de registro del Estado Civil.

Que mediante Resolución 1346 del 23 de marzo de 2007, expedida por el Registrador Nacional del Estado Civil, “se autoriza a los notarios del país para ejercer la función de registro civil en forma compartida con los Registradores del Estado Civil”.

Que el artículo 34 del Decreto-Ley 1260 de 1970, establece que los funcionarios del Registro del Estado Civil podrán recoger las denuncias y declaraciones de hechos relativos al estado civil fuera de sus despachos, pero dentro del territorio de su competencia, estableciendo para ello puestos en hospitales y clínicas.

Que con base en lo anterior, mediante la Resolución 0802 del 22 de febrero de 2002, el Registrador Nacional del Estado Civil autorizó la prestación del servicio de Registro del Estado Civil de nacimiento en las clínicas y hospitales.

Que de acuerdo con lo señalado por el parágrafo del artículo 77 de la Ley 962 de 2005, que modificó el artículo 118 del Decreto número 1260 de 1970, la Registraduría Nacional del Estado Civil podrá autorizar a las clínicas y hospitales para efectuar la inscripción de registro civil.

Que conforme al artículo 44 de la Constitución Política de Colombia, son derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes el derecho al nombre y a la nacionalidad.

Que el artículo 5º del Decreto 1010 de 2000, “por el cual se establece la organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se fijan las funciones de sus dependencias (…)”, consagra dentro de las funciones de la Registraduría Nacional de Estado Civil, las de adoptar políticas del registro civil en Colombia y atender lo relacionado con la adopción, ejecución y control de los planes y programas propios del registro civil con miras a garantizar su óptimo funcionamiento; atender el manejo, clasificación, archivo y recuperación de la información relacionada con el registro civil; difundir las normas y procedimientos a seguir dentro del proceso de registro civil y adelantar campañas y programas de capacitación en la materia; e innovar en investigación y adopción de nuevas tecnologías, normas de calidad y controles que mejoren la producción de documentos de identificación y del manejo del registro civil.

Que el artículo 9º numeral 2º ibídem, indica que la organización de la Registraduría Nacional de Estado Civil se fundamenta y desarrolla, entre otros criterios, en la tecnificación.

Que el Estatuto de Registro del Estado Civil de las Personas —Decreto-Ley 1260 de 1970—, desde su promulgación ha sido objeto de varias modificaciones en pro de actualizar y adecuar su articulado a la satisfacción de las necesidades surgidas a causa de la dinámica social del país.

Que el Decreto 019 de 2012 estableció los principios y normas generales aplicables a los trámites y procedimientos administrativos y en los artículos 4º y 5º dispone la necesidad de contar con medios tecnológicos que simplifiquen los trámites con mayor efectividad en menor tiempo.

Que se hace necesario implementar los mecanismos tecnológicos que permitan alimentar en tiempo real las bases de datos relativas a los registros civiles de nacimiento y de matrimonio, así como lo establece el artículo 23 del Decreto 019 de 2012 respecto de la administración de las bases de datos para los registros civiles de defunción.

Que acorde con lo expuesto, resulta pertinente la implementación y aplicación de un software especializado, mediante el cual los funcionarios registrales accedan utilizando las facilidades provistas por los servicios web a través de internet, a fin de que puedan adelantar inscripciones en el registro civil de las personas con mayor eficiencia y así administrar eficazmente en tiempo real la información contenida en las bases de datos.

Que el artículo 2.2.6.12.3.7 del Decreto 356 de marzo 3 de 2017, dispone que “El Registrador Nacional del Estado Civil podrá implementar un modelo de inscripción de registro civil por medios tecnológicos, que garantice la autenticidad, seguridad, acceso y protección de datos”.

Que en mérito de lo expuesto, el Registrador Nacional del Estado Civil,

RESUELVE:

ART. 1º—Dar inicio a la implementación del Sistema de Información de Registro Civil Web – SRCWEB, en adelante SRCWEB, en las oficinas que ejercen la función registral.

(Nota: Derogado por la Resolución 4367 de 2019 artículo 12 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 2º—Con el fin de adelantar la implementación del SRCWEB, se precisan los siguientes términos:

SRCWEB: Sistema de información de registro civil en ambiente web.

SIRC: Sistema información de registro civil.

ANI: Archivo nacional de identificación.

Información confidencial: Se entiende por información confidencial aquella relacionada con los datos personales de los ciudadanos, escrita, oral, visual, grabada en almacenamiento físico o electrónico, o en cualquier otra forma tangible.

(Nota: Derogado por la Resolución 4367 de 2019 artículo 12 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 3º—La implementación del SRCWEB tiene por objeto la expedición de registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, en un ambiente web, en el cual se realizarán las validaciones de información con las bases de datos de registro civil y con el archivo nacional de identificación, ANI, con el fin de obtener información fidedigna relacionada con los ciudadanos que intervienen en la suscripción de los registros civiles, lo que permitirá garantizar la integridad y autenticidad de la información consignada en los registros civiles elaborados. Así mismo por tratarse de una plataforma en ambiente web, conectada directamente a la infraestructura tecnológica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, se contará con la información actualizada y la grabación de los registros civiles en la base de datos nacional de registro civil y, por lo anterior, no se requerirá el proceso de posgrabación masiva de estos documentos.

PAR.—La implementación se efectuará paulatinamente en las oficinas con función registral, conforme al cronograma que definirá el registrador delegado para el registro civil y la identificación y el Director Nacional de Registro Civil.

(Nota: Derogado por la Resolución 4367 de 2019 artículo 12 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 4º—Corresponde a la coordinación de soporte técnico para registro civil y la identificación establecer las especificaciones técnicas para el uso del aplicativo SRCWEB, así como el diseño y las descripciones de esta herramienta, requeridos para el óptimo funcionamiento del aplicativo, así como velar por el cumplimiento de especificaciones a nivel de hardware y software establecidos.

(Nota: Derogado por la Resolución 4367 de 2019 artículo 12 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 5º—Corresponde a la Coordinación grupo protección de datos y acceso a la información y a la coordinación soporte técnico para registro civil y la identificación elaborar el compromiso de confidencialidad y no divulgación de la información de la oficina registral interesada con la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como las actualizaciones necesarias de conformidad con la normatividad vigente.

PAR.—La suscripción de compromiso de confidencialidad y no divulgación de la información de la oficina registral interesada con la Registraduría Nacional del Estado Civil será un requisito indispensable para la implementación del sistema de registro Web SRCWEB en la oficina registral.

(Nota: Derogado por la Resolución 4367 de 2019 artículo 12 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 6º—La información de propiedad de la Registraduría Nacional del Estado Civil goza de carácter de confidencialidad, la cual será continua, permanente y no vencerá por la terminación del acuerdo de cooperación, garantizando que la información suministrada será utilizada exclusivamente para el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales.

(Nota: Derogado por la Resolución 4367 de 2019 artículo 12 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 7º—Corresponde al registrador delegado para el registro civil y la identificación y al Director Nacional de Registro Civil elaborar procedimientos en los que se garanticen los temas de su competencia que no hayan sido contemplados en el presente acto administrativo, o que deban actualizarse de conformidad con la normatividad vigente.

(Nota: Derogado por la Resolución 4367 de 2019 artículo 12 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los demás actos administrativos que le sean contrarios.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 de junio de 2018.

(Nota: Derogada por la Resolución 4367 de 2019 artículo 12 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)