Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 8410 DE 2013

(Agosto 22)

“Por la cual se reglamentan las condiciones y el procedimiento para la expedición física de la información no sujeta a reserva legal de la base de datos del archivo nacional de identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que requieran los particulares”.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por la Ley 1163 de 2007, y el numeral 1º del artículo 25 del Decreto 1010 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 266 de la Constitución Política modificado por el Acto Legislativo 1 del 3 de julio de 2003, en concordancia con el Decreto-Ley 2241 de 1986 y el Decreto-Ley 1010 de 2000, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil, entre otras, fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la organización y vigilancia electoral, la identificación de las personas y el registro civil.

Que en virtud de lo anterior surge como necesario tener en cuenta que el Código Electoral - Decreto 2241 de 1986, en el artículo 213, establece:

“Toda persona tiene derecho a que la registraduría le informe sobre el número, lugar y fecha de expedición de documentos de identidad pertenecientes a terceros. Tienen carácter reservado las informaciones que reposen en los archivos de la registraduría referentes a la identidad de las personas, como son sus datos biográficos, su filiación y fórmula dactiloscópica. De la información reservada solo podrá hacerse uso por orden de autoridad competente. Con fines investigativos, los jueces y los funcionarios de policía y de seguridad tendrán acceso a los archivos de la registraduría (...)”.

Que los particulares podrán obtener la información relacionada con los nombres y apellidos, el número del documento de identidad, lugar de expedición, fecha de expedición y la vigencia de la cédula de ciudadanía, (informando de ser el caso la fecha y motivo por el cual se dio de baja el documento en los casos de cancelación o suspensión de la vigencia).

Que en el literal a) del artículo 3º de la Ley 1163 de 2007, “por la cual se regulan las tasas por la prestación de servicios de la Registraduría Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones”, se establecen los hechos generadores objeto del cobro por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil, entre los que se encuentra, la expedición física de información no sujeta a reserva legal de las bases de datos de la entidad.

Que a su turno, el parágrafo 3º del artículo 4º ídem señala: “PAR. 3º—En todo caso, para la determinación de las tarifas de cada uno de los servicios contemplados en el numeral 5º del literal a) del artículo 3º de la presente ley, solo se incluirán los costos marginales en los que la registraduría incurra para la prestación de los mismos. Se entiende por costos marginales, aquellos costos identificables y directamente asociados a la reproducción física o electrónica de la información que la registraduría pone a disposición del público para su adquisición” (resaltado fuera del texto).

Que el Registrador Nacional del Estado Civil, mediante Resolución 6128 del 8 de octubre de 2007, creó el comité para la fijación de tarifas y precios por los servicios que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el objeto de realizar el estudio para establecer las tarifas aplicables a los servicios que ofrece la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que los servicios se deben prestar en condiciones de calidad, eficiencia, seguridad, desempeño, contingencia, auditoría, concurrencia, integridad, veracidad, debiendo tanto la Registraduría Nacional del Estado Civil como los particulares usuarios “garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva”, así como no permitir el uso indebido de la información al tenor de lo previsto en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y demás normas que le modifiquen, adicionen o reglamenten, en relación con la protección de datos personales.

Que mediante Resolución 6128 del 8 de octubre 2007, modificada por la Resolución 4890 del 17 de junio de 2011, se establecieron las funciones del comité de tarifas señalándose que:

Funciones: El comité se encargará de estudiar y proponer para la aprobación por parte del Registrador Nacional del Estado Civil, el valor de las tarifas, precios y costos asociados a la reproducción por los servicios que presta la entidad y cumplirá las siguientes funciones:

a) Presentar oportunamente al Registrador Nacional del Estado Civil del estudio correspondiente al método y sistema para la determinación de los costos para la fijación de las tarifas para cada uno de los servicios prestados por la entidad, de acuerdo con los parámetros establecidos por la Ley 1163 de 2007 y demás normas concordantes y pertinentes;

b) Presentar oportunamente al Registrador Nacional del Estado Civil del estudio correspondiente al método y sistema para la determinación de los costos asociados a la reproducción para el acceso a los datos y las bases de datos que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como los que se generen para procesamientos o filtros especiales adicionales a la información publicada en las bases de datos de la entidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 277 de la Ley 1450 y demás normas concordantes y pertinentes”.

Que el comité de tarifas en cumplimiento de las resoluciones 6128 del 8 de octubre 2007 y 4890 del 17 de junio de 2011, ordenó la realización de un estudio para la determinación de los costos asociados a la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI.

Que mediante Resolución 188 de 2012 se determinaron los costos asociados a la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Que el citado comité en sesión del 18 de enero de 2013, según acta 1, analizó y aprobó el estudio jurídico, técnico, financiero y presupuestal que sirve como base para el incremento las tarifas de los diferentes hechos generadores de cobro y de los costos asociados a la reproducción de la información de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI, producto de lo cual este recomendó al señor registrador nacional la fijación de los mismos.

Que mediante Resolución 496 del 22 de agosto de 2013 del FRR, se estableció la tarifa para el cobro de los costos asociados a la reproducción de la expedición física de la información no sujeta a reserva legal del Archivo Nacional de Identificación, ANI.

Que con fundamento en lo anterior los particulares que deseen la expedición física de información no sujeta a reserva legal de la información de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil deberán cumplir con los diferentes requerimientos descritos mediante el presente acto, los cuales son de obligatorio cumplimiento.

Que en atención a lo anterior este despacho,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Objeto y campo de aplicación

ART. 1º—Objeto y campo de aplicación. La presente resolución tiene por objeto reglamentar las condiciones y procedimientos a seguir por parte de los particulares para la expedición física de información no sujeta a reserva legal de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de conformidad con lo previsto en el artículo 213 del Decreto 2241 de 1986, la Ley 1163 de 2007 y la Ley Estatutaria 1581 de 2012, y demás normas que le modifiquen, adicionen o reglamenten, en relación con la protección de datos personales.

(Nota: Véase Resolución 14826 de 2014 artículo 1° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 2º—Definiciones. Con el fin de realizar la expedición física de información no sujeta a reserva legal de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI, se precisan los siguientes términos:

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Expedición física de información: Es la generada del Archivo Nacional de Identificación y enviada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

Filtros especiales adicionales: Es la información obtenida de una base de datos, bajo criterios específicos, que implica destinar recursos adicionales por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil para la generación de los resultados respectivos.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

CAPÍTULO II

Procedimiento previo a la expedición física de la información no sujeta a reserva legal del Archivo Nacional de Identificación, ANI

ART. 3º—Autorización para la expedición física de información no sujeta a reserva legal del Archivo Nacional de Identificación, ANI. La Registraduría Nacional del Estado Civil permitirá la expedición física de información no sujeta a reserva legal, teniendo en cuenta los términos, procedimientos y condiciones establecidos en la presente resolución, garantizando el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional y en general toda aquella información que tenga el carácter de reserva o sensible.

PAR.—La Registraduría Nacional del Estado Civil, bajo ninguna circunstancia cederá total o parcialmente los datos y las bases de datos que produce y administra; así mismo tampoco cederá bajo ninguna circunstancia su administración.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 4º—Requerimiento previo para la expedición física de información no sujeta a reserva. Los particulares que requieran la expedición física de información no sujeta a reserva legal del Archivo Nacional de Identificación, ANI, deberán elevar solicitud escrita de intención de celebrar contrato, indicando el propósito y las razones de la solicitud, las cuales deben estar relacionadas con su objeto social.

ART. 5º—Trámite de las peticiones. La petición presentada por los particulares para la suscripción del contrato que permita la expedición física de la información descrita en la presente resolución, será tramitada a través de la secretaría general de la Registraduría Nacional del Estado Civil, quien la remitirá a la dirección nacional de identificación para su revisión, análisis y viabilidad teniendo en cuenta las consideraciones y el objeto social del peticionario, y para que en el caso de estimar procedente se autorice la expedición física de la información no sujeta a reserva legal, proceda a remitir a la gerencia administrativa y financiera los estudios previos que sustentarán la contratación, acompañados de la petición y los soportes necesarios para que adelante los trámites relativos a la suscripción del contrato.

PAR. 1º—En el evento en que la Dirección Nacional de Identificación no encuentre viable la petición, los documentos serán devueltos al particular solicitante.

(Nota: Adicionado el presente artículo por la Resolución 14826 de 2014 artículo 1° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 6º—Solicitud de información o documentos faltantes. Si de la información o los documentos aportados por el particular interesado, se desprende que el peticionario no cumple con lo requerido o la documentación no es suficiente para decidir sobre la solicitud, la Registraduría Nacional del Estado Civil requerirá con toda precisión y en forma escrita por una (1) sola vez, el aporte de los documentos o aspectos faltantes, para que la complete en el término máximo de un (1) mes.

Este requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que el particular solicitante, atienda el respectivo requerimiento. Desde el momento en que se allegue lo requerido comenzarán a correr los términos.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 7º—Desistimiento. Al tenor de lo previsto en el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud, cuando transcurrido el término establecido en el artículo anterior, no satisfaga el requerimiento hecho por la registraduría respecto de los requisitos, los documentos o la información que tratan los dos (2) artículos anteriores, salvo que antes de vencer el plazo concedido, solicite prórroga hasta por un término igual.

Lo anterior, sin perjuicio de que el particular presente posteriormente una nueva solicitud.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 8º—Contrato para la expedición física de información no sujeta a reserva legal del Archivo Nacional de Identificación, ANI. La Registraduría Nacional del Estado Civil, procederá a suscribir el contrato que permita la expedición física de la información no sujeta a reserva legal, de conformidad con el manual de contratación previsto por la entidad.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 9º—Facturación y cobro. Una vez suscrito el contrato, la gerencia administrativa y financiera procederá de conformidad al procedimiento establecido para la facturación y cobro de los costos asociados a la reproducción de la expedición física de información no sujeta a reserva legal del Archivo Nacional de Identificación, ANI, previo concepto técnico emitido por la gerencia de informática - Coordinación de soporte técnico para identificación avalado por la dirección nacional de identificación, atendiendo lo dispuesto por la resolución vigente de fijación de tarifas para los hechos generadores de cobro.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

CAPÍTULO III

Expedición física de la información no sujeta a reserva legal

ART. 10.—Coordinación del servicio. Una vez suscrito el respectivo contrato que autoriza la expedición física de la información no sujeta a reserva del Archivo Nacional de Identificación, ANI, el particular deberá establecer un (1) único interlocutor, responsable de gestionar ante la Registraduría Nacional del Estado Civil los requerimientos de información.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 11.—Expedición física de información no sujeta a reserva legal. Con posterioridad a la suscripción del respectivo contrato, los particulares solicitarán la información del Archivo Nacional de Identificación, ANI, de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en el formato previamente establecido, adjuntando en medio magnético (CD/DVD) o envío por medios de transmisión electrónica, los archivos planos con la estructura establecida por la gerencia de informática.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 12.—Acceso prioritario a la información de las bases de datos. Los accesos estarán supeditados a la disponibilidad de los recursos, conforme a las prioridades en la prestación de los servicios que la Registraduría Nacional del Estado Civil debe proveer a las registradurías, autoridades, consulados, notarías, hospitales públicos y las campañas para la atención de la población vulnerable.

PAR. 1º— Por razones inherentes a los procesos electorales, los servicios podrán ser limitados o suspendidos unilateralmente por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

PAR. 2º—La Registraduría Nacional del Estado Civil, dará prioridad a las solicitudes de acceso a la información de la bases de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI, que sean requeridas por autoridad competente en los términos previstos en el artículo 213 del Código Electoral. Entiéndase por autoridad competente la Rama Judicial, Fiscalía General de la Nación, Policía Judicial, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, entre otros.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 13.—Aplicación de filtros especiales. Si el requerimiento de la entidad particular implica condiciones o criterios especiales que requiera la realización de un proceso adicional a la información publicada, se deberá adelantar una reunión técnica entre la entidad solicitante y la registraduría delegada para el registro civil y la Identificación, a fin de establecer el tipo de información requerida y el procedimiento a seguir de acuerdo a viabilidad legal y técnica, y de ser necesario remitir al comité de fijación de tarifas y precios para establecer el monto del servicio.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

CAPÍTULO IV

Disposiciones generales

ART. 14.—Confidencialidad de la información. La información que reposa en los archivos y en las bases de datos de la entidad, se considera sensible y de reserva legal, por consiguiente se deberán respetar estos derechos comprometiéndose la entidad solicitante a utilizar dicha información para los fines de su objeto social, con observancia de la Constitución Política de Colombia; del artículo 213 del Decreto 2241 de 1986, Ley 1581 de 2012, así como por las demás disposiciones civiles que regulen la materia o resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las leyes colombianas referidas a la protección de la información de los datos personales y al derecho a la intimidad. Por ello, se deberá contar con la orden de la autoridad competente para poder acceder a la información de las bases de datos de la entidad que contiene información de carácter reservado.

Los interesados deberán garantizar la reserva y seguridad de la información de los colombianos almacenada en la base de datos del Archivo Nacional de Identificación, ANI, establecida en la normatividad vigente, mediante la suscripción de un acta de compromiso de reserva y confidencialidad, que la entidad entregará para su firma, la cual deberá ser diligenciada y entregada en la secretaría general al momento de autorizarse el acceso a la información, la cual hará parte integral del respectivo contrato.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 15.—Verificación de la confidencialidad y uso de la información. Teniendo en cuenta que los particulares usuarios de la información deberán garantizar el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de hábeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general toda aquella información que tenga el carácter de reserva, además, no permitirán el uso indebido o la comercialización de la información a la cual se les permita el acceso, la Registraduría Nacional del Estado Civil se reserva el derecho en cualquier momento de verificar el cumplimiento de las reglas de confidencialidad y el uso de la información y la aplicación de los respectivos mecanismos de seguridad.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 16.—Propiedad intelectual y licenciamiento. Los archivos y las bases de datos que contienen la información de los colombianos, son propiedad exclusiva de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 17.—Normatividad aplicable. En lo no previsto en esta resolución, se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sus modificaciones, adiciones o normas que le reemplacen, y demás normatividad aplicable, así como la legislación y regulación vigente en materia de protección de datos, hábeas data, y acceso a la información.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

ART. 18.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su totalidad la Resolución 2891 del 2 de mayo 2012 y las demás que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 22 de agosto de 2013.

(Nota: Derogada por la Resolución 5663 de 2016 artículo 34 de la Registraduría Nacional del Estado Civil)