Superintendencia de Industria y Comercio

RESOLUCIÓN 84295 DE 2015

(octubre 28)

“Por la cual se modifica el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014”.

El Superintendente de Industria y Comercio, 

en ejercicio de sus facultades legales y, en particular, las previstas en la Ley 594 de 2000 y en los Decretos números 2578 y 2609 de 2012 y 4886 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 26 del Decreto número 2578 de 2012 establece la obligación que tienen las empresas e instituciones privadas que estén bajo la vigilancia del Estado, a contar con archivos creados, organizados, preservados y controlados, teniendo en cuenta los principios archivísticos, el ciclo de vida de los documentos, las normas que regulan cada sector, así como las establecidas en la Ley 594 de 2000;

Que en los artículos 35 y 36 del Decreto 2609 de 2012 se prevé la responsabilidad de los ministerios y las superintendencias, en sus respectivos sectores, para establecer normas en cuanto a la formulación, implementación y evaluación del programa de gestión documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia; así mismo, dispone que el Archivo General de la Nación coordinará con los Ministerios y Superintendencias el desarrollo de la normativa que en materia de gestión documental deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades;

Que la Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 y los decretos 2578 y 2609 de 2012, expidió la Resolución 8934 del 19 de febrero de 2014, mediante la cual se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta entidad;

Que en el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014 se señala:

“La presente resolución establece un plazo de un (1) año contado a partir de su entrada en vigencia, para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados”;

Que mediante Resolución número 723 de 2015 se modificó el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014, en el sentido de ampliar el plazo hasta el 31 de octubre de 2015 para que las entidades vigiladas por esta Superintendencia elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados;

Que se han recibido peticiones con el objeto de que se amplíe el término otorgado para que las entidades vigiladas por esta superintendencia cumplan con las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos, razón por la cual, se amplía el plazo hasta el 31 de marzo de 2016 para que acredite dicho cumplimiento;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar el artículo 12 de la Resolución 8934 de 2015, el cual quedará así:

“ART. 12.—La presente resolución otorga plazo hasta el 31 de marzo de 2016, para que las empresas e instituciones privadas elaboren sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados”.

ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de octubre de 2015.