Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 845 DE 2017

(Enero 31)

“Por la cual se deroga la Resolución 91 del 8 de enero de 2014 y se establece la política de administración de riesgos de procesos y de corrupción de la Superintendencia de Notariado y Registro”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, de las conferidas en el numeral 19 del artículo 13 del Decreto 2723 de 2014.

CONSIDERANDO:

Que la Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, establece que son objetivos del control interno, entre otros, la protección de los recursos de la organización, la que debe buscar su adecuada administración ante los posibles riesgos que los afecten; además, definir y aplicar aquellas medidas tendientes a prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos.

Que de conformidad con lo previsto por el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, toda entidad pública “deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano”.

Que el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1083 de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, en el artículo 2.2.21.5.4, como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas; las autoridades correspondientes establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo. Para tal efecto, la identificación y análisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizaciones, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos. Así mismo, en el capítulo 6 del título 21 del sistema de control interno, se establece el modelo estándar de control interno (MECI).

Que la Superintendencia de Notariado y Registro, mediante la Resolución 91 del 8 de enero de 2014, adoptó y reglamentó la política de administración de riesgos en la entidad, con base en lo establecido en el modelo estándar de control interno, en la norma técnica de calidad NTCGP 1000 y el sistema de desarrollo administrativo.

Que la secretaría de transparencia de la Presidencia de la República lidera la metodología para el establecimiento del riesgo de corrupción, la cual fue actualizada de acuerdo a lo establecido en el plan anticorrupción y de atención al ciudadano, el cual integra las políticas descritas en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, en el artículo 52 de la Ley 1757 de 2015 y en la ley de transparencia y acceso a la información (L. 1712/2014), todas estas orientadas a prevenir la corrupción.

Que dentro del plan anticorrupción y de atención al ciudadano se incluye el componente de la gestión del riesgo de corrupción-Mapa de riesgos de corrupción, el cual toma como punto de partida los parámetros impartidos por el modelo estándar de control interno (MECI), contenidos en la metodología de riesgos de la función pública.

Que de acuerdo a la modificación de la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro establecida en el Decreto 2723 de 2014, la oficina asesora de planeación realizó la actualización de procesos y procedimientos de la entidad, como lo establece la Resolución 2258 del 30 de octubre de 2015.

Que una vez realizada la actividad de actualización de procesos y procedimientos de la Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de cumplir con los requerimientos contemplados por el sistema de gestión de la calidad y la norma técnica de gestión pública NTCGP 1000:2009, los cuales exigen que consecuentemente con la actualización de los riesgos de procesos se deben actualizar los riesgos e indicadores de los mismos; la oficina asesora de planeación en el año 2016 realizó las actividades de actualización de los riesgos de procesos y de corrupción con la participación y aprobación de los responsables de las dependencias de la entidad, aplicando las metodologías actualizadas establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la secretaría de transparencia de la Presidencia de la República.

Que de acuerdo a lo anterior se hace necesario establecer la nueva política de administración de riesgos de procesos y de corrupción de la Superintendencia de Notariado y Registro, derogando la política de riesgos establecida en la Resolución 91 del 8 de enero de 2014.

Que en atención a lo dispuesto por el numeral 11 del artículo 2º de la Resolución 4521 del 3 de mayo de 2016, que establece como una de las funciones del comité institucional de desarrollo administrativo la de realizar revisión por la dirección del sistema de gestión de la calidad como componente de la política de eficiencia administrativa, en los términos establecidos incluyendo la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluidos la política de calidad y los objetivos de la calidad, el comité institucional de desarrollo administrativo realizado el 17 de noviembre de 2016, aprobó la política de administración de riesgos de procesos y de corrupción de la Superintendencia de Notariado y Registro, cuyo texto hace parte de los documentos que componen el sistema de gestión de la calidad de la entidad bajo el código DE-PR-07-POL-01,

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción y aprobación de la política. Adoptar y aprobar la política de administración de riesgos de procesos y de corrupción DE-PR-07-PO-01 de la Superintendencia de Notariado y Registro, que comprende las etapas de identificación, evaluación, calificación y seguimiento de los riesgos asociados a los procesos; con el fin de prevenir o detectar oportunamente desviaciones en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

ART. 2º—Objetivo de la política. Establecer mecanismos y disposiciones que orienten a la Superintendencia de Notariado y Registro en la correcta identificación, análisis, valoración y administración de los riesgos de procesos y de corrupción, que puedan afectar el cumplimiento de la misión, los objetivos y las metas institucionales.

ART. 3º—Alcance de la política. La política de riesgos de procesos y de corrupción de la que trata este acto es aplicable a todos los procesos de la Superintendencia de Notariado y Registro, incluyendo las dependencias del nivel central y las oficinas de registro de instrumentos públicos y a todas las acciones ejecutadas por los servidores durante el ejercicio de sus funciones.

ART. 4º—Estrategias. Establecer como estrategias para la administración de riesgos en la Superintendencia de Notariado y Registro, las siguientes:

1. La política de administración de riesgos de procesos y de corrupción, aprobada por el comité institucional de desarrollo administrativo, se implementará a través de los procedimientos del sistema de gestión de calidad establecidos para tal fin, siguiendo los lineamientos de la Resolución 12258 del 30 de octubre de 2015.

2. Las actualizaciones posteriores a la publicación de este acto administrativo, de la política de administración de riesgos de procesos y de corrupción DE-PR-07-PO-01, se realizarán de acuerdo al procedimiento vigente establecido en el sistema de gestión de la calidad de la superintendencia, y de conformidad al artículo 3º de la Resolución 12258 del 30 de octubre de 2015.

3. La comunicación y divulgación de la política y los procedimientos se realizarán en la página web institucional y a través del correo electrónico de la entidad a todos los funcionarios.

ART. 5º—Derogatoria. Esta resolución deroga la Resolución 91 del 8 de enero de 2014 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

ART. 6º—Vigencia. Este acto administrativo rige a partir de la fecha de su expedición y se publicará en la página web de la entidad y en el Diario Oficial.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de enero de 2017.