RESOLUCIÓN 852 DE 2004 

(Septiembre 17)

Normas sobre acceso del público al acervo documental de la Comunidad Andina

La Secretaría General de la Comunidad Andina,

VISTOS: El literal l) del artículo 30 del Acuerdo de Cartagena y el literal m) del artículo 3º del reglamento de la secretaría general de la Comunidad Andina, adoptado mediante Decisión 409 del Consejo Andino de ministros de Relaciones Exteriores; y,

CONSIDERANDO: Que el Acuerdo de Cartagena designa a la secretaría general como depositaria de las actas de las reuniones y demás documentos de los órganos del sistema andino de integración, y le confía la función de dar fe de la autenticidad de dichos documentos;

Que, de acuerdo con su reglamento, es función de la secretaría general mantener y administrar el patrimonio y acervo documental de la Comunidad Andina;

Que el acceso al público de los documentos elaborados por los órganos e instituciones comunitarias así como también aquellos recibidos por la secretaría general, contribuye a la participación de los ciudadanos en el proceso andino de integración y garantiza una mayor transparencia en el trabajo de los órganos e instituciones así como en el proceso de toma de decisiones;

Que si bien los documentos de los órganos e instituciones comunitarias, en principio, deben ser accesibles al público, también es necesario proteger determinados intereses públicos y privados;

RESUELVE:

ART. 1º—La presente resolución tiene por objeto garantizar a las personas naturales y jurídicas el derecho a acceder a los documentos de los que sea depositaria la secretaría general y se encuentren en su posesión.

ART. 2º—A los efectos de la presente resolución, se entenderá por “documento”, todo contenido, sea cual fuere su soporte (papel, electrónico, grabación sonora, audiovisual).

ART. 3º—Los documentos de los que sea depositaria y se encuentren en posesión de la secretaría general se consideran públicos y consecuentemente no se denegará su acceso, a menos que se les asigne el carácter de reservado, de conformidad con la presente resolución.

ART. 4º—Los documentos que tengan carácter reservado sólo podrán ser consultados para uso oficial de los funcionarios de la secretaría general. El secretario general o un director general podrán disponer el acceso a documentos reservados elaborados por la secretaría general a funcionarios de los gobiernos de los países miembros o a un tercero.

ART. 5º—Tendrán carácter reservado los documentos calificados como tales por el secretario general de la Comunidad Andina y cuya divulgación pueda afectar:

a) El interés público de la Comunidad Andina o de uno de sus países miembros, por lo que respecta a la seguridad pública, la defensa, las relaciones internacionales, la política financiera o económica;

b) Un derecho fundamental de la persona, en especial el derecho a la intimidad e integridad de la persona;

c) Los intereses comerciales de una persona natural o jurídica, incluida la propiedad intelectual.

ART. 6º—Adicionalmente a los casos contemplados en el artículo anterior, también tendrán carácter reservado los documentos en posesión de la secretaría general, que contengan opiniones, deliberaciones o consultas previas y estrategias de negociación, relacionados con un asunto sobre el que un órgano o una institución comunitaria no haya tomado todavía una decisión o emitido el pronunciamiento que corresponda, siempre que su divulgación sea susceptible de perjudicar al proceso de toma de decisiones o de emisión del pronunciamiento y que la reserva del documento figure en forma expresa.

Una vez adoptado la decisión o el pronunciamiento que corresponda por el órgano o la institución comunitaria, el documento perderá el carácter reservado automáticamente, salvo que la divulgación pudiera afectar alguno de los intereses contemplados en el artículo 5º y el secretario general o un director general de la secretaría general así lo califique en forma expresa.

ART. 7º—Los países miembros o los órganos e instituciones del sistema andino de integración podrán solicitar a la secretaría general que no divulgue sin su consentimiento un documento originario de dicho país miembro, órgano o institución.

Las personas naturales o jurídicas también podrán solicitar que la secretaría general no divulgue sin su consentimiento un documento por ella presentados, siempre que justifiquen de qué manera puede verse afectado alguno de los intereses contemplados en el artículo 5º.

Serán aplicables a las solicitudes previstas en este artículo, la regla contenida en el artículo 6º.

ART. 8º—La secretaría general levantará la reserva automáticamente y permitirá el acceso público de todo documento reservado que se encuentre en su posesión por más de cinco años, salvo que en forma expresa decida mantener la reserva, por solicitud de un país miembro, de un órgano o institución del sistema andino de integración, de un tercero o por su propia iniciativa, con la finalidad de proteger alguno de los intereses previstos en el artículo 5º.

ART. 9º—Las solicitudes de acceso a un documento deberán formularse en cualquier forma escrita, incluido el formato electrónico.

La secretaría general atenderá dichas solicitudes en un plazo de 15 días hábiles, ya sea permitiendo el acceso a consultas in situ, mediante entrega de una copia impresa o electrónica, o informando al solicitante acerca del sitio en el que se encuentre divulgado el documento.

A solicitud del interesado, la secretaría general dará fe de la autenticidad de un documento.

ART. 10.—Contra la negativa de la secretaría general a una solicitud de acceso a documentos, toda persona natural o jurídica, que acredite un interés legítimo en acceder al documento, podrá interponer un recurso de reconsideración de acuerdo con el reglamento de procedimientos administrativos de la secretaría general, dentro de los 45 días siguientes a la notificación. La secretaría general se pronunciará sobre el recurso de reconsideración mediante resolución.

ART. 11.—Para facilitar el ejercicio de los derechos contemplados en la presente resolución, la secretaría general pondrá a disposición del público, en su sitio oficial www.comunidadandina.org, un registro de los documentos oficiales de los que sea depositaria. Asimismo, facilitará el acceso electrónico directo al contenido de los documentos que considere que puedan tener mayor interés para el público.

ART. 12.—El acceso al público de los documentos presentados en el marco de procedimientos regulados por el reglamento de procedimientos administrativos de la secretaría general, se regirá por las normas de transparencia y confidencialidad previstas en dicho reglamento.

ART. 13.—Mediante disposición administrativa, el secretario general establecerá los procedimientos internos para asignar carácter reservado a un documento.

Disposición transitoria. Transcurridos 3 meses contados a partir de la vigencia de la presente resolución, se levantará automáticamente la reserva de los documentos que tengan dicho carácter y que se encuentren en posesión de la secretaría general por más de dos años, salvo que en forma expresa decida mantener la reserva, por solicitud de un país miembro, de un órgano o institución del sistema andino de integración, de un tercero o por su propia iniciativa, con la finalidad de proteger alguno de los intereses previstos en el artículo 5º.

Dada en la ciudad de Lima, Perú, a los diecisiete días del mes de septiembre del año dos mil cuatro.

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