RESOLUCIÓN 861 DE 1998 

(Febrero 10)

“Por la cual se reglamenta el otorgamiento de comisiones de servicio, pago de viáticos, gastos de transporte; y se dictan otras disposiciones”.

El Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 79 de la Ley 142 de 1994, el artículo 15 del Decreto 548 de 1995, el Decreto 45 del 10 de enero de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 2º del Decreto 45 del 10 de enero de 1998 dispone que los organismos y entidades fijarán el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta el costo de vida del lugar o sitio donde deba llevarse a cabo la labor;

Que la Constitución Política en su artículo 209 señala que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que el artículo 211 de la Constitución Política de Colombia determina que la ley fijará las condiciones para que las autoridades administrativas puedan delegar en sus subalternos o en otras autoridades;

Que mediante la Resolución número 002113 del 12 de agosto de 1996 y 03446 del 6 de agosto de 1997, el superintendente organizó las intendencias delegadas departamentales fijando las sedes y cobertura de cada una de ellas;

Que de conformidad con lo establecido por el artículo 15 del Decreto 548 de 1995 le corresponde al Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios, como jefe y representante legal de la entidad distribuir competencias entre las distintas dependencias cuando ello resulte necesario para el mejor desempeño y ejecución de las funciones de la superintendencia;

Que la norma antes citada faculta al Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios para expedir los actos administrativos que sean necesarios para el cabal funcionamiento de la entidad;

Que mediante Resolución número 003729 del 14 de agosto de 1997, el Superintendente de Servicios Públicos delegó unas funciones a algunos servidores públicos de la superintendencia en el nivel central;

Que mediante resoluciones números 003564 del 3 de diciembre de 1996 y 004083 del 28 de agosto de 1997, el Superintendente de Servicios Públicos delegó unas funciones a algunos servidores públicos de la superintendencia en las intendencias delegadas departamentales,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Comisiones de servicio

ART. 1º—Definiciones. Para efectos de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

1. Comisiones de servicio: Es la designación que se hace, por autoridad competente, a una persona vinculada directamente con la superintendencia, para ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo en lugar diferente al de su sede habitual de trabajo, cumplir funciones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas que interesen a la superintendencia y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios.

2. Comisionado: Es el servidor público sobre quien recae la responsabilidad y cumplimiento de una comisión de servicios, o el contratista, cuando se estipule así en el respectivo contrato.

PAR.—Cuando se requiera el desplazamiento de un contratista fuera del domicilio contractual, la superintendencia pactará en el respectivo contrato, el reconocimiento de los gastos de viaje, transporte, manutención y alojamiento, dentro de los límites establecidos en esta resolución.

ART. 2º—Programación de las comisiones de servicio. Los intendentes delegados departamentales elaborarán el plan bimestral de comisiones de la intendencia el cual será sometido a estudio y aprobación del secretario general, en los primeros quince (15) días del mes anterior a cada bimestre, requisito sin el cual no podrán ordenarse las comisiones de servicio. El secretario general enviará a la dirección financiera y para el trámite financiero correspondiente el plan bimestral con el fin que las intendencias delegadas departamentales puedan contar oportunamente con los recursos correspondientes a efecto de ordenar los viáticos aprobados, independiente del control financiero-presupuestal que debe adoptar la intendencia.

En el nivel central los superintendentes delegados, la secretaría privada y la secretaría general elaborarán el plan bimestral de comisiones en los primeros quince (15) días del mes anterior a cada bimestre, el cual deberá ser aprobado por el secretario general y enviado a las direcciones administrativa y financiera para el trámite correspondiente y al despacho del señor superintendente para el seguimiento y control respectivo por parte del funcionario que delegue el Superintendente de Servicios Públicos. Para los efectos previstos en este inciso corresponde a los superintendentes delegados el plan de cada una de sus intendencias a la secretaría general el plan de la dirección administrativa y de la dirección financiera y a la secretaría privada el plan del despacho del superintendente, asesores del despacho, oficinas asesoras, la intendencia de control social y la intendencia de entidades intervenidas y en liquidación.

PAR 1º—Cuando se trate de comisiones entre intendencias delegadas departamentales o entre éstas y el nivel central, previo al otorgamiento de la comisión ésta deberá confirmarse por escrito con la dependencia destinataria, es decir, con los intendentes delegados departamentales respectivos o los superintendentes delegados, secretario privado o secretario general, atención al comisionado en las fechas previstas.

Se exceptúan de esta confirmación las comisiones para desarrollar acciones de control y gestión legal, inspección o evaluación y las que cumpla el superintendente, superintendentes delegados, secretario privado, secretario general, jefes de oficinas, intendentes, directores e intendentes delegados departamentales.

PAR. 2º—Los comisionados del nivel central deberán presentar el cumplido de comisión expedido por el intendente delegado departamental que haya atendido al comisionado. Cuando la comisión de servicios se cumpla en lugares donde la superintendencia no tiene oficinas o en casos de fuerza mayor debidamente comprobada, esta constancia la podrá expedir la primera autoridad política, o el secretario general, secretario de gobierno o quien haga sus veces, del lugar donde se cumpla la comisión, o en su defecto el jefe del organismo o secretario general de la entidad visitada y a falta de este procedimiento por el jefe del funcionario de la sede habitual de trabajo del comisionado que haya solicitado la comisión, previa verificación del cumplimiento de los objetivos de la misma.

En ausencia del cumplido de comisión como lo establece el presente parágrafo, podrá ser expedido para los siguientes cargos, así:

1. Para el superintendente, superintendentes delegados, secretario privado, jefes de oficina, intendente de control social, intendente de entidades intervenidas y en liquidación, y directores, será expedido por el secretario general.

2. Para el secretario general y asesores del despacho, será expedido por el secretario privado.

3. Para los intendentes de las superintendencias delegadas, será expedido por el superintendente delegado correspondiente.

4. Para los intendentes delegados departamentales por el funcionario de mayor jerarquía o el intendente delegado departamental de la intendencia correspondiente a la jurisdicción visitada, cuando se trate de comisiones por fuera del área de influencia de su intendencia, y por el funcionario de mayor jerarquía e inferior al Intendente cuando se trate de comisiones dentro de su propia jurisdicción. Cuando se trate de comisiones al nivel central el cumplido de comisión de los funcionarios de las intendencias delegadas departamentales, será expedido por el jefe de la dependencia visitada.

ART. 3º—Duración de las comisiones. El acto administrativo que confiere la comisión, deberá expresar su duración, la cual de conformidad con lo dispuesto por el artículo 80 del Decreto 1950 de 1973 y 65 del Decreto 1042 de 1978, no podrá exceder de treinta (30) días, pero podrá prorrogarse por treinta (30) más, cuando fuere necesario por la naturaleza especial de las acciones que deban desarrollarse, previa autorización expresa e individual del superintendente.

Queda prohibida toda comisión de servicios de carácter permanente.

PAR. 1º—Salvo situaciones necesarias impostergables y debidamente justificadas, las comisiones de servicio, deben iniciar en días hábiles y terminar máximo un día después al último hábil.

PAR. 2º—Una comisión de servicios se podrá prorrogar por quien la ordenó, cuando medien razones de fuerza mayor o por necesidades del servicio con observancia de lo dispuesto en el inciso anterior.

ART. 4º—Solicitud y otorgamiento de comisiones. Con base en el plan bimestral a que hace referencia el artículo segundo, para el otorgamiento de las comisiones de servicio se deberá expedir resolución por el funcionario facultado en la cual se indique el objeto y lugar de la comisión, el número de días exactos, fechas de realización y el valor total de viáticos a reconocer, cuando a ello hubiere lugar.

PAR. 1º—El desplazamiento de funcionarios para atender requerimientos no incluidos en los planes bimestrales, debe ser solicitado por escrito, por el jefe de la dependencia interesada, al secretario general, con la justificación plena del requerimiento y las acciones a realizar.

PAR. 2º—Las comisiones no conferidas en las fechas previstas de acuerdo con el plan bimestral aprobado inicialmente por el secretario general y que a juicio de las dependencias interesadas se deben realizar, deberán ser incluidas nuevamente en los planes bimestrales posteriores indicando el motivo de su no ejecución para ser considerados nuevamente por la secretaría general. Sin la aprobación de la secretaría general no se podrán otorgar comisiones de servicio; la dirección financiera velará que dicha instrucción sea acatada.

ART. 5º—Legalizaciones de las comisiones de servicios. Todos los comisionados deberán presentar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de finalización de la comisión, la siguiente documentación, so pena de incurrir en causal de mala conducta:

1. Informe de comisión.

2. El cumplido de comisión en la forma establecida por la presente resolución.

3. Fotocopia de las carátulas de los tiquetes utilizados para el transporte aéreo, terrestre, marítimo, fluvial o ferroviario.

4. Los demás comprobantes de gastos que legalmente se deban reconocer al comisionado como consecuencia directa del objeto de la comisión.

5 . El comprobante de caja por reintegros, cuando a ello hubiere lugar.

PAR. 1º—Cuando la comisión se interrumpa o surjan valores a favor de la superintendencia sobre los anticipos hechos al comisionado, éste deberá reintegrarlos dentro del plazo previsto para su legalización en la tesorería. El incumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta.

La legalización de las comisiones pertenecientes a la planta de personal de las intendencias delegadas departamentales se deberá efectuar ante el funcionario encargado del manejo financiero correspondiente y las del nivel central ante la tesorería de la entidad. Los reintegros se harán mediante consignación en la cuenta corriente correspondiente que para el efecto asigne la superintendencia.

PAR. 2º—En ningún caso la tesorería en el nivel central o el funcionario encargado del manejo financiero en las intendencias delegadas departamentales podrán librar giros por concepto de gastos derivados de comisiones a quienes tengan pendiente legalizaciones por comisiones anteriores.

PAR. 3º—El cumplido de comisión se acreditará de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 2º del artículo segundo de esta resolución.

ART. 6º—Informe de comisiones. Los comisionados presentarán el informe escrito sobre el desarrollo y resultado de la comisión al jefe inmediato, en el formato que para el efecto se establezca y dentro del término de cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la respectiva comisión. Se exceptúan de este requisito el superintendente, superintendentes delegados, secretario general, secretario privado, jefes de oficina, intendentes, directores e intendentes delegados departamentales, quienes rendirán el informe verbalmente, salvo que por necesidades del servicio y la gravedad del asunto se requiera en forma escrita en cuyo caso se hará conocer del funcionario comisionado para que proceda de conformidad.

PAR.—Cuando injustificadamente el comisionado, no cumpla con los objetivos de la comisión, a juicio del jefe inmediato, éste deberá informar por escrito sobre el particular a efecto de que se apliquen las medidas a que haya lugar.

CAPÍTULO II

Viáticos

ART. 7º—Definiciones. Es la suma diaria destinada a atender los gastos de manutención y alojamiento del comisionado, cuando éste deba desplazarse fuera de la ciudad sede habitual de trabajo. A los funcionarios comisionados de la superintendencia, la entidad les pagará los viáticos de acuerdo con la tabla fijada por el Gobierno Nacional en el decreto correspondiente para cada vigencia.

PAR. 1º—Para liquidar los viáticos que se pacten en los contratos de prestación de servicios o similares, se tomará como base para el reconocimiento, las tarifas señaladas en el decreto correspondiente para cada vigencia, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo primero de la presente resolución.

PAR. 2º—Los viáticos de que trata la presente resolución podrán ser pagados a través de sistemas automatizados o mediante cualquier otro mecanismo que para el efecto adopte la entidad.

ART. 8º—Viáticos por día final de comisión. Cuando haya lugar al pago de viáticos por el día de regreso de la comisión, éstos se liquidarán con el cincuenta por ciento (50%) de la tarifa con que se liquidaron los viáticos.

ART. 9º—Gastos de manutención. Es el valor en dinero que la superintendencia reconoce para cubrir los gastos de alimentación que se ocasionen cuando un funcionario deba adelantar dentro o fuera de su jurisdicción, acciones de trabajo en lugar diferente a la ciudad sede habitual, sin pernoctar en él.

PAR. 1º—Por concepto de gastos de manutención se reconocerá una décima parte (1/10) del salario mínimo legal mensual vigente y por gastos de transporte terrestre, se pagará el valor de acuerdo con las tarifas oficiales fijadas para el transporte intermunicipal, o se suministrarán los tiquetes aéreos, si a ello hubiere lugar. En este último caso se reconocerán y pagarán los gastos de transporte adicionales de que trata el artículo decimosegundo de esta resolución.

PAR. 2º—Los gastos de manutención no constituyen factor de salario para la liquidación de prestaciones sociales.

PAR. 3º—El ordenador del gasto en el nivel central y los intendentes delegados departamentales en su jurisdicción, determinarán los lugares y circunstancias en donde se deban adelantar acciones de trabajo, en los cuales sólo haya lugar al reconocimiento de gastos de manutención, teniendo en cuenta que en ningún caso habrá reconocimiento de viáticos cuando haya posibilidad de viaje de regreso a la sede el mismo día de la salida.

CAPÍTULO III

Gastos de transporte

ART. 10.—Definición y forma de pago. Se entiende por gastos de transporte el valor necesario para cubrir el desplazamiento de los comisionados en cumplimiento de la comisión conferida y para el desarrollo de funciones específicas.

Para efectos de esa resolución los gastos de transporte se clasifican en:

1. Gastos ordinarios: Corresponderán a tiquetes aéreos, terrestres, ferroviarios, fluviales o marítimos, requeridos para el desplazamiento del comisionado entre su lugar de trabajo y el de destino.

2. Otros gastos de transporte: Aquellos complementarios a los indicados en el inciso anterior, necesarios para el cumplimiento de la comisión.

Los gastos ordinarios de transporte serán cubiertos en las siguientes modalidades:

— En forma directa, entregando los tiquetes al comisionado.

— Asignando vehículo oficial para el cumplimiento de la comisión.

— Entregando un valor por anticipado, de acuerdo con las tarifas oficiales fijadas para el transporte intermunicipal.

PAR.—El pago de los gastos de transporte intermunicipal, se limitará al valor de las tarifas oficiales fijadas por las empresas transportadoras, entre los lugares de origen y de destino.

ART. 11.—Gastos del vehículo del comisionado. Cuando por estrictas necesidades del servicio se autorice al comisionado para viajar en el vehículo de su propiedad se le reconocerá una quinceava parte (1/15) del salario mínimo legal diario vigente por kilómetro de distancia entre la sede habitual de trabajo y el lugar objeto de la comisión sin que el total exceda en ningún caso de seis (6) salarios mínimos legales diarios vigentes, por cada comisión, o de doce (12) salarios mínimos legales diarios vigentes por mes calendario.

En la respectiva autorización de la comisión se señalarán los kilómetros por recorrer (Ida y regreso).

PAR. 1º—Para autorizar la utilización de vehículos del funcionario, se tendrán en cuenta criterios tales como vigencia del servicio, racionalización del gasto, facilidad de acceso, disponibilidad de líneas de transporte, distancia a recorrer, periodicidad de las comisiones, itinerarios del transporte comercial y tarifas del transporte intermunicipal, entre otros.

PAR. 2º—Cuando se reconozcan gastos del vehículo personal del comisionado, no habrá lugar al reconocimiento de gastos de transporte, peajes, pasajes intermunicipales, u otros similares.

ART. 12.—Otros gastos de transporte. La superintendencia reconocerá por concepto de otros gastos de transporte, los siguientes valores:

— Cuando el desplazamiento para el ejercicio de una comisión se efectúe por vía aérea, de ida y regreso, se reconocerá tres (3) salarios mínimos diarios legales vigentes, para atender gastos adicionales de desplazamiento y si éste se realiza sólo en uno de los dos sentidos se reconocerá uno y medio (1.5) salarios mínimos diarios legales vigentes.

— Si el desplazamiento se efectuare por vía terrestre de ida y regreso se reconocerá uno y medio (1.5) salarios mínimos diarios legales vigentes.

— Si este desplazamiento se realiza en un solo sentido se reconocerá el setenta y cinco por ciento (75%) de un (1) salario mínimo diario legal vigente.

Cuando en una misma comisión, el funcionario comisionado se deba trasladar a otras ciudades, además de los gastos ordinarios de que trata el artículo 10 de esta resolución se reconocerá por cada ciudad visitada un (1) salario mínimo diario legal vigente.

PAR. 1º—Los gastos de transporte no se reconocerán cuando la superintendencia suministre vehículos para el cumplimiento de la comisión o cuando se paguen gastos del vehículo del comisionado.

PAR. 2º—Los gastos de transporte no serán factor de salario en ningún caso.

ART. 13.—Responsabilidad. La superintendencia no asume responsabilidad alguna en el caso de accidentes de los vehículos de propiedad de los funcionarios comisionados.

CAPÍTULO IV

Reconocimientos especiales

ART. 14.—Otros reconocimientos. La superintendencia reconocerá los siguientes valores para el pago de:

1. Tasa aeroportuaria. Cuando no se incluya en el tiquete aéreo respectivo el pago se hará efectivo con la legalización de la comisión de servicios, previa presentación del recibo correspondiente.

Para las comisiones que deba cumplirse en San Andrés (Islas) la superintendencia reintegrará los valores que por concepto de entrada a la isla el funcionario comisionado deba cancelar, previa presentación de las facturas que soporten dicho pago.

2. Gastos en el vehículo de la superintendencia. Cuando el comisionado viaje en vehículo de la entidad, en el momento de la legalización se reconocerá el valor de los gastos de combustible, mantenimiento, peajes, garajes, etc. mediante la presentación de los comprobantes respectivos.

3. Seguros por comisiones al exterior. Cuando el comisionado viaje al exterior la superintendencia reconocerá aquellos gastos con motivo del aseguramiento del funcionario.

PAR.—Para estos fines se podrán hacer anticipos en la respectiva resolución de autorización de la comisión.

CAPÍTULO V

Gastos para capacitación

ART. 15.—Para efecto de dar cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1221 de 1993, cuando se programen acciones de capacitación para los funcionarios de la entidad se sufragarán los gastos que causen dichos eventos, así:

1. Contratando directamente el alojamiento, la manutención y demás apoyos logísticos necesarios, con entidades privadas o públicas.

2. Otorgando un anticipo a los funcionarios en los eventos programados, para atender los gastos de manutención y alojamiento, el cual no podrá ser en ningún caso superior al que por concepto de viáticos le correspondiera según la tabla de viáticos de que trata el decreto correspondiente para cada vigencia.

Cuando fuere necesario en el anticipo se podrá incluir el valor de la inscripción en el evento de capacitación correspondiente.

PAR. 1º—Los pasajes aéreos, terrestres, fluviales, marítimos, ferroviarios y demás valores complementarios, a que haya lugar serán sufragados por la superintendencia.

PAR. 2º—El anticipo de que trata el numeral 2º del presente artículo no constituirá en ningún caso factor de salario y deberá ser legalizado por el funcionario, presentando el recibo de inscripción, el certificado de asistencia o de aprobación y demás documentos soporte de los gastos ocasionados con motivo de dichas actividades dentro de los cinco (5) días siguientes a la terminación del evento de capacitación en el cual participó.

PAR. 3º—Cuando para el cumplimiento de acciones de capacitación programadas por la superintendencia u otra entidad y ésta o aquélla suministre alimentación y alojamiento, no habrá derecho a pago alguno por estos conceptos, y para los días en que no se suministre este servicio, se observará lo previsto en el numeral 2º del presente artículo.

PAR. 4º—Las comisiones de estudio se regirán por las normas legales vigentes que rigen la materia.

ART. 16.—Las comisiones de servicios al exterior además de lo previsto por la presente resolución se regirán por las normas legales vigentes sobre la materia.

ART. 17.—Todos los valores que se deban pagar con base en los parámetros establecidos en la presente resolución se aproximarán al peso por exceso o por defecto.

ART. 18.—Sin perjuicio de lo establecido en el artículo quinto de la presente resolución, los viáticos, anticipos y avances a que se refiere la presente resolución deberán quedar legalizados, en todo caso, cinco (5) días antes del último día hábil de cada vigencia fiscal.

ART. 19.—La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición y deroga las normas que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 10 de febrero de 1998.

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