RESOLUCIÓN 868 DE 2003

 

RESOLUCIÓN 868 DE 2003 

(Mayo 12)

“Por la cual se establece el procedimiento para la microfilmación de los archivos físicos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

en uso de sus facultades legales, en especial la conferida en los numerales 12 y 15 del artículo 6º del Decreto 1133 de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en los numerales 12 y 15 del artículo 6º del Decreto 1133 de 1999, le compete al ministro señalar las políticas generales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, velar por adecuado y oportuno cumplimiento de sus funciones y coordinar las actividades de sus dependencias, así como fijar las pautas para la planeación y el control de las funciones realizadas por dependencias de la entidad;

Que el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia consagra el principio según el cual la documentación producida por las entidades públicas es de libre acceso a la consulta ciudadana, salvo los casos que establezca la ley;

Que la Ley 80 de 1989 le asigna al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos del manejo general de archivos;

Que la Ley 594 de 2000 estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación;

Que el artículo 19 de la Ley 594 de 2000, autoriza a las entidades del Estado a incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático;

Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, autoriza a las entidades públicas para elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos;

Que el artículo 47 de la Ley 594 de 2000, indica sobre la calidad de los soportes: "Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación;

Que el Decreto 2527 del 27 de julio de 1950, autoriza la microfilmación de los archivos oficiales de la administración pública nacional, departamental y municipal, y concede valor probatorio a las copias de los documentos microfilmados;

Que el Decreto 3354 del 18 de noviembre de 1954, modifica el Decreto 2527 de 1950, en el sentido de que completa los requisitos para utilizar la tecnología de la microfilmación. Que el artículo 1º del Acuerdo 7 del 10 de marzo de 1999 de la junta directiva del Archivo General de la Nación, aprueba las tablas de retención documental del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

Que mediante la Resolución 2825 del 31 de diciembre de 2002 se modifica y adiciona la Resolución 2450 del 16 de noviembre de 2001 sobre el comité de archivo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, como órgano asesor interno, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos y tendrá como objetivo coordinar y controlar las actividades de la gestión de documentos y administración de archivos de la institución y los demás componentes de la gestión documental;

Que mediante el ítem 10 conclusiones del acta número 5 del comité de archivo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público se aprueba el procedimiento para la microfilmación de los archivos físicos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

Que es propósito del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia,

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer el procedimiento para la microfilmación de los archivos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así:

CAPÍTULO I

Aspectos generales

ART. 2º—Objeto. Establecer los principios y definir las políticas frente a la conservación, seguridad y reprografía de los archivos de la entidad por medio de la microfilmación.

ART. 3º—Definiciones. Para los efectos de la presente resolución, debe entenderse por:

a) Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión;

b) Blip. Señal óptica colocada junto a un fotograma con el fin de identificarlo.

c) Cámara planetaria. Equipo de microfilmación que funciona con película y documento estáticos durante la toma fotográfica;

e) Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación;

f) Expediente. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto;

g) Folio. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista;

h) Fondo. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona;

i) Índice. Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción;

j) Lector copiador. Equipo que permite la lectura y una copia sobre el papel de microimágenes;

k) Microfilmación. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película;

l) Microfilme. Fotografía en película, generalmente de 16 o 35 milímetros, utilizada en reprografía de documentos;

m) Película. Conjunto compuesto por una copa fotosensible y una base transparente flexible, que se utiliza para registrar imágenes a través de la cámara;

n) Película de haluros de plata. Película de triacetato o poliéster sobre la cual se aplica una emulsión de sales de plata utilizada para crear microfilm original;

o) Película diazo. Película diazoica diseñada para efectuar duplicados de películas originales en sales de plata;

p) Reprografía. Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fototécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm;

q) Rollo. Tira de película enrollada en un carrete, de longitud de 100, 205 o más pies;

r) Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros;

s) Simplex. Técnica de filmación en la cual los documentos se filman uno al lado del otro a lo largo del rollo de película;

t) Tarjeta de resolución. Tarjeta de líneas verticales y horizontales, de distinto grueso y separación que sirve para medir el poder de resolución.

CAPÍTULO II

Del archivo a microfilmar

ART. 4º—Series documentales. Las series documentales que deban ser sometidas al proceso reprográfico de microfilmación deben encontrarse indicadas en las tablas de retención documental aprobadas por el comité de archivo del ministerio y haber cumplido con el período de retención establecido en el mencionado instrumento.

PAR. 1º—Sólo se microfilmarán aquellas series documentales que, de acuerdo con la disposición final establecida en la tabla de retención documental, se haya indicado el procedimiento establecido para este fin.

PAR. 2º—Una vez cumplido el proceso reprográfico de microfilmación sobre el material, se aplicará el procedimiento establecido en la tabla de retención documental para la disposición final de los documentos físicos.

ART. 5º—Preparación de los documentos. Los documentos que conforman las series por microfilmar, deberán ser preparados de la siguiente forma:

1. La documentación debe ser organizada por series documentales, según las registradas en las tablas de retención documental de la entidad.

2. Cada expediente debe estar organizado cronológicamente en orden ascendente, y numerados consecutivamente todos los folios que lo componen.

3. A los expedientes a microfilmar se les debe suprimir toda clase de material abrasivo como por ejemplo clips, gomas, plásticos y grapas, entre otros.

4. Recuperar los bordes y desdoblar las hojas.

5. Cada uno de ellos deberá estar debidamente clasificado y rotulado con los datos que lo identifican (número de expediente, título y fecha).

CAPÍTULO III

De los equipos e insumos por utilizar

ART. 6º—Para llevar a cabo la microfilmación de documentos se deben utilizar los siguientes equipos e insumos:

1. Cámaras planetarias para 16 mm con capacidad de grabar códigos numéricos en cada imagen y tres (3) niveles de blips.

2. Rollos originales en sales de plata de 16 mm por cien (100) pies.

3. Copias de los rollos en diazo negro de 4 ml (micras).

4. El método de microfilmación será Simplex para todos los casos.

CAPÍTULO IV

Del procedimiento de microfilmación

ART. 7º—Todos los rollos de microfilmación deben contener:

1. Vueltas de seguridad: De 8 a 10 pies de película al comienzo y al final de rollo.

2. Tarjeta de resolución (al comienzo de cada rollo).

3. Acta inicial: Al comienzo de cada rollo y debe poseer los siguientes datos:

a) Número de rollo;

b) Palabra microfilmado.

c) Escudo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

d) Tarjeta de resolución para equipo planetario;

e) Nombre de la serie que se microfilma;

f) Fecha en que se inicia la microfilmación del rollo;

4. Índice: (al comienzo y al final de cada rollo).

5. Guías de localización: Se deben utilizar para separar cada grupo documental dentro del rollo que se esté microfilmando.

6. Acta final: Al final de cada rollo y debe poseer los siguientes datos:

a) Fecha en que se terminó la microfilmación del respectivo rollo;

b) Descripción de la información microfilmada: Expresando los espacios o vacíos, correcciones y demás variantes que se presentaron en el proceso;

c) Certificación juramentada indicando el nombre y firma del coordinador del grupo de gestión documental o quien haga sus veces, junto con el responsable encargado de realizar la microfilmación del respectivo rollo, indicando que todos los documentos que aparecen en el rollo son fiel copia de los originales;

d) Escudo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

e) Tarjeta de resolución;

f) Apéndice. Los inconvenientes técnicos presentados en el momento mismo de la microfilmación se detallarán en un apéndice ubicado después del acta final, adhiriéndolo al rollo por empalme ultrasónico.

PAR.—Todas las actas mencionadas en esta resolución deberán llevar el nombre y la firma del coordinador del grupo de gestión documental o quien haga sus veces, junto con el responsable encargado de realizar la microfilmación de los respectivos rollos.

ART. 8º—Original de las actas. Las actas a que se refiere el artículo anterior de esta resolución, deben conservarse permanentemente, para que sirvan de control del archivo ya microfilmado.

ART. 9º—Titulación de las cajas. Las cajas que contengan los rollos de microfilmación originales y copias deben ser marcadas en letra imprenta con los siguientes datos:

a) Número de rollo;

b) Nombre corporativo;

c) Nombre de la dependencia;

d) Nombre serie y/o subserie;

e) Nombre del (los) expediente(s);

f) Fechas extremas;

g) Número de la posición en la que se inician los expedientes.

ART. 10.—Custodia. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público deberá velar por la custodia adecuada de los rollos de microfilmación, en este sentido conservará las copias de los rollos de microfilmación dentro de sus instalaciones y/o podrá establecer convenios con entidades oficiales o privadas para la conservación de los rollos originales fuera de la Institución.

ART. 11.—Valor probatorio. La copia de un documento de archivo que haya sido microfilmado tendrá el mismo valor probatorio que la ley le otorga al original, siempre que la microfilmación se haya hecho de acuerdo con las normas y las disposiciones especiales garantizando la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

ART. 12.—Copias de los documentos microfilmados. La copia de un documento de archivo que haya sido microfilmado, deberá ser autenticada por el coordinador del grupo de gestión documental del Ministerio de Hacienda y Crédito Público o quien haga sus veces, realizando el señalamiento del número del rollo o cinta de donde se haya copiado el o los documentos duplicados.

ART. 13.—La presente resolución deberá ser microfilmada después de la tarjeta de resolución al comienzo de cada rollo.

ART. 14.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de mayo de 2003.

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