RESOLUCIÓN 869 DE 2003

 

RESOLUCIÓN 869 DE 2003 

(Mayo 12)

“Por la cual se indican los requerimientos técnicos para la organización y transferencia de archivos al Ministerio de Hacienda y Crédito Público por parte de los proyectos y programas que administre en el marco de convenios con organismos nacionales e internacionales y las historias laborales de los ex funcionarios de las entidades financieras públicas en liquidación, adscritas o vinculadas a este ministerio”.

(Nota: Véase Resolución 404 de 2004 de Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

en uso de sus facultades legales, en especial la conferida en los numerales 12 y 15 del artículo 6º del Decreto 1133 de 1999, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo establecido en los numerales 12 y 15 del artículo 6º del Decreto 1133 de 1999, le compete al ministro señalar las políticas generales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, velar por el adecuado y oportuno cumplimiento de sus funciones y coordinar las actividades de sus dependencias; así como fijar las pautas para la planeación y el control de las funciones realizadas por dependencias de la entidad;

Que el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”, ordena a aquellas entidades públicas que se suprimen o fusionen la entrega de sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas;

Que el artículo 22 de la Ley 795 de 2003 “por la cual se ajustan algunas normas del estatuto orgánico del sistema financiero y se dictan otras disposiciones”, reglamenta lo relacionado con la administración y conservación de los archivos y documentos de las entidades financieras en liquidación;

Que el Decreto 254 de 2000 “por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional” estableció en el artículo 2º, literal g) “La adopción inmediata de las medidas necesarias para asegurar la conservación y fidelidad de todos los archivos de la entidad y, en particular, de aquellos que puedan influir en la determinación de obligaciones a cargo de la misma”;

Que el archivo general de la Nación expidió el Acuerdo 41 de 2002 “por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000”;

Que como un paso previo a la recepción de los archivos por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, deberán ejecutarse procesos archivístico sobre la documentación, encaminados a hacer posible la administración y el acceso a los documentos hasta el agotamiento de los valores primarios y a garantizar la selección y conservación de las series que se definan como portadoras de valores históricos;

Que en el ítem número 10 del Acta 5 del comité de archivo del ministerio se aprueba el documento sobre requerimientos técnicos para la entrega de documentos y archivos al Ministerio de Hacienda y Crédito Público;

Que se hace necesario establecer los mecanismos y procedimientos que permitan el desarrollo efectivo de lo ordenado en las normas anteriores,

RESUELVE:

ART. 1º—Ámbito de aplicación. Los archivos documentales de los proyectos y programas que administre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en el marco de convenios con organismos nacionales e internacionales y las historias laborales de los ex funcionarios de las entidades financieras públicas en liquidación, adscritas o vinculadas a este ministerio, deberán ser entregados a esta entidad siguiendo los parámetros contenidos en la presente resolución.

ART. 2º—Comité de archivo. Las entidades mencionadas en el artículo anterior que no tengan comité de archivo, deberán conformarlo de acuerdo con lo ordenado en el artículo 4º del Acuerdo 12 de 1995 modificatorio del artículo 19 del Acuerdo 7 de 1994 de la junta directiva del archivo general de la Nación.

ART. 3º—Organización de la documentación. El proceso de organización de la documentación implica realizar las actividades de clasificación y ordenación. Los documentos deberán ser clasificados con criterio orgánico funcional, teniendo como base la estructura orgánica de la entidad que lo produjo y respetando el principio de procedencia. Una vez clasificados los documentos se continuará con el proceso de ordenación cronológica de las unidades archivísticas que componen cada uno de los subfondos definidos en el proceso de clasificación. Esta ordenación comprende las unidades archivísticas dentro de los subfondos.

ART. 4º—Identificación de series documentales. Esta actividad deberá definir y agrupar las series documentales generadas de acuerdo con las funciones que cumplió la entidad que transfiere.

ART. 5º—Descripción. El proceso de descripción documental se aplicará a los subfondos y series documentales cuyos contenidos informativos y niveles de consulta lo ameriten.

Las series documentales deberán ser descritas con los siguientes elementos como mínimo:

• Mención de identidad.

• Código de la serie.

• Código de la subserie.

• Nombre del expediente.

• Fechas extremas (dd/mm/aaaa).

• Contenido.

• Folios.

Es necesario considerar que para el registro de la descripción documental, se deberán desarrollar bases de datos referenciales, cuyas aplicaciones tendrán que instalarse en equipos del ministerio, cuando se defina la transferencia de los archivos.

ART. 6º—Valoración documental. Esta etapa comprende el estudio de criterios sobre uso, frecuencia de consulta, y las normas jurídicas, legales y administrativas que afectan a las diferentes series documentales, determinando si se encuentran en su fase activa, semiactiva o inactiva. Un papel importante en el proceso de valoración documental, lo desempeñará la normatividad específica que aplique a la emisión, conservación y eliminación de documentos. La valoración documental permite identificar con claridad el servicio real que presta la información, durante cuánto tiempo y para qué es útil dicha información.

ART. 7º—Tabla de retención documental. Es el listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, dentro de un fondo documental activo, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo.

ART. 8º—Tabla de valoración documental. Es el instrumento que describe las series documentales de un fondo documental cerrado, especifica el destino concedido a cada serie documental, indicando cuáles serán conservadas íntegramente, cuáles seleccionadas, cuál ha de ser el tipo de selección aplicable y la dimensión o porcentaje retenido con fines de conservación permanente.

ART. 9º—Selección documental. Es el procedimiento mediante el cual se establece qué soportes documentales se han de retirar de la unidad de conservación considerados como material no archivístico, por ejemplo: plegables, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, catálogos, copias y fotocopias de documentos, entre otros.

En general, el proceso de selección se aplicará a:

• Documentación vigente y no vigente.

• Series y tipos documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series documentales.

— De la aplicación del proceso de selección deberán obtenerse los siguientes productos:

• Documentación para conservación temporal o definitiva.

• Documentación para eliminación.

Para el proceso de selección documental, además de la tabla de retención documental a que hace referencia el artículo 7º de la presente resolución, se deberán tener en cuenta las necesidades de información de los usuarios futuros, y la legislación general que sea aplicable a las diferentes series.

ART. 10.—Eliminación documental. Esta actividad involucra la destrucción física de la documentación que carece de valores primarios y secundarios de acuerdo con la tabla de retención documental o la tabla de valoración documental, previa autorización del comité de archivo y de la elaboración y aprobación de las actas de eliminación respectivas.

Sobre las series y documentos por eliminar, el comité de archivo podrá decidir la aplicación de técnicas de muestreo y la ubicación de tales muestras dentro del archivo histórico que se conservará.

ART. 11.—Preparación física de archivos para conservación. Las unidades archivísticas que sean seleccionadas para conservación temporal o permanente deberán ser preparadas conforme a los siguientes parámetros:

1. Todo el material documental que se encuentre archivado en a-z, cajas, sobres de manila, será trasladado a carpetas de cartón yute de 400 gramos las que deberán ser identificadas de acuerdo con su contenido.

2. La presentación final de los documentos, después del proceso de organización, deberá hacerse con cajas de cartón calibre S-7 de las siguientes medidas:

Ancho: 20 cms. Alto: 25 cms. Largo: 40 cms.

3. Para la señalización de las cajas de documentos, se utilizará un rótulo normalizado que deberá ser adherido a la caja y cada una de ellas deberá tener una numeración ascendente consecutiva partiendo de 1.

ART. 12.—Elaboración del inventario documental. El formato de transferencia documental debe elaborarse de acuerdo al modelo anexo en la presente resolución, considerando lo expuesto en el artículo 7º del Acuerdo 42 de 2002 del archivo general de la Nación, y teniendo en cuenta la tabla de retención documental de la entidad transferente a fin de registrar correctamente las oficinas productoras y la documentación por ellas producida, relacionando uno a uno los diferentes expedientes a transferir, así:

• Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• Dirección administrativa.

• Subdirección de servicios.

• Grupo de gestión documental.

• Transferencia número.

• Número de cajas.

• Fecha de entrega.

• Dependencia que remite.

• Nombre del responsable.

• Caja.

• Número carpeta.

• Código de la serie.

• Nombre del expediente.

• Fechas extremas.

• Folios.

• Contenido.

El formato de transferencia documental debe ser impreso en papel y se acompañará con una copia en soporte magnético.

ART. 13.—Actas de entrega. Las transferencias documentales se formalizarán mediante acta de entrega la cual deberá ser suscrita entre el representante legal de la entidad que entrega, el jefe de la dependencia bajo la cual queda la administración de la documentación recibida y el coordinador del grupo de gestión documental del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

ART. 14.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

(Nota: Véase Resolución 404 de 2004 de Ministerio de Hacienda y Crédito Público).

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de mayo de 2003.

____________________________________