Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 8746 DE 2000 

(Octubre 27)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 624 del estatuto tributario, que debe ser presentada por el año gravable 2000 y siguientes, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medios magnéticos, por las cámaras de comercio”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales consagradas en el Decreto 1071 del 26 de junio de 1999 y en los artículos 624, 633 y 684 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—Todas las cámaras de comercio deberán suministrar por el año gravable 2000 y siguientes, la información que se relaciona a continuación de las sociedades cuya creación o liquidación se haya registrado en la respectiva cámara, como también de los socios o accionistas, cuando se trate de sociedades creadas:

Información de las sociedades creadas y liquidadas:

1. NIT de la sociedad.

2. Dígito de verificación, si es conocido por la cámara de comercio.

3. Razón social de la sociedad.

4. Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la sociedad.

5. Valor del capital suscrito o social cuando se trate de sociedades creadas.

6. Ubicación de la sociedad: Código de la administración de impuestos y aduanas nacionales a la cual pertenece la cámara de comercio donde se encuentra registrada la sociedad.

Información de los socios o accionistas:

1. NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería del socio o cédula de ciudadanía del tutor.

2. Dígito de verificación si es conocido por la cámara de comercio.

3. Apellidos y nombres o razón social de los socios o accionistas “constituyentes” cuando se trate de sociedades creadas.

4. Valor del capital aportado. En el caso de las sociedades por acciones, el valor del capital suscrito.

5. NIT de la sociedad de la cual es socio o accionista.

ART. 2º—Las cámaras de comercio que se creen en fecha posterior a la publicación de la presente resolución, tendrán la obligación de enviar la información, según lo establecido.

ART. 3º—La información deberá ser presentada en disquete teniendo en cuenta las siguientes características o por red de valor agregado:

a) Disquetes:

1. Tamaño disquetes:3 ½ pulgadas
2. Densidad de grabación:Doble cara, alta densidad.
3. Código de grabación:ASCII u hoja electrónica Excel

b) Red de valor agregado: Los contribuyentes que deseen utilizar este medio deberán informarlo mediante oficio dirigido al grupo de información exógena de la subdirección de fiscalización tributaria; con quince días de antelación a la fecha de los vencimientos para la entrega de la información, esto con el objeto de que la DIAN les informe el procedimiento y la línea que dispondrá para este medio.

ART. 4º—Formatos de grabación. La información podrá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión.asc, escrita en minúsculas). El nombre del archivo debe ser IMP624.asc.

También la información podrá presentarse en hoja electrónica de Excel de Office 95 versión original para Windows 95 como mínimo (extensión XLS), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de las posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en tres hojas dentro de un libro de la siguiente manera:

Nombre hojaRegistro Contenido
Hoja 1Tipo 1Datos de la cámara de comercio y de control.
Hoja 2Tipo 2Información de las sociedades creadas y liquidadas.
Hoja 3Tipo 2Información de los socios o accionistas.

El nombre del archivo (libro) debe ser IMP624.XLS y el diseño de las hojas electrónicas (anexo 1), es el siguiente:

Hoja 1 Registro Tipo 1 (datos de la cámara de comercio y de control):

Columna Ancho Columna Ancho
A1G4
B4H40
C2I5
D14J10
E1K20
F60  

Hoja 2 Registro Tipo 2 (Información de las sociedades creadas y liquidadas)

Columna Ancho Columna Ancho
A1G60
B2H40
C2I5
D14J20
E1K2
F1  

Hoja 3 Registro Tipo 2 (Información de los socios o accionistas)

Columna Ancho Columna Ancho
A1G60
B2H20
C2I14
D14J1
E1K1
F1  

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica deberá ser el MODELO NORMAL, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FormatoConfiguración
NúmeroSin decimales
FuenteArial 10
AlineaciónGeneral, inferior
BordesSin bordes
DiseñoNinguno
ProtecciónSin bloqueo. Desactivada
Zoom100%

PAR. 2º—Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44Mb), se podrá utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS) o WINZIP (Windows 95).

PAR. 3º—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe con código ASCII. Cuando se grabe en archivo Excel, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.

PAR. 4º—Los valores se deben informar en pesos, aproximándolos por exceso o por defecto al múltiplo de mil más cercano o tomar el valor en pesos como se obtuvo sin aproximación.

ART. 5º—Tipos de registros y organización. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro tipo 1 contiene los datos de la cámara de comercio y de control y el registro tipo 2 contiene los datos de los informados (sociedades creadas, liquidadas y socios o accionista).

La relación total de registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1) seguido de los registros de movimiento (tipo 2), para archivo plano.

Para Excel: hoja 1, hoja 2, hoja 3.

Los diseños de los registros (anexo 1) son los siguientes:

a) Registro de identificación (tipo 1)

Posiciones Contenido
1-1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “1”.
2-5Año gravable a que se refiere la información.
 (Cuatro caracteres numéricos).
6-7Tipo de entidad informante.
 Para efectos de la presente resolución el tipo es 30.
 (Dos caracteres numéricos).
8-21NIT de la cámara de comercio
 (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)
22-22Dígito de verificación.
 (Un caracter numérico).
23-82Razón social de cámara de comercio.
 (Sesenta caracteres alfanuméricos).
83-86Código de actividad económica de la cámara de comercio (según Res. 8587/98)
 (Cuatro caracteres numéricos).
87-126Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la cámara de comercio.
 (Cuarenta caracteres alfanuméricos).
127-131Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
 (Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)
132-141Número total de registros tipo 2 informados.
 (Diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
142-161Valor total de la sumatoria de todos los registros tipo 2 informados (en pesos, aproximándolo al múltiplo de mil -1.000 - más cercano).
 (Veinte caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

b) Registro de movimiento (tipo 2).

La información de las sociedades creadas y liquidadas se registrarán en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1-1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2-3Código que identifica el concepto.
 10: Sociedades creadas.
 20: Sociedades liquidadas.
 (Dos caracteres numéricos)
4-5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente resolución el subcódigo es “00”.
 (Dos caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
6-19NIT de la sociedad creada o liquidada.
 Matrícula mercantil para las sociedades creadas que omitieron solicitar NIT ante la administración de impuestos y aduanas nacionales, respectiva.
 (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
20-20Dígito de verificación.
 (Un caracter numérico, de lo contrario blanco).
21- 21Clase de documento de identificación.
 (Un carácter alfabético)
 A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
 M: Matrícula mercantil expedida por la cámara de comercio correspondiente.
22-81Razón social de la sociedad creada o liquidada.
 (Sesenta caracteres alfanuméricos).
82-121Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la sociedad creada o liquidada.
 (Cuarenta caracteres alfanuméricos).
122-126Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
 (Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
127-146Valor del capital suscrito o social cuando se trate de sociedades creadas.
 Para sociedades liquidadas este campo va en cero (0).
 (En pesos, aproximar al múltiplo de mil (1.000) más cercano).
 (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
147-148Ubicación de la sociedad.
 La ubicación está dada por el código de la administración de impuestos y aduanas nacionales a la que corresponde la cámara de comercio.
 (Dos caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

c) La información de los socios o accionistas de las sociedades creadas, se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1-1Tipo de registro. Llevará el carácter numérico “2”.
2 -3Código que identifica el concepto. Para efecto de la presente resolución el código de los socios es “99”.
 (Dos caracteres numéricos).
4-5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente resolución el subcódigo es “00”.
 (Dos caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
6-19NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería del socio o accionista de la sociedad o cédula de ciudadanía del tutor, según artículo 6º de la presente resolución.
 (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda).
20-20Dígito de verificación, si es conocido por la entidad.
 (Un carácter numérico; de lo contrario blanco).
21-21Clase de documento de identificación.
 (Un carácter alfabético).
 A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
 C: Cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad.
 E: Cédula de extranjería.
 T: Cédula de ciudadanía del tutor o representante.
22-81Apellidos y nombres o razón social del socio o accionista o del tutor.
 (Sesenta caracteres).
82-101Valor del capital aportado por el socio o accionista. (En pesos, aproximar al múltiplo de mil (1.000) más cercano).
 (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
102-115NIT o número de la matrícula mercantil de la sociedad a la cual pertenece el socio o accionista.
 (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
116 -116Dígito de verificación, si es conocido por la entidad.
 (Un carácter numérico; de lo contrario blanco).
117-117Clase de documento de identificación.
 (Un carácter alfabético)
 A: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
 M: Matrícula mercantil expedida por la cámara de comercio correspondiente.

ART. 6º—Para personas naturales se registra el número de la cédula de ciudadanía; cuando se trate de menores de edad mayores de siete (7) años se digita el número de la tarjeta de identidad; en el caso de ser menores de siete (7) años se digita el NIT asignado por la DIAN, cuando no posea éste, se informa la cédula de ciudadanía del tutor o del representante legal.

En este último caso, si el tutor o representante legal es socio o accionista de la sociedad, se deberá consolidar en un solo registro con la identificación y demás información del tutor, el valor total del aporte(s) del socio(s) menor(es); a su vez, se dejará constancia en el campo “observaciones” del formato de entrega (DIAN 58.032.2000), anotando el número de registro correspondiente.

Para personas extranjeras que no posean NIT asignado por la DIAN, únicamente podrá digitarse como número de identificación, la cédula de extranjería, asignada por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS. En caso contrario, se deberá informar en un solo registro con NIT 444444444 y razón social: SOCIO (S) DEL EXTERIOR.

PAR.—La división de recaudación de la administración de impuestos y aduanas nacionales informará a la(s) cámara(s) de comercio de su jurisdicción, en el mes de enero del año inmediatamente siguiente al de referencia, el NIT asignado a las sociedades creadas que lo solicitaron durante el año anterior.

ART. 7º—Forma y sitios de presentación de la información. El medio magnético deberá presentarse personalmente en la división de documentación o quien haga sus veces de la administración de impuestos y aduanas nacionales de la jurisdicción de la entidad informante, acompañado del formato de entrega DIAN 58.032.2000 (anexo 2) en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la entidad y el contador público o revisor fiscal, cuando esté obligado.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT y razón social del informante, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad del informante. Si la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado (PKZIP o WINZIP).

ART. 8º—Plazo para presentar la información. La información tributaria exigida en la presente resolución debe presentarse dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional.

ART. 9º—Sanciones. El no suministrar la información dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores, o la información no corresponda a la solicitada, o el medio magnético utilizado no se ajusta a las características y especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario y reglamentarios.

ART. 10.—Corrección de la información. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 11.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de octubre de 2000.

Nota: Los anexos de la presente resolución pueden ser consultados en el Diario Oficial 44.214 de noviembre 1º de 2000.