RESOLUCIÓN 8962 DE 2003 

(Octubre 28)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refiere el artículo 631-1 del estatuto tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medio magnético por los grupos económicos y/o empresariales, correspondiente al año gravable 2003 y siguientes”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (E),

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en la Ley 488 de 1998, en el Decreto 1071 de 1999 y en los artículos 631-1, 633 y 684 del estatuto tributario.

RESUELVE:

ART. 1º—Sujetos obligados e información a suministrar. A partir del año gravable 2003, la controlante o matriz de cada uno de los grupos económicos y/o empresariales, registrados en el registro mercantil de las cámaras de comercio existentes en el país, deberá suministrar anualmente la información a que se refiere el artículo 631-1 del estatuto tributario, referente a los estados financieros consolidados, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución.

De igual forma la subordinada que cumpla con las características de controlante o matriz, deberá informar como tal, independientemente de la información del grupo empresarial o económico al cual perteneciere.

ART. 2º—Controlante o matriz extranjera. Cuando la controlante o matriz de un grupo económico y/o empresarial no se encuentre domiciliada en el país, la información a que se refiere el artículo 1º de la presente resolución deberá ser suministrada por la sucursal o subordinada que tenga el mayor patrimonio neto tomando, para estos efectos, el carácter de controlante o matriz.

ART. 3º—Controlante o matriz de naturaleza no societaria. Cuando la controlante o matriz de un grupo económico y/o empresarial sea de naturaleza no societaria (entidades sin ánimo de lucro o personas naturales), la información a que se refiere el artículo 1º de la presente resolución deberá ser suministrada por la sucursal o subordinada que tenga el mayor patrimonio neto tomando, para estos efectos, el carácter de controlante o matriz.

ART. 4º—Medio de entrega de la información. La información deberá ser presentada en disquete, teniendo en cuenta las siguientes características:

1. Tamaño disquete: 3 1/2 pulgadas.

2. Densidad de grabación: Doble cara, alta densidad.

3. Código de grabación: ASCII u hoja electrónica excel.

ART. 5º—Formatos de grabación. La información podrá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión ASC). El nombre del archivo debe ser IMP6311.ASC.

También la información podrá presentarse en hoja electrónica de excel de office 95 versión original para windows 95 como mínimo (extensión XLS), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de la posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en tres hoja dentro de un libro, de la siguiente manera:

Nombre hojaRegistroContenido
Hoja 1Tipo 1Datos de la matriz y de control.
Hoja 2Tipo 2Información de los estados financieros consolidados del grupo empresarial o económico.
Hoja 3Tipo 2Información de las subordinadas.

El nombre del archivo (libro) debe ser IMP6311.XLS.

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, con las siguientes características:

FormatoConfiguración
NúmeroSin decimales
FuenteArial 10
AlineaciónGeneral, inferior
BordesSin bordes
DiseñoNinguno
ProtecciónSin bloqueo. Desactivada
Zoom100%

PAR. 2º—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabar con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), signos negativos (-) y positivos (+), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda cuando se grabe con código ASCII. Cuando se grabe en archivo excel, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.

PAR. 3º—Los valores se deben informar en millones de pesos, aproximándolos al millón de pesos más cercano.

ART. 6º—Tipos de registros. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro tipo 1 contiene los datos de la matriz y de control y el registro tipo 2 contiene la información de los estados financieros consolidados del grupo empresarial o económico y la información de las subordinadas.

Los diseños de los registros son los siguientes:

a) Registro de identificación y de control (tipo 1)

Posiciones archivoContenido
PlanoExcel (hoja 1)
(columna//ancho)
1-1A/1Tipo de registro, llevará el caracter numérico “1”.
2-5B/4Las cuatro cifras del año gravable a que se refiere la información (cuatro caracteres numéricos).
6-7C/2Tipo de persona o entidad informante.
Para efectos de la presente resolución, el tipo es 20. (Dos caracteres numéricos).
8-21D/14NIT de la matriz. o subordinada que haga sus veces. (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
22-22E/1Dígito de verificación, de lo contrario blanco (un caracter numérico).
23-82F/60Razón social de la matriz. o subordinada que haga sus veces (sesenta caracteres alfanuméricos).
83-86G/4Código de actividad económica de la matriz o subordinada que haga sus veces. (Según Resolución 8587/98). (Cuatro caracteres numéricos).
87-26(sic)H/40Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de la matriz o subordinada que haga sus veces (cuarenta caracteres alfanuméricos)
127-131I/5Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE. (Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
132-141J/10Número total de registro de movimiento tipo 2 informados. (Diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda para archivo plano).
142-161K/20Sumatoria total de los valores informados en los registros movimiento tipo 2. (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda para archivo plano).
162-201L/40Dirección correo electrónico de la entidad informante. (Cuarenta caracteres alfanuméricos).

b) Registro de movimiento (tipo 2)

La información a que se refiere el artículo 631-1 del estatuto tributario, se relacionará en este registro de la siguiente forma:

Posiciones archivoContenido
PlanoExcel (hoja 2) (columna//ancho)
1-1A/1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”
2-3B/2Código que identifica la clase de información, según artículo 7º de la presente resolución. (Dos caracteres numéricos).
4-5C/2Subcódigo que identifica el concepto informado, según artículo 7º de la presente resolución. (Dos caracteres numéricos).
6-25D/20Valor contable positivo de los parámetros solicitados, según artículo 7º de la presente resolución. En millones de pesos. Ver parágrafo 3º del artículo 5º de la presente resolución. (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).
26-45E/20Valor contable negativo de los parámetros solicitados, según artículo 7º de la presente resolución. En millones de pesos. Ver parágrafo 3º del artículo 5º de la presente resolución. (Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda para archivo plano).

La información de las subordinadas, se relacionará en este registro de la siguiente forma:

Posiciones archivoContenido
PlanoExcel (hoja 3) (columna//ancho)
1-1A/1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2-3B/2Código que identifica la información de las subordinadas. Para efectos de la presente resolución, el código es “99” (dos caracteres numéricos).
4-5C/2Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efectos de la presente resolución, el código es “00”. (Dos caracteres numéricos).
6-19D/14NIT de la subordinada.
Domiciliadas en el extranjero NIT: 444444444. (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano)
20-20E/1Dígito de verificación, de lo contrario blanco (Un caracter numérico).
21-80F/60Razón social de la subordinada. (Sesenta caracteres alfanuméricos).
81-84G/4Código de actividad económica de la subordinada. (Según resolución 8587/98). (Cuatro caracteres numéricos).
85-124H/40Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la actividad o negocio de la subordinada.
Domiciliadas en el extranjero: ciudad y país. (Cuarenta caracteres alfanuméricos).
125-129I/5Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
Domiciliadas en el extranjero: código de la matriz o subordinada que haga sus veces. (Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, para archivo plano).

PAR. 1º—Organización de los registros. La relación total de los registros deberá estar organizada de la siguiente forma:

Como primer registro el de identificación (tipo 1); seguido de los registros de movimiento (tipo 2) clasificados en forma ascendente de acuerdo con los campos del código que corresponda según artículo 5º de la presente resolución. (Posiciones 2-3), y subcódigo del concepto informado (posiciones 4-5).

ART. 7º—Codificación de la información. Para efectos de la información a que se refiere el artículo 6º de la presente resolución, los códigos y subcódigos correspondientes a los valores serán los siguientes:

Códigos, subcódigos y valores

Cód.Subcód.Valores informados
0100Valor total activo contable.
0200Valor total pasivo contable.
0201Interés minoritario de balance
0300Valor total patrimonio contable.
0400Valor total ingresos,
0500Valor total gastos.
0600Valor total costos.
5001Valor total utilidad o pérdida antes de impuesto de renta
5002Valor total impuesto de renta
5003Valor total utilidad o pérdida después de impuesto de renta
5004Interés minoritario de resaltados

ART. 8º—Forma y sitios de presentación de la información. El medio magnético deberá presentarse personalmente, en la división de documentación de la administración de impuestos y aduanas nacionales de la jurisdicción de la matriz o subordinada que haga sus veces y donde no exista esta, en la división financiera y administrativa, acompañado del formato de entrega DIAN-58.032.2000 en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la matriz o subordinada que haga sus veces y el contador público o revisor fiscal, cuando esté obligado.

También podrá presentarse en la oficina del grupo de información exógena de la subdirección de fiscalización tributaria de la UAE DIAN ubicada en la carrera 7ª Nº 6-54 de Bogotá.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT de la matriz o subordinada que haga sus veces, razón social, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad del informante (20).

ART. 9º—Plazo para presentar la información. De acuerdo a lo establecido en el artículo 631-1 del estatuto tributario (L. 488/98, art. 95), la información deberá ser presentada a más tardar el 30 de junio del año inmediatamente siguiente al año gravable que se está informando.

ART. 10.—Sanciones. El no suministrar la información dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores, o la información no corresponda a la solicitada, o la información presentada no se ajusta a las especificaciones y características técnicas que se indican en la presente resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario y reglamentarios.

ART. 11.—Corrección de la información. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de octubre de 2003.