Superintendencia de Puertos y Transporte

RESOLUCIÓN 9013 DE 2015 

(Mayo 27)

“Por la cual se establecen los parámetros de presentación de la información de carácter subjetivo que las entidades sujetas de supervisión deben presentar con corte a 31 de diciembre de 2014”.

El Superintendente de Puertos y Transporte,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por las leyes 1ª de 1991 (art. 25), 105 de 1993, 222 de 1995 y 336 de 1996; los decretos 1002 de 1993, 101 (arts. 40, 41, 42 y 44) de 2000; 1016 (arts. 3º, 4º y 7º) de 2000, 2741 de 2001, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 41 y 42 del Decreto 101 de 2000, modificado por los artículos 3º y 4º del Decreto 2741 de 2001, establecen que “La superintendencia ejercerá las funciones de inspección, vigilancia y control que le corresponden al Presidente de la República como suprema autoridad administrativa en materia de tránsito, transporte e infraestructura de conformidad con la ley y la delegación establecida en este decreto”; y se definen los sujetos objeto de supervisión.

Que el numeral 5º del artículo 30 del Decreto 101 de 2000 modificado por el artículo 2º del Decreto 2741 de 2001, dispone que la Superintendencia de Puertos y Transporte deberá “definir los criterios de eficiencia y desarrollar indicadores y modelos para evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa de las empresas de servicio público de transporte y solicitar la información que considere necesaria para el ejercicio de sus funciones”.

Que el artículo 4º del Decreto 1016 de 2000 modificado por el numeral 6º del artículo 6º del Decreto 2741 de 2001, invoca que es función de la Superintendencia de Puertos y Transporte: “Evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa y la calidad del servicio de las empresas de servicio de transporte y concesionarios en general para efectos de los contratos respectivos (...)”.

Que en virtud de los fallos de definición de competencias administrativas, proferidos por la Sala Plena del Consejo de Estado, de una parte, entre la Superintendencia de Puertos y Transporte y la Superintendencia de Sociedades (C-746 de 25 de septiembre de 2001), y de otra, con la Superintendencia de la Economía Solidaria, (11001-03-15-000- 2001-0213-01 del 5 de marzo de 2002) se precisa la competencia de carácter integral de la Superintendencia de Puertos y Transporte en el ejercicio de las funciones de Inspección, vigilancia y control, esto es, que comprende los aspectos objetivos y subjetivos sobre las personas naturales y jurídicas que prestan el servicio público de transporte y sus actividades conexas.

Que las entidades con o sin ánimo de lucro sujetos de inspección, vigilancia y control por parte de esta superintendencia, están obligadas a aplicar en su integridad y con la debida rigurosidad, los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia —COLPCGA—, esto es, el contenido del Decreto 2649 de 1993, sus modificatorios y complementarios.

Que en la Ley 1314 de 2009, “por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y aseguramiento de la información aceptados en Colombia”, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento, introduce cambios al implementar la convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), basados en un nuevo marco técnico normativo de información financiera.

Que la Directiva Presidencial 6 de 2014, propende por la implementación de la eficiencia administrativa y lineamientos de la política Cero papel en la administración pública que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de tecnologías de la información y las telecomunicaciones.

Que la Superintendencia de Puertos y Transporte ha desarrollado el sistema nacional de supervisión al transporte (Vigía), el cual permitirá a sus vigilados remitir la información que requiere para realizar la respectiva supervisión del sector transporte y su infraestructura.

Que con el propósito de desarrollar las funciones de vigilancia, inspección y control y adelantar la evaluación de la gestión, la Superintendencia de Puertos y Transporte debe impartir instrucciones y fijar términos, requisitos y formalidades para la presentación de la información de carácter subjetivo (contable, financiera, administrativa y legal) que están obligados a reportar todos los sujetos de supervisión, correspondiente a la vigencia 2014, a la Superintendencia de Puertos y Transporte.

Que en virtud de lo anterior,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Obligatoriedad para el diligenciamiento y presentación de la información

ART. 1º—Ámbito de aplicación. Esta resolución aplica a todas las personas naturales y jurídicas con o sin ánimo de lucro que de acuerdo con la ley estén sujetas a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte (Supertransporte), y que están obligadas a presentar la información de carácter subjetivo, por cada ejercicio económico, en las fechas, formas y medios que se establece en la presente resolución.

PAR. 1º—Están obligadas todas las formas jurídicas de asociación, sean sociedades, cooperativas u otras, estipuladas en las disposiciones legales que desarrollan actividades y/o servicios conexos al transporte, las cuales se encuentran adscritas a las siguientes superintendencias delegadas:

Delegada de tránsito y transporte terrestre automotor: las empresas de servicio público de transporte terrestre automotor (masivo, pasajeros, colectivo, taxi, carga, especial y mixto), empresas de transporte habilitadas en el radio de operación nacional, municipal, distrital o metropolitano, taxis, operadores y recaudadores de transporte masivo, operadores de transporte multimodal (OTM), empresas de transporte por cable, organismos y autoridades de tránsito, centros de enseñanza automovilística (CEA), centros de reconocimiento de conductores (CRC), centros de diagnóstico automotor (CDA) y centros integrales de atención (CIA).

Delegadas de puertos: operadores portuarios, sociedades portuarias regionales, sociedades portuarias de servicio público, sociedades portuarias de servicio privado, sociedades beneficiarias de autorizaciones temporales, homologaciones y licencias portuarias, sociedades portuarias fluviales, muelles homologados fluviales y empresas de transporte fluvial y marítimo.

Delegada concesiones e infraestructura: concesionarios férreos, operadores férreos, Transportadoras de pasajeros por vías férreas, concesionarios de infraestructura carretera, terminales de transporte terrestre, concesionarios aeroportuarios y empresas de transporte aéreo.

PAR. 2º—Los sujetos que se encuentren en liquidación voluntaria, deberán reportar la información contable y financiera, en los plazos, forma y medios establecidos por la Superintendencia de Puertos y Transporte en el presente acto administrativo.

PAR. 3º—El registro de la información contable y financiera por parte de los entes económicos del sector solidario (cooperativas) debe realizarse a través del sistema Vigía de la Superintendencia de Puertos y Transporte y adicionalmente en el software Sigcoop de Confecoop.

ART. 2º—Período del reporte. La información contable y financiera de cada ejercicio económico que deben reportar anualmente los sujetos de supervisión, corresponde al período comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de cada año, la cual debe estar expresada en pesos colombianos y presentada en forma comparativa con el ejercicio inmediatamente anterior, debidamente certificada y dictaminada.

CAPÍTULO II

Presentación de la información de carácter subjetivo

ART. 3º—Definición de información subjetiva. La información de carácter subjetivo está relacionada con la constitución, desarrollo y funcionamiento del ente vigilado.

ART. 4º—Reporte de información: La información debe ser reportada en el sistema nacional de supervisión al transporte (Vigía) a través de los siguientes módulos: Registro de vigilados, subjetivo, administrativo y vigilancia financiera.

Los sujetos de supervisión deberán diligenciar y transmitir a la Supertransporte los formatos establecidos en el sistema Vigía, correspondientes al balance general, estado de resultados, y cuentas de orden, en forma anual y de acuerdo al tipo de PUC que corresponda (comercial, cooperativo, financiero y estatal), siguiendo los parámetros que se indican en la presente resolución.

PAR. 1º—Estados financieros con más de un cierre contable definitivo. Los documentos anexos al cierre contable, podrán ser cargados al sistema Vigía de forma independiente para cada cierre, siempre y cuando sean incluidos en el mismo archivo escaneado.

PAR. 2º—Las sociedades portuarias y operadores portuarios, deberán reportar los ingresos a nivel auxiliar debidamente discriminados por la actividad, diligenciando la opción de registro de cuentas auxiliares del sistema Vigía hasta el nivel 2 (10 dígitos), establecido para tal fin.

ART. 5º—Estados financieros consolidados. Las matrices o controlantes obligadas a remitir estados financieros, deberán enviar los consolidados diligenciados en miles de pesos, utilizando los formatos en Excel establecidos en el sistema, correspondientes al balance general y estado de resultados; ambos deberán ser cargados como anexos en el sistema Vigía. Adicionalmente, se deberá anexar el informe especial de acuerdo con lo establecido sobre el particular en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

ART. 6º—Información financiera del patrimonio autónomo. Los vigilados que manejen sus recursos a través de patrimonios autónomos o encargos fiduciarios, deberán remitir la información financiera de estos, a través de la opción de “anexos” en el sistema Vigía.

ART. 7º—Anexos de la información: Estos corresponden a los documentos e informes del año que se reporta, los cuales deberán ser escaneados y cargados en el sistema Vigía únicamente en formato PDF, y con un peso no mayor a 5 MB, lo que es equivalente a 5000 KB, para lo cual se desplegará la lista de los anexos de acuerdo al tipo de vigilado. Para el efecto, se recomienda seguir el procedimiento que se enuncia en los videos que se han instalado en la plataforma del software Vigía; los anexos son los siguientes:

1. Estados financieros básicos:

— El balance general.

— El estado de resultados

— El estado de flujo de efectivo

— El estado de cambios en la situación financiera

— El estado de cambios en el patrimonio

2. Notas a los estados financieros.

3. Certificación de los estados financieros

4. Dictamen del revisor fiscal

5. Informe de gestión (este informe no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras).

6. Proyecto de distribución de utilidades para empresas o de excedentes para cooperativas.

7. Procesos judiciales en contra: indicando juzgado, fecha, causa, cuantía y estado actual de los procesos.

8. Declaración de renta correspondiente al año de la información reportada.

9. Información financiera del patrimonio autónomo (en lo posible consolidando los estados financieros del concesionario, con los estados financieros del patrimonio autónomo).

10. Composición accionaria. (Este documento debe ser enviado en formato PDF, se debe indicar nombre, identificación, participación y porcentaje individual superior al 1%).

PAR.—Las empresas pequeñas y medianas consideradas mipymes, incluidas las cooperativas, que a 31 de diciembre presenten activos inferiores a 200 UVT (27.485 * 200 = $5’497.000) o menos de 50 empleados, se exceptúan de presentar los estados de flujo de efectivo, cambios en la situación financiera y cambios en el patrimonio, de conformidad con el artículo 2º de la Ley 905 de 2004 y el Decreto 1878 de 2008.

ART. 8º—Entes económicos del sector solidario. Los entes económicos del sector solidario que prestan el servicio público de transporte terrestre automotor, transporte fluvial, operadores férreos y operadores portuarios sometidos a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte, además del reporte al sistema Vigía deben reportar el formulario oficial de rendición de cuentas, a través del sistema de información gerencial, Sigcoop - versión 8.4, administrado por la Confederación de Cooperativas de Colombia - Confecoop, únicamente vía internet, al correo electrónico: efinancieros@confecoop.coop. Confecoop emitirá el respectivo certificado de recepción de la información.

El reporte de la información debe rendirse en pesos y en forma anual, diligenciando los formatos incluidos en el software Sigcoop, de acuerdo con las instrucciones, formalidades y términos exigidos, los cuales fueron diseñados por la Superintendencia de Puertos y Transporte y Confecoop.

El formulario de rendición de cuentas está constituido por los formatos que se relacionan a continuación:

• Asociados

• Aplicación excedentes

• Información estadística

• Directivos

• Relación de propiedades, planta y equipo

• PUC

• Relación de inversiones

• Informe individual de cartera de créditos

• Informe individual deudores por venta de bienes y servicios

• Informe individual de aportes

• Red de oficinas

• Informe individual de parentescos

• Inversión programas de educación formal

• Activos castigados

• Créditos con bancos y otras entidades financieras

• Cuentas por pagar diversas

• Procesos judiciales en contra

• Ingresos recibidos para terceros

• Contratación para cuentas, contratos vigentes y datos de la entidad contratante ctas.

• Retiro e ingreso de asociados para ctas.

• Salario compensaciones y seguridad social ctas.

• Certificado de paz y salvo en seguridad social ctas (nuevo).

• Promotoras pre y cooperativas.

• Erogaciones a directivos.

• Relación de vehículos (modificado).

CAPÍTULO III

Forma y medio de envío de la información

ART. 9º—La información administrativa, contable, legal y financiera, del ejercicio económico del año inmediatamente anterior, que deben reportar los supervisados, será remitida en forma virtual a través del sistema nacional de supervisión al transporte - Vigía, ubicado en la página web de la Superintendencia de Puertos y Transporte en el siguiente enlace:

http://vigia.supertransporte.gov.co:6006/Vigia/pages/index?execution=e1s1 

9.1. Registro de vigilados: Previo al reporte de la información de carácter subjetivo, los sujetos de supervisión deberán efectuar “el registro de vigilados” o su actualización, en el sistema Vigía, aplicando el procedimiento establecido mediante la Circular Externa 4 del 1º de abril de 2011, atendiendo el instructivo de solicitud de registro, documentos publicados en los siguientes enlaces de la página web de la entidad: http://www.supertransporte.gov.co/documentos/2011/notificaciones/circulares/4_2011.pdf

Clasificación NIIF: En el módulo registro de vigilados se debe diligenciar la clasificación de NIIF a la cual pertenece el vigilado (grupos 1, 2 y 3), de acuerdo con los parámetros establecidos en la Ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios. (Las entidades del Estado no clasificadas en los grupos 1 y 2 se registrarán en la opción otras). Para mayor información de cómo clasificarse diríjase al siguiente link: http://www.supertransporte.gov.co/index.php/planeacion-y-gestion/niif/122-niif-decretos

9.2. Registro de información: Para el adecuado registro de la información debe consultarse previamente el manual de usuario que se encuentra en el siguiente enlace: http://www.supertransporte.gov.co/documentos/vigia/manuales/Registro%20de%20vigilados_manual.pdf. En dicho manual encontrará las indicaciones para diligenciar los diferentes módulos (módulo registro de vigilados, módulo subjetivo, módulo administrativo, módulo vigilancia financiera).

CAPÍTULO IV

Plazos para el envío de la información y sanciones

ART. 10.—Plazos de cargue y envío de la información. Los entes vigilados por la Supertransporte, deberán trasmitir la información a través del módulo vigilado: registro de vigilados, subjetivo o societario, administrativo, vigilancia financiera.

Las cooperativas deberán reportar al sistema Vigía de esta superintendencia y adicionalmente al Sigcoop de Confecoop en las fechas del año 2015 establecidas a continuación, determinadas por el último dígito del NIT (sin contemplar el dígito de verificación).

Últimos dos dígitos del NITFecha de entrega
1 - 25Del 8 al 15 de junio de 2015
26-50Del 16 al 22 de junio de 2015
51-75Del 23 al 29 de junio de 2015
76-00Del 30 de junio al 6 de julio de 2015

Los módulos programables de entrega de información financiera y administrativa estarán disponibles una vez se expida la presente resolución, para el cargue de la información.

(Nota: Ampliado el plazo establecido en el presente artículo por la Resolución 12467 de 2015 artículo 1° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

(Nota: Ampliado el plazo establecido en el presente artículo por la Resolución 14720 de 2015 artículo 1° de la Superintendencia de Puertos y Transporte)

ART. 11.—Sanciones por incumplimiento. Las personas naturales y jurídicas sujetas a la vigilancia, inspección y control por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte (Supertransporte), que incumplan las órdenes emitidas y no remitan la información contable, financiera y demás documentos requeridos en la presente resolución, dentro de los plazos estipulados y utilizando la forma y los medios establecidos para ello, serán susceptibles de las sanciones previstas en las normas legales vigentes, especialmente las contempladas en el artículo 86 numeral 3º de la Ley 222 de 1995 para las sociedades y en los artículos 148, 153 y 154 de la Ley 79 de 1988 para cooperativas, y leyes 105 de 1993, 336 de 1996 y Decreto 1002 del 31 de mayo de 1993.

PAR. 1º—Cuando los estados financieros no se presenten certificados por el representante legal, el contador y dictaminados por el revisor fiscal de la entidad (cuando tengan la obligación legal de tenerlo), la sanción será conforme a lo previsto en los artículos 10 de la Ley 43 de 1990; 207 y siguientes del Código de Comercio, y 86 de la Ley 222 de 1995.

PAR. 2º—No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni tampoco alterar su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.

PAR. 3º—Las responsabilidades que se generen como consecuencia de lo anterior, serán sin perjuicio de las acciones penales, civiles o comerciales que eventualmente se generen como consecuencia de la inobservancia de los deberes e instrucciones en este acto administrativo contemplados.

CAPÍTULO V

Disposiciones generales

ART. 12.—Responsabilidad. En cumplimiento de su función, los administradores (representante legal, miembros de juntas directivas y demás órganos colegiados), contadores y revisor fiscal de las sociedades y cooperativas requeridas, tienen la responsabilidad de la calidad de la información, contenido, razonabilidad y veracidad de los documentos, así como, de su diligenciamiento y envío de acuerdo con lo ordenado por esta superintendencia, artículo 200 del Código de Comercio y artículos 23, 25 y 43 de la Ley 222 de 1995.

ART. 13.—Reserva. La información enviada a esta superintendencia mantiene la reserva en los términos previstos en la Constitución y la ley, y en particular por lo señalado en los artículos 61 y subsiguientes del Código de Comercio.

ART. 14.—Verificaciones. La Superintendencia de Puertos y Transporte podrá en cualquier momento verificar la información suministrada en los estados financieros y demás información allegada, solicitando cuando sea del caso, documentos adicionales, efectuando visitas de inspección y revisión o adoptando las demás medidas que estime pertinentes.

ART. 15.—Modificaciones. En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros ya remitidos, respecto a los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío. Para este trámite se deberá remitir al superintendente delegado respectivo, la solicitud justificada indicando las cifras objeto de la modificación, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere.

ART. 16.—Aspectos generales. Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

16.1. Es de carácter obligatorio por parte del vigilado mantener la información contenida en el Vigía actualizada, la cual es verificada de forma continua por esta entidad.

16.2. La presentación de la información en físico o sin las formalidades y términos exigidos por esta superintendencia, se entenderá como no presentada.

16.3. Carecen de validez ante esta entidad, los estados financieros que no estén acompañados del escrito mediante el cual el representante legal y el contador los certifiquen y el revisor fiscal los dictamine (este último para los vigilados obligados a tener revisor fiscal), y serán de su responsabilidad las inexactitudes o errores que en su revisión determine la entidad.

16.4. La información relacionada con las actividades económicas fue actualizada de acuerdo con la Clasificación industrial internacional uniforme, adaptada para Colombia por el DANE CIIU-rev, 3.1.A.C.

16.5. Los sujetos que se encuentren en una situación de control o pertenezcan a un grupo empresarial, de acuerdo a lo estipulado en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 222 de 1995, deben hacerlo constar en el registro mercantil, de conformidad con el artículo 30 ibídem.

16.6. Esta superintendencia atenderá todas las consultas que se susciten sobre el diligenciamiento y remisión de información a esta entidad, de lunes a viernes en jornada continua de 8:00 a. m., a 5:00 p. m., y para la entrega de información vía internet se encontrará disponible el portal las veinticuatro (24) horas del día.

16.7. Consultas, correo electrónico: callcentervigia@supertransporte.gov.co; vía telefónica en la línea 01 8000 915615, 3902000 (Bogotá).

16.8. Las consultas relacionadas con el sistema Sigcoop serán atendidas en los mismos horarios, por parte de Confecoop, en el PBX 6170803 de la ciudad de Bogotá.

ART. 17.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 27 de mayo de 2015.