RESOLUCIÓN 9183 DE 1998 

(Junio 19)

“Por la cual se adoptan disposiciones relacionadas con el sistema y funcionamiento del control interno de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada”.

El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada,

en ejercicio de sus atribuciones legales, conferidas por el Decreto 2453 de 1993, el Decreto 356 de 1994, la Ley 87 de 1993, el Decreto 1826 de 1994, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 87 de 1993, estableció las normas generales para el ejercicio del sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado;

Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, dispone que los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5º ibídem deberán establecer, al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización;

Que la Resolución 499 del 22 de junio de 1994, creó el comité de coordinación del sistema de control interno en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada;

Que es necesario fortalecer el sistema de control interno de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para lo cual deben modificarse las disposiciones contenidas en la resolución citada;

Que corresponde al Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada expedir los actos administrativos que le correspondan, así como los reglamentos y manuales instructivos que sean necesarios para el cabal cumplimiento de las funciones de la entidad;

Que se hace necesario ajustar la integración del comité de coordinación del sistema de control interno y crear los subcomités de coordinación del sistema de control interno, por lo cual,

RESUELVE:

ART. 1º—Integración del sistema. El sistema de control interno de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada comprende el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad para asegurar que el conjunto de actividades, operaciones, actuaciones, así como los mecanismos de información, inspección, vigilancia y control y demás recursos y desarrollos aplicados, dentro de los principios de eficiencia, eficacia, economía, igualdad, moralidad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales, respetando el estado de derecho y circunscribiéndose dentro de las políticas, objetivos y metas trazados al interior de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

ART. 2º—Responsabilidad de los funcionarios en el sistema de control interno. La función administrativa de ejercicio del sistema de control interno es responsabilidad de todos los servidores de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, atendiendo las competencias, procedimientos y funciones asignados, en relación con los instrumentos y medios para su realización, lo que constituye una política integral que se denomina: cultura de autocontrol. El control interno implica adicionalmente la responsabilidad del respectivo inmediato superior en relación con el control jerárquico existente en la entidad, lo que presupone un control interno jerárquico.

ART. 3º—Objetivos del sistema. Como proceso permanente de planeación, obtención de resultados y verificación de los mismos, de acuerdo con los recursos asignados y procedimientos adoptados, el Sistema de Control Interno deberá garantizar el normal funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de los siguientes objetivos, en concordancia con lo previsto en el artículo 2º de la Ley 87 de 1993:

a) Proteger los recursos de la organización buscando optimizar su administración;

b) Garantizar la eficacia, eficiencia y la economía de todas las actuaciones promoviendo y facilitando el adecuado desarrollo de las actividades dispuestas para el logro de los objetivos institucionales;

c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de la misión de la entidad;

d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;

e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros;

f) Definir y aplicar acciones y medidas para prevenir los riesgos y detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y en los procedimientos que dificulten el logro de las metas y objetivos;

g) Asegurar la existencia de canales efectivos de comunicación para el conocimiento de las directrices formuladas por las autoridades competentes;

h) Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;

i) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y de mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características, y

j) Fomentar la cultura del control en todos los procedimientos desarrollados en la Contraloría.

ART. 4º—Obligatoriedad de aplicación. El sistema de control interno definido en la presente resolución será de obligatorio cumplimiento en todos y cada uno de los niveles de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

ART. 5º—Elementos del sistema de control interno. Integran el sistema de control interno los elementos que coadyuvan a la realización de las actividades para el cabal cumplimiento de los fines, así:

a) Dirección: asignación de responsabilidades, de niveles de autorización y de deberes; segregación de funciones y sujeción a las políticas institucionales;

b) Procedimientos: manuales operativos y administrativos, regulando su oportuna actualización;

c) Planeación: políticas y planes de acción y estrategias;

d) Registros, formas, reportes e informes;

e) Compilación de normas específicas reguladoras de la actividad de vigilancia y seguridad privada: Estatuto de vigilancia y seguridad privada, régimen laboral, régimen cooperativo, contabilidad, contratación administrativa, normas de personal, informática, etc., y

f) La organización y la administración de personal.

ART. 6º—Principios del sistema de control interno. El sistema de control interno se fundamenta en los siguientes principios:

a) Integridad. Se establecerán en cada dependencia, área u organización cubriendo todas las áreas y actividades de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y todos los recursos de que esta disponga;

b) Obligatoriedad. Normas y procedimientos con carácter obligatorio, sin perjuicio de los ajustes que por razón de las necesidades y cambios adoptados se requieran para dinamizar la práctica de control interno;

c) Continuidad. El sistema de control interno funcionará en forma permanente y continua;

d) Complementariedad. Los métodos y procedimientos deben aplicarse con un criterio de complementariedad en relación con la gestión administrativa, de tal manera que no obstaculicen ni dificulten su buena marcha, en virtud de lo dispuesto en el artículo 84 de la Constitución Política;

e) Perfectibilidad. Todos los servidores de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada deben propender por el continuo perfeccionamiento de la organización, métodos y procedimientos de control interno;

f) Eficiencia y economía. Las intervenciones de control interno deben ser las mínimas indispensables para obtener los resultados esperados a un costo razonable. Lo anterior sin perjuicio de las actividades propias de implementación del sistema, evaluación y formulación de recomendaciones, y

g) Resultados. Las actividades de control interno deben obedecer a un programa que contemple la producción oportuna de resultados y decisiones que a él corresponden.

ART. 7º—Evaluación y control de gestión. El control interno institucional será evaluado por la oficina de control interno, mediante las normas aplicables sobre este particular y las que adopte la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada en un Manual de evaluación de control interno que deberá elaborarse por aquella oficina.

ART. 8º—Oficina de control interno. La oficina de control interno como dependencia directa del despacho del Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada, será la encargada de medir y evaluar la eficiencia, la eficacia y economía de los demás controles aplicados, asesorando al superintendente en la continuidad del proceso administrativo, en la revalidación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos.

ART. 9º—Funciones de la oficina de control interno. Además de las que se señalan en el artículo 7º del Decreto 2453 de 1993, la oficina de control interno de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada ejercerá las siguientes funciones:

a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno;

b) Evaluar el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y reglamentarias;

c) Evaluar la calidad y oportunidad de la información financiera, económica y social de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada de acuerdo con las normas y procedimientos contables públicos y velar porque los registros contables sean veraces y confiables y porque la preparación de los estados financieros se ajuste a las normas de contabilidad generalmente aceptadas;

d) Requerir de las diferentes dependencias de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada el trámite de asuntos con sujeción a la normatividad interna y asegurar que se cumplan las disposiciones legales;

e) Promover el cumplimiento de los programas de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada dentro de los criterios de austeridad y eficacia del gasto público;

f) Coordinar con las dependencias de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada el establecimiento de correctivos que permitan mejorar la eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad en el ejercicio de las funciones de control, inspección y vigilancia y demás servicios y funciones señalados por la ley;

g) Verificar que las quejas y reclamos que se presenten ante la entidad sobre el mal desempeño de las dependencias que conforman la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada sean atendidas por la dependencia competente; que se inicien las investigaciones preliminares y que, si hay mérito, se dé traslado a la autoridad pública competente;

h) Informar a las autoridades correspondientes, de oficio o a petición de parte, sobre los resultados de las evaluaciones efectuadas;

i) Diseñar y elaborar un plan anual general de actividades de evaluación de control interno e informar sobre el mismo al Comité de Coordinación del Sistema de control interno de esta entidad;

j) Ordenar la práctica de visitas, inspecciones y demás diligencias indispensables para el cumplimiento de sus deberes y atribuciones. Comisionar a los funcionarios para el cumplimiento de dichas actividades. Desarrollar programas de auditoría o participar en ellos cuando la importancia de las verificaciones lo hagan aconsejable;

k) Organizar y comisionar el trabajo interno de tal manera que los funcionarios se especialicen en el conocimiento y revisión de los diferentes sectores de servicios de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada;

l) Presentar un informe ejecutivo anual en el mes de diciembre al Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada acerca del estado del sistema de control interno y de los resultados de evaluación de gestión y formular las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización, de conformidad con lo consagrado en el artículo 2º del Decreto 1826 de 1994;

m) Presentar los informes sobre la gestión desarrollada por la oficina de control interno cuando el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada lo requiera;

n) Cumplir con las actividades especiales que le asigne el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada para propender por el mejoramiento del sistema de control interno de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada;

o) Diseñar y establecer, con sujeción a la ley, los métodos y procedimientos de control interno aplicables en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que impliquen mayores desarrollos técnicos y tecnológicos, y

p) Brindar asesoría integral a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para el desarrollo y el control interno en todas y cada una de las dependencias.

PAR.—En ningún caso los funcionarios de la oficina de control interno podrán participar en los procedimientos administrativos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada a través de autorizaciones o refrendaciones.

ART. 10.—Comité de coordinación del sistema de control interno. Como organismo asesor en la materia, se constituye un comité de coordinación del sistema de control interno integrado por los siguientes servidores:

a) El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada o su delegado, quien lo presidirá;

b) El Superintendente Delegado para la Vigilancia;

c) El Superintendente Delegado para la Inspección y Control;

d) El secretario general;

e) El jefe de la oficina jurídica;

f) El jefe de la oficina de planeación, y

g) El jefe de la oficina de informática y sistemas.

El jefe de la oficina de control interno asistirá a todas las sesiones con derecho a voz pero sin voto y actuará como secretario del comité.

A las sesiones del comité de coordinación del sistema de control interno podrán ser invitados los funcionarios que en concepto del comité, deban participar en las sesiones según los asuntos a tratar.

ART. 11.—Objetivos del comité. Corresponde al comité de coordinación del sistema de control interno:

a) Propender por el fortalecimiento del sistema de control interno de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, de conformidad con las normas constitucionales, legales y reglamentarias sobre esta materia;

b) Facilitar la comunicación oportuna sobre estas materias entre las diferentes dependencias de la institución, generando información para la toma de decisiones, y

c) Promover la generación y consolidación de la cultura del autocontrol en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

ART. 12.—Funciones del comité. El comité de coordinación del sistema de control interno desarrollará las siguientes funciones:

a) Asesorar a la oficina de control interno en la elaboración del plan general anual de auditoría;

b) Recomendar pautas generales para la determinación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno, atendiendo a la misión institucional de la entidad y las funciones que internamente desarrolle para el cumplimiento de sus fines legales y reglamentarios;

c) Proponer políticas y directrices generales para la evaluación del sistema de control interno de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada;

d) Asesorar al Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada en la evaluación de planes estratégicos de la superintendencia y en la verificación sobre el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas;

e) Presentar a consideración del Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada la modificación de normas, reglamentos y manuales que hagan de una manera más eficiente, oportuna, económica, rápida y efectiva el cumplimiento de las funciones señaladas a las distintas dependencias de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, así como proponer la adopción de normas y reglamentos relacionados con el control interno;

f) Conceptuar sobre la necesidad de contratar personal especializado para la práctica de determinadas evaluaciones o actividades objeto del control interno que facilite los procesos internos de gestión de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada;

g) Evaluar el funcionamiento de los subcomités de coordinación del sistema de control interno;

h) Dictar su propio reglamento en todo aquello que resulte pertinente, y

i) Las demás funciones y actividades que formule el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada para hacer más dinámico y efectivo el sistema de control interno de la entidad.

ART. 13.—Subcomités de coordinación del sistema de control interno. Con el propósito de facilitar y conocer desde los diferentes ámbitos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada el desarrollo del sistema de control interno se crean los siguientes subcomités:

a) Subcomité de coordinación para los servicios de vigilancia y seguridad privada, integrado por: el Superintendente delegado para la vigilancia, quien lo presidirá, el jefe de la oficina de planeación, el director de empresas y cooperativas, el director del departamento de seguridad de empresas y transporte de valores, el director de desarrollo tecnológico, escuelas de capacitación y servicios especiales y el jefe de la oficina de control interno, quien actuará con voz pero sin voto y será el secretario del subcomité;

b) Subcomité de coordinación de asuntos para la inspección y control, integrado por: El superintendente delegado para la inspección y control, quien lo presidirá, el director de inspección e investigación, el director de coordinación regional, el director de registro e identificación, el jefe de la oficina de planeación y el jefe de la oficina de control interno, quien actuará con voz pero sin voto y será el secretario del subcomité;

c) Subcomité de coordinación para asuntos administrativos, integrado por: El secretario general, quien lo presidirá, el director administrativo, el director financiero, el jefe de la oficina de planeación, el jefe de la oficina jurídica y el jefe de la oficina de control interno, quien actuará con voz pero sin voto y será el secretario del subcomité;

d) Subcomité de coordinación para servicios regionales, integrado por: el director de coordinación regional, quien lo presidirá, los directores regionales que funcionen en las distintas ciudades del país, el jefe de la oficina jurídica, el jefe de la oficina de planeación y el jefe de la oficina de control interno, quien actuará con voz pero sin voto y será el secretario del subcomité.

ART. 14.—Funciones de los subcomités. Los subcomités de coordinación del sistema de control interno cumplirán las siguientes funciones:

a) Estudiar y revisar la evaluación y avance del cumplimiento de los planes, objetivos, metas y políticas trazadas para cada una de las dependencias que conforman el respectivo subcomité y recomendar los correctivos necesarios;

b) Recomendar a la oficina de planeación prioridades para la adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y para áreas específicas;

c) Presentar a consideración del comité coordinador del sistema de control interno propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes, incluyendo modificación de reglamentación de procedimientos, manual de funciones y de evaluación de gestión administrativa;

d) Recomendar la adopción de canales de comunicación apropiados entre el nivel operativo, administrativo y directivo, tendientes a fortalecer el sistema de información de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y por tanto, el sistema de control interno;

e) Velar porque todas las actividades y recursos de las distintas dependencias que conforman los subcomités, estén orientadas al cumplimiento de los objetivos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada;

f) Contribuir para que la entidad disponga tanto de procesos de planeación como de mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo de las funciones de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada;

g) Recomendar políticas y acciones tendientes a fomentar la cultura del autocontrol entre los funcionarios de todos los niveles de la entidad, de tal manera que los servidores de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada realicen el cumplimiento de sus tareas y funciones administrativas con una filosofía de autoseguimiento, autoevaluación y autocontrol;

h) Dictar su propio reglamento en todo aquello que resulte pertinente, e

i) Cumplir con las instrucciones particulares asignadas por el comité de coordinación del sistema de control interno como las especiales impartidas por el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada para el mejoramiento del sistema de control interno de la entidad.

ART. 15.—(Modificado).* Reuniones. El comité de coordinación del sistema de control interno se reunirá dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de los meses de febrero, abril, junio, agosto, octubre y diciembre, en la fecha que defina el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada o su delegado.

Los subcomités se reunirán en las siguientes fechas:

a) El subcomité de servicios de vigilancia el último miércoles de los meses de febrero, abril, junio, agosto, octubre y diciembre;

b) El subcomité para la inspección y control el último jueves de los meses de febrero, abril, junio, agosto, octubre y diciembre;

c) El subcomité para asuntos administrativos el último viernes de los meses de febrero, abril, junio, agosto, octubre y diciembre, y

d) El subcomité de coordinación para servicios regionales se reunirá por lo menos tres (3) veces al año, en el despacho del director de coordinación regional, en el día y hora que señale su presidente previa información al superintendente.

PAR.—El comité y los subcomités se reunirán, en cada caso, en el lugar y hora que para el efecto señale el respectivo presidente.

Cuando por situaciones especiales el comité o alguno de los subcomités no puedan reunirse en la fecha señalada, la reunión deberá llevarse a cabo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, en la fecha que defina el respectivo presidente.

*(Nota: Modificado por la Resolución 1416 de 1998 artículo 1 de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada).

ART. 16.—Quórum deliberatorio y decisorio. El comité y subcomités requerirán para deliberar, la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones deberán ser adoptadas por mayoría de los miembros asistentes.

ART. 17.—Actas. De las reuniones se levantará un acta que será refrendada por el presidente y su secretario, a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva sesión. Copias de dichas actas se remitirán al despacho del Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada y a la oficina de control interno de la entidad.

ART. 18.—Asistencia a las sesiones. Los integrantes del comité o subcomités, con excepción del Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada, no podrán delegar en otros funcionarios su representación, conforme a lo consagrado en el artículo 4º del Decreto 1826 de 1994.

La inasistencia sin justificación comité o subcomités de que trata esta resolución será considerada al causal de mala conducta, de conformidad con lo establecido en el artículo 8º del Decreto 1826 de 1994.

ART. 19.—Derogatoria y vigencia. La presente resolución deroga íntegramente la Resolución 499 del 22 de junio de 1994 y rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D. C., a 19 de junio de 1998.

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