Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP

RESOLUCIÓN 924 DE 2011 

(Noviembre 28)

“Por la cual se modifica la Resolución 1314 del 28 de diciembre de 2007 y se dictan otras disposiciones”.

El Gerente General de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ESP.

En ejercicio de las facultades estatutarias, en especial las contenidas en el literal b, del artículo 16 del Acuerdo 11 de 2010.

CONSIDERANDO:

Que la EAAB-ESP; mediante Resolución 1314 del 28 de diciembre de 2007, fijo políticas y procedimientos para el manejo de portafolios de inversión y compra de divisas.

Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1525 de 2008, por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de recursos de las entidades estatales y territoriales.

Que es necesario actualizar las políticas y procedimientos de inversión existentes en la EAAB-ESP, a los lineamientos establecidos en el Decreto 1525 de 2008, y sus normas que lo complementan y modifican.

Que es indispensable establecer los procedimientos y controles administrativos, que garanticen el correcto manejo de la inversión y la preservación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y responsabilidad.

Que los principios de reducción de riesgos señalan independencia funcional en la determinación de las políticas y limites de riesgos con la administración de recursos.

Que de conformidad con las actuales políticas de manejo de recursos financieros se considera necesario expedir una reglamentación actualizada con las finalidades y principios rectores antes anotados, así como con las prácticas del mercado de valores y capitales, que garanticen el correcto manejo de la inversión y la preservación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y responsabilidad.

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Definiciones y principios

ART. 1º—Definiciones.

Para los efectos de la presente resolución se entiende por:

1) Portafolio de inversión: Es la combinación de los activos financieros que posee la empresa, conformado por inversiones de renta fija, time deposit (certificado de depósito), carteras colectivas, operaciones overnight o derechos sobre patrimonios autónomos, entre otros. Este portafolio puede ser diversificado según rentabilidades, emisores, redención y modalidades de pago de intereses.

El portafolio de inversión se clasifica según la destinación de los activos que se administre en fondos.

2) Fondos: Corresponde a una porción del portafolio de inversión, destinados a un fin estratégico definido por la gerencia corporativa financiera los fondos podrán ser administrados directamente por la empresa, y/o través de terceros conforme lo permita la normatividad.

3) Subfondo: Corresponde a la porción de un fondo orientada a cubrir las necesidades establecidas a través del comité de inversiones.

4) Títulos de renta fija: Son los títulos representativos de una deuda que da a quien los posee el derecho a recibir un interés fijo por un período preestablecido.

5) Valor nominal: Cantidad de dinero representada en el título en el momento de su emisión.

6) Tasa facial de título: Interés nominal predeterminado en el cuerpo del título.

7) Fecha de emisión: Fecha a partir de la cual se crean los títulos y se puede iniciar su colocación en el mercado.

8) Fecha de vencimiento: Es la fecha en que un pago se debe hacer efectivo, o plazo para cumplir una obligación.

9) Endoso: Mecanismo utilizado para transferir la propiedad o para constituir mandato o poder. La legitimación del endoso para títulos nominativos incluye el registro que debe hacer el correspondiente emisor en el libro de tenedores.

10) Rentabilidad: Es la relación entre la utilidad proporcionada por un título y el capital invertido en su adquisición, en un plazo de tiempo determinado.

11) Cartera colectiva: Es todo mecanismo o vehículo de captación o administración de sumas de dinero u otros activos, integrado con el aporte de un número plural de personas determinables, cuyos recursos son gestionados de manera colectiva para obtener resultados económicos también colectivos. Pueden ser administradas por firmas comisionistas de bolsa y entidades fiduciarias, entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera.

12) Sistema de información para administración del portafolio de inversión: Es el módulo o sistema de información utilizado por la empresa para la administración, registro, valoración y contabilización de los fondos que administre directamente la empresa.

13) Valoración: Es la metodología que utilice la empresa para calcular el valor o el precio de una inversión diariamente.

14) Cartas de compromiso: Documento auténtico suscrito por una contraparte, a través de su representante legal o por la persona autorizada por él, que comporta una obligación de dar, hacer o no hacer algo, así como la de comprar, vender o entregar un título valor. Esta carta debe contener la información completa de los títulos objeto de la operación, tales como: Tipo de papel, valor nominal, tasa facial, fecha de emisión, fecha de vencimiento, número del título, fecha de entrega y todos aquellos que permitan definir claramente el (los) título (s) o compromiso objeto de cada operación.

15) Trader: Persona encargada de negociar la compra y venta de títulos valores y divisas en la empresa, esta labor corresponde al profesional especializado nivel 20 de la dirección de tesorería.

16) Pagador: Persona responsable de las funciones de cumplimiento operativo denominadas “back office” en lo relacionado con las operaciones de portafolio de inversiones con el fin de asegurar el registro oportuno de la información y el giro de los recursos invertidos.

17) Liquidación de bolsa: Es el documento de registro emitido por la Bolsa de Valores de Colombia, en el cual quedan consignadas las características de una operación constituyéndose por este efecto una garantía de cumplimiento de los negocios.

18) Depósitos de valores: Son instituciones especializadas que tienen como función recibir en depósito valores para su custodia, administración, compensación y liquidación mediante el sistema de registros contables automatizados denominados anotación en cuenta.

Tienen como objetivos primordiales eliminar el riesgo que representa el manejo de títulos físicos, facilitar las transacciones en el mercado primario y secundario y realizar de forma segura, ágil y oportuna el cobro de capital o de rendimientos financieros.

19) Deceval: Depósito Centralizado de Valores de Colombia “Deceval S.A.”, es una sociedad anónima de carácter privado, que brinda el servicio de depósito de valores para su custodia, administración, compensación y liquidación.

20) Administrador del sistema Deceval: Persona de la empresa que administra las novedades de los usuarios en la EAAB-ESP, como son la inclusión, retiros, cambios de perfil, etc. No tendrá acceso al aplicativo.

21) DCV: Es el sistema para el depósito, custodia y administración de títulos valores en forma de registros electrónicos (desmaterializados o anotación en cuenta) del Banco de la República mediante el cual el banco puede administrar un depósito de valores con el objeto de recibir en depósito y administración los títulos que emita, garantice o administre el propio banco y los valores que constituyan inversiones forzosas o sustitutivas a cargo de las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia, distintos de acciones.

22) Comisionista de Bolsa: Es la persona jurídica legalmente autorizada para realizar por cuenta de otro, las transacciones de compra o venta de valores que se realizan en el mercado bursátil. Debe estar inscrita en el Registro Nacional de Intermediarios. Por su especial conocimiento del mercado financiero se desempeña como intermediario y asesor entre dos o más personas con el fin de que se celebre un negocio de mercado de capitales, de valores o bursátil.

23) Contraparte: Es la persona jurídica con la cual se celebra una negociación o compromiso de cumplimiento mediante una operación de tesorería.

24) Oferta o cotización: Corresponde a la propuesta comercial que realice una contraparte como respuesta a la solicitud de compra o venta de un activo financiero efectuada por la dirección de tesorería. Las contrapartes oferentes deben contar con disponibilidad de cupo que posibilite la operación. La dirección de tesorería seleccionará para el cierre de las operaciones la oferta o cotización que represente el mayor beneficio para la empresa. La oferta o cotización debe incluir, las condiciones del activo señalando el precio o tasa ofertado y constar en medio físico, el cual hace parte de la documentación de las órdenes de tesorería.

25) Cotización indicativa: Es la cotización que se realiza a un emisor que en el momento no tiene cupo disponible, de acuerdo con las políticas de límites y cupos autorizados por la dirección de análisis de riesgos financieros.

26) Orden de tesorería: se define como el formato en el cual se registran las operaciones del portafolio de inversiones activo administrado directamente por la empresa.

Con este formato la empresa busca dejar una constancia clara y ordenada de cada una de las operaciones de divisas y de los fondos administrados directamente por el Acueducto, las cuales serán aprobadas por el director financiero de tesorería y/o el trader mediante su firma, previa validación del cumplimiento de límites y cupos que realizará el funcionario que ejecute el “cumplimiento de la operación”, el que así mismo validará las liquidaciones correspondientes.

27) Cumplimiento de operaciones: Se denomina a las actividades de back office encaminadas a permitir la ejecución de la acción acordada por los funcionarios que realizan la negociación sobre activos del portafolio de inversiones. Incluye la recepción, control y entrega de valores, entre otros. Esta función será responsabilidad del pagador.

28) Operación swap sobre portafolio de inversiones activo: Operación financiera a través de la cual se permite el intercambio de activos financieros. Esta clase de operaciones permite a los agentes hacer reestructuraciones de portafolio realizando intercambios de flujos futuros, ya sea bajo la variante de liquidez, tasa, plazo o emisor.

29) Operación de cobertura: Operación utilizada para el cubrimiento de riesgos de los fondos administrados por la empresa. Se podrán utilizar los mecanismos que previamente indique la dirección de análisis de riesgos financieros.

30) Operación de cobertura para cubrimiento de deuda: Consiste en la estrategia que la empresa puede utilizar, para contrarrestar el riesgo por efectos de variación en la tasa de cambio o de interés relacionada con pagos de deuda. Se podrá utilizar el mecanismo de derivados y/o de portafolio y/o los señalados por la dirección de análisis de riesgos financieros.

ART. 2º—Principios orientadores.

Para los efectos de la presente resolución, se consideran principios orientadores del manejo del portafolio de inversión activo de la empresa, los siguientes:

1) Transparencia: Las decisiones de inversión deberán tomarse como consecuencia de niveles adecuados de eficiencia, competitividad y flujos de información oportunos, suficientes y claros, entre los agentes en que en ella intervienen.

2) Seguridad: Deberá minimizarse el grado de riesgo y contingencia de pérdida en las inversiones, al igual que la posibilidad de fraude o dolo de los agentes que intervienen en la operación, para lo cual la dirección de tesorería seguirá las consideraciones sobre el particular señaladas por la dirección de análisis de riesgos financieros.

3) Liquidez: El principio de manejo de liquidez en la empresa es transaccional y precautelativo antes que especulativo. Las inversiones no deberán comprometer la liquidez de la Empresa y con ello el cumplimiento de las obligaciones a futuro.

4) Rentabilidad: Sin detrimento de las directrices señaladas en la presente resolución, en las inversiones de la empresa se deberá buscar la rentabilidad más conveniente dentro del mercado de valores de acuerdo con las necesidades del acueducto.

5) Lealtad y honestidad: Los agentes que intervienen en cada una de las operaciones deberán obrar simultáneamente de manera íntegra, franca, fiel, ética, objetiva y profesional.

6) Responsabilidad: Los servidores públicos que intervengan en las operaciones de inversión, están obligados a proteger los intereses del acueducto y por tal razón responderán por sus actuaciones con ocasión al incumplimiento de los procedimientos adoptados para cada operación y relacionados con la presente resolución.

CAPÍTULO II

Políticas de inversión

ART. 3º—Flujo de caja.

La dirección de tesorería implementará la utilización permanente del flujo de caja para la toma de decisiones de inversión, en el manejo de los excedentes de liquidez y del portafolio de inversiones.

El flujo de caja será elaborado de manera mensual por la dirección de presupuesto y la dirección de tesorería lo actualizará con la información de vencimientos de portafolio y saldos de tesorería.

ART. 4º—Límites y cupos.

La dirección de tesorería atenderá los límites y cupos que le señale la dirección de análisis de riesgos financieros quien le indicará entre otros los siguientes:

a. Los cupos y límites de emisión y de contraparte admisibles para la empresa, para la realización de operaciones de tesorería.

b. Los tipos de operación permitidos.

c. Los instrumentos o tipos de activos que se puedan administrar como portafolio.

d. Los límites admisibles para la Empresa por indicador y moneda.

ART. 5º—Montos de transacción.

Por regla general, no se efectuarán negocios de portafolio inferiores a $ 1.000 millones, por el costo operativo que estos implican, entendiéndose que en cada negocio pueden estar involucrados uno o más títulos valores. Las inversiones podrán tener múltiplos de un peso.

Las inversiones primarias deberán realizarse en múltiplos de un millón de pesos, con excepción de las reinversiones, y de los títulos que deban constituirse en garantía o los adquiridos en el mercado secundario, cuyo múltiplo podrá ser de un peso.

Las inversiones en monedas diferentes al peso colombiano no tendrán ni múltiplos ni monto mínimo de inversión.

La atribución para realizar operaciones correspondientes al portafolio de inversiones activo de la empresa en conjunto del tesorero y trader será hasta un valor a precios de mercado de $ 20.000 millones de pesos. De este valor en adelante, cualquier operación de tesorería debe llevar VºBº. Del gerente corporativo financiero.

ART. 6º—Plazo de inversión.

La decisión para efectuar una inversión considerará los límites globales que al respecto indique la dirección de análisis de riesgos financieros.

ART. 7º—Procesos administrativos y operativos.

Para minimizar el riesgo de pérdidas por debilidades en procesos operativos y administrativos, la dirección de tesorería:

1. Procurará la adquisición de títulos de circulación desmaterializada.

2. Aplicará rigurosamente las medidas de control interno en los términos de la Ley 87 de 1993 y de las normas que la modifiquen y sustituyan.

3. Notificará a los empleados del área la necesidad de exponer ante la dirección de tesorería, por escrito, los conflictos de interés, así como las situaciones de carácter intelectual, moral o económico que los inhiba, ocasional o permanentemente, para cumplir a cabalidad con sus funciones.

4. Realizará las negociaciones desde teléfonos que tengan mecanismo de grabación de llamadas.

5. Aplicará medidas de autocontrol con el fin de minimizar los riesgos administrativos y operativos.

ART. 8º—Conformación del portafolio de inversiones.

El portafolio de inversiones de la Empresa será diversificado y estará conformado así:

1) Fondo de pensiones.

El acueducto como entidad pública que tiene a su cargo el pago de obligaciones pensionales puede constituir patrimonios autónomos destinados a la garantía y pago de obligaciones pensionales.

Estos patrimonios se regirán para su constitución y administración por las disposiciones legales que señalen las autoridades competentes sobre la materia, para lo que se tendrá en cuenta adicionalmente las consideraciones contenidas en el manual de Inversiones que para este fin sea establecido.

La empresa a través de la interventoría directa o a través de un tercero que contrate para este fin, velará por el cabal cumplimiento de las políticas y lineamientos señalados.

2) Fondo plan de expansión.

Fondo creado por la gerencia corporativa financiera, como respaldo particular a proyectos del acueducto. Su administración estará a cargo de la dirección de tesorería y/o un tercero previo cumplimiento de los procedimientos que con este motivo haya lugar.

Cuando su administración esté a cargo de la dirección de tesorería, se invertirá según las consideraciones de la presente resolución.

3) Fondo de obligaciones contingentes.

Fondo creado por la alta gerencia de la empresa, con la finalidad de constituir un respaldo real de las obligaciones contingentes que registre la EAAB- ESP, que permita mitigar el impacto financiero ante la posible exigibilidad de alguna de estas obligaciones.

Su administración estará a cargo de la dirección de tesorería y/o un tercero previo cumplimiento de los procedimientos que con este motivo haya lugar.

Cuando su administración esté a cargo de la dirección de tesorería, se invertirá según las consideraciones de la presente resolución.

4) Fondo de excedentes temporales de tesorería.

Fondo conformado naturalmente por los excedentes de liquidez transitorios que administre la dirección de tesorería.

Se invertirá en títulos de emisores autorizados y según las políticas y consideraciones de la presente resolución.

El portafolio de excedentes temporales de tesorería podrá incluir según las determinaciones de límites y cupos, los activos e instrumentos permisibles señalados por la dirección de análisis riesgos financieros, y podrá incluir inversiones a la vista entre otras:

* Cuentas de ahorro

* Carteras colectivas

* Inversiones a la vista con entidades financieras o con el Banco de la República.

* Operaciones overnight.

* Otras operaciones

El fondo de excedentes temporales de tesorería podrá clasificarse en subfondos que serán creados por el comité de inversiones dependiendo de la finalidad de los recursos que se administren.

ART. 9º—Estructura de los fondos administrados por la empresa.

El comité de inversiones considerando los límites y cupos establecerá su política de inversiones la cual podrá modificar y ajustar dependiendo de las necesidades, expectativas y consideraciones de mercado entre otros.

ART. 10.—Reconocimiento y revelación de las inversiones.

Las inversiones se revelan teniendo en cuenta la finalidad con la cual se efectúan y se actualizarán con las metodologías adoptadas por la entidad competente.

Las inversiones que realice la empresa con recursos de excedentes de liquidez, deberán estar valoradas y contabilizadas a precios de mercado.

Las inversiones que se realicen con fines de política, en cumplimiento de políticas internas de la empresa, deberán estar valoradas y contabilizadas con base en la tasa interna de retorno.

ART. 11.—Acciones frente a entidades intervenidas.

Cuando la empresa tenga acreencias invertidas en entidades sometidas a procesos de salvamento, la dirección de tesorería participará activamente en el mecanismo para la resolución de la crisis, de tal forma que se minimicen las pérdidas que puedan generarse en este tipo de situaciones.

ART. 12.—Manejo de provisiones.

Las provisiones representan la suma que la empresa constituye con el objetivo de cubrir posibles pérdidas en la recuperación de los activos. Es una cuenta de naturaleza crédito, cuyo monto debe ser justificado, cuantificable y verificable, y su manejo estará de acuerdo a lo señalado.

Para el manejo de los títulos que conforman los fondos administrados por la empresa, se seguirá el procedimiento establecido para tal fin.

ART. 13.—Otras políticas de inversión.

Los fondos de la empresa se deberán manejar siguiendo las siguientes directrices:

1) Custodia y administración:

Para minimizar el riesgo de contraparte deben utilizarse, dentro y fuera del país los depósitos de valores, mediante el cual las transacciones se han de realizar preferiblemente de manera compensada; esto es, pago contra entrega cuando este mecanismo sea operativo y financieramente viable para la empresa.

La empresa podrá contratar directamente el servicio de depósito o podrá subcontratar su custodia con un intermediario autorizado para tal fin, con previa autorización del Comité de Inversiones que considerará las políticas sobre este particular señaladas por la dirección de análisis de riesgos de la gerencia financiera.

2) Registro de la operación:

Las operaciones deben quedar registradas en un sistema de operación y/o registro autorizado por la Superintendencia Financiera, salvo las operaciones a través de carteras colectivas, CDT primarios y las que se realicen en monedas diferentes al peso colombiano, como las operaciones de compra o venta de divisas y de operaciones con derivados entre otras.

Se exceptúan igualmente las compras y/o ventas de títulos valores emitidos en el exterior por emisores nacionales o extranjeros y que no sean colocados a través de la Bolsa de Valores de Colombia y/o que tengan condiciones de favorabilidad frente a lo ofrecido por los comisionistas de Bolsa o contrapartes autorizadas.

3) Módulo o sistema de administración de Portafolio:

Todas las operaciones de títulos valores relacionadas con el manejo de los fondos administrados directamente por el acueducto, deberán registrarse en el módulo o sistema de información para administración del portafolio de inversión que posea la empresa.

4) Adquisición de títulos inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios:

Todas las operaciones de compra y/o venta de emisores nacionales deberán ser sobre títulos inscritos en la Bolsa de Valores de Colombia y en Registro Nacional de Valores.

Se exceptúan las compras y/o ventas de títulos valores emitidos en el exterior por emisores internacionales o las nacionales que no sean colocados a través de la Bolsa de Valores de Colombia.

5) Inversiones a la vista:

Se podrán mantener inversiones a la vista a través de carteras colectivas, cuentas de ahorro o demás instrumentos informados por la dirección de análisis de riesgos financieros.

6) Negociación o cierre de operaciones:

Se realizará el mecanismo de subasta de operaciones y se dejará constancia de las ofertas recibidas. Cuando sea la contraparte la que realice el mecanismo de subasta se dejará constancia de las condiciones ofrecidas por la empresa.

Cuando se utilicen mecanismos transaccionales aprobados por la Superintendencia Financiera, se considerará que dado el mecanismo utilizado, se garantizará la oportunidad y operación a las mejores puntas del momento en el mercado.

Al tratarse de operaciones a través de un sistema electrónico de transacciones, se eliminarán las cotizaciones de los distintos agentes y subasta, ya que la metodología operativa del sistema transaccional debe garantizar, la transparencia y publicación a todos los agentes del mercado que intervengan en operaciones bajo el mismo mecanismo

7) Tasas de negociación:

No podrán realizarse compras a tasas inferiores ni ventas a tasas superiores a las del mercado, teniendo en cuenta los plazos y los emisores de los títulos.

8) Cumplimiento:

Se procurará que todas las operaciones sean compensadas, esto es pago contra entrega, cuando este mecanismo sea operativo y financieramente viable para la EAAB-ESP.

La empresa no podrá realizar operaciones de compra o venta de títulos soportando la compra o venta de los mismos con cartas de compromiso, salvo expresa autorización de la dirección de tesorería, quien solo podrá autorizar estas operaciones con cumplimiento máximo de tres (3) días hábiles.

CAPITULO III

Procedimiento para negociación de títulos valores

ART. 14.—La subasta como mecanismo para realización de operaciones.

Salvo que se trate de operaciones interadministrativas y de operaciones de cobertura, la empresa, con el propósito de preservar el principio de selección objetiva en sus operaciones, seguirá utilizando el mecanismo de subasta para la operación de los fondos administrados directamente por la empresa. Este mecanismo se utilizará hasta cuando el comité de riesgos financieros lo considere oportuno, lo cual informará a la dirección de tesorería a través de la dirección de análisis de riesgos financieros.

Cuando se implementen sistemas transaccionales, estos deben reunir los requisitos exigidos por los entes de control gubernamentales y su utilización no debe representar costos adicionales a los que su operación constituya.

Existen cuatro (4) tipos de subasta, a saber:

1. Subasta para la compra de títulos valores:

Es aquella mediante la cual la empresa ofrece recursos para constituir títulos valores y se adjudica a aquellos emisores autorizados para tal fin. Además de los requisitos previstos en la presente resolución.

a. Deberá informarse previamente el plazo de los recursos ofrecidos.

b. Deberá exigirse que la modalidad y pago de intereses sea por periodos vencidos ya sea plazo total o con pagos intermedios, y en los montos expresados según lo indica la presente resolución

c. La empresa previa la convocatoria de cada subasta, podrá determinar la tasa mínima por plazo a la cual está dispuesta a colocar los recursos.

2. Subasta para las operaciones de venta de títulos en el mercado secundario:

Es aquella mediante la cual la empresa ofrece vender títulos en el mercado secundario, previamente especificados en cuanto a clase y plazo, a contrapartes idóneas. Esta subasta, además de los requisitos previstos en el presente capitulo, deberá cumplir con lo siguiente:

a. Deberá efectuarse una convocatoria abierta, esto es, que permita la libre participación de las entidades seleccionadas que sean consideradas como contrapartes idóneas.

b. Deberá informarse previamente, entre otros asuntos, la clase de título objeto de la subasta, la fecha de emisión, el vencimiento y la tasa.

3. Subasta compra de divisas:

Es aquella mediante la cual la empresa ofrece comprar o vender una divisa determinada en las mejores condiciones de mercado, a cualquier contraparte idónea. Este mecanismo se aplicará para operaciones superiores a cincuenta mil dólares americanos ($ USD 50.000.00)

4. Subasta para otras operaciones:

Es aquella diseñada directamente por la empresa para la realización de operaciones distintas a las previstas en la presente resolución, cuando las mismas no puedan efectuarse bajo la modalidad de operación interadministrativa o a través de los sistemas transaccionales. Por ejemplo: subasta operaciones forward.

PAR.—Las subastas de que trata el presente artículo, con excepción del numeral 4 deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a) Deberá divulgarse de manera previa y adecuada, el mecanismo y el procedimiento para la presentación de la oferta de compra y/o venta, la adjudicación y el cumplimiento de la subasta, a un mínimo de tres contrapartes de mercado.

b) Deberá exigirse que las propuestas presentadas sean solidas, y sólo admitir modificaciones que impliquen mejorar los términos de la oferta.

c) Deberá informarse que sólo se negociarán títulos cuyo cumplimiento se lleve a cabo a través de un depósito centralizado de valores. No aplica para subasta y/o compra de divisas.

d) Deberá suministrarse, como mínimo, información global sobre montos y plazos. Para el caso de subasta, compra de divisas, se informará el monto y divisa a adquirir.

e) Tanto la oferta de la subasta por parte de la Empresa, como la oferta por parte de la contraparte, podrán realizarse de forma escrita con firma autorizada utilizando e-mail empresarial, o podrá realizarse vía fax o mediante carta original. Este soporte físico debe ser recibido por la tesorería, el mismo día en el que se celebró la operación.

f) Horario para la realización de operaciones: Las operaciones se realizarán considerando los horarios de operación de los sistemas transaccionales del mercado.

g) Las ofertas deberán contener la totalidad de la información de los títulos ofrecidos (valor nominal, tasa, fecha de emisión, fecha de vencimiento, tipo de papel y rentabilidad) y deberán ser enviadas por personal autorizado al director de tesorería o trader. Para el caso de subasta, compra de divisas deberá contener, la fecha, divisa ofrecida y precio.

h) Para la negociación de títulos TES y divisas, se utilizará el mecanismo de subasta en línea de la siguiente manera:

1. Se realizará la invitación de forma telefónica y simultánea a mínimo tres entidades.

2. Las ofertas serán presentadas telefónicamente en la misma comunicación por los oferentes y la tesorería cerrará o adjudicará la operación a la oferta más favorable. La Tesorería podrá abstenerse de adjudicar la operación.

3. En caso de que la subasta no sea adjudicada la tesorería podrá convocar en el momento que considere a una nueva subasta en la misma fecha o en fecha posterior, según la necesidad, oportunidad requerida y conveniencia, la cual deberá cumplir con todos los requisitos señalados en la presente resolución.

4. Para la convocatoria a subasta sobre títulos TES, se invitará como mínimo a un oferente o contraparte que sea creador de mercado.

5. Para la negociación de divisas se invitará como mínimo a dos oferentes o contrapartes que sean bancos.

6. Los oferentes o contrapartes invitados para las subastas de operaciones de divisas, ofertaran su precio a todo costo, y así se realizará la negociación. La entidad a la cual se adjudique la operación, deberá suministrar adicionalmente el valor del IVA.

i) Selección de una operación: Una vez recibidas las ofertas, se evaluarán las diferentes ofertas y se tomará la decisión de compra o venta. Se deberá confirmar el negocio con la contraparte verificando todas las características faciales del título, la rentabilidad y el valor a girar, igualmente se verificará el cumplimiento de cupos y liquidación del funcionario que realice la revisión del cumplimiento operativo.

Para el caso subasta compra de divisas se verificará el precio, el cumplimiento de cupos y liquidación del funcionario que realice la revisión del cumplimiento operativo y valor a girar.

Se requerirá de por lo menos tres ofertas o cotizaciones, si no se reciben las cotizaciones solicitadas por compra o venta. El director de tesorería y el trader, deberán justificar ante el comité de inversiones que la misma se realizó dentro de los parámetros del mercado.

Cuando la empresa participe en, procesos de subastas externos no requerirá de ofertas o cotizaciones adicionales.

Las operaciones deben celebrarse conjuntamente por el tesorero y trader y quedará constancia con la suscripción de la orden de tesorería. Cómo medida de excepción, para celebrar individualmente las operaciones, estos deberán ser autorizados por el gerente financiero.

j) Las subastas en línea de tes y divisas descritas en el numeral g) del presente artículo serán realizadas desde teléfonos con sistema de grabación de llamadas, al igual que todas las operaciones de portafolio. Las llamadas se constituirán como constancia del proceso de subasta.

k) Mientras se realiza la subasta de compra o venta de TES, los teléfonos celulares del tesorero y trader deberán permanecer apagados.

l) Para la celebración de operaciones con derivados se seguirá lo señalado por el Ministerio de Hacienda y las consideraciones indicadas por la dirección de análisis de riesgos financieros.

CAPITULO IV

Tipos de operaciones

ART. 15.—De las clases de operaciones y procedimientos de manejo del portafolio de inversión.

La empresa podrá desarrollar exclusivamente los tipos de operaciones que señale la dirección de análisis de riesgos financieros, verificando que en el procedimiento a ejecutar se cuente con las cotizaciones que establece la presente resolución, que las operaciones se enmarquen dentro de los cupos aprobados, que las tasas sean de mercado, cumpliendo las exigencias de seguridad y procedimiento señalados en la presente resolución.

ART. 16.—Compra de inversiones.

Se entienden como compras todas las inversiones en títulos valores que se efectúan para cualquiera de los fondos administrados directamente por la empresa.

En este tipo de operación se deben pactar claramente las condiciones de la compra y deberán quedar expresadas en la orden de tesorería.

Con estas operaciones la empresa buscará obtener una rentabilidad sobre los excedentes de flujo de caja actuales.

ART. 17.—Inversiones a la vista.

Se definen como inversiones a la vista, todas aquellas que se efectúan con posibilidad de redención en cualquier momento.

Se podrán realizar inversiones a la vista en cualquiera de las modalidades que señale la Dirección de Análisis de Riesgos Financieros.

ART. 18.—Venta definitiva de inversiones.

Se define como venta definitiva de inversiones cualquier venta definitiva de un título que se encuentre en poder de la empresa en cualquiera de los portafolios que administre directamente.

Claramente se deben pactar las condiciones de la venta y así deben quedar expresadas en la orden de tesorería.

Con estas operaciones la empresa, buscará generar liquidez, pero además podrá emplearse como mecanismo para reestructurar el portafolio de Inversión.

ART. 19.—Operaciones swap de portafolio.

Instrumento legal de operación mediante el cual, en transacción debidamente registrada en la Bolsa de Valores, las partes de un negocio intercambian títulos valores, buscando entre otros objetivos la modificación en los plazos de inversión, la liberación parcial de liquidez o la recomposición de los portafolios de inversión en términos de riesgos y cupos adoptados por cada una de ellas.

En desarrollo de la operación swap la rentabilidad de los títulos valores que se compran y se venden dentro del intercambio de títulos, puede situarse en tasas inferiores a las del mercado, siempre y cuando exista una compensación matemática y cuantitativamente equivalente, con relación a las tasas de negociación vigentes en el mercado. En unidades monetarias y siempre con relación a las condiciones del mercado, aquel sobreprecio con el cual se vende un titulo valor debe compensar el sobrecosto con el cual se compra otro título valor, en desarrollo de una operación convenida y registrada en bolsa de valores como operación swap.

Mediante operaciones swap la empresa puede cubrir el riesgo propio a la eventual liquidación de algún emisor en los cuales posea inversiones financieras,

Reestructurando el portafolio de acuerdo con el riesgo aceptado y los cupos determinados.

ART. 20.—Cobro de derechos patrimoniales.

Son las operaciones en las cuales la empresa recibe por parte de los emisores de los títulos que posee en cualquiera de los fondos que administre directamente, el valor correspondiente a los rendimientos y/o amortizaciones de acuerdo con las características de los títulos.

La empresa buscará cobrar oportunamente los intereses y/o amortizaciones parciales o definitivas de capital, pactados en títulos en poder de la tesorería de la empresa.

ART. 21.—Compra de divisas.

Se define como compra de divisas la operación en la cual se compran monedas diferentes al peso colombiano.

ART. 22.—Operaciones con derivados.

Son contratos cuyo valor está basado en el comportamiento de un bien, instrumento financiero o índice de un mercado subyacente. Se pueden realizar a más de tres (3) días. Las obligaciones asumidas pueden cumplirse mediante el mecanismo de neteo o mediante la entrega del subyacente.

Las operaciones con derivados para cobertura de deuda se podrán realizar según lo establecido en los contratos marco, que para este fin establezca el Ministerio de Hacienda; entidad que a su vez autorizará los tipos de derivados que la empresa pueda celebrar, con este fin.

a) Operación forward:

Es una operación con derivado en la cual las partes se comprometen a la compraventa de un determinado subyacente, en una fecha futura (fecha de cumplimiento), con condiciones financieras pactadas en el momento de celebración de la operación.

b) Operación con opciones:

Es una operación con derivado que le da a la parte que la adquiere o tenedor, la opción o el derecho, más no supone la obligación, de comprar o vender una cantidad específica de un subyacente a un precio y a una fecha determinada. Dicha operación obliga a la parte que la vende o emisor, a vender o comprar el subyacente en la fecha en que la opción sea ejercida por el tenedor, según las condiciones establecidas en la operación.

c) Operación FRAS:

Es una operación con derivado mediante la cual las partes acuerdan una tasa de interés fija y una tasa de interés variable o índice, e intercambian flujos de intereses, resultantes de aplicar la tasa de interés fija acordada sobre un valor nominal y la tasa de interés variable o índice sobre el mismo valor, por un periodo de ajuste definido

d) Operación con derivados SWAP:

Es una operación con derivado en la que las partes acuerdan intercambiar flujos de dinero en el tiempo, lo que se asimila a una serie de contratos forward. Las operaciones Swap pueden ser de tasa de interés o de tipo de cambio.

PAR.—La empresa podrá realizar operaciones con derivados de naturaleza distinta a la cobertura de deuda, previa autorización del tipo de operación que indique la dirección de análisis de riesgos financieros.

CAPITULO V

Manejo de valores

ART. 23.—Responsabilidad por la utilización depósito central de valores, Deceval.

El director financiero de tesorería será el responsable de administrar las inversiones del portafolio a través del Depósito Central de Valores de Colombia S.A. Deceval, en su ausencia la responsabilidad será del pagador.

ART. 24.—Operaciones a través de Deceval.

Sólo se autorizará una clave para realizar operaciones de compra o venta de títulos o cualquier movimiento de activos a través del depósito. Está clave será de conocimiento exclusivo del director financiero de tesorería o el pagador. Ningún funcionario, a excepción de los anteriores podrá tener conocimiento de dicha clave. Se podrán habilitar claves con accesos restringidos para consultas y/o auditoría.

En lo posible se deberá evitar comprar o vender títulos que no se encuentren registrados en este sistema para evitar mantener títulos en custodia física en las dependencias de la empresa.

ART. 25.—Manipulacion de los títulos físicos al interior de la empresa.

Sin perjuicio de lo indicado en el artículo anterior, el director financiero de tesorería responderá por el manejo y manipulación de los títulos valores que se encuentren en la Empresa y hagan parte del portafolio de inversiones de la misma.

Sin embargo por motivos operativos, la custodia de los títulos valores físicos estará bajo la responsabilidad del pagador de la empresa. El director financiero de tesorería deberá ser quien entregue los títulos valores a la parte operativa para cualquier tipo de operación de tesorería. Por ningún motivo persona diferente al pagador podrá tener acceso a la caja fuerte donde se encuentren guardados estos títulos valores.

CAPÍTULO VI

Órgano de dirección

ART. 26.—Definición del órgano de dirección.

El comité de inversiones será el órgano de dirección de las inversiones de la empresa.

ART. 27.—Estructura del órgano de dirección.

El comité de Inversiones estará integrado por: el gerente corporativo financiero o su delegado, el director financiero de tesorería y el trader, El director de análisis de riesgos financieros asiste con voz pero sin voto.

ART. 28.—Quorum y sesiones.

El comité de Inversiones deberá sesionar con sus tres (3) miembros. Las decisiones que en él se tomen requerirán de la mayoría simple para ser aprobadas.

El comité de inversiones se reunirá de manera ordinaria una (1) vez al mes, de manera extraordinaria cuando sea necesario. De cada reunión se elaborará un acta que será suscrita por todos los miembros asistentes al comité.

PAR.—El comité podrá evaluar en cada reunión, la necesidad de invitar a participar a otras personas, ya sea de nivel interno o externo a la empresa.

ART. 29.—Funciones.

El comité de Inversiones es el encargado de analizar el comportamiento del mercado financiero, nacional e internacional, y las posiciones, compromisos y flujos de caja de la empresa, con el fin de definir las estrategias de inversión acorde con las políticas establecidas por el comité de riesgos, y bajo los principios de seguridad, liquidez y rentabilidad, y tendrá las siguientes funciones.

a. Mantener un seguimiento permanente y adecuado del comportamiento del portafolio de la empresa.

b. Proponer estrategias y lineamientos de la administración para todos los fondos de la empresa, atendiendo los límites y cupos dados por el comité de riesgos.

c. Definir las estrategias de administración de los fondos que administre directamente la empresa.

d. Velar por el cumplimiento de las políticas y estrategias definidas para la realización de operaciones con los fondos que administre directamente, bien sea con los productos existentes o con nuevos productos autorizados por el comité de riesgos.

e. Velar por el cumplimiento de los manuales de funciones y procedimientos establecidos para las distintas actividades que realizan los funcionarios de la tesorería.

f. Velar por el correcto comportamiento, profesionalismo, honestidad y competencia de los funcionarios involucrados en la realización de operaciones de tesorería de la compañía.

g. Velar que el personal esté debidamente entrenado, en el conocimiento pleno de la normatividad y comprometido con las políticas y prácticas de la tesorería y de la organización.

ART. 30.—Secretaria del comité.

La secretaría del comité de inversiones será ejercida por un profesional de la gerencia financiera designado por el gerente corporativo financiero.

ART. 31.—Funciones del secretario del comité.

El secretario, tendrá entre otras, las siguientes funciones: Verificar el quórum, proponer el orden del día, elaborar y hacer lectura a las actas, remitir copia de las actas suscritas a los miembros del comité, coordinar la agenda de trabajo y hacer seguimiento a los compromisos del comité.

ART. 32.—Derogatoria y vigencia.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 1314 del 28 de diciembre de 2007, y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Bogotá, D.C., a los 28 días del mes de noviembre del año 2011.