RESOLUCIÓN 100 - 959 DE 2000

(Septiembre 26)

“Por la cual se modifican las resoluciones 100-888 del 13 de septiembre de 2000, 100-586 del 15 de abril de 1998, 100-400 del 11 de marzo de 1999, 100-589 del 14 de abril de 1999 y 100-830 del 10 de junio de 1999, se fusionan los grupos de planeación y de organización de métodos, se asignan funciones adicionales a algunos grupos de trabajo y se dictan otras disposiciones”.

El Superintendente de Sociedades,

en ejercicio de sus atribuciones legales, y

CONSIDERANDO:

Que según lo dispone el artículo 115, inciso 2º, de la Ley 489 de 1998, los representantes legales de las entidades podrán crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo;

Que de acuerdo con lo dispuesto en el inciso 3º del precitado artículo, en el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades, así como las demás normas necesarias para su funcionamiento;

Que de conformidad con lo establecido en el numeral 13, artículo 4º del Decreto 1080 de 1996, corresponde al Superintendente de Sociedades crear, organizar y suprimir grupos internos de trabajo, teniendo en cuenta la estructura interna, las necesidades del servicio y los planes y programas trazados por la Superintendencia de Sociedades,

Que conforme a lo dispuesto por el numeral 16 del mismo artículo 4º corresponde al superintendente asignar y distribuir las competencias de las distintas dependencias administrativas de la superintendencia para el mejor desempeño en la prestación del servicio.

Con mérito en lo anteriormente expuesto, este despacho,

RESUELVE

CAPÍTULO I

De las asignaciones de funciones a grupos internos de trabajo

ART. 1º—Del grupo de planeación y sus funciones. Fusionar los grupos de planeación y de organización y métodos, creándose el grupo de planeación, el cual dependerá de la dirección de informática y desarrollo y tendrá las siguientes funciones:

Nombre: Grupo de planeación

1. Programar y preparar, en coordinación con las áreas y dependencias de la entidad, los planes indicativos y los planes de acción anuales, someterlos a consideración del Superintendente de Sociedades y darles el trámite ante las entidades que los requieran.

2. Asesorar al Superintendente de Sociedades en la formulación de planes y programas que le permitan a la entidad alcanzar los objetivos a corto, mediano y largo plazo.

3. Adelantar las gestiones para celebrar convenios de apoyo interinstitucional, relacionados con las funciones de la Superintendencia de Sociedades.

4. Analizar los planes de acción que presenten las áreas y efectuar las recomendaciones que sean del caso.

5. Asesorar al Superintendente de Sociedades, a los superintendentes delegados, al secretario general, al director de informática y desarrollo, a los intendentes regionales, a los jefes de oficina y a los coordinadores de grupo en la definición, coordinación y adopción de políticas y estrategias para el mejoramiento de la entidad.

6. Preparar en coordinación con las áreas correspondientes, los proyectos de inversión, de acuerdo con las normas vigentes y hacer seguimiento de su ejecución.

7. Efectuar la evaluación de gestión de las diferentes áreas de la entidad, a través de inspecciones y análisis de informes, con el fin de conocer el desarrollo de los planes y presentar los resultados al Superintendente de Sociedades y a la oficina de control interno para su seguimiento.

8. Preparar los informes y estudios especiales que debe presentar la Superintendencia de Sociedades a las distintas entidades del Estado, someterlos para la aprobación del superintendente y darles el trámite ante las autoridades respectivas.

9. Identificar los trabajos en los que sean fácilmente perceptibles progresos o innovaciones en tecnología administrativa, susceptibles de ser imitados por otras oficinas o entidades estatales, y preparar lo necesario para incluirlos en el banco de éxitos del departamento administrativo de la función pública.

10. establecer, revisar y adecuar las metodologías, estándares y procedimientos y formatos de trabajo que permitan proyectar todas las actividades de la superintendencia.

11. Implementar y administrar el sistema de gestión de la entidad.

12. Diseñar y estructurar, en cooperación con los grupos de trabajo de las delegaturas de procedimientos mercantiles y de inspección, vigilancia y control y, en especial, con los grupos de sistemas y estadística, un sistema permanente de seguimiento y diagnóstico respecto de la evolución de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de Sociedades.

13. revisar en su forma y antes de su expedición, las circulares externas e internas de la Superintendencia de Sociedades y proponer las modificaciones a que haya lugar en este sentido.

14. Adelantar las estrategias y expedir los instructivos que sean necesarios para la recopilación de información requerida por los diferentes grupos de trabajo de la entidad.

15. Diseñar los procedimientos y metodologías para la obtención de los datos requeridos por los diferentes sistemas de información.

16. Diseñar los instructivos necesarios para la operación de los diferentes sistemas de información, brindando la capacitación correspondiente a los funcionarios de la superintendencia y a las sociedades supervisados que lo requieran, así como atender la consulta de los usuarios.

17. Diseñar los formatos que permitan la presentación de los estados financieros y demás información de origen contable, económica, jurídica y financiera, así como determinar el contenido, forma y detalle de la información que las sociedades comerciales deben suministrar a través de éstos a la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con los requerimientos de los usuarios de la información financiera.

18. Diseñar los instructivos de ayuda a los usuarios de la información financiera, tanto internos como externos, y adelantar las gestiones necesarias para su divulgación.

19. Coordinar con el grupo de sistemas, el desarrollo e implantación de nuevos sistemas de información, así como de la adecuación de los ya existentes a las necesidades de la entidad.

20. Atender las consultas relacionadas con la solicitud de la información y el diligenciamiento de los diferentes formatos de la entidad.

21. Las contempladas en el artículo 34 de la Resolución 586 del 15 de abril de 1998.

22. La demás que le señale el Superintendente de Sociedades o el director de informática y desarrollo, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ART. 2º—De la asignación de algunas funciones adicionales al grupo de estadística. Adicionar al grupo de estadística el desarrollo de las siguientes funciones:

1. Realizar los estudios técnicos de carácter económico y financiero que le solicite el Superintendente de Sociedades, como soporte de las funciones que le corresponden a la superintendencia.

2. Apoyar al grupo de planeación en el diseño y estructura un sistema permanente de seguimiento y diagnóstico respecto de la evolución de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de Sociedades.

3. Evaluar, conceptuar y calificar la situación económica y financiera de los proponentes en las licitaciones que adelante esta superintendencia.

4. Suministrar, a las personas naturales o jurídicas que así lo soliciten, copia de la información de carácter jurídico, contable, financiero, económico y administrativo de las sociedades de inspección, vigilancia y control que no sea reservada y que repose en las bases de datos de la superintendencia.

5. Las demás que le señale el Superintendente de Sociedades o el director de informática y desarrollo, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ART. 3º—De la asignación de algunas funciones adicionales al grupo de sistemas. Adicionar al grupo de sistemas, el desarrollo de las siguientes funciones:

1. Apoyar al grupo de planeación en el diseño y estructura de un sistema permanente de seguimiento y diagnóstico respecto de la evolución de las entidades sometidas a la supervisión de la Superintendencia de Sociedades.

2. Elaborar, bajo la coordinación de la dirección de informática y desarrollo, los estudios técnicos previos a la adquisición de software y hardware, así como analizar las propuestas que se presenten con este motivo ante la entidad y rendir concepto sobre las mismas.

ART. 4º—De la asignación de algunas funciones adicionales al grupo de contratos y apoyo legal. Adicionar al grupo de contratos y apoyo legal, el desarrollo de las siguientes funciones:

1. Adelantar los trámites contractuales de adquisición, construcción, conservación, mejoras y reparaciones locativas de los bienes inmuebles al servicio de la superintendencia.

2. Adelantar los trámites correspondientes para la adquisición de bienes y contratación de servicios de conformidad con las normas establecidas sobre la materia.

3. Coordinar y tramitar las diligencias de apertura y cierre de contrataciones directas y de licitaciones.

4. Coordinar la realización de las evaluaciones jurídica, técnica, financiera y económica de los procesos de contratación.

5. Coordinar los trámites y las diligencias para la importación de bienes.

6. Preparar y presentar a la junta de adquisiciones y licitaciones y al comité central de adquisiciones y servicios, los cuadros de evaluación de las propuestas presentadas en los procesos de contratación.

7. Proyectar para la firma del funcionario competente, los actos administrativos de apertura, cierre y adjudicación de las licitaciones.

CAPÍTULO II

Disposiciones finales

ART. 5º—De la contratación de servicios relacionados con el grupo de recursos humanos. Modificar el artículo 2º de la Resolución 100-830 del 10 de junio de 1999, el cual quedará así:

18. (sic)Colaborar con el grupo con el grupo de contratos y apoyo legal en los trámites para la contratación de los servicios relacionados con los asuntos de su competencia.

ART. 6º—De la conformidad de la junta de adquisiciones y liquidaciones. Modificar el artículo 3º de la Resolución 100 - 589 del 14 de abril de 1999, sobre la conformación de la junta de adquisiciones y licitaciones, el cual quedará así:

La junta de adquisiciones y licitaciones de la Superintendencia de Sociedades está integrada así:

El Superintendente de Sociedades o su delegado

El secretario general, quien la presidirá

El jefe de la oficina jurídica

El coordinador del grupo de planeación y desarrollo

El coordinador de presupuesto

El coordinador del grupo administrativo, y

El jefe de la oficina de control interno, con voz pero sin voto.

PAR.—La secretaría de la junta estará a cargo del coordinador del grupo de contratos y apoyo legal.

ART. 7º—De la conformación del comité central de adquisiciones y servicios. Modificar el artículo duodécimo de la Resolución 589 del 14 de abril de 1999, sobre la conformación del comité central de adquisiciones y servicios, el cual quedará así:

El comité está integrado por los siguientes funcionarios con voz y voto:

El secretario general o su delegado

El coordinador del grupo de contratos y apoyo legal, quien lo presidirá

El coordinador del grupo de presupuesto y,

El coordinador del grupo administrativo.

PAR. 1º—La secretaría del comité estará a cargo de un profesional del grupo de contratos y apoyo legal, designado por el coordinador del mismo.

PAR. 2º—Al comité central de adquisiciones y servicios podrán concurrir los funcionarios que el mismo requiera oír por razones técnicas, previa invitación del presidente.

ART. 8º—De las decisiones del comité central de adquisiciones y servicios. Modificar el artículo decimocuarto de la Resolución 100-589 del 14 de abril de 1999, sobre las decisiones del comité central de adquisiciones y servicios, el cual quedará así:

El comité deliberará y decidirá con un número plural de sus miembros con voz y voto que representen, por lo menos, la mayoría absoluta. Cuando uno de sus miembros no pueda concurrir por causa justificada a las reuniones, designará su delegado y lo comunicará al grupo de contratos y apoyo legal.

ART. 9º—Del desglose de documentos. Corresponde a cada grupo interno de trabajo resolver, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, los derechos de petición de desglose de documentos en los asuntos de su competencia, sin perjuicio de que la documentación objeto de la solicitud se encuentre bajo custodia en el grupo de archivo de la entidad.

ART. 10.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga el artículo 1º de la Resolución 100-888 del 13 de septiembre de 2000, modifica el artículo 2º de la Resolución 100-830 del 10 de junio de 1999, modifica los artículo 3º, 12 y 14 de la Resolución 100-589 del 14 de abril de 1999 y adiciona el artículo 30 de la Resolución 100-586 del 15 de abril de 1998.

Así mismo, deroga los numerales 2º, 3º, 4º, 5º y 6º de la Resolución 100-400 del 11 de marzo de 1999, sobre funciones del grupo administrativo de la superintendencia.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a los 26 de septiembre de 2000.

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