Fondo Nacional de Ahorro

RESOLUCIÓN 96 DE 2013 

(Mayo 30)

“Por medio de la cual se reglamentan las funciones para los Supervisores, Interventores de Contratos y Convenios celebrados por el Fondo Nacional de Ahorro”.

El Presidente del Fondo Nacional de Ahorro, “Carlos Lleras Restrepo”,

en uso de sus facultades legales, estatutarias y en especial las otorgadas por el Decreto 1454 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que el Fondo Nacional de Ahorro es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, de carácter financiero del orden nacional, organizado como establecimiento de crédito de naturaleza especial, con régimen legal propio, como lo dispone la Ley 432 de 1998 en concordancia con el Decreto 2555 del 15 de julio de 2010.

Que la Ley 489 de 1998, sobre organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, en el artículo 3º establece que la función administrativa se desarrollará a través de los principios de celeridad, economía, eficacia, eficiencia, responsabilidad y transparencia.

Que la citada Ley 489 dispuso en el artículo 9º: “... las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias (...). Parágrafo. Los representantes legales de las entidades descentralizadas podrán delegar funciones a ellas asignadas, de conformidad con los criterios establecidos en la presente ley, con los requisitos y en las condiciones que prevea los estatutos respectivos...”.

Que corresponde a la Presidencia del Fondo Nacional de Ahorro, como máxima autoridad administrativa de la entidad, la adopción de medidas para el adecuado funcionamiento del fondo, estableciendo metodologías y herramientas para el ejercicio de la interventoría y supervisión de los contratos o convenios, como pautas que incrementen el fortalecimiento del sistema de control interno y con miras a que el conjunto de los elementos que lo conforman interactúen entre sí para el logro de los fines de autorregulación y autocontrol, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993.

Que el artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”, señala: “La supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente...”.

Que el manual de gestión contractual de la entidad establece que para la vigilancia y control de los contratos se designará un funcionario de la entidad que tenga relación funcional con el objeto contractual, siendo necesario reglamentar las funciones tanto de supervisores, como de interventores de contratos o convenios.

Que teniendo en cuenta las anteriores consideraciones,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Reglamentar las funciones que en ejercicio de su actividad de vigilancia, seguimiento y control, deberán llevar a cabo los supervisores e interventores de los contratos y convenios suscritos por el Fondo Nacional de Ahorro.

ART. 2º—Supervisor. Serán supervisores de los contratos o convenios los jefes de las diferentes áreas de la Entidad y los funcionarios de planta del nivel profesional, que tengan relación funcional con el objeto contractual. La designación será comunicada por el correspondiente jefe al profesional designado.

PAR.—El funcionario de planta del nivel profesional designado, ejercerá las mismas funciones del supervisor y tendrá las mismas prohibiciones y responsabilidades de aquel.

ART. 3º—Interventor. Cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión o la cuantía del mismo lo justifiquen, el Fondo podrá contratar una interventoría administrativa, técnica y financiera externa. Esta situación deberá quedar consignada y soportada en debida forma en el análisis de conveniencia y oportunidad respectivo.

De manera general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría. En consecuencia, la entidad procederá a dividir la vigilancia del contrato principal, caso en el cual, en el respectivo contrato de interventoría se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo de la Entidad a través del supervisor.

El contrato de Interventoría será supervisado directamente por la Entidad.

ART. 4º—Funciones del supervisor y/o del interventor. Los funcionarios del Fondo, que sean designados como supervisores de los contratos o convenios y los interventores externos contratados, deberán cumplir las siguientes funciones:

1. Verificar que el contratista haya cumplido en su totalidad los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del respectivo contrato o convenio antes de su iniciación. En todo caso, no podrá iniciar la ejecución del contrato sin haber verificado que las garantías exigidas se encuentran aprobadas por la dependencia encargada de ello, si el contrato exige la constitución o ampliación de las mismas.

2. Suscribir el acta de inicio del respectivo contrato o convenio, cuando a ello hubiere lugar.

3. Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales, la vigencia del contrato o convenio y de los amparos de la Garantía Única de Seguros y anexos, si aplica.

4. Hacer seguimiento, vigilancia y control al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, lo que incluye el cumplimiento de las especificaciones previstas en la oferta, pliego de condiciones, invitaciones y las inherentes o propias de la naturaleza de los bienes, obras o servicios contratados, además de las otras obligaciones establecidas en el contrato o convenio.

5. Vigilar que las obras, suministro de bienes o servicios se realicen sin exceder el valor del contrato, no podrá autorizar modificación alguna, que implique alteraciones al objeto, plazos o valores contratados, sin que se tramite previamente la respectiva modificación contractual.

6. Informar oportunamente al ordenador de gasto respectivo y al jefe de la dependencia que requirió la contratación, sobre cualquier retraso, incumplimiento parcial o total de las obligaciones por parte del contratista; o de irregularidades que se presenten durante la vigencia del contrato, para que se adopten las medidas pertinentes.

7. Solicitar al contratista la información o documentos que se consideren necesarios en relación con la ejecución del contrato.

8. Adelantar las reuniones ordinarias con el contratista, para analizar el estado de avance de la ejecución del contrato o convenio, las extraordinarias en los casos en que se requiera.

9. Constatar las dificultades que se presenten o acordar los correctivos necesarios. De estas reuniones se deberán levantar actas, que serán suscritas por el contratista y el supervisor o interventor.

10. Presentar por escrito al contratista las observaciones o recomendaciones que estime oportunas o procedentes para el debido cumplimiento del objeto contractual. Servir de enlace entre el contratista y las dependencias del fondo para despejar cualquier obstáculo que se presente en la ejecución del contrato o convenio.

11. Remitir a la dependencia que corresponda, la documentación contractual que se vaya produciendo en ejecución del contrato, así como aquella generada en ejercicio de sus funciones, con el fin de que hagan parte del contrato o convenio respectivo.

12. Diligenciar y suscribir oportunamente el formato de seguimiento y evaluación contractual de manera oportuna, documento que constituye el informe de control de la ejecución del contrato, en el que se incluye la evaluación del contratista y visto bueno para la aprobación del pago respectivo.

13. Suministrar de manera oportuna y completa los informes que le sean requeridos.

14. Recomendar al ordenador del gasto o al jefe de la dependencia que requirió la contratación, las medidas necesarias para mantener las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la celebración del contrato.

15. Elaborar los informes técnicos, administrativos y/o financieros, cuando exista mora o incumplimiento total en la ejecución del contrato.

16. Verificar que el contratista cumpla las obligaciones laborales y tributarias del personal que desarrolla el objeto contractual.

17. Verificar que los pagos que se efectúen al contratista se realicen oportunamente de acuerdo a lo pactado en el contrato.

18. Diligenciar y suscribir el acta de recibo a satisfacción del objeto contratado.

19. Proyectar para firma del respectivo ordenador del gasto las certificaciones de ejecución de los contratos y convenios suscritos por el fondo, cuando se requiera.

20. En caso de requerir el fondo que la Interventoría externa acompañe el proceso de liquidación del contrato objeto de seguimiento, así lo dejará contemplado en el contrato de interventoría respectivo.

21. Las demás previstas propias de la actividad de supervisión y/o interventoría establecidas en los contratos o convenios, el manual de contratación del Fondo Nacional de Ahorro y normas aplicables conforme la naturaleza jurídica de la Entidad.

PAR.—Para el desarrollo de la Interventoría o supervisión de contratos de tecnologías de la información y las comunicaciones, además de las anteriores funciones se tendrá que cumplir lo estipulado en el instructivo interventoría o supervisión de contratos de TIC, GTO-IT-007, o el que lo aclare, modifique o sustituya.

ART. 5º—Prohibiciones:

1. El supervisor o interventor no podrá realizar sin previo visto bueno del ordenador del gasto y del jefe de la dependencia en la que nace la necesidad de la contratación, las siguientes actividades:

a) Autorizar cambios de especificaciones técnicas y/o de calidad de las obras, bienes o servicios contratados o de las condiciones de tiempo, modo y lugar establecidos en los mismos.

b) Autorizar mayores o menores cantidades de obra, bienes o servicios contratados.

c) Autorizar modificaciones a las condiciones de ejecución estipuladas en el respectivo contrato o convenio, sin que se haya suscrito el correspondiente documento.

Para el efecto, el supervisor o interventor deberá justificar lo pertinente.

2. En todo caso, el supervisor o interventor no podrá:

a) Desatender la debida protección de los intereses del fondo.

b) Recibir a satisfacción, bienes, obras o servicios que no correspondan al objeto o condiciones contractuales.

c) Omitir y/o retardar las comunicaciones e informes relacionados con los incumplimientos o irregularidades que se presenten en ejecución de los contratos o convenios por parte de los contratistas.

d) Demorar la proyección y/o suscripción oportunas de las actas de inicio, recibo de las obras, bienes, servicios contratados, así como la liquidación cuando a ello hubiere lugar, según los términos del contrato.

e) Transar o conciliar diferencias sin la autorización respectiva del comité de conciliación de la entidad.

ART. 6º—Documentos en que debe fundamentarse el ejercicio de la supervisión e interventoría. Además de lo previsto en la ley, el ejercicio de la supervisión o interventoría de los contratos o convenios deberá fundamentarse en los siguientes documentos:

1. Pliego de condiciones o invitación.

2. Documentos que integran la propuesta presentada por el contratista.

3. Contrato, adiciones, prórrogas o modificaciones correspondientes.

4. Garantía única de seguros y anexos.

5. Documentos emitidos durante la ejecución contractual.

6. El presente acto administrativo.

PAR.—La dependencia encargada de la legalización de los contratos o convenios, en caso de ser procedente, al comunicar a los funcionarios la designación de supervisión de un contrato o convenio, deberá suministrar al respectivo supervisor, los documentos señalados en los numerales 1 a 4, esta última con su respectiva aprobación.

Los documentos señalados en los numerales del presente artículo, serán suministrados a los interventores externos contratados de conformidad con lo establecido en el respectivo contrato.

ART. 7º—Responsabilidad de los supervisores e interventores. Los supervisores e interventores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, por las acciones u omisiones en el ejercicio de la actividad en los términos de la Constitución y la ley.

ART. 8º—Sanciones. El servidor público que se desempeñe como supervisor podrá ser sancionado según el tipo de responsabilidad así:

1. Por responsabilidad disciplinaria, en los términos consagrados en la Ley 734 de 2002, o en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.

2. Por responsabilidad fiscal, en los términos consagrados en la Ley 610 de 2000, o en las que la aclaren, modifiquen o adicionen.

3. Por declaratoria de responsabilidad civil, al pago de las indemnizaciones en la forma y cuantía que determine la autoridad judicial.

4. Por responsabilidad penal, en los términos contenidos en el Código Penal.

5. Acción de repetición. En el caso de que se condene a la entidad por hechos u omisión imputable a título de dolo o culpa grave del servidor público, el FNA estudiará la viabilidad de hacer uso de la acción de repetición.

ART. 9º—Se dispondrá de un término de treinta (30) días para implementar los procedimientos que desarrollan la presente resolución.

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su expedición, surte efectos respecto de los contratos que se encuentren vigentes y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 215 de 2003.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de mayo de 2013.