Departamento Administrativo de Ciencias, Tecnología e Innovación

RESOLUCIÓN 969 DE 2014 

(Noviembre 12)

“Por la cual se adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) en el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias)”.

La Directora General del Departamento Administrativo de Ciencias, Tecnología e Innovación (Colciencias),

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 señala que la administración pública tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señala la ley y que su función administrativa se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia determina que las autoridades correspondientes en las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno;

Que respecto a la responsabilidad del control interno, la Ley 87 de 1993 en su artículo 6º estableció: “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”;

Que el Gobierno Nacional mediante el Decreto 1599 de 2005, adoptó con base en los referentes internacionales existentes sobre la materia, el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, estableciendo en su artículo 1º la obligación de adoptar el MECI, conforme a lo dispuesto en el artículo 5º de la Ley 87 de 1993;

Que mediante el Decreto 943 de 2014, el Gobierno Nacional adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), y determinó que el Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, el cual hace parte integral del mencionado decreto y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado;

Que la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, en su artículo 34, estableció entre otros deberes de todo servidor público el de: “adoptar el sistema de control interno y la función independiente de auditoría interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”;

Que se hace necesario incorporar en Colciencias la actualización del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), conforme a lo estipulado en el Decreto 943 de 2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública, adecuando la estructura de la entidad a las nuevas generalidades y tendencias de control, con el fin de establecer, implementar y fortalecer el Sistema de control interno;

Considerando lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Adopción de la actualización del Modelo Estándar de Control Interno (MECI). Adóptese para Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias), la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano (MECI), en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un sistema de control interno en las entidades y organismos obligados a su implementación.

ART. 2º—Responsabilidad del sistema de control interno. El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno al interior de la entidad, será responsabilidad de la máxima autoridad y de los jefes de cada dependencia, así como de los demás funcionarios que integran la misma.

ART. 3º—Propósito del Modelo Estándar de Control Interno (MECI). Proporcionar pautas o directrices dirigidas a controlar la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las entidades de la administración pública, facilitando el desarrollo del sistema de control interno.

La estructura del modelo es la siguiente:

1. Módulo de control de planeación y gestión.

1.1 Componente talento humano.

1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos.

1.1.2 Desarrollo del talento humano.

1.2 Componente direccionamiento estratégico.

1.2.1 Planes, programas y proyectos.

1.2.2 Modelo de operación por procesos.

1.2.3 Estructura organizacional.

1.2.4 Indicadores de gestión.

1.2.5 Políticas de operación.

1.3 Componente administración del riesgo.

1.3.1 Políticas de administración del riesgo.

1.3.2 Identificación del riesgo.

1.3.3 Análisis y valoración del riesgo.

2. Módulo de evaluación y seguimiento.

2.1 Componente autoevaluación institucional.

2.1.1 Autoevaluación del control y gestión.

2.2 Componente auditoría interna.

2.2.1 Auditoría interna.

2.3 Componente planes de mejoramiento.

2.3.1 Plan de mejoramiento.

3. Eje transversal: información y comunicación.

ART. 4º—Instancias de participación dentro del MECI.

4.1. Comité de coordinación de control interno.

4.2 Alta dirección: Representada por el jefe de la oficina asesora de planeación que debe liderar su implementación, mantenimiento y mejora.

4.3 Equipo MECI: Estará integrado por representantes de las diferentes áreas con las que cuenta la Entidad, con el objetivo de que los mismos puedan replicar, si es el caso, en sus grupos de trabajo los aspectos del sistema de control interno.

ART. 5º—Roles y responsabilidades.

5.1 Alta dirección. La alta dirección deberá adoptar, implementar y fortalecer el sistema de control interno, bajo el pleno convencimiento de que esta herramienta es un mecanismo de autoprotección que le permite dar cumplimiento a los planes, métodos, principios, normas, procedimientos.

La alta dirección deberá involucrar la participación activa de los líderes y de sus equipos de trabajo para la identificación, diseño, estandarización y actualización permanente de los procesos a su cargo, la gestión de los riesgos y la verificación constante sobre la aplicación de los mecanismos de verificación y evaluación de su gestión.

Así mismo, es necesaria su participación en los procesos de autoevaluación y auditoría interna que se realicen, con el fin de facilitar la puesta en marcha de los planes de mejoramiento, conforme a los objetivos específicos de los procesos y su aporte a los objetivos institucionales.

5.2 Comité de coordinación de control interno. Además de los señalados en el Decreto 1826 de 1994 o aquel que lo modifique o sustituya, el comité de coordinación de control interno cumplirá los siguientes roles y responsabilidades:

• Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno.

• Estudiar y revisar la evaluación del sistema de control interno.

• Aprobar el plan de acción.

• Aprobar el programa anual de auditoría.

• Propender por la adecuada implementación de procedimientos de control interno frente a riesgos significativos independientemente de su naturaleza.

5.3 Representante de la dirección. El representante designado para la implementación y fortalecimiento del MECI debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades:

• Orientar, dirigir y coordinar el proyecto de implementación y/o fortalecimiento continuo del Modelo de acuerdo a lo dispuesto por el Comité de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces y el representante legal.

• Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el fortalecimiento continuo del modelo en la entidad.

• Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances de la etapa implementación y fortalecimiento continuo del modelo.

• Dirigir y coordinar las actividades del equipo MECI.

• Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el equipo MECI, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.

• Someter a consideración del comité de coordinación de control interno o quien haga sus veces, la aprobación y seguimiento de las actividades planeadas para el fortalecimiento continuo del MECI, sugiriendo correctivos donde se requiera.

• Administrar y dirigir el proceso de diseño, implementación, fortalecimiento continuo y actualización permanente del Modelo Estándar de Control Interno de la Entidad, y actuar bajo las directrices establecidas por el comité de coordinación de control interno o quien haga sus veces y el representante legal.

5.4 Equipo MECI. El equipo MECI cumplirá los siguientes roles y responsabilidades:

• Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento continuo del Modelo Estándar de Control Interno.

• Capacitar a los servidores de la entidad.

• Asesorar a las áreas de la entidad.

• Trabajar en coordinación con los servidores designados por las diferentes áreas, en las actividades requeridas para la implementación y fortalecimiento continuo del modelo.

• Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas para la implementación y fortalecimiento continuo del modelo.

• Realizar el seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo del modelo e informar los resultados al representante de la alta dirección.

5.5. Oficina de control interno, auditoría interna o quien haga sus veces. La función de la oficina de control interno debe considerarse como un proceso retroalimentador, mediante la actividad de evaluación y asesoría que contribuya de manera efectiva al mejoramiento continuo de los procesos de administración del riesgo, control y gestión de la entidad.

Los diferentes roles de la gestión de las oficinas de control interno deben guardar la debida independencia para garantizar la objetividad de sus evaluaciones y seguimientos, por lo tanto no deben hacer parte en los procesos administrativos de la Entidad, ni intervenir en el desarrollo de procesos internos.

5.6 Servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. Los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, son responsables por la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo, y por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Así mismo, de desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.

Igualmente, deben tomar acciones que permitan realizar el ejercicio del autocontrol en sus puestos de trabajo, con el fin de detectar las desviaciones que puedan entorpecer el desarrollo de sus funciones, como parte fundamental y eje principal de la correcta implementación y fortalecimiento continuo y permanente del sistema de control interno.

ART. 6º—Transición para la actualización del Modelo Estándar de Control Interno. Para la transición hacia la actualización del modelo, se plantean las siguientes fases de fortalecimiento que contienen las acciones mínimas a adelantar y que deberán ser realizadas con el fin de evidenciar la transición de la versión anterior del modelo, a esta versión actualizada. Estas fases no son necesariamente secuenciales, y podrán ser realizadas según la priorización que efectúe la Entidad, de esta manera se podrán llevar a cabo diferentes actividades de distintas fases al mismo tiempo, con el fin de optimizar los recursos de los que dispone la entidad.

• Fase de conocimiento: En esta fase, la Entidad deberá realizar una lectura a fondo del manual técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI) 2014, con el fin de comprender la dimensión de los cambios que se realizan, y efectuar las sensibilizaciones necesarias al interior de la entidad, para que los servidores públicos conozcan de manera general la actualización del modelo.

• Fase de diagnóstico: La entidad deberá identificar los principales cambios surtidos en el proceso de actualización y realizar una autoevaluación con respecto al estado del sistema en la actualidad, esto con el fin de establecer lo que se ha adelantado en la implementación, y lo que debe ser creado, modificado o eliminado según sea el caso.

Para tal efecto, se propone el formato de autoevaluación anexo en el manual técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano MECI 2014, en el que se identifican los productos mínimos de cada uno de los elementos de control que resultan de la actualización del modelo, y se podrá valorar el estado en que se encuentra.

La entidad podrá adaptar el formato a sus necesidades y a las particularidades de la institución.

Esta actividad deberá ser ejecutada por el responsable del proceso involucrado con cada uno de los aspectos referenciados en el modelo. La evaluación y revisión al cumplimiento de esta fase, le corresponde a la oficina de control interno o quien haga sus veces.

• Fase de planeación de la actualización: En esta fase la entidad deberá realizar un listado de actividades, producto del diagnóstico realizado.

• Fase de ejecución y seguimiento: Mediante esta fase se llevarán a cabo las acciones definidas en el plan de actualización, y se realizarán los seguimientos necesarios para tomar los correctivos que permitan llevar a cabo la actualización. Estos seguimientos se realizarán con la periodicidad que la entidad determine según el resultado del diagnóstico y la priorización de las acciones, de tal manera que se tengan los controles necesarios para culminar este proceso.

• Fase de cierre: En esta fase se darán a conocer los resultados finales de la actualización, se mostrarán los productos realizados, y se realizará un nuevo balance con el fin de efectuar una comparación con el diagnóstico inicial, que permitirá evidenciar los cambios que se surtieron para la actualización del MECI. Así mismo, deberán realizarse jornadas de actualización para garantizar que los servidores públicos conozcan los cambios y comiencen su aplicación.

• Fortalecimiento continuo del modelo: Se establecerán políticas operativas y metodologías que propendan por el fortalecimiento continuo del Sistema del Control Interno, acompañadas de la interiorización de una cultura orientada hacia el control, materializada en el compromiso y disciplina por parte del nivel directivo y servidores de la Entidad que contribuyan a su permanente mejoramiento, de tal forma que la sensibilización a todos los servidores públicos debe ser una actividad previa y permanente al proceso de fortalecimiento, así como la capacitación al equipo MECI en la estructura, funcionalidad y beneficios de las mejoras implementadas dentro del Modelo en las entidades.

ART. 7º—Ámbito de aplicación y regulación. La presente resolución será aplicable a todas las áreas organizacionales del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias) y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos, a través de los cuales se adopten los conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación así como los manuales e instrumentos que le sean inherentes.

ART. 8º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y revoca las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 1099 de diciembre de 2005.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a 12 de noviembre de 2014.