RESOLUCIÓN 97 DE 2008 

(Enero 23)

“Por la que se crea el grupo de atención al usuario y de atención a las instancias de participación ciudadana y se adopta el reglamento para la tramitación interna de las peticiones, quejas y reclamos sobre las materias de competencia de la Dirección Nacional de Estupefacientes”.

(Nota: Derogada por la Resolución 206 de 2013 artículo 1° del Dirección Nacional de Estupefacientes)

(Nota: Véase Resolución 38 de 2008 de la Procuraduría General de la Nación)

El Director Nacional de Estupefacientes,

en uso de sus facultades legales y en cumplimiento de lo ordenado en el artículo 32 del Código Contencioso Administrativo, Decreto 2568 de 2003 y Decreto 3134 del 12 de septiembre de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que según lo dispuesto por los artículos 23 y 74 de la Constitución Política, toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivo de interés general o particular y a obtener pronta solución, e igualmente a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley;

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que: (...) “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley” (...);

Que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 1º de la Ley 58 de 1982 y 32 del Código Contencioso Administrativo, los organismos de la rama ejecutiva del poder público y las entidades descentralizadas del orden nacional, deberán reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver y la manera de atender las quejas por el mal funcionamiento de los servicios a su cargo. Dicho reglamento deberá someterse a la revisión y aprobación de la Procuraduría General de la Nación, de conformidad con lo previsto en el artículo 1º del Decreto 770 de 1984;

Que el Decreto 2232 del 18 de diciembre de 1995, determinó las bases generales para el establecimiento y funcionamiento del sistema de quejas y reclamos;

Que en los artículos 49, 53, 54 y 55 de la Ley 190 de 1995 se estipuló la obligación de resolver las quejas y reclamos siguiendo los principios, términos y procedimientos prescritos en el Código Contencioso Administrativo, para los derechos de petición;

Que según la Ley 190 de 1995, le corresponde a las entidades públicas mantener una línea telefónica gratuita permanente a disposición de la ciudadanía para que a ella se reporte cualquier recomendación, denuncia o crítica relacionada con la función que desempeña o el servicio que presta;

Que la Ley 734 de 2002 en su artículo 34, numeral 19, expresa que son deberes de los servidores públicos competentes, dictar los reglamentos internos sobre los derechos de petición;

Que el numeral 11 del artículo 2º del Decreto 2568 de 2003, faculta al Director Nacional de Estupefacientes para crear, organizar y conformar mediante resolución, los comités internos que requiera la dirección para su normal funcionamiento y asignar las correspondientes funciones;

Que el Decreto 3622 del 10 de octubre de 2005, por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al sistema de desarrollo administrativo, contempla en su artículo 7º las políticas de desarrollo administrativo y en el literal c) de dicho artículo, señala: (...) “la política de democratización de la administración pública, dirigida a consolidar la cultura de participación social en la gestión pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos y servidores públicos en el logro de las metas económicas y sociales del país y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendición social de cuentas y propicien la atención oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad” (...);

Que le corresponde a la administración crear estructuras funcionales e idóneas que permitan garantizar una respuesta oportuna y de fondo a las diferentes gestiones que se tramiten ante la entidad, a través de los espacios constitucionales y legales de participación ciudadana, sin detrimento de la autonomía que le es propia;

Que dadas las múltiples y variadas peticiones, consultas, quejas y reclamos que usualmente se formulan ante la Dirección Nacional de Estupefacientes, se hace necesario expedir un reglamento orientado a la atención ágil y eficaz de las mismas, de acuerdo con las exigencias de la administración pública y las normas que le rigen;

Que por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación e integración del grupo de atención al usuario y de atención a las instancias de participación ciudadana. Créase el grupo de atención al usuario y de atención a las instancias de participación ciudadana de la Dirección Nacional de Estupefacientes, con el objeto de contar, dentro de la estructura orgánica de la entidad, con un área funcional para la atención de quejas, reclamos, recomendaciones y demás gestiones presentadas o adelantadas por parte de las autoridades y la ciudadanía.

Este grupo estará integrado por los siguientes funcionarios:

1. El secretario general o su delegado, quien lo presidirá

2. El coordinador del grupo de gestión documental.

3. Un (1) profesional del grupo de planeación.

PAR.—El grupo contará, además, con el apoyo permanente de cada una de las dependencias respecto de las cuales se formulen quejas y/o reclamos y de la oficina de control interno. Lo anterior no implicará incremento de la planta de personal.

(Nota: Derogada por la Resolución 206 de 2013 artículo 1° del Dirección Nacional de Estupefacientes)

ART. 2º—Funciones. En lo concerniente a quejas, reclamos, recomendaciones y otras gestiones diferentes a derechos de petición, le corresponderá al grupo:

a) Recibir, tramitar y coordinar la resolución de las quejas, reclamaciones, sugerencias y recomendaciones que presente la ciudadanía por presuntas actuaciones irregulares de funcionarios o por la falta de calidad en los servicios que presta la entidad;

b) Efectuar las verificaciones y confirmaciones del caso para establecer el fundamento de la queja o reclamo y el área o persona responsable;

c) Alimentar un sistema único de quejas con la información obtenida;

d) Informar a (l) (los) jefe(s), de la(s) dependencia(s), según el caso, el objeto de la queja, reclamo o gestión, para que de manera inmediata se apliquen los correctivos que permitan enmendar el yerro, evitar en lo sucesivo la ocurrencia de hechos similares a los cuestionados y se tomen las medidas administrativas y disciplinarias a que haya lugar;

e) Realizar el seguimiento correspondiente a la aplicación de los correctivos en las dependencias;

f) Sugerir a cada área acciones que conduzcan a solucionar los aspectos críticos detectados en el ejercicio de sus funciones;

g) Presentar un informe mensual al secretario general, sobre las quejas, reclamaciones, sugerencias, recomendaciones y demás gestiones que eleve la ciudadanía ante la entidad, la actuación al respecto adelantada por el área(s) y los resultados del seguimiento en el período;

h) Preparar el informe consolidado sobre las quejas y reclamos recibidos, así como la solución dada a los mismos, para presentar trimestralmente a la Comisión Nacional para la Moralización;

i) Suministrar a la ciudadanía en general y a los funcionarios de la entidad, la información que requieran en relación con la organización, la misión que cumple, los planes, programas y proyectos que desarrolla, sus funciones, procesos y procedimientos de la entidad; la normatividad interna, los mecanismos de participación ciudadana, entre otras, dentro de los límites de confidencialidad y manejo de los asuntos que en virtud de mandato legal tengan carácter reservado;

j) Administrar las herramientas tecnológicas que estén a disposición del área y de la entidad para optimizar la prestación del servicio.

En lo concerniente a derechos de petición, le corresponderá al grupo en forma específica:

a) Efectuar el control y seguimiento a los mecanismos o sistemas implementados, con el fin de asegurar trámites oportunos y de calidad, así como respuestas de fondo, de acuerdo con las exigencias de las normas legales y lo dispuesto en la presente resolución.

b) Proponer y adoptar correctivos que permitan superar los obstáculos o dificultades en el desarrollo de los trámites del derecho de petición;

c) Apoyar a todas las áreas buscando el desarrollo efectivo de los fines perseguidos con el presente acto administrativo,

d) Velar por que los sistemas de trámite de correspondencia, en lo posible, se adecuen a los términos y condiciones legales mínimas para su trámite.

(Nota: Derogada por la Resolución 206 de 2013 artículo 1° del Dirección Nacional de Estupefacientes)

ART. 3º—Reglamento de atención a derechos de petición. Adóptase el siguiente reglamento para la tramitación interna de las peticiones, quejas, reclamos y demás gestiones que la ciudadanía eleve ante la entidad.

PAR.—No estarán sujetos a la presente reglamentación los trámites relacionados con la expedición o renovación del certificado de carencia de informes por tráfico de estupefacientes, que se regirán por sus normas especiales.

Igualmente, no se aplicará la presente reglamentación al procedimiento para la atención de quejas por los potenciales daños a actividades agropecuarias lícitas ocasionados por la operación del programa de erradicación aérea de cultivos ilícitos, situación que se atenderá por el procedimiento de la Resolución 8 de 2007, adoptado por el Consejo Nacional de Estupefacientes.

1. De los principios. Toda actuación administrativa que adelante la Dirección Nacional de Estupefacientes se desarrollará con arreglo a los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción.

2. Clasificación de las peticiones. Las peticiones se clasifican en:

• Petición en interés general.

• Petición en interés particular.

• Petición en información.

• Sobre las actividades de la Dirección Nacional de Estupefacientes. Consulta de documentos.

• Certificaciones.

• Expedición de copias.

• Formulación de consultas.

3. Peticiones en interés general y en interés particular. Toda persona podrá formular peticiones respetuosas a la Dirección Nacional de Estupefacientes, en interés general o en interés particular.

4. Petición de información. En desarrollo de este derecho de petición toda persona podrá solicitar y obtener acceso a la información sobre las actuaciones de la Dirección Nacional de Estupefacientes, a consultar los documentos que reposen en sus dependencias, a que se le expidan certificaciones y copias de los documentos, siempre que estos no tengan carácter de reservados, conforme a la Constitución y la ley.

5. Formulación de consultas. En relación con las funciones y materias propias de la Dirección Nacional de Estupefacientes y sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales, toda persona tendrá derecho a formular consultas.

Las respuestas correspondientes no comprometerán la responsabilidad de la Dirección Nacional de Estupefacientes, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución, de acuerdo con lo previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

6. Forma de presentación de las peticiones-verbales, y escritas. El derecho de petición en sus modalidades de interés general, en interés particular, petición de información y formulación de consultas, podrá ser ejercido en forma verbal o por escrito.

a) Peticiones verbales. Las peticiones verbales se formularán directamente a la secretaría general de la Dirección Nacional de Estupefacientes y de ser posible se resolverán de manera inmediata y en la misma forma en que fueron presentadas.

El grupo de gestión documental recibirá la petición utilizando el aplicativo de radicación de entradas, el cual identificará con un número de radicación consecutivo que llevará el mencionado grupo.

Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma breve.

El funcionario asignado podrá exigir, en forma general, que ciertas peticiones se presenten por escrito para lo cual se elaborarán formatos que deberán ser diligenciados por los interesados, en lo pertinente, pudiendo añadir las informaciones o aclaraciones a que haya lugar;

b) Peticiones escritas. Estas serán recibidas por el grupo de gestión documental, encargado de recibir, organizar, coordinar y llevar un control de todas las comunicaciones escritas de la entidad, las que remitirá a cada dependencia, para el trámite respectivo.

El número de radicación dado por el grupo de gestión documental, será también el número de referencia de la petición y, en consecuencia, todas las comunicaciones escritas que se generen en desarrollo de la misma, deben ir referenciadas con este, lo cual se le comunicará al peticionario, con el fin de que sea utilizado en todo lo relacionado con la petición.

Las peticiones escritas deben contener, por regla general como mínimo la siguiente información:

• Identificación expresa de la autoridad a la cual se dirige. Dirección Nacional de Estupefacientes.

• Nombre y apellidos completos del solicitante con indicación del documento de identidad y dirección.

• Si se actúa mediante representante o apoderado, se debe indicar su nombre, apellido, documento de identidad. El poder deberá ser otorgado en concordancia con lo previsto en el artículo 65 del Código Procedimiento Civil o las normas que lo modifiquen.

• Objeto de la petición y razones en que se apoya.

• Relación de los documentos que se acompañan.

• Firma del peticionario.

7. Horario de atención al público. El horario de atención al público será el establecido en la Resolución 932 del 20 de agosto de 1999, el cual se acordó de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., en jornada continua.

8. Requisitos especiales. Cuando la Ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que puedan iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, la especificación de los documentos necesarios, se fijará en un lugar visible al público en las dependencias de la Dirección Nacional de Estupefacientes.

9. Peticiones incompletas. El funcionario que reciba la petición deberá revisarla, con el fin de constatar que reúne la información o documentos necesarios para decidirla y si constatare la falta de alguno de ellos, en el acto de recibo se le indicará al peticionario los que falten, para que proceda de conformidad. Si el peticionario insiste en que se radique la petición, se le recibirá dejando constancia escrita de este hecho, constancia que se anexará a la petición.

10. Solicitud de informaciones o documentos adicionales. Si al iniciar una actuación administrativa el funcionario respectivo, encontrare que la información o documento proporcionados no son suficientes para decidir, se requerirá al interesado por una sola vez, con toda precisión y en la misma forma verbal o escrita en que haya efectuado la petición, para el aporte de lo faltante.

El anterior requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que la entidad decida y desde el momento en que el interesado aporte los nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento, empezarán nuevamente a correr los términos. En adelante la entidad no podrá hacer nuevos requerimientos y decidirá con base en aquellos de que disponga.

11. Desistimiento. Si el interesado no presenta en oportunidad los documentos, informaciones o requisitos que se le hayan solicitado, dentro de un término de dos (2) meses, contados a partir del día siguiente al del envío de la comunicación, se entenderá que desiste de su petición. En este evento el expediente o los documentos que contiene la petición se archivarán, pero el interesado podrá presentar posteriormente una nueva petición sobre el mismo asunto.

12. Falta de competencia. Si el funcionario que recibe la petición no es el competente para decidir, dará traslado de la misma a la autoridad o funcionario o dependencia correspondiente, en los términos y condiciones previstas en el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo.

13. Citación de terceros. Cuando de la misma petición o de los registros que lleve la Dirección Nacional de Estupefacientes, resulte que hay terceros determinados que puedan estar directamente interesados en los resultados de la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos. La citación se hará por correo si no hay otro medio más eficaz, dándole a conocer el nombre del peticionario y el objeto de la petición.

Si la citación no fuere posible o resultare demasiado costosa o demorada o se tratare de terceros indeterminados, se hará una publicación del texto o extracto de la petición a través de los mecanismos que para el efecto tuviese la entidad, o en un periódico de amplia circulación nacional o local, según el caso.

14. De las citaciones y publicaciones. Las citaciones y publicaciones de que trata el artículo anterior, así como las demás que deban hacerse dentro de las actuaciones administrativas correspondientes, serán de cargo del peticionario, quien deberá cancelar su valor, previa liquidación efectuada por el funcionario que adelanta la actuación e información del banco y cuenta en el que debe efectuar el pago, debiendo remitir el comprobante de dicho pago a la entidad. Si el peticionario no cancela el valor respectivo, en un término de cinco (5) días, se entenderá que desiste de la petición, conforme al artículo 16 del Código Contencioso Administrativo. El valor de las citaciones y publicaciones se liquidará de acuerdo con las tarifas que rigen el correo certificado y la prensa, respectivamente.

16.(Sic) Imposibilidad para resolver o contestar las peticiones. Cuando no sea posible resolver o contestar la petición en el término de quince (15) días, se deberá informar al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o se dará respuesta.

17. Prohibición de exigir documentos que reposen en la entidad. No podrá exigirse al peticionario, copias o fotocopias de documentos que reposen en la Dirección Nacional de Estupefacientes, con los que este organismo tenga facultad legal de acceder.

18. Recursos. Contra las decisiones que profiera la administración, respecto de las prohibiciones en interés particular, proceden los recursos de la vía gubernativa, previstos en el artículo 50 del Código Contencioso Administrativo. Las decisiones del director de la Dirección Nacional de Estupefacientes sólo son susceptibles del recurso de reposición.

19. Petición de información. El ejercicio del derecho de petición de información, los interesados podrán consultar los documentos que reposan en los archivos de la Dirección Nacional de Estupefacientes, solicitar copias de los mismos, solicitar certificaciones y obtener información sobre las actuaciones de la entidad.

20. Consulta de documentos oficiales. Toda persona tendrá derecho a consultar los demás documentos oficiales y podrá pedir y obtener copia de ellos. Sin embargo, la petición se negará mediante providencia motivada si la solicitud se refiere a alguno de los documentos que la Constitución Política o las leyes autorizan tratar como reservados.

Si la persona interesada insistiera en su solicitud, corresponderá al Tribunal de lo Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos decidir en única Instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente, de conformidad con el artículo 21 de la Ley 57 de 1985.

21. Reserva de documentos. Tendrán el carácter de reservado, los documentos definidos como tales por la Constitución Política, las leyes y los referentes a la defensa y seguridad nacional y particularmente para esta entidad las actas del Consejo Nacional de Estupefacientes.

22. Oponibilidad de la reserva. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer, en desarrollo de lo prescrito en este artículo.

23. Levantamiento de la reserva. De conformidad con el artículo 13 de la Ley 57 de 1985, la reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Cumplidos estos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir, a quien lo demande, copia o fotocopia del mismo.

24. Reserva de las investigaciones. De conformidad con el artículo 33 de la Ley 190 de 1995, harán parte de las reservas las investigaciones preliminares, los pliegos de cargo que formulen la Procuraduría General de la Nación y demás organismos de control dentro de los procesos disciplinarios y de responsabilidad fiscal, lo mismo que los respectivos descargos; los fallos serán públicos.

Lo anterior se entenderá sin perjuicio de que el investigado tenga acceso a la investigación, desde las preliminares.

En el evento que se conozca la información reservada, la entidad deberá adelantar una investigación interna y explicarle a la opinión las posibles razones del hecho.

25. Examen de documentos. El examen de documentos se hará en horas de despacho al público y con la autorización concedida por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en que este haya delegado dicha facultad. Los documentos que tengan carácter reservado se encontrarán en cuadernos separados dentro del mismo expediente poniéndole la inscripción de “carácter reservado”. A estos documentos reservados no pueden tener acceso los peticionarios.

26. Certificaciones. Las certificaciones definidas, en concordancia con lo previsto en el Código de Procedimiento Civil, como aquellos actos por medio de los cuales el director de una oficina pública da fe sobre la existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido, serán expedidas a quien la solicite, por los funcionarios de la Dirección Nacional de Estupefacientes, investidos de autoridad, a quienes se les haya asignado esta función.

27. Solicitud de copias. La solicitud de copias o fotocopias de documentos que reposen en la entidad se tramitarán ante el grupo de gestión documental, quien hará las gestiones correspondientes en la dependencia que los posea, a efecto que las autoricen y sean entregadas en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, siempre y cuando tales documentos no tengan el carácter de reservados.

28. Valor de las copias. Las fotocopias solicitadas serán expedidas, a costa del interesado, quien cancelará el valor de ciento cuarenta y cuatro pesos $ 144 moneda legal, por cada una, el cual se reajustará cada año, de acuerdo con la inflación correspondiente registrada por el DANE, según lo previsto en el artículo 17 de la Ley 57 de 1985 y el artículo 3º de la Ley 242 de 1995. El valor de las fotocopias será consignado en una cuenta de la entidad, debiéndose remitir el comprobante respectivo, para la entrega de las mismas.

29. Página web y línea gratuita. Con el fin de recibir, encauzar, tramitar y efectuar seguimiento a los trámites y respuestas de las solicitudes recibidas de la ciudadanía hacia la Dirección Nacional de Estupefacientes, además de la atención personalizada y correspondencia, se ha establecido acceso a través del portal web, por medio del cual la ciudadanía podrá ingresar a un formulario de contacto, registrarse y enviar su solicitud directamente. La repuesta se enviará en el término establecido al correo electrónico que registre el ciudadano, por esta razón, al realizar el registro, el ciudadano deberá verificar que sus datos estén correctamente diligenciados para asegurar la recepción de nuestra respuesta. A efecto de cumplir con la Ley 190 de 1995 las recomendaciones, denuncias o críticas relacionadas con la función que se desempeña o el servicio que se presta, pueden ser formuladas a través de la línea 018000519450.

30. Otras disposiciones aplicables. Los aspectos relativos al derecho de petición no regulados en esta resolución y en cuanto resulte necesario, se regirán por las disposiciones contenidas en el Código Contencioso Administrativo y en las que lo modifiquen o sustituyan.

(Nota: Derogada por la Resolución 206 de 2013 artículo 1° del Dirección Nacional de Estupefacientes)

ART. 4º—Vigencia y derogatoria. La presente resolución regirá a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, previa su revisión y aprobación por parte de la Procuraduría General de la Nación y deroga todas las normas que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de enero de 2008.

(Nota: Véase Resolución 38 de 2008 de la Procuraduría General de la Nación)

(Nota: Derogada por la Resolución 206 de 2013 artículo 1° del Dirección Nacional de Estupefacientes)

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