RESOLUCIÓN 9702 DE 2004 

(Octubre 25)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629 del estatuto tributario que debe ser presentada en medios magnéticos por los notarios, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2004”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 19, literal b) Decreto 1071 de 1999 y en los artículos 629, 631 parágrafo 3º, 631-2, 633, 684 y 686 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—Los notarios deberán suministrar la información que se relaciona a continuación, de cada una de las personas o entidades que efectuaron en la respectiva notaría, enajenación de bienes o derechos durante el año 2004, cuando la cuantía de cada enajenación sea superior a la suma de treinta millones de pesos ($ 30.000.000).

1. NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, NIP o NUIP de cada uno de los enajenantes y adquirentes.

2. Dígito de verificación.

3. Apellidos y nombre o razón social de cada uno de los enajenantes y adquirentes.

4. Número de la escritura de enajenación.

5. Valor de la enajenación.

6. Fecha de la transacción.

7. Año de adquisición del bien o derecho enajenado.

8. Valor de la retención en la fuente practicada.

ART. 2º—Los notarios a cargo de las notarías que se constituyan en fecha posterior a la publicación de la presente resolución tendrán la obligación de enviar la información según lo establecido.

ART. 3º—Medios magnéticos para entrega de la información. La información deberá ser presentada en disquete o CD, teniendo en cuenta las siguientes características:

1. Disquete.

1. Tamaño disquete: 3½ pulgadas.

2. Densidad de grabación: doble cara, alta densidad.

3. Tipo de archivo: plano u hoja electrónica Excel.

Cuando la información exceda la capacidad del medio magnético se podrá utilizar los formatos de compresión Pkzip (DOS), Winzip (Windows95) o Enzip 3.00.

2. CD.

Debidamente cerrado para poder ser leído en cualquier unidad: CD-R.

ART. 4º—Formatos de grabación. La información podrá grabarse con código Ascii como archivo plano (extensión. Asc, escrita en letras minúsculas). El nombre del archivo debe ser IMP629.asc.

También la información podrá presentarse en hoja electrónica de Excel de Office 95 versión original para Windows 95 como mínimo, (extensión XLS), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) o número de caracteres de cada uno de los campos o posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en tres hojas dentro de un libro de la siguiente manera:

Nombre hojaRegistroContenido
Hoja 1Tipo 1Datos del notario y de control.
Hoja 2Tipo 2Información de los enajenantes principales
Hoja 3Tipo 2Información de los enajenantes secundarios y adquirentes.

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FormatoConfiguración
NúmeroSin decimales
Fuente:Arial 10
Alineación:General, inferior
Bordes:Sin bordes
Diseño:Ninguno
Protección:Sin bloqueo. Desactivada
Zoom:100%

PAR. 2º—Cuando la información exceda la capacidad del medio magnético se podrá utilizar los formatos de compresión Pkzip (DOS), Winzip (Windows95) o Enzip 3.00.

PAR. 3º—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe con código Ascii. Cuando se grabe en archivo Excel, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.

ART. 5º—Tipos de registros y organización. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro tipo 1 contiene los datos del notario y de control y el registro tipo 2 contiene los datos de los informados (enajenantes principales, secundarios y la identificación de los adquirentes).

La relación total de registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1) seguido de los registros de movimiento (tipo 2), para archivo plano.

Para Excel: hoja 1, hoja 2, hoja 3.

Los diseños de los registros son los siguientes:

a) Registro de identificación (Tipo 1).

PosicionesContenido
1 - 1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico "1".
2 - 5Año gravable a que se refiere la información.
(Cuatro caracteres numéricos).
6 - 7Tipo de entidad informante.
Para efectos de la presente resolución el tipo es 25.
(Dos caracteres numéricos).
8 - 21NIT o cédula de ciudadanía del notario.
(Catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
22 - 22Dígito de verificación.
(Un caracter numérico).
23 - 82Apellidos y nombres del notario.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
83 - 86Código de actividad económica de la notaría
(Según Resolución 8587/98)
(Cuatro caracteres numéricos).
87 - 126Dirección de la notaría
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).
127- 131Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
(Cinco caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
132-141Número total de registros tipo 2 informados.
(Diez caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
142-161Sumatoria del valor del bien o derecho enajenado más el valor de la retención en la fuente de todos los registros tipo 2 informados con código 10.
(Veinte caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
162 - 164Número de la notaría. En caso de ser ÚNICA digite 001.
(Tres caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
165 - 204Dirección correo electrónico del notario. Para envío y recibo de comunicaciones.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos)

b) Registro de movimiento (tipo 2).

La información del enajenante principal y del comprador (el primero que aparece en el documento) se relacionará en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1-1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”
2-3Para efecto de la presente resolución los códigos para:
Enajenante principal: 10
(Dos caracteres numéricos).
4-5Subcódigo que identifica el concepto informado. Para efecto de la presente resolución el subcódigo es “00”.
(Dos caracteres numéricos justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
6-19NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, NIP o NUIP de cada uno de los enajenantes principales o cédula de ciudadanía del tutor, según artículo 7º de la presente resolución.
(Catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
20 - 20Dígito de verificación, de lo contrario en blanco.
(Un caracter numérico; de lo contrario blanco).
21 - 21Clase de documento de identificación
(Un carácter alfabético)
N: NIT expedido por la DIAN
C: Cédula de ciudadanía
E: Cédula de extranjería.
T: Tarjeta de identidad o NIP
R: Cédula de ciudadanía del representante o tutor.
U: Número único de identificación personal NUIP
22 - 81Apellidos y nombres o razón social del enajenante principal o tutor
(sesenta caracteres alfanuméricos).
82 - 101Número de la escritura.
(Veinte caracteres alfanuméricos).
102-121Valor total del bien o derecho enajenado.
(Veinte caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
122-141Valor total de la retención en la fuente.
(Veinte caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
142 - 149Fecha de enajenación. En formato año, mes, día (AAAA, MM, DD).
(Ocho caracteres numéricos).
150 - 153Año en el que se adquirió el bien o derecho enajenado. En formato (AAAA).
(Cuatro caracteres numéricos).
154 - 167NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, NIP o NUIP, o del adquirente, según artículo 7º de la presente resolución.
(Catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
168 - 168Dígito de verificación, de lo contrario en blanco.
(Un caracter numérico; de lo contrario blanco).
169 - 228Apellidos y nombres o razón social del adquirente.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).

c) La información de los enajenantes secundarios (el segundo y siguiente (s)) y demás adquirentes que figuran en el documento o escritura, se relaciona en este registro de la siguiente forma:

PosicionesContenido
1 - 1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”
2 - 3Para efecto de la presente resolución los códigos son: Enajenantes secundario: 99
Adquirentes: 98
(Dos caracteres numéricos).
4 - 5Subcódigo que identifica el concepto. Para efecto de la presente resolución el subcódigo es “00”.
(Dos caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
6 - 19NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, NIP o NUIP de cada uno de los enajenantes secundarios y demás adquirentes o cédula de ciudadanía del tutor, según artículo 7º de la presente resolución.
(Catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
20 - 20Dígito de verificación, de lo contrario blanco.
(Un caracter numérico; de lo contrario blanco).
21 - 21Clase de documento de identificación
(Un carácter alfabético).
N: NIT expedido por la DIAN.
C: Cédula de ciudadanía.
E: Cédula de extranjería.
T: Tarjeta de identidad o número NIP.
R: Cédula de ciudadanía del representante o tutor.
U: Número único de identificación personal NUIP.
22 - 81Apellidos y nombres o razón social del enajenante secundario y/o adquirente.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
82 - 95NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, NIP o NUIP del enajenante principal, según artículo 7º de la presente resolución.
(Catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
96 - 115Número de la escritura.
(Veinte caracteres alfanuméricos).

ART. 6º—En los casos en que un enajenante realice más de una enajenación en la misma fecha y esos bienes o derechos enajenados se hayan adquirido en el mismo año, se acumularán las enajenaciones respectivas y se informarán en un solo registro.

ART. 7º—Para personas naturales se registra el número de la cédula de ciudadanía o NUIP; cuando se trate de menores de edad mayores de siete (7) años se digita el número de la tarjeta de identidad, NIP o NUIP; en el caso de ser menores de siete (7) años se digita el NIT asignado por la DIAN, cuando no se conozca este, se informa la cédula de ciudadanía del tutor o del representante legal.

Para las personas extranjeras que no posean NIT asignado por la DIAN, únicamente podrá registrarse como número de identificación, la cédula de extranjería, asignada por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS.

ART. 8º—Forma y sitios de presentación de la información. El medio magnético deberá presentarse en la división de documentación o quien haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de la jurisdicción de la entidad informante, acompañado del formato de entrega DIAN 58.032.2000 en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la entidad y el contador público o revisor fiscal, según el caso.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT y razón social del informante, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad del informante. Si la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado (Pkzip, Enzip o Winzip).

ART. 9º—Plazo para presentar la información. El plazo para presentar la información tributaria a que se refiere la presente resolución será hasta el día 31 de mayo del año 2005.

ART. 10.—Sanciones. Cuando no se suministre la información en los lugares y dentro de los plazos establecidos, o cuando el contenido presente errores, o no corresponda a lo solicitado, o cuando el medio magnético no se ajuste a las especificaciones y características indicadas en la presente resolución, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del estatuto tributario.

ART. 11.—Corrección de la información. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 25 de octubre de 2004.