RESOLUCIÓN 9703 DE 2004 

(Octubre 25)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del estatuto tributario que debe ser presentada por el año gravable 2004, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medios magnéticos, por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales consagradas en los artículos 629-1, 631-2, 633, 684 y 686 del estatuto tributario,

RESUELVE:

ART. 1º—Sujetos obligados e información a suministrar. Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes, deberán informar de cada uno de sus clientes, los trabajos realizados en el año inmediatamente anterior, indicando:

1. Los apellidos y nombres o razón social del cliente.

2. El NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad del cliente.

3. Número de resolución de autorización de las facturas elaboradas.

4. El prefijo de las facturas.

5. Intervalo de numeración de las facturas.

6. Fecha de elaboración.

ART. 2º—Medios magnéticos para entrega de la información. La información deberá ser presentada en disquete o CD, teniendo en cuenta las siguientes características:

1. Disquete.

1. Tamaño disquete: 3½ pulgadas.

2. Densidad de grabación: doble cara, alta densidad.

3. Tipo de archivo: plano u hoja, electrónica Excel.

Cuando la información exceda la capacidad del medio magnético se podrá utilizar los formatos de compresión Pkzip (DOS), Winzip (Windows95) o Enzip 3.00.

2. CD.

Debidamente cerrado para poder ser leído en cualquier unidad: CD-R.

ART. 3º—Formatos de grabación. La información podrá grabarse con código Ascii como archivo plano (extensión. asc, escrita en letras minúsculas). El nombre del archivo debe ser IMP6291.asc.

También la información podrá presentarse en hoja electrónica de Excel de Office 95 versión original para Windows 95 como mínimo, (extensión XLS), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) o número de caracteres de cada uno de los campos o posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en dos hojas dentro de un libro de la siguiente manera:

Nombre hojaRegistroContenido
Hoja 1Tipo 1Datos del informante y de control.
Hoja 2Tipo 2Información de los clientes.

El nombre del archivo (libro) debe ser IMP6291.

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FormatoConfiguración
NúmeroSin decimales
Fuente:Arial 10
Alineación:General, inferior
Bordes:Sin bordes
Diseño:Ninguno
Protección:Sin bloqueo. Desactivada
Zoom100%

PAR. 2º—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe con código Ascii. Cuando se grabe en archivo Excel, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.

PAR. 3º—Cuando se informe la elaboración de facturas a personas del régimen común se debe indicar el número de autorización correspondiente.

ART. 4º—Tipos de registros y organización. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro tipo 1 contiene los datos del informante y de control, el registro tipo 2 contiene los datos de los informados.

La relación total de registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1) seguido de los registros de movimiento (tipo 2), para archivo plano.

Para Excel: hoja 1, hoja 2.

Los diseños de los registros son los siguientes:

a) Registro de identificación (tipo 1).

PosicionesContenido
1Tipo de registro, llevará el caracter numérico "1”
2 - 5El año gravable a que se refiere la información.
(Cuatro caracteres numéricos).
6 - 7Tipo de persona o entidad informante.
Para efectos de la presente resolución, el tipo es 45.
(Dos caracteres numéricos).
8 - 21NIT, cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, NUIP o tarjeta de identidad de la persona o entidad informante.
(Catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
22 - 22Dígito de verificación.
(Un caracter numérico).
23 - 82Apellidos y nombres de la persona o razón social de la entidad informante.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
83 - 122Dirección del informante.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).
123 - 127Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
(Cinco caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
128 - 137Número total de registros tipos 2 informados.
(Diez caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
b) Registro de movimiento (tipo 2).

PosicionesContenido
1 - 1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico “2”.
2 - 3Código que identifica la clase de información a que se refiere el artículo 629-1 del estatuto tributario. Para efectos de la presente resolución el código es 10.
(Dos caracteres numéricos).
4 - 5Subcódigo que identifica el concepto informado: Para efectos de la presente resolución el subcódigo es 00.
(Dos caracteres numéricos).
6 - 19NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad, NIP o NUIP, de la persona o entidad informada, según artículo 6º de la presente resolución.
(Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
20 - 20Dígito de verificación, de lo contrario en blanco.
(Un caracter numérico).
21 - 21Clase de documento de identificación.
(Un carácter alfabético).
N: NIT expedido por la DIAN.
C: Cédula de ciudadanía.
E: Cédula de extranjería.
T: Tarjeta de identidad o NIP.
U: Número único de identificación personal, NUIP.
22 - 81Apellidos y nombres o razón social del informado.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
82 - 96Número de resolución de autorización, emitida por la DIAN.
(Quince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
97 - 106Prefijo de las facturas. Cuando la numeración de las facturas esta antecedida por una serie alfabética, numérica o alfanumérica que se utilice como prefijo.
(Diez caracteres alfanuméricos).
107 - 121Número de la factura inicial del intervalo de numeración elaborada.
(Quince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
122 - 136Número de la factura final del intervalo de numeración elaborada.
(Quince caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
137 - 144Fecha de elaboración del intervalo de facturación detallado anteriormente. En formato (AAAAMMDD).
(Ocho caracteres numéricos).

ART. 5º—Forma y sitios de presentación de la información. El medio magnético deberá presentarse personalmente, en la división de documentación o quien haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de la jurisdicción del informante, acompañado del formato de entrega DIAN 58.032.2000 en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la entidad o persona natural.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT o cédula de ciudadanía, razón social o apellidos y nombre del informante, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad correspondiente (45). Si la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado (Pkzip, Enzip o Winzip).

ART. 6º—Plazo para presentar la información. El plazo para presentar la información tributaria a que se refiere la presente resolución será hasta el día 31 de mayo del año 2005.

ART. 7º—Sanciones. El no suministrar la información dentro del plazo establecido, o cuyo contenido presente errores, o la información no corresponda a la solicitada, o el medio magnético utilizado no se ajuste a las características y especificaciones técnicas establecidas en la presente resolución, dará lugar a la aplicación de la sanción contemplada en el artículo 651 del estatuto tributario.

ART. 8º—Corrección de la información. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución, presentándolo acompañado con un nuevo formato de entrega DIAN 58.032.2000 en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la entidad o persona natural.

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 25 de octubre de 2004.