RESOLUCIÓN 9706 DE 2004 

(Octubre 25)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria establecida en los artículos 623 y 623-2 (sic) del estatuto tributario, que debe ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y por los fondos de valores, fondos de inversión, fondos de pensiones y fondos mutuos de inversión, por el año gravable 2004”.

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 19 literal b) del Decreto 1071 y en los artículos 631-2, 633, 684 y 686 del estatuto tributario

RESUELVE:

ART. 1º—Los bancos y demás entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales así como los fondos de valores, de inversión, de pensiones y mutuos de inversión, deberán informar en medios magnéticos, según lo dispuesto en el literal a) del artículo 623 del estatuto tributario, los siguientes datos de sus cuentahabientes y ahorradores, relativos al año gravable 2004:

1. Apellidos y nombres o razón social, NIT, dirección y número de la(s) cuenta(s) de cada una de las personas o entidades a cuyo nombre se hayan efectuado en cuentas corrientes y/o de ahorro movimientos contables de naturaleza crédito cuyo valor anual acumulado sea superior a cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000), aunque al discriminar por cuenta, los valores a reportar sean menores; con indicación del valor del movimiento efectuado durante el año por cada una de las cuentas.

2. Apellidos y nombres o razón social, NIT y dirección de cada una de las personas o entidades que, durante el año, se les haya emitido a su favor uno o más certificados a término fijo y/o cualquier otro(s) depósito(s) a término en los cuales el valor total acumulado en el año de las inversiones sea superior a cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000), aunque al discriminar por título, los valores a reportar sean menores; con indicación, para cada título, del valor del capital, los intereses causados, el saldo a 31 de diciembre de 2004 y el número del documento o certificado.

3. Apellidos y nombres o razón social, NIT y dirección de cada uno de los inversionistas y/o partícipes y/o ahorradores que, durante el año, se les haya suscrito a su favor uno o más contratos y/o ahorros en los casos en los cuales el valor total acumulado en el año de las inversiones y/o ahorros sea superior a cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000), aunque al discriminar por documento o contrato los valores a reportar sean menores; con indicación, para cada inversionista y/o partícipe y/o ahorrador, del valor de las adiciones y/o las aperturas, los rendimientos y/o utilidades causados, el saldo a 31 de diciembre de 2004 y el número del documento o contrato.

PAR. 1º—Del total de créditos efectuados en la(s) cuenta(s) de un titular, la entidad obligada a enviar la información, deberá descontar el valor correspondiente a las notas crédito por préstamos efectuados por la respectiva entidad, el de cheques devueltos y el de los traslados o transferencias entre cuentas de un mismo titular, en la misma entidad.

PAR. 2º—La información se debe consolidar separadamente por cada cuenta y/o documento o contrato.

PAR. 3º—Para el caso los fondos de pensiones, la información de los ahorradores a reportar es la correspondiente al ahorro voluntario.

ART. 2º—Los bancos y demás entidades vigilados por la Superintendencia Bancaria, deberán informar, según lo dispuesto en el literal b) del artículo 623 del estatuto tributario, los siguientes datos de sus tarjetahabientes, relativos al año gravable 2004:

Apellidos y nombres o razón social, NIT y dirección de cada una de las personas o entidades que durante el respectivo año hayan efectuado adquisiciones, consumos, avances o gastos con tarjetas de crédito, cuando el valor anual acumulado sea superior a treinta millones de pesos ($ 30.000.000); con indicación del valor total del movimiento efectuado durante el año.

ART. 3º—Los bancos y demás entidades vigilados por la Superintendencia Bancaria, deberán informar según lo dispuesto en el literal c) del artículo 623 del estatuto tributario, de sus cuentahabientes, los datos que se indican a continuación, relativos al año gravable 2004:

Apellidos y nombres o razón social, NIT y dirección de cada una de las personas o entidades que durante el respectivo año hayan efectuado ventas o prestación de servicios y, en general, hayan recibido ingresos a través del sistema de tarjetas, cuando el valor anual acumulado sea superior a veinticinco millones de pesos ($ 25.000.000) sin incluir el IVA; con indicación del valor del movimiento efectuado durante el año y el valor del IVA cancelado.

ART. 4º—Los bancos y demás entidades vigilados por la Superintendencia Bancaria, deberán informar por el año gravable y siguientes, en medios magnéticos, según lo dispuesto en el artículo 623-2 (sic) del estatuto tributario, los apellidos y nombre o razón social, NIT y dirección de cada una de las personas o entidades a las cuales se les hayan efectuado préstamos cuyo valor anual acumulado sea superior a cien millones de pesos ($ 100.000.000), con indicación del concepto de la operación y del monto acumulado por concepto, no obstante al discriminar por concepto, los valores parciales a reportar sean menores.

PAR.—En los créditos de consumo, no se informarán los créditos otorgados a través del sistema de tarjeta de crédito.

ART. 5º—Respecto de las operaciones de que trata el artículo 1º de la presente resolución, se deberá informar la identificación de la totalidad de las personas o entidades que figuren como titulares principales y secundarios de las cuentas corrientes y/o de ahorro; como la de quienes sin tener tal calidad, son autorizados para realizar operaciones en relación con la respectiva cuenta; así como las personas o entidades que figuren como titulares principales y secundarios de los certificados de depósitos a término y/o otros depósitos y de los contratos y/o ahorros suscritos y/o cancelados en los fondos durante el año.

ART. 6º—Medios magnéticos para entrega de la información. La información deberá ser presentada en disquete o CD, teniendo en cuenta las siguientes características:

1. Disquete.

1. Tamaño disquete:3½ pulgadas
2. Densidad de grabación:Doble cara, alta densidad.
3. Tipo de archivo:Plano u hoja electrónica Excel.

Cuando la información exceda la capacidad del medio magnético se podrá utilizar los formatos de compresión Pkzip (DOS), Winzip (Windows95) o Enzip 3.00.

2. CD.

Debidamente cerrado para poder ser leído en cualquier unidad: CD-R.

ART. 7º—Formatos de grabación. La información podrá grabarse con código Ascii como archivo plano (extensión asc escrita en letras minúsculas). El nombre del archivo debe ser imp 623.asc.

La información también podrá presentarse en hoja electrónica de Excel de Office 95 versión original para Windows 95 como mínimo, (extensión .xls), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de las posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en tres hojas dentro de un libro de la siguiente manera:

Nombre hojaRegistroContenido
Hoja 1Tipo 1Datos del informante y de control.
Hoja 2Tipo 2Información de los titulares principales de cuentas corrientes y/o ahorro y/o certificados y/o contratos, consumos con tarjetas de crédito, préstamos y ventas a través del sistema de tarjetas.
Hoja 3Tipo 2Información de los secundarios de cuentas corrientes y/o ahorro y/o certificados y/o contratos.

El nombre del archivo (libro) debe ser imp623.xls (escrito en letras minúsculas).

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica deberá ser el modelo normal, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FormatoConfiguración
NúmeroSin decimales
FuenteArial 10
AlineaciónGeneral, inferior
BordesSin bordes
DiseñoNinguno
ProtecciónSin bloqueo. Desactivada
Zoom100%

PAR. 2º—Cuando la información exceda la capacidad del medio magnético se podrán utilizar los formatos de compresión Pkzip (DOS), Winzip (Windows95) o Enzip 3.00.

PAR. 3º—En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc. y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe en archivo plano. Cuando se grabe en archivo Excel, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.

PAR. 4º—Los valores se deben informar en pesos.

ART. 8º—Tipos de registros y organización. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el caracter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro tipo 1 contiene los datos del informante y de control y el registro tipo 2 contiene los datos de los informados.

La relación total de registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1) seguido de los registros de movimiento (tipo 2), para archivo plano.

Para Excel: hoja 1, hoja 2, hoja 3.

Los diseños de los registros son los siguientes:

1. Registro de identificación (tipo 1)

PosicionesExcel (columna/ancho)Contenido
Archivo plano
1 - 1A/1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico "1".
2 - 5B/4Año gravable a que se refiere la información.
(Cuatro caracteres numéricos).
6 - 7C/2Tipo de entidad informante.
Para efectos de la presente resolución el tipo es 10.
(Dos caracteres numéricos).
8 - 21D/14NIT de la entidad informante.
(Catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
22-22E/1Dígito de verificación.
(Un caracter numérico).
23 - 82F/60Razón social de la entidad informante.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
83 - 86G/4Código de actividad económica de la entidad informante (según Res. 8587/98)
(Cuatro caracteres numéricos).
87 - 126H/40Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la entidad informante.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).
127 - 131I/5Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
(Cinco caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)
132 - 141J/10Número total de registros tipo 2 informados.
(Diez caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
142 - 161K/20Valor total de la sumatoria en pesos de todos los registros tipo 2 informados.
(Veinte caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
162 - 201L/40Dirección correo electrónico de la entidad informante.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).

2. Registro de movimientos (tipo 2).

a) La información de los titulares principales de cuentas corrientes y/o de ahorro y/o certificados, y/o contratos, consumos con tarjeta de crédito, préstamos otorgados y ventas a través del sistema de tarjetas, se deberá suministrar de la siguiente manera:

PosicionesExcel columna/anchoContenido
Archivo plano
1 - 1A/1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico "2".
2 - 3B/2Código que identifica el concepto:
(Dos caracteres numéricos).
10: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros; durante el año.
Certificados de depósito a término y/o cualquier otro(s) depósito(s) a término emitidos durante el año.
Contratos y/o ahorros suscritos en los fondos durante el año.
20: Adquisiciones, consumos, avances o gastos con tarjeta de crédito.
30: Ventas o prestaciones de servicios e ingresos recibidos a través del sistema de tarjetas.
60: Préstamos efectuados durante el año.
4 - 5C/2Subcódigo que identifica el concepto:
(Dos caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
Para el código 10: (E.T., art. 623).
00: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros durante el año.
14: Certificados de depósitos a término y/o cualquier otro(s) depósito(s) emitidos durante el año.
15: Contratos y/o ahorros suscritos en los fondos durante el año.
Para el código 20: (E.T., art. 623).
00: Adquisiciones, consumos, avances o gastos con tarjeta de crédito.
Para el código 30: (E.T., art. 623).
00: Ventas o prestación de servicios e ingresos recibidos a través del sistema de tarjetas.
Para el código 60: (E.T., art. 623-2 sic).
01: Préstamos comerciales.
02: Préstamos de consumo.
03: Préstamos de hipotecarios.
04: Otros préstamos.
6 - 19D/14NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, NIP o NUIP, cédula de extranjería del titular principal o cédula de ciudadanía del tutor.
(Catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
20 - 20E/1Dígito de verificación.
(Un caracter numérico; de lo contrario blanco).
21 - 21F/1Clase de documento de identificación:
(Un carácter alfabético).
N: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
C: Cédula de ciudadanía.
T: Tarjeta de identidad o NIP.
E: Cédula de extranjería.
R : Cédula de ciudadanía del tutor o representante.
U: Número único de identificación personal NUIP.
22 - 81G/60Apellidos y nombres o razón social del titular principal o tutor.
(Sesenta caracteres alfanuméricos).
82 - 101H/20Primer valor:
(Veinte caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
— Valor en pesos del movimiento crédito de consignaciones.
— Valor en pesos de los consumos con tarjeta de crédito.
— Valor en pesos de las ventas efectuadas a través del sistema de tarjetas.
— Valor en pesos de los préstamos otorgados durante el año.
— Valor en pesos de los CDT y/o demás depósitos a término emitidos durante el año.
—Valor en pesos de las adiciones y/o aperturas efectuadas por los inversionistas y/o partícipes y/o ahorradores en los fondos.
102 - 121I/20Segundo valor:
(Veinte caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
— Valor en pesos del IVA correspondiente a las ventas efectuadas a través del sistema de tarjetas.
— Valor en pesos de los intereses y/o rendimientos causados por los CDT y/o demás depósitos a término.
— Valor en pesos de los intereses y/o rendimientos causados por los inversionistas y/o partícipes y/o ahorradores en los fondos.
De lo contrario cero (0).
122 - 141J/20Tercer valor:
(Veinte caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
— Valor en pesos del saldo de los CDT y/o demás depósitos a término a 31 de diciembre de 2004.
— Valor en pesos del saldo a 31 de diciembre de 2004 de los contratos y/o ahorros de los inversionistas y/o partícipes y/o ahorradores en los fondos.
De lo contrario cero (0).
142 - 161K/20Número de la cuenta corriente y/o ahorros y/o certificado a término y/o contrato o documento para los fondos. Para tarjetas, establecimientos y préstamos cero (0).
(Veinte caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
162 - 201L/40Dirección del informado.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).
202 - 206M/5Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
(Cinco caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

b) La información de los secundarios de cuentas corrientes y/o de ahorro y/o de certificados a término y/o de ahorros e inversiones en los fondos se deberá suministrar de la siguiente manera:

PosicionesExcel (columna/ancho)Contenido
Archivo plano
1 - 1A/1Tipo de registro. Llevará el caracter numérico "2".
2 - 3B/2Código que identifica al titular secundario. Para efectos de la presente resolución el código es 99.
(Dos caracteres numéricos).
4 - 5C/2Subcódigo que identifica el concepto:
(Dos caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
00: Movimientos de cuentas corrientes y/o de ahorros durante el año.
14: Certificados de depósitos a término y/o otros otorgados y/o cancelados.
15: Contratos y/o ahorros suscritos y/o cancelados en los fondos durante el año.
6 - 19D/14NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, NIP o NUIP, cédula de extranjería o cédula de ciudadanía del tutor del titular secundario.
(Catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
20 - 20E/1Dígito de verificación.
(Un caracter numérico; de lo contrario blanco).
21 - 21F/1Clase de documento de identificación:
(Un carácter alfabético).
N: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
C: Cédula de ciudadanía.
T: Tarjeta de identidad o NIP.
E: Cédula de extranjería.
R: Cédula de ciudadanía del tutor o representante.
U: Número único de identificación personal, NUIP.
22 - 81G/60Apellidos y nombres o razón social.
(Sesenta caracteres).
82 - 95H/14NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, NIP o NUIP, cédula de extranjería o cédula de ciudadanía del tutor del titular principal.
(Catorce caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).
96 - 96I/1Dígito de verificación.
(Un caracter numérico; de lo contrario blanco).
97 - 97J/1Clase de documento de identificación:
(Un carácter alfabético)
N: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
C: Cédula de ciudadanía.
T: Tarjeta de identidad o NIP.
E: Cédula de extranjería.
R: Cédula de ciudadanía del tutor o representante.
U: Número único de identificación personal, NUIP.
98 - 137K/40Dirección principal del secundario.
(Cuarenta caracteres alfanuméricos).
138 - 142L/5Código departamento y municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE.
(Cinco caracteres numéricos, justificadoss con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

ART. 9º—Forma y sitios de presentación de la información. El medio magnético deberá presentarse en la división de documentación o quien haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de la jurisdicción de la entidad informante, acompañado del formato de entrega DIAN 58.032.2000 en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la entidad y el contador público o revisor fiscal, según el caso.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT y razón social del informante, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad del informante. Si la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado (Pkzip, Enzip o Winzip).

ART. 10.—Plazo para presentar la información. El plazo para presentar la información tributaria a que se refiere la presente resolución será hasta el día 31 de mayo del año 2005.

ART. 11.—Sanciones. Cuando no se suministre la información en los lugares y dentro de los plazos establecidos, o cuando el contenido presente errores, o no corresponda a lo solicitado, o cuando el medio magnético no se ajuste a las especificaciones y características indicadas en la presente resolución, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del estatuto tributario.

ART. 12.—Corrección de la información. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución, presentándolo acompañado con un nuevo formato de entrega DIAN 58.032.2000 en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la entidad y el contador público o revisor fiscal, cuando esté obligado.

ART. 13.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a los octubre 25 de 2004.