Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 974 DE 2016 

(Marzo 18)

“Por la cual se adopta el Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al sistema general de seguridad social en salud”.

El Ministro de Salud y Protección Social,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el artículo 2º del Decreto-Ley 4107 de 2011, el parágrafo 4º del artículo 16, y los parágrafos de los artículos 44, 47, 53, 55 y 56 del Decreto 2353 de 2015 y

CONSIDERANDO:

Que mediante el Decreto 2353 de 2015, el Gobierno Nacional unificó y actualizó las reglas de afiliación al sistema general de seguridad social en salud, creó el Sistema de Afiliación Transaccional y definió los instrumentos para garantizar la continuidad en la afiliación y el goce efectivo del derecho a la salud.

Que según lo establecido en el artículo 16 del citado decreto, la afiliación al sistema general de seguridad social en salud se efectúa con el registro en el Sistema de Afiliación Transaccional y la inscripción a una sola entidad promotora de salud, mediante la suscripción del formulario físico o electrónico que adopte el Ministerio de Salud y Protección Social.

Que el parágrafo 4º del precitado artículo dispone que, hasta tanto entre en operación plena el sistema de afiliación transaccional, la afiliación y las novedades de traslado y de movilidad deberán realizarse en el formulario físico que, para el efecto, adopte el Ministerio de Salud y Protección Social.

Que se hace necesario adoptar el formulario físico a través del cual se llevará a cabo el proceso de afiliación y registro de novedades al sistema general de seguridad social en salud.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene como objeto adoptar el Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al sistema general de seguridad social en salud, y las instrucciones para su diligenciamiento contenidos en los Anexos Técnicos Nº 1: “Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al sistema general de seguridad social en salud” y Nº 2: “Instructivo para el Diligenciamiento del Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al sistema general de seguridad social en salud”, los cuales forman parte integral de la misma. Igualmente, describir su contenido, establecer su obligatoriedad y transitoriedad para su aplicación en todo el territorio nacional.

ART. 2º—Ámbito de aplicación. La presente resolución aplica a las Entidades Obligadas a Compensar, EOC, entidades promotoras de salud, EPS, de los regímenes contributivo y subsidiado, a los empleadores y otros aportantes, entidades responsables de la afiliación colectiva, institucional y de oficio, a las entidades territoriales, a las personas y a los afiliados cuando deban registrar la afiliación o reportar novedades en el sistema general de seguridad social en salud, hasta tanto entre en plena operación el sistema de afiliación transaccional.

ART. 3º—Obligatoriedad. Las EOC y las EPS de los regímenes contributivo y subsidiado deberán utilizar y disponer obligatoriamente el formulario adoptado con la presente resolución y su contenido no podrá ser modificado ni adicionado con nueva información. Cualquier modificación al contenido del formulario se tendrá por inexistente y no será oponible para el reconocimiento de la Unidad de pago por capitación, (UPC). Lo anterior, sin perjuicio de las acciones de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud.

ART. 4º—Contenido del formulario. El formulario contiene los datos organizados en una secuencia que busca facilitar al afiliado su diligenciamiento y se acompaña de un instructivo que orienta el adecuado trámite de la afiliación y de las novedades para su registro y reporte.

ART. 5º—Prohibiciones. Bajo ninguna circunstancia las EOC y EPS podrán anexar al Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al sistema general de seguridad social en salud, adoptado mediante la presente resolución, declaraciones del estado de salud, so pena de las sanciones a que haya lugar por parte de la Superintendencia Nacional de Salud.

ART. 6º—Implementación. El Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al sistema general de seguridad social en salud deberá ser implementado por las EOC y EPS de los regímenes contributivo y subsidiado a más tardar el 2 de mayo de 2016. Hasta tanto se implemente el citado formulario, las EOC y EPS podrán utilizar los formularios existentes y para registrar y reportar la novedad de movilidad, deberán identificarla en la casilla de novedades bajo el número “99” o la palabra “MOV”.

ART. 7º—Inspección, vigilancia y control. Corresponderá a la Superintendencia Nacional de Salud, efectuar la Inspección, Vigilancia y Control a la aplicación de las disposiciones aquí previstas.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las Resoluciones 5602 de 2015 y 560 de 2016.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 18 de marzo de 2016.

ANEXO 1

Formulario único de afiliación y registro de novedades al SGSSS

R974 FORMULARIO A
R974 FORMULARIO A
 

R974 FORMULARIO BB
R974 FORMULARIO BB
 

ANEXO 2

Instructivo para el diligenciamiento del formulario único de afiliación y registro de novedades al sistema general de seguridad social en salud

La información que se registre en este formulario es muy importante para el SGSSS, por favor, para su diligenciamiento, utilice tinta de color negro, escriba en letra de imprenta, sin tachones ni enmendaduras, y siga las instrucciones de este documento.

Encabezado

Logo de la EPS: Espacio destinado a la EPS.

Número de radicación: Número que la EPS asigna en forma consecutiva a cada trámite que realizan los cotizantes, cabezas de familia, beneficiarios u otros autorizados.

Fecha de radicación: Este dato corresponde a la fecha en que la EPS recibe físicamente el formulario de afiliación o de reporte de novedades, registrado generalmente con un fechador mecánico o eléctrico.

Quien realiza el trámite debe verificar que la fecha registrada corresponda efectivamente a la fecha en que este se realiza ante la EPS.

CAPÍTULO I

Datos del trámite

Estos datos se refieren a la descripción de la operación, trámite o transacción que se realiza mediante la suscripción del formulario único de afiliación y reporte de novedades, por tanto, son obligatorios para el cotizante, cabeza de familia, beneficiario, empleador, entidad o institución autorizada, cuando se registre una afiliación o se reporte alguna novedad.

1. Tipo de trámite

A. Afiliación.

Aplica cuando se ingresa por primera vez al sistema general de seguridad social en salud-SGSSS, en condición de cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional.

B. Reporte de novedades.

Aplica cuando se reporta algún cambio en los datos de identificación, datos complementarios o en la condición de la afiliación del cotizante, cabeza de familia, beneficiarios o afiliado adicional, según el/los tipo (s) de novedades relacionadas en el campo 40.

2. Tipo de afiliación.

A. Individual.

La opción de afiliación individual aplica cuando el cotizante o el cabeza de familia realizan directamente la afiliación y el reporte de novedades, y no a través de otras personas, entidades o instituciones.

Se debe colocar una X en la opción que corresponda: cotizante, cabeza de familia o beneficiario.

B. Colectiva.

La opción aplica cuando un trabajador independiente o un miembro de una comunidad o congregación religiosa realiza afiliación, reporte de novedades y pago de aportes al SGSSS a través de asociaciones, agremiaciones o congregaciones religiosas autorizadas para realizar afiliaciones colectivas.

C. Institucional.

La opción Institucional aplica cuando la persona que se va a afiliar se encuentra a cargo de una institución de protección y la institución es responsable de hacer el trámite.

D. De oficio.

La opción de oficio aplica cuando la afiliación es realizada por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social, UGPP, el empleador o la entidad administradora de pensiones cuando el afiliado no ha hecho la selección, la entidad territorial cuando la persona cumpla los requisitos para pertenecer al régimen subsidiado y se rehúse a ello, y los prestadores de servicios de salud en el caso del recién nacido de padres no afiliados. También aplica cuando la afiliación de los beneficiarios es realizada por las Comisarías de Familia, los defensores de familia, las personerías municipales.

3. Régimen.

Marque con una X, según si la afiliación o el reporte de la novedad se realiza en el régimen contributivo o en el régimen subsidiado.

4. Tipo de afiliado.

Marque con una X la opción correspondiente a la condición de quien realiza la afiliación o reporta la novedad:

Cotizante: Aplica cuando la persona que se afilia o reporta la novedad está obligada a cotizar al sistema general de seguridad social en salud, SGSSS, en el Régimen Contributivo.

Cabeza de familia: Aplica cuando la persona que se afilia o que reporta la novedad se registra o se ha registrado como cabeza de su núcleo familiar en el Régimen Subsidiado.

Beneficiario: Es la persona que integra el núcleo familiar y reúne las condiciones para ser inscrito como beneficiario de un cotizante en el régimen contributivo o de un cabeza de familia en el régimen subsidiado.

5. Tipo de cotizante.

Marque con una X la opción que corresponda:

Dependiente: Si el cotizante tiene un empleador mediante una relación laboral y comparte con este el pago de los aportes a salud y pensiones.

Independiente: Si el cotizante no está vinculado a un empleador mediante una relación laboral y por tanto, no comparte el pago de sus aportes sino que los asume en la totalidad.

Pensionado: Si el cotizante goza de una pensión y el pago del aporte a salud se encuentra a su cargo.

Código: Este espacio debe ser diligenciado por la EPS, y corresponde al código de cotizante establecido en la base de datos de afiliados vigente.

A. Afiliación.

Si la afiliación es individual o colectiva, se debe:

— Diligenciar los espacios de los Capítulos II y III, correspondientes a los datos básicos de identificación y complementarios del cotizante o del cabeza de familia.

— Diligenciar los datos del capítulo IV si el cotizante o cabeza de familia tiene beneficiarios, en el mismo trámite de afiliación.

— Diligenciar los datos del capítulo V, relativos al empleador si el afiliado es dependiente, y si es un trabajador independiente vinculado a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas, registrar los datos de la asociación, agremiación o congregación religiosa.

— Marcar con una X, en el capítulo VII, las declaraciones y autorizaciones que correspondan.

— Diligenciar en el capítulo VIII Firmas, los campos 54 y/o 55 según el caso.

— Marcar con una X, en el capítulo IX, los documentos de identidad de las personas que se afilian y los anexos que acreditan la condición de sus beneficiarios, según corresponda.

Si la afiliación es institucional o de oficio, la institución o entidad debe:

— Diligenciar los espacios de los capítulos II y III con los datos de la persona que se va a afiliar, en condición de cotizante o cabeza de familia. Los niños de padres no afiliados que afilia la IPS lo hacen en condición de cabeza de familia hasta tanto sus padres realicen la afiliación.

— Diligenciar los datos del capítulo IV si tiene información de los beneficiarios de la persona que se va a afiliar, o si la persona que se va a afiliar tiene la calidad de beneficiario de un cotizante en el caso de la afiliación de oficio en los términos del artículo 35 del Decreto 2353 de 2015.

— Diligenciar los datos del capítulo V relativos a la entidad responsable de la afiliación institucional o de oficio. En el caso de entidades territoriales estas deberán registrar los datos del capítulo X.

— Marcar con una X en el capítulo VII las declaraciones y autorizaciones que correspondan. En el caso de las afiliaciones de oficio solo podrán marcar los numerales 51, 52 y 53.

— Diligenciar el capítulo VIII Firmas, firmando en el campo 55 “Empleador, aportante o entidad responsable para la afiliación colectiva, institucional o de oficio”.

— Marcar con una X, en el capítulo IX, el documento de identidad de la(s) persona(s) que se va(n) a afiliar y los anexos que correspondan.

— Diligenciar los datos del capítulo X cuando la entidad territorial es la que realiza la afiliación.

CAPÍTULO II

Datos básicos de identificación (del cotizante o del cabeza de familia)

Los datos básicos de identificación son aquellos que permiten la plena identificación del cotizante o cabeza de familia y deben coincidir con los del documento expedido por la entidad competente. Estos son:

6. Apellidos y nombres.

Estos datos deben ser registrados en las casillas correspondientes, en forma idéntica a como aparecen en el documento de identidad.

— Primer apellido

— Segundo apellido

— Primer nombre

— Segundo nombre

7. Tipo de documento de identidad.

Debe colocar en el espacio el código que corresponde al documento con el cual se va a identificar, según la siguiente tabla:

CódigoDescripción del tipo de documento
CNCertificado de nacido vivo, es el documento expedido por la institución prestadora de servicios (IPS) donde nació el neonato. Solo tiene validez para realizar la afiliación y máximo hasta el tercer mes de vida. Debe ser reemplazado por el registro civil.
RCRegistro civil de nacimiento, es el documento expedido por una notaría pública con el que se identifican los menores de 7 años. Debe ser reemplazado por la tarjeta de identidad.
TITarjeta de identidad, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican los menores entre de edad entre 7 y 17 años. Debe ser reemplazada por la cédula de ciudadanía.
CCCédula de ciudadanía, es el documento expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil con el que se identifican las personas al cumplir 18 años de edad.
CECédula de extranjería, es el documento de identificación expedido por Migración Colombia, que se otorga a los extranjeros titulares de una visa superior a 3 meses y a sus beneficiarios, con base en el Registro de Extranjeros. La Vigencia de la Cédula de Extranjería será por un término de cinco (5) años.
PAPasaporte, es el documento que acredita la identidad de un extranjero que cuenta con una visa para trabajar en Colombia y no se encuentra obligado a tramitar una cédula de extranjería, y de los extranjeros menores de 7 años.
CDCarné diplomático, es el documento que identifica a extranjeros que cumplen funciones en las embajadas, legaciones, consulados y delegaciones en representación de gobiernos extranjeros.
SCSalvoconducto de permanencia, es un documento de carácter temporal expedido por la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia a los extranjeros que deban permanecer en el país mientras resuelven su situación de refugiados o asilados. Tiene una validez de tres meses y debe ser renovado o sustituido por la cédula de extranjería.

8. Número del documento de identidad.

Es el número con el cual se identifica como persona única y debe registrarlo exactamente como figura en el documento de identidad.

Si se trata del registro civil escriba el número NUIP que aparece en la parte superior izquierda del documento, no el indicativo serial. Verifique que lo ha registrado completo.

9. Sexo.

Marque con una X, la opción: femenino o masculino, como aparece en su documento de identidad.

10. Fecha de nacimiento.

Registre la fecha de nacimiento como figura en el documento de identidad: día, mes y año.

CAPÍTULO III

Datos complementarios

Datos personales

Estos datos deben registrarse para el cotizante en el Régimen Contributivo y para el cabeza de familia en el Régimen Subsidiado, según corresponda.

11. Etnia.

En este espacio debe registrar el código correspondiente a la etnia, en caso de pertenecer a alguna de ellas, tal como aparece en la tabla:

Código Etnia
01 Indígena.
02 Rrom (gitano).
03 Raizal (San Andrés y Providencia).
04 Palenquero (San Basilio de Palenque).
05 Negro(a), afrocolombiano(a).

12. Discapacidad.

Este espacio debe diligenciarse solo en el caso de que el cotizante o cabeza de familia tenga una discapacidad reconocida y calificada médicamente.

Tipo de discapacidad:

Marque con una X la opción: F: Física N: Neuro-sensorial M: Mental

Condición de discapacidad:

Marque con una X la opción: T: Temporal P: Permanente.

13. Puntaje Sisbén:

Este dato aplica solo para el régimen subsidiado. Debe registrar el puntaje obtenido en la encuesta Sisbén.

14. Grupo de población especial.

Este dato aplica solo para el régimen subsidiado. Si el cabeza de familia pertenece a un grupo de población especial debe colocar en el espacio el código correspondiente según la siguiente tabla.

02 Población infantil abandonada a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
06 Menores desvinculados del conflicto armado, a cargo del ICBF.
08 Población desmovilizada.
09 Víctimas del conflicto armado.
10 Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF.
11 Personas incluidas en el programa de protección a testigos.
16 Adultos mayores en centros de protección.
17 Comunidad indígena.
18 Población Rrom.
22 Población privada de la libertad, que no esté a cargo del Fondo Nacional de Salud de las Personas Privadas de la Libertad.
23 Personas que dejen de ser madres comunitarias y sean beneficiarias del subsidio de la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional.
24 Personas incluidas en el Registro Único de Damnificados por la deportación, expulsión, repatriación o retorno desde el territorio Venezolano.

Si la afiliación es individual o de oficio seleccione uno de los siguientes códigos: 08, 09, 11, 17, 18, 23, 24.

Si la afiliación es institucional seleccione uno de los siguientes códigos: 02, 06, 10, 16, 22.

15. Administradora de riesgos laborales (ARL).

Este dato aplica solo para la afiliación en el régimen contributivo de los trabajadores dependientes. Registre el nombre de la entidad administradora de Riesgos Laborales donde se encuentra afiliado.

16. Administradora de Pensiones

Este dato aplica solo para la afiliación en el régimen contributivo. Registre el nombre de la entidad administradora de pensiones donde se encuentra afiliado.

17. Ingreso base de cotización (IBC).

Este dato aplica solo para la afiliación en el Régimen Contributivo. Registre el valor del salario o del ingreso mensual sobre el cual va a pagar los aportes al SGSSS.

18. Residencia.

Diligencie los datos del lugar donde reside el cotizante o cabeza de familia completos.

— Dirección de su residencia

— Teléfono (fijo o celular, o ambos)

— Correo electrónico

— Ciudad/Municipio o distrito

— Localidad/comuna si existen en su ciudad, municipio o distrito

— Zona: urbana o rural donde se ubica su residencia

— Departamento

En el caso de Bogotá, D.C., debe escribir en el campo departamento: Bogotá, D. C.

CAPÍTULO IV

Datos de identificación de los miembros del núcleo familiar

Datos básicos de identificación del cónyuge o compañero(a) permanente cotizante

Estos datos deben ser registrados solo cuando el cónyuge o compañero(a) permanente también cotiza al SGSSS. Si este no cotiza debe registrarse en los espacios de “Datos de identificación de los miembros del núcleo familiar” en el capítulo IV en la fila de primer beneficiario (B1).

Si al momento de la afiliación del cotizante el cónyuge o compañero(a) permanente está afiliado y cotiza, solo debe diligenciar sus datos básicos de identificación de estos espacios.

19. Apellidos y nombres.

Estos datos deben ser registrados en forma idéntica como figuran en el documento de identidad.

— Primer apellido

— Segundo apellido

— Primer nombre

— Segundo nombre

20. Tipo de documento de identidad.

Registre el código que corresponde al documento con el cual se va a identificar, según la tabla de tipos de documentos de identidad que se encuentra en el numeral 7 del capítulo II de este instructivo.

21. Número del documento de identidad.

Registre el número exactamente como aparece en el documento de identidad. Verifique que lo ha registrado completo.

Si se trata del registro civil escriba el número NUIP que aparece en la parte superior izquierda del documento, no el indicativo serial. Verifique que lo ha registrado completo.

22. Sexo.

Marque con una X, la opción: femenino o masculino, como aparece en su documento de identidad.

23. Fecha de nacimiento.

Registre la fecha de nacimiento como aparece en el documento de identidad: día, mes y año.

Datos básicos de identificación de los beneficiarios y de los afiliados adicionales

En las filas identificadas con los códigos B1, B2, B3, B4 y B5 registre los datos de cada uno de los beneficiarios o afiliados adicionales que vaya a incluir en el trámite.

24. Apellidos y nombres.

Estos datos deben ser registrados en forma idéntica como figuran en el documento de identidad.

— Primer apellido

— Segundo apellido

— Primer nombre

— Segundo nombre

25. Tipo de documento de identidad.

Coloque en el espacio el código que corresponde al documento con el cual se va a identificar, según la tabla de tipos de documentos de identidad que se encuentra en el numeral 7 del capítulo II.

26. Número del documento de identidad.

Registre el número exactamente como figura en el documento de identidad. Verifique que lo ha registrado completo.

Si se trata del registro civil escriba el número NUIP que figura en la parte superior izquierda del documento, no el indicativo serial.

27. Sexo.

Marque con una X, la opción: femenino o masculino, como aparece en su documento de identidad.

28. Fecha de nacimiento.

Registre la fecha de nacimiento como aparece en el documento de identidad: día, mes y año.

Datos complementarios

29. Parentesco.

En este espacio debe colocar el código que corresponde al tipo de parentesco con el cotizante o cabeza de familia y que lo identifica como beneficiario o afiliado adicional, como aparece en la siguiente tabla:

Código Parentesco Descripción parentesco
CY Cónyuge. Con relación formalizada mediante el vínculo matrimonial.
CP Compañera(o) permanente incluyendo las parejas del mismo sexo. Con unión marital de hecho.
HI Hijos menores de veinticinco (25) años de edad. Que dependan económicamente del cotizante.
HD Los hijos de cualquier edad. Si tienen incapacidad permanente y dependen económicamente del cotizante.
HC Los hijos del cónyuge o compañera o compañero permanente del afiliado, incluyendo los de las parejas del mismo sexo. Si son menores de 25 años y dependen económicamente del cotizante, o de cualquier edad si presentan incapacidad permanente y dependen económicamente del cotizante.
HB Los hijos de los beneficiarios. Son los nietos del cotizante cuyo padre o madre es beneficiario del cotizante.
MD Los menores de veinticinco (25) años o de cualquier edad, con incapacidad permanente. Que dependan económicamente del cotizante y se encuentren hasta el tercer grado de consanguinidad, como consecuencia del fallecimiento de los padres, la pérdida de la patria potestad o la ausencia de estos.
PD Padres del cotizante. Que no estén pensionados y dependan económicamente del cotizante, cuando este no inscribe como beneficiarios al cónyuge o compañera(o) permanente o a los hijos.
MC Menores de dieciocho (18) años en custodia. Entregados en custodia legal al cotizante o cabeza de familia, por autoridad competente.
AA Persona de cualquier edad como afiliada adicional. Persona de cualquier edad que depende económicamente del cotizante y se encuentra en el 4º grado de consanguinidad o 2º de afinidad, respecto de este.

30. Etnia.

Registre el código que aparece en la tabla del numeral 11 de este instructivo, correspondiente a la etnia en caso de pertenecer a alguna de ellas.

31. Discapacidad.

Este espacio debe diligenciarse solo en el caso de que el beneficiario tenga una discapacidad reconocida y calificada médicamente.

Tipo de discapacidad:

Marque con una X la opción: F: Física N: Neuro-sensorial M: Mental

Condición de discapacidad:

Marque con una X: T: Temporal P: Permanente.

32. Datos de residencia

Estos datos aplican solo para el Régimen Contributivo cuando los beneficiarios y afiliados adicionales residan en un municipio diferente al del cotizante.

— Municipio/Distrito.

— Zona: urbana, rural.

— Departamento.

— Teléfono (fijo y/o celular).

33. Valor de la UPC del afiliado adicional.

Este dato debe ser diligenciado por la EPS para lo cual debe colocar el valor mensual del aporte (en números) correspondiente a cada afiliado adicional que se haya registrado.

Selección de la Institución prestadora de servicios de salud (IPS) primaria.

34. Nombre de la Institución prestadora de servicios de salud (IPS):

Registre el nombre de la Institución Prestadora de Servicios de Salud primaria que ha sido seleccionada por el cotizante o cabeza de familia, dentro del listado de la Red de Prestadores que le presente la EPS, así:

— En la fila identificada con la letra C, la IPS seleccionada en el municipio de residencia del cotizante y los beneficiarios que convivan con él en el régimen contributivo, o del cabeza de familia y sus beneficiarios en el régimen subsidiado.

— En la(s) fila(s) identificada(s) con la letra B, solo para el régimen contributivo, en la casilla vacía, registre el número del beneficiario del cotizante o afiliado adicional que resida en un municipio distinto al del cotizante y el nombre de la IPS en ese municipio.

La EPS debe registrar el código de la IPS primaria seleccionada por el afiliado.

CAPÍTULO V

Datos de identificación del empleador y otros aportantes o de las entidades responsables de la afiliación colectiva, institucional o de oficio

Estos datos aplican a:

— El Empleador cuando el afiliado que hace el trámite es un trabajador dependiente y la afiliación o el reporte de la novedad lo exige.

— Las entidades autorizadas para realizar la afiliación colectiva de trabajadores independientes o miembros de comunidades o congregaciones religiosas, entidades administradoras o pagadoras de pensiones, cooperativas y pre-cooperativas de trabajo asociado, cajas de compensación familiar cuando se trate de cotizantes que no tienen la calidad de dependientes y la afiliación o el reporte de la novedad lo exige.

— Las Instituciones o entidades responsables de hacer la afiliación y reportar las novedades de las personas que se encuentran bajo su protección, o los empleadores, entidades e instituciones que tienen la competencia para realizar la afiliación o el reporte de novedades.

35. Nombre o razón social.

Escriba el nombre o razón social del empleador, otro tipo de aportante, pagador de pensiones o de las entidades responsables de la afiliación colectiva, institucional o de oficio.

36. Tipo de documento de identificación.

Escriba el tipo de documento con el cual se identifica como empleador, otro tipo de aportante, pagador de pensiones o como entidad responsable de la afiliación colectiva, institucional o de oficio, así:

— NIT (número de identificación tributaria), cuando se trate de personas jurídicas, públicas o privadas.

— CC (cédula de ciudadanía), TI (tarjeta de identidad), PA (pasaporte), CE (cédula de extranjería), CD (carné diplomático) cuando se trate de personas naturales.

37. Número del documento de identificación.

Escriba el número del documento de identificación.

38. Tipo de aportante o pagador de pensiones.

Este dato debe ser diligenciado por la EPS para lo cual debe registrar el código del tipo de aportante o pagador de pensiones que corresponda según la tabla de aportantes establecida para la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes-PILA.

39. Ubicación.

— Dirección

— Teléfono (fijo o celular)

— Correo electrónico

— Municipio/Distrito

— Departamento

En el caso de Bogotá, D.C., debe escribir como departamento Bogotá, D.C.

B. Reporte de novedades.

El reporte de novedades no puede realizarse simultáneamente con la afiliación. La novedad es la modificación de los datos reportados en la afiliación o de la condición de la afiliación.

El reporte de novedades solo puede ser realizado por los cotizantes y cabezas de familia. Los beneficiarios únicamente pueden reportar las novedades que expresamente se autorizan en este instructivo.

Las EPS no pueden reportar a la base de datos de afiliados vigente novedades que no hayan sido reportadas por los cotizantes, cabeza de familia o beneficiarios mediante la suscripción del Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades.

40. Tipos de novedad.

Marque con una X la casilla que corresponda al tipo de novedad que va a reportar, según la siguiente tabla:

Número Nombre
1Modificación de datos básicos de identificación
2Corrección de datos básicos de identificación
3Actualización del documento de identidad
4Actualización y corrección de datos complementarios
5Terminación de la inscripción en la EPS
6Reinscripción en la EPS
7Inclusión de beneficiarios o de afiliados adicionales
8Exclusión de beneficiarios o de afiliados adicionales
9Inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar
10Terminación de relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir cotizando
11Vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas
12Desvinculación de una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas
13Movilidad
14Traslado
15Reporte de fallecimiento
16Reporte del trámite de protección al cesante
17Reporte de la calidad de pre-pensionado
18Reporte de la calidad de pensionado

Descripción y diligenciamiento de las novedades

Novedad 1: Modificación de datos básicos de identificación

Esta novedad se reporta cuando el cotizante, el cabeza de familia o la institución autorizada, modifica uno o varios de los datos básicos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiarios o afiliados adicionales, para lo cual debe presentar el documento de identidad, en el que consten tales modificaciones. Para reportar esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 1, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar en el capítulo II los datos básicos de identificación como figuran en el documento de identidad antes de la modificación, si la novedad aplica al cotizante o al cabeza de familia.

— Registrar los datos del cotizante o del cabeza de familia en el capítulo II y los datos del beneficiario o del afiliado adicional, de los numerales 24, 25, 26, 27 y 28 del capítulo IV, como están en el documento de identidad actual, es decir antes de la modificación, si la novedad corresponde a un beneficiario o afiliado adicional.

— Registrar en los espacios del numeral 41 del capítulo VI, los datos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional respecto del cual se esté reportando la novedad, después de la modificación.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.

— Seleccionar en el numeral 56 del capítulo IX el tipo de documento de identidad donde consten las modificaciones realizadas y anexe copia.

Novedad 2: Corrección de datos básicos de identificación

Esta novedad se reporta cuando los datos básicos de identificación del cotizante, el cabeza de familia, el beneficiario o el afiliado adicional quedaron mal registrados en la base de datos de afiliados vigente y no coinciden con los del documento de identidad, para lo cual se deberá presentar el documento de identidad. Para reportar esta novedad el cotizante o el cabeza de familia debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 2, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar en el capítulo II los datos básicos de identificación como figuran en la base de datos de afiliados vigente, es decir, los datos errados si la novedad aplica al cotizante o al cabeza de familia.

— Registrar los datos del cotizante o de cabeza de familia en el capítulo II y los datos de los numerales 24, 25, 26, 27 y 28 del capítulo IV como figuran en la base de datos de afiliados vigente, es decir, los datos errados y que van a ser corregidos si la novedad corresponde a un beneficiario.

— Registrar en los espacios del numeral 41 del capítulo VI, los datos básicos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional respecto del cual se esté reportando la novedad, tal como debe ser corregidos.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.

— Seleccionar en el numeral 56 del capítulo IX el tipo de documento de identidad que corresponda, con los datos correctos y anexe copia.

Novedad 3: Actualización del documento de identidad

Esta novedad se reporta cuando el cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional actualiza el documento de identidad por el que corresponda a su edad, es decir, el RC por la TI, o la TI por la CC, o en el caso de los extranjeros por pérdida de vigencia de los documentos de identificación, según las normas de migración. Para reportar esta novedad el cotizante o el cabeza de familia debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 3, numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar en el capítulo II los datos básicos de identificación del documento que se encuentra en la base de datos de afiliados vigente si la novedad aplica al cotizante o al cabeza de familia.

— Registrar los datos del cotizante o de cabeza de familia en el capítulo II y los datos del beneficiario de los numerales 24, 25, 26, 27 y 28 del capítulo IV del documento que se encuentra en la base de datos de afiliados vigente.

— Registrar, en los espacios del numeral 41 del capítulo VI, los datos de identificación del cotizante, cabeza de familia o beneficiario o afiliado adicional del cual se esté reportando la novedad del nuevo documento.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.

— Seleccionar en el numeral 56 del capítulo IX el tipo de documento de identidad que se actualiza y anexe copia.

Novedad 4: Actualización y corrección de datos complementarios

Esta novedad se reporta cuando los datos complementarios del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional se actualizan o modifican. Para reportar esta novedad el cotizante o el cabeza de familia debe:

Marcar con una X la casilla de la novedad 4, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Registrar los datos básicos de identificación del capítulo II del cotizante o del cabeza de familia.

— Registrar los datos complementarios del capítulo III, en los numerales a actualizar o corregir si la novedad corresponde al cotizante o cabeza de familia.

— Registrar en los numerales 24 al 32 del capítulo IV, los datos básicos de identificación y complementarios del beneficiario o afiliado adicional si la novedad corresponde a los beneficiarios o afiliados adicionales.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.

Novedad 5: Terminación de la inscripción en la EPS

Esta novedad solo aplica para el Régimen Contributivo y se reporta cuando el cotizante cumple alguna de las condiciones que se señalan en la tabla siguiente:

CódigoCondición
01El trabajador dependiente termina su relación laboral y no reúne las condiciones para seguir cotizando en el SGSSS como independiente, ni se reporta como beneficiario o como afiliado adicional por otro cotizante dentro de la misma EPS, ni cumple las condiciones para pertenecer al régimen subsidiado; o el cotizante independiente no reúne las condiciones para seguir cotizando ni se reporta como beneficiario o como afiliado adicional por otro cotizante dentro de la misma EPS, ni cumple las condiciones para pertenecer al régimen subsidiado.
02El afiliado informa que va a fijar su residencia en el exterior.
03El afiliado va a pertenecer a un régimen exceptuado o especial.
04Cuando el Inpec ha reportado el ingreso del cotizante o cabeza de familia como beneficiario del Fondo Nacional de Salud de las Personas Privadas de la Libertad

Para reportar esta novedad en el caso de las condiciones 01, 02 y 03 el cotizante debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 5, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Registrar en la casilla código de la tabla anterior que corresponde a la condición por la cual termina la inscripción en la EPS.

— Registrar los datos básicos de identificación del capítulo II.

— Registrar la fecha a partir de la cual termina la inscripción en la EPS, en el numeral 42 del capítulo VI.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.

Si se trata de las condiciones 01 y 03, además se reportará la novedad 10, “terminación de la relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir cotizando”. Si la condición es de terminación de la relación laboral se deben registrar los datos del capítulo V y estar suscrita por el empleador.

La novedad por la condición del Código 04 no exige el diligenciamiento del formulario, pero será informada por el INPEC a la base de datos de afiliados vigente.

Novedad 6: Reinscripción en la EPS

Esta novedad aplica cuando el cotizante que ha reportado o ha sido objeto de reporte de la novedad de terminación de la inscripción en una EPS debe realizar una nueva inscripción en la misma EPS, por modificación de la condición que originó la terminación de la inscripción. Para reportar esta novedad el cotizante debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 6, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Registrar los datos básicos de identificación del numeral II.

— Registrar los numerales 24, 25, 26, 27 y 28 del capítulo IV, si tiene beneficiarios que reinscribir.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.

Esta novedad se puede reportar simultáneamente con la novedad 4 si desea modificar datos complementarios y registrar los datos correspondientes a dicha novedad.

Si se trata de una persona que inicia una relación laboral además reportará la novedad 9 y registrar los datos de esta novedad. Si se trata de un trabajador dependiente, también debe diligenciar los datos del capítulo V y suscribirse por el empleador en el campo 56 del capítulo VIII.

Novedad 7: Inclusión de beneficiarios o de Afiliados Adicionales

Esta novedad se reporta para incluir un miembro del núcleo familiar que cumple las condiciones para ser beneficiario. También aplica para la inscripción de otros familiares como afiliados adicionales cuando cumplan las condiciones para ello, en el régimen contributivo. Para esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 7, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Registrar los datos básicos de identificación del capítulo II.

— Registrar los datos básicos de identificación y complementarios de los numerales 24 al 32 del capítulo IV del beneficiario o afiliado adicional que va a incluir.

— Registrar en el numeral 34 del capítulo IV, el nombre de la IPS primaria seleccionada para el beneficiario o afiliado adicional del cotizante que resida en un municipio distinto al de este.

— Marcar con una X la casilla 46 del capítulo VII cuando corresponda.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.

— Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos que va a anexar.

— Anexar copia de los soportes que acreditan la condición de beneficiario o afiliado adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del registro civil de matrimonio o de escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la unión marital, copia del certificado de adopción o acta de entrega del menor, copia de la orden judicial o acto administrativo de custodia, según corresponda al tipo de beneficiario o afiliado adicional que esté incluyendo.

Novedad 8: Exclusión de beneficiarios o de afiliados adicionales

Esta novedad se reporta para excluir del núcleo familiar a un beneficiario que ha perdido las condiciones para serlo, tales como superar la edad exigida, inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar, pérdida de la condición de cónyuge o compañera(o) permanente, o cuando el beneficiario va a integrar otro núcleo familiar. También aplica para la exclusión de un afiliado adicional. Para esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 8, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II.

— Registrar en los numerales 24 al 28 del capítulo IV, los datos básicos de identificación del beneficiario o afiliado adicional que se va a excluir.

— Diligenciar el capítulo VIII de firmas

— Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos que anexa.

— Anexar: copia del documento de identidad correspondiente, copia de escritura pública o sentencia judicial que declare el divorcio, sentencia judicial que declare la separación de cuerpos, y escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la terminación de la unión marital, según corresponda al tipo de beneficiario que esté excluyendo.

Novedad 9: Inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar

Esta novedad se reporta cuando el afiliado cotizante o el cabeza de familia inicia una relación laboral o adquiere condiciones para cotizar. Si se trata del cabeza de familia deberá marcar la novedad 11: Movilidad.

También se reporta cuando el beneficiario o el afiliado adicional inicia una relación laboral o adquiere condiciones para cotizar. Si se trata de un beneficiario en el Régimen Subsidiado además deberá marcar la novedad 11: Movilidad. Si se trata de un beneficiario o un afiliado adicional en el Régimen Contributivo también podrá marcar la novedad 12: Traslado si cumple las condiciones para ello.

El cotizante o cabeza de familia del beneficiario o afiliado adicional que inicia una relación laboral o adquiere condiciones para cotizar, deberá reportar la novedad 8: exclusión de beneficiarios de dicho beneficiario o afiliado adicional, en otro formulario.

Para esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 9, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II.

— Diligenciar los datos complementarios del capítulo III.

— Diligenciar los datos básicos de identificación y complementarios correspondientes a los numerales 24 al 32 del capítulo IV de sus beneficiarios, si los tuviere.

— Diligenciar el capítulo V correspondiente a los datos de identificación del empleador o de la entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.

— Registrar en el numeral 42 del capítulo VI, fecha en la cual inicia la relación laboral o adquiere las condiciones para cotizar.

— Marcar con una X la casilla 46 del capítulo VII cuando corresponda.

— Diligenciar el capítulo VIII de firmas en los numerales 54 y 55, según corresponda.

— Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos que va a anexar.

— Anexar copia de los soportes que acreditan la condición de beneficiarios o afiliado adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del registro civil de matrimonio o de escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la unión marital, copia del certificado de adopción o acta de entrega del menor, copia de la orden judicial o acto administrativo de custodia, según corresponda al tipo de beneficiario que esté incluyendo.

Cuando esta novedad es reportada por el beneficiario o afiliado adicional que inicia una relación o adquiere condiciones para cotizar, además de diligenciar lo anterior deberá:

— Diligenciar en el numeral 41 del capítulo VI, los datos básicos de identificación del cotizante o cabeza de familia del núcleo familiar del cual hacía parte.

Novedad 10: Terminación de la relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir cotizando.

Esta novedad se reporta cuando un afiliado cotizante dependiente termina su relación laboral o cuando el cotizante independiente pierde las condiciones para continuar como cotizante. Para esta novedad el cotizante debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 10, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II.

— Diligenciar el capítulo V correspondiente a los datos de identificación del empleador.

— Registrar en el numeral 42 del capítulo VI, la fecha en la cual termina la relación laboral o pierde las condiciones para cotizar.

— Diligenciar el capítulo VIII de firmas.

Novedad 11: Vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas

Esta novedad se reporta cuando un trabajador independiente o un miembro de una congregación religiosa efectúan la vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas. Para esto debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 11, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II.

— Diligenciar el capítulo V correspondiente a los datos de identificación de la entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.

— Diligenciar el capítulo VIII de firmas, numerales 54 y 55.

— Marcar con una X la casilla del numeral 64 del capítulo IX y anexarla.

— Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos de identidad y demás documentos que va a anexar y anexarlos.

Novedad 12: Desvinculación de una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas

Esta novedad se reporta cuando un trabajador independiente o un miembro de una congregación religiosa se desvincula de una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas. Para esto debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 12, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II.

— Diligenciar el capítulo V correspondiente a los datos de identificación de la entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas, numerales 54 y 55.

Novedad 13: Movilidad

Esta novedad se reporta:

A. Al Régimen contributivo: cuando el cabeza de familia o alguno de sus beneficiarios del régimen subsidiado inicia una relación laboral o adquiere las condiciones para cotizar y debe permanecer en la misma EPS en el régimen contributivo.

B. Al Régimen subsidiado: cuando el cotizante termina la relación laboral o pierde las condiciones para seguir cotizando o cuando alguno de sus beneficiarios pierde tal condición y cumplen requisitos para pertenecer al régimen subsidiado en la misma EPS.

Para esta novedad el cabeza de familia o el cotizante debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 13, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Marcar con una X en la casilla respectiva, A o B, según al régimen que corresponda la movilidad.

— Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II.

— Diligenciar los datos complementarios del capítulo III que correspondan.

— Diligenciar los datos básicos de identificación y complementarios correspondientes a los numerales 24 al 32 del capítulo IV de los beneficiarios, si los tuviere.

— Diligenciar los datos del capítulo V correspondiente a los datos de identificación del empleador o de la entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas, cuando se trata de la movilidad al Régimen Contributivo.

— Registrar en el numeral 42 del capítulo VI, fecha en la cual inicia la relación laboral o adquiere las condiciones para cotizar, cuando se trata de la movilidad al Régimen Contributivo.

— Registrar en el numeral 42 del capítulo VI, la fecha en la cual termina la relación laboral o pierde las condiciones para cotizar, cuando se trata de la movilidad al Régimen Subsidiado.

— Marcar con una X la casilla 46 del capítulo VII cuando corresponda.

— Diligenciar el capítulo VIII de firmas en los numerales 54 y 55, según corresponda.

— Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos que va a anexar.

— Anexar copia de los soportes que acreditan la condición de beneficiarios o afiliado adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del registro civil de matrimonio o de escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la unión marital, copia del certificado de adopción o acta de entrega del menor, copia de la orden judicial o acto administrativo de custodia, según corresponda al tipo de beneficiario que este incluyendo.

Cuando esta novedad es reportada por el beneficiario o afiliado adicional que inicia una relación o adquiere condiciones para cotizar, además de diligenciar lo anterior deberá:

— Diligenciar en el numeral 41 del capítulo VI, los datos básicos de identificación del cotizante o cabeza de familia del núcleo familiar del cual hacía parte.

Cuando se reporte esta novedad también debe reportarse las novedades 9: “Inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar” o la 10: “Terminación de relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir cotizando” según corresponda.

La entidad territorial deberá diligenciar los datos del capítulo X cuando se trate de la movilidad al Régimen Subsidiado.

Novedad 14: Traslado

Esta novedad se reporta cuando el cotizante o el cabeza de familia, en ejercicio del derecho a la libre elección, manifiesta su decisión de cambiarse a otra EPS del mismo o de distinto régimen. La solicitud de traslado a la EPS en la cual desea inscribirse debe cumplir los siguientes requisitos:

— Que esté inscrito en la misma EPS por un período mínimo de trescientos sesenta (360) días calendario continuos o discontinuos, contados a partir del momento de la inscripción.

— Que no esté el afiliado cotizante o cualquier miembro de su núcleo familiar internado en una institución prestadora de servicios de salud.

— Que esté el cotizante independiente a paz y salvo en el pago de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

— Que inscriba en la solicitud de traslado a todo el núcleo familiar.

Para esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 14, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Marcar con una X en las casillas A o B si es traslado en el mismo régimen o de diferente régimen, según corresponda.

— Diligenciar los datos básicos de identificación y complementarios de los Capítulos II y III.

— Diligenciar los datos básicos de identificación y complementarios correspondientes a los numerales 24 al 32 del capítulo IV de los beneficiarios, si los tuviere.

— Registrar en el numeral 34 del capítulo IV el nombre de la IPS primaria seleccionada por el cotizante o cabeza de familia.

— Diligenciar los datos del capítulo V correspondiente a los “Datos de identificación del empleador y otros aportantes o de las entidades responsables de la afiliación colectiva, institucional o de oficio”, si hubiere lugar a ello.

— Registrar en el numeral 43 del capítulo VI la EPS anterior, es decir, la EPS de la cual se traslada.

— Registrar en la casilla 44, el código correspondiente al motivo por el cual quiere trasladarse de EPS, según la tabla siguiente:

Código Motivos para el traslado
1 Por ejercicio de la libre elección.
2 Cuando el usuario vea menoscabado su derecho a la libre escogencia de IPS o cuando se haya afiliado con la promesa de obtener servicios en una determinada red de prestadores y esta no sea cierta.
3 Cuando se presenten casos de deficiente prestación o suspensión de servicios por parte de la EPS o de su red prestadora debidamente comprobados.
4 Por unificación del núcleo familiar.
5 Cuando la EPS no tenga cobertura en el municipio al cual se ha cambiado el afiliado
6 Cuando la afiliación ha sido oficiosa por parte de las entidades autorizadas para ello.

— Marcar con una X la casilla 46 del capítulo VII, cuando corresponda.

— Diligenciar el capítulo VIII de firmas los numerales 54 y 55, según corresponda.

— Marcar con una X en las casillas del capítulo IX los documentos que va a anexar. Si obedece a la autorización de la Superintendencia Nacional de Salud, deberá marcar el documento del numeral 63 y anexarlo.

— Anexar copia de los soportes que acreditan la condición de beneficiarios o afiliado adicional: copia del documento de identidad correspondiente, copia del registro civil de matrimonio o de escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la unión marital, copia del certificado de adopción o acta de entrega del menor, copia de la orden judicial o acto administrativo de custodia, según corresponda al tipo de beneficiario que esté incluyendo.

Si el motivo para el traslado corresponde a alguno de los códigos 2, 3, 4, 5 o 6, no se aplicará el período de permanencia.

Esta novedad no requiere que el cotizante o cabeza de familia diligencie una solicitud ante la EPS de la cual se traslada.

Novedad 15: Reporte de fallecimiento

Aplica cuando el cotizante, el cabeza de familia o los beneficiarios o afiliados adicionales fallecen. Cuando el fallecido es el cotizante o el cabeza de familia, la novedad debe reportarla el beneficiario. Para esta novedad se debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 15, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar los datos básicos de identificación del capítulo II, si el cotizante o el cabeza de familia es quien reporta la novedad.

— Diligenciar los datos básicos de identificación en los numerales 24 al 28 del capítulo IV, si quien reporta la novedad es un beneficiario.

— Diligenciar en el capítulo II los datos básicos del integrante del núcleo familiar que se inscribe como nuevo cabeza de familia (aplica solo para el régimen subsidiado cuando se ha reportado el fallecimiento del cabeza de familia).

— Registrar en el numeral 41 del capítulo VI, los datos básicos de identificación del afiliado fallecido (cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional).

— Diligenciar el numeral 42 del capítulo VI la fecha de fallecimiento.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.

Novedad 16: Reporte del trámite de protección al cesante

Esta novedad se reporta cuando el cotizante termina la relación laboral o pierde las condiciones para seguir cotizando y solicita cobertura de protección al cesante a la caja de compensación familiar en la que se encuentra afiliado. Para esta novedad debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 16, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar el capítulo II, datos básicos de identificación del cotizante.

— Diligenciar en la casilla 45 del capítulo VI, nombre de la caja de compensación familiar en la cual radicó la solicitud de otorgamiento del beneficio.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas, el numeral 54.

Novedad 17: Reporte de la calidad de prepensionado

Esta novedad se reporta cuando el cotizante ha radicado la solicitud para el reconocimiento de pensión, no se encuentra obligado a cotizar y hace el esfuerzo financiero para seguir cotizando sobre un (1) salario mínimo mensual legal vigente. Para esta novedad debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 17, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar el capítulo II datos básicos de identificación del cotizante.

— Registrar en el numeral 17 del capítulo III “datos complementarios” el IBC con el cual cotizará como prepensionado.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas, el numeral 54.

Novedad 18: Reporte de la calidad de pensionado

Esta novedad se reporta por el cotizante a quien le ha sido reconocida una pensión y se encuentra obligado a cotizar como pensionado. Para esta novedad debe:

— Marcar con una X la casilla de la novedad 18, del numeral 40 “Tipo de novedad”.

— Diligenciar el capítulo II, datos básicos de identificación del cotizante.

— Registrar en los numerales 16, 17 y 18 del capítulo III, los datos complementarios relativos a la administradora de pensiones, IBC con el cual cotizará y residencia.

— Diligenciar los datos de los numerales 19 al 23 del capítulo IV, correspondientes al cónyuge o compañero(a) permanente si lo(a) tuviere.

– Diligenciar los datos básicos de identificación y complementarios de los numerales 24 a 32 del capítulo IV correspondientes a los beneficiarios si los tuviere.

— Diligenciar los datos del capítulo V, para la Administradora del Fondo de Pensiones que pagará sus aportes a la seguridad social.

— Diligenciar el capítulo VIII de Firmas.

CAPÍTULO VI

Datos para el reporte de la novedad

41. Datos básicos de identificación:

Registre en el numeral 41 del capítulo VI, los datos básicos (Primer apellido, Segundo apellido, Primer nombre, Segundo nombre, Tipo de documento de Identidad, Número del documento de identidad, sexo y fecha de nacimiento) del afiliado, únicamente para las siguientes novedades:

Novedad 1: Los datos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional respecto del cual se esté reportando la novedad, después de la modificación;

Novedad 2: Los datos básicos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional respecto del cual se esté reportando la novedad, tal como deben ser corregidos;

Novedad 3: Los datos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional del cual se esté reportando la novedad, como figuran en el nuevo documento; y

Novedad 13: Los datos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional fallecido.

42. Fecha:

Registre en el numeral 42 del capítulo VI, la fecha únicamente para las siguientes novedades:

Novedad 9: Inicio de la relación laboral o de adquisición de condiciones para cotizar;

Novedad 10: Terminación de la relación laboral;

Novedad 11: Vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas;

Novedad 12: Desvinculación de una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas;

Novedad 15: Reporte de fallecimiento, la que figura en el certificado de defunción.

43. EPS anterior:

Este dato solo se diligencia para la novedad 14 cuando se solicita traslado y corresponde al nombre de la EPS en la cual se encuentra inscrito el cotizante o cabeza de familia y de la cual desea trasladarse.

44. Motivo del traslado:

Este dato se registra únicamente cuando se está reportando la novedad 14. Registre el código según la tabla descrita en la novedad 14: “traslado”.

45. caja de compensación familiar o pagador de pensiones:

Este dato se registra únicamente en la novedad 16: “Reporte del trámite de protección al cesante” o en la novedad 18: “Reporte de la calidad de pensionado”. Debe colocar el nombre de la caja de compensación familiar o del Pagador de Pensiones, según el caso.

CAPÍTULO VII

Declaraciones y autorizaciones

46. Declaración de dependencia económica de los beneficiarios o afiliados adicionales.

47. Declaración de la no obligación de afiliarse al Régimen Contributivo, Especial o de Excepción

48. Declaración de existencia de razones de fuerza mayor o caso fortuito que impiden la entrega de los documentos que acreditan la condición de beneficiarios.

49. Declaración de no internación del cotizante, cabeza de familia, beneficiarios o afiliados adicionales en una Institución Prestadora de Servicios de Salud.

50. Autorización para que la EPS solicite y obtenga datos y copia de la historia clínica del cotizante o cabeza de familia y de sus beneficiarios o afiliados adicionales.

51. Autorización para que la EPS reporte la información que se genere de la afiliación o del reporte de novedades a la base de datos de afiliados vigente y a las entidades públicas que por sus funciones la requieran.

52. Autorización para que la EPS maneje los datos personales del cotizante o cabeza de familia y de sus beneficiarios o afiliados adicionales de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

53. Autorización para que la EPS envíe información al correo electrónico o al celular como mensajes de texto.

CAPÍTULO VIII

Firmas

Este formulario debe suscribirse por el cotizante, cabeza de familia, empleador, aportante o entidad responsable de la afiliación colectiva, institucional o de oficio, en los casos establecidos en este instructivo y que, conforme a la normativa vigente, tenga a su cargo la afiliación y el reporte de novedades. También será suscrito por el beneficiario solo en el evento del reporte de fallecimiento del cotizante o cabeza de familia.

En el espacio correspondiente debe ir la firma de:

54. El cotizante, cabeza de familia o beneficiario

55. El empleador, aportante o entidad responsable de la afiliación colectiva, institucional o de oficio.

Con la firma contenida en el numeral 54 el afiliado manifiesta la veracidad de la información registrada y de las declaraciones contenidas en el capítulo VII del formulario.

CAPÍTULO IX

Anexos

Marque con una X la casilla correspondiente al/los documento(s) que se anexe(n), según lo requiera el trámite que realiza.

56. Documento de identidad: CN, RC, TI, CC, PA, CE, CD, SC.

57. Copia del dictamen de incapacidad permanente emitido por la autoridad competente.

58. Copia del registro civil de matrimonio o de la Escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la unión marital.

59. Copia de la escritura pública o sentencia judicial que declare el divorcio, sentencia judicial que declare la separación de cuerpos y escritura pública, acta de conciliación o sentencia judicial que declare la terminación de la unión marital.

60. Copia del certificado de adopción o acta de entrega del menor.

61. Copia de la orden judicial o del acto administrativo de custodia.

62. Copia del documento en que conste la pérdida de la patria potestad o el certificado de defunción de los padres o la declaración suscrita por el cotizante sobre la ausencia de los padres.

63. Copia de la autorización de traslado por parte de la Superintendencia Nacional de Salud.

64. Certificación de vinculación a una entidad autorizada para realizar afiliaciones colectivas.

65. Copia del acto administrativo o providencia de las autoridades competentes en la que conste la calidad de beneficiario o se ordene la afiliación de oficio.

CAPÍTULO X

Datos a ser diligenciados por la entidad territorial

Estos datos aplican solo en el Régimen Subsidiado y deben diligenciarse por la entidad territorial cuando se trate de afiliación o reporte de novedades en el régimen subsidiado, cuando la respectiva novedad lo exige.

66. Identificación de la entidad territorial:

Registre el código del municipio o distrito y del departamento, según la codificación DANE, que corresponden a la entidad territorial.

67. Datos del Sisbén:

El funcionario de la entidad territorial debe consultar en la base de datos Sisbén y registrar:

— Número de la ficha Sisbén

— Puntaje

— Nivel Sisbén (según el puntaje)

68. Fecha de radicación:

El funcionario de la entidad territorial debe registrar la fecha en que la EPS entrega el formulario para validación.

69. Fecha de validación:

El funcionario de la entidad territorial debe registrar la fecha en que consultó la base de datos de Sisbén e hizo las validaciones correspondientes.

70. Datos del funcionario:

El funcionario de la entidad territorial debe registrar sus datos personales.

— Primer apellido

— Segundo apellido

— Primer nombre

— Segundo Nombre

— Tipo de documento de identidad

— Número del documento de identidad

71. Firma del funcionario:

El funcionario de la entidad territorial debe colocar su firma, como responsable de los datos registrados sobre la información y validación del Sisbén.

Observaciones:

En este espacio puede escribir las observaciones que considere necesarias respecto del trámite, la información solicitada o el trato recibido.

Señor afiliado, no olvide firmar el formulario, junto con el empleador, aportante o entidad responsable de la afiliación colectiva, institucional o de oficio, en los casos que se requiera.