Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCION 999 DE 2012 

(Mayo 3)

“Por la cual se reglamentan las funciones de supervisión de los contratos suscritos por el Ministerio de Salud y Protección Social y los celebrados por terceros con cargo a recursos del ministerio y se dictan otras disposiciones sobre la ejecución y liquidación de contratos”.

La Ministra de Salud y Protección Social,

en ejercicio de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial las conferidas en la Ley 80 de 1993, el Decreto 4107 de 2011, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y sus respectivos decretos reglamentarios y,

CONSIDERANDO:

Que mediante el artículo 211 de la Constitución Política fue estructurada la potestad de delegación con que cuentan las autoridades administrativas para ser ejercida con sujeción a la ley.

Que las actuaciones de quienes sean designados o contratados para desarrollar funciones de supervisión e interventoría de los contratos estatales, deben ceñirse a los principios de transparencia, economía y responsabilidad, a los demás postulados que rigen la función administrativa y a las normas que regulan la conducta de los servidores públicos.

Que el artículo 3º de la Ley 80 de 1993(1) establece como objetivos de la contratación estatal, buscar el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ella en la consecución de los fines y, para los particulares que colaboran con las entidades estatales en el logro de sus objetivos dado que cumplen una función social que como tal, implica obligaciones.

Que a su vez, el artículo 4º de la ley en mención, establece como derechos y deberes de las entidades estatales para la consecución de los fines de la contratación, el de exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado; adelantar revisiones periódicas de obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas; promover las acciones de responsabilidad contra estos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan y, exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajusten a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias.

Que el artículo 5º ibídem, establece como derechos y deberes de los contratistas el de colaborar con las entidades del Estado en lo que sea necesario para que el objeto del contrato se cumpla y que sea de mejor calidad; acatar las órdenes que durante el desarrollo del contrato les impartan y garantizar la calidad de los bienes y servicios contratados y responder por ello.

Que los artículos 53 de las leyes 80 de 1993 y 734 de 2002(2) modificados por los artículos 44 y 82 de la Ley 1474 de 2011(3), establecen que los consultores, interventores, asesores externos, quienes ejerzan funciones públicas permanentes o transitorias y particulares que por mandato legal, acto administrativo, convenio o contrato cumplan labores de interventoría o supervisión responden civil, fiscal, penal y disciplinariamente; tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos de consultoría, interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables, que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría.

Que el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, impone a las entidades públicas la obligación de vigilar permanentemente la correcta ejecución de los contratos a través de un supervisor o interventor según corresponda.

Que la Ley 1150 de 2007(4) introduce algunas modificaciones a la Ley 80 de 1993, entre las cuales se encuentran los términos para liquidar los contratos y acreditar el pago oportuno de los aportes al sistema de seguridad social por parte de los contratistas para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.

Que el Ministerio de Salud y Protección Social en aras de garantizar un control eficiente, eficaz y responsable en la ejecución de los contratos, considera necesario fijar las pautas, criterios, obligaciones, funciones y responsabilidades de los supervisores e interventores y dictar otras disposiciones sobre la materia.

Por lo expuesto, este despacho

RESUELVE:

De la supervisión e interventoría

ART. 1º—Supervisión e interventoría. Para los efectos de esta resolución, se entiende por supervisión y/o interventoría, la vigilancia, cuidado, control, seguimiento, verificación y evaluación de la ejecución de los contratos estatales, de los contratos suscritos por terceros con cargo a los recursos del ministerio y de las obligaciones que se deriven del acto de liquidación.

PAR. 1º—De acuerdo con lo previsto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento y objeto del contrato. El supervisor no requiere conocimiento especializado y para ello el ministerio podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

PAR. 2º—De acuerdo con lo previsto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por el ministerio, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o extensión del mismo lo justifique.

PAR. 3º—No serán concurrentes respecto a un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría.

El Ministerio puede separar la vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato de interventoría se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y las demás quedarán a cargo del ministerio a través del supervisor.

PAR. 4º—El contralo de interventoría será supervisado directamente por el ministerio.

ART. 2º—Perfil del supervisor. El servidor público o contratista encargado de ejercer la supervisión de un contrato, deberá tener conocimiento sobre el tema objeto del contrato y preferiblemente haber participado en la fase previa a la celebración del contrato así como pertenecer al área que solicitó la contratación, salvo que existan condiciones excepcionales que impongan la necesidad de designar como supervisor a un profesional de un área distinta.

ART. 3º—Responsabilidades de los supervisores e interventores. La responsabilidad de los interventores y supervisores está señalada en la ley y se configura por el incumplimiento de sus deberes y/u obligaciones y por los hechos u omisiones que causen daño o perjuicio al ministerio, en relación con la celebración y ejecución de los contratos que supervisan o intervienen.

La responsabilidad que se les puede imputar a quienes ejercen labores de supervisión e interventoría puede ser de tipo civil, penal, disciplinaria y fiscal, sin importar el tipo de vinculación que tenga con el ministerio.

ART. 4º—Obligaciones y/o funciones de los supervisores. Las funciones y obligaciones de los supervisores son de orden técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico.

1. Efectuar la vigilancia, cuidado, control, seguimiento, verificación y evaluación del bien, servicio u obra contratados, de conformidad con las condiciones señaladas en el contrato, o los exigidos por las normas técnicas obligatorias, los contenidos en la propuesta, los pliegos de condiciones, el cronograma de ejecución y cualquier otro documento que haga parte del contrato, desde su inicio hasta la liquidación o hasta el cumplimiento de las obligaciones que se deriven del acto de liquidación, a fin de lograr la ejecución adecuada y oportuna del contrato.

2. Verificar, hacer seguimiento y análisis de los aportes de las otras entidades estipulados en los contratos y/o convenios interadministrativos y/o de cooperación, para lo cual deberán aportar los soportes correspondientes.

3. Atender las reclamaciones, sugerencias y demás solicitudes elevadas por el contratista dentro de un término razonable, resolviendo aquellas que sean de su competencia y dando traslado de las que no lo sean a la dependencia competente, adjuntando su concepto al respecto. Igualmente debe evitar vencimiento de términos legales y contractuales.

4. Suscribir las actas a que haya lugar con ocasión a la ejecución del contrato, entre las cuales se encuentran las actas de inicio y acta de recibo total o parcial.

5. Rendir oportunamente los informes que le solicite el ordenador del gasto y los órganos de control del Estado.

6. En caso de presentarse cambio, renuncia, o terminación del contrato del supervisor, el saliente deberá presentar un informe pormenorizado sobre la ejecución del contrato a la fecha en que cesan sus funciones u obligaciones, para lo cual deberán suscribir un acta de entrega con el supervisor entrante y si es posible, con el contratista.

7. Presentar ante la coordinación del grupo de contabilidad, el informe de actividades en el formato que se establezca para el efecto, certificando de manera clara y precisa el valor a pagar acorde con la ejecución del contrato y lo pactado en el mismo y verificar el pago de los aportes al sistema general de seguridad social integral y/o parafiscales por parte del contratista durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación, de acuerdo con lo exigido por la ley, anexando la documentación soporte respectiva.

8. Remitir copia de todas las actuaciones surtidas dentro de la ejecución del contrato, así como del informe de actividades para pago parcial y del informe final, según formatos establecidos con los soportes correspondientes al grupo de gestión contractual, una vez radicado el original en el grupo de contabilidad. Lo anterior, cumpliendo con los manuales de calidad y de archivo de la entidad.

9. Presentar al secretario general y/o ordenador del gasto las solicitudes de desplazamientos de los contratistas en los casos en que dicha situación haya quedado plasmada en el contrato, dentro del término establecido para ello en el acto administrativo que reglamenta el tema y en el formato que corresponda.

10. Velar por que la ejecución del contrato no ocasione daños a terceros y, si esto llegare a suceder, tomar las medidas necesarias para evitar o aminorar el riesgo de futuras reclamaciones al ministerio.

11. Antes de cualquier actuación, verificar que el contratista cumpla con todos los requisitos previstos en la ley para la ejecución y legalización del contrato, al igual que verificar que las vigencias de los amparos de las garantías contractuales están de conformidad con lo pactado por las partes y lo establecido por la ley; así mismo, exigir con la debida anticipación su renovación y/o modificación, si fuere el caso.

12. Autorizar el pago de los anticipos y pago anticipado pactados en el contrato y llevar un control de los dineros girados durante su desarrollo, para que los desembolsos efectuados al contratista no excedan el valor del contrato y que estos se realicen en la forma pactada en el mismo.

13. Informar por escrito al ordenador del gasto y/o funcionarios competentes sobre la materialización de las causales de terminación, modificación e interpretación unilateral que deban adoptarse en desarrollo del contrato, sustentando las razones que dan lugar a su imposición, con el visto bueno del director, jefe o coordinador del área que solicitó la celebración del contrato.

14. Requerir por escrito al contratista por los hechos que puedan constituir incumplimiento del contrato, cuya información servirá de sustento para la posible imposición de multas o las sanciones a que hubiere lugar.

15. Solicitar al ordenador del gasto, durante la ejecución del contrato, la imposición de multas, cuando los trabajos, actividades, obras o servicios no estén siendo ejecutados en forma correcta y/u oportuna, para lo cual debe presentar un informe en el que sustenten las razones que dan lugar a la imposición de dicha medida y tasando los perjuicios causados y la eventual multa.

16. Solicitar al ordenador del gasto, el trámite de arreglo directo, la declaratoria de incumplimiento o hacer efectiva la cláusula penal del contrato (lo cual debe solicitarse durante el término de ejecución del contrato o vencido el plazo contractual), para lo cual debe presentar un informe en el que sustenten las razones que dan lugar a ello, tasando los perjuicios causados.

17. Solicitar al ordenador del gasto las modificaciones, aclaraciones, adiciones, prórrogas, cesiones, suspensiones o terminaciones de mutuo acuerdo con mínimo diez (10) días de antelación, acompañadas de la correspondiente justificación y demás documentos soportes.

18. Poner en conocimiento del ordenador del gasto, de los superiores jerárquicos, de los supervisores e interventores y de los organismos de control sobre los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles y puedan poner o pongan en riesgo la ejecución del contrato.

19. Realizar todas las gestiones necesarias y pertinentes para que los recursos girados al contratista pero no ejecutados, sean reintegrados y remitir copia del soporte de dicha devolución a los grupos de gestión contractual y tesorería. De no hacerse efectivo el reintegro, se deberá informar a la dirección jurídica, al grupo de gestión contractual y al ordenador del gasto para que se inicien las acciones pertinentes.

20. Realizar todas las gestiones necesarias y pertinentes para que los saldos no ejecutados del contrato sean liberados en la vigencia fiscal correspondiente.

21. En caso de que el contratista tenga bajo su responsabilidad equipos y elementos suministrados o comprados con cargo al contrato, verificar su estado y cantidad y coordinar el reintegro de los mismos.

22. Diligenciar a la finalización del contrato el formato de evaluación de proveedores de bienes y servicios del ministerio, el cual se encuentra publicado en la intranet y remitirlo al grupo de gestión contractual.

23. Presentar el informe final requerido para la liquidación del contrato, cuando a ello hubiere lugar, dentro del término legal, en el formato que para el efecto elabore el grupo de gestión contractual y entregarlo junto con sus soportes al grupo de gestión contractual para la proyección del acta de liquidación.

El grupo de gestión contractual será el encargado de agotar los trámites necesarios para que se suscriban las actas de liquidación. Una vez suscrita el acta de liquidación, copia de la misma será remitida al supervisor del contrato, para que vigile el cumplimiento de las obligaciones que del acto de liquidación se deriven, si a ello hubiere lugar.

PAR. 1º—Esta mismas obligaciones y funciones le serán exigibles a los interventores cuando en el contrato de interventoría se contrate el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico.

PAR. 2º—De acuerdo con lo previsto en el artículo 217 del Decreto-Ley 19 de 2012, para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no es obligatoria la liquidación del contrato.

PAR. 3º—Cuando la supervisión de un contrato sea asignada a más de una persona, los informes de supervisión que se produzcan en desarrollo del contrato así como los demás trámites que se requieren como las solicitudes de modificaciones, adiciones, suspensiones y declaración de incumplimiento, deberán ser firmadas por todos los que tengan a su cargo la labor de supervisión.

PAR. 4º—Cuando en el proceso de control y seguimiento del contrato participen otras áreas distintas a la que solicitó la contratación, se entenderá para todos los efectos legales que esta labor de acompañamiento se realizará en calidad de supervisor.

ART. 5º—Prohibiciones de los supervisores e interventores. A los supervisores e interventores se les aplican las siguientes prohibiciones:

1. No podrá ser designado supervisor o interventor quien se encuentre en situación de conflicto de interés, de tipo legal y ético que pueda afectar el servicio imparcial y objetivo de la supervisión y/o interventoría.

2. No podrá ser supervisor o interventor, el servidor público o contratista que se encuentre incurso en cualquiera de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la ley.

3. No podrá disponer para su uso personal o de terceros los bienes que le sean entregados al ministerio con ocasión del contrato.

4. No podrá autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores cantidades de dinero con los cuales se modifique el valor, plazo u objeto del contrato, sin la debida justificación y trámite legal y/o previsto en el manual de contratación del ministerio.

5. Tendrá que abstenerse de certificar el cumplimiento parcial o total de la ejecución del contrato de recibo a satisfacción de bienes o servicios cuando existan dudas sobre el cumplimento de las obligaciones, hasta tanto se clarifiquen las situaciones o novedades que se consideren confusas y/o irregulares.

6. No podrá permitir la iniciación de las actividades del contrato con antelación a la fecha estipulada en el mismo y previo cumplimiento de los requisitos legales y fiscales exigidos para su ejecución.

7. No podrá obstaculizar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con los contratos.

8. No podrá exonerar al contratista de sus obligaciones, ni autorizar la ejecución de objetos diferentes al estipulado en el contrato.

De la designación y cambio de supervisores

ART. 6º—Designación de supervisores. Por regla general, la supervisión del contrato estará a cargo del director, coordinador o jefe de área que solicita la contratación, sin perjuicio de las designaciones que este haga en otra persona que labora en su dependencia, lo cual debe ser informado al grupo de gestión contractual.

La designación que haga el director, coordinador o jefe de área de un supervisor, no lo exime de responsabilidad por la ejecución del contrato y del manejo de los recursos públicos.

ART. 7º—Cambio de supervisor. En el evento en que se requiera el cambio de supervisor por razones de fuerza mayor o caso fortuito o ausencia temporal o definitiva, el director, coordinador o jefe del área técnica que solicitó la contratación reasumirá de manera automática la supervisión del contrato hasta tanto haga una nueva designación.

El supervisor saliente suscribirá un informe pormenorizado a la fecha en que cesan sus funciones, que dé cuenta del estado de ejecución del contrato, la relación de los documentos que entrega y las observaciones que considere pertinentes

En todo caso, el nuevo supervisor que se designe por parte del director, coordinador o jefe de área, podrá dejar constancia del estado en que se encuentra el contrato al asumir el ejercicio de sus funciones de vigilancia, control y seguimiento.

ART. 8º—La presente resolución ha sido elaborada de conformidad con la normatividad vigente aplicable a esta materia, por lo que se entiende que toda modificación que esta sufra (a nivel nacional o institucional) se entenderá incorporada automáticamente al presente documento, por lo que su aplicación será inmediata.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 3 de mayo de 2012.

(1) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

(2) Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

(3) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

(4) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.