Junta Directiva del Banco de la República

RESOLUCIÓN INTERNA 2 DE 2010

(Julio 23)

“Por la cual se expide el régimen general de contratación del Banco de la República”.

La Junta Directiva del Banco de la República,

en ejercicio de las funciones conferidas por el literal I) del artículo 34 de los estatutos del Banco de la República, contenidos en el Decreto 2520 de 1993,

RESUELVE:

PRIMERO.—Expedir el régimen general de contratación del Banco de la República, cuyo texto es el siguiente:

TÍTULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Campo de aplicación. Se sujetarán al presente régimen los contratos civiles y mercantiles que celebre el Banco de la República, con excepción de los siguientes:

a) Los que celebre para ejecutar las decisiones adoptadas por la junta directiva como autoridad monetaria, cambiaria y crediticia.

b) Los que celebre como prestamista de última instancia.

c) Los que celebre en desarrollo de las funciones relacionadas con los servicios financieros y del mercado de valores que esté autorizado a cumplir o prestar, de acuerdo con la Constitución Política, la ley y sus estatutos, así como los servicios y operaciones conexos con dichas funciones y servicios.

d) Los relacionados con el manejo, custodia, administración, inversión, disposición y demás actividades concernientes a las reservas internacionales, así como a los portafolios o fondos de naturaleza pública cuya administración realice el banco en virtud de contratos o convenios celebrados con la Nación o con entidades públicas.

e) Los que celebre para la compra, venta, procesamiento, certificación y exportación de oro y otros metales preciosos, al igual que para la compra o venta de divisas.

f) Los que celebre para la venta de billetes y monedas.

g) Aquellos cuya negociación, total o parcial, se haga a través de operaciones de bolsas de productos o de sistemas de negociación similares que aseguren la transparencia y libre concurrencia, sean efectuados directamente por el banco o a través de terceros.

h) Los que celebre para la enajenación de bienes muebles y la prestación de servicios relacionados con las funciones y actividades culturales autorizadas al banco por la ley y sus estatutos.

i) Los de suscripción a revistas, publicaciones periódicas o servicios de suministro y divulgación de información por medios impresos, electrónicos u otros.

j) Los que celebre con sus empleados y pensionados, o con las asociaciones que los representen o agrupen, para el otorgamiento de créditos, auxilios, servicios, prestaciones y demás beneficios derivados de la relación laboral que tenga o haya tenido con aquellos.

k) Los que celebre con la Nación o con cualquier entidad pública, los cuales requerirán la autorización de la Junta Directiva, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 34 literal m) de los estatutos del banco.

Cuando en un proceso de contratación concurran personas tanto públicas como privadas, el proceso y el contrato respectivo se someterán a lo dispuesto en este régimen, independientemente del proponente que resulte elegido.

PAR.—No obstante estar exceptuados de la aplicación del presente régimen, para la celebración y ejecución de los contratos descritos en los literales anteriores se aplicarán, en lo pertinente, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y las previsiones contenidas en los artículos 2º a 7º del presente régimen.

ART. 2º—Normatividad aplicable. A los contratos sujetos al presente régimen se aplicarán, en lo no previsto en este, las normas de derecho privado y las demás disposiciones que los regulen.

Los contratos celebrados para ser ejecutados en el exterior se podrán someter a las normas y tribunales extranjeros. Así mismo, los contratos celebrados con gobiernos o con personas jurídicas públicas extranjeras u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, podrán someterse a las normas y reglamentos de tales gobiernos, entidades u organismos.

Los contratos en los cuales se incluyan cláusulas de sometimiento a la legislación extranjera o a las normas y reglamentos de gobiernos, entidades u organismos extranjeros, deberán contar con el concepto previo del Departamento Jurídico del banco.

ART. 3º—Disponibilidad de recursos. La celebración de cualquier contrato que implique la ejecución de gasto se efectuará atendiendo la disponibilidad presupuestal y conforme a las facultades que, para la ordenación de gasto, fije el consejo de administración.

ART. 4º—Competencia para autorizar y celebrar contratos. Son competentes para autorizar la celebración de contratos los comités o los empleados a quienes se haya asignado la facultad de ordenación de gasto, en las cuantías correspondientes.

Son competentes para suscribir los contratos, el gerente general o los trabajadores en quienes este delegue la representación, con sujeción a las normas pertinentes.

ART. 5º—Principios de la contratación: En los procesos de contratación, cualquiera que sea su modalidad, se aplicarán los principios de la función administrativa de que trata el artículo 209 de la Constitución Política y los principios de buena fe, transparencia y responsabilidad.

ART. 6º—Capacidad para contratar. El Banco de la República podrá celebrar contratos con las personas naturales y jurídicas consideradas legalmente capaces, las cuales podrán asociarse para el efecto mediante consorcios y uniones temporales.

PAR.—La existencia, representación legal e idoneidad de los contratistas se acreditará en la forma que determine la ley, salvo para los contratos celebrados con contratistas del exterior.

ART. 7º—Inhabilidades e incompatibilidades para contratar. En materia de inhabilidades e incompatibilidades para contratar, se aplicarán las disposiciones contenidas en el estatuto general de contratación de la administración pública.

PAR.—Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga respecto de un proponente dentro de un proceso de selección, se entenderá que renuncia a la participación en dicho proceso ya los derechos surgidos del mismo. Si sobreviene inhabilidad o incompatibilidad en un contratista, este deberá ceder el contrato previa autorización escrita del Banco o, si ello no es posible, se dará por terminado el contrato.

TÍTULO II

Sistemas de contratación

ART. 8º—Sistemas de contratación. El banco utilizará los siguientes sistemas de contratación: invitación abierta, invitación a personas determinadas, contratación directa y contratación a iniciativa de terceros. Se entenderá por:

a) Invitación abierta: Proceso de selección mediante el cual se invita públicamente a personas indeterminadas para que, sujetándose a las condiciones fijadas, formulen propuestas, de las cuales se seleccionará la más conveniente.

b) Invitación a personas determinadas: Proceso de selección mediante el cual se invita a determinadas personas para que, sujetándose a las condiciones fijadas, formulen propuestas, de las cuales se seleccionará la más conveniente.

c) Contratación directa: Proceso en el que, con base en las causales específicas previstas en el artículo 11 del presente régimen, se contrata directamente con una persona.

d) Contratación a iniciativa de terceros: podrá iniciarse un proceso de selección de contratistas a partir de las iniciativas concretas que una o varias personas formulen al banco con miras a celebrar contratos.

PAR. 1º—Los criterios para optar por el sistema de invitación abierta o invitación a personas determinadas serán establecidos por el comité de compras a través del reglamento del presente régimen. Para estos efectos, deberán tenerse en cuenta criterios tales como: naturaleza del negocio, garantías, estudios de mercados, etc.

PAR. 2º—Cuando las circunstancias y necesidades de la contratación lo ameriten, a juicio de la instancia de gasto correspondiente, un solo proceso de contratación puede dar lugar a la adjudicación individual del mismo contrato a varios proponentes. Lo anterior no aplica para el caso del literal c).

ART. 9º—Invitación abierta. Para la invitación abierta se utilizarán medios masivos idóneos tales como internet, publicación de avisos en diarios de amplia circulación nacional o regional, fijación de avisos en lugares visibles y accesibles del banco, entre otros.

ART. 10.—Invitación a personas determinadas. La determinación de los invitados a participar se hará con base en análisis o sondeos de mercado realizados por las áreas de negocio y/o las áreas gestoras de contratación, para lo cual podrá consultarse la información contenida en el banco de datos de proveedores del Banco de la República, en el registro de proveedores de las cámaras de comercio, en las bases de datos de los gremios, entre otros, según lo que establezca el comité de compras en el reglamento del presente régimen. En todo caso, el número de invitados a participar no podrá ser inferior a dos (2).

Para la presentación de las ofertas se establecerá un plazo razonable tomando en consideración la complejidad de la correspondiente contratación.

ART. 11.—Contratación directa. Se podrá contratar en forma directa, solamente en los siguientes eventos, los cuales deberán estar debidamente sustentados:

1. Cuando sólo una persona pueda proveer el bien o servicio objeto de la correspondiente contratación.

2. Cuando se trate de la adquisición de repuestos o accesorios, o para la prestación de servicios de mantenimiento, reparación, actualización, soporte o capacitación que se requieran para el normal funcionamiento de equipos, máquinas, elementos o sistemas adquiridos por el banco, siempre que se celebren con el mismo fabricante, creador o licenciante de los respectivos bienes o sistemas, según el caso, o con la persona natural o jurídica que tenga exclusividad para su venta, importación, representación, licenciamiento o distribución en el país.

3. (Modificado).* Cuando se trate de la adquisición de bienes o contratación de servicios necesarios para solucionar situaciones excepcionales que pongan en peligro la continuidad del negocio. En estos eventos, se podrá contratar inmediatamente sin el lleno de las formalidades previstas y se deberá informar al comité de compras en la primera sesión ordinaria que tenga lugar luego de la contratación.

*(Nota: Modificado por la Resolución Interna 1 de 2014 artículo 1° del Junta Directiva del Banco de la República)

4. Cuando corresponda a contratos referidos a empaque, embalaje, transporte o restauración de obras de arte, así como servicios de asesoría y curaduría de exposiciones y eventos culturales.

5. Cuando se trate de: a) la edición, coedición o adquisición de material documental; b) la producción de artículos de carácter cultural para su divulgación o venta; c) la adquisición, explotación o utilización de derechos patrimoniales de autor; y, d) la compra, arrendamiento o comodato de bienes de arte y cultura, previo concepto favorable del comité correspondiente.

6. Cuando se trate de contratos intuitu personae.

7. Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios en calidad de prueba o ensayo.

8. Cuando se trate de contratos de compra, comodato, permuta o arrendamiento de inmuebles.

9. Cuando se trate de contratos de concesión de espacios, en los casos expresamente autorizados por el comité de compras.

10. Cuando se trate de la contratación de servicios, compra o suministro de bienes muebles, sujetos a acuerdos marco de precios celebrados por entidades del sector público.

11. (Modificado).* Cuando corresponda a contratos cuyo valor inicial no exceda el equivalente a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes smlmv.

*(Nota: Modificado por la Resolución Interna 5 de 2018 artículo 1° del Banco de la República)

12. Cuando se trate de la adquisición de bienes o prestación de servicios previamente contratados dentro del mismo año, siempre que el contratista mantenga las condiciones comerciales y de calidad del contrato inicial. Los factores o porcentajes de ajuste del valor del respectivo contrato no se considerarán como modificación del precio del mismo.

13. Cuando se trate de la adquisición de bienes, la ejecución de obras o la prestación de servicios requeridos para asegurar la integridad de bienes y personas o para garantizar la protección y el manejo adecuado de los riesgos inherentes al banco.

ART. 12.—Contratación a iniciativa de terceros. Cuando el consejo de administración así lo determine, podrá iniciarse un proceso de selección de contratistas, a partir de las propuestas que una o varias personas formulen al banco con miras a celebrar contratos.

Para el efecto, las personas interesadas presentarán la correspondiente iniciativa al banco, en la cual incluirán los elementos esenciales en los que se concretaría. El banco estudiará dicha iniciativa y si encuentra que la misma no es viable, así lo comunicará por escrito al interesado.

De encontrarla viable, el banco elaborará un documento que contenga los elementos esenciales de la iniciativa y una invitación a quienes estén interesados en la misma y lo publicará a través de los medios de que trata el(sic) el artículo 9º de esta resolución.

Con fundamento en las respuestas a la publicación referida se dará aplicación, según el caso, a lo previsto en los artículos 10 u 11 del presente régimen.

TÍTULO III

Proceso de contratación

ART. 13.—Generalidades. En los procesos de contratación se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos, según su naturaleza y complejidad:

a) Selección del sistema de contratación: El sistema de contratación se determinará con base en lo previsto en el presente régimen y su reglamento.

b) Documentos de invitación: Los documentos de invitación para contratar deberán establecer los requisitos objetivos que permitan obtener las mejores propuestas para el banco, las reglas del proceso de contratación, los criterios y la forma de evaluar las ofertas y las condiciones exigidas a los proponentes. Todo lo anterior deberá ser adecuado y proporcional a la naturaleza del contrato y a su cuantía.

e) Los procedimientos de contratación se realizarán con sujeción a los términos de los documentos de invitación, tanto por parte de los invitados y proponentes como del banco.

El banco podrá dar a conocer los proyectos de documento de invitación y los demás documentos del proceso de contratación que estime pertinentes, con el fin de que los interesados puedan hacer sugerencias y observaciones sobre su contenido, las cuales no serán de obligatoria acogida por parte del banco.

d) Idoneidad de los proponentes: Las condiciones establecidas para garantizar la idoneidad de los proponentes podrán ser objeto de verificación, como requisito habilitante para la participación en el proceso de contratación respectivo.

e) Envío de invitaciones y recepción de ofertas: Tanto al envío de las invitaciones como a la recepción de las ofertas se le aplicarán las reglas establecidas para el efecto en el respectivo documento de invitación.

f) Evaluación de las ofertas: La evaluación de las ofertas se realizará teniendo en cuenta el procedimiento, los criterios de escogencia y su ponderación, establecidos en el respectivo documento de invitación.

La oferta más favorable será la que permita alcanzar la combinación más ventajosa para el banco entre los beneficios del bien o servicio por adquirir y sus costos asociados, presentes y futuros.

Dentro de los criterios de evaluación se podrán tomar en consideración, entre otros factores, el objeto de la contratación y las condiciones del mercado.

g) Adjudicación del contrato o declaratoria de desierto del proceso de contratación: La decisión de adjudicar el contrato o de declarar desierto el proceso de contratación se tomará por el comité o empleado competente para autorizar el mismo.

h) La decisión de adjudicación del contrato será debidamente comunicada, momento a partir del cual será obligatoria para las partes quedando condicionado el perfeccionamiento del contrato al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 del presente régimen.

ART. 14.—Declaratoria de desierto. El banco declarará desierto un proceso de contratación, en los siguientes casos:

1. Cuando no se presenten ofertas.

2. Cuando ninguna de las ofertas se ajuste a lo exigido en los correspondientes términos de referencia.

3. Cuando la contratación se considere inconveniente para el banco.

4. Cuando se haya violado la reserva en el proceso de contratación.

TÍTULO IV

Del contrato

ART. 15.—Formalidad y perfeccionamiento. Con excepción de lo dispuesto en el artículo 17 del presente régimen, para formalizar los actos jurídicos el banco podrá utilizar contratos, órdenes de compra, órdenes de servicio, cartas contrato, pedidos al exterior y compras por internet. Los primeros cuatro se perfeccionarán mediante la firma del documento que los contenga, por parte del Banco y del contratista, sin perjuicio de las condiciones o requisitos adicionales que puedan estipularse para iniciar su ejecución. Los restantes se entenderán perfeccionados con la manifestación de las partes que, en cada caso, permita probar que se configuró el acuerdo de voluntades correspondiente.

PAR.—Los criterios para definir cuándo se utiliza cada una de las distintas modalidades referidas, serán establecidos por el comité de compras a través del reglamento del presente régimen.

ART. 16.—Control de ejecución. En todos los contratos deberá designarse expresamente la dirección del área encargada de su control de ejecución. Dicha dirección podrá delegar tal control en uno o varios empleados a su cargo, los cuales no podrán subdelegarlo, salvo las situaciones administrativas que obliguen a su reemplazo temporal o definitivo.

ART. 17.—(Modificado).* Contrataciones de mínima cuantía. Para las contrataciones cuyo valor sea igual o inferior a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (2 smlmv), se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) Se escogerá la opción más favorable del mercado, sin que se requiera obtener previamente una oferta escrita;

b) No se requerirá elaborar escrito, ni constituir garantías; y

c) El pago, originado como contraprestación al servicio o bien objeto de la contratación, se debe realizar contra presentación de la respectiva factura.

(Nota: Modificado por la Resolución Interna 5 de 2018 artículo 2° del Banco de la República)

*(Nota: Modificado por la Resolución Interna 7 de 2018 artículo 1° del Banco de la República)

ART. 18.—Venta y arrendamiento de bienes. Se podrá contratar con terceros especializados, la gestión de venta o arrendamiento de bienes muebles e inmuebles.

Para la contratación de quienes presten los citados servicios, se seguirán los procesos de contratación y las demás normas contenidas en el presente régimen.

Cuando la venta o arrendamiento la realice directamente el banco se podrán utilizar diversos mecanismos de negociación, tales como las bolsas, las subastas o los remates.

ART. 19.—Anticipos. En los contratos podrán pactarse anticipos y pagos anticipados, de conformidad con la naturaleza y las condiciones de la contratación.

ART. 20.—Plazos y prórrogas. Los contratos tendrán un plazo inicial máximo de dos (2) años, a menos que el comité de compras, previa justificación en cada caso, autorice un plazo inicial superior, el cual no podrá superar los tres (3) años. En casos excepcionales, previamente aprobados por el comité de compras, podrán celebrarse contratos con plazo inicial superior a tres (3) años.

Los contratos podrán prorrogarse por escrito, por períodos que, sumados, no excedan dos veces el plazo inicialmente pactado, salvo para los contratos celebrados con contratistas del exterior.

ART. 21.—Adiciones. Ningún contrato podrá adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial. Para efectos de calcular el límite mencionado, no se tendrán en cuenta los factores o porcentajes de ajuste que el banco determine periódicamente para mantener el valor real de los contratos.

ART. 22.—Cesión. Los contratos no podrán cederse por parte del contratista, sin la autorización previa y escrita del Banco de la República.

En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran un consorcio o una unión temporal.

ART. 23.—Suspensión. La suspensión de la ejecución del contrato procederá de común acuerdo o por circunstancias de fuerza mayor.

ART. 24.—Terminación anticipada. Además de los eventos previstos en cada contrato y en las normas que los regulen, el banco podrá darlos por terminados anticipadamente, en cualquiera de los siguientes eventos:

a) La muerte o incapacidad del contratista, cuando se trate de una persona natural.

b) La disolución o liquidación del contratista, cuando se trate de una persona jurídica.

c) La incapacidad financiera del contratista, determinada por el banco.

d) El incumplimiento del contratista a cualquiera de sus obligaciones derivadas del contrato, o a cualquiera de las condiciones exigidas para su ejecución.

e) Cuando se encuentre que en la celebración del contrato o durante su ejecución, el contratista violó el régimen de inhabilidades e incompatibilidades. Tratándose de inhabilidades o incompatibilidades sobrevinientes, el contrato se terminará anticipadamente cuando no sea posible su cesión.

f) Cuando se encuentre que para la celebración del contrato, en los actos anteriores al mismo o durante su ejecución, así como en las demás relaciones con el banco, el contratista haya presentado información o documentos falsos, inexactos o incompletos.

PAR.—La terminación anticipada del contrato podrá declararse por el banco sin necesidad de preaviso, y no dará lugar, por sí misma, al pago de indemnizaciones, reconocimientos o compensaciones a favor del contratista.

ART. 25.—Liquidación de los contratos: Los contratos de obra, los de tracto sucesivo y aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo, deberán liquidarse de común acuerdo por las partes, de lo cual se dejará constancia en un acta.

Si el contratista no comparece a liquidar el contrato, no se pronuncia sobre el proyecto de acta remitido por el Banco o las partes no llegan a un acuerdo para la liquidación, el Banco de la República podrá liquidarlo de manera unilateral, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al requerimiento correspondiente.

TÍTULO V

Solución de las controversias contractuales

ART. 26.—Solución directa. El banco buscará solucionar en forma concertada y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, para lo cual acudirá a los mecanismos de solución de conflictos previstos en las normas legales que sean aplicables.

ART. 27.—Cláusula compromisoria. En los contratos podrán incluirse cláusulas compromisorias, a fin de someter a la decisión de árbitros las diferencias que puedan surgir por razón de su ejecución. El arbitramento será en derecho, salvo que las partes acuerden que las diferencias exclusivamente técnicas se sometan a la decisión de expertos designados por ellas.

La designación, constitución y funcionamiento del tribunal de arbitramento se regirá por lo que estipulen las partes y las normas vigentes sobre la materia.

TÍTULO VI

Garantías

ART. 28.—(Modificado).* Garantías. Tanto para los procesos de contratación como para la celebración de contratos de cuantía superior a diez salarios mínimos legales mensuales vigentes (10 smlmv), deberá exigirse al proponente o contratista, según el caso, garantías que amparen los riesgos inherentes a la contratación, teniendo en cuenta su objeto, la naturaleza de los bienes o servicios involucrados y la situación del mercado de garantías.

Para efectos de amparar los riesgos inherentes al proceso contractual y al contrato se podrán aceptar, entre otras, las siguientes garantías:

a) Póliza de seguros

b) Garantía bancaria a primer requerimiento

c) Carta de crédito

d) Aval bancario

e) Fiducia en garantía

f) Retención

g) Depósito de dinero en garantía

La aceptación de otras garantías deberá estar precedida de la aprobación del departamento jurídico.

Los riesgos objeto de amparo, según el caso, podrán ser entre otros, los siguientes:

a) Seriedad de la oferta

b) Calidad del diseño

c) Buen manejo y correcta inversión del anticipo

d) Pago anticipado

e) Cumplimiento de las obligaciones contractuales

f) Cumplimiento de obligaciones laborales

g) Buena calidad de los materiales y correcto funcionamiento de los bienes suministrados

h) Estabilidad y conservación de la obra

i) Calidad del servicio

j) Responsabilidad civil extracontractual por daños a terceros

k) Pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando estas se han pactado en el contrato.

Las cuantías y las vigencias mínimas de las garantías para amparar los riesgos previamente descritos, serán las previstas en los artículos siguientes.

*(Nota: Modificado por la Resolución Interna 5 de 2018 artículo 3° del Banco de la República)

ART. 29.—Garantía etapa precontractual. En la etapa precontractual el banco podrá exigir la siguiente garantía:

Garantía de seriedad de la oferta. Se exigirá su otorgamiento por un porcentaje no inferior al diez por ciento (10%) del valor de la oferta, o del monto que establezca el banco cuando no sea posible determinar el valor de la oferta al momento de su presentación, según se determine en el documento de invitación. Su vigencia deberá extenderse hasta la fecha de perfeccionamiento del contrato.

ART. 30.—Garantías etapa contractual. En la etapa contractual el banco podrá exigir, entre otras, las siguientes garantías:

a) Garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo. De escogerse, se exigirá su otorgamiento por el ciento por ciento (100%) del monto del anticipo y su vigencia debe ser igual al término de duración del contrato y dos (2) meses más.

En caso de prórrogas o adiciones del contrato, el valor asegurado del anticipo podrá disminuirse proporcionalmente en función de la correcta inversión o amortización del mismo.

b) Garantía de pago anticipado. De escogerse, se exigirá su otorgamiento por el ciento por ciento (100%) del monto del pago anticipado y su vigencia debe ser igual al término de duración del contrato y dos (2) meses más.

c) Garantía de cumplimiento de las obligaciones contractuales. De escogerse, se exigirá su otorgamiento por un porcentaje no inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria y, en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato cuando aquella sea inferior a este porcentaje, o no se haya pactado. Su vigencia será por el tiempo de duración del contrato y dos (2) meses más.

d) Garantía de cumplimiento del pago de obligaciones laborales. De escogerse, se exigirá su otorgamiento por un porcentaje no inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato. Su vigencia será por el tiempo de duración del contrato y tres (3) años más.

e) Póliza de responsabilidad civil extracontractual. De escogerse, se exigirá su otorgamiento por un porcentaje no inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato. Su vigencia será igual al término de duración del contrato y dos (2) meses más.

PAR. 1º—Para amparar los riesgos de los contratos cuya vigencia sea superior a un año, podrán constituirse pólizas con vigencias anuales, las cuales deberán prorrogarse, antes de su vencimiento, por los lapsos que sean necesarios para cubrir la vigencia total del contrato y el término adicional requerido, según su naturaleza.

PAR. 2º—Cuando por razones del mercado no sea posible conseguir pólizas de seguro como garantía, en su lugar se exigirán otras garantías de las mencionadas en el artículo 28 del presente régimen.

ART. 31.—Garantías etapa post contractual. En la etapa post contractual el banco podrá exigir las siguientes garantías:

a) Garantía de calidad del bien o del servicio y correcto funcionamiento de los equipos. Se exigirá su otorgamiento por un porcentaje no inferior al diez por ciento (10%) del valor del bien o servicio y su vigencia será determinada para cada caso según la naturaleza del contrato. La vigencia se contará a partir de la fecha de suscripción de la respectiva acta de entrega y recibo final a satisfacción del banco.

b) Garantía de estabilidad y conservación de la obra. Se exigirá su otorgamiento por un porcentaje no inferior al diez por ciento (10%) del valor de la obra efectivamente ejecutada, el cual se determinará en el acta de entrega y recibo final a satisfacción del Banco, su vigencia dependerá de la naturaleza y complejidad del contrato y la misma se contará a partir de la fecha de suscripción de la mencionada acta.

ART. 32.—Disposiciones comunes sobre garantías.

a) Cuando la oferta sea presentada por un proponente plural bajo la figura de unión temporal o consorcio, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes del proponente plural.

b) Cuando el contrato sea ejecutado en forma conjunta bajo la figura de unión temporal o consorcio, la garantía deberá ser otorgada por todos los integrantes que ejecuten el contrato.

c) El tipo de garantía, su cuantía y vigencia, se autorizarán por el comité o empleado competente, de acuerdo con las condiciones particulares de la correspondiente contratación.

d) No podrá iniciarse la ejecución de los contratos sin haberse aprobado las garantías que amparan sus correspondientes riesgos, salvo aquellos contratos cuya inejecución afecte la continuidad del negocio. El contratista deberá adecuar la garantía en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia.

e) No es subsanable, y en estos eventos el Banco rechazará la propuesta correspondiente, cuando no se presente la garantía de seriedad de la oferta dentro de los plazos fijados para el efecto.

ART. 33.—Exención de garantías. Excepcionalmente, podrá eximirse a proponentes o contratistas de la constitución de las garantías o modificarse el monto y plazo de las mismas, previa autorización escrita del gerente ejecutivo.

TÍTULO VII

Otras disposiciones

ART. 34.—Audiencias y aclaraciones. Cuando el banco lo estime necesario, se podrán celebrar audiencias con el propósito de, entre otros, precisar el alcance de la contratación, el contenido de los documentos que le sirven de soporte y resolver las inquietudes a que haya lugar, de lo cual se levantará un acta que se dará a conocer a todos los interesados.

Los interesados podrán solicitar aclaraciones sobre aspectos contenidos en los términos de referencia, dentro del período establecido para el propósito en los mismos. Las inquietudes o preguntas deberán efectuarlas los interesados en forma escrita. El banco deberá dar respuesta a las mismas, por escrito, dentro del plazo establecido para los efectos en los términos de referencia, y enviará las respuestas a todos los interesados.

ART. 35.—Subastas. En los procesos de contratación a que se refieren los artículos 9º y 10 del presente régimen, se podrán utilizar las subastas como mecanismo adicional para obtener mejores ofertas.

ART. 36.—Utilización de medios electrónicos. En todos los trámites regulados en el presente régimen, se podrán utilizar los medios electrónicos con el cumplimiento de los requisitos señalados en la ley de comercio electrónico, en las normas que la reglamenten y de conformidad con las directrices internas del Banco de la República.

ART. 37.—Incorporación. El presente régimen y su reglamentación harán parte integral de los contratos que se celebren en su desarrollo.

ART. 38.—Equivalencias. Las menciones a instancias, autoridades o dependencias del banco efectuadas en el presente régimen, se entenderán referidas a estas o a las que las sustituyan o cumplan sus funciones en el futuro.

ART. 39.—Facultad reglamentaria. El comité de compras reglamentará el presente régimen, con el fin de desarrollar sus normas, precisar los aspectos que lo requieran y facilitar su adecuada y eficiente aplicación.

PAR.—(Nota: Adicionado el presente parágrafo por la Resolución Interna 1° artículo PRIMERO de 2015 del Banco de la República)

ART. 40.—Prohibición sobre normas y procedimientos adicionales. Ningún servidor del Banco de la República, distinto a los competentes, podrá dictar normas ni aplicar procedimientos que contravengan lo previsto en el régimen general de contratación y/o en su reglamento.

ART. 41.—Información al consejo de administración. Deberá presentarse al consejo de administración, con la periodicidad y los criterios que este órgano señale, un informe sobre el estado de la contratación celebrada por el banco.

ART. 42.—Transición. Los procesos de contratación que se hayan iniciado antes de que entre a regir la presente resolución y los contratos que se hayan perfeccionado antes de esa fecha, continuarán rigiéndose por las normas que se encontraban vigentes al momento de su iniciación o celebración, respectivamente. Se entenderá que un proceso de contratación ha sido iniciado cuando el banco haya enviado la invitación respectiva.

SEGUNDO.—La presente resolución entrará en vigencia a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones internas 1 de enero 27 de 1997, 2 de noviembre 5 de 2004 y 1 de mayo 26 de 2006, y las demás normas que le sean contrarias.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de julio de 2010.