Auditoría General de la República

RESOLUCIÓN ORGÁNICA 12 DE 2017

(Diciembre 21)

“Por la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes a la Auditoría General de la República”.

El Auditor General de la República,

en ejercicio de sus facultades, en especial las conferidas en el artículo 274 de la Constitución Política y en los artículos 2º, 3º, 4º, 5º, 6º y 17 del Decreto-Ley 272 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que la Auditoría General de la República es un organismo dotado de autonomía jurídica, administrativa, contractual y presupuestal, a cargo del Auditor General de la República de que trata el artículo 274 de la Constitución Política, cuyas funciones se encuentran reguladas por lo establecido en el artículo 17 del Decreto-Ley 272 de 2000;

Que la Auditoría General de la República (AGR) coadyuva a la transformación, depuración y modernización de los órganos instituidos para el control fiscal, mediante la promoción de los principios, finalidades y cometidos de la función administrativa consagrados en la Constitución Política, el fomento de la cultura del autocontrol y el estímulo de la participación ciudadana en la lucha para erradicar la corrupción;

Que la Auditoría General de la República es el órgano instituido para ejercer la vigilancia y el control de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República, del Fondo de Bienestar Social(1) y de las contralorías territoriales;

Que en el documento “Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018” aprobado mediante Ley 1753 de 2015 se estableció que: “En materia fiscal se incrementará la cobertura y la calidad de la vigilancia y el control mediante la construcción de un nuevo modelo de control fiscal que avance hacia una vigilancia y control posterior y selectivo más efectivos. Se consolidarán además alianzas estratégicas con organismos de control nacionales e internacionales al tiempo que se promoverá la participación ciudadana en la vigilancia y el control fiscal. (…) En cuanto al proceso auditor, se promoverán mejoras a la efectividad y oportunidad de la vigilancia de la gestión fiscal de la Auditoría General de la República (AGR) con miras a fortalecer el ejercicio del control fiscal. (…);

Que la Ley 1753 de 2015, en su artículo 159 denominado “Obligatoriedad de suministro de información”, modificó el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011(2), disponiendo que “Para el desarrollo de los planes, programas y proyectos incluidos en el Plan Nacional de Desarrollo y en general para el ejercicio de las funciones públicas, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas, pondrán a disposición de las entidades públicas que así lo soliciten, la información que generen, obtengan, adquieran o controlen y administren, en cumplimiento y ejercicio de su objeto misional. El uso y reutilización de esta información deberá garantizar la observancia de los principios y normas de protección de datos personales, de conformidad con lo dispuesto en las leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, así como las demás normas que regulan la materia. (…)”;

Que el Auditor General de la República, en cumplimiento de su función constitucional y legal, en desarrollo de la facultad reglamentaria y, en cumplimiento de la función de vigilancia de la gestión fiscal(3), tiene las atribuciones legales(4) de fijar las políticas, prescribir los métodos y criterios necesarios en la forma en que sus vigilados rinden sus cuentas; determinar los criterios que deberán aplicarse para la evaluación financiera, de gestión y de resultados y en la práctica de los ejercicios de auditoría, la evaluación del control fiscal interno, los criterios de revisión y fenecimiento de las cuentas, y todo lo que permita ejercer la vigilancia de la gestión fiscal a su cargo, a través de la auditoría delegada para la vigilancia de la gestión fiscal, la dirección de control fiscal y las gerencias seccionales, de conformidad con los artículos 23, 24 y 32 del Decreto-Ley 272 de 2000;

Que la Auditoría General de la República desarrolló dentro de sus sistemas de información el sistema de información de auditoría (SIA), y tiene registrados, ante la Superintendencia de Industria y Comercio y la Dirección Nacional de Derechos de Autor, distintos soportes lógicos o software, entre los que se encuentran el SIA Misional, módulo Sirel, que gestiona el proceso de rendición de las contralorías y el SIA Observa, que gestiona el proceso de registro, consulta y rendición de la contratación;

Que el 30 de octubre de 2015, se expidió la Resolución Orgánica 8 de 2015 que reglamentó la rendición de cuentas e informes a la Auditoría General de la República, modificada a su vez por las resoluciones orgánicas 3 y 5 de 2016; y 4 y 5 de 2017;

Que mediante Acuerdo 171 del 10 de diciembre de 2016, el Concejo Municipal de Sincelejo creó la Contraloría Municipal de Sincelejo y estableció su estructura, organización y funcionamiento;

Que mediante Acuerdo 38 del 14 de junio de 2017, el Concejo Municipal de Girón creó la Contraloría Municipal de Girón, estableció su estructura, organización y funcionamiento;

Que mediante Resolución Orgánica 7 del 25 de agosto de 2017, la Auditoría General de la República incorporó las contralorías municipales de Sincelejo y Girón, como sujetos de control, y se asignaron competencias;

Que de acuerdo con los lineamientos y directrices que enmarcan la planeación estratégica de la entidad, es necesario modificar los métodos prescritos, forma y términos de rendición de cuenta de los sujetos vigilados, con el fin de cumplir las funciones orientadas al mejoramiento y vigilancia de la gestión fiscal de conformidad con los principios y fines que rigen la administración pública;

En mérito de lo expuesto, el Auditor General de la República, en uso de sus facultades constitucionales y legales,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Objeto y ámbito de aplicación

ART. 1º—Objeto. La presente resolución prescribe la forma y términos en que los sujetos de control deben rendirle las cuentas e informes a la Auditoría General de la República.

ART. 2º—(Modificado).* Ámbito de aplicación. Esta resolución se aplica a los sujetos de control de la Auditoría General de la República, entendiendo por tales la Contraloría General de la República (CGR), las contralorías departamentales, distritales(5) y municipales, y el Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República (FBSCGR).

*(Nota: Modificado por la Resolución Orgánica 12 de 2018 artículo 1° de la Auditoría General de la República)

CAPÍTULO II

De la cuenta y de la rendición

ART. 3º—Definición de cuenta. De conformidad con el artículo 15 de la Ley 42 de 1993, se entiende por cuenta el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada por los responsables del erario.

Para efectos de lo anterior, la cuenta está conformada por todos los formatos electrónicos y documentos soporte que se diligencian o aportan a través de los sistemas de información SIA Misional, módulo Sirel, que gestiona el proceso de rendición de cuentas, y el SIA Observa, que gestiona el proceso de rendición de la contratación y presupuesto.

ART. 4º—Rendición de la cuenta. Es deber de los sujetos vigilados, informar y responder a la Auditoría General de la República por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados a la entidad de la que son titulares, así como sobre la gestión y los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas.

PAR.—Para efectos de la presente resolución, se entiende por informar la acción de comunicar a la Auditoría General de la República, en los formatos establecidos para ello, sobre la gestión fiscal realizada con los fondos, bienes y/o recursos públicos y sus resultados. Por responder, se entiende la obligación de atender todos los requerimientos o solicitudes que realice la Auditoría General de la República en desarrollo del proceso de revisión de la cuenta.

ART. 5º—Disponibilidad de la información y ubicación de los equipos auditores. Los contralores y el gerente del Fondo de Bienestar Social de la CGR están en la obligación de suministrar la información solicitada por la Auditoría General de la República, en la forma y términos por esta requeridos, así como darle acceso a los sistemas de información del sujeto vigilado, previa autorización de claves y atributos; y de facilitar los espacios físicos y elementos logísticos necesarios y apropiados para los equipos de auditoría asignados, de manera tal que garanticen las condiciones adecuadas de salubridad, iluminación, conectividad, seguridad e independencia del trabajo auditor.

*(Nota: Modificado por la Resolución Orgánica 12 de 2018 artículo 2° de la Auditoría General de la República)

CAPÍTULO III

De los responsables de rendir cuenta y su responsabilidad

ART. 6º—Responsables de rendir cuenta. Son responsables de rendir la cuenta a la Auditoría General de la República, el Contralor General de la República, los contralores territoriales(6) y el gerente del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República.

Igualmente serán responsables los funcionarios de la entidad sujeta a control, a quienes se les delegue la función, siempre y cuando dicho mandato se haya efectuado mediante acto administrativo que cumpla con los requisitos y lineamientos de la Ley 489 de 1998, en especial el artículo 10, y que dicho acto administrativo hubiera sido adjuntado como documento soporte de la misma cuenta.

PAR.—La calidad y veracidad de la información que repose en los sistemas de información de la Auditoría General de la República, que hubiere sido cargada, rendida o consolidada, por la CGR, las contralorías territoriales y el FBSCGR, serán de responsabilidad directa de tales sujetos de vigilancia y control fiscal.

(Nota: Adicionado en lo pertinente por la Resolución Orgánica 12 de 2018 artículo 3° de la Auditoría General de la República)

CAPÍTULO IV

De la presentación, forma y periodo

ART. 7º—Presentación. Los responsables rendirán la cuenta a la Auditoría General de la República, únicamente en forma electrónica a través del sistema SIA Misional, módulos Sirel y SIA Observa. El acceso a los sistemas de información se realiza a través de la página web de la Auditoría General de la República www.auditoria.gov.co.

La cuenta anual será rendida a través del módulo Sirel del SIA Misional, y se exige a los responsables de rendirla, la firma digital certificada de que trata la Ley 527 de 1999.

La cuenta mensual de contratación y de presupuesto será rendida a través del SIA Observa, según los parámetros y validaciones dispuestos en el mismo sistema de información.

PAR.—Los documentos fuente que soportan la información reportada en las cuentas reposarán en los archivos de los sujetos vigilados y estarán a disposición de la Auditoría General de la República, entidad que podrá solicitarlos, consultarlos, examinarlos y/o evaluarlos en cualquier tiempo.

La información rendida constituye prueba para los procesos que adelante la Auditoría General de la República.

ART. 8º—Forma de presentación. La rendición de la cuenta deberá presentarse únicamente en los formatos y formularios contenidos en el Sirel y el SIA Observa.

La cuenta anual será rendida en Sirel con todos los formatos. La información complementaria y adicional deberá adjuntarse según se exija en ellos.

La información que se solicita en la cuenta anual a los sujetos vigilados respecto de estados financieros estará de acuerdo con los parámetros y criterios definidos por la Contaduría General de la Nación para el efecto.

La cuenta mensual será rendida en el SIA Observa.

PAR.—La cuenta anual y la mensual se diligenciarán conforme a lo establecido en los manuales e instructivos respectivos, disponibles para consulta para el Sirel y el SIA Observa.

ART. 9º—Período de rendición. La cuenta se rendirá por los siguientes periodos: anual, mensual y ocasional.

La cuenta completa se rendirá de manera anual, y la relacionada con contratación y presupuesto de manera mensual.

La información que integra la cuenta anual comprende el periodo del primero (1º) de enero al treinta y uno (31) de diciembre de la vigencia fiscal reportada.

La cuenta mensual comprende el periodo del primero al último día de cada mes.

La cuenta ocasional corresponde a la información adicional o especializada, que podrá requerir la Auditoría General de la República, para el ejercicio del control fiscal en cualquier tiempo.

PAR. TRANS.—El periodo de rendición de la cuenta anual, de la vigencia fiscal 2017, para las contralorías municipales de Girón y Sincelejo, será el periodo comprendido entre la fecha de creación de la Contraloría hasta el 31 de diciembre de 2017, así:

ContraloríaDel añoPeriodo a rendir
Municipal de Sincelejo201710 de diciembre de 2016 al 31 de diciembre de 2017
Municipal de Girón201714 de junio de 2017 al 31 de diciembre de 2017

CAPÍTULO V

De los términos y prórrogas

ART. 10.—(Modificado).* Términos para rendir cuentas a la AGR. La cuenta anual se rendirá en el Sirel, entre el 15 de enero y el 15 de febrero del año siguiente al año en que se rinde.

La cuenta mensual se deberá rendir en el SIA Observa; dentro de los primeros cinco (5) días del mes posterior al reportado.

Para uno y otro caso, cuando la fecha máxima de presentación coincida con un día no hábil, la fecha límite para rendir la cuenta se corre al primer día hábil siguiente.

*(Nota: Modificado por la Resolución Orgánica 12 de 2018 artículo 4° de la Auditoría General de la República)

ART. 11.—Prórroga. La auditoría delegada para la vigilancia de la gestión fiscal podrá prorrogar los términos previstos en el artículo anterior, previa solicitud debidamente motivada por el responsable de rendir la cuenta.

La solicitud deberá presentarla el titular del sujeto vigilado, por correo electrónico, dirigido a la auditoría delegada para la vigilancia de la gestión fiscal a la cuenta de correo auditordelegado@auditoria.gov.co, con copia al correo electrónico del director de control fiscal o del gerente seccional de la entidad que le corresponda. Para la cuenta mensual, además se deberá hacer el correspondiente registro, en el módulo SIA Observa, opción “Prórrogas” del menú “Rendición cuentas”. Esta solicitud deberá hacerla de manera motivada, mínimo con tres (3) días hábiles de antelación al vencimiento del término que tiene para rendir la cuenta. En los casos de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente soportado, se podrá solicitar la prórroga hasta el mismo día del vencimiento.

CAPÍTULO VI

De la revisión y el pronunciamiento sobre la cuenta

ART. 12.—Facultades de revisión. Para el ejercicio del control fiscal la Auditoría General de la República podrá:

1. Verificar la exactitud de la información y la ocurrencia de hechos relacionados con la administración, manejo y rendimiento de bienes, fondos y recursos públicos.

2. Citar o requerir a los funcionarios responsables, servidores públicos, entidades o terceros que manejen fondos o bienes del Estado, para que corrijan, aclaren o expliquen las observaciones planteadas, o contesten interrogatorios sobre el tema.

3. Exigir la presentación de documentos que soporten o aclaren la cuenta.

4. Ordenar la exhibición o examen de libros, comprobantes y soportes tanto del responsable como de terceros que manejen bienes, fondos o recursos del Estado, obligados a llevar contabilidad.

5. Efectuar todas las diligencias necesarias para establecer la correcta rendición de la cuenta, facilitando a los responsables la aclaración de dudas u omisiones.

ART. 13.—Revisión y pronunciamiento. A partir de la rendición de la cuenta anual correspondiente a cada vigencia fiscal, la dependencia competente de la Auditoría General de la República revisa la información rendida por sus sujetos vigilados, sobre la administración, manejo, rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos a ellos asignados, la gestión y sus resultados, y efectúa un pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta, en todo caso antes del 31 de diciembre del año siguiente a la rendición.

ART. 14.—Levantamiento del fenecimiento. Si con posterioridad al pronunciamiento de fenecimiento de la revisión de la cuenta, aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares, relacionadas con ella, la Auditoría General de la República levantará el fenecimiento de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 42 de 1993, y efectuará los traslados correspondientes a las autoridades competentes.

CAPÍTULO VII

De las sanciones

ART. 15.—Causales de sanción. Como consecuencia del proceso de rendición y revisión de las cuentas, la Auditoría General de la República podrá imponer sanciones en aplicación a lo dispuesto en los artículos 100, 101 y 102 de la Ley 42 de 1993, y en particular cuando:

— No se rindan las cuentas o informes exigidos.

— No se rindan en la forma y oportunidad establecidas.

— Se incurra reiteradamente en errores.

— Se omita la presentación de cuentas e informes.

— Se determinen glosas de forma en la revisión de cuentas.

— De cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a la Auditoría General.

— No se le suministren oportunamente las informaciones que solicite.

ART. 16.—No rendición de cuenta. Se entiende por no rendida la cuenta cuando:

— Se presente a la Auditoría General de la República fuera de los periodos y/o términos establecidos en la presente resolución.

— Se presente en formatos y/o con requisitos distintos a los exigidos por la Auditoría General de la República, establecidos en esta resolución.

— La información que se reporte no corresponda al ejercicio fiscal rendido.

Sin perjuicio de la sanción correspondiente, en todo caso, el responsable deberá rendirla dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de recibo de los requerimientos de la Auditoría General de la República, de manera que cumpla con los parámetros y especificaciones señalados por esta.

ART. 17.—De la vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias, y entre ellas concretamente las resoluciones orgánicas 8 de 2015; 3 y 5 de 2016; y 4 y 5 de 2017.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 21 de diciembre de 2017.

1 Por sentencia de la Corte Constitucional C-599 de 2011, se declaró inexequible el artículo 81 del Decreto-Ley 267 de 2000.

2 (sic).

3 Artículos 3º, 4º, 5º, 6º y 8º de la Ley 42 de 1993.

4 Artículos 5º y 17 (nums. 1º y 2º) del Decreto-Ley 272 de 2000.

5 Salvo la Contraloría de Bogotá, Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil. 15 de octubre de 2013.

6 Salvo la Contraloría de Bogotá, Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil. 15 de octubre de 2013.