Auditoría General de la República

RESOLUCIÓN ORGÁNICA 12 DE 2014

(Mayo 30)

“Por la cual se regula el Sistema de gestión integral, el funcionamiento del comité de coordinación del sistema de control interno y del equipo técnico MECI-Calidad, de la Auditoría General de la República”.

La Auditora General de la Auditoría General de la República,

en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren los artículos 13 y 17 del Decreto-Ley 272 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el Decreto 272 de 2000, por el cual se determina la organización y funcionamiento de la Auditoría General de la República, artículo 17, establece entre las funciones del Auditor General de la República, la de asignar a las distintas dependencias y funcionarios de la Auditoría General de la República las competencias y tareas necesarias para el cabal cumplimiento de las funciones constitucionales y legales, para lo cual podrá conformar equipos de trabajo y dictar los reglamentos internos que se requieran, así como delegar y desconcentrar las funciones a que hubiere lugar, con sujeción a las disposiciones constitucionales y legales vigentes.

Que la Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado, artículo 13, establece que todos los organismos públicos deberán establecer, al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias dela (sic) organización.

Que la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de calidad, artículo 3º, parágrafo único, establece que dicho sistema es complementario con el sistema de control interno.

Que la Circular 3 de 2005 expedida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial, señala que de conformidad con la Ley 872 de 2003, el comité de coordinación de control interno puede asumir las veces del comité de calidad, que comúnmente se conforma al interior de la entidad para implementar el sistema de gestión de la calidad y el equipo MECI, homologarse al equipo de calidad que se conforma para apoyar la implementación del sistema de calidad a través del representante de la dirección.

Que el Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el sistema nacional de control interno de las entidades y organismos de la administración pública del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones, artículo 50, literal d), establece que el comité de coordinación del sistema de control interno institucional, previsto en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, será responsable como órgano de coordinación y asesoría, del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del sistema de control interno institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad.

Que el Decreto 2913 de 2007 considera que el modelo estándar de control interno y el sistema de gestión de calidad son complementarios, por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario.

Que la Circular 1000-002-07, del Departamento Administrativo de la Función Pública, recomienda que, para efectos de la implementación del modelo estándar de control interno, MECI, y el sistema de gestión de calidad NTCGP 1000 de 2004, el comité de coordinación de control interno, como máxima autoridad decisoria, podrá asumir las funciones que le corresponden al equipo directivo en materia de calidad. Así mismo, recomienda que sea un solo equipo el responsable de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional.

Que el Decreto 943 de 2014 adopta la actualización del modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, MECI, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un sistema de control interno en las entidades.

Que es necesario ajustar y precisar el objetivo del sistema de gestión integral de la Auditoría General de la República y actualizar las funciones del comité de coordinación del sistema de control interno y la delegación del representante de la dirección para el sistema de gestión integral, de acuerdo con la normatividad vigente y mantener esta regulación en un solo acto administrativo con el fin de facilitar su estudio, consulta y aplicación.

Que por lo expuesto anteriormente,

RESUELVE:

Consolidación del sistema de gestión integral

ART. 1º—Definición del sistema de gestión integral de la Auditoría General de la República. El sistema de gestión integral, SGI, de la AGR es el conjunto de elementos interrelacionados que permiten dirigir, evaluar y mejorar el desempeño institucional, integrando el marco jurídico vinculante, el marco estratégico vigente, el sistema de control interno y el sistema de gestión de calidad, fundamentados en una cultura organizacional de innovación, aprendizaje y mejoramiento continuo. Estos elementos, en su conjunto, favorecen el fortalecimiento y la modernización de la gestión institucional.

ART. 2º—Objetivo del SGI. El objetivo del SGI es gestionar los procesos de la entidad y sus interrelaciones como un sistema sostenible que aprende, lo que contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad en el cumplimiento de su función y en el logro de sus objetivos.

ART. 3º—Objetivos específicos del SGI. Son objetivos específicos del sistema de gestión integral de la Auditoría General de la República los siguientes:

a) Articular los requisitos de la norma del sistema de gestión de calidad, SGC, y los elementos de control del modelo estándar de control interno, MECI, con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad, optimizando los recursos y procesos.

b) Promover la calidad de la gestión de la entidad, la implementación de un enfoque por procesos, el establecimiento e implementación de controles a la estrategia, la gestión y la evaluación y la búsqueda de la satisfacción de los clientes bajo el enfoque de valor público.

c) Impulsar la generación de una cultura organizacional y un marco estratégico, orientados a la calidad en la gestión, el autocontrol y el mejoramiento continuo, basados en las buenas prácticas reconocidas global mente para lograr la excelencia en la gestión.

PAR.—Se conformará una comisión asesora permanente denominada “equipo de modernización institucional, EMI”, con el fin de impulsar la implementación y el desarrollo del componente de modernización institucional, consignado en la misión de la entidad.

ART. 4º—Estructura y funciones del comité de coordinación del sistema de control interno. La estructura y equipo técnico MECI-Calidad de la Auditoría General de la República, serán los que se establecen a continuación:

Comité de coordinación del sistema de control interno

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 3 de 2018 artículo 7° de la Auditoría General de la República)

ART. 5º—Definición. El comité de coordinación del sistema de control interno es un órgano de coordinación y asesoría en la definición y orientación de las políticas, objetivos y metas del sistema de control interno, basado en el modelo estándar de control interno MECI, y del sistema de gestión integral y del sistema de gestión de calidad, de la Auditoría General de la República, de conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, su Decreto Reglamentario 1826 de 1994 y la Ley 872 de 2003.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución Orgánica 10 de 2017 artículo 7° de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 3 de 2018 artículo 7° de la Auditoría General de la República)

ART. 6º—Miembros. El comité de coordinación del sistema de control interno estará conformado por los siguientes funcionarios:

a) El Auditor General de la República, quien lo presidirá.

b) El auditor auxiliar, quien lo presidirá en ausencia del Auditor General.

c) El secretario general.

d) El auditor delegado para la vigilancia de la gestión fiscal.

e) El director de la oficina jurídica.

f) El director de la oficina de planeación.

g) El director de la oficina de control interno, quien no tendrá derecho a voto y actuará como secretario técnico del comité.

h) El director de la oficina de estudios especiales y apoyo técnico.

i) El coordinador del equipo MECI-Calidad.

PAR. 1º—Se podrán invitar a participar en el comité a los funcionarios y demás personas que el presidente del mismo considere necesarios para el estudio de los temas por tratar.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 3 de 2018 artículo 7° de la Auditoría General de la República)

ART. 7º—Funciones. El comité de coordinación del sistema de control interno, en armonía con lo dispuesto en el artículo 5º del Decreto 1826 de 1994 y el artículo 30 del Decreto-Ley 272 de 2000, cumplirá las siguientes funciones:

a) Asesorar al Auditor General de la República en la definición de políticas en materia de supervisión y control.

b) Canalizar y orientar los mecanismos necesarios para la implantación y desarrollo del sistema de control interno, proponiendo métodos de organización confiables para la evaluación del mismo

c) Fomentar en la entidad la formación de una cultura del autocontrol y autoevaluación que contribuya de manera permanente al cumplimiento de la misión institucional.

d) Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno de la entidad de conformidad con las normas vigentes.

e) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad dentro de las políticas y planes, así como recomendar las acciones necesarias.

f) Asesorar al Auditor General en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

g) Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión general y por áreas.

h) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad.

i) Coordinar con los líderes de procesos y las dependencias de la entidad el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

j) Presentar a consideración del Auditor General propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigente en la entidad.

k) Expedir su propio reglamento y el de los distintos subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen.

l) Diseñar, formular y proponer, políticas, objetivos, metas y estrategias que orienten el diseño, implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión integral incluyendo los sistemas de control interno y de gestión de calidad, así como su revisión, encaminada a la satisfacción del cliente y al mejoramiento continuo de los servicios a cargo de la AGR.

m) Garantizar la consecución de los recursos necesarios para la capacitación, el desarrollo y continuidad del sistema de gestión integral.

n) Promover el compromiso de la alta dirección y de todos los funcionarios de la Auditoría General de la República en el desarrollo y mejoramiento del sistema de gestión integral.

o) Verificar que todos los procesos y procedimientos diseñados por la entidad estén alineados con los propósitos y objetivos del sistema de gestión integral.

p) Estudiar y aprobar las propuestas de mejoramiento, las iniciativas de gestión de brechas y la documentación del sistema de gestión integral formuladas por el equipo técnico MECI-Calidad, los servidores públicos de la Auditoría General de la República y por la oficina de control interno.

q) Promover la revisión y mejora continua del sistema de gestión integral.

r) Verificar la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, originadas, en las diferentes fuentes de información de la entidad.

s) Determinar mecanismos para estimular la innovación, la creatividad, la diferenciación y la capacidad de aprendizaje, en la gestión de la entidad.

t) Las demás que le sean asignadas por la ley.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 3 de 2018 artículo 7° de la Auditoría General de la República)

ART. 8º—Reuniones. El comité de coordinación del sistema de control interno sesionará por lo menos cada dos (2) meses.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 3 de 2018 artículo 7° de la Auditoría General de la República)

ART. 9º—Secretario. El secretario del comité de coordinación del sistema de control interno será el director de la oficina de control interno y cumplirá las siguientes funciones:

a) Elaborar la agenda de cada reunión en coordinación con el presidente del comité.

b) Remitir a los integrantes del comité, con la debida anticipación, el orden del día propuesto, junto con los documentos soporte de los temas por ser debatidos.

c) Elaborar las actas de las sesiones y someterlas a consideración del comité para aprobación.

d) Suscribir las actas de sesión del comité una vez aprobadas por los asistentes.

e) Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por los responsables de los procesos.

f) Las demás que en el reglamento se le establezcan.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 3 de 2018 artículo 7° de la Auditoría General de la República)

ART. 10.—Representante de la dirección para el sistema de gestión integral. El sistema de gestión integral tendrá un representante de la dirección, actuando como tal, el director de la oficina de planeación quien tendrá las siguientes funciones:

a) Dirigir y presentar al comité de coordinación del sistema de control interno el proyecto de diseño, puesta en marcha, mantenimiento y mejora del sistema de gestión integral.

b) Asegurar la aplicación de los indicadores de gestión para el seguimiento periódico del sistema de gestión integral e informar a la alta dirección sobre su desempeño y de cualquier necesidad de mejora.

c) Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad.

d) Liderar, a nivel institucional, la implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión integral, ejecutando las directrices establecidas por el comité de coordinación del sistema de control interno y el Auditor General.

e) Presentar las propuestas formuladas por el equipo técnico MECI-Calidad, los servidores públicos de la Auditoría General de la República y por la oficina de control interno, dirigidas al mejoramiento del sistema, ante el comité de coordinación del sistema de control interno, para su estudio y aprobación.

f) Garantizar la mejora continua del sistema de gestión integral.

g) Dirigir y coordinar las actividades del equipo técnico MECI-Calidad.

h) Coordinar con los líderes de procesos y los directivos responsables de cada área las actividades que requiera realizar el equipo técnico MECI-Calidad, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.

Equipo técnico MECI-Calidad

ART. 11.—Equipo técnico MECI-Calidad. El equipo técnico MECI-Calidad estará conformado por servidores públicos de la entidad, de carácter multidisciplinario, que tiene bajo su responsabilidad adelantar los procesos de diseño, apoyo y coordinación de la implementación y mejora del sistema de gestión integral de la AGR que comprende el modelo estándar de control interno MECI y el sistema de gestión de la calidad.

ART. 12.—Miembros. El equipo técnico MECI-Calidad, está conformado por: un (1) funcionario de cada proceso de la entidad, como mínimo, determinado por los líderes de los procesos y dos (2) asesores determinados por el Auditor General.

ART. 13.—Funciones. Son funciones del equipo técnico MECI-Calidad:

a) Asesorar y servir de apoyo al comité de coordinación del sistema de control interno, al representante de la dirección para el sistema de gestión integral y a sus coordinadores, en las actividades relacionadas con la planificación, diseño, implementación, mantenimiento y mejoramiento del sistema de gestión integral (MECI-Calidad).

b) Asistir a las reuniones que sean convocadas y desarrollar de acuerdo con los cronogramas establecidos, las tareas relacionadas con la implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión integral.

c) Servir de multiplicador de conocimiento e impulsar la aplicación del sistema de gestión integral en sus respectivos procesos.

d) Acompañar a las dependencias en el proceso de documentación necesaria para el desarrollo del sistema de gestión integral en la entidad.

e) Proponer y ejecutar estrategias para la divulgación, aplicación y sostenibilidad del sistema de gestión integral.

f) Evaluar, hacer seguimiento y recomendar acciones de mejora al sistema de gestión integral.

g) Emitir conceptos ante el comité de coordinación de control interno respecto de la procedencia de modificaciones y actualizaciones de los procesos y procedimientos propuestas por los líderes de procesos.

h) Impulsar en la Auditoría General de la República, la cultura de la calidad en la gestión, el autocontrol, el enfoque hacia la satisfacción del cliente y el mejoramiento continuo de la entidad.

i) Las demás funciones que le asigne el Auditor General de la República relacionadas con el sistema de gestión integral en la entidad.

ART. 14.—Coordinador del equipo técnico MECI-Calidad. Actuará como coordinador del equipo técnico MECI-Calidad uno de los funcionarios que conforman el equipo, quien será designado por el representante de la dirección.

ART. 15.—Reuniones. El equipo técnico deberá reunirse por lo menos una vez al mes.

ART. 16.—Secretario. El secretario del equipo técnico MECI-Calidad será el coordinador del mismo y cumplirá las siguientes funciones:

a) Registrar, transcribir, custodiar y compilar todo lo tratado en las sesiones del equipo técnico MECI-Calidad, lo cual constará en actas.

b) Monitorear permanentemente la ejecución de las actividades programadas para la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del sistema de gestión integral, presentando sugerencias de mejoramiento y reportando oportunamente las desviaciones al representante de la dirección, para que en tiempo real se apliquen las acciones preventivas, correctivas y de mejora.

e) (sic) Propender por la continuidad del sistema de gestión integral.

d) Apoyar al representante de la dirección para el sistema de gestión integral, en el desarrollo de sus funciones.

ART. 17.—Quórum. Para los efectos del comité de coordinación del sistema de control interno y equipo técnico MECI-Calidad de la Auditoría General de la República que se encuentran reglamentados en la presente resolución, se entenderá que toda reunión deberá responder a un quórum deliberatorio, para sesionar válidamente, representado en no menos de la mitad más uno de sus miembros y para que las decisiones tengan plena validez y surtan plenos efectos se deberá contar con el quórum decisorio representado en la mitad más uno de sus miembros presentes.

PAR.—Se excluye para efectos de quórum deliberatorio y decisorio, quienes tengan la calidad de invitado.

ART. 18.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución Orgánica 4 de 2008 y la Resolución Orgánica 12 de 2013 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 30 de mayo de 2014.