RESOLUCION ORGANICA 16 DE 2005 

(Noviembre 10)

“Por la cual se prescriben la forma y los términos para la rendición electrónica y revisión de cuentas y se asignan competencias en las diferentes dependencias de la Auditoría General de la República”.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

La Auditora General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las contenidas en los artículos 2º, 17, 23, 24 y 32 del Decreto-Ley 272 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 274 de la Constitución Política y los artículos 2º y 17, numeral 12 del Decreto-Ley 272 de 2000 y la Sentencia C-1339 de 2000, corresponde a la Auditoría General de la República ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República, de las contralorías departamentales, distritales y municipales;

Que el numeral 2º del artículo 17 del Decreto-Ley 272 de 2000 le asigna al auditor general de la República la función de prescribir métodos y la forma en que sus vigilados deben rendir cuentas y determinar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultado, entre otros, que deberán aplicarse para el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y para la evaluación del control fiscal interno;

Que el numeral 5º del artículo 23 del Decreto-Ley 272 de 2000 asigna como función de la auditoría delegada para la vigilancia de la gestión fiscal ejercer la vigilancia de la gestión fiscal a través de la revisión de cuentas y los demás sistemas de control fiscal, sobre los organismos sometidos a la vigilancia de la Auditoría General de la República, de conformidad con la asignación de competencias y tareas internas que efectúe el auditor general;

Que el numeral 9º del artículo 24 del Decreto-Ley 272 de 2000 faculta a la dirección de control fiscal para adelantar la revisión de cuentas y realizar la auditoría de gestión integral a la Contraloría General de la República y demás entes vigilados, según la asignación de competencias que efectúe el auditor general;

Que el numeral 2º del artículo 32 del Decreto-Ley 272 de 2000 asigna a las gerencias seccionales la función de dirigir, coordinar y ejecutar, en el ámbito de su jurisdicción, la revisión de cuentas y las auditorías integrales sobre los organismos sometidos a su vigilancia, sin perjuicio de la redistribución de competencias y tareas que efectúe el auditor general;

Que de conformidad con los artículos 8º, 9º, 14 y 15 de la Ley 42 de 1993, para la vigilancia de la gestión fiscal se aplicará el sistema de rendición de cuentas, con miras a establecer la economía, eficacia, eficiencia y la equidad de sus actuaciones;

Que la Auditoría General de la República tiene dentro de sus objetivos institucionales, el de utilizar los avances tecnológicos para agilizar la rendición de la cuenta y conformar base de datos que permita oportunidad y eficiencia en la información rendida;

Que la Auditoría General de la República implementa el sistema de rendición electrónica de cuentas, Sirel, con el fin de maximizar los recursos tanto de la Auditoría General de la República como de las distintas contralorías del país, propiciando la tecnificación de los entes de control fiscal;

Que se hace necesario reglamentar la forma y los términos de rendición y revisión de cuentas, así como prescribir los métodos y procedimientos,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. La presente resolución regula la forma en que deben rendir las cuentas la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, distritales y municipales.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 2º—Definición de cuenta. Es el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada por los responsables del erario.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 3º—Rendición de cuenta. Es el deber legal que tiene todo funcionario de informar y responder por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y sobre los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas.

PAR.—Para efectos de la presente resolución, se entiende por responder, aquella obligación que tiene todo funcionario público que administre y/o maneje fondos, bienes y/o recursos públicos de asumir las consecuencias que se deriven de su gestión fiscal. Se entenderá por informar la acción de comunicar a la Auditoría General de la República en los formatos establecidos para ello sobre la gestión fiscal realizada con los fondos, bienes y/o recursos públicos y sus resultados.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 4º—Responsables de rendir cuenta. Son responsables de rendir cuenta a la Auditoría General de la República, el Contralor General de la República, los contralores departamentales, distritales y municipales.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 5º—Adopción del sistema. Mediante la presente resolución se adopta el “Sistema de la rendición electrónica de cuentas”, Sirel, para las contralorías del país.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 6º—Forma de rendir la cuenta. Los responsables rendirán la cuenta en forma electrónica a la Auditoría General de la República, conforme a los procedimientos establecidos en el manual del usuario del sistema de rendición electrónica de cuentas, Sirel.

La firma digital certificada de que trata la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios, será exigible a los responsables de rendir cuenta a partir del año 2007.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 7º—Formatos e instructivos. La rendición de la cuenta deberá presentarse en los formatos del sistema contenidos en el manual del usuario del Sirel, el cual hace parte integral de la presente resolución, adjuntando la información complementaria y adicional que se exige en cada formato. El acceso se realiza a través del hipervínculo, ubicado en la página web de la Auditoría General de la República (www.auditoria.gov.co) o mediante la dirección http://200.31.68.226.

PAR. 1º—Los documentos electrónicos, físicos y magnéticos que soporten la cuenta reposarán en los archivos de las correspondientes entidades a disposición de la Auditoría General de la República, quien podrá solicitarlos, consultarlos o evaluarlos en cualquier tiempo.

PAR. 2º—Para efectos de la rendición electrónica de la cuenta fiscal, la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales, deberán presentar los correspondientes estados financieros de conformidad con los parámetros y criterios definidos por la Contaduría General de la Nación.

PAR. 3º—Asignar a la auditoría delegada para la vigilancia de la gestión fiscal la responsabilidad de analizar y aprobar los ajustes y/o modificaciones que se requieran para suplir necesidades de contenido o de forma en el sistema de rendición electrónica de cuentas, Sirel.

Las modificaciones al Sirel las realizará el administrador del sistema, previa autorización escrita del auditor delegado, para la vigilancia de la gestión fiscal.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 8º—Período. La información que integra la cuenta deberá corresponder al ejercicio fiscal comprendido entre el 1º de enero y diciembre 31 de cada año.

No obstante lo anterior, la Auditoría General de la República podrá requerir, en cualquier tiempo, la información necesaria para el ejercicio del control fiscal.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 9º—Término. El término máximo para la presentación a la Auditoría General de la República de la cuenta será hasta el día veintiocho (28) del mes de febrero del año siguiente al del período rendido. Cuando la fecha de presentación coincida con un día no laborable, el cumplimiento deberá efectuarse el primer día hábil siguiente.

PAR.—Prórroga. El director de control fiscal y los gerentes seccionales, previa autorización escrita del auditor delegado, según el caso, podrán prorrogar el plazo anteriormente establecido hasta por un término de quince (15) días hábiles, previa solicitud debidamente justificada y sustentada por el responsable de rendir la cuenta, prórroga que deberá solicitarse hasta cuatro (4) días hábiles antes de vencerse el término para rendirla. El auditor delegado será el encargado de instruir al administrador del sistema para el correspondiente trámite.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 10.—Se tiene por no rendida la cuenta cuando:

1. No se presente dentro del término establecido en el artículo 9º de la presente resolución.

2. No se presente en los formatos y con los requisitos establecidos en el manual del usuario del sistema de rendición electrónica de cuentas, Sirel, que hacen parte integral de la presente resolución.

3. No corresponda al ejercicio fiscal rendido.

PAR.—En caso de configurarse cualquiera de los eventos anteriores, se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993 o en las normas que la adicionen o modifiquen.

Sin perjuicio de la sanción correspondiente, en todo caso el responsable de rendirla deberá presentar una nueva cuenta que cumpla con los parámetros y especificaciones señaladas por la Auditoría General de la República dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de recibo de los requerimientos.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 11.—De la revisión y el pronunciamiento de la cuenta. A partir de la presentación de la cuenta correspondiente a cada vigencia fiscal, la Auditoría General de la República revisará la información rendida por los responsables fiscales sobre su gestión con el propósito de emitir un pronunciamiento, el cual se hará a través del dictamen integral contenido en el informe de auditoría, mediante el fenecimiento o no de la cuenta, que constará de una “opinión” sobre la razonabilidad de los estados contables y los “conceptos” sobre la gestión fiscal, a más tardar el 31 de diciembre del año siguiente a la presentación de la misma.

PAR.—La dirección de control fiscal realizará la revisión y pronunciamiento sobre la cuenta presentada por el Contralor General de la República y el Contralor de Bogotá, D.C., y suscribirá los requerimientos e informes respectivos.

Las gerencias seccionales de la Auditoría General de la República efectuarán la revisión y pronunciamiento sobre las cuentas presentadas por los contralores departamentales, distritales excepto el Contralor Distrital de Bogotá, D.C., y municipales y suscribirán los requerimientos e informes respectivos, conforme a la siguiente distribución:

— Gerencia seccional I, para los departamentos de Antioquia, Córdoba, Chocó, San Andrés y Sucre, con sede en la ciudad de Medellín.

— Gerencia seccional II, para los departamentos de Amazonas, Cundinamarca, Guainía, Guaviare, Meta, Vaupés y Vichada, con sede en la ciudad de Bogotá.

— Gerencia seccional III, para los departamentos de Cauca, Nariño y Valle, con sede en la ciudad de Cali.

— Gerencia seccional IV, para los departamentos de Arauca, Boyacá, Casanare, Norte de Santander y Santander, con sede en la ciudad de Bucaramanga.

— Gerencia seccional V, para los departamentos de Atlántico, Bolívar, Cesar, La Guajira y Magdalena, con sede en la ciudad de Barranquilla.

— Gerencia seccional VI, para los departamentos de Caquetá, Huila, Putumayo y Tolima, con sede en la ciudad de Neiva.

— Gerencia seccional VII, para los departamentos de Caldas, Quindío y Risaralda, con sede en la ciudad de Pereira.

Para los efectos anteriores, la dirección de control fiscal y las gerencias seccionales, observarán las directrices, instrucciones y metodologías impartidas por el auditor general y la auditoría delegada para la vigilancia de la gestión fiscal.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 12.—Revisión de cuentas extemporáneas. La Auditoría General de la República revisará y se pronunciará sobre aquellas cuentas que se presenten en forma posterior al término señalado en el artículo 9º de esta resolución, sin perjuicio de aplicar la sanción de que trata el artículo 101 de la Ley 42 de 1993.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 13.—Levantamiento de fenecimiento. Si con posterioridad a la revisión de la cuenta aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ella, se levantará el fenecimiento de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 42 de 1993 y se harán los traslados para efectos del adelantamiento de los procesos correspondientes.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 14.—Facultades de revisión. Para el ejercicio del control fiscal y asegurar el efectivo cumplimiento de la rendición de la cuenta, la dirección de control fiscal y las gerencias seccionales de acuerdo con las competencias establecidas, podrán:

1. Verificar la exactitud de la información y la ocurrencia de hechos relacionados con la administración, manejo y rendimiento de bienes, fondos y recursos públicos.

2. Citar o requerir a los funcionarios responsables, servidores públicos, entidades o terceros que manejen fondos o bienes del Estado, para que corrijan, aclaren o expliquen las observaciones planteadas o contesten interrogatorios.

3. Exigir la presentación de documentos que soporten o aclaren la cuenta.

4. Ordenar la exhibición o examen de libros, comprobantes y soportes tanto del responsable como de terceros que manejen bienes, fondos o recursos del Estado obligados a llevar contabilidad.

5. Efectuar todas las diligencias necesarias para establecer la correcta rendición de la cuenta, facilitando a los responsables la aclaración de toda duda u omisión.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 15.—Derecho de contradicción al informe. El responsable de rendir la cuenta podrá presentar las observaciones y explicaciones que se consideren pertinentes, guardando la secuencia de los números y subnumerales que conforman el contenido de los informes de auditoría, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de dar a conocer los argumentos que debidamente sustentados contradigan las observaciones contenidas en el informe. En el evento de no presentar observaciones dentro del término antes previsto, se entenderá aceptado el informe en su integridad.

Se presentarán en medio físico y magnético por parte de la Auditoría General de la República, los informes preliminares y definitivos, igualmente las contralorías presentarán la contradicción en la misma forma, a la Dirección de Control Fiscal o Gerencia Seccional que corresponda.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 16.—Traslado de hallazgos. Si con ocasión de los ejercicios de auditorías aparecieren hallazgos que ameriten traslado para iniciar procesos de responsabilidad fiscal, administrativos sancionatorios, penales, disciplinarios, el director de control fiscal o el gerente seccional, según el caso, deberá dar traslado de los hechos a la autoridad competente dentro de los quince (15) días siguientes a la comunicación del informe definitivo.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 17.—Sanciones. La Auditoría General de la República, conforme a sus atribuciones legales, impondrá las sanciones de amonestación y multa en los términos de la Ley 42 de 1993 y demás normas que las reglamente o sustituyen; así como las resoluciones expedidas por la Auditoría General de la República sobre el tema.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 18.—Del administrador del sistema. El sistema de rendición electrónica de cuentas, Sirel, tendrá un administrador designado por la Auditoría Delegada para la vigilancia de la gestión fiscal oficina de planeación de la Auditoría General de la República, quien tendrá las siguientes funciones:

a) Asignará a los usuarios del Sirel los perfiles de acceso al aplicativo;

b) Efectuar las modificaciones técnicas al Sirel, previa autorización del auditor delegado, para la vigilancia de la gestión fiscal;

c) Efectuar las modificaciones de contenido del Sirel, previa autorización de la auditoría delegada;

d) Supervisar y monitorear el suministro de la información rendida;

e) Mantener en reserva la información registrada en el sistema, sin perjuicio de aquella que de conformidad con las normas legales deba suministrar a las autoridades competentes;

f) Velar porque el sistema opere de manera adecuada y solucionar los impases de tipo técnico que se generen a la mayor brevedad posible;

g) Resolver las inquietudes técnicas y los requerimientos que suscite la utilización del Sirel, a través de la dirección electrónica denominada administradorsirel@auditoria.gov.co;

h) Tramitar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo los requerimientos efectuados por los usuarios del Sirel, referentes a perfiles y prórrogas de la rendición, previa autorización del auditor delegado;

i) Establecer y gestionar el cumplimiento de los estándares de seguridad y de gestión de información vigentes;

j) Responder por la integridad de la información contenida en las bases de datos del Sirel.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 19.—Manual del usuario. Para efectos del conocimiento, la divulgación, capacitación y aplicación del sistema de rendición electrónica de cuentas, Sirel, el “manual del usuario” se integrará de manera interactiva en la página web de la Auditoría General de la República, www.auditoriagen.gov.co, este hace parte del sistema y se accede mediante el vínculo denominado manual interactivo, “manual del usuario”, adicionalmente se entregará en discos compactos CD-Rom un ejemplar de este documento, a cada una de las contralorías del país.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. 20.—Derogatoria y vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, la cual será aplicable a partir de la rendición de cuenta correspondiente a la vigencia 2005 y deroga la Resolución Orgánica 08 del 17 de diciembre de 2004, Resolución Orgánica 01 del 3 de enero de 2005 y demás normas que sean contrarias a lo establecido en la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República)

ART. TRANS.—Por única vez, para la rendición de cuenta correspondiente a la vigencia 2005, la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales además de la rendición electrónica de la cuenta, la presentarán en documento impreso en la oportunidad señalada en el artículo 9º de la presente resolución, de acuerdo con los parámetros y especificaciones de la rendición electrónica de cuentas, cuyo envío físico de la cuenta deberá estar suscrito por el responsable de rendir la cuenta, los cuales se remitirán ante la dependencia competente de la Auditoría General de la República, donde se venían presentando.

Los usuarios del Sirel podrán ingresar al sistema para realizar prácticas hasta el 15 de diciembre de 2005, fecha a partir de la cual quedará habilitado el Sirel para iniciar el proceso de rendición de cuenta. Es responsabilidad de los representantes legales de las contralorías solicitar al auditor delegado, a través de la dirección electrónica administradorsirel@auditoria.gov.co, la asignación de los perfiles para el acceso al sistema.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a los diez días del mes de noviembre de 2005.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2008 artículo 16 de la Auditoría General de la República).