RESOLUCIÓN ORGÁNICA 4 DE 2008 

(Junio 26)

“Por la cual se regula la conformación del comité de coordinación del sistema de control interno y el equipo técnico MECI - calidad, de la Auditoría General de la República”.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

La Auditora General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren los artículos 13 y 17 del Decreto-Ley 272 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que según el Decreto 272 de 2000, son funciones del Auditor General de la República asignar a las distintas dependencias y funcionarios de la entidad las competencias y tareas necesarias para el cabal cumplimiento de las funciones constitucionales y legales, para lo cual puede conformar equipos de trabajo y dictar los reglamentos internos que se requieran, así como delegar y desconcentrar las funciones a que hubiere lugar, con sujeción a las disposiciones constitucionales y legales vigentes;

Que la Ley 87 de 1993, artículo 13, establece que todos los organismos públicos deberán establecer, al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización;

Que la Circular 03 de 2005, expedida por el consejo asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial, señala que de conformidad a la Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de calidad, en su parágrafo único del artículo 3º, establece que dicho sistema es complementario con el sistema de control interno, razón por la cual se considera que el comité de coordinación de control interno puede asumir las veces del consejo de calidad, para implementar el sistema de gestión de calidad;

Que el Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, indica que el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5º de la Ley 87 de 2005, será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad;

Que el Decreto 2145 de 1999, artículo 5º, literal d), establece que el comité de coordinación del sistema de control interno institucional, previsto en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, es responsable como órgano de coordinación y asesoría, del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del sistema de control interno institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad;

Que el Decreto 2913 del 31 de julio de 2007 considera que el modelo estándar de control interno y el sistema de gestión de calidad son complementarios, por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos; por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario;

Que la Circular 1000-002-07, del Departamento Administrativo de la Función Pública, recomienda que, para efectos de la implementación del modelo estándar de control interno - MECI y el sistema de gestión de calidad NTCGP 1000 de 2004, el comité de coordinación de control interno, como máxima autoridad decisoria, podrá asumir las funciones que le corresponden al equipo directivo en materia de calidad. Así mismo, recomienda que sea un solo equipo el responsable de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y en la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional;

Que es conveniente actualizar la conformación y funciones del comité de coordinación del sistema de control interno, y equipo técnico MECI - calidad de la Auditoría General de la República, de acuerdo con la normatividad vigente y mantener esta regulación en un solo acto administrativo con el fin de facilitar su estudio, consulta y aplicación;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—La estructura y funciones del comité de coordinación del sistema de control interno y equipo técnico MECI - calidad de la Auditoría General de la República, serán las que se establecen a continuación:

Comité de coordinación del sistema de control interno.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 2º—Definición. El comité de coordinación del sistema de control interno es un órgano de coordinación y asesoría en la definición y orientación de las políticas, objetivos y metas del sistema de control interno basado en el modelo estándar de control interno MECI y del sistema de gestión de calidad —sistema integral de gestión— de la Auditoría General de la República, de conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, su Decreto Reglamentario 1826 de 1994 y la Ley 872 de 2003.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 3º—Miembros. El comité de coordinación del sistema de control interno estará conformado por los siguientes funcionarios:

a) El Auditor General de la República, quien lo presidirá;

b) El auditor auxiliar quien lo presidirá en ausencia del Auditor General;

c) El secretario general;

d) El auditor delegado para la vigilancia de la gestión fiscal;

e) El director de la oficina jurídica;

f) El director de la oficina de planeación;

g) El director de la oficina de control interno, quien no tendrá derecho a voto y actuará como secretario técnico del comité;

h) El director de la oficina de estudios especiales y apoyo técnico;

i) El coordinador del equipo MECI-calidad.

PAR. 1º—Al comité podrán invitarse los funcionarios y demás personas que el presidente del mismo considere necesarias para el estudio de los temas a tratar.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 4º—Funciones. El comité de coordinación del sistema de control interno, en armonía con lo dispuesto en el artículo 5º del Decreto 1826 de 1994 y el artículo 30 del Decreto-Ley 272 de 2000, cumplirá las siguientes funciones:

a) Asesorar al Auditor General de la República en la definición de políticas en materia de supervisión y control;

b) Canalizar y orientar los mecanismos necesarios para la implantación y desarrollo del sistema de control interno, proponiendo métodos de organización confiables para la evaluación del mismo;

c) Fomentar en la entidad la formación de una cultura del autocontrol y autoevaluación que contribuya de manera permanente al cumplimiento de la misión institucional;

d) Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno de la entidad de conformidad con las normas vigentes;

e) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad dentro de las políticas y planes, así como recomendar las acciones necesarias;

f) Asesorar al Auditor General en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos;

g) Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión general y por áreas;

h) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias de la entidad;

i) Coordinar con los líderes de procesos y las dependencias de la entidad el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades;

j) Presentar a consideración del Auditor General propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigente en la entidad;

k) Expedir su propio reglamento y el de los distintos subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen;

l) Diseñar, formular y proponer, políticas, objetivos, metas y estrategias que orienten el diseño, implementación y mantenimiento del sistema integral de gestión (control interno - calidad), así como su revisión, encaminada a la satisfacción del cliente y al mejoramiento continuo de los servicios a cargo de la AGR;

m) Garantizar la consecución de los recursos necesarios para la capacitación, el desarrollo y continuidad del sistema integral de gestión;

n) Promover el compromiso de la alta dirección de la Auditoría General de la República en el desarrollo y mejoramiento del sistema integral de gestión;

o) Verificar que todos los procesos y procedimientos diseñados por la entidad estén alineados con los propósitos y objetivos del sistema integral de gestión;

p) Estudiar y aprobar las propuestas de mejoramiento y la documentación del sistema integral de gestión formuladas por el equipo técnico MECI - calidad, los servidores públicos de la Auditoría General de la República y por la oficina de control interno;

q) Promover la revisión y mejora continua del sistema integral de gestión;

r) Verificar la oportuna toma de acciones correctivas resultantes de los informes producidos por la oficina de control interno y la Contraloría General de la República;

s) Las demás que le sean asignadas por la ley.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 5º—Reuniones. El comité de coordinación del sistema de control interno sesionará por lo menos cada dos (2) meses.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 6º—Secretario. El secretario del comité de coordinación del sistema de control interno será el director de la oficina de control interno y cumplirá las siguientes funciones:

a) Elaborar la agenda de cada reunión en coordinación con el presidente del comité;

b) Remitir a los integrantes del comité, con la debida anticipación, el orden del día propuesto, junto con los documentos soporte de los temas a ser debatidos;

c) Elaborar las actas de las sesiones y someterlas a consideración del comité para aprobación;

d) Suscribir las actas de sesión del Comité una vez aprobadas por los asistentes;

e) Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por los responsables de los procesos de calidad;

f) Las demás que en el reglamento se le establezcan.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 7º—(Modificado).* Representante de la dirección para el sistema integral de gestión. El sistema integral de gestión tendrá un representante de la dirección, actuando como tal el auditor auxiliar, quien tendrá las siguientes funciones:

a) Dirigir y presentar al comité de coordinación del sistema de control interno el proyecto de diseño, puesta en marcha, mantenimiento y mejora del sistema integral de gestión;

b) Asegurar la aplicación de los indicadores de gestión para el seguimiento periódico del sistema integral de gestión e informar a la alta dirección sobre su desempeño y de cualquier necesidad de mejora;

c) Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la entidad;

d) Liderar, a nivel institucional, la implementación y el mantenimiento del sistema integral de gestión, ejecutando las directrices establecidas por el comité de coordinación del sistema de control interno y el auditor general;

e) Presentar las propuestas formuladas por el equipo técnico MECI - calidad, los servidores públicos de la Auditoría General de la República y por la oficina de control interno, dirigidas al mejoramiento del sistema, ante el comité de coordinación del sistema de control interno, para su estudio y aprobación;

f) Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseño e implementación del sistema integral de gestión (MECI - calidad);

g) Dirigir y coordinar las actividades del equipo técnico MECI - calidad;

h) Coordinar con los líderes de procesos y los directivos responsables de cada área las actividades que requiera realizar el equipo técnico MECI - calidad, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.

*(Nota: Modificado por la Resolución Orgánica 12 de 2013 artículo 1° de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

Equipo técnico MECI – calidad.

ART. 8º—Equipo técnico MECI - calidad. El equipo técnico MECI - calidad estará conformado por servidores públicos de la entidad, de carácter multidisciplinario, que tiene bajo su responsabilidad adelantar los procesos de diseño, apoyo y coordinación de la implementación del modelo estándar de control interno MECI y del sistema de gestión de la calidad —sistema integral de gestión— en la Auditoría General de la República.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 9º—Miembros. El equipo técnico MECI - calidad está conformado por: Un (1) funcionario de cada proceso de la entidad, como mínimo, determinado por los líderes de los procesos y dos (2) asesores determinados por el Auditor General.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 10.—Funciones. Son funciones del equipo técnico MECI - calidad:

a) Asesorar y servir de apoyo al comité de coordinación del sistema de control interno, al representante de la dirección para el sistema integral de gestión y a sus coordinadores, en las actividades relacionadas con la planificación, diseño, implementación, mantenimiento y mejoramiento del sistema integral de gestión (MECI - calidad);

b) Asistir a las reuniones que sea convocado y desarrollar, de acuerdo con los cronogramas establecidos, las tareas relacionadas con la implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema integral de gestión;

c) Servir de multiplicador de conocimiento e interactuar sobre el sistema integral de gestión en sus respectivos procesos;

d) Acompañar a las dependencias en el proceso de documentación necesaria para el desarrollo del sistema integral de gestión en la entidad;

e) Proponer y ejecutar estrategias para la divulgación, aplicación y sostenibilidad del sistema integral de gestión;

f) Evaluar, hacer seguimiento y recomendar acciones de mejora al sistema integral de gestión;

g) Emitir conceptos ante el comité de coordinación de control interno respecto de la procedencia de modificaciones y actualizaciones de los procesos y procedimientos propuestas por los líderes de procesos;

h) Impulsar, en la Auditoría General de la República, la cultura de gestión de la calidad, el autocontrol, el enfoque hacia la satisfacción del cliente y el mejoramiento continuo de la entidad;

i) Las demás funciones que le asigne el Auditor General de la República relacionadas con el sistema integral de gestión en la entidad.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 11.—Como coordinador del equipo técnico MECI - calidad actuará uno de los funcionarios que conforman el equipo, quien será designado por el representante de la dirección.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 12.—Reuniones. El equipo técnico deberá reunirse por lo menos una vez al mes.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 13.—Secretario. El secretario del equipo técnico MECI - calidad será el coordinador del mismo y cumplirá las siguientes funciones:

a) Registrar, transcribir, custodiar y compilar todo lo tratado en las sesiones del equipo técnico MECI - calidad, lo cual constará en actas;

b) Monitorear permanentemente la ejecución de las actividades programadas para la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del sistema integral de gestión, presentando sugerencias de mejoramiento y reportando oportunamente las desviaciones al representante de la dirección, para que en tiempo real se apliquen las acciones correctivas;

c) Propender por la continuidad del sistema de gestión integral;

d) Apoyar al representante de la dirección para sistema de gestión integral, en el desarrollo de sus funciones.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 14.—Quórum. Para los efectos del comité de coordinación del sistema de control interno y equipo técnico MECI - calidad de la Auditoría General de la República que se encuentran reglamentados en la presente resolución, se entenderá que toda reunión deberá responder para sesionar válidamente a un quórum deliberatorio, representado en no menos de la mitad más uno de sus miembros y, para que las decisiones tengan plena validez y surtan plenos efectos, se deberá contar con el quórum decisorio representado en la mitad más uno de sus miembros presentes.

PAR.—Se excluye para efectos de quórum deliberatorio y decisorio, quienes tengan la calidad de invitado.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

ART. 15.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el capítulo II de la Resolución Orgánica 019 de 2005, la Resolución Orgánica 012 de 2005 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 26 de junio de 2008.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica de 2014 artículo 18 de la Auditoría General de la República)

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