RESOLUCIÓN ORGÁNICA 5604 DE 2004 

(Agosto 31)

“Por la cual se crean grupos de trabajo para apoyar la operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, en el ámbito de la vigilancia fiscal y se asignan funciones a dependencias de la Contraloría General de la República”.

El Contralor General de la República,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por el artículo 4º del Decreto-Ley 271 del 22 de febrero de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el legislador mediante la Ley 598 de julio 18 de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el catálogo único de bienes y servicios, CUBS, y el registro único de precios de referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la administración pública;

Que el Gobierno Nacional en uso de su potestad reglamentaria expidió el Decreto 3512 de diciembre 5 de 2003 “Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la Ley 598 de 2000 y se dictan otras disposiciones”;

Que el artículo 6º del citado decreto creó el comité para la operación del SICE y facultó al Contralor General de la República para integrarlo con funcionarios de la entidad;

Que mediante Resolución Orgánica 5546 de febrero 4 de 2004 se integró el comité para la operación del SICE con funcionarios de la Contraloría General de la República;

Que mediante Resolución Orgánica 5581 de junio 2 de 2004 se modifican y crean grupos internos de trabajo para apoyar el programa fortalecimiento, cambio institucional y modernización tecnológica y la ejecución de los recursos del préstamo otorgados por el Banco Interamericano de Desarrollo, BID;

Que la resolución en mención define en el numeral 2º del artículo undécimo que el proyecto SICE tiene por objeto desarrollar el plan operativo del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, con el fin de permitir un mejor ejercicio de la vigilancia y control fiscal de los procesos de contratación del Estado;

Que el citado acto administrativo dispuso que la dirección del programa de modernización está a cargo del vicecontralor general de la República y determinó como gerentes del plan operativo del SICE, al contralor delegado para el sector defensa justicia y seguridad y al director de la oficina de sistemas e informática;

Que se hace necesario articular las diferentes instancias del proyecto SICE al esquema de organización funcional y administrativa de la Contraloría General de la República;

Que el numeral 4º del artículo 35 del Decreto-Ley 267 de 22 de febrero de 2000 señala, como funciones del contralor, dirigir las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República;

Que el artículo 4º del Decreto-Ley 271 de 22 de febrero de 2000 establece la facultad del Contralor General de la República para crear grupos internos de trabajo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, las políticas y los programas de la entidad;

Que para garantizar el desarrollo, implementación y funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, en el ámbito de la vigilancia fiscal, se hace necesario crear grupos de trabajo, definir sus funciones y estructurar la organización del sistema;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Organización del sistema

ART. 1º—Órganos de Dirección del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE. El SICE, en el ámbito de la vigilancia fiscal, tendrá como órganos de dirección: El comité de gerencia del programa de modernización y la dirección del programa de modernización, en concordancia con la estructura funcional establecida en la Resolución Orgánica 5581 de 2004.

PAR.—El comité para la operación del SICE, creado mediante el Decreto 3512 de 2003, tendrá las funciones allí descritas, en los términos y dentro de la órbita establecida en la Sentencia C-384 de 2003, de la Corte Constitucional.

ART. 2º—Órganos de ejecución del SICE. El SICE contará con los siguientes órganos de ejecución: la gerencia, la coordinación general, los grupos de trabajo que se crean en la presente resolución y las siguientes dependencias de la Contraloría General de la República: oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional; oficina de sistemas e informática; oficina de planeación; oficina jurídica; contraloría delegada de investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva; contraloría delegada de economía y finanzas públicas; contralorías delegadas sectoriales para la vigilancia fiscal y gerencias departamentales.

PAR.—La Contraloría General de la República celebrará los convenios de que trata la Ley 598 de 2000, para garantizar la construcción progresiva, el funcionamiento y la operación del SICE.

CAPÍTULO II

De la gerencia del SICE

ART. 3º—(Modificado).* Gerencia del SICE. La gerencia del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, en lo que respecta a los temas de vigilancia y control fiscal estará a cargo del contralor delegado para el sector defensa, justicia y seguridad, en representación de las contralorías delegadas y de las gerencias departamentales, y estará a cargo del director de la oficina de sistemas e informática, en lo que respecta a los temas tecnológicos.

*(Nota: Modificado por la Resolución 6027 de 2009 artículo 9º de la Contraloría General de la República)

ART. 4º—Funciones de la gerencia del SICE. La gerencia del SICE cumplirá con las siguientes funciones: además de las funciones consignadas en el artículo decimotercero de la Resolución Orgánica 5581 de junio 2 de 2004:

1. Gerenciar el desarrollo de las herramientas y estrategias necesarias para la adecuada operación del sistema.

2. Gestionar ante las instancias pertinentes los productos presentados por la coordinación general.

3. Fijar el plan integral de construcción progresiva y operación del SICE, atendiendo las políticas y lineamientos dados por el comité para la operación del SICE.

4. Validar los proyectos presentados por los diferentes grupos de trabajo a la coordinación general del SICE.

5. Promover la celebración de convenios que se estimen necesarios para la construcción progresiva y el funcionamiento del SICE.

6. Presentar a las instancias pertinentes las estrategias, planes, procesos, procedimientos, instructivos y requerimientos del SICE.

7. Aprobar el esquema documental para la construcción y operación del SICE.

8. Definir estrategias conducentes a la integración e interacción de las áreas, para optimizar la operación y el desarrollo del sistema.

9. Presentar al comité para la operación del SICE, los lineamientos pertinentes para su funcionamiento, los conceptos en relación con su operación, el plan de ingreso progresivo de entidades, los procesos contractuales especiales que se exceptúan del cumplimiento de las obligaciones, los parámetros o condiciones de los precios de referencia para efectos del ejercicio del control fiscal y los lineamientos para el poblamiento y la actualización del CUBS.

10. Las demás que la dirección del programa de modernización le fije.

CAPÍTULO III

De la coordinación general del SICE

ART. 5º—Coordinación general del SICE. La gerencia del SICE contará para el desarrollo de sus funciones con un coordinador general, quien será un funcionario de la CGR designado por el vicecontralor general de la República, el cual se apoyará en el grupo de gestión y operación para el ejercicio de sus funciones.

ART. 6º—Funciones de la coordinación general del SICE. La coordinación general del SICE cumplirá entre otras, con las siguientes funciones:

1. Coordinar y hacer seguimiento a los grupos de trabajo del SICE para la construcción progresiva y la operación del sistema y coordinar las actividades de utilización del SICE con las diferentes dependencias de la CGR y de integración con otros proyectos relacionados con el SICE.

2. Elaborar y presentar para fijación de la gerencia del SICE, el plan integral de construcción progresiva y operación, que integrará todos los planes necesarios para el funcionamiento del sistema.

3. Gestionar los convenios necesarios para la construcción progresiva y operación del sistema, a través de los grupos de trabajo y en coordinación con las dependencias de la CGR relacionadas con el SICE, según sea el caso.

4. Consolidar las recomendaciones y estrategias de mejoramiento presentadas por los grupos de trabajo y dependencias de la CGR relacionada con el SICE.

5. Gestionar ante las instancias pertinentes, los proyectos de normatividad, proyectados.

6. Desarrollar los procesos, procedimientos y el esquema documental para la construcción y operación del SICE.

7. Dirigir la elaboración y gestionar la validación de los manuales de procedimientos para el funcionamiento del sistema.

8. Coordinar el proceso de apoyo a las entidades y usuarios en general vinculados al SICE.

9. Designar un funcionario de enlace SICE de cada grupo para interactuar con los demás órganos y grupos del SICE.

10. Evaluar y consolidar los informes presentados por los grupos de trabajo del SICE, de las dependencias de la CGR y de los convenios relacionados con el sistema.

11. Apoyar la verificación de desarrollo y mantenimiento del software, según los requerimientos funcionales aprobados.

12. Atender los requerimientos de información que los usuarios de la Contraloría General de la República o los externos le formulen.

13. Ofrecer el soporte técnico y logístico que requieran el comité para la operación del SICE o las dependencias de la Contraloría General de la República.

14. Documentar las decisiones y acuerdos entre la Contraloría General de la República y el operador del SICE, así como del comité operativo.

15. Las demás funciones que la gerencia del SICE le fije.

CAPÍTULO IV

De los grupos de trabajo del SICE

ART. 7º—Creación de los grupos de trabajo del SICE. Créanse los siguientes grupos de trabajo:

1. Gestión y operación.

2. Aseguramiento de calidad, supervisión y seguimiento.

3. Atención a usuarios.

4. Poblamiento y mantenimiento del CUBS.

5. Apoyo al control fiscal.

PAR.—En cada grupo de trabajo se designará un líder que servirá de enlace con la coordinación general.

ART. 8º—Funciones del grupo de trabajo de gestión y operación. Son funciones del grupo de trabajo de gestión y operación del SICE, entre otras, las siguientes:

1. Apoyar las funciones de la coordinación general en la gestión y seguimiento de los diferentes grupos de trabajo y dependencias en las actividades desarrolladas.

2. Preparar los documentos requeridos por la coordinación general del SICE.

3. Verificar los productos entregados a la coordinación general del SICE.

4. Apoyar la elaboración del plan integral de construcción progresiva del SICE y la de los demás planes que lo componen.

5. Apoyar la elaboración de los requerimientos funcionales para el desarrollo y mantenimiento del software del SICE, relacionados con el grupo, en coordinación con la oficina de sistemas e informática.

6. Efectuar pruebas y dar la aceptación del software desarrollado relacionado con el grupo, en coordinación con la oficina de sistemas e informática.

7. Las demás funciones que la coordinación general del SICE le asigne.

ART. 9º—Funciones del grupo de trabajo de aseguramiento de calidad, supervisión y seguimiento. Son funciones del grupo de trabajo de aseguramiento de calidad, supervisión y seguimiento del SICE, entre otras, las siguientes:

1. Garantizar la calidad de los requerimientos y productos de los diferentes grupos de trabajo del SICE y de las dependencias de la CGR relacionadas con el sistema.

2. Realizar el seguimiento a la ejecución de los planes, estrategias y actividades del SICE.

3. Realizar la supervisión a los diferentes contratos o convenios para la construcción y operación del SICE y de las dependencias de la CGR relacionadas con el sistema.

4. Realizar el seguimiento a la ejecución de los planes, estrategias y actividades del SICE.

5. Realizar la supervisión a los diferentes contratos o convenios para la construcción y operación del SICE, y reportar el resultado de la misma a las instancias correspondientes.

6. Presentar para aprobación de la coordinación general, el plan de escalamiento y de comunicaciones del SICE.

7. Analizar y presentar informes sobre calidad de la información generada por el sistema.

8. Presentar y sustentar a la coordinación general, acciones de mejoramiento del sistema, con base en los informes de seguimiento, supervisión y calidad.

9. Las demás funciones que la coordinación general del SICE le asigne.

ART. 10.—Funciones del grupo de trabajo de atención a usuarios. Son funciones del grupo de trabajo de atención a usuarios, entre otras, las siguientes:

1. Preparar las respuestas a las solicitudes de usuarios del sistema y presentar las mismas para revisión de la coordinación general y brindar oportunamente la orientación e información requerida por los usuarios del sistema.

2. Registrar y generar las estadísticas mensuales de atención a usuarios por los diferentes medios de solicitudes, y presentarlas para revisión a la coordinación general.

3. Recibir y consolidar los documentos y mantener la memoria documental, la correspondencia, el correo electrónico y en general todas las consultas del SICE, de conformidad con la normatividad y guías existentes de gestión documental.

4. Preparar los informes periódicos sobre la atención a usuarios del sistema, para presentarlos a la coordinación general.

5. Apoyar la formulación del plan integral de socialización del SICE, articulado al plan de ingreso progresivo de entidades.

6. Atender y diligenciar las consultas con los órganos de ejecución del SICE, dentro de los plazos y condiciones de calidad definidos por la coordinación general.

7. Crear, mantener y disponer la base y la estadística de preguntas o consultas frecuentes de los usuarios del SICE, para que sea publicada en el portal del SICE.

8. Diseñar, desarrollar e implementar los mecanismos de atención a usuarios del SICE.

9. Proponer mejoras al sistema a partir del conocimiento y la expresión de necesidades explícitas de los usuarios del SICE.

10. Diseñar, desarrollar e implementar herramientas de medición de satisfacción y motivación de los usuarios con relación al servicio que presta el SICE.

11. Elaborar, sustentar y presentar para validación de la coordinación general, los diferentes requerimientos funcionales para el desarrollo y mantenimiento del software del SICE relacionados con la atención a usuarios, en coordinación con la oficina de sistemas e informática.

12. Efectuar pruebas y dar la aceptación del software desarrollado relacionado con la atención a usuarios, en coordinación con la oficina de sistemas e informática.

13. Las demás funciones que la coordinación general del SICE le asigne.

ART. 11.—Funciones del grupo de trabajo de poblamiento y mantenimiento del CUBS. Son funciones del grupo de trabajo de actualización y mantenimiento del CUBS, entre otras, las siguientes:

1. Elaborar, sustentar y presentar para validación de la coordinación general, las estrategias y metodologías necesarias para cumplir con los requerimientos de poblamiento y mantenimiento del CUBS.

2. Proponer las mejoras a la clasificación del CUBS, de conformidad con la estructura de los códigos CUBS descrita en el Decreto 3512 de 2003, para su posterior implementación.

3. Elaborar, sustentar y presentar los diferentes requerimientos funcionales para desarrollo y mantenimiento del software del SICE relacionados con el CUBS, en coordinación con la oficina de sistemas e informática.

4. Elaborar y presentar a la coordinación general, el plan de poblamiento y mantenimiento del CUBS y el plan de transferencia tecnológica del CUBS.

5. Construir y mantener actualizado el CUBS, de conformidad con el plan de poblamiento y mantenimiento del CUBS.

6. Proyectar los convenios que se estimen convenientes para el poblamiento y mantenimiento del CUBS, apoyar a la coordinación general en la gestión de los convenios y participar en la ejecución de las actividades definidas para el logro de los objetivos de los mismos.

7. Proyectar y sustentar las respuestas a requerimientos de información de usuarios del SICE, relacionados con el CUBS, ante las solicitudes que realice el grupo de trabajo de atención de usuarios.

8. Efectuar pruebas y dar la aceptación del software desarrollado relacionado con el CUBS, en coordinación con la oficina de sistemas e informática.

9. Las demás funciones que la coordinación general del SICE le asigne.

ART. 12.—Funciones del grupo de trabajo de apoyo al control fiscal. Son funciones del grupo de trabajo de apoyo al control fiscal, entre otras, las siguientes:

1. Orientar y dar soporte a las dependencias de la CGR en el uso de la herramienta SICE para el proceso auditor.

2. Elaborar la propuesta de procedimiento para el uso del SICE en el proceso auditor y de verificaciones de las obligaciones derivadas de la normatividad vigente, conforme las funciones de las dependencias de la CGR.

3. Atender los requerimientos de apoyo de las oficinas de control interno con relación al uso del sistema.

4. Proporcionar información pertinente a las contralorías delegadas, para el desarrollo de sus funciones.

5. Apoyar al plan operativo Sinacof y las dependencias relacionadas en el uso de la herramienta SICE.

6. Proponer a la oficina de planeación cambios en la guía de auditoría gubernamental con enfoque integral respecto de la utilización del SICE en el proceso auditor y en los métodos o procedimientos de rendición de cuenta de los sujetos de control de la CGR que se soporten en la utilización del SICE y en los que son susceptibles de integrarse, articularse o armonizarse con el mismo.

7. Elaborar, sustentar y, presentar para validación de la coordinación general, los diferentes requerimientos funcionales para el desarrollo y mantenimiento del software del SICE relacionados con el apoyo al control fiscal, en coordinación con la oficina de sistemas e informática.

8. Efectuar pruebas y dar la aceptación del software desarrollado relacionado con el apoyo al control fiscal, en coordinación con la oficina de sistemas e informática.

9. Las demás funciones que la coordinación general del SICE le asigne.

CAPÍTULO V

De la asignación de funciones del SICE a dependencias de la estructura orgánica de la CGR

ART. 13.—Funciones de la oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional. Son funciones de la oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional en el proceso de capacitación del SICE, entre otras, las siguientes:

1. Organizar los procesos de capacitación que se originen en desarrollo del SICE.

2. Diseñar y producir el material gráfico y multimedial requerido para los cursos y actividades de capacitación, de acuerdo con los contenidos previamente aprobados por la gerencia del SICE.

3. Seleccionar los docentes que participarán en los programas de capacitación del sistema.

4. Realizar el seguimiento al proceso de capacitación del SICE.

5. Elaborar y ejecutar el plan de capacitación del SICE, para ser articulado al plan de socialización y presentarlo a la coordinación general.

ART. 14.—Funciones de la oficina de sistemas e informática. Son funciones de la oficina de sistemas e informática, entre otras, las siguientes:

1. Elaborar y ejecutar el plan de desarrollo y mantenimiento del software del SICE.

2. Desarrollar y mantener actualizado el software aplicativo.

3. Analizar los requerimientos funcionales para el desarrollo y mantenimiento del software del SICE.

4. Asesorar a los miembros de los grupos de trabajo del SICE en la administración de los sistemas de información.

5. Apoyar el proceso de integración tecnológica con otros planes operativos del programa de modernización y de los sistemas de información que lo requieran.

6. Elaborar y ejecutar el plan de transferencia de tecnología del SICE.

7. Formular los requerimientos de infraestructura tecnológica para que los grupos de trabajo del SICE puedan realizar las gestiones pertinentes.

8. Velar por el mantenimiento actualizado (sic) el inventario de los componentes, la infraestructura informática asignada para la operación, desarrollo y mantenimiento del SICE.

9. Definir los lineamientos de tecnología del SICE.

ART. 15.—Funciones de la oficina de planeación. Son funciones de la oficina de planeación en la planeación de auditorías con apoyo del SICE, entre otras, las siguientes:

1. Analizar y gestionar las propuestas de cambios a la guía de auditoría gubernamental con enfoque integral respecto de la utilización del SICE en el proceso auditor y de métodos o procedimientos de rendición de cuenta de los sujetos de control de la CGR que se soporten en la utilización del SICE y que son susceptibles de integrarse, articularse o armonizarse con el mismo.

2. Proponer los procedimientos misionales del sistema a las instancias pertinentes, de acuerdo con el sistema de gestión de calidad.

ART. 16.—Funciones de la oficina jurídica. Son funciones de la oficina jurídica, entre otras, las siguientes:

1. Recomendar proyectos de normatividad que resulten pertinentes para la operación del sistema.

2. Revisar los proyectos de normatividad general relacionados con el desarrollo y la operación del sistema y la reglamentación de las normas vigentes.

3. Emitir conceptos generales que fijen las políticas y orientaciones, para que sirvan de base para las decisiones que adopten los órganos de ejecución de que trata esta resolución.

4. Apoyar jurídicamente al grupo de atención de usuarios aprobándole los parámetros y formatos en que deban dar su respuesta.

ART. 17.—Funciones de la contraloría delegada para la participación ciudadana. Son funciones de la contraloría delegada para la participación ciudadana respecto del SICE, entre otras, las siguientes:

1. Diseñar y presentar la propuesta de actividades de participación ciudadana en la vigilancia de la contratación estatal por medio del SICE, a ser integrada en el plan de socialización del SICE.

2. Velar por la atención y servicio al cliente y por el enrutamiento de las consultas remitidas a su dependencia y relacionadas con la participación ciudadana.

ART. 18.—Funciones de la contraloría delegada de investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva. Son funciones de la contraloría delegada de investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva, respecto del SICE, entre otras, las siguientes:

1. Utilizar la información generada por el SICE como apoyo en las indagaciones preliminares y los proceses de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva.

2. Impulsar con el grupo de trabajo de apoyo al control fiscal, la ejecución del trabajo de los profesionales asignados a las indagaciones preliminares, proceso de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva soportado en el SICE.

ART. 19.—Funciones de la contraloría delegada de economía y finanzas públicas. Son funciones de la contraloría delegada para economía y finanzas públicas, respecto del SICE, entre otras, las siguientes:

1. Utilizar la información generada por el SICE en los procesos de control macroeconómico.

2. Impulsar con el grupo de trabajo de apoyo al control fiscal, la ejecución del trabajo de los analistas macroeconómicos apoyados en el SICE.

ART. 20.—Funciones de las contralorías delegadas sectoriales. Son funciones de las contralorías delegadas sectoriales respecto del SICE, entre otras, las siguientes:

1. Analizar la información generada por el sistema, resultante del control básico e inteligente del SICE, en lo concerniente a la elaboración y seguimiento del plan general de auditoría, PGA.

2. Promover y consolidar la retroalimentación de los auditores de la entidad, con la información que el sistema ofrece para efectos de la vigilancia de la contratación estatal.

3. Dar a conocer por medio de los auditores la obligatoriedad del uso del sistema a los sujetos de control vinculados al SICE.

4. Administrar las alarmas del sistema en el proceso auditor.

5. Impulsar con el grupo de trabajo de apoyo al control fiscal, la ejecución del trabajo de los auditores apoyado por el SICE.

PAR.—La información de la contratación deberá manejarse con estricta reserva en las entidades vigiladas o asuntos que cuentan con esa prerrogativa legal.

ART. 21.—Funciones de las gerencias departamentales. Son funciones de las gerencias departamentales, respecto del SICE, entre otras, las siguientes:

1. Utilizar la información generada por el SICE, como apoyo en los procesos y actividades misionales que se ejecutan en el nivel desconcentrado.

2. Dar a conocer por medio de los auditores la obligatoriedad del uso del sistema a los sujetos de control vinculados al SICE.

3. Analizar la información generada por el sistema, resultante del control básico e inteligente del SICE, en lo concerniente a la elaboración y seguimiento del plan general de auditoría, PGA.

4. Administrar las alarmas en el proceso auditor de su competencia.

ART. 22.—Participación de la oficina de control interno. En la operación del SICE, la oficina de control interno ejercerá sus funciones de acuerdo con la Ley 87 de 1993. Igualmente vigilará el cumplimiento de las normas que rigen la materia en especial el Decreto 3512 de 2003 y lo dispuesto en la presente resolución orgánica.

ART. 23.—Acciones del operador. La Empresa Colombia Telecomunicaciones S.A., ESP, en los términos previstos en el contrato interadministrativo cumplirá sus funciones de operador del SICE. Las decisiones que se adopten entre la Contraloría General de la República y el operador deben ser documentadas de manera consecutiva por parte de la coordinación general del SICE.

CAPÍTULO VI

De la composición de los grupos de trabajo del SICE

ART. 24.—Composición de los grupos de trabajo del SICE. El vicecontralor general de la República integrará los grupos de trabajo del SICE y la gerencia del talento humano proyectará las resoluciones mediante las cuales se traslade a los funcionarios necesarios para dar cumplimiento a la presente resolución.

La gerencia del SICE se encargará de gestionar ante las instancias pertinentes del programa de modernización, las necesidades de recurso humano externo.

ART. 25.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de agosto de 2004.

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