RESOLUCIÓN ORGÁNICA 5993 DE 2008 

(Septiembre 17)

“Por la cual se modifica el título VIII de la Resolución Orgánica 5544 del 17 de diciembre de 2003; y los artículos 2º, 3º, 4º, 5º, 7º y 8º de la Resolución Orgánica 5799 del 15 de diciembre de 2006”.

El Contralor General de la República,

en uso de sus atribuciones constitucionales, legales y,

CONSIDERANDO:

Que el inciso 3º del artículo 113 de la Constitución Política establece que los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines;

Que el numeral 12 del artículo 268 de la Constitución Política señala que es función del Contralor General de la República dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial;

Que de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 354 de la Constitución Política es competencia de la Contraloría General de la República llevar la contabilidad referente a la ejecución del presupuesto general de la Nación y la consolidación de esta con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden a que pertenezcan;

Que el artículo 42 de la Ley 42 de 1993 prescribe que las normas expedidas por la Contraloría General de la República en cuanto a estadística fiscal del Estado se refiere, serán aplicadas por todas las oficinas de estadística nacionales y territoriales y sus correspondientes entidades descentralizadas;

Que los artículos 67 y 81 de la Ley 617 de 2000 especifica que la Contraloría General de la República tiene la obligación de efectuar un “control al cumplimiento de los acuerdos de reestructuración” suscritos por los entes territoriales y establece que en desarrollo del inciso 3º del artículo 267 de la Constitución Política, la Contraloría General de la República realizará el control fiscal de las entidades territoriales que incumplan los límites previstos en la ley. Para tal efecto, la Contraloría General de la República gozará de las mismas facultades que ejerce con relación a la Nación;

Que la Resolución Orgánica 5544 de 17 de diciembre de 2003 y demás normas que la modifican y complementan, reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se definen las pautas para unificar y centralizar los flujos de información requeridos para la elaboración de las cuentas y estadísticas fiscales del Estado;

Que la Contraloría General de la República, CGR, y la Contaduría General de la Nación, CGN, suscribieron el 6 de diciembre de 2007 el acuerdo de uso de la plataforma del sistema consolidador de hacienda e información financiera pública, SCHIP, que administra la CGN, específicamente en su funcionalidad de aplicativo de captura y bodega de datos, en condición de usuario estratégico del sistema para las categorías que desarrolle, incluyendo inicialmente la categoría presupuestal;

Que la implementación y uso de las categorías en la plataforma, SCHIP, deberá efectuarse en forma progresiva por parte de las entidades públicas, acogiendo las directrices generales de reporte de información definidas por el administrador general del SCHIP;

Que la Contraloría General de la República mediante las circulares 002 del 25 de marzo de 2008 y 003 del 16 de abril de 2008 ha establecido como año base la vigencia 2007 para el registro de la información de la contabilidad presupuestal en el Banco de Datos Fiscales, recogiendo la información existente en el sistema de cuentas de presupuesto y tesorería del régimen de contabilidad pública;

Que la contraloría delegada para economía y finanzas públicas y la oficina de planeación, presentaron al comité directivo realizado el día 25 de agosto de 2008, el proyecto de resolución orgánica mediante la cual se modifica parcialmente la Resolución Orgánica 5544 del 17 de diciembre de 2003 y la Resolución Orgánica 5799 del 15 de diciembre de 2006, en los temas de que trata la presente resolución orgánica, instancia que lo estudió y aprobó mediante el acta de comité directivo número 5;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I

Generalidades

CAPÍTULO ÚNICO

Forma de presentación

ART. 1º—(Derogado).* Modifíquese el artículo 13 del capítulo V, título I de la Resolución Orgánica 5544 del 17 de diciembre de 2003 reformado por el artículo 2º de la Resolución 5799 del 15 de diciembre de 2006, el cual quedará así:

ART. 13.—De la forma de presentación. Los responsables de presentar la cuenta e información a la Contraloría General de la República podrán optar por cualquiera de las siguientes formas:

1. En copia dura (documento físico) acompañada de medio magnético (disquete o disco compacto).

2. Transferencia electrónica de información.

3. Transmisión de la información de que trata el título II de la presente resolución orgánica a través de la plataforma del sistema consolidador de hacienda e información financiera pública, SCHIP, en la categoría presupuestal.

Los anteriores procedimientos para efectos fiscales constituirán plena prueba de su presentación.

PAR. 1º—Para la presentación de la cuenta y de la información mediante transferencia electrónica, se requiere la autorización de la oficina de sistemas e informática de la Contraloría General de la República, previa solicitud a la misma.

PAR. 2º—Para el registro, estandarización y remisión de la información requerida para las cuentas y estadísticas fiscales, la Contraloría General de la República a través de la contraloría delegada para economía y finanzas públicas proveerá los manuales, clasificadores y demás parámetros necesarios para diligenciar la información señalada en el título II de la presente resolución.

Los manuales, el clasificador de conceptos y los demás parámetros necesarios para el diligenciamiento de los formularios de presupuesto y de tesorería, se publicarán y actualizarán formalmente bajo los lineamientos funcionales de la plataforma del sistema consolidador de hacienda e información financiera pública, SCHIP, en la categoría presupuestal administrada por la Contraloría General de la República, CGR,.

*(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 1 de 2014 artículo 51 de la Contraloría General de la República)

TÍTULO II

Control fiscal macroeconómico

CAPÍTULO ÚNICO

De la información solicitada

ART. 2º—(Derogado).* Modifíquese el título VIII de la Resolución Orgánica 5544 del 17 de diciembre de 2003 reformado por la Resolución Orgánica 5799 del 15 de diciembre de 2006 el cual quedará así:

Información para la contabilidad del presupuesto; categorización territorial; límite del gasto; programas de saneamiento fiscal y financiero territorial; deuda pública; estado de la información contable y personal y costo.

*(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 1 de 2014 artículo 51 de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO I

Contabilidad y control de la ejecución del presupuesto

ART. 63.—Control de Ingresos del Estado. Para efectos de evaluar el desarrollo de las políticas tributaria, aduanera y cambiaria, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, deberá reportar a la contraloría delegada para economía y finanzas públicas la información consolidada de carácter impersonal contenida en cada uno de los diferentes renglones de las declaraciones de renta, IVA, retención, de los contribuyentes, responsables y agentes retenedores, desagregada por actividades económicas.

La DIAN-Recaudadora deberá remitir adicionalmente la información aquí solicitada utilizando los formularios de la publicación vigente para los cortes intermedios y anual de ingresos de la categoría presupuestal habilitados en la plataforma SCHIP.

PAR.—La información aquí solicitada deberá remitirse una vez la DIAN haya realizado los procesos de validación que garantizan la calidad óptima de la misma o, cuando medie solicitud puntual del contralor delegado, en un plazo que no supere cinco días (5) hábiles a partir de la solicitud.

ART. 64.—Contabilidad presupuestal. Los responsables de los órganos de que trata el artículo primero y su parágrafo de la Resolución Orgánica 5544 de 2003 rendirán a la CGR la información relacionada con la programación (formulación) y ejecución presupuestal de ingresos y gastos y el respectivo informe de tesorería atendiendo a las disposiciones y criterios fijados por la contraloría delegada para economía y finanzas públicas presentando por separado los registros que reflejen la administración de los recursos correspondiente tanto a la vigencia como al rezago, dejando a disposición de la CGR sus respectivas notas y anexos.

La información de que trata este artículo deberá remitirse conforme a lo establecido en los formatos del Sidef y/o en los formularios equivalentes de la categoría presupuestal de la plataforma SCHIP administrada por la CGR.

PAR. 1º—Toda vez que los artículos 3º y 6º del Decreto 2789 del 31 de agosto de 2004 establecen que la información registrada en el sistema integrado de información financiera, SIIF-Nación, tiene carácter oficial, las entidades que registren en línea la totalidad de sus operaciones en ese ambiente, no deberán diligenciar los formatos contemplados en el inciso 2º del presente artículo, los cuales se obtendrán por la CGR directamente con la administración del SIIF-Nación.

No obstante, cuando se presenten dificultades que impidan que la CGR obtenga oportunamente información de ese ambiente, las entidades en línea del ambiente SIIF-Nación deberán transmitir su información directamente a la CGR utilizando la categoría presupuestal de la plataforma SCHIP.

PAR. 2º—Los registros de la contabilidad de programación y ejecución del presupuesto reportados deberán ser consistentes y conciliables con los respectivos flujos de la contabilidad financiera patrimonial reportados a efectos de la rendición de la cuenta de la presente resolución para garantizar su oportunidad, veracidad, confiabilidad e integridad.

Para el efecto, las entidades deberán generar mecanismos de enlace entre los registros, débitos y créditos de la contabilidad financiera al máximo nivel de desagregación del catálogo general de cuentas del régimen de contabilidad pública de la categoría contable publicado por la CGN en el ambiente SCHIP con los registros de la contabilidad de la programación y ejecución del presupuesto cuando haya lugar a ello, contemplando la estructura y parámetros contenidos en el aplicativo de captura utilizado.

PAR. 3º—En cuanto a la ejecución de ingresos, la DIAN-Recaudadora, la Dirección de Crédito Público y del Tesoro Nacional, DCPTN, y aquellas entidades que estando en línea con el SIIF no hayan reclasificado sus registros, deberán rendir la información del presente artículo diligenciando el formulario vigente habilitado en la categoría presupuestal de la plataforma SCHIP para el efecto, remitiéndolo en la forma y fechas previstas.

PAR. TRANS.—A partir del corte trimestral de junio de la vigencia 2008 los responsables de los órganos de que trata el artículo 1º y su parágrafo de la Resolución Orgánica 5544 de 2003 deberán emprender un proceso de transición desde la actual herramienta de captura Sidef, hacia la categoría presupuestal de la plataforma SCHIP, garantizando en todo momento el envío de su información a la CGR en una de las dos herramientas de captura habilitadas o en paralelo, así:

• La información correspondiente al reporte trimestral de junio de 2008 será optativa para todas las entidades públicas de que trata el artículo 1º y su parágrafo de la Resolución Orgánica 5544 de 2003.

• A partir del reporte de septiembre de la vigencia 2008 los responsables de las entidades de la administración central territorial deberán transmitir la información vía SCHIP con éxito y en paralelo con el Sidef.

• Para el reporte de diciembre de la vigencia 2008, las entidades de la administración central territorial deberán estar transmitiendo su información presupuestal y de tesorería a través de la categoría presupuestal de la plataforma, SCHIP, con éxito y optativamente en paralelo vía Sidef.

• Para el corte de diciembre (vigencia 2008) la totalidad de entidades de que trata el parágrafo del artículo 1º de la Resolución Orgánica 5544 de 2003 deberá estar transmitiendo su información presupuestal y de tesorería a través de la categoría presupuestal de la plataforma, SCHIP, con éxito y en paralelo con el Sidef, debiendo culminar su proceso de transición a más tardar con la transmisión correspondiente al corte intermedio de junio de 2009, momento a partir del cual continuarán transmitiendo exclusivamente a través de la plataforma, SCHIP.

 

Este proceso de transición no exime a los responsables de los órganos de que trata el artículo 1º y su parágrafo de la Resolución Orgánica 5544 de 2003 de su obligación de presentación de información prevista en esta resolución, por tanto, durante el mismo y junto con la primera transmisión con éxito de su información en la plataforma SCHIP deberán enviar en paralelo su información en el aplicativo Sidef debiendo transmitirla a partir del siguiente corte, únicamente a través de la categoría presupuestal de la plataforma SCHIP.

ART. 65.—Plazos. La información relacionada con la programación y ejecución presupuestal y de tesorería, debe remitirse a la dirección de cuentas y estadísticas fiscales - contraloría delegada para economía y finanzas públicas de conformidad con los siguientes plazos:

a) Las entidades que conforman el presupuesto general de la Nación que no registran sus operaciones en línea en el SIIF deberán presentar trimestralmente la información solicitada diligenciando los formatos establecidos en el inciso 2º del artículo 64 de esta resolución, dentro de los primeros quince (15) días hábiles del período a reportar de la vigencia en ejecución;

b) Las empresas industriales y comerciales del Estado, entidades financieras públicas y sociedades de economía mixta, así como las empresas de servicios públicos domiciliarios con participación estatal en el patrimonio directa o indirecta, igual o superior al 50%, los entes autónomos; corporaciones autónomas regionales y las empresas sociales del Estado, deberán presentar trimestralmente la información solicitada dentro de los primeros quince (15) días del período a reportar de la vigencia en ejecución;

c) Las demás entidades públicas los particulares señalados en el artículo 1º de la Resolución Orgánica 5544 de 2003 rendirán la información de programación y ejecución de presupuesto trimestralmente dentro de los primeros quince (15) días del período a reportar de la vigencia en ejecución;

d) La Dirección de Crédito Público y Tesoro Nacional, DCPTN, remitirá mensualmente a la CGR dentro de los primeros quince (15) días hábiles del mes siguiente al que se refieren las operaciones, la relación de los recaudos realizados en el período que se reporta por cada renglón rentístico con base en los formatos del Sidef y/o los formularios equivalentes de la categoría presupuestal de la plataforma SCHIP administrada por la CGR;

e) La DIAN-Recaudadora deberá rendir adicionalmente información mensual sobre: recaudos de impuestos nacionales en efectivo o en papeles y su devolución mediante efectivo o papeles para cada uno de los impuestos que administra, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la terminación del respectivo período, como soporte de la información reportada en el formulario vigente habilitado en la categoría presupuestal de la plataforma SCHIP;

f) Dados los diferentes momentos para el reconocimiento y recaudo de los ingresos entre la DCPTN y la DIAN-Recaudadora, las cifras reportadas mensualmente deberán estar debidamente conciliadas en el reporte de cada una de estas entidades, incluyendo el neto de devoluciones en efectivo y papeles.

PAR.—En las transmisiones efectuadas por el aplicativo Sidef, la información correspondiente al cuarto trimestre deberá presentarse en archivos independientes junto con la del cierre de la respectiva vigencia el 15 de febrero del año inmediatamente siguiente. Cuando las transmisiones se efectúen por la plataforma SCHIP, el esquema acumulativo de registro de este sistema, implica que el cuarto trimestre corresponde al total de la vigencia.

Para las entidades que registren la totalidad de sus operaciones en el ambiente SIIF-Nación y de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 1º del artículo 64 del título II de la presente resolución, el plazo de presentación de la información solicitada será a más tardar el 15 de febrero del año inmediatamente siguiente.

CAPÍTULO II

Del reporte de información y categorización de los departamentos, distritos y municipios

ART. 66.—Información presupuestal territorial. Los departamentos, distritos, municipios y demás entidades territoriales que se conformen en los términos de la Constitución Política y la ley y sus respectivas entidades descentralizadas por servicios, remitirán trimestralmente la información de los formatos descritos en el inciso 2º del artículo 64 del título II de la presente resolución, dentro de los primeros quince (15) días hábiles del período a reportar de la vigencia en ejecución.

La información así reportada será el soporte oficial para los efectos relacionados con la certificación de los ingresos corrientes de libre destinación recaudados efectivamente en la vigencia anterior, ICLD, y la relación porcentual entre los gastos de funcionamiento y los ICLD.

Los departamentos, distritos y municipios deberán mantener a disposición de la CGR copia física de la programación y ejecución presupuestal definitiva de ingresos y gastos de funcionamiento de la respectiva vigencia, suscrita por el gobernador o alcalde y el respectivo secretario de hacienda y las disposiciones, acuerdos u ordenanzas que afectaron presupuestalmente la destinación de los montos de ingresos efectivamente recibidos.

PAR. 1º—En las transmisiones efectuadas por el aplicativo Sidef, la información correspondiente al cuarto trimestre deberá presentarse en archivos independientes junto con la del de cierre de la respectiva vigencia el 15 de febrero del año inmediatamente siguiente. Cuando las transmisiones se efectúen por la plataforma SCHIP, el esquema acumulativo de registro de este sistema, implica que el cuarto trimestre corresponde al total de la vigencia.

PAR. 2º—Los registros de la contabilidad de programación y ejecución del presupuesto reportados deberán ser consistentes y conciliables con los respectivos flujos de la contabilidad financiera patrimonial reportados a la Contaduría General de la Nación, CGN, para garantizar su oportunidad, veracidad, confiabilidad e integridad.

Para el efecto, las entidades deberán generar mecanismos de enlace entre los registros, débitos y créditos de la contabilidad financiera al máximo nivel de desagregación del catálogo general de cuentas del régimen de contabilidad pública de la categoría contable establecido por la CGN en el ambiente SCHIP con los registros de la contabilidad de la programación y ejecución del presupuesto, cuando haya lugar a ello, contemplando la estructura y parámetros contenidos en el aplicativo de captura utilizado.

ART. 67.—Recategorización de las entidades territoriales. Cuando una entidad territorial durante el primer semestre del año siguiente al que se evaluó para su categorización, demuestre que ha cambiado las condiciones de su categoría, se calificará en la que acredite en dicho semestre para lo cual deberá remitir a la Contraloría General de la República la siguiente información junto con la solicitud de recategorización:

1. Los ingresos corrientes de libre destinación efectivamente recaudados en el primer semestre del año en que se realiza la categorización.

2. Los gastos de funcionamiento causados en el semestre del mismo año, proyectados y sustentados técnicamente a treinta y uno (31) de diciembre.

Esta información deberá recepcionarse en la contraloría delegada para economía y finanzas públicas a más tardar el 30 de agosto y deberá estar refrendada y auditada por el secretario de hacienda o quien haga sus veces.

CAPÍTULO III

Del control al límite de los gastos en el nivel territorial

ART. 68.—Control al límite del gasto en el nivel territorial. La Contraloría General de la República verificará que las entidades territoriales cumplan con los límites de gasto establecidos en los artículos 4º, 5º, 6º, 7º, 8º, 9º, 10 y 11 de la Ley 617 de 2000. En caso de incumplimiento se procederá de conformidad con lo dispuesto en el artículo 81 de la misma Ley y realizará la vigilancia y control fiscal en los mismos términos en que lo ejerce para la Nación.

La verificación se hará a partir de la información suministrada por la respectiva entidad territorial, en los formatos que para el efecto establezca la Contraloría General de la República para lo cual se adoptarán los indicadores correspondientes y se aplicarán los procedimientos establecidos en la guía de auditoría gubernamental con enfoque integral.

La contraloría delegada para la gestión pública e instituciones financieras y las gerencias departamentales de la Contraloría General de la República, previa solicitud de la contraloría delegada para economía y finanzas públicas, verificarán la veracidad de la información presupuestal suministrada por las entidades territoriales ubicadas en su jurisdicción, en los siguientes casos:

a) Cuando existan divergencias entre la administración y el órgano de control fiscal territorial correspondiente, respecto a la información generada en forma definitiva y reportada a la CGR para cada vigencia.

b) Cuando se hayan detectado recurrentes fallas en la información suministrada por un ente territorial y sea preciso dar pautas de corrección y mejoramiento.

c) Cuando un mismo tipo de información sea reportado varias veces variando siempre las cifras y sea necesario obtener evidencias sobre su veracidad a efectos de la certificación.

El resultado de la verificación de la información por parte de la contraloría delegada para gestión pública e instituciones financieras y de las gerencias departamentales de la Contraloría General de la República, será enviado a la contraloría delegada para economía y finanzas públicas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a dicha solicitud, mediante informe en el cual se indique la confiabilidad de la información suministrada, los procedimientos llevados a cabo y las recomendaciones que considere pertinentes.

La Contraloría General de la República a través de la contraloría delegada para economía y finanzas públicas con base en la información que sobre la ejecución presupuestal le remitan los organismos del nivel territorial, enviará anualmente un informe a la contraloría delegada para la gestión pública e instituciones financieras indicando el incumplimiento a los gastos de funcionamiento para la adopción de las medidas que sean del caso de conformidad con lo dispuesto en el artículo 81 de la Ley 617 de 2000.

CAPÍTULO IV

Del control a los programas de saneamiento fiscal y financiero territorial

ART. 69.—Definición de programas de saneamiento fiscal y financiero. Se entiende por programa de saneamiento fiscal y financiero al tenor de lo establecido en el artículo 11 del Decreto 192 de 2001 aquel programa integral, institucional, financiero y administrativo que cubre a la entidad territorial y tiene como objeto restablecer la solidez económica y financiera de la misma, mediante la adopción de medidas de reorganización administrativa, racionalización del gasto, reestructuración de la deuda, saneamiento de pasivos y fortalecimiento de los ingresos.

PAR.—Las entidades que a la entrada en vigencia de la Ley 617 de 2000 tuvieren suscritos convenios o planes de desempeño de conformidad con la Ley 358 de 1997 o suscriban acuerdos de reestructuración en virtud de la Ley 550 de 1999, se entenderá que se encuentran en programas de saneamiento fiscal y financiero, siempre y cuando cuenten con el concepto favorable del Ministerio de Hacienda y Crédito Público sobre su adecuada ejecución, expedido con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley 617 de 2000.

ART. 70.—Control fiscal a los programas de saneamiento fiscal y financiero. La Contraloría General de la República a través de las contralorías delegadas para economía y finanzas públicas y para gestión pública e instituciones financieras con base en los procedimientos que se establezcan, evaluarán los programas de saneamiento fiscal y financiero y programarán su control fiscal. La ejecución de la auditoría la realizará la delegada para gestión pública e instituciones financieras, o por otras dependencias de la CGR o por las contralorías territoriales según se establezca en el programa de verificación y convenios existentes.

Para tales efectos, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, MHCP, remitirá a la Contraloría General de la República - Contraloría delegada para economía y finanzas públicas, copia de los programas de saneamiento fiscal y financiero acordados con la respectiva entidad territorial, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que se suscriban. Adicionalmente y ante casos de incumplimiento de los programas de saneamiento fiscal acordados, el MHCP enviará copia del informe de seguimiento que realice a los mismos, debidamente soportado.

ART. 71.—Control fiscal territorial a los programas de saneamiento fiscal y financiero. Las entidades descentralizadas territorialmente o por servicios deberán reportar a las respectivas contralorías territoriales los programas de saneamiento fiscal y financiero que celebren con la Nación, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes para su respectivo control y seguimiento.

ART. 72.—Seguimiento al control fiscal territorial a los programas de saneamiento fiscal y financiero. Las contralorías territoriales deberán reportar a la Contraloría General de la República anualmente, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al término del período, un informe sobre el control y seguimiento de los programas de saneamiento fiscal y financiero de las respectivas entidades vigiladas en el que se incluya el diagnóstico financiero e institucional de las respectivas entidades territoriales, incluido el cálculo de los indicadores, medidas y metas que se comprometieron a aplicar.

Con base en las copias de los programas de saneamiento fiscal y financiero, los informes de seguimiento enviados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y los informes sobre el seguimiento a dichos programas remitidos por las contralorías territoriales, la contraloría delegada para economía y finanzas públicas hará una evaluación y verificará el cumplimiento de los mismos. En caso de incumplimiento, dará traslado del expediente respectivo a la contraloría delegada para la gestión pública e instituciones financieras para su correspondiente ejercicio del control fiscal microeconómico.

La contraloría delegada para la gestión pública e instituciones financieras realizará la programación del control fiscal microeconómico y coordinará la ejecución de las auditorías, las cuales serán realizadas por las gerencias departamentales de la Contraloría General de la República, en el ámbito de su competencia o por las contralorías delegadas para gestión pública e instituciones financieras; para el sector social o para minas y energía, cuando se trate del departamento de Cundinamarca, sus municipios o del Distrito Capital. Esas Delegadas podrán asumir directamente la ejecución de la auditoría a los entes territoriales. De requerirse la atención a varios propósitos en la auditoría a un ente territorial, se definirá en el PGA la contraloría delegada responsable del proceso auditor. Sin perjuicio de la responsabilidad que le compete a la CGR en el ejercicio auditor, se podrá apoyar en las contralorías territoriales siempre y cuando medie un convenio vigente para el efecto.

Las entidades territoriales remitirán anualmente en medio magnético los formatos dispuestos para el marco fiscal de mediano plazo establecidos en la Ley 819 de 2003 a la contraloría delegada para economía y finanzas públicas a más tardar el 15 de febrero de la vigencia siguiente.

CAPÍTULO V

Refrendación y registro de la deuda pública

ART. 73.—Operaciones de crédito público. En concordancia con el artículo 3º del Decreto 2681 de 1993, parágrafo 2º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 10 y 13 de la Ley 533 de 1999, son operaciones de crédito público los actos o contratos que tienen por objeto dotar a la entidad estatal de recursos, bienes o servicios con plazo para su pago o aquellas mediante las cuales la entidad actúa como deudor solidario o garante de obligaciones de pago.

Son documentos de deuda pública los bonos, pagarés y demás títulos valores, los contratos y los demás actos en los que se celebre una de las operaciones de crédito público, así mismo aquellos documentos que se desprendan de las operaciones propias del manejo de la deuda tales como la refinanciación, reestructuración, renegociación, reordenamiento, conversión, sustitución, compra y venta de deuda pública, acuerdos de pago, cobertura de riesgos, las que tengan por objeto reducir el valor de la deuda o mejorar su perfil, así como las de capitalización con venta de activos, titularización y aquellas operaciones de similar naturaleza que en el futuro se desarrollen.

También los documentos y títulos valores de contenido crediticio y con plazo para su redención que emitan las entidades estatales así como aquellas entidades con participación del Estado, superior al cincuenta por ciento (50%), con independencia de su naturaleza y del orden al cual pertenezcan.

No se consideran títulos de deuda pública los documentos y títulos valores de contenido crediticio y con plazo para su redención que emitan los establecimientos de crédito, las compañías de seguros y las demás entidades financieras de carácter estatal, que correspondan al giro ordinario de las actividades propias de su objeto social, excepto los que ofrezcan dichas entidades en los mercados de capitales internacionales con plazo mayor a un año, caso en el cual requerirán de la autorización del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su emisión, suscripción y colocación y podrán contar con la garantía de la Nación.

ART. 74.—Refrendación. Para efecto del presente capítulo se entenderá como refrendación de los documentos constitutivos de deuda pública, la expedición del certificado de registro de la misma por la Contraloría General de la República.

ART. 75.—Certificado de registro de deuda pública. Para efectos de la expedición del certificado de registro de deuda pública externa e interna las entidades prestatarias del nivel nacional deberán presentar a la Contraloría General de la República dentro de los diez (10) días hábiles posteriores al perfeccionamiento del contrato de deuda, los siguientes documentos:

1. Oficio remisorio con la solicitud de la expedición del certificado de registro, en el cual se incluyan los siguientes datos: descripción de las normas de autorización y/o de conceptos requeridos para el crédito, el destino que tendrían los recursos, la fecha de celebración del contrato, y otros contenidos en los formatos que para tal efecto establezca la contraloría delegada para economía y finanzas públicas.

2. Fotocopia del contrato o documento donde conste la obligación, debidamente perfeccionada.

3. Proyección de desembolsos, amortizaciones y condiciones financieras del respectivo contrato.

4. Cuando se trate de empréstitos externos se deberá remitir la traducción oficial en idioma español del respectivo contrato o documento donde conste la obligación. Esta traducción para los contratos del BIRF y BID se enviarán dentro de los veinticinco (25) días hábiles posteriores al perfeccionamiento del contrato.

PAR. 1º—En los casos en que por las circunstancias propias del contrato sea imposible remitir los documentos dentro del plazo establecido, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público deberá enviar las respectivas justificaciones.

PAR. 2º—La refrendación y el registro de la deuda pública interna y externa de las entidades del nivel territorial es competencia de las contralorías correspondientes, excepto la deuda externa garantizada por la Nación.

ART. 76.—Reporte de hechos económicos de deuda. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público y las demás entidades de los niveles nacional y territorial en sus sectores central y descentralizado que mantengan compromisos de deuda, deberán remitir mensualmente dentro de los cinco (5) días hábiles del mes inmediatamente siguiente, a la contraloría delegada para economía y finanzas públicas, un informe que contenga debidamente identificados según su fecha de ocurrencia, los saldos y el movimiento de los desembolsos, amortizaciones, intereses y comisiones de la deuda interna y externa y demás operaciones, eventos o atributos contemplados en el formato que para el efecto implemente la Contraloría General de la República.

PAR.—La información de operaciones de deuda pública se suministrará en el formato denominado sistema estadístico unificado de deuda, SEUD, el cual deberá ser enviado por correo electrónico; medio magnético o a través del aplicativo diseñado en la plataforma SCHIP con la información establecida en el comité de estadísticas de la deuda de conformidad con sus descripciones e instrucciones de diligenciamiento en él indicadas.

ART. 77.—Certificados de registro de la deuda pública territorial. Las contralorías departamentales, distritales y municipales remitirán mensualmente a la contraloría delegada para economía y finanzas públicas dentro de los primeros diez (10) días hábiles siguientes al mes correspondiente, copia de los certificados de registro de deuda pública producidos por ellas. Esta información será conciliada con las operaciones de deuda remitida directamente por las entidades territoriales.

ART. 78.—Informes de la deuda pública territorial. Los contralores departamentales, distritales y municipales remitirán trimestralmente dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al período que corresponda a la Contraloría General de la República, un informe de deuda pública de las entidades y organismos bajo su jurisdicción en el formato SEUD y en los formatos y nomenclatura que esta prescriba para tal efecto. Esta información será conciliada con las operaciones de deuda remitida directamente por las entidades territoriales.

CAPÍTULO VI

De la Información de las contralorías del nivel territorial para la auditoría del balance

ART. 79.—Reporte de hallazgos de auditoría de entidades territoriales. Los contralores departamentales, distritales y municipales, enviarán a la dirección de cuentas y estadísticas fiscales de la contraloría delegada para economía y finanzas públicas a más tardar el 15 de mayo del año inmediatamente siguiente a la vigencia auditada, el reporte de hallazgos de auditoría, diligenciando el formulario establecido para dicho propósito de conformidad con sus definiciones e instrucciones.

Así mismo deberán remitir copia del dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros individuales de conformidad con la guía de auditoría gubernamental con enfoque integral.

PAR.—El dictamen debe referirse específica y exclusivamente al cierre a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

ART. 80.—Situación del sistema de control interno contable. Los contralores departamentales, distritales y municipales, enviarán a la dirección de cuentas y estadísticas fiscales de la contraloría delegada para economía y finanzas públicas a más tardar el 15 de mayo del año inmediatamente siguiente a la vigencia auditada, un informe que evalúe el sistema de control interno contable, diligenciando para el efecto el formulario establecido para dicho propósito de conformidad con sus definiciones e instrucciones.

PAR.—Las contralorías territoriales deben enviar la información del presente capítulo a la dirección electrónica estadisticasfiscales@contraloriagen.gov.co -Asunto del correo “Auditoría del Balance Territorial”, la cual debe incluir:

• Dictamen: “Documento Word” Nombre de la entidad auditada, opinión (Abstención, Negativa, Salvedad o Limpia), Descripción de lo(s) hallazgo(s) relacionado(s) en el respectivo formulario (Nombre de la cuenta, Valor en Millones de pesos, condición del hallazgo: Sobreestimación, Subestimación o Incertidumbre); con su registro contable (Partida Doble), la explicación y una breve descripción de la causa y efecto económico financiero del hecho económico implícito.

• Los dictámenes a los estados financieros con corte a 31 de diciembre.

• Los hallazgos deben registrarse de conformidad con los pasos previstos en la guía audite vigente.

• En el informe de control interno contable, debe emitirse la opinión de confiabilidad, soportada en comentarios sobre los hallazgos relacionados que se incluyen en el informe.

CAPÍTULO VII

De la información de personal y costo

ART. 81.—Personal y costo del nivel nacional y territorial. Las entidades de los niveles nacional y territorial en sus sectores central y descentralizado, deberán remitir anualmente a la contraloría delegada para economía y finanzas públicas, a más tardar el 15 de abril del año siguiente, el número de personas empleadas, clasificándolas por grado y nivel, junto con su respectivo costo por conceptos, identificando si el gasto corresponde a “Gasto de Inversión Social (GIS)” o “Gasto Público Social (GPS)”, de conformidad con lo establecido en el formato determinado para dicho propósito de conformidad con sus definiciones e instrucciones.

(Nota: Véase Resolución Orgánica 6054 de 2009 artículo 1º de la Contraloría General de la República)

(Nota: Véase Resolución Orgánica 6224 de 2010 artículo 5º de la Contraloría General de la República)

TÍTULO III

disposiciones varias

CAPÍTULO ÚNICO

Prórrogas, sanciones y derogatorias

ART. 3º—(Derogado).* Los responsables de rendir información conforme a la presente resolución orgánica, podrán solicitar prórroga por escrito y debidamente motivada en circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito ante el contralor delegado para economía y finanzas públicas de acuerdo a los términos establecidos en el capítulo VII del título IX de la Resolución Orgánica 5544 del 17 de diciembre de 2003.

El contralor delegado para economía y finanzas públicas podrá otorgar prórroga de los plazos establecidos por un máximo de 10 (diez) días hábiles y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.

*(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 1 de 2014 artículo 51 de la Contraloría General de la República)

ART. 4º—(Derogado).* Los responsables de rendir información conforme a la presente resolución orgánica que incurran en las causales establecidas en los artículos 100 y 101 de la Ley 42 de enero 26 de 1993 podrán ser sancionados conforme a lo establecido en el título X de la Resolución Orgánica 5544 del 17 de diciembre de 2003 y el acto administrativo vigente en materia sancionatoria.

*(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 1 de 2014 artículo 51 de la Contraloría General de la República)

ART. 5º—Derogatoria y vigencias. La presente resolución orgánica rige a partir de la fecha de su expedición y publicación en el Diario Oficial y modifica los artículos 13 del título I de la Resolución Orgánica 5544 del 17 de diciembre de 2003; 63, 64, 65, 66, 70, 71, 72, 74, 75, 81 y 82 del título VIII de la misma resolución mencionada y los artículos , , , , y 8º de la Resolución Orgánica 5799 del 15 de diciembre de 2006 y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de septiembre de 2008.

El Contralor General de la República,

Julio César Turbay Quintero.

FORMATOS

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

FORMULARIO 1

HALLAZGOS DE AUDITORIA

A.Objetivo. Condensar los hallazgos de auditoría sobre estados contables evidenciados en desarrollo de la auditoría integral (Líneas Financiera y Presupuestal) practicadas por las Contralorías Territoriales a los entes públicos de su jurisdicción en la vigencia fiscal correspondiente con corte a diciembre 31.

B.Encabezamiento del formulario. Está conformado por datos generales que deben identificarse en las casillas 1 a 4.

Casilla 1. Escriba el código y nombre de la contraloría territorial (Departamental, Municipal o Distrital) a la cual pertenece el grupo de auditoría que realiza el proceso auditor de acuerdo a la siguiente clasificación:

Contralorías territoriales código

Contraloría departamental 100

Contraloría municipal 200

Contraloría distrital 300

Casilla 2. Identifique el nombre de la entidad auditada.

Deberá guardarse especial cuidado en este aspecto, evitando enviar los resultados sobre puntos de control, considerando que solamente las contralorías territoriales tienen la capacidad de consolidarlos para producir un único (valga la redundancia) informe. Solo a partir de allí, es decir, cuando la contraloría territorial ha reunido todos los resultados sobre el sujeto de control, se podrá enviar el formulario con los resultados de auditoría a la dirección de cuentas y estadísticas fiscales de la contraloría delegada para economía y finanzas públicas.

En este sentido, y a efectos de este reporte, las contralorías departamentales deberán agregar los resultados de auditoría de la gobernación, con los de la asamblea en tanto que las contralorías distritales o municipales deberán agregar los resultados de auditoría de la alcaldía, la personería y concejo, presentando un único dictamen.

Casilla 3. Indique la vigencia fiscal sobre la cual está adelantando la auditoría (Estados contables con corte a 31 de diciembre).

Los resultados de auditoría correspondiente a vigencias anteriores, no deben enviarse, pues sus resultados no se pueden incorporar al informe de auditoría del balance territorial cuyo alcance es la vigencia presente, valga decir en la que se ejecuta la auditoría.

Casilla 4. Señale la fecha en que reportaron los hallazgos evidenciados.

C. Cuerpo del formulario

Columna (1). Enumere los hallazgos.

Columna (2). Identifique el código de la cuenta de mínimo nivel auditada de acuerdo con el régimen de contabilidad pública adoptado por la Contaduría General de la Nación.

Columna (3). Identifique el nombre de la cuenta de mínimo nivel auditada de acuerdo con el régimen de contabilidad pública adoptado por la Contaduría General de la Nación.

Columna (4). Cuantifique el valor en “Millones de Pesos”, de las diferencias puntualizadas al comparar los saldos definitivos registrados por la entidad y reportados a la Contaduría General de la Nación, contra los obtenidos durante el proceso de auditoría. La situación se presenta cuando los valores de la entidad son superiores a los determinados por los auditores de la contraloría territorial.

Columna (5). Cuantifique el valor en “Millones de Pesos”, de las diferencias precisadas al comparar los saldos definitivos registrados por la entidad y reportados a la Contaduría General de la Nación, contra los obtenidos durante el proceso de auditoría. La situación se presenta cuando los valores de la entidad son inferiores a los determinados por los auditores de la contraloría territorial.

Columna (6). Relacione el valor, en “Millones de Pesos”, de las cuentas sobre las cuales al comparar los saldos definitivos registrados por la entidad y reportados a la Contaduría General de la Nación, contra los verificados durante el proceso de auditoría, si bien se puede estimar su monto, no es factible técnicamente reducir su impacto a un concepto o grupo específico de conceptos del balance.

Columna (7). Indique sucintamente y en forma clara las causas y efectos económicos y financieros reales de los hallazgos relacionados en las columnas 4, 5 y 6. (Los hallazgos deben describirse como complemento directo del dictamen en el documento Word que adjunta)

Deberá tramitarse adicionalmente el nombre y firma del funcionario responsable de la información diligenciada en el formulario (Contador, Coordinador, Líder de equipo).

Instrucciones complementarias

• Los hallazgos que afectan a cada una de las cuentas deben estar relacionados en el orden en que dichas cuentas se presentan en el catálogo general de cuentas del régimen de contabilidad pública expresado en millones de pesos. Ejemplo: 1.1-1.2, 1.3, 1.9, 2.1, 2.2, 2.9 y así sucesivamente.

• Cuando para una cuenta exista más de un hallazgo (Sobrestimaciones, Subestimaciones, y/o incertidumbres), en la columna (7) “Observaciones”, explique cada uno de ellos y, en el documento word, debe describirse el hallazgo de mayor impacto que afecta el dictamen.

• Utilice los formatos necesarios para cada entidad bajo el diseño aquí previsto.

• Los hallazgos detectados y relacionados en este formulario deben incorporarse en el documento word con el nombre de la cuenta, el valor en millones de pesos y si es sobrestimación, subestimación o incertidumbre con su justificación.

• Para aclaraciones adicionales sobre el diligenciamiento de este formulario puede comunicarse con la dirección de cuentas y estadísticas fiscales - contraloría delegada para economía y finanzas públicas de la CG (Extensiones 3523 y 3524).

 

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO

FORMULARIO 2

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE:

A. Objetivo: Calificar los componentes de control interno financiero y contable de las entidades sometidas a control fiscal por parte de las contralorías territoriales en la vigencia fiscal correspondiente.

B. Encabezamiento del formulario: Está conformado por datos generales que deben identificarse en las casillas 1 a 4.

Casilla 1. Escriba el código y nombre de la contraloría territorial (Departamental, Municipal o Distrital) a la cual pertenece el grupo de auditoría que realiza el proceso auditor.

Contralorías territoriales código

Contraloría departamental 100

Contraloría municipal 200

Contraloría distrital 300

Casilla 2. Identifique el nombre de la entidad sujeto de control fiscal.

Casilla 3. Indique la vigencia sobre la cual se está adelantando la auditoría a los estados financieros con corte a 31 de diciembre.

Casilla 4. Indique la fecha en que se está reportando la información a la dirección de cuentas y estadísticas fiscales de la contraloría delegada para economía y finanzas públicas al correo electrónico estadísticasfiscales@contraloriagen.gov.co

C. Cuerpo del formulario:

Columna (1). En ella se encuentran identificados los componentes o elementos de control interno más importantes desde el punto de vista financiero y contable, desagregado en los siguientes ítems:

• Generales

• Específicos:

i. Área del activo

ii. Área del pasivo

iii. Área del patrimonio

iv. Área de cuentas de resultado

Columna (2). Esta columna se utiliza para relacionar la calificación de cada uno de los componentes de control interno identificados en la columna anterior, según los parámetros dados en el cuadro siguiente.

Criterios y calificación

Procedimiento de controlAplicaciónEfectividadCalificación
ExisteSe aplicaEfectivo0
  Con deficiencias1
  No es efectivo2
 No se aplica 2
No existe  3

Columna (3). En esta columna deberán justificarse las calificaciones anotadas en la columna anterior, indicando de manera resumida el por qué se llegó a dicha conclusión.

El formulario deberá llevar el nombre y firma del funcionario auditor responsable de su diligenciamiento.

Instrucciones complementarias

• Utilice los formatos necesarios para cada entidad bajo el diseño aquí previsto.

• Los componentes calificados y relacionados en este formulario deben incorporarse en el documento word y el concepto si el control interno contable es “Confiable” o “No Confiable”.

• Cualquier aclaración sobre su diligenciamiento puede comunicarse con la dirección de cuentas y estadísticas fiscales - contraloría delegada para economía y finanzas públicas de la CGR.

 

 

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