Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN ORGÁNICA 6541 DE 2012 

(Abril 18)

“Por la cual se precisan y fijan las competencias en el nivel desconcentrado de la Contraloría General de la República para el conocimiento y trámite del control fiscal micro, el control fiscal posterior excepcional; la atención de quejas y denuncias ciudadanas; la indagación preliminar fiscal; el proceso de responsabilidad fiscal y el proceso de jurisdicción coactiva y el proceso administrativo sancionatorio fiscal, en atención a las modificaciones establecidas en la Ley 1474 de 2011.

La Contralora General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las atribuidas en los artículos 267 y 268 numeral 5º de la Constitución Política de Colombia, el Decreto-Ley 267 de 2000 y las leyes 42 de 1993, 610 de 2000 y 1474 de 2011, la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que el inciso 1º del artículo 267 de la Constitución Política establece que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.

Que el artículo 268, numeral 5º, de la Constitución Política le confiere al Contralor General de la República, la atribución de establecer la responsabilidad fiscal que se derive de la gestión fiscal, imponer las sanciones pecuniarias que sean del caso, recaudar su monto y ejercer la jurisdicción coactiva sobre los alcances deducidos de la misma.

Que el inciso 3º del artículo 267 de la Constitución Política establece que en los casos excepcionales, previstos por la ley, la Contraloría General de la República podrá ejercer control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial y el artículo 63 de la Ley 610 de 2000, preceptúa que la Contraloría General de la República tiene competencia prevalente para adelantar hasta su culminación los procesos de responsabilidad fiscal que se originen como consecuencia del ejercicio de la facultad excepcional del control fiscal.

Que la Ley 610 de 2000 en el artículo 64 prevé la facultad de delegar el trámite de la acción fiscal en otras dependencias.

Que el artículo 91 de la Ley 42 de 1993, faculta para delegar el cobro coactivo de las deudas fiscales en la dependencia que de acuerdo con la organización y funcionamiento de la entidad se cree para este efecto.

Que con el propósito de fortalecer el ejercicio del control fiscal en el nivel desconcentrado, la Ley 1474 de 12 de julio de 2011 dispuso la organización de gerencias departamentales colegiadas en cada uno de los departamentos del país, señalando dentro de su estructura un gerente departamental y no menos de dos contralores provinciales.

Que la citada Ley 1474 de 2011 introdujo una serie de medidas para la eficiencia y la eficacia en el ejercicio del control fiscal, dentro de las cuales se modificó la regulación del proceso de responsabilidad fiscal estableciendo un procedimiento verbal de responsabilidad fiscal y realizando modificaciones al procedimiento ordinario de responsabilidad fiscal.

Que de acuerdo con lo ordenado en el artículo 6º del Decreto-Ley 267 de 2000, la Contraloría General de la República, en ejercicio de su autonomía administrativa, debe definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política.

Que para el efectivo cumplimiento de las atribuciones constitucionales y legales conferidas al Contralor General de la República, se hace necesario fijar la competencia en el nivel desconcentrado de la Contraloría General de la República en las gerencias departamentales colegiadas conforme a las modificaciones establecidas en la Ley 1474 de 2011, para el conocimiento y trámite del control fiscal micro; el control fiscal posterior excepcional; la recepción de quejas y denuncias ciudadanas; la indagación preliminar fiscal; el proceso de responsabilidad fiscal y del proceso de jurisdicción coactiva y los procesos administrativos sancionatorios fiscales.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene por objeto fijar y precisar la competencia en el nivel desconcentrado de la Contraloría General de la República a las gerencias departamentales colegiadas, para el conocimiento y trámite del control fiscal micro a través del proceso auditor; la recepción de quejas y denuncias ciudadanas; la ejecución del control fiscal posterior excepcional; la indagación preliminar fiscal; el proceso de responsabilidad fiscal y el proceso de jurisdicción coactiva y el proceso administrativo sancionatorio fiscal.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO I

Organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República en el nivel desconcentrado

ART. 2º—Conformación. En el nivel desconcentrado, la organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República, queda conformada por las gerencias departamentales colegiadas en cada uno de los departamentos de Colombia.

Cada gerencia departamental colegiada estará integrada por los directivos colegiados y por los funcionarios en sus distintos niveles, de conformidad con la planta de personal existente.

Serán directivos colegiados un (1) gerente y no menos de dos (2) contralores provinciales, según distribución realizada por el Contralor General de la República.

PAR. 1º—(Derogado).* Mientras se organizan las gerencias colegiadas Distrital de Bogotá y departamental de Cundinamarca, los contralores provinciales de Bogotá y Cundinamarca tendrán competencia para adelantar las indagaciones preliminares, los procesos de responsabilidad fiscal y auditorías que les asigne el Contralor General de la República y los procesos administrativos sancionatorios fiscales de sus respectivas jurisdicciones.

*(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaría Orgánica 5-2015 de 2015 artículo 7° de la Contraloría General de la República)

PAR. 2º—En cada gerencia departamental colegiada seguirán funcionando los grupos existentes, así como la secretaría común.

PAR. 3º—Para el cumplimiento de las funciones asignadas a la gerencia departamental, cada uno de los directivos colegiados organizará su equipo de trabajo con una distribución equitativa de los funcionarios de la Gerencia y de la carga laboral asignada a los mismos, atendiendo criterios cuantitativos, cualitativos, de complejidad y eficiencia.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO II

Funcionamiento de las gerencias departamentales colegiadas

ART. 3º—La gerencia departamental colegiada conocerá de los asuntos que sometan a su consideración cada uno de los directivos colegiados en el trámite del control fiscal micro; la recepción y trámite de quejas y denuncias ciudadanas; la ejecución del control fiscal posterior excepcional; la indagación preliminar fiscal; el proceso de responsabilidad fiscal, del proceso de jurisdicción coactiva y el proceso administrativo sancionatorio fiscal.

PAR.—Todos los directivos colegiados tendrán la obligación de realizar el estudio correspondiente de cada uno de los asuntos sometidos a su conocimiento y de los casos respecto de los cuales actúa como ponente. Para tal efecto se tomarán decisiones colegiadas y en otros casos unitarias de conformidad con las reglas subsiguientes.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 4º—Sesiones ordinarias. En cada gerencia departamental colegiada se programará al menos una (1) sesión ordinaria por semana, en la cual se traten todos los asuntos pendientes de decisión por la colegiatura. Tales sesiones podrán agotarse en uno o varios días.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 5º—Sesiones extraordinarias. Cualquiera de los directivos colegiados, podrá solicitar de manera excepcional al presidente de la colegiatura, o a iniciativa de este, la programación de sesiones extraordinarias para tratar cualquier asunto de competencia de la gerencia departamental colegiada, que por su urgencia o complejidad amerite un trámite prioritario.

El presidente programará dicha sesión, para lo cual emitirá las comunicaciones respectivas sustentando la necesidad para su convocatoria y su realización deberá hacerse en forma inmediata.

ART. 6º—El trámite del control fiscal micro, el proceso administrativo sancionatorio fiscal que de este se derive, la atención de quejas y denuncias ciudadanas y la ejecución del control fiscal posterior excepcional serán adelantados por los funcionarios del grupo de vigilancia fiscal y del proceso administrativo sancionatorio que se derive del proceso de responsabilidad fiscal será tramitado por el grupo de investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 7º—En el grupo de investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva de las gerencias departamentales colegiadas, el coordinador de gestión debe ser abogado y cumplirá las siguientes funciones:

1. Fijar, en asocio con los directivos colegiados las metas y objetivos del grupo, en procura de la evacuación oportuna de los asuntos y de la atención de prioridades en cumplimiento de las acciones de los planes de acción y de mejoramiento, el mapa de riesgos y consolidar y reportar los informes de avance y cumplimiento.

2. Asistir jurídicamente el desarrollo de las diferentes actuaciones procesales para que estas se realicen de conformidad con la ley, el reglamento, la política, las directrices y criterios jurídicos impartidos el Contralor General de la República.

3. Llevar el registro actualizado del estado procesal de las actuaciones, de acuerdo con la información que sea suministrada por los sistemas de información de la entidad, rendir los informes que sobre el particular le soliciten los directivos colegiados y velar porque estén actualizadas las bases de datos y sistemas de información establecidos en la entidad.

4. Canalizar los requerimientos técnicos, logísticos y administrativos de los profesionales del grupo, comunicándolos oportunamente a quien corresponda.

5. Verificar la respuesta oportuna de los derechos de petición, acciones de tutela y similares que se relacionen con asuntos de la competencia de su grupo.

6. Informar al gerente departamental las situaciones administrativas que se presenten con el personal perteneciente al grupo, canalizando las solicitudes de permisos, licencias, incapacidades y programación de vacaciones.

7. Promover y participar activamente en las mesas de trabajo que programe el respectivo directivo colegiado y las que hayan sido solicitadas por los sustanciadores.

8. Las demás que le encomienden los directivos colegiados de acuerdo con la naturaleza del cargo.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 8º—Presidente de la gerencia departamental colegiada. Las gerencias departamentales colegiadas designarán por mayoría un presidente. Esta designación se realizará rotativamente para períodos de un (1), sin que sea posible su reelección para el periodo siguiente.

PAR.—Todos los miembros de la colegiatura deberán ocupar el cargo de presidente.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7159 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución Orgánica 6541 de 2016 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 9º—Funciones del presidente de la gerencia departamental colegiada. El presidente designado de la gerencia departamental colegiada, tendrá las siguientes funciones:

1. Realizar la distribución por reparto de los asuntos de competencia de la gerencia departamental, relacionados con el conocimiento y trámite del control fiscal micro; la recepción de quejas y denuncias ciudadanas; la ejecución del control fiscal posterior excepcional; la indagación preliminar fiscal; el proceso de responsabilidad fiscal, el proceso de jurisdicción coactiva y los procesos administrativos sancionatorios fiscales.

2. Convocar con la debida antelación a las sesiones ordinarias, informando previamente por escrito el orden del día a los demás directivos colegiados y funcionarios que se inviten o convoquen a dicha sesión.

3. Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias de la colegiatura.

4. Convocar de oficio o previa solicitud de cualquiera de los demás directivos colegiados, las sesiones extraordinarias que se requieran para el trámite de los asuntos de competencia de la gerencia departamental colegiada.

5. Elaborar y rendir los informes que correspondan sobre las funciones y asuntos adelantados por la gerencia departamental colegiada y llevar el registro de la información.

6. Representar a la Contraloría General de la República ante las entidades públicas, privadas y jurisdiccionales en el ámbito territorial de competencia de la gerencia departamental.

7. Las demás que le asigne el Contralor General de la República, con ocasión de las labores propias de la presidencia de la gerencia departamental colegiada.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

(Nota: Modificado el numeral 1 y adicionar en lo pertinente al presente artículo por la Resolución Reglamentaria Orgánica 25 de 2019 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 10.—Faltas temporales del presidente de la colegiatura. Las faltas temporales del presidente de la colegiatura serán suplidas por el directivo colegiado que le siga en orden alfabético por apellido.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 11. —Faltas absolutas del presidente de la colegiatura. Las faltas absolutas del presidente de la colegiatura serán suplidas por quien sea nombrado en dicho cargo, para el resto del período, por el Contralor General de la República.

PAR. 1º—Para efectos de la aplicación de lo previsto en el presente artículo y cuando se presenten las situaciones que a continuación se describen, se aplicarán las siguientes reglas:

1. Cuando se nombre un nuevo directivo colegiado en remplazo de otro, el funcionario nombrado asumirá los asuntos que viene conociendo el funcionario que sustituye.

2. Cuando se modifique el número de los directivos colegiados, los asuntos que tenía asignado el directivo cuyo cargo se haya asignado a otra gerencia departamental colegiada serán repartidos de manera equitativa y definitiva, entre los demás directivos colegiados.

PAR. 2º—Cuando sea retirado del servicio o trasladado de la gerencia departamental colegiada respectiva un directivo colegiado, los asuntos que tenían asignados serán repartidos de manera equitativa y temporal, entre los demás directivos colegiados, hasta que se designe el nuevo funcionario y se efectúe una nueva distribución del trabajo.

PAR. 3º—Cuando se incremente el número de directivos que conforma una gerencia colegiada, se redistribuirán los asuntos en curso para que entre todos exista equilibrio en la carga laboral.

ART. 12.—Funciones administrativas de la gerencia departamental colegiada. Las funciones administrativas de cada gerencia departamental colegiada continuarán a cargo del gerente departamental, quien se apoyará en el equipo de trabajo que conforme para tal efecto.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 13.—Secretaría de la gerencia colegiada. Cada gerencia departamental colegiada tendrá una secretaría encargada de las siguientes funciones:

1. Proyectar la agenda de trabajo del presidente y de la colegiatura.

2. Proyectar las comunicaciones y demás oficios que deba emitir el presidente para el ejercicio de sus funciones.

3. Realizar todos los trámites de reparto o asignación a los ponentes y a los sustanciadores.

4. Registrar las ponencias presentadas por los directivos colegiados.

5. Elaborar las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias de la gerencia colegiada.

6. Registrar la información correspondiente a la secretaría en los libros radicadores o sistemas de información adoptados por la entidad.

7. Proyectar oportunamente los informes que le sean solicitados y que deba presentar la gerencia colegiada.

8. Expedir las fotocopias que sean debidamente autorizadas.

9. Custodiar y mantener en orden el archivo de la secretaría de la gerencia.

10. Recibir, radicar y dar el trámite respectivo a los escritos y demás documentos.

11. Dar cumplimiento en oportunidad a los trámites ordenados por la colegiatura.

12. Las demás que tengan relación directa con la función y que le sean asignadas por los directivos de la gerencia departamental colegiada.

PAR.—El presidente de la gerencia departamental colegiada designará un profesional para el ejercicio de las funciones de la secretaría.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 14.—Conformación de la secretaría común en el nivel desconcentrado. En cada gerencia departamental colegiada de la Contraloría General de la República se mantendrá la secretaría común, la cual funcionará de conformidad con lo dispuesto en la Resolución Orgánica 5500 de 2003.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO III

Adopción de decisiones en las gerencias departamentales colegiadas

ART. 15.—Mayorías para la toma de decisiones de las gerencias departamentales colegiadas. Las decisiones colegiadas se adoptarán con el voto favorable de la mayoría de sus miembros presentes, previa exposición de la ponencia de aquel a quien le correspondió el asunto.

En el evento en que alguno de los miembros de la gerencia departamental colegiada no esté presente al momento del estudio de la ponencia y toma de la decisión por causa debidamente justificada a la sesión de discusión convocada, la decisión se tomará en forma unánime con la presencia de al menos (2) dos de sus miembros, salvo que el ausente sea el ponente del proyecto a estudiar, caso en el cual se convocará a una nueva sesión.

PAR. 1º—Cuando no estén dadas las condiciones para la toma de decisiones por mayoría, el Contralor General de la República designará un funcionario para que participe en la adopción de la decisión que corresponda.

PAR. 2º—El directivo colegiado que no esté de acuerdo con la decisión la suscribirá dejando constancia escrita en el acta respectiva de las razones por las cuales se aparta de la decisión; de igual manera podrá precisarlo mediante la respectiva aclaración de voto.

PAR. 3º—La participación de los directivos colegiados en las sesiones de discusión y decisión es indelegable.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

(Nota: Adicionado un inciso al presente artículo por la Resolución Reglamentaria Orgánica 25 de 2019 artículo 2° de la Contraloría General de la República)

ART. 16.—Trámite de decisiones en procesos de jurisdicción coactiva. Los procesos de jurisdicción coactiva serán sustanciados por los profesionales del grupo de investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva.

Las decisiones en materia de jurisdicción coactiva serán suscritas por los directivos colegiados en forma individual, para lo cual se hará un reparto equitativo de los mencionados procesos entre aquellos directivos.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 17.—Términos para las decisiones colegiadas y unitarias. Los términos para cada una de las etapas de los trámites que deben adelantar y decidir las gerencias departamentales colegiadas, serán los establecidos en las normas legales y reglamentarias que los regulan.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO IV

Control fiscal micro

ART. 18.—Decisiones colegiadas en el control fiscal micro. A efectos de implementar los cambios introducidos por la Ley 1474 de 2011 en el control fiscal micro, los directivos de las gerencias departamentales colegiadas realizarán conjuntamente las siguientes actuaciones:

1. Elaborar el componente territorial del plan general de auditoría de acuerdo con los lineamientos fijados por el Contralor General de la República y en coordinación con las contralorías delegadas sectoriales.

2. Articular el desarrollo de los procesos auditores sobre los recursos del orden nacional transferidos a los entes territoriales, en el cual se ejerce control fiscal prevalente y concurrente.

3. Resolver las controversias derivadas del ejercicio del proceso auditor dentro de su jurisdicción.

4. Presidir los comités técnicos en su jurisdicción.

5. Aprobar y firmar la comunicación del informe final de auditoría, previa aprobación del comité técnico.

6. Aprobar la configuración y traslado de los hallazgos a las instancias competentes.

7. Tramitar y decidir los impedimentos y recusaciones de conformidad con las disposiciones legales vigentes y reasignar los asuntos cuando prosperen los impedimentos o recusaciones.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 19.—Decisiones unitarias en ejercicio de control fiscal micro. Corresponde al directivo de la gerencia departamental colegiada ejercer las siguientes funciones en materia de control fiscal micro a través del proceso auditor que le corresponda adelantar según el respectivo reparto:

1. Individualizar los bienes de los presuntos responsables.

2. Comunicar e instalar los grupos de auditoría en las entidades correspondientes.

3. Suscribir la carta de salvaguarda cuando el ente o asunto auditado tenga su sede principal en su jurisdicción.

4. Decidir el proceso administrativo sancionatorio fiscal derivado del trámite del control fiscal micro.

5. Las decisiones que se derivan del ejercicio de las demás facultades atribuidas por el artículo 114 de la Ley 1474 de 2011, exceptuando lo dispuesto en el literal a) de la citada disposición.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO V

Distribución de competencias para el ejercicio del control fiscal posterior excepcional

ART. 20.—Competencias de las gerencias departamentales colegiadas. Las gerencias departamentales colegiadas tendrán las siguientes atribuciones:

1. Programar en el respectivo plan general de auditoría la destinación del recurso humano suficiente e idóneo para la realización de controles excepcionales.

2. Programar en el respectivo plan general de auditoría la realización de la auditoría que se le haya asignado por control excepcional.

3. Iniciar la ejecución del control fiscal excepcional mediante el memorando de asignación a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de comunicación del auto que le asigna la competencia.

4. Comunicar a la oficina de planeación la programación de dicha actuación, así como las posibles modificaciones a la misma, para que esta sea incluida en el plan general de auditoría a cargo de la dependencia a la que se le asigne el control excepcional.

5. Realizar el control fiscal excepcional que le sea asignado.

6. Elaborar el informe final de auditoría.

7. Remitir una copia del informe final de auditoría a los solicitantes, contraloría delegada para investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva y a la contraloría territorial respectiva.

8. Recibir el plan de mejoramiento presentado por la entidad territorial objeto del control fiscal posterior excepcional y remitirlo a la contraloría territorial respectiva.

9. Informar mensualmente a la unidad de apoyo técnico al congreso y a la contraloría delegada de participación ciudadana el estado de los controles excepcionales a su cargo y los resultados.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 21.—Decisiones colegiadas en el control fiscal posterior excepcional. En materia de control fiscal posterior excepcional a los directivos de las gerencias departamentales colegiadas, les corresponde adoptar de manera conjunta las siguientes determinaciones:

1. Establecer y aprobar el alcance del control fiscal excepcional dentro de los parámetros del acto administrativo que lo admite.

2. Aprobar y suscribir el informe final de auditoría, para proceder a su liberación y entrega a la entidad auditada.

3. Aprobar la configuración y traslado de los hallazgos a las instancias competentes.

4. Proferir las decisiones que correspondan en el adelantamiento de indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal que les hayan sido asignados con ocasión del ejercicio del control fiscal posterior excepcional, conforme a lo dispuesto en esta materia por la presente resolución.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO VI

Distribución de competencias en materia de indagación preliminar fiscal

ART. 22.—La Indagación preliminar fiscal que corresponde adelantar a la Contraloría General de la República en el nivel desconcentrado se tramitará por las gerencias departamentales colegiadas de conformidad con las siguientes reglas de competencia:

1. Gerencias departamentales colegiadas. Les corresponde conocer y decidir:

i) De las indagaciones preliminares fiscales que deban tramitarse respecto de los recursos del orden nacional que se hayan ejecutado o debieron ejecutarse en el territorio del respectivo departamento por el nivel desconcentrado de las entidades del orden nacional.

ii) De las indagaciones preliminares fiscales que deban tramitarse respecto de los recursos del orden nacional que se hayan ejecutado o debieron ejecutarse en el territorio del respectivo departamento por las entidades del orden territorial y descentralizadas por servicios.

iii) De las indagaciones preliminares fiscales que les sean asignadas en virtud del control fiscal posterior excepcional.

PAR.—Cuando los recursos públicos han sido ejecutados o debieron ejecutarse en diferentes departamentos, se observará la siguiente regla para determinar la competencia de la gerencia departamental colegiada:

Cuando se hayan proferido varios autos de apertura de indagación preliminar, el conocimiento corresponderá a la gerencia departamental colegiada que profirió primero el auto de apertura de indagación preliminar.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 23.—Sustanciación de indagaciones preliminares en el nivel desconcentrado. Las gerencias departamentales colegiadas en el nivel desconcentrado podrán designar para la sustanciación en las indagaciones preliminares a profesionales del derecho pertenecientes a la planta de la Contraloría General de la República.

El conocimiento, trámite y decisión de las indagaciones preliminares será competencia de los directivos colegiados quienes tendrán la dirección integral de las mismas.

El funcionario sustanciador dará el respectivo impulso a las indagaciones preliminares y deberá proyectar los autos, siguiendo los lineamientos trazados por el directivo ponente de la gerencia departamental colegiada que dirige la actuación, bajo la coordinación del funcionario designado para tal fin.

Dichos autos serán suscritos por el funcionario de conocimiento, o por la colegiatura según sea el caso; no obstante, la sustanciación y revisión de las decisiones será acreditada con la firma de los funcionarios que desempeñaron esos roles.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO VII

Distribución de competencias para el proceso de responsabilidad fiscal

ART. 24.—El proceso de responsabilidad fiscal ordinario de que trata la ley 610 de 2000 con las modificaciones introducidas por la Ley 1474 de 2011 y el proceso de responsabilidad fiscal Verbal establecido por la Ley 1474 de 2011 se adelantará en el nivel desconcentrado de conformidad con las siguientes reglas de competencia:

1. Gerencias departamentales colegiadas. Les corresponde conocer y decidir:

i) En única o primera instancia según corresponda, de los procesos de responsabilidad fiscal respecto de los recursos del orden nacional que se hayan ejecutado o debieron ejecutarse en el territorio del respectivo departamento por el nivel desconcentrado de las entidades del orden nacional y respecto de los recursos del orden nacional que se hayan ejecutado o debieron ejecutarse por parte de las entidades del orden territorial y descentralizadas por servicios.

ii) En única o primera instancia, de los procesos de responsabilidad fiscal que les sean asignados en virtud del control fiscal posterior excepcional.

2. La dirección de juicios fiscales de la contraloría delegada para investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva. Le corresponde conocer y decidir:

i) Del grado de consulta de las decisiones de archivo, cesación de la acción fiscal, fallos sin responsabilidad fiscal y fallos con responsabilidad fiscal, cuando el responsable fiscal haya estado asistido por apoderado de oficio, proferidos por las gerencias departamentales colegiadas.

ii) De los recursos de apelación y queja que se presenten en los procesos de responsabilidad fiscal que conocen las gerencias departamentales colegiadas.

PAR.—Cuando los recursos públicos han sido ejecutados o debieron ejecutarse en diferentes departamentos, se observarán las siguientes reglas para determinar la competencia de la gerencia departamental colegiada:

1. Cuando se hayan proferido varios autos de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, el conocimiento corresponderá a la gerencia departamental colegiada que profirió el primero.

2. Para el trámite de procesos de responsabilidad fiscal que se originen por el manejo de recursos del nivel desconcentrado de la entidad del orden nacional, cuando esta tenga una circunscripción territorial que abarque más de un departamento u otros departamentos, la gerencia departamental colegiada competente será aquella en la que se encuentre localizada la sede principal del nivel desconcentrado de la entidad del orden nacional.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 25.—Sustanciación de las decisiones en el proceso de responsabilidad fiscal en el nivel desconcentrado. El conocimiento, trámite y decisión de los procesos de responsabilidad fiscal será competencia de los directivos colegiados de la gerencia departamental colegiada quienes tendrán la dirección integral de los mismos.

El funcionario sustanciador dará el respectivo impulso a los procesos de responsabilidad fiscal y deberá proyectar los autos y fallos, siguiendo los lineamientos trazados por el funcionario que dirige la actuación, bajo la coordinación del funcionario designado para tal fin.

Dichos autos serán suscritos por el funcionario de conocimiento, o por la colegiatura según sea el caso, no obstante, la sustanciación y revisión de las decisiones será acreditada con la firma de los funcionarios que desempeñaron esos roles.

(Nota: Aclarado por la Resolución Orgánica 7364 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO VIII

Decisiones colegiadas y unitarias en el ejercicio de la acción fiscal

ART. 26.—Realizado el reparto de los asuntos por el presidente de la gerencia, el directivo colegiado asignado previo el trámite que corresponda y respetando los términos de ley para cada clase de actuación, registrará en la secretaría de la colegiatura el proyecto de decisión que corresponda, labor para la cual se apoyará en su equipo de trabajo.

Una vez registrado el proyecto de decisión por parte del directivo ponente, el presidente de la gerencia incluirá el asunto en el orden del día de la sesión inmediatamente siguiente; junto con el orden del día se entregará a los demás directivos de la gerencia departamental colegiada, una copia de la ponencia registrada en medio físico o electrónico.

Los demás directivos colegiados deberán realizar el estudio del proyecto y en la sesión correspondiente expondrán de manera argumentada su acuerdo o desacuerdo con la decisión o ponencia proyectada para proferir la decisión final, lo cual se hará constar en un acta.

ART. 27.—Clases de providencias. Los servidores públicos que intervengan en la indagación preliminar fiscal y el proceso de responsabilidad fiscal, se pronunciarán mediante autos y fallos. Son autos las providencias de trámite o interlocutorias y fallos los que deciden sobre la responsabilidad fiscal de los implicados.

ART. 28.—Decisiones colegiadas. Las siguientes decisiones deberán proferirse colegiadamente.

1. Abrir la indagación preliminar fiscal.

2. Archivar la indagación preliminar fiscal.

3. Abrir proceso de responsabilidad fiscal (ordinario o verbal).

4. Decretar medidas cautelares.

5. Levantar las medidas cautelares o aprobar la sustitución de las mismas.

6. Proferir el auto de imputación de responsabilidad fiscal.

7. Archivar el proceso de responsabilidad fiscal.

8. Vincular y desvincular presuntos responsables.

9. Vincular y desvincular terceros civilmente responsables.

10. Decidir solicitudes de nulidad o decretarlas oficiosamente.

11. (Modificado).* Decidir sobre el decreto de pruebas de oficio o a petición de parte.

*(Nota: Modificado el presente numeral por la Resolución Organica 6928 de 2013 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

12. Fallar el proceso de responsabilidad fiscal.

13. Resolver solicitudes de revocatoria directa.

14. Ordenar de oficio la revocatoria directa.

15. Resolver los recursos que se interpongan contra las anteriores decisiones en tanto sean procedentes.

16. Decidir sobre la cesación de la acción fiscal por pago o por reposición del bien.

PAR.—Las demás decisiones para el impulso y trámite de las indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal, serán competencia del directivo colegiado ponente a quien le haya sido asignado el asunto.

CAPÍTULO IX

Actuaciones procesales

ART. 29.—Formación de los expedientes. Los expedientes que contengan las actuaciones resultantes del proceso fiscal micro, control fiscal posterior excepcional, indagación preliminar y proceso de responsabilidad fiscal y proceso administrativo sancionatorio fiscal, deberán conformarse con sujeción a lo dispuesto en la guía general de gestión documental de la Contraloría General de la República, protegiendo y preservando la información y documentos contenidos en ellos y garantizando la reserva legal cuando esta proceda.

ART. 30.—Copias. Las copias de los expedientes se expedirán a costa de los interesados, previa acreditación del pago de las mismas, el cual se efectuará mediante consignación a favor del Fondo de Bienestar Social de la Contraloría General de la República, salvo que las solicite autoridad competente o los miembros de consultorio jurídico para fungir como apoderados de oficio, siempre que la entidad cuente con los recursos físicos para su expedición.

CAPÍTULO X

Disposiciones comunes

ART. 31.—Políticas y directrices. El Contralor General de la República y la contraloría delegada para investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva son las instancias encargadas de impartir las políticas y directrices sobre el proceso de responsabilidad fiscal que deba desarrollar la Contraloría General de la República, dadas las facultades que en este sentido les otorga la ley.

ART. 32.—Supervisión. El contralor delegado para investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva o el funcionario que este designe podrán adelantar labores de seguimiento y supervisión a las dependencias y funcionarios encargados de la indagación preliminar o proceso de responsabilidad fiscal y a las actuaciones que estos adelanten, sin que para estos efectos sea oponible reserva alguna.

ART. 33.—Sistemas de información institucional. Los sustanciadores de indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal, son responsables de suministrar, alimentar y actualizar en forma veraz y oportuna los datos requeridos por los sistemas de información institucionales. La supervisión del cumplimiento de esta actividad estará a cargo del presidente de la gerencia departamental colegiada.

ART. 34.—(Derogado).* Relatoría. La contraloría delegada para investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva dispondrá lo necesario para la organización y funcionamiento de una relatoría encargada de compilar las principales decisiones proferidas y que puedan contribuir a unificar criterios, fijar directrices para el desarrollo de un proceso fiscal más eficiente y oportuno.

*(Nota: Derogado por la Resolución Organizacional OGZ-0435 de 2016 artículo 4° de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO XI

Vigencia y derogatorias

ART. 35.—Los asuntos que a la fecha de expedición de la presente resolución se encuentren en trámite o radicados para trámite en una gerencia departamental seguirán siendo de competencia de dicha gerencia hasta su culminación, pero se adelantarán de conformidad con lo dispuesto en la presente resolución.

Para tal efecto los coordinadores de gestión harán entrega a los directivos colegiados de los asuntos que actualmente conocen.

PAR. TRANS.—Las solicitudes de apertura de procesos administrativos sancionatorios, y que a la fecha no se ha iniciado proceso por parte de la contraloría delegada de gestión pública e instituciones financieras, que corresponda a Bogotá, D.C., y/o sus entidades descentralizadas, así como el departamento de Cundinamarca, se remitirán al contralor provincial de Cundinamarca o Distrital de Bogotá, D.C., según corresponda, para el trámite pertinente.

Los procesos administrativos sancionatorios que contra las entidades de Bogotá, D.C., y el departamento de Cundinamarca, tramita la contraloría delegada de gestión pública, continuará esta con el conocimiento de los mismos hasta su culminación.

(Nota: Aclarado el parágrafo transitorio por la Resolución Orgánica 6560 de 2012 artículo 1° de la Contraloría General de la República)

ART. 36.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, modifica en su parte pertinente las resoluciones orgánicas 5044 y 5045 de 2000, 5500 de 2003, 5554 de 2004, 5868 de 2007, 6497 de 2012 y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a de 18 de abril de 2012.