RESOLUCIÓN ORGÁNICA 7 DE 2006 

(Agosto 14)

“Por la cual se adoptan los procesos y procedimientos de la Auditoría General de la República”.

(Nota: Véase Resolución Orgánica 4 de 2019 artículo 2° de la Auditoría General de la República)

La Auditora General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por los artículos 13, numeral 1º y 17 del Decreto-Ley 272 de 2000,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 872 de 2003, creó el sistema de gestión de la calidad en las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual debe estar enmarcada en las políticas, planes y estrategias de cada organismo estatal;

Que de acuerdo con la misma normatividad, el sistema de gestión de la calidad debe adoptar en cada entidad, un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente;

Que en aplicación de la citada normatividad, la Auditoría General de la República, mediante la Resolución Orgánica 6 de 2004, adoptó la metodología para la elaboración y actualización del manual de procedimientos y dispuso que los jefes de cada dependencia dieran aplicación a la misma en la revisión, actualización, creación o supresión de los procedimientos administrativos o misionales a su cargo;

Que con sujeción a las mencionadas metodologías y a los parámetros de la norma técnica colombiana de la gestión pública NTCGP 1000:2004, se caracterizaron los siguientes procesos “orientación institucional - OI”, “relaciones interinstitucionales - RI”, “gestión del proceso auditor - PA”, “participación ciudadana - PC”, “gestión del talento humano - TH”, “recursos físicos y financieros - RF”, “gestión documental - GD” y “control, evaluación y mejora - EV” y se elaboraron los procedimientos para llevarlos a cabo;

Que para efectos de la aplicación e implementación de los procesos y procedimientos en desarrollo del sistema de gestión de la calidad, se requiere la adopción de los mismos y su permanente actualización,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar en todas sus partes los procesos denominados “orientación institucional - OI”, “relaciones interinstitucionales - RI”, “gestión del proceso auditor - PA”, “participación ciudadana - PC”, “gestión del talento humano - TH”, “recursos físicos y financieros - RF”, “gestión documental - GD” y “control, evaluación y mejora - EV” dentro del sistema de gestión de la calidad de la Auditoría General de la República y los procedimientos que se relacionan a continuación, los cuales forman parte integral del sistema de gestión de la calidad de la Auditoría General de la República:

Procedimientos por proceso de calidad

ProcesoCódigo del procedimientoProcedimiento
Orientación institucional - OIOI.120.20.01.P01.PProcedimiento para la formulación y modificación del plan estratégico.
Orientación institucional - OIOI.120.20.01.P02.PProcedimiento para la formulación, seguimiento y modificación del plan operativo anual - POA.
Orientación institucional - OIOI.120.20.01.P03.PPara el diseño e implementación del sistema de información organizacional en la AGR.
Orientación institucional - OIOI.120.20.01.P04.PProcedimiento para la medición de la satisfacción de las partes interesadas.
Orientación institucional - OIOI.120.20.01.P05.PProcedimiento para la revisión del sistema de gestión de calidad, por la alta dirección.
Relaciones interinstitucionales - RIRI.110.20.01.P01.PAtención actuaciones judiciales ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo.
Relaciones interinstitucionales - RIRI.110.20.01.P02.PAtención de actuaciones judiciales ante la Corte Constitucional.
Relaciones interinstitucionales - RIRI.110.20.01.P03.PAtención de actuaciones de tutela promovidas en contra de la AGR.
Relaciones interinstitucionales - RIRI.110.20.01.P04.PProcedimiento para asistir a las audiencias de conciliación.
Relaciones interinstitucionales - RIRI.120.20.01.P05.PProcedimiento para la administración de la página web.
Relaciones interinstitucionales - RIRI.140.20.01.P06.PProcedimiento de divulgación, promoción y comunicación institucional.
Relaciones interinstitucionales - RIRI.140.20.01.P07.PProcedimiento para la formulación, presentación y seguimiento de proyectos.
Relaciones interinstitucionales - RIRI.110.20.01.P08.PProcedimiento de elaboración de proyectos normativos
Relaciones interinstitucionales - RIRI.110.20.01.P09.PProcedimiento para el pago de obligaciones que pueden generar acciones de repetición y estudio en comité de la procedencia de la acción de repetición.
Gestión proceso auditor - PAPA.210.20.02.P01.PProcedimiento para la elaboración, aprobación y divulgación del plan general de auditorías.
Gestión proceso auditor - PAPA.210.20.02.P02.PProcedimiento para la ejecución del plan general de auditorías.
Gestión proceso auditor - PAPA.210.20.02.P03.PProcedimiento para el seguimiento y modificación del PGA.
Participación ciudadana - PCPC.210.20.02.P01.PProcedimiento para activar los medios de participación ciudadana de la AGR.
Participación ciudadana - PCPC.210.20.02.P02.PProcedimiento para el tratamiento de los requerimientos de la ciudadanía.
Participación ciudadana - PCPC.110.20.02.P03.PProcedimiento para la elaboración de conceptos.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P01.PProvisión de cargos de libre nombramiento y remoción por nombramiento ordinario y por encargo.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P02.PProvisión de cargos de carrera administrativa por encargo o por nombramiento provisional.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P03.PAsignación de funciones.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P04.PExpedición de certificaciones laborales.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P05.PComisiones de servicios al interior y al exterior del país.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P06.PComisión de estudios.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P07.PRetiro parcial de cesantías.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P08.PControl préstamo de hojas de vida.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P09.PElaboración, ejecución y seguimiento al programa de inducción y reinducción.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P10.PElaboración, ejecución y seguimiento del plan de bienestar social.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P11.PElaboración, ejecución y seguimiento al programa de salud ocupacional.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P12.PElaboración, ejecución y seguimiento del plan de capacitación.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P13.PElaboración, ejecución y seguimiento del plan de estímulos.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P14.PProcedimiento para la evaluación del desempeño.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P15.PReconocimiento de horas extras y autorización de días compensatorios.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P16.PLicencia de maternidad o paternidad.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P17.PLicencia por enfermedad.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P18.PLicencia ordinaria no remunerada.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P19.PAutorización, disfrute y pago de vacaciones.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P20.PRetención en la fuente.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P21.PRetiro de funcionarios.
Gestión talento humano - THTH.232.20.01.P22.PLiquidación de nómina mensual y de ex funcionarios.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P01.PElaboración del plan de compras.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P02.PTrámite para contratar la prestación de servicios generales y personales o adquisición de bienes con formalidades plenas de menor cuantía.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P03.PTrámite para contratar la prestación de servicios generales y personales o adquisición de bienes sin formalidades plenas (orden de compra o servicio).
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P04.PElaboración de proyectos.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.110.20.01.P05.PElaboración minutas de contrato.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.110.20.01.P06.PEvaluación jurídica de propuestas.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.110.20.01.P07.PAprobación pólizas.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.110.20.01.P08.PVerificación de los requisitos de perfeccionamiento y legalización de los contratos.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.110.20.01.P09.PPublicación contratos.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P10.PSupervisión de contratos.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P11.PRecepción de facturas.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P12.PIngreso de bienes al almacén.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.231.20.01.P13.PProcedimiento para el manejo de tesorería.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.231.20.01.P14.PProcedimiento para el manejo contable.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.231.20.01.P15.PProcedimiento para el registro contable proyecto BID 1243/OC-CO.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.231.20.01.P16.PProcedimiento para el manejo presupuesto.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.110.20.01.P17.PLiquidación de contratos y archivo.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P18.PTraslado entre dependencias.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P19.PPedido de elementos al almacén.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P20.PCaja menor.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P21.PInventarios.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P22.PBaja de inventarios y venta de bienes.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P23.PBienes recibidos en comodato.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P24.PDaño o pérdida de bienes a cargo de funcionarios.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.233.20.01.P25.PDonación de bienes.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.120.20.01.P26.PDesarrollo y mantenimiento de la infraestructura tecnológica.
Gestión recursos físicos y financieros - RFRF.120.20.01.P27.PAtención a usuarios de la plataforma tecnológica.
Gestión documental - GDGD.233.20.01.P01.PManejo de correspondencia institucional.
Gestión documental - GDGD.233.20.01.P02.PAsesoría para la organización del archivo de gestión de la AGR.
Gestión documental - GDGD.233.20.01.P03.PTransferencia documental al archivo central.
Gestión documental - GDGD.233.20.01.P04.PPréstamo de documentos de archivo y material bibliográfico.
Gestión documental - GDGD.233.20.01.P05.PActualización de la tabla de retención documental.
Gestión documental - GDGD.233.20.01.P06.PEntrega de documentos de gestión por retiro o traslado de funcionarios.
Gestión documental - GDGD.233.20.01.P07.PSeguridad de los inventarios documentales en el archivo central.
Gestión documental - GDGD.233.20.01.P08.PAdquisición de material bibliográfico.
Gestión documental - GDGD.233.20.01.P09.PPréstamo interbibliotecario.
Control, evaluación y mejora - EVEV.120.20.01.P01.PTratamiento de no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas.
Control, evaluación y mejora - EVEV.130.20.02.P02.PProcedimiento de programación, ejecución y seguimiento de auditoría interna.
Control, evaluación y mejora - EVEV.130.20.01.P03.PProcedimiento para la suscripción y presentación del plan de mejoramiento institucional con la Contraloría General de la República.
Control, evaluación y mejora - EVEV.130.20.01.P04.PProcedimiento de institucionalización del autocontrol.

Procedimientos por proceso de calidad

ProcesoCódigo del procedimientoProcedimiento
Control, evaluación y mejora - EVEV.130.20.01.P05.PEvaluación de la austeridad del gasto de la AGR.
Control, evaluación y mejora - EVEV.130.20.01.P06.PProcedimiento para control interno contable.
Control, evaluación y mejora - EVEV.130.20.01.P07.PProcedimiento para la elaboración y presentación del informe para evaluación periódica de la Contraloría General de la República sobre el cumplimiento del plan de mejoramiento.
Control, evaluación y mejora - EVEV.140.20.01.P08.PPara tramitar indagación preliminar disciplinaria.
Control, evaluación y mejora - EVEV.140.20.01.P09.PPara tramitar procesos ordinarios disciplinarios.
Control, evaluación y mejora - EVEV.140.20.01.P10.PProcedimiento verbal disciplinario.
Control, evaluación y mejora - EVEV.140.20.01.P11.PProcedimiento para ejecución y registro de sanciones disciplinarias.
Control, evaluación y mejora - EVEV.120.20.01.P12.PProcedimiento para medir la gestión de la AGR.
Control, evaluación y mejora - EVEV.120.20.01.P13.PProcedimiento para la elaboración del anteproyecto de presupuesto.
Control, evaluación y mejora - EVEV.120.20.01.P14.PProcedimiento para la elaboración y modificación de procedimientos.

PAR.—Los procedimientos anteriormente relacionados están contenidos en el manual de procedimientos de la Auditoría General, el cual forma parte de la presente resolución.

ART. 2º—La aplicación de los procesos y procedimientos adoptados mediante la presente resolución es de obligatorio cumplimiento para los funcionarios de la Auditoría General de la República, según las funciones inherentes a cada área, so pena de incurrir en causal de falta disciplinaria.

La aplicación del proceso “gestión de procesos fiscales - PF” y sus procedimientos, adoptados mediante Resolución 4 del 12 de mayo de 2006, es de obligatorio cumplimiento para los funcionarios de las gerencias seccionales de la AGR, so pena de incurrir en causal de falta disciplinaria.

PAR.—Los contratistas vinculados a la Auditoría General de la República deberán dar cumplimiento a este artículo durante la ejecución de las actividades objeto del contrato.

(Nota: Modificado el inciso primero del presente artículo por la Resolución Orgánica 8 del 2006 artículo 2º de la Auditoría General de la República)

ART. 3º—El director de la oficina de planeación tendrá a su cargo la difusión de los procesos de “orientación institucional - OI”, “relaciones interinstitucionales - RI”, “gestión del proceso auditor - PA”, “participación ciudadana - PC”, “gestión de procesos fiscales – PF”, “gestión del talento humano - TH”, “recursos físicos y financieros - RF”, “gestión documental - GD” y “control, evaluación y mejora - EV” y los procedimientos adoptados, y el apoyo a los líderes de cada proceso para su implementación, aseguramiento y mejoramiento continuo.

PAR.—Se entiende por líderes de proceso los funcionarios responsables de la implementación, aplicación y mejoramiento continuo de estos, determinados como tales en la caracterización de cada proceso.

ART. 4º—Los procesos y procedimientos aprobados mediante el presente acto administrativo estarán sometidos al mejoramiento continuo; al efecto, todo ajuste, modificación y/o actualización deberá realizarse conforme lo estipulado en el capítulo VIII: seguimiento y actualización de la metodología para la elaboración y actualización de procedimientos, adoptada por Resolución Orgánica 6 de 2004 o en la que la modifique o sustituya.

ART. 5º—La oficina de control interno verificará el cumplimiento de los procesos y procedimientos adoptados y garantizará que en las modificaciones se incluyan los elementos de control necesarios en los términos del Decreto 1599 de 2005 y la Resolución Orgánica 17 de 2005 de la AGR.

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de agosto de 2006.

(Nota: Véase Resolución Orgánica 4 de 2019 artículo 2° de la Auditoría General de la República)

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