Auditoría General de la República

RESOLUCIÓN ORGÁNICA 7 DE 2012 

(Noviembre 7)

“Por medio de la cual se reglamenta la Rendición de la cuenta electrónica por parte de las contralorías y el fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República y la revisión por parte de la Auditoría General de la República

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

El Auditor General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas por el artículo 274 de la Constitución Política de Colombia, los artículos 2º, 17, 23, 24 y 32 del Decreto-Ley 272 de 2000 y de conformidad con lo dispuesto en las sentencias C-1339 de 2000 y C-599 de 2011 de la Corte Constitucional, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 274 de la Constitución Política y los artículos 2º y 17 numeral 12 del Decreto-Ley 272 de 2000 y las sentencias C-1339-00 y C-599-11 corresponde a la Auditoría General de la República ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de la Contraloría General de la República, de las contralorías departamentales, distritales, municipales y del fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República;

Que el numeral 2º del artículo 17 del Decreto-Ley 272 de 2000, le asigna al Auditor General de la República la función de prescribir los métodos y la forma en que sus vigilados deben rendir la cuenta; y determinar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultado a aplicarse en el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal y la evaluación del control fiscal interno;

Que el artículo 9º de la Ley 42 de 1993 establece que para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno con miras a establecer la economía, eficacia, eficiencia y la equidad de sus actuaciones;

Que el numeral 5º del artículo 23 del Decreto-Ley 272 de 2000, asigna como función de la auditoría delegada para la vigilancia de la gestión fiscal, ejercer la vigilancia de la gestión fiscal a través de la revisión de la cuenta y los demás sistemas de control fiscal, sobre los organismos sometidos a la vigilancia de la Auditoría General de la República; de conformidad con la asignación de competencias y tareas internas que efectúe el auditor general;

Que el numeral 9º del artículo 24 del Decreto-Ley 272 de 2000 faculta a la dirección de control fiscal para adelantar la revisión de la cuenta y realizar la auditoría de gestión integral a la Contraloría General de la República y demás entes vigilados, según la asignación de competencias que efectúe el auditor general;

Que el numeral 2º del artículo 32 del Decreto-Ley 272 de 2000 asigna a las gerencias seccionales la función de dirigir, coordinar y ejecutar, en el ámbito de su jurisdicción, la revisión de la cuenta y la ejecución de las auditorías sobre los organismos sometidos a su vigilancia, sin perjuicio de la redistribución de competencias y tareas que efectúe el auditor general;

Que mediante Resolución Orgánica 9 de 2011, el auditor general de la República asignó la competencia para ejercer la vigilancia de la gestión fiscal del fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República, a la dirección de control fiscal de la Auditoría General de la República;

Que mediante la Resolución Orgánica 16 de 2005, la Auditoría General de la República dio inicio e implementó la forma y los términos para la rendición electrónica y revisión de las cuentas de las entidades sujetas a su vigilancia fiscal;

Que el artículo 1º numeral 4º de la Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, indica que, con el fin de articular la actuación de la administración pública y de disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados se incentivará el uso de medios tecnológicos integrados;

Que el parágrafo del artículo 1º del Decreto 1151 de 2008, “por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia” incluye dentro del ámbito su aplicación, además de la administración pública, todos los organismos y ramas del Estado, quienes deberán seguir los lineamientos señalados en esta norma de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 6º de la Ley 489 de 1998;

Que el artículo 2º del Decreto 1151 de 2008 señala que el objetivo de la estrategia de Gobierno en Línea es contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo; y que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas, a través del aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación;

Que la Auditoría General de la República, en cumplimiento del Decreto 1151 de 2008 y de sus objetivos institucionales, continuará con la utilización del sistema de rendición electrónica de cuentas de las contralorías y del fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República, sistema que ha permitido agilizar la rendición de las mismas; y a su vez actualizar la base de datos de información de las entidades vigiladas permitiendo oportunidad y eficiencia en el ejercicio del control fiscal que realiza;

Que de conformidad con el artículo 3º principios orientadores del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas se desarrollarán con arreglo a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad;

Que en virtud del principio de celeridad, las autoridades impulsarán oficiosamente los procedimientos, e incentivarán el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas;

Que en virtud del principio de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán, de acuerdo con este código las irregularidades procedimentales que se presenten, en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación administrativa;

Que en mérito de lo anteriormente expuesto la Auditora General de la República,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. La presente resolución regula la forma en que deben rendir la cuenta la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales, distritales y municipales y el fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 2º—Definición de cuenta. Es el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente la gestión fiscal realizada por los responsables del erario.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 3º—Rendición de la cuenta. Es el deber que tiene todo contralor y el gerente del fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República, de informar y responder a la Auditoría General de la República por la administración, manejo, rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados a la contraloría y al fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República sobre la gestión y los resultados en el cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas.

PAR.—Para efectos de la presente resolución se entiende por informar, la acción de comunicar a la Auditoría General de la República, en los formatos establecidos para ello, sobre la gestión fiscal realizada con los fondos, bienes y/o recursos públicos y sus resultados. Por responder, se entiende como aquella obligación que tiene de atender todos los requerimientos o solicitudes que se realicen en desarrollo de la revisión de la cuenta.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 4º—(Modificado).* Responsables de rendir la cuenta. Son responsables de rendir la cuenta a la Auditoría General de la República, el Contralor General de la República, los contralores departamentales, distritales y municipales y el gerente del fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República.

(Nota: Modificado por la Resolución 3 de 2013 artículo 1° de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 5º—Forma de rendir la cuenta. Los responsables rendirán la cuenta en forma electrónica a la Auditoría General de la República a través del módulo sistema de rendición electrónica de cuentas —Sirel— del sistema integral de auditoría —SIA misional AGR—.

La firma digital certificada de que trata la Ley 527 de 1999 y sus decretos reglamentarios, será exigible a los responsables de rendir la cuenta.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 6º—Formatos e instructivos. La rendición de la cuenta deberá presentarse en los formatos contenidos en el SIREL; los cuales deben diligenciarse conforme a lo establecido en el manual del usuario y el instructivo que hacen parte del Sirel. De la misma manera deberá adjuntarse la información complementaria y adicional que se exige en cada formato.

El acceso se realiza a través del hipervínculo, ubicado en la página web de la Auditoría General de la República (www.auditoria.gov.co).

PAR. 1º—Los documentos electrónicos, físicos y magnéticos que soporten la cuenta reposarán en los archivos de las correspondientes entidades y del fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República, a disposición de la Auditoría General de la Republica, quien podrá solicitarlos, consultarlos o evaluarlos en cualquier tiempo.

PAR. 2º—Para efectos de la rendición electrónica de la cuenta, la Contraloría General de la República, las contralorías territoriales y el fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República, deberán presentar los correspondientes estados financieros de conformidad con los parámetros y criterios definidos por la Contaduría General de la Nación.

PAR. 3º—La Auditoría General de la República comunicará previamente a los contralores y al gerente del fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República a través de la Interfase de rendición de la cuenta del módulo de rendición electrónica de cuentas, Sirel, del sistema integral de auditoría —SIA misional AGR—, las modificaciones o lineamientos e instrucciones para la rendición de la cuenta, si las hubiere.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 7º—Período y término de rendición. La información que integra la cuenta corresponde al ejercicio fiscal comprendido entre el primero (1º) de enero y el treinta y uno (31) de diciembre de cada año. La cuenta se presentará con la siguiente periodicidad y término:

1. La cuenta consolidada de cada año se rendirá en dos grupos de formatos, determinados en circular externa que será emitida a más tardar el primero (1º) de diciembre de la vigencia a rendir, así:

a) El primer grupo de formatos deberá rendirse a más tardar el treinta y uno (31) de enero de la vigencia siguiente;

b) El segundo grupo de formatos deberá rendirse a más tardar el veintiocho (28) de febrero de la vigencia siguiente.

2. A partir del año 2013 los sujetos vigilados presentarán una (1) rendición parcial sobre un grupo de formatos, los cuales serán determinados y comunicados mediante circular externa que será emitida a más tardar el quince (15) de mayo de la vigencia, correspondiente a la información del periodo comprendido entre el primero (1º) de enero al treinta (30) de junio del respectivo año. La fecha máxima de rendición será el treinta y uno (31) de julio del mismo año.

Cuando la fecha de presentación coincida con un día no hábil, el cumplimiento deberá efectuarse el primer día hábil siguiente.

No obstante lo anterior, la Auditoría General de la República podrá requerir en cualquier tiempo la información necesaria para el ejercicio del control fiscal.

PAR. 1º—La Auditoría General de la República informará previamente mediante circular externa los formatos a diligenciar en las rendiciones parciales.

PAR. 2º—Se tiene por no rendida la cuenta cuando:

1. No se presente dentro de los periodos y términos establecidos en el artículo 7º de la presente resolución.

2. No se presente en los formatos y con los requisitos establecidos en el manual del usuario de rendición electrónica de cuentas, Sirel y el instructivo de rendición de cuentas.

3. La información reportada no corresponda al ejercicio fiscal rendido.

PAR.—En caso de configurarse cualquiera de los eventos anteriores, se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993 o en las normas que la adicionen o modifiquen.

Sin perjuicio de la sanción correspondiente, en todo caso el responsable de rendirla deberá presentar la cuenta que cumpla con los parámetros y especificaciones señaladas por la Auditoría General de la República dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de recibo de los requerimientos.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 8º—Prórroga. La Auditoría General de la República podrá prorrogar el término previsto en el artículo anterior hasta por diez (10) días hábiles, previa solicitud debidamente motivada por el responsable de rendir la cuenta. La solicitud se podrá presentar hasta tres (3) días hábiles antes del vencimiento del término para rendir la cuenta salvo fuerza mayor o caso fortuito, eventos en los cuales se podrá presentar hasta el mismo día del vencimiento.

(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 3 de 2013 artículo 2° de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 9º—Sanciones en el sistema de rendición y revisión de cuentas. Como consecuencia del proceso de rendición y revisión de las cuentas, la Auditoría General de la República impondrá sanciones en aplicación a lo dispuesto en los artículos 100, 101 y 102 de la Ley 42 de 1993 o las normas que lo adicionen o modifiquen.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 10.—De la revisión y el pronunciamiento de la cuenta. A partir de la presentación de la cuenta correspondiente a cada vigencia fiscal, la Auditoría General de la República revisará la información rendida por los contralores y el gerente del fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República, sobre la administración, manejo, rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados a las contralorías y al fondo de bienestar social de la Contraloría General de la República, la gestión y sus resultados en cumplimiento de las funciones que le han sido conferidas. Su pronunciamiento se realizará a más tardar el 31 de diciembre del año siguiente a la presentación de la misma.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 11.—Levantamiento del fenecimiento. Si con posterioridad a la revisión de la cuenta aparecieren pruebas de operaciones fraudulentas o irregulares relacionadas con ella, se levantará el fenecimiento de conformidad con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 42 de 1993 y se harán los traslados para efectos del adelantamiento de los procesos correspondientes.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 12.—Facultades de revisión. Para el ejercicio del control fiscal la Auditoría General de la República podrá:

1. Verificar la exactitud de la información y la ocurrencia de hechos relacionados con la administración, manejo y rendimiento de bienes, fondos y recursos públicos.

2. Citar o requerir a los funcionarios responsables, servidores públicos, entidades o terceros que manejen fondos o bienes del Estado, para que corrijan, aclaren o expliquen las observaciones planteadas o contesten interrogatorios.

3. Exigir la presentación de documentos que soporten o aclaren la cuenta.

4. Ordenar la exhibición o examen de libros, comprobantes y soportes tanto del responsable como de terceros que manejen bienes, fondos o recursos del Estado obligados a llevar contabilidad.

5. Efectuar todas las diligencias necesarias para establecer la correcta rendición de la cuenta, facilitando a los responsables la aclaración de toda duda u omisión.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 13.—Derecho de contradicción al informe. El responsable de rendir la cuenta podrá contradecir, de considerarlo pertinente, las observaciones contenidas en el informe que sustenta el fenecimiento o no de la cuenta, en los términos establecidos en el manual del proceso auditor que rige el ejercicio del control fiscal de la Auditoría General de la República.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 14.—Manual del usuario. Para efectos del conocimiento, la divulgación, capacitación y aplicación del módulo de rendición electrónica de cuentas, Sirel, el “manual del usuario” está ubicado de manera interactiva en la página web de la Auditoría General de la República, www.auditoria.gov.co, este hace parte del sistema y se accede mediante el vínculo denominado manual interactivo, “Manual del usuario”.

(Nota: Derogado por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)

ART. 15.—Derogatoria y vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las resoluciones orgánicas 6 de 2008, 1 de 2011, 1 de 2012 y demás normas que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 7 de noviembre de 2012.

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 7 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 8 de 2015 artículo 17 de la Auditoría General de la República)

(Nota: Derogada por la Resolución Orgánica 6 de 2016 artículo 30 de la Auditoría General de la República)