Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL 240 DE 2015

(Abril 27)

“Por la cual se aprueban las tablas de retención documental-versión 4.1”.

(Nota: Derogada por la Resolución Organizacional OGZ-628-2017 de 2017 artículo 6° de la Contraloría General de la República)

El Contralor General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en el artículo 35 del Decreto 267 de 2000 y el artículo 8º del Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación,

CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística a nivel nacional, que debe velar por la organización, conservación y difusión del patrimonio documental del país;

Que la Ley 594 de 2000 establece en su artículo 24 la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental;

Que el Decreto 2609 de 2012 reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado, en el cual indica en su artículo 8º que uno de los instrumentos archivísticos para a gestión documental es la tabla de retención documental;

Que mediante Acuerdo 41 del 5 de mayo de 2000, emitido por el Archivo General de la Nación, se aprueba la tabla de retención documental presentada por la Contraloría General de la República;

Que el Acuerdo 38 de 2002 del Archivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, establece que el servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones;

Que el Acuerdo 42 de 2002 del Archivo General de la Nación, establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000;

Que el Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación, reglamenta parcialmente los Decretos números 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental;

Que el Acuerdo 5 de 2013 emitido por el Archivo General de la Nación, establece los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones;

Que el Acuerdo 2 de 2014 emanado por el Archivo General de la Nación, establece los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones;

Que por medio de la Resolución Orgánica 5574 del 13 de mayo de 2004, la Contraloría General de la República adoptó las tablas de retención documental;

Que la Resolución Orgánica 6680 de 2012 expedida por la CGR “adopta herramientas y actuaciones especiales de control fiscal con miras a maximizar su eficiencia, oportunidad y efectividad, así como la evaluación de la información estratégica resultante del ejercicio de la vigilancia fiscal”, lo que genera una nueva producción documental requiriendo la agrupación de documentos por series o subseries, para la conformación y organización de expedientes;

Que la Resolución Orgánica 7362 del 20 de diciembre de 2013 expedida por la CGR (derogada por la Res. 101/2014), otorgó competencias a la vice contralora general, a los contralores auxiliares y a la directora de la oficina jurídica, la competencia para adelantar o adecuar, cuando fuera procedente, el proceso de responsabilidad fiscal; lo que generó, en vigencia de esta, una nueva producción documental, haciéndose necesario la organización de expedientes desde su producción y recepción documental, requiriendo la utilización de la subserie documental procesos de responsabilidad fiscal;

Que mediante Acta 1 del 2 de abril de 2014, el comité de archivo de la contraloría general de la república aprobó la actualización de las tablas de retención documental versión 4.1;

Que el Acuerdo 4 de 2013 del Archivo General de la Nación, reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental, en el literal e), del artículo 10, indicando lo siguiente: “Transcurridos noventa (90) días, desde la presentación de la TRD o TVD, a los consejos departamentales o distritales de archivos o al Archivo General de la Nación, sin que dicha instancias se hayan pronunciado, la entidad procederá a su inmediata implementación”;

Que teniendo en cuenta lo anterior, la Contraloría General de la República radicó la actualización de tablas de retención documental versión 4.1, ante el Archivo General de la Nación el día 23 de abril de 2014, y los noventa (90) días se cumplieron el día 4 de septiembre de 2014, y como quiera que el Archivo General de la Nación no se pronunció durante el término establecido, se procederá a continuar con el trámite de la implementación de la tabla de retención documental versión 4.1;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Aprobar las tablas de retención documental-versión 4.1 las cuáles serán de obligatorio cumplimiento en la Contraloría General de la República (CGR).

(Nota: Derogada por la Resolución Organizacional OGZ-628-2017 de 2017 artículo 6° de la Contraloría General de la República)

ART. 2º—Ordenar la aplicación de las tablas de retención documental en todas las dependencias de la Contraloría General de la República.

(Nota: Derogada por la Resolución Organizacional OGZ-628-2017 de 2017 artículo 6° de la Contraloría General de la República)

ART. 3º—Responsabilidad en la aplicación de las tablas de retención documental. El jefe de cada dependencia de la Contraloría General de la República (CGR), será el responsable de hacer cumplir la aplicación de las tablas de retención documental, para la organización, transferencia y eliminación de documentos, de conformidad con lo indicado en dicho instrumento archivístico.

(Nota: Derogada por la Resolución Organizacional OGZ-628-2017 de 2017 artículo 6° de la Contraloría General de la República)

ART. 4º—Seguimiento y asesoría. El seguimiento y la asesoría para el uso y aplicación de las tablas de retención documental será responsabilidad de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia (DIAC).

(Nota: Derogada por la Resolución Organizacional OGZ-628-2017 de 2017 artículo 6° de la Contraloría General de la República)

ART. 5º—Las tablas de retención documental deberán publicarse en la página web de la CGR y mantenerse en dicho sitio permanentemente.

(Nota: Derogada por la Resolución Organizacional OGZ-628-2017 de 2017 artículo 6° de la Contraloría General de la República)

ART. 6º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución reglamentaria rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de abril de 2015.

(Nota: Derogada por la Resolución Organizacional OGZ-628-2017 de 2017 artículo 6° de la Contraloría General de la República)