Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL OGZ-0328 DE 2015

(Octubre 29)

“Por la cual se adopta el registro de activos de información-versión 1.0, el índice de información clasificada y reservada-versión 1.0 y el esquema de publicación de información-versión 1.0 de la Contraloría General de la República”.

El Contralor General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en el artículo 35 del Decreto 267 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con el artículo 6º del Decreto-Ley 267 de 2000, la Contraloría General de la República, en ejercicio de su autonomía administrativa, debe definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política.

Que los numerales 2º y 4º del artículo 35 del Decreto-Ley 267 de 2000, establece como funciones del Contralor General de la República, las de “Adoptar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Contraloría General de la República, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal otorgada por la Constitución y la ley” y “Dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley”.

Que el artículo 1º de la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” señaló como objetivo el de “desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

Que el objeto de la Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”, es el de regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.

Que la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones” en el artículo 24 señala: “Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental”.

Que el Decreto 1080 de 2015 por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector cultura, estableció en el título V, artículo 2.8.5.1., como instrumentos de la gestión de información pública el registro de activos de información, el índice de información clasificada y reservada, el esquema de publicación y el programa de gestión documental.

Que el Decreto 1080 de 2015 por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector cultura, estableció en el título V, capítulo I Registro de activos de información, artículo 2.8.5.1.1. Concepto del registro de activos de información. El registro de activos de información es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal.

Que el Decreto 1080 de 2015, por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector cultura, estableció en el título V, capítulo II Índice de información clasificada y reservada, artículo 2.8.5.2.1. Concepto del índice de información clasificada y reservada. El índice de Información clasificada y reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada y reservada.

Que el Decreto 1080 de 2015, por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector cultura, estableció en el título V, capítulo III Esquema de publicación de información, artículo 2.8.5.3.1. Concepto. El esquema de publicación de información es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3º de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma.

Que el artículo 2.8.5.2. ibídem, indica que el registro de activos de información, el índice de información clasificada y reservada, el esquema de publicación y el programa de gestión documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado.

Que en virtud de lo anterior, se hace necesario que la Contraloría General de la República adopte el registro de activos de información, el índice de información clasificada y reservada y el esquema de publicación de información, con el propósito de atender los lineamientos establecidos en la ley.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el registro de activos de información-versión 1.0, el índice de información clasificada y reservada-versión 1.0 y el esquema de publicación de información-versión 1.0, como instrumentos de gestión de información pública de la Contraloría General de la República.

Los anexos de registro de activos de información-versión 1.0, índice de información clasificada y reservada-versión 1.0 y esquema de publicación de información-versión 1.0 hacen parte integral de la presente resolución.

PAR.—La información suministrada en el registro de activos de información y en el índice de información clasificada y reservada para cada categoría de información, también aplica para las categorías de información o series y subseries documentales establecidas en las tablas de retención documental de las gerencias departamentales colegiadas.

ART. 2º—Los jefes de cada dependencia estarán a cargo de las actualizaciones del registro de activos de información y del índice de información clasificada y reservada, y estas deberán ser informadas a la oficina de comunicaciones y publicaciones y a la dirección de imprenta, archivo y correspondencia para que se adelanten las acciones correspondientes de versionar y tramitar el acto administrativo para su posterior divulgación y publicación.

Las actualizaciones al esquema de publicación de información estarán a cargo de la oficina de comunicaciones, previa información de los jefes de cada dependencia sobre las actualizaciones que se requieran efectuar, así mismo esta oficina procederá a versionar y tramitar el acto administrativo para su posterior divulgación y publicación.

ART. 3º—La oficina de comunicaciones y publicaciones y la dirección de imprenta, archivo y correspondencia serán las encargadas de adelantar el seguimiento y brindar la asesoría correspondiente a las demás dependencias sobre los instrumentos de gestión de información pública como son el registro de activos de información y el índice de información clasificada y reservada.

El seguimiento y asesoría del esquema de publicación de información estará a cargo de la oficina de comunicaciones y publicaciones.

ART. 4º—el registro de activos de información, el índice de información clasificada y reservada y el esquema de publicación de información deberán publicarse en la página web de la Contraloría General de la República y mantenerse en dicho sitio permanentemente, en la sección transparencia y acceso a la información.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 29 de octubre de 2015.