Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL 440 DE 2016

(Junio 2)

“Por la cual se establecen actividades y responsabilidades para la administración y funcionamiento del sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes, Sireci, de la Contraloría General de la República”.

El Contralor General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en el artículo 5º y en los numerales 1º y 4º del artículo 35 del Decreto 267 de 2000, y.

CONSIDERANDO.

Que el inciso 1º del artículo 267 de la Constitución Política de Colombia establece que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.

Que el artículo 268 de la Carta Política le asigna atribuciones al Contralor General de la República dentro de las que se señalan en los numerales 1º y 12, la de prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse y dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial.

Que para el cumplimiento de su misión y objetivos, en desarrollo de las disposiciones constitucionales, el artículo 5º del Decreto 267 de 2000, le asignan funciones a la Contraloría General de la República dentro de las cuales se encuentra la de ejercer la vigilancia de la gestión fiscal conforme a los sistemas de control, procedimientos y principios que establezca la ley y el Contralor General de la República mediante resolución.

Que el artículo 6º del Decreto-Ley 267 de 2000 señala que al Contralor General de la República, en ejercicio de la autonomía administrativa, le corresponde definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución y en este decreto.

Que los numerales 1º y 4º del artículo 35 del Decreto 267 de 2000 establecen como función del Contralor General de la República la de fijar políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley y la de dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley.

Que mediante la Resolución Orgánica 7350 de 2013 se estableció el sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes, Sireci, con el fin de determinar el método y forma de rendir cuenta e informes que deben presentar a la Contraloría General de la República, los responsables de manejo de fondos o bienes de la Nación.

Que la precitada resolución orgánica fijó las modalidades de rendición de cuenta o informes, señaló a los responsables de rendir la cuenta o informe anual consolidado por cada entidad, así mismo determinó la forma de presentación, su contenido, periodicidad y términos de la información y prescribió la solicitud de prórrogas y sanciones, entre otros.

Que dentro del plan estratégico 2014-2018 se fijó como objetivo corporativo el de fortalecer el modelo de la vigilancia y control fiscal orientado a resultados efectivos y a la mejora de la gestión pública y en desarrollo del mismo se estableció como estrategia.

Orientar la vigilancia y control fiscal para incidir en la mejora y logro eficiente de los resultados misionales de los sujetos vigilados y fortalecer el modelo, procedimientos y técnicas para el ejercicio del proceso auditor atendiendo las diversas tipologías y complejidad de los sujetos de control, fundamentado en un control fiscal eficaz e incluyendo un control en línea.

Que el fortalecimiento institucional y la sostenibilidad tecnológica son fundamentales para el mejoramiento de la función de control y vigilancia fiscal de la gestión que ejerce la Contraloría General de la República.

Que teniendo en cuenta la importancia de la información registrada en el sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes, Sireci, para el desarrollo y cumplimiento de la misión constitucional de la Contraloría General de la República se hace necesario establecer actividades y asignar responsabilidades en la administración y funcionamiento de dicho sistema.

Que es fundamental que las dependencias responsables de la administración y funcionamiento del sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes, Sireci, dentro de sus competencias, interactúen a fin de armonizar y articular las actividades propias del sistema para su debida gestión.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE.

TÍTULO I

Aspectos generales

CAPÍTULO ÚNICO

Objeto

ART. 1º—Objeto. La presente resolución tiene como objeto establecer las actividades y responsabilidades que deberán desarrollar y asumir las contralorías delegadas sectoriales y generales, gerencias departamentales colegiadas, la coordinación intersectorial de regalías, las oficinas de planeación, sistemas e informática y capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional, dentro de su competencia, en la administración y funcionamiento del sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes, Sireci.

TÍTULO II

Administración del Sireci

CAPÍTULO I

Componentes

ART. 2º—Componentes. El sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes, Sireci está conformado por dos componentes: el componente conceptual y el componente tecnológico.

Componente conceptual: Son las actividades necesarias para definir temas relacionados con modalidades de rendición de cuenta e informes, responsables, formas y términos de presentación y/o entrega, contenidos (documentos y formularios electrónicos), periodicidad y uso de la información en el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal.

Componente tecnológico: Son las actividades inherentes al mantenimiento, operatividad y seguridad de la plataforma tecnológica del Sireci y la información que se administra en el sistema, como la parametrización de los formularios, creación de claves y contraseñas, registro en el sistema de autorizaciones para las rendiciones.

CAPÍTULO II

Responsabilidades

ART. 3º—Responsables del componente conceptual. Las contralorías delegadas sectoriales y generales, gerencias departamentales colegiadas y la coordinación intersectorial de regalías son responsables de la definición estructural del componente conceptual en lo referente a contenidos, forma, términos y periodos de la información que se debe rendir a través del Sireci.

ART. 4º—Responsable del componente tecnológico. Le corresponde a la oficina de sistemas e informática la responsabilidad de administrar el componente tecnológico que permita desarrollar los requerimientos que surjan con ocasión de la definición del componente conceptual, así como analizar la viabilidad tecnológica de los requerimientos conceptuales y procederá en consecuencia, en coordinación con la dependencia solicitante y la oficina de planeación.

ART. 5º—De los requerimientos conceptuales para la rendición de la cuenta e informes. Las contralorías delegadas sectoriales y generales, gerencias departamentales colegiadas y la coordinación intersectorial de regalías, son los responsables de proponer las modalidades de rendición de cuenta e informes, las formas, los contenidos (documentos y formularios electrónicos), la periodicidad de rendición y los términos de presentación, así como las modificaciones a que haya lugar.

PAR.—Las gerencias departamentales colegiadas tramitarán sus requerimientos conceptuales por intermedio de las contralorías delegadas sectoriales y generales o la coordinación intersectorial de regalías, según sea el caso y competencia.

ART. 6º—Del análisis de los requerimientos conceptuales. La oficina de planeación es responsable de analizar la pertinencia de la información, la articulación, la coherencia, la funcionalidad y la oportunidad de los requerimientos conceptuales que formulen las dependencias competentes señaladas en el artículo tercero de la presente resolución.

Los requerimientos conceptuales que considere pertinentes, los remitirá a la oficina de sistemas e informática para su parametrización en el Sireci.

ART. 7º—De la parametrización de los requerimientos conceptuales. La oficina de sistemas e informática procederá a la parametrización de los requerimientos conceptuales técnicamente viables, ejecución de pruebas técnicas y publicación en el Sireci a que haya lugar.

ART. 8º—De la capacitación en el Sireci. La oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional es la dependencia encargada de programar y coordinar los procesos de capacitación de los funcionarios de la Contraloría General de la República y de los sujetos de control. Cuando así se requiera.

CAPÍTULO III

Actividades

ART. 9º—Contralorías delegadas sectoriales y generales y la coordinación intersectorial de regalías. Son actividades a cargo de estas dependencias, las siguientes.

1. Proponer nuevas modalidades o ajustes a las existentes para la rendición de información por parte de los sujetos de control y entidades del nivel territorial respecto de los recursos transferidos del orden nacional.

2. Proponer y estructurar los contenidos y requerimientos de información en las diferentes modalidades de rendición, que deben reportar a través del Sireci los sujetos de control y entes territoriales de su competencia.

3. Revisar y actualizar los requerimientos de información de acuerdo a las necesidades, cambios tecnológicos y normativos, que permitan garantizar la calidad, confiabilidad y buen uso de la misma.

4. Presentar a la oficina de planeación los requerimientos conceptuales, en lo relacionado con: Modalidades de rendición de cuenta e informes, responsables, formas, contenidos (documentos y formularios electrónicos), periodicidad de rendición, términos de presentación, entre otros.

5. Realizar las pruebas funcionales de los requerimientos conceptuales que hayan sido parametrizados y que sean de su competencia.

6. Brindar el soporte conceptual a los sujetos de control de acuerdo con su competencia.

7. Designar los funcionarios enlace necesarios para cumplir con las actividades y responsabilidades de la dependencia frente al Sireci, e informar oportunamente a las oficinas de sistemas e informática y de planeación de la Contraloría General de la República su designación.

8. Elaborar los documentos e instructivos necesarios para apoyar y facilitar el diligenciamiento de la información en el Sireci, según su competencia, y solicitar a la oficina de planeación que autorice y gestione la publicación en la página web de la CGR, en el link Sireci.

9. Consultar la información rendida por los sujetos de control y entidades del nivel territorial respecto de los recursos transferidos del orden nacional, como insumo del proceso auditor o para la realización de estudios sectoriales.

10. Gestionar las solicitudes de prórrogas para la transmisión de información a través de Sireci que efectúen los entes de control, de acuerdo a su competencia.

11. Autorizar en el Sireci la rendición de las modalidades con periodicidad variable de los sujetos de control de su competencia, conforme a la normatividad vigente.

12. Informar a la oficina de planeación la creación, modificación o eliminación de sujetos de control y entes territoriales de su competencia.

13. Informar a la oficina de sistemas e informática los datos generales parametrizados en el Sireci para la identificación del sujeto de control y de su representante legal, con el fin de mantener actualizada la base de datos del Sireci.

14. Apoyar la divulgación a través de los mecanismos institucionales, tanto virtuales como presenciales, de las modificaciones, cambios y demás situaciones que sobre el Sireci sean emitidos por parte de la Contraloría General de la República.

Los funcionarios enlace deberán atender los requerimientos que sobre el Sireci formulen los sujetos de control, entes territoriales de su competencia y los funcionarios de su dependencia.

La oficina de sistemas e informática desarrollará el mecanismo para que estas dependencias asuman la función.

ART. 10.—Oficina de planeación. Son actividades a cargo de la oficina de planeación, las siguientes.

1. Estudiar y analizar la pertinencia de los requerimientos conceptuales que presenten las contralorías delegadas “sectoriales y generales” y la coordinación intersectorial de regalías.

2. Solicitar a la oficina de sistemas e informática la parametrización de los requerimientos conceptuales.

3. Comunicar a la oficina de sistemas e informática las fechas límite de transmisión de información por entidad y por modalidad para que sean parametrizadas en el Sireci.

4. Tramitar ante la oficina de comunicaciones y publicaciones la publicación en la página web del Sireci de los documentos e instructivos que considere pertinentes.

5. Coordinar y realizar con las contralorías delegadas sectoriales y generales y demás dependencias de la contraloría con competencia en el asunto, las mesas de trabajo para el análisis y solución de inquietudes planteadas por los sujetos de control y entes territoriales.

6. Informar a la oficina de sistemas e informática sobre la creación, modificación y eliminación de sujetos de control y entes territoriales, para que actualice la base de datos del Sireci.

7. Apoyar y participar con las oficinas de capacitación, sistemas e informática y demás dependencias involucradas la realización de las actividades de capacitación sobre el Sireci dirigida a usuarios del sistema de la Contraloría General de la Republica y los externos a esta.

8. Elaborar los proyectos de actos administrativos relacionados con el Sireci y gestionar su aprobación ante las instancias competentes.

ART. 11.—Oficina de sistemas e informática. Son actividades a cargo de la oficina de sistemas e informática, las siguientes.

1. Crear en el Sireci los sujetos de control y entes territoriales responsables de rendir información a través del Sireci, según requerimientos tramitados por las diferentes dependencias ante la oficina de planeación.

2. Administrar el proceso de creación y entrega a los sujetos de control y entes territoriales de las claves y contraseñas. Así mismo, llevar el control de entrega, archivo de su expedición y vigencia de las mismas.

3. Realizar los ajustes tecnológicos que requiera el Sireci, para mantenerlo actualizado y con la debida funcionalidad frente a las necesidades de información y control de la Contraloría General de la República.

4. Propender por el adecuado funcionamiento tecnológico integral del Sireci.

5. Parametrizar en el Sireci los requerimientos conceptuales y mejoras en el diseño tecnológico de los formularios, solicitados por las diferentes dependencias ante la oficina de planeación.

6. Ejecutar las pruebas técnicas necesarias para garantizar el correcto y normal funcionamiento del Sireci, así como la continuidad en su operación.

7. Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo al Sireci, con la debida previsión y adopción de las medidas necesarias para garantizar la continuidad en su operación.

8. Habilitar el Sireci para la rendición de la cuenta e informes de las diferentes modalidades por parte de los sujetos de control y entes territoriales.

9. Brindar el soporte tecnológico sobre el Sireci que requieran los usuarios del mismo.

10. Otorgar autorizaciones de consulta a los contenidos de la cuenta e informes rendidos a través de Sireci, a los funcionarios de la Contraloría General de la República usuarios de dicha información.

11. Otorgar usuarios y contraseñas (accesos) a los enlaces del Sireci en las contralorías delegadas sectoriales, gerencias departamentales y coordinación intersectorial de regalías, a las herramientas que se requiera.

12. Realizar la gestión necesaria que garantice la debida custodia, copias de seguridad y la disponibilidad de la información reportada en el Sireci; y la trazabilidad de la interacción de los usuarios con dicha herramienta.

13. Designar los funcionarios enlace necesarios para cumplir con las actividades y responsabilidades de la dependencia frente Sireci.

CAPÍTULO IV

Oportunidad en la presentación de los requerimientos conceptuales

ART. 12.—Requerimientos conceptuales. Las contralorías delegadas sectoriales y generales y la coordinación intersectorial de regalías deberán presentar a la oficina de planeación sus requerimientos conceptuales, de manera oportuna considerando la fecha de corte de rendición de que trate la rendición de la modalidad respectiva.

TÍTULO III

Disposiciones finales

CAPÍTULO ÚNICO

Vigencia

ART. 13.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de junio de 2016.