Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL OGZ-0045-2014 DE 2014

(Julio 29)

“Por la cual se crea y organiza el Sistema de Gestión del Conocimiento en la Contraloría General de la República”.

La Contralora General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en el artículo 35, numeral 1 del Decreto-Ley 267 de 2000 y el artículo 4º del Decreto-Ley 271 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia, artículo 267, inciso primero, establece que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República.

Que el Decreto-Ley 267 de 2000, artículo 35, numeral 1, precisó como función del Contralor General “...Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley...”.

Que el Decreto-Ley 271 de 2000, artículo 4º, señala “...Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, las políticas y los programas de la entidad, el Contralor General de la República podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo. En el acto de creación de tales grupos se determinarán las actividades que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades...”.

Que la Contraloría General de la República de Colombia, CGR, desde 1965 es miembro de la Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores, Olacefs, organismo interinstitucional, autónomo, independiente y apolítico, creado como una asociación de carácter permanente que se encarga de cumplir funciones de investigación científica especializada y desarrollar tareas de estudio, capacitación, especialización, asesoría y asistencia técnica, formación y coordinación al servicio de sus miembros, así como de promover las relaciones entre éstos, con el objeto de fomentar su desarrollo y perfeccionamiento.

Que mediante la gestión del conocimiento las organizaciones pueden identificar, sistematizar, difundir y transferir el conocimiento y la experiencia existente entre sus colaboradores, de modo que puedan ser utilizados como un recurso disponible para los fines de la organización y la optimización de su desempeño.

Que la Olacefs adoptó en el Plan Estratégico 2010-2015 el Proyecto Sistema de Gestión del Conocimiento, SGC, y desarrolló el aplicativo para su implementación en las Entidades Fiscalizadoras Superiores, EFS, miembros.

Que son propósitos del Sistema de Gestión del Conocimiento, SGC, de Olacefs crear una memoria institucional propia a través de la recopilación del activo / capital intelectual en las EFS; potenciar el flujo de conocimiento entre sus miembros; y perfeccionar la capacidad de los profesionales de las EFS facilitando la disponibilidad y accesibilidad de la información del SGC.

Que el Sistema Integrado de Gestión y Control de la CGR, en el Macroproceso de Gestión del Talento Humano, Proceso Potencializar el Talento Humano, establece como uno de los objetivos de la oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional, el articular y dinamizar procesos de gestión del conocimiento.

Que mediante la comunicación 2014EE0050136 del 18 de marzo de 2014, suscrita por la Sra. Contralora General de la República, dirigida al Sr. Secretario Ejecutivo de la Olacefs, se acepta la invitación para que la CGR participe en el piloto de implementación del SGC de la Olacefs y se informa que la Dirección de la Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional de la CGR será el enlace oficial para dicho proyecto.

En mérito de lo expuesto;

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Organización y funcionamiento del Sistema de Gestión del Conocimiento de la CGR

ART. 1º—Creación. Créase el Sistema de Gestión del Conocimiento, SGC, de la Contraloría General de la República, cuya dirección estará a cargo del despacho del Vicecontralor, con la administración y coordinación por parte de la Oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional.

ART. 2º—Sistema de gestión del conocimiento. El sistema de gestión del conocimiento es el conjunto de políticas, estrategias, instancias, procedimientos, herramientas, metodologías y acciones orientadas a identificar, sistematizar, difundir, potenciar, aprovechar, formalizar y transferir el conocimiento y la experiencia de los servidores de la Contraloría General de la República, para mejorar el desempeño individual e institucional.

ART. 3º—Objetivos. Son objetivos del sistema de gestión del conocimiento, los siguientes:

1. Consolidar la memoria institucional o capital intelectual de la CGR, a través de la identificación y sistematización de las buenas prácticas y las lecciones aprendidas.

2. Aprovechar los conocimientos y las experiencias acumulados en cumplimiento de las funciones de los colaboradores, para mejorar el desempeño individual e institucional y al mismo tiempo incrementar su capacidad de respuesta.

3. Aplicar procedimientos y herramientas que faciliten la disposición, difusión y transferencia del conocimiento y la experiencia en el quehacer institucional.

4. Promover la capacitación, cooperación e intercambio para mejorar las competencias.

5. Fortalecer la interacción con las EFS miembros de Olacefs para contribuir a la gestión del conocimiento.

ART. 4º—Definiciones. Para efectos del SGC de la CGR, adóptanse los siguientes conceptos:

1. Conocimiento(1): Conjunto de información almacenada mediante la experiencia o el aprendizaje (a posteriori), o a través de la introspección (a priori). En el sentido más amplio del término, se trata de la posesión de múltiples datos interrelacionados que, al ser tomados por sí solos, poseen un menor valor cualitativo.

2. Gestión del conocimiento(2): Concepto aplicado en las empresas, que pretende transferir el conocimiento y experiencia existente en los empleados, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros en la organización.

3. Experiencias: Conocimientos o habilidades construidos colectivamente a través del tiempo a partir de la observación, participación y la vivencia. Las experiencias se clasifican en buenas prácticas y lecciones aprendidas.

4. Buenas prácticas: Conjunto de procesos, procedimientos o técnicas, sistematizadas y validadas con resultados que aportan de forma extraordinaria valor agregado en los procesos de control fiscal o de gestión de la CGR, constituyéndose en referentes que se pueden adaptar e implementar en el mismo contexto o en otros.

5. Lecciones aprendidas: Conjunto de aprendizajes derivados de la solución o superación de inconvenientes presentados y documentados en las actuaciones de control fiscal o de gestión de la CGR, que se constituyen en conocimientos nuevos cuya difusión podría generar oportunidades de mejora en situaciones similares en el mismo contexto o en otros.

6. Actuaciones de control fiscal: Son aquellas que desarrollan los procesos misionales de la CGR.

7. Actuaciones de gestión: Son aquellas que desarrollan los procesos no misionales de la CGR, especialmente las que correspondan a proyectos institucionales.

ART. 5º—Herramienta tecnológica. Para apoyar la implementación del Sistema de Gestión del Conocimiento de la Contraloría General de la República, adóptase el aplicativo desarrollado por la Olacefs para uso de las EFS miembros. Para efectos del soporte técnico del aplicativo, el cual está a cargo de Olacefs, la Oficina de Sistemas e Informática de la CGR ejercerá como enlace.

ART. 6º—Responsabilidad. La responsabilidad de la implementación y sostenibilidad del SGC de la CGR es de los directivos de cada dependencia en lo que respecta a la misma, en coordinación con la Oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional, con sujeción a las directrices del despacho del vicecontralor.

ART. 7º—Comité de gestión del conocimiento de la CGR. Créase el comité de gestión del conocimiento de la CGR, como la instancia superior de orientación, coordinación y decisión del sistema de gestión del conocimiento de la entidad.

ART. 8º—Conformación. El comité de gestión del conocimiento de la CGR estará conformado por:

1. El vicecontralor como representante del contralor general, quien lo presidirá.

2. El director de la oficina de planeación.

3. El director de la oficina de capacitación, quien ejercerá como secretaría técnica del comité de gestión del conocimiento.

4. El gerente de talento humano.

PAR.—Invitados. A las sesiones del comité se invitará a un representante experto de cada macroproceso al que correspondan las experiencias a analizar. Una vez conformada la base de datos de especialistas, en su reemplazo se invitará a uno de ellos, según el tema a tratar.

ART. 9º—Funciones del comité de gestión del conocimiento de la CGR. El comité de gestión del conocimiento de la CGR tendrá las siguientes funciones:

1. Ejercer el rol de gestor del conocimiento de la entidad.

2. Orientar el diseño, implementación y sostenibilidad del sistema de gestión del conocimiento de la CGR, acorde con las políticas institucionales y articulado con los demás sistemas de gestión existentes.

3. Diseñar con la oficina de comunicaciones y publicaciones la estrategia de comunicación organizacional que contribuya a la difusión, apropiación y uso del sistema de gestión del conocimiento en la CGR, para el aprovechamiento de las buenas prácticas y lecciones aprendidas incluidas en el aplicativo.

4. Revisar y aprobar o negar la publicación de las propuestas.

5. Evaluar el funcionamiento y la calidad de los resultados del sistema de gestión del conocimiento, para identificar oportunidades de mejora y adoptar los ajustes correspondientes.

6. Ejercer la interlocución, a través de su secretaría técnica, con sus pares del sistema de gestión del conocimiento de la Olacefs.

7. Reglamentar el proceso de designación y rotación de los enlaces de gestión del conocimiento de las dependencias, que conformarán el grupo impulsor de que trata el artículo 11 de la presente resolución.

8. Solicitar a los jefes de las diferentes dependencias la designación de los especialistas que serán incluidos en el aplicativo del sistema de gestión del conocimiento, de conformidad con el reglamento que para el efecto se establezca.

PAR.—El comité se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y de forma extraordinaria, si se requiere, a solicitud escrita de cualquiera de sus miembros ante la secretaría técnica.

ART. 10.—Funciones de la secretaría técnica del comité. Son funciones de la secretaría técnica del comité de gestión del conocimiento:

1. Convocar a los miembros del comité de gestión del conocimiento a las reuniones.

2. Llevar las actas de las sesiones del comité de gestión del conocimiento y garantizar su organización, y custodia conforme al sistema de gestión documental de la CGR.

3. Presentar para revisión y decisión del comité de gestión del conocimiento sus conclusiones del análisis de propuestas registradas en el aplicativo.

4. Actualizar el aplicativo del sistema de gestión del conocimiento con las decisiones del comité de gestión del conocimiento.

5. En caso de no aprobación de una propuesta, devolverla directamente al equipo responsable, con copia al comité técnico o su equivalente de la dependencia donde labora.

6. Mantener la información y estadísticas actualizadas para generar reportes del sistema de gestión del conocimiento.

7. Atender las solicitudes de asignación de usuarios de la CGR en el aplicativo del sistema de gestión del conocimiento de la Olacefs.

8. Servir de enlace con el administrador de la plataforma tecnológica del sistema de gestión del conocimiento de la Olacefs y con el grupo impulsor para la gestión del conocimiento de la CGR.

9. Canalizar ante la Olacefs las propuestas de mejora del aplicativo del sistema de gestión del conocimiento y coordinar en la CGR la aplicación de las que se adopten.

ART. 11.—Grupo impulsor para la gestión del conocimiento de la CGR. El grupo impulsor estará conformado por un servidor público enlace para la gestión del conocimiento de cada una de las contralorías delegadas, unidades, oficinas, gerencias nacionales y gerencias departamentales y distrital colegiadas, quien será designado por un periodo de dos años. Este grupo será coordinado por la oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional y apoyará las actividades para la implementación, sostenibilidad y mejora del sistema de gestión del conocimiento de la entidad.

PAR.—La designación de los enlaces de los despachos del contralor general, vicecontralor, secretaría privada, plantas temporales y transitorias, será optativa del respectivo directivo.

ART. 12.—Funciones del grupo impulsor para la gestión del conocimiento de la CGR. Las funciones del grupo impulsor para la gestión del conocimiento son las siguientes:

1. Brindar apoyo en las actividades de implementación, sensibilización, promoción, capacitación, sostenibilidad y mejora del sistema de gestión del conocimiento de la CGR, de conformidad con lo que establezca el comité de gestión del conocimiento.

2. Apoyar la implementación de la estrategia de comunicación organizacional que contribuya a la difusión, apropiación y uso del sistema de gestión del conocimiento en la CGR, así como al aprovechamiento de las buenas prácticas y lecciones aprendidas incluidas en el aplicativo.

3. Fomentar la gestión del conocimiento en la CGR, a través de la identificación de experiencias en las diferentes dependencias que puedan constituirse en buenas prácticas y lecciones aprendidas.

4. Realizar jornadas de sensibilización en el nivel directivo sobre el sistema de gestión del conocimiento en la CGR.

5. Apoyar y asesorar al comité técnico de que trata la guía de auditoría en las dependencias, a través del respectivo enlace de gestión del conocimiento, en los temas relacionados con el sistema de gestión del conocimiento.

6. Asesorar a los servidores públicos de la CGR en el sistema de gestión del conocimiento de la misma y en la identificación de las experiencias que puedan constituirse en buenas prácticas y lecciones aprendidas.

7. Asesorar en el uso de la plataforma tecnológica dispuesta para el registro de las buenas prácticas y lecciones aprendidas.

CAPÍTULO II

Procedimiento y criterios para la identificación, selección y publicación de buenas prácticas y lecciones aprendidas

ART. 13.—Identificación y preselección. Comprende las siguientes actividades:

1. Finalizada una actuación de control fiscal o de gestión, o con la periodicidad señalada en el parágrafo del presente artículo, el respectivo equipo de trabajo analiza las experiencias que puedan configurar buenas prácticas o lecciones aprendidas, teniendo en cuenta los criterios para el efecto establecidos en la presente resolución.

2. El equipo de trabajo registra la buena práctica y/o lección aprendida en el aplicativo del SGC en la opción prevista para el efecto.

3. El equipo de trabajo o su representante sustenta la propuesta sugerida y la somete a consideración del comité técnico de que trata la guía de auditoría, en las dependencias en las cuales existe esta instancia, o a un comité integrado por los funcionarios del nivel directivo, ejecutivo y asesor en las demás dependencias, para su evaluación de acuerdo con lo establecido en esta resolución, especialmente considerando los criterios orientadores establecidos en el artículo 16. De la decisión adoptada y su justificación quedará registro en la respectiva acta.

4. El comité señalado en el numeral 3 del presente artículo autoriza al equipo de trabajo la confirmación de envío en el aplicativo de las propuestas que resulten preseleccionadas, con los ajustes acordados en dicho Comité, para que prosiga el análisis del comité de gestión del conocimiento. El equipo de trabajo debe retirar del aplicativo las propuestas no preseleccionadas por el comité técnico.

PAR. 1º—Momentos de reflexión. La identificación de buenas prácticas y/o lecciones aprendidas implica un ejercicio colectivo y periódico de análisis y reflexión por parte del equipo de trabajo que adelanta una actuación de control fiscal o de gestión:

1. En el caso de las auditorías, actuaciones especiales y denuncias, el momento corresponde a la finalización de cada una de ellas.

2. En los estudios sectoriales y macrosectoriales, análisis de proyectos de ley y otros análisis, el momento será a la aprobación del mismo de acuerdo con el sistema de gestión de calidad, en el correspondiente período.

3. En las demás actuaciones de control fiscal o de gestión, el momento corresponderá a la finalización de cada una de ellas o a la finalización de las fases de los respectivos proyectos institucionales.

Lo anterior no es óbice para que los equipos de trabajo postulen en cualquier momento las lecciones aprendidas y las buenas prácticas, de acuerdo con el procedimiento establecido en esta resolución.

PAR. 2º—En las sesiones del Comité de que trata el numeral 3 del Artículo 13 de la presente Resolución, la evaluación de propuestas para el SGC se realizará con la participación del respectivo enlace de gestión del conocimiento de la dependencia.

ART. 14.—Selección. El comité de gestión del conocimiento evalúa las propuestas preseleccionadas con base en los criterios establecidos en esta resolución, puestas a consideración con el apoyo de la secretaría técnica y decide en los siguientes términos:

1. La propuesta no continúa el trámite.

2. La propuesta requiere ajustes para continuar el trámite.

3. La propuesta es aceptada y se autoriza su publicación.

De las decisiones tomadas frente a las propuestas quedará registro en acta del comité de gestión del conocimiento. Cuando se autorice publicar la propuesta, esta decisión se registrará de inmediato en el aplicativo sin perjuicio de la suscripción y formalización del acta, y será comunicada al equipo de trabajo que la propuso.

ART. 15.—Publicación. La publicación en el aplicativo de las buenas prácticas y lecciones aprendidas seleccionadas se realizará por la secretaría técnica del comité de gestión del conocimiento, dentro de los tres días hábiles siguientes a la celebración de la respectiva sesión que así lo autorice.

ART. 16.—Criterios orientadores. Para la identificación, preselección y selección de las propuestas a publicar en el aplicativo, los equipos de trabajo, el comité técnico o su equivalente y el comité de gestión del conocimiento, deberán verificar que las experiencias:

1. Evidencien que la innovación en la aplicación de técnicas, tecnologías, mecanismos y metodologías origina mejoras y/o aprendizajes organizacionales, desarrollo de capacidades institucionales, optimización de los procesos y/o el uso de recursos, resultados de alto impacto, valor agregado y relevancia para el fortalecimiento del control fiscal y/o de la gestión, según corresponda.

2. Correspondan a acciones de control que hayan generado gran impacto en la recuperación o ahorro de recursos públicos.

3. Evidencien la necesidad de modificar normas, metodologías, cálculos, fórmulas, entre otros, para optimizar la formulación y/o ejecución de políticas públicas por parte de las instancias competentes.

4. Correspondan a aprendizajes derivados de la solución de inconvenientes presentados en actuaciones de control fiscal o de gestión, que podrían replicarse en situaciones similares en el mismo contexto o en otros.

5. Correspondan a aprendizajes derivados de actuaciones de control fiscal o de gestión que brindan una oportunidad de mejora, pese a no haber alcanzado los resultados esperados, que podrían considerarse en situaciones similares en el mismo contexto o en otros.

PAR. 1º—Según la experiencia propuesta como buena práctica o lección aprendida, aplicará uno o varios de los criterios antes señalados.

PAR. 2º—Las experiencias susceptibles de configurarse como buenas prácticas o lecciones aprendidas a incluir en el aplicativo, se soportarán en evidencias verificables y documentadas.

PAR. 3º—En la selección de buenas prácticas y lecciones aprendidas no se considerarán aquellas experiencias que:

1. Con su publicación se podría atentar contra la intimidad, integridad, reputación, buen nombre y dignidad de una o más personas participantes en la misma.

2. La información relacionada goce de confidencialidad, reserva legal o cuya publicación podría comprometer la seguridad y defensa nacionales.

3. Sean objeto de controversia judicial.

4. No reconozcan los derechos de autor y propiedad intelectual.

5. Comporten riesgo reputacional de la CGR.

6. No sean competencia de la CGR.

7. No deban ser publicados por directrices del Contralor General de la República.

CAPÍTULO III

Disposiciones finales

ART. 17.—Reconocimiento. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución, la gerencia del talento humano y la dirección de la oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional gestionarán la modificación de la normatividad interna relacionada con incentivos, estímulos y reconocimientos a los servidores públicos de la CGR, para que se incluyan incentivos, estímulos y reconocimientos a la participación en el sistema de gestión del conocimiento dado su beneficio e impacto para la entidad.

La vinculación y participación activa en el sistema de gestión del conocimiento se considerará de impacto institucional, para los efectos del estatuto de capacitación.

La dirección de la oficina de capacitación, producción de tecnología y cooperación técnica internacional gestionará la programación y ejecución de capacitación especializada sobre gestión del conocimiento para el grupo impulsor del sistema de gestión del conocimiento y los integrantes de los equipos de trabajo cuyas experiencias se hayan publicado en el aplicativo.

ART. 18.—Base de datos de especialistas. A través del comité de gestión del conocimiento, la CGR incluirá en el aplicativo la base de datos de sus especialistas en temas relacionados con actuaciones de control fiscal y gestión de la entidad.

PAR.—El comité de gestión del conocimiento establecerá la reglamentación y los criterios para la conformación de dicha base de datos. Como criterio general, se consideran especialistas los servidores públicos que además de su formación técnica, tecnológica o profesional, experiencia y desempeño laboral en temas específicos, son reconocidos en la entidad por su vocación de servicio para generar y compartir conocimiento.

ART. 19.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 29 de julio de 2014.

(1) Tomado de Definición de conocimiento - Qué es, Significado y Concepto http://definicion.de/ conocimiento/#ixzz34lOQMsgk

(2) Tomado de http://www.monografias.com/trabajos57/conocimiento-capital-intelectual/conocimiento-capital-intelectual.shtml#ixzz34lL70RGG