Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL 606 DE 2017

(Agosto 3)

“Por la cual se adopta una metodología para el cálculo de la provisión contable de pasivos contingentes por procesos judiciales, conciliaciones y trámites arbitrales en contra de la Contraloría General de la República”.

El Contralor General de la República,

en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por el artículo 268 de la Constitución Política y el artículo 35, numerales 3º y 5º del Decreto-Ley número 268 de febrero 22 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con el artículo 1º de la Ley 448 de 1998, la Nación, las entidades territoriales y las entidades descentralizadas de cualquier orden, deberán incluir en sus presupuestos de servicio de deuda, las apropiaciones necesarias para cubrir las posibles pérdidas de las obligaciones contingentes a su cargo, de conformidad con las disposiciones de la Ley Orgánica del Presupuesto.

Que el artículo 194 de la Ley 1437 de enero 18 de 2011, señala que todas las entidades que constituyan una sección del Presupuesto General de la Nación, deberán efectuar una valoración de sus contingencias judiciales, en los términos que defina el Gobierno nacional, para todos los procesos judiciales que se adelanten en su contra.

Que en el marco de la Ley 819 de 2003, la estimación de los pasivos contingentes que pudieran afectar la situación financiera de la Nación tiene como propósito garantizar la transparencia fiscal y la estabilidad macroeconómica.

Que las obligaciones indicadas en el considerando anterior son aquellas obligaciones pecuniarias sometidas a condición, es decir que su origen está sujeto a la ocurrencia de un hecho futuro e incierto. En tal sentido, las obligaciones que surjan de procesos judiciales, conciliaciones y trámites arbitrales, en donde una entidad del Estado sea parte, adquieren esta cualificación de contingente por cuanto su nacimiento depende de la expedición de sentencias condenatorias, laudos arbitrales y suscripción de conciliaciones que impliquen para la Contraloría General de la República, el pago de indemnizaciones a terceros.

Que en atención a lo dispuesto en el capítulo V del Manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública adoptado mediante la Resolución número 356 de 2007 por parte de la Contaduría General de la Nación, las entidades estatales deberán llevar el registro contable de las cuantías de los procesos adelantados en su contra, en cuentas de orden o dentro del balance dependiendo del estado del proceso.

Que con fundamento en el artículo 15 de la Ley 790 de 2002, reglamentado por el Decreto 1795 de mayo 23 de 2007, y la sección 1, capítulo 4, título 3, parte 2, libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho que reglamenta el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado (eKOGUI), y en ese sentido, en el artículo 2.2.3.4.1.10, numerales 4º y 5º del precitado decreto, se consagran como obligaciones del apoderado de la respectiva entidad pública, calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales a su cargo, así como incorporar el valor de la provisión contable de dichos procesos, con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial sobre los mismos, de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin.

Que respecto de la metodología, se realizó un trabajo conjunto entre la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE) y la Contaduría General de la Nación (CGN) para que fuese ajustada a los marcos normativos de contabilidad expedidos por la CGN, así como, a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).

Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado mediante Resolución número 353 de 1º de noviembre de 2016, adoptó una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales, y trámites arbitrales en contra de la entidad.

Que a modo de buena práctica la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, puso a disposición de las entidades públicas de orden nacional la metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable adoptada mediante la Resolución número 353 de 1º de noviembre de 2016, la cual se ajusta al nuevo marco normativo señalado por la Contaduría General de la Nación para la convergencia de la regulación contable pública hacia las normas internacionales de información financiera (NIIF) y de contabilidad para el sector público (NICSP), previendo su implementación durante los años 2017 y 2018.

Que en uno de los apartes de la Resolución número 353 de 1º de noviembre de 2016, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, señala que la subscontadora(sic) general y de investigación conceptuó que: “De acuerdo con las consideraciones expuestas se concluye que para efectos de reconocer el pasivo estimado por demandas interpuestas en contra de una entidad pública, de acuerdo con la normatividad precitada y los elementos de control interno relacionados con la documentación de las políticas, procedimientos y funciones, el reconocimiento de cuentas valuativas, la actualización de valores y la conciliación de información, es la misma entidad quien de acuerdo con la naturaleza, condiciones y demás elementos de la demanda, deberá establecer cuál es el método de reconocido valor técnico que debe utilizar para establecer la provisión para contingencias, de tal manera que este le permita garantizar que la información financiera, económica, social y ambiental relacionada con los procesos judiciales que cursan en su contra, contenga las características cualitativas de la información contable pública de Confiabilidad, definidas en el Régimen de Contabilidad Pública”.

Que como parte de las actividades a desarrollarse dentro del proceso de convergencia hacia estándares internacionales de información financiera, NIIF, la Contraloría General de la República ha decidido adoptar al interior de la entidad, la metodología de reconocido valor técnico, para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones judiciales o extrajudiciales y trámites arbitrales, dispuesta como buena práctica por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, a través de la Circular número 09 del 17 de noviembre de 2016 y cuyo contenido fue desarrollado por la Resolución ANDJE 353 de 1º de noviembre de 2016.

Que en atención a lo anteriormente expuesto, se hace necesaria la adopción de la metodología mencionada en los considerandos precedentes, a fin de poder realizar la estimación de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones y trámites arbitrales de acuerdo a los parámetros establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y al Manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública de la Contaduría General de la Nación.

Que en mérito de todo lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adoptar en la Contraloría General de la República la metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable, de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales elaborada y publicada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado mediante Resolución número 353 de 1º de noviembre de 2016.

ART. 2º—Definiciones:

1. Provisión contable: Pasivos a cargo de la entidad que estén sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.

2. Calificación del riesgo procesal: Determinación del riesgo de pérdida de un proceso en contra de la entidad mediante la aplicación de una metodología técnica. La calificación del riesgo procesal es responsabilidad del apoderado de cada proceso.

3. Probabilidad de pérdida de un proceso: Valoración porcentual derivada de la calificación del riesgo procesal que indica en mayor o menor proporción la tasa de éxito o fracaso futuro de un proceso en contra de la entidad.

4. Pretensiones determinadas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

5. Pretensiones indeterminadas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que no ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

6. Pretensiones que incluyen prestaciones periódicas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento y pago de prestaciones periódicas.

7. Tasa de condena esperada de pretensiones: Valoración económica realizada por el apoderado de la entidad de las pretensiones solicitadas, teniendo en cuenta los criterios técnicos y jurisprudenciales necesarios para estimar el monto de la posible condena en caso de pérdida.

8. Tasa de descuento: Es un factor financiero que se utiliza para determinar el valor del dinero en el tiempo, en este caso, para calcular el valor actual del capital futuro. La tasa de descuento que se utilizará para el procedimiento corresponde a la tasa vigente al momento del registro, de los títulos TES cero cupón a 5 años en pesos que publica el Banco de la República.

ART. 3º—Metodología para el cálculo de la provisión contable. La metodología para la determinación de la provisión contable relacionada con los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales, excluye los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante, aquellos en donde no hay pretensión económica que genere erogación, las conciliaciones judiciales y los trámites relacionados con extensión de jurisprudencia. Tras la contestación de la demanda se debe realizar el registro contable. En el evento en el que se profiera una sentencia, y/o cuando en el proceso existan elementos probatorios, jurisprudenciales y/o sustanciales que modifiquen su probabilidad de pérdida se deberá actualizar la provisión contable. En todos los casos, deberán ser los apoderados de cada proceso los encargados de evaluar la calificación del riesgo procesal y, junto con el área financiera, determinar la provisión contable con el objetivo de que haya congruencia entre estos dos elementos.

PAR.—La metodología consta de cuatro pasos en los que deben actuar el apoderado del proceso y el encargado del área financiera. Estos pasos son: 1. determinar el valor de las pretensiones, 2. ajustar el valor de las pretensiones, 3. calcular el riesgo de condena y 4. registrar el valor de las pretensiones.

ART. 4º—Determinación del valor de las pretensiones. El primer paso que debe realizar el apoderado del proceso es determinar el valor total de las pretensiones de la demanda. A continuación se presentan los diferentes tipos de pretensiones y la forma en que los apoderados deben calcular este valor total. En todos los casos, con independencia de si es posible determinar o no dicho valor, se debe garantizar que la información obtenida fluya en forma oportuna al área contable.

a) Pretensiones determinadas: El apoderado del proceso debe definir el valor de la pretensión del demandante sumando todas las pretensiones de la demanda.

b) Pretensiones indeterminadas: De ser posible, el apoderado del proceso debe determinar el valor de las pretensiones de la demanda teniendo en cuenta, entre otros: datos históricos de situaciones similares, sentencias precedentes y doctrina jurisprudencial, siempre y cuando las mismas tengan la vocación de generar erogación económica para la entidad.

c) Pretensiones periódicas laborales: El apoderado del proceso debe tasar el valor de los dineros adeudados tomando como referencia, para el inicio del cálculo, la fecha indicada por el demandante y, como fecha final, la fecha estimada de pago.

ART. 5º—Ajuste del valor de las pretensiones. Para ajustar el valor de las pretensiones, el apoderado del proceso debe indexar el valor de las pretensiones, luego efectuar su tasación real y, por último, con base en la duración estimada del proceso, expresar el valor anterior en valor presente neto.

PAR.—Con el fin de indexar el valor de las pretensiones de la demanda a la fecha actual, el abogado debe dividir el IPC certificado por el DANE para el mes inmediatamente anterior a la fecha presente, entre el IPC certificado por el DANE para el mes en el cual se presentó la demanda. La cifra resultante se multiplica por el valor de las pretensiones que se pretende actualizar. El resultado es el valor indexado de las pretensiones de la demanda. La siguiente ecuación resume este procedimiento.

Valor de las pretensiones indexado = Valor de las pretensiones X IPC final/IPC inicial  

PAR. 2º—Para hacer la tasación real de las pretensiones, el apoderado debe multiplicar el valor de las pretensiones indexadas determinado en el paso anterior por el valor resultante de la relación condena/pretensión de ese tipo de proceso. La relación condena/pretensión se calcula mediante la división del valor histórico de condena entre el valor histórico de pretensiones o por la disminución o aumento porcentual, cuando las pretensiones están sobreestimadas o subestimadas por el actor según sea el caso.

El valor que se obtiene al realizar el anterior procedimiento corresponde a la pretensión ajustada. La siguiente ecuación resume este procedimiento:

Tasación real pretensiones = valor pretensiones indexadas x % relación condena pretensión  

PAR. 3º—En caso de no contar con bases estadísticas para realizar este cálculo, el apoderado deberá estimar, con base en su experiencia, el valor que efectivamente tendría que pagar la entidad en caso de ser condenada y utilizar este monto como referencia para los registros contables.

PAR. 4º—El apoderado del proceso debe calcular la duración estimada del proceso judicial o arbitral, desde la fecha de admisión de la demanda, y proyectar el valor que deberá pagar la entidad en la fecha estimada de finalización del proceso utilizando como base el valor obtenido anteriormente y traer dicho valor a valor presente. Para esto deberá aplicar la siguiente fórmula:

Res. 606 CGR figu 1
Res. 606 CGR figu 1
 

ART. 6º—Cálculo de la probabilidad de pérdida de un proceso. Para cada proceso el apoderado debe calificar el nivel de los siguientes riesgos (a partir de los niveles: Alto, Medio Alto, Medio Bajo o Bajo):

a) Riesgo de pérdida del proceso por relevancia jurídica de las razones de hecho y derecho expuestas por el demandante;

b) Riesgos de pérdida del proceso asociados a la contundencia, congruencia y pertinencia de los medios probatorios que soportan la demanda;

c) Presencia de riesgos procesales y extraprocesales;

d) Riesgo de pérdida del proceso asociado al nivel de jurisprudencia.

PAR.—Una vez realizada esta calificación se obtiene la probabilidad de pérdida del proceso.

ART. 7º—Registro del valor de las pretensiones. Teniendo en cuenta la probabilidad de pérdida del proceso, el apoderado deberá realizar el registro del proceso en el sistema único de gestión e información litigiosa como se indica a continuación:

a) Si la probabilidad de pérdida se califica como alta (más del 50%), el apoderado registra el valor de las pretensiones ajustado como provisión contable;

b) Si la probabilidad de pérdida se califica como media (superior al 25% e inferior o igual al 50%), el apoderado registrara el valor “0” en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado y comunicará al área financiera el valor de las pretensiones ajustado para que sea registrado como cuenta de orden;

c) Si la probabilidad de pérdida se califica como baja (entre el 10% y el 25%), el apoderado registrará el valor “0” en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado y comunicará al área financiera el valor de las pretensiones ajustado para que sea registrado como cuenta de orden;

d) Si la probabilidad de pérdida se califica como remota (inferior al 10%), el apoderado registrará el valor “0” en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado. Dado que la probabilidad es remota, el área financiera no deberá registrar esta información.

ART. 8º—Otras reglas.

a) Los procesos judiciales cuyas pretensiones son de carácter indeterminado, se estimarán económicamente a juicio de experto en aquellos casos en que resulte viable tal ejercicio, en los casos en los cuales no sea posible su cálculo deberá ingresarse el valor “0” en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado y reflejarse como nota a los estados financieros;

b) Todo proceso que se pierda por la entidad en primera instancia se deberá provisionar por el valor de la condena y el mismo será registrado por el apoderado en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa eKOGUI;

c) Si el proceso se gana en primera o segunda instancia, y el demandante apela o interpone un recurso extraordinario, se debe mantener el resultado del procedimiento indicado en el cálculo de la provisión contable antes del fallo correspondiente;

d) En caso de que existan múltiples entidades demandadas frente a un mismo proceso, el apoderado de cada entidad debe hacer el mismo ejercicio de manera independiente teniendo en cuenta la probabilidad de condena de la entidad en el proceso y no solamente la probabilidad de pérdida del proceso en general. En el presente caso, el valor de la provisión contable nunca se suma con lo estimado por otras entidades;

e) No se deben provisionar los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante, y en dicho evento deberá ingresarse el valor “0” en el campo de captura del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKOGUI.

ART. 9º—Provisión contable para conciliaciones extrajudiciales. Una vez exista un acuerdo conciliatorio, el apoderado del proceso deberá valorar el riesgo que el acuerdo sea aprobado judicialmente y registrar contablemente el valor de acuerdo a lo aprobado en sede del comité de conciliación.

ART. 10.—Informar al área financiera. Una vez finalizado el proceso, el apoderado del proceso deberá informar al encargado del área financiera sobre el valor a registrar como provisión contable o como cuenta de orden en los estados financieros de la entidad.

ART. 11.—Reporte a la dirección financiera de la Contraloría General de la República. El grupo de defensa judicial de la oficina jurídica de la Contraloría General de la República, informará mensualmente a la dirección financiera los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales reportados por los apoderados, debidamente valorados con relación al correspondiente riesgo procesal y al valor de la cuantía, de acuerdo a la metodología adoptada, con el propósito de constituir las responsabilidades contingentes.

ART. 12.—Valoración y calificación de las contingencias. La valoración y calificación de la contingencia, así como la cuantificación de la provisión, en todo caso, se entienden sujetas a los riesgos e incertidumbres propios de los procesos judiciales.

ART. 13.—Implementación. La dirección de la oficina jurídica de la Contraloría General de la República, gestionará ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado la capacitación inicial para la correcta aplicación de la metodología. En todo caso, la gerencia administrativa y financiera y la dirección financiera apoyarán la implementación de la metodología.

ART. 14.—Publíquese en la página web de la entidad.

ART. 15.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 3 de agosto de 2017.