Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL OGZ-628-2017 DE 2017

(Octubre 10)

“Por la cual se aprueban las Tablas de Retención Documental-Versión 4.2 en la Contraloría General de la República”.

El Contralor General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en el artículo 35 del Decreto 267 de 2000 y el artículo 8º del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación,

CONSIDERANDO:

Que mediante la Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística a nivel nacional, que debe velar por la organización, conservación y difusión del patrimonio documental del país;

Que la Ley 594 de 2000 establece en su artículo 24 la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental;

Que el Decreto 2609 de 2012 reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado, en el cual indica en su artículo 8º que uno de los instrumentos archivísticos para la gestión documental es las tablas de retención documental;

Que mediante Acuerdo 041 del 5 de mayo de 2000, emitido por el Archivo General de la Nación, se aprueba las tablas de retención documental presentada por la Contraloría General de la República;

Que el Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación, por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, establece que el servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones;

Que el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000;

Que el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental;

Que el Acuerdo 005 de 2013 emitido por el Archivo General de la Nación, establece los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones;

Que el Acuerdo 002 de 2014 emanado por el Archivo General de la Nación, establece los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones;

Que por medio de la Resolución Orgánica 5574 del 13 de mayo de 2004, la Contraloría General de la República adoptó las tablas de retención documental;

Que mediante Resolución Organizacional OGZ-0240 del 27 de abril de 2015 se aprobaron las Tablas de Retención Documental - Versión 4.1 en la Contraloría General de la República;

Que mediante Acta 01 del 27 de septiembre de 2016, el Comité de Archivo de la Contraloría General de la República aprobó la actualización de las tablas de retención documental existente;

Que mediante Acta 01 del 24 de enero de 2017, el Comité de Archivo de la Contraloría General de la República, aprobó las tablas de retención documental del Centro de Estudios Fiscales, teniendo en cuenta lo preceptuado en la Ley 1807 de 2016 “Por la cual se modifican parcialmente los decretos-leyes 267 y 271 de 2000 y se crea la dependencia denominada “Centro de Estudios Fiscales (CEF) de la Contraloría General de la República, se establecen sus funciones y se dictan otras disposiciones”;

Que el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de 2012 y modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental, en el literal e), del artículo 10, indicando lo siguiente: “Transcurridos noventa (90) días, desde la presentación de la TRD o TVD, a los consejos departamentales o distritales de archivos o al Archivo General de la Nación, sin que dichas instancias se hayan pronunciado, la entidad procederá a su inmediata implementación”;

Que en virtud de lo anterior, la Contraloría General de la República radicó ante el Archivo General de la Nación, las actualizaciones de las tablas de retención documental, el día 17 de noviembre de 2016 mediante Oficio 2016EE145571, el Archivo General de la Nación remite concepto técnico mediante Oficio 2016ER0125600 de fecha 15 de diciembre de 2016, posteriormente la Contraloría General de la República da respuesta al concepto técnico el día 28 de diciembre de 2016, mediante Radicado 2016EE0162683, a lo cual el Archivo General de la Nación no se pronunció al respecto;

Que posteriormente, la Contraloría General de la República radicó un alcance a la actualización de las tablas de retención documental, con respecto a la dependencia del Centro de Estudios Fiscales (CEF) al Archivo General de la Nación mediante Oficio 2017EE0018038 del 17 de febrero de 2017, sin recibir pronunciamiento alguno por parte de esta entidad durante los noventa (90) días siguientes a su presentación;

Que dando aplicación a lo establecido en el Acuerdo 004 de 2013 emitido por el Archivo General de la Nación, si transcurridos los noventa (90) días, desde la presentación de la TRD o TVD, al Archivo General de la Nación en este caso, sin que dichas instancias se hayan pronunciado, la entidad procederá a su inmediata implementación, la Contraloría General de la República considera procedente la aprobación e implementación de las tablas de retención documental versión 2.0;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Aprobar las tablas de retención documental-versión 4.2 las cuales serán de obligatorio cumplimiento en la Contraloría General de la República.

ART. 2º—Ordenar la aplicación de las tablas de retención documental en todas las dependencias de la Contraloría General de la República.

ART. 3º—Responsabilidad en la aplicación de las tablas de retención documental. El jefe de cada dependencia de la Contraloría General de la República, será el responsable de hacer cumplir la aplicación de las tablas de retención documental, para la organización, transferencia y eliminación de documentos, de conformidad con lo indicado en dicho instrumento archivístico.

ART. 4º—Seguimiento y asesoría. El seguimiento y la asesoría para el uso y aplicación de las tablas de retención documental será responsabilidad de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia (DIAC).

ART. 5º—Las tablas de retención documental deberán publicarse en la página web de la CGR y mantenerse en dicho sitio permanentemente.

ART. 6º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución organizacional rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, deroga la Resolución Organizacional OGZ-0240-2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 10 de octubre de 2017.