Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL OGZ-0658-2018 DE 2018

(Junio 8)

“Por la cual se adopta la política de divulgación de información de interés para los públicos internos y externos de la Contraloría General de la República”.

El Contralor General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los numerales 2º y 4º del artículo 35 del Decreto-Ley 267 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en el artículo 267, establece que la Contraloría General de la República es una entidad de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal, con funciones administrativas inherentes a las de su propia administración.

Que los numerales 2º y 4º del artículo 35 del Decreto-Ley 267 de 2000 señalan como funciones del Contralor la de “Adoptar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Contraloría General de la República, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal otorgada por la Constitución y la ley” y “Dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República de acuerdo con la ley”.

Que a su vez el artículo 46 del Decreto-Ley 267 de 2000 determina como funciones de la oficina de comunicaciones, entre otras las de: 1. Asesorar al Contralor General en el manejo de los medios de comunicación; 4. Dar a conocer los adelantos y proyectos de la entidad y preparar informes especiales de acuerdo con el medio de comunicación; 5. Canalizar la información de la Contraloría General de la República hacia los medios de comunicación masivos en el ámbito nacional y regional, así como ofrecer los elementos de soporte necesarios en los aspectos gráficos, visuales e informativos; 6. Atender las relaciones periodísticas y públicas con los medios de comunicación; 7. Redactar, conceptuar, diagramar y circular un medio informativo escrito sobre la marcha de la Contraloría General y los aspectos relevantes de la misma; y 9. Asesorar y coordinar las publicaciones periódicas y en general todo lo relacionado con el desarrollo de proyectos editoriales de la Contraloría General de la República.

Que a través de la Resolución Orgánica 5309 del 15 de febrero de 2002, se adoptó el manual básico de identidad gráfica de la Contraloría General de la República, el cual contiene las aplicaciones básicas del logo-símbolo y establece los usos únicos y oficiales para conservar una identidad gráfica institucional coherente y normatizada.

Que la Ley 1712 de 2014 crea la ley de transparencia y el derecho al acceso a la información, cuyo objetivo es el de regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información, y cuyas disposiciones deben ser aplicadas por la Contraloría General de la República.

Que el Código de Buen Gobierno de la Contraloría General de la República, adoptado a través de la Resolución Organizacional OGZ-0350 el 10 de diciembre de 2015, dentro de las políticas generales establecidas por la administración, fijó varios compromisos frente a las comunicaciones internas y externas de la entidad.

Que el 29 de enero de 2016 fueron aprobados la guía para el manejo y relaciones con medios internos y externos de comunicación y los procedimientos comunicar internamente y comunicar externamente que fueron publicados el 8 de febrero de 2016 en el sistema de control interno y gestión de la calidad (SCIGC).

Que el Decreto 1499 de 2017, el cual actualizó el modelo estándar de control interno (MECI), estableció como uno de sus cinco componentes la información y la comunicación que tienen como propósito utilizar la información de manera adecuada y comunicarla por los medios y en los tiempos oportunos; por lo que para su desarrollo se deben diseñar políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos dentro y en el entorno de cada entidad, que satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés.

Que la comunicación organizacional es un factor estratégico para la Contraloría General de la República, toda vez que permite la divulgación de los resultados de su gestión a sus públicos de interés en aras a contribuir con la transparencia de la información y un diálogo abierto para la interacción con su entorno y la ejecución de los procesos internos misionales.

Que el manual de la AFROSAI-E sobre comunicación de las EFS, dicta como factor de cumplimiento el establecimiento de principios para la comunicación interna y externa, en este caso aplicable a la Contraloría General de la República.

Que en virtud de lo anterior, la comunicación organizacional de la entidad, entendida en el ámbito interno y externo requiere de lineamientos para la divulgación de información, relación con medios de comunicación, diseño de campañas que contribuyan al logro de los objetivos institucionales.

Que conforme a las anteriores consideraciones se hace necesario establecer una política de comunicación institucional que establezca los parámetros sobre los cuales debe regirse el ejercicio de la comunicación organizacional en la Contraloría General de la República, así como un manual de crisis, que permita establecer las actividades a desarrollar con el propósito de minimizar sus efectos y recuperar la normalidad.

En mérito de lo expuesto:

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar la política de divulgación de información de interés para los públicos internos y externos de la Contraloría General de la República, la cual hace parte integral de la presente resolución.

PAR.—La política de divulgación de información de interés para los públicos internos y externos se encuentra armonizado con el manual de crisis, el manual básico de identidad gráfica de la Contraloría General de la República el cual fue adoptado mediante Resolución Orgánica 5309 del 15 de febrero de 2002, el protocolo de comunicación para las cuentas de la Contraloría General de la República en redes sociales, este último se encuentra incluido en el sistema de control interno y gestión de la calidad (SCIGC) como anexo del procedimiento comunicar externamente; por lo tanto, cualquier modificación de estos documentos deberán efectuarse coordinadamente.

ART. 2º—Adoptar el manual de crisis de la Contraloría General de la República, el cual hace parte integral de la presente resolución.

ART. 3º—Para efectos de la divulgación, consulta y aplicación de la política de divulgación de información de interés para los públicos internos y externos de la Contraloría General de la República y el manual de crisis, deberán publicarse en el aplicativo del sistema de control interno y gestión de la calidad (SCIGC).

ART. 4º—La política de divulgación de información de interés para los públicos internos y externos y el manual de crisis aplica a todas las dependencias de la Contraloría General de la República a nivel nacional.

Así mismo debe ser acatada por los contratistas que actúen en representación de la entidad, de acuerdo con las competencias de sus respectivos cargos y las obligaciones contractuales, según corresponda.

ART. 4º(sic)—Para efectos de actualización de la política divulgación de información de interés para los públicos internos y externo de la Contraloría General de la República y el manual de crisis, se construirá la siguiente versión, la cual deberá incorporarse en el aplicativo del sistema de control interno y gestión de la calidad (SCIGC), previa socialización a las partes interesadas.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 8 de junio de 2018.

Nota: Los anexos que hacen parte integral de la presente resolución organizacional, los cuales no fueron promulgados en el Diario Oficial, pueden ser consultados en la Contraloría General de la República.