Contraloría General de la República

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL OGZ-0659-2018 DE 2018

(Junio 14)

“Por la cual se modifica la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016 que reglamenta el sistema de control interno y gestión de la calidad de la Contraloría General de la República y la Resolución Organizacional OGZ-0640-2017”.

El Contralor General de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 6º del Decreto-Ley 267 de 2000, determina que en ejercicio de la autonomía administrativa, le corresponde a la Contraloría General de la República, definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución y la ley.

Que los numerales 2º y 4º del artículo 35 ibídem establecen como atribuciones del Contralor General de la República las de “adoptar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Contraloría General de la República, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal otorgada por la Constitución y la ley” y “Dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley”.

Que mediante Resolución Organizacional OGZ-0527 del 22 de diciembre de 2016 se reglamentó el sistema de control interno y gestión de la calidad de la Contraloría General de la República, en virtud de la cual, entre otros aspectos, se establecen los roles y respectivas responsabilidades frente a dicho sistema, uno de los cuales es el comité de coordinación del sistema de control interno y gestión de la calidad.

Que a través de la Resolución Organizacional OGZ-0640 del 22 de diciembre de 2017, se modificó la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016, incorporando la articulación del sistema institucional de control interno con el sistema de gestión de calidad y con la arquitectura empresarial como disciplina de gestión, así mismo se dictaron otras disposiciones al respecto.

Que en el numeral 1 del artículo 5º de la Resolución Organizacional OGZ-0640-2017, hace referencia a que “en el macroproceso de direccionamiento estratégico y arquitectura empresarial participarán en lo que corresponda, la alta dirección de las oficinas, gerencias departamentales colegiadas, contralorías delegadas sectoriales y de las unidades”; sin embargo, no se hace referencia a las gerencias nacionales (gestión administrativa y financiera y la gerencia del talento humano) y las contralorías delegadas generales (contraloría delegada para la participación ciudadana, contraloría delegada de investigaciones, juicios fiscales y jurisdicción coactiva, y contraloría delegada para economía y finanzas públicas, tal como son enunciadas en los artículos 55 y siguientes del Decreto-Ley 267 de 2000 y artículos 65 y siguientes de la misma norma.

Que teniendo en cuenta que el macroproceso de direccionamiento estratégico y arquitectura empresarial involucra la planeación de las tecnologías de la información se hace necesario que la oficina de sistemas e informática sea parte de este macroproceso.

Que el artículo 13 de la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016, modificado por el artículo 5º de la Resolución Organizacional OGZ-0640-2017, señaló en el numeral 12, como responsabilidad del comité institucional de coordinación de control interno y gestión de la calidad (CICIGC), la de “aprobar el portafolio de proyectos propuestos por el grupo de trabajo de arquitectura empresarial, plantear observaciones sobre el estado del portafolio referido y aprobar sus modificaciones”.

Que la Contraloría General de la República adoptó el Manual de Contratación versión 1.0 y mediante Resolución Organizacional OGZ-0191-2015, “por la cual se ordena la delegación en materia de contratación estatal, administración del talento humano y otras actividades administrativas; se reglamenta la junta de adquisiciones; y se dictan otras disposiciones en materia de contratación al interior de la Contraloría General de la República”, reglamentó las funciones de la junta de adquisiciones y demás temas relacionados con contratación estatal.

Que el artículo 20 del Decreto-Ley 267 de 2000, señala que el objetivo de los órganos de coordinación y asesoría es servir de instancia consultiva, de coordinación y evaluación de los asuntos para los cuales fueron creados.

Que en virtud de lo anterior, es preciso ajustar la responsabilidad contemplada en el numeral 12 del artículo 13 de la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016, modificado por el artículo 5º de la Resolución Organizacional OGZ-0640- 2017, asignada al comité institucional de coordinación de control interno y gestión de la calidad (CICIGC), con el fin de armonizar la normatividad vigente con los fines establecidos por la ley para el funcionamiento de comités.

Que a su vez, en consonancia con el requisito establecido en el numeral 4.3 determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad de la norma NTC ISO 9001:2015, o su respectiva actualización, se hace necesario establecer el alcance del sistema de control interno y gestión de la calidad en la Contraloría General de República, en lo que le sea aplicable, en los macroprocesos de la entidad y sus respectivos procesos, en todas las dependencias del nivel central y desconcentrado.

Que de conformidad con la evaluación realizada por el doctor Jorge García Tejada, Consultor Internacional del BID, experto en SAI-PMP, en relación con el ámbito de control, se recomendó hacer explícito en las normas que regulan nuestro sistema de control interno y gestión de la calidad, el tema del aseguramiento de la calidad de que tratan las ISSAI y particularmente la ISSAI 40.

Que la Norma ISSAI 40, señala como objetivo primordial, que cada EFS debe considerar los riesgos a la calidad de su trabajo y establecer un sistema de control de calidad que está adecuadamente diseñado para responder a estos riesgos. Los riesgos de calidad dependerán del mandato y funciones de cada EFS, las condiciones y el ambiente en el que opera. Estos riesgos pueden surgir en muchas áreas en el trabajo de las EFS. Por ejemplo, riesgos a la calidad pueden surgir en la aplicación del juicio profesional, en el diseño e implementación de políticas o en los métodos usados por las EFS para comunicar los resultados de su trabajo. Para mantener un sistema de control de calidad se requiere constante monitoreo y un compromiso a mejoras continuas”.

Que de acuerdo con las anteriores consideraciones, es preciso modificar y adicionar, en lo pertinente, la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016 y OGZ-0640-2017, en el sentido de incorporar el alcance del sistema de control interno y gestión de la calidad, así como el concepto de aseguramiento de la calidad.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar el artículo 1º de la Resolución Organizacional OGZ-0527-2018(sic), el cual quedará así:

ART. 1º—Sistema de control interno y gestión de la calidad (SCIGC) de la Contraloría General de la Republica. Adoptar el sistema de control interno y gestión de la calidad de la Contraloría General de la República (SCIGC), el cual está conformado por el sistema de control.

PAR.—Alcance del sistema de control interno y gestión de la calidad (SCIGC) de la Contraloría General de la República. El sistema de control interno y gestión de la calidad, SCIGC, de la CGR tiene alcance en los macroprocesos de la entidad y sus respectivos procesos, en todas las dependencias de sus niveles central y desconcentrado, en todos los productos de sus procesos misionales cuyo destino sea la ciudadanía y/o el Congreso de la República.

ART. 2º—Modificar los numerales 1º, 10 y 11 del artículo 2º, objetivos del sistema de control interno y gestión de la calidad, de la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016, modificado a su vez por el artículo 1º de la Resolución Organizacional OGZ-0640-2017, el cual quedará así:

1. Contribuir al cumplimiento de la misión y de los objetivos de la entidad, así como a la mejora continua de su gestión y resultados, con sujeción a la normatividad general y a la reglamentación interna aplicables, al igual que a las políticas de la administración, en armonía con las buenas prácticas de gerencia pública, en especial en materia de control interno y gestión de la calidad incluido su aseguramiento.

10. Fortalecer el ejercicio del control interno, de la gestión de la calidad, incluyendo en esta última el aseguramiento y la práctica de la arquitectura empresarial.

11. Contribuir en la generación y el fortalecimiento de la cultura organizacional caracterizada en la gestión por procesos y resultados, enfocada en el cliente, fundamentada en la ética, la transparencia, el control, la calidad, el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento continuo.

ART. 3º—Modificar el numeral 1º del artículo 5º, relación entre la estructura orgánica y el mapa de macroprocesos, de la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016, que a su vez fue modificado por el artículo 2º de la Resolución Organizacional OGZ-0640-2017, el cual quedará así:

1. Macroprocesos estratégicos

Direccionamiento estratégico y arquitectura empresarial: despacho del contralor, despacho del vicecontralor, oficina de planeación, oficina jurídica, unidad de seguridad y aseguramiento tecnológico e informático y oficina de sistemas e informática.

Comunicación y divulgación: oficina de comunicaciones y publicaciones.

En el macroproceso de direccionamiento estratégico y arquitectura empresarial participarán en lo que corresponda, la alta dirección de las oficinas, gerencias nacionales (gerencia del talento humano y gerencia de gestión administrativa y financiera), contralorías delegadas sectoriales y generales y de las unidades.

ART. 4º—Modificar el artículo 10 de la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016, modificada por el artículo 3º de la Resolución Organizacional OGZ-0640-2017, el cual quedará así:

ART. 10.—Coordinación general del SCIGC. La coordinación general del SCIGC estará a cargo del comité institucional de coordinación del sistema de control interno y gestión de la calidad (CCIGC) de la CGR, el cual es el máximo órgano de consulta, coordinación, asesoría y evaluación en materia de control interno y gestión de la calidad de la entidad, incluido el aseguramiento de la calidad y la práctica estratégica de arquitectura empresarial.

ART. 5º—Modificar los numerales 1º, 2º, 6º, 7º, 10, 12, 15 y 30 del artículo 13, responsabilidades del comité de coordinación del sistema de control interno y gestión de la calidad (CCIGC), de la Resolución Organizacional OGZ-0527- 2016, modificada por el artículo 5º de la Resolución Organizacional OGZ-0640-2017, el cual quedará así:

ART. 13.—Responsabilidades del comité institucional de coordinación de control interno y gestión de la calidad (CICIGC). Las responsabilidades del comité institucional de coordinación de control interno y gestión de la calidad (CICIGC) de la CGR, son:

1. Actuar como máximo órgano de consulta, coordinación, asesoría y evaluación en materia de control interno y gestión de la calidad, incluyendo el aseguramiento de la calidad, la arquitectura empresarial y la gestión de tecnologías de la información de la Contraloría General de la República.

2. Aprobar las políticas generales de la entidad en materia de calidad, incluyendo aseguramiento de la calidad, arquitectura empresarial, tecnologías de la información, control interno y administración de riesgos.

6. Verificar la asignación de los recursos destinados por la entidad para el desarrollo, sostenibilidad, fortalecimiento y mejoramiento permanente del control interno y la gestión de la calidad, incluyendo el aseguramiento de la calidad, en la misma, y brindar las recomendaciones pertinentes.

7. Promover el compromiso de la dirección de la Contraloría General de la República en el desarrollo, sostenibilidad, fortalecimiento y mejoramiento permanente del control interno y la gestión de la calidad incluyendo su aseguramiento, en la misma.

10. Impartir directrices sobre estrategias y acciones para promover la cultura del control y la calidad, así como su aseguramiento, en aras del mejoramiento permanente del desempeño de la entidad, cuya orientación estará a cargo de las oficinas de control interno y planeación, en coordinación con todos los directivos como responsables de su implementación en sus respectivas dependencias.

12. Conocer el portafolio de proyectos propuestos por el grupo de trabajo de arquitectura empresarial (GTAE), evaluar su alcance y orientación para el mejoramiento continuo de la entidad y coordinar las acciones que permitan su desarrollo y ejecución. Esta evaluación del CICIGC no implica aprobaciones de carácter contractual.

15. Definir mecanismos de seguimiento al funcionamiento y efectividad del control interno y la gestión de la calidad, incluyendo el aseguramiento de la calidad y la arquitectura empresarial, en los niveles central y desconcentrado.

30. Conocer el plan estratégico de tecnologías de información y el plan estratégico de seguridad de la información, evaluando el direccionamiento estratégico de TI y seguridad de la información permitiendo coordinar las acciones que permiten orientar su cumplimiento y ejecución. Esta evaluación del CICIGC no implica aprobaciones de carácter contractual.

ART. 6º—Modificar el numeral 4º del artículo 19, responsabilidades del administrador del sistema de control interno y gestión de la calidad (SCCIG), de la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016, modificado por el artículo 7º de la Resolución Organizacional OGZ-0640-2017, el cual quedara así:

4. Orientar la implementación de estrategias y acciones para el fomento de la cultura de control y la calidad y su aseguramiento, incluida arquitectura empresarial, en coordinación con todos los directivos, en especial con el director de la oficina de control interno, gerente de talento humano, director del centro de estudios fiscales, el director de la oficina de sistemas e informática, el jefe de la unidad de seguridad y aseguramiento tecnológico e informático y el director de la oficina de control disciplinario.

ART. 7º—Modificar el artículo 27, Relación entre las responsabilidades frente al SCIGC y competencias y funciones legales y reglamentarias, de la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016, el cual quedará así:

ART. 27.—Relación entre las responsabilidades frente al SCIGC y las competencias y funciones legales y reglamentarias. De conformidad con las funciones y competencias de su cargo, cada servidor de la CGR desarrollará lo necesario para la debida operación y eficacia del control interno (incluye autocontrol y autoevaluación) y la gestión de la calidad, incluyendo su aseguramiento, considerando la normatividad legal y la reglamentación de la CGR aplicables. De igual forma procederán los funcionarios de planta temporal de regalías, así como los contratistas que actúen en representación de la CGR para cuyo efecto los contratos estipularán las obligaciones frente al SCIGC y el respectivo supervisor velará por su cumplimiento.

Las responsabilidades de cada directivo y demás funcionarios frente al SCIGC son inherentes al ejercicio de las funciones y competencias legales y reglamentarias de sus respectivos cargos; y de las obligaciones contractuales para el caso de los contratistas; igualmente en relación con la aplicación del ciclo PHVA.

ART. 8º—Modificar el artículo 30, evaluación del SCIGC, de la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016, el cual quedará así:

ART. 30.—Evaluación del SCIGC. La evaluación de la operación y estado del SCIGC estará a cargo de la oficina de control interno, dependencia que con fundamento en las facultades legales de evaluador independiente realizará las auditorías, incluyendo las de aseguramiento al sistema de calidad, así como las evaluaciones y/o seguimientos que determine la dirección de la misma, el contralor general y el comité de coordinación del sistema de control interno y gestión de la calidad.

PAR.—Para el desarrollo de auditorías internas de calidad se conformará un equipo multidisciplinario con personal idóneo de distintas dependencias, considerando el perfil profesional y experiencia requeridos, quienes serán seleccionados por el director de la oficina de control interno y comisionados a la oficina de control interno previa autorización del contralor general.

Las auditorías internas de calidad se realizarán con la periodicidad que determine el comité de coordinación de control interno y gestión de la calidad, debiéndose realizar la próxima durante el 2019.

ART. 9º—Comunicación de la presente resolución. La presente resolución deberá ser comunicada a todos los funcionarios de la Contraloría General de la República, funcionarios de planta temporal de regalías y contratistas, a través de los diferentes canales de la entidad. Asimismo, los directivos deberán socializar su contenido al interior de sus respectivas dependencias.

ART. 10.—Vigencia y derogatorias. Esta resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, modifica en lo pertinente la Resolución Organizacional OGZ-0527-2016, Resolución Organizacional OGZ-0640-2017 y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 14 de junio de 2018.