Contraloría de Bogotá, D.C.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 18 DE 2011

(Julio 5)

“Por la cual se determinan y adoptan las actuaciones especiales de la Contraloría de Bogotá, D.C.”.

(Nota: Derogada por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

El Contralor de Bogotá D.C.

en ejercicio de las atribuciones constitucionales, legales y reglamentarias y en especial las que le confiere el Acuerdo 361 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política, prevé en su artículo 267 que “el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación”.

Que el artículo 268 de la Carta Superior, confiere al Contralor General de la República, entre otras atribuciones, las siguientes: 5) Establecer la responsabilidad que se derive de la gestión fiscal, (…) y 8) Promover ante las autoridades competentes, aportando las pruebas respectivas, investigaciones penales o disciplinarias contra quienes hayan causado perjuicio a los intereses patrimoniales del estado. (…).

Que las funciones atribuidas al Contralor General de la República se hacen extensivas por virtud del artículo 272 de la Constitución, a los contralores departamentales, distritales y municipales en el ámbito de su jurisdicción.

Que el Concejo de Bogotá expidió los acuerdos 361 y 362 de 2009, por medio de los cuales “se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones” y “se modifica la planta de personal de la Contraloría de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones”, respectivamente.

Que el Acuerdo 361 de 2009, expedido por el Concejo de Bogotá, señala en el artículo 6º sobre autonomía administrativa: “en ejercicio de su autonomía administrativa, le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este acuerdo”, así mismo, consagra las funciones particulares para cada dependencia de la entidad.

Que el mismo acuerdo contempla en el artículo 28 las funciones del Contralor de Bogotá, D.C., entre las cuales se destacan: “4. Exigir informes sobre su gestión fiscal a la administración y demás entidades distritales, las sociedades de economía mixta, las empresas industriales y comerciales del Distrito y los particulares que manejen fondos o bienes del Distrito Capital”, y “9. Realizar las visitas, inspecciones e investigaciones que exija el cumplimiento de sus funciones”.

Que el artículo 22 del Acuerdo 361 al referirse a la delegación del control fiscal dispone: “El Contralor de Bogotá, mediante acto administrativo, podrá delegar funciones generales o específicas del ejercicio de la vigilancia y del control fiscal, así como las atribuidas a la Contraloría de Bogotá, D.C., por las que deba responder, con excepción de los casos de que trata el artículo 24 del presente acuerdo. Esta delegación podrá hacerse en los servidores públicos de los niveles directivo y asesor de la Contraloría de Bogotá, D.C.”.

Que por la coyuntura en temas de impacto para la ciudad, es necesario determinar y adoptar una metodología de trabajo que permita una reacción eficiente y eficaz del control fiscal frente al desarrollo de los mismos.

RESUELVE:

ART. 1º—Actuaciones especiales. Son aquellas actuaciones que permiten a la Contraloría Distrital un oportuno ejercicio del control fiscal, frente a diferentes situaciones de las que tiene conocimiento.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 2º—Clases de actuaciones especiales. Las actuaciones especiales para la Contraloría de Bogotá se dividen en tres:

1. Comité de seguimiento y control local

2. Auditorías abreviadas

3. Operativos

PAR.—Estas actuaciones especiales se regirán por las metodologías establecidas en la presente resolución.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 3º—Comité de seguimiento y control local. Es la reunión que se realice en cada una de las localidades de Bogotá, D.C., con la participación de la comunidad, los representantes de los diferentes sujetos de control y los servidores designados de la Contraloría de Bogotá.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 4º—Integración del comité de seguimiento y control local. El comité de seguimiento y control local estará integrado por los servidores públicos de la Contraloría de Bogotá que ocupen los cargos de:

Contralor de Bogotá, D.C., quien lo presidirá o su delegado

Contralor auxiliar de Bogotá, D.C.

Jefe de la oficina asesora jurídica

Director técnico de planeación

Directores técnicos sectoriales de fiscalización

Director técnico de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva

Director técnico de economía y finanzas públicas

Jefes de oficina de localidad

PAR. 1º—El secretario del comité es el director técnico de planeación.

PAR. 2º—La participación de los integrantes del comité es obligatoria e indelegable, con excepción de la del contralor.

PAR. 3º—La metodología para la realización de las reuniones del comité está consagrada en el anexo 1 numeral 1 que hace parte integral de la presente resolución.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 5º—Funciones del comité de seguimiento y control local. Son funciones del comité de seguimiento y control local:

• Sesionar previa convocatoria en las diferentes localidades de la ciudad.

• Atender directamente las denuncias que sobre presuntas irregularidades presente la comunidad.

• Formular acciones medibles y cuantificables que permitan mejorar la problemática expuesta por la comunidad convocada, dentro del ejercicio del control fiscal.

• Efectuar seguimiento a las acciones propuestas.

• Presentar a través de la secretaría del comité, los resultados concretos obtenidos en desarrollo de las actuaciones especiales ejecutadas.

• Las demás funciones que sean asignadas por el Contralor de Bogotá, D.C.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 6º—Operativos. Son actuaciones administrativas de realización inmediata, mediante las cuales un equipo de servidores de la Contraloría de Bogotá se desplaza a las instalaciones de un sujeto de vigilancia y control de la entidad, para solicitar y recopilar información y documentación que posteriormente será analizada, con el fin de evidenciar una posible situación irregular que puede ser de carácter administrativo, fiscal, disciplinario y/o penal.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 7º—Duración y programación. El operativo contará con una duración estimada de 14 días calendario, dentro de los cuales se cumplirán las fases definidas en la metodología descrita en el anexo 1, numeral 2º, que hace parte de la presente resolución.

Los operativos se realizarán de acuerdo con la programación que establezca la dirección de planeación.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 8º—Auditorías abreviadas. Son actuaciones administrativas por medio de las cuales un equipo de auditoría de la Contraloría de Bogotá se desplaza hasta las instalaciones de un sujeto de vigilancia y control de la entidad, para realizar control fiscal sobre temas, aspectos o situaciones que requieren ser evaluados de forma oportuna por la dirección sectorial de fiscalización pertinente.

PAR.—El sujeto de control, producto del informe de auditoría, suscribirá un plan de mejoramiento, el cual será objeto de conformidad por parte de la dirección sectorial de fiscalización cuya vigilancia le corresponda.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 9º—Duración y programación. Las auditorias abreviadas contarán con una duración estimada de 40 días calendario, dentro de los cuales se deben cumplir las fases definidas en la metodología descrita en el anexo 1, numeral 3º, que hace parte de la presente resolución.

Las auditorías abreviadas se realizarán de acuerdo con la programación que se establezca por parte de la dirección de planeación.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 10.—Resultados de las actuaciones especiales. Como resultado de los comités, operativos y auditorías abreviadas la Contraloría de Bogotá podrá producir pronunciamientos y advertencias fiscales, así como, abrir las indagaciones preliminares o procesos de responsabilidad fiscal a que haya lugar.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 11.—Seguimiento. Las direcciones sectoriales de fiscalización serán responsables del seguimiento detallado de las actuaciones especiales que se desarrollen en su correspondiente sector.

La dirección de planeación realizará el seguimiento ejecutivo a todas y cada uno de los operativos y auditorías abreviadas, por medio del cronograma de trabajo general que será actualizado de manera quincenal, en reuniones interdisciplinarias con las direcciones sectoriales de fiscalización.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 5 de julio de 2011.

(Nota: Derogada por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

Anexo 1

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

Metodología para actuaciones especiales Contraloría de Bogotá

1. Metodología para realización de comités de sectoriales de seguimiento (jul. 16/2011 a oct. 22/2011)

Etapa
Ítem
Fecha
Hora
Respons
Actividad
Lugar
Pre
1
Lunes previo al comité de sgto.
11:00 a.m.
Director dllo local, dadministrat y financ, dplaneación, sub dllo local
Reunión de logística (Incluye temas principales y logística gnal). Convocatoria y envío de invitaciones y citaciones. Las citaciones deben ser con carácter indelegable porque se requiere poder de decision para asumir compromisos con la comunidad.
Contraloría Bogotá
Pre
2
Martes previo al comité sgto.
8 a.m. - 12 m
Director dllo local, subd control social, jefe local y profesionales, 1 delegado de c/sectorial
Definicion voceros por mesa (entre 5 o 7 mesas) / Realización de las pre mesas coordinadas por el director de dllo local para definir temas de interés y asistentes como insumo para logística.
Mismo del evento
Pre
3
Martes previo al comité sgto.
8 a.m. - 12 m
Jefe de localidad
Consolidación de las conclusiones resultantes de las mesas de trabajo (máximo 5 por mesa).
D desarrollo local
Pre
4
Miércoles
8 a.m.
Jefe de localidad
Enviar conclusiones de las premesas a la Dirección de Planeación para ser reenviadas a las direcciones sectoriales.
D desarrollo local
Pre
5
Miércoles
11:00 a.m.
Director dllo local, dplaneación, sub dllo local
Reunión para la definición de orden del día tentativo.
Contraloría Bogotá
Pre/Durante
6
lun-sáb
Permanente
Directora administrativa y financiera
Coordinación de la logística.
Lugar del evento
Durante
7
sáb
8 a.m. - 12 m
Director dllo local, subd control social, jefe local Contralor Distrítal
Orden del día, participación de los voceros, participación 3 personas comunidad, definición de compromisos por parte del Contralor Distrital.
Lugar del evento
Post
8
sáb
8 a.m. – 12 m
D planeación
Elaboración y publicación de la ayuda de memoria para seguimiento mensual por parte de la dirección de planeación.
Contraloría Bogotá

 

2. Metodología operativos (14 días calendario)


Fase
Ítem Tiempo Resp Actividad
Pre
1
2 días
GAF
Elabora y proyecta el auto comisorio del operativo el cual debe contener justificación, término, tema, designación funcionarios.
Pre
2
1 día
Contralor Distrital
Aprueba, suscribe y comunica el auto comisorio.
Pre
3
2 días
GAF
Preparación del operativo (información necesaria y logística).
Durante
4
3 días
Funcionarios asignados, con la supervisión y vigilancia del GAF
Se inicia el operativo en la entidad, con levantamiento del acta de visita administrativa fiscal (debe contener: fecha, lugar, participantes por la contraloría y por el sujeto de control, objeto, desarrollo de la visita con solicitud de información documental y magnética, entrevistas y/o visitas a terreno.

Registro obligatorio-actas de visita fiscal con sus soportes y/o actas de inspección a terreno.
Durante
5
4 días
Funcionarios comisionados
Elaborar y presentar al asesor designado como coordinador del GAF, el informe ejecutivo producto del operativo que debe contener análisis y verificación de la información, presentación de informe ejecutivo con sus soportes, conclusiones y recomendaciones de las actividades a desarrollar por parte de la contraloría frente a la incidencia de los hechos evidenciados (fiscal, disciplinario, penal o administrativo). El informe debe contener como mínimo: Solución del objeto del auto comisorio y las conclusiones y recomendaciones a que se considere debe desarrollar la Contraloría de Bogotá. En especial en el caso de que los hechos evidencien un presunto detrimento al erario debe reunir los requisitos del anexo 1 del procedimiento para concluir hallazgo de auditoría de la Resolución 7 de 2011.
Post
6
2 días
GAF
Revisan, ajustan y aprueban el informe ejecutivo presentado por funcionarios comisionados, para ser remitido al Contralor de Bogotá para su conocimiento. En este mismo término deben trasladar si es pertinente a las autoridades competentes los hechos que posiblemente tengan incidencia fiscal, disciplinaria y penal. Los hechos con incidencia administrativa se comunicarán a la entidad para que los incluya dentro del plan de mejoramiento vigente (ver procedimiento para conformación, conformidad, seguimiento y modificación plan de mejoramiento resolución vigente).

 

3. Metodología auditoría abreviada (40 días calendario)

Fase
Ítem
Tiempo
Resp
Actividad
Pre
1
2 días calend
Contralor, director, subdirector, jefe de oficina de localidad y y/o auditor
Formular propuesta de auditoría abreviada, indicando el sujeto de control y el tema por medio de memorando interno.
Pre
2
1 día calend
Director sectorial
Designa el equipo auditor, indicando el sujeto de control, el tema a auditar y el universo sobre el cual se debe seleccionar la muestra e indica los criterios para la selección de la muestra. A través de un memorando interno en el cual se determinará los términos dentro de los cuales se debe desarrollar la auditoría, este debe ser debidamente comunicado.
Pre
3
2 días calend
Equipo auditor
Desarrolla el objetivo general de auditoría, estableciendo objetivos específicos, los cuales se ejecutarán a través de los respectivos programas de auditoría, y se selecciona la muestra a auditar en cada uno de ellos.
Pre
4
1 día calend
Director sectorial
Previa revisión del subdirector de fiscalización correspondiente, el director aprueba el memorando de auditoría abreviada. Posteriormente presenta al equipo auditor en el sujeto de control solicitando el espacio físico para el desarrollo de la auditoría.
Durante
5
23 días calend
Equipo auditor
Inicia la ejecución mediante las diferentes pruebas de auditoría. Durante los últimos tres días de la ejecución de la auditoría. Elabora informe ejecutivo de auditoría, lo presenta al subdirector de fiscalización y el director lo aprueba. El informe debe contener: Marco legal, solución de objetivos general y específicos y resultados (hallazgos con criterio, condición, causa y efecto) del proceso auditor.
Post




Post
6
1 día calend
Director sectorial
Aprueba y de ser necesario ajusta: el informe de auditoría.
Post
7
1 día calend
Director sectorial
Comunica al sujeto de control el informe de auditoría por medio de oficio remisorio donde le da término de 2 días hábiles para presentar rpta al informe preliminar.
Post
8
2 días calend
Sujeto de control
Presenta respuesta informe preliminar.
Post
9
1 día calend
Equipo auditor/ Equipo directivo
Evalúa respuesta y comunica el informe final al sujeto de control. Traslada los hallazgos dependiendo de su incidencia a la dependencia o entidad competente.
Post
10
1 día calend
Director sectorial y el subdirector de fiscalización
Revisar y dar conformidad/inconformidad al plan de mejoramiento presentado por el sujeto de control a través de Sivicof.
Post
11
2 días calend
Sujeto de control
Presenta plan de mejoramiento.
Post
12
2 días calend
Equipo auditor/ Equipo directivo
Da conformidad o inconformidad al plan.
Post
13
1 día calend
Sujeto de control
Presenta plan de mejoramiento ajustado.

(Nota: Derogado por la Resolución Reglamentaria 33 de 2016 artículo 5° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)