Contraloría de Bogotá, D.C.

RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 7 DE 2011

(Marzo 31)

“Por la cual se adopta la nueva versión de documentos y procedimientos relacionados con el proceso de prestación de servicio micro de la Contraloría de Bogotá y se dictan otras disposiciones”.

La Contralora de Bogotá, D.C.,

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 6º del Acuerdo 361 de 2009 y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los literales j) y l) del artículo 4º de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional procedimientos para la ejecución de procesos y simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el modelo estándar de control interno MECI, adoptado en la Contraloría de Bogotá mediante Resolución Reglamentaria 13 de junio 12 de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la Contraloría de Bogotá y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.

Que mediante el Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009: “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 6º establece: “En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este acuerdo”.

Que el Acuerdo 361 de 2009 en su artículo 37 numeral 9º, consagra como una de las funciones de la dirección de planeación, “realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos”.

Que mediante Resolución Reglamentaria 29 de noviembre 3 de 2009, se adoptó la nueva versión de documentos y procedimientos relacionados con el proceso de prestación de servicio micro.

Que con Resolución Reglamentaria 15 de mayo 14 de 2010, se adoptó la nueva versión de algunos procedimientos relacionados con el proceso de prestación de servicio micro.

Que la Resolución Reglamentaria 27 de diciembre 30 de 2010, creó y conformó el grupo especial de apoyo y fiscalización, GAF, adscrito al despacho del Contralor de Bogotá.

Que el equipo de análisis del proceso de prestación del servicio Micro y el comité operativo de la entidad, han efectuado modificaciones a algunos de los procedimientos y documentos del mismo, con el objeto de mejorar la calidad, oportunidad y efectividad de las auditorías.

Que atendiendo a nuestra política de calidad, y como resultado de las mesas de trabajo llevadas a cabo en la dirección de planeación con las direcciones sectoriales, se concluyó que se deben hacer cambios a los procedimientos, con el fin de coadyuvar al ejercicio del control fiscal.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar la nueva versión de los siguientes documentos y Procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Micro:

Documento / ProcedimientoVersiónCódigo
1 Caracterización del Proceso de Prestación de Servicio Micro. 7.0 40
2 Procedimiento para la Identificación y Trazabilidad del Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral. 6.0 4001
3 Plan de Calidad del proceso de Prestación de Servicio Micro. 8.0 4002
4Caracterización de Producto “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral”.7.04003
5 Procedimiento para el Control del Producto no Conforme “Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral”. 5.0 4004
6 Procedimiento Propiedad de la Parte Interesada. 6.0 4005
7 Procedimiento para Suscribir, Comunicar y Realizar Seguimiento a la Advertencia Fiscal. 8.0 4006
8 Procedimiento para la Preservación del Producto “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral” 8.0 4007
9 Procedimiento para la Elaboración, Seguimiento y Actualización del Plan de Auditoría Distrital – PAD. 7.0 4008
10 Procedimiento para la Elaboración del Memorando de Encargo de Auditoria. 7.0 4009
11 Procedimiento para la Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoria. 7.0 4010
12 Procedimiento para Concluir el Hallazgo de Auditoría. 9.0 4011
13 Procedimiento para Elaborar el Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral y Cierre de Auditoria. 9.0 4012
14 Procedimiento para Desarrollar Mesas de Trabajo. 8.0 4013
15 Procedimiento para Elaborar Papeles de Trabajo. 7.0 4014
16 Procedimiento para la Conformidad, Modificación y Seguimiento al Plan de Mejoramiento. 9.0 4015
17 Procedimiento para Adelantar Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal. 6.0 4016
18 Procedimiento para la Indagación Preliminar. 5.0 4017
19 Procedimiento para la Cuantificación y Comunicación de Beneficios del Control Fiscal. 9.0 4018
20 Procedimiento para la Recepción, Verificación y Revisión de la Cuenta. 6.0 4019
21 Procedimiento para Adelantar Auditoria Especial
“Transversal”.
4.0 4021

(Nota: Derogados los numerales 12, 17 y 19 del presente artículo por la Resolución Reglamentaria 30 de 2012 artículo 6° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

(Nota: Derogados los numerales 2.5, 6, 7.8, 14, 15, 20 y 21 del presente artículo por la Resolución Reglamentaria 55 de 2018 artículo 7° de la Contraloría de Bogotá, D.C.)

ART. 2º—Delegar en la Dirección de Planeación en coordinación con las Direcciones Sectoriales y el Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización GAF, el mejoramiento continuo de los procedimientos del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

ART. 3º—Es responsabilidad de los Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la divulgación, actualización y mejoramiento de los documentos y procedimientos adoptados.

ART. 4º—La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en todas sus partes las resoluciones reglamentaria 29 de noviembre 3 de 2009 y 15 de mayo 14 de 2010.

ART. TRANS.—Las actividades relacionadas con la ejecución del Plan de Auditoría Distrital PAD 2011 – Ciclo I, se regirán por los procedimientos y documentos establecidos en las Resoluciones Reglamentarias No. 029 y 015 de 2009 y 2010 respectivamente, y a partir de la ejecución del PAD 2011 – Ciclo II, Ia planificación y ejecución se efectuará, con base en los procedimientos y documentos establecidos en la presente Resolución.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 31 de marzo de 2011.

Mónica Certain Palma

Contralora de Bogotá

Caracterización del proceso de prestación de servicio micro historial de cambios 

VERSIÓNNº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 018 de marzo 14 de 2003En la Matriz de descripción del proceso, se redefinió la “ENTRADA/INSUMO” y “SALIDA” de cada una de las actividades claves del proceso.

Para cada una de las fases del proceso, se garantiza que los productos o resultados (salidas) son insumos para la actividad siguiente.

En la Matriz responsabilidad y comunicaciones, los requisitos de la norma ISO 9001:2000: 8.2.3 “Seguimiento y Medición de los procesos”; 8.4 “Análisis de Datos”; y 8.5 “Mejora”, se organizaron los conceptos de acuerdo a los procedimientos que hacen parte del Proceso de Prestación de Servicio Micro. Además el nombre de los registros de comunicación se revisó
2.0R.R. 032 de mayo 29 de 2003Se modifica la página 1 y 3.

Eliminación de la Descripción de Proceso de Prestación de Servicio Micro la actividad relacionada con “Revisar en términos y forma la cuenta”, dado que ésta no es una actividad clave del Proceso; puesto que no está relacionada como requisito en la caracterización del Producto.

Modificación del numeral 3 de la Descripción del Proceso el insumo relacionado con “Cuenta Revisada en forma y términos” por “Cuenta”: Así mismo, modificación del proveedor interno por externo “Sujeto de Control”.
2.0R.R. 047 de septiembre 30 de 2003El documento cambia de versión.

Se unificó en una sola actividad “Elaborar Memorando de Planeación y Programas de Auditoría; así mismo, las actividades 10, 11 y 12 se unieron en “Determinar e implementar Acciones Correctivas, de Corrección, Preventivas y de Mejora. Se suprimió la actividad relacionada con Revisión del Plan de Mejoramiento como actividad clave del proceso. Se agregó como actividad clave del proceso “Elaborar Proyecto de Control de Advertencia”.

En consecuencia a lo anterior algunos insumos y salidas del proceso fueron modificados.

Así mismo, en la matriz de responsabilidades y comunicaciones se ajustaron algunos documentos que indican la responsabilidad por el control de determinados requisitos de la norma, así como en los documentos a modificar y los responsables y medios de comunicación de los mismos.

 

VERSIÓNNº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
3.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004.En el numeral 3º Aplicación, se complementan las dependencias que intervienen en el desarrollo del proceso incorporando: Despacho del Contralor Auxiliar, Dirección de Planeación y Grupo Especial de Investigaciones Forenses.

En la matriz de Descripción del proceso se efectuaron las siguientes modificaciones:
— Se incorporo en la actividad correspondiente a: “Elaborar el Plan de Auditoría Distrital” el insumo lineamientos de enlace con clientes, cuyo proveedor corresponde al proceso enlace con clientes.
— Se eliminó de la segunda actividad el insumo análisis global del sector del proceso de prestacion de servicio macro.
3.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004Se elimina como cliente interno de la actividad Elaborar el Memorando de Encargo de Auditoría al proceso de prestación de servicio macro y se incorpora éste cliente en la actividad: Elaborar Memorando de Planeación y programas de Auditoría.

Se sustituyen los instrumentos de seguimiento y medición POA y SIMER por el Plan de actividades y sistema de medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá D.C.
4.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006Se ajusta la redacción del objetivo y alcance del Proceso.

En la descripción del proceso se ajusta los insumos y salidas de las actividades claves del proceso, mejorando la articulación y secuencia con los demás procesos del SGC, especialmente con los de Orientación Institucional “documentos controlados”, Gestión Humana, Recursos Físicos y Financieros y Evaluación y Control.

De la matriz de responsabilidad y comunicaciones se excluye el requisito 8.2.2. “Auditoría externa”, el cual se incorpora en el nuevo proceso de Evaluación y Control.

Se precisan los documentos a comunicar, así como el medio y los registros en la matriz de responsabilidad y comunicaciones.
5.0R.R. 016 de septiembre 30 de 2008Cambia de versión.

Se actualizan los nombres de los cargos de conformidad con el Acuerdo 362 de 2009.

Se incluye como una actividad y salida del proceso la elaboración de pronunciamientos.
6.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009Se modifica el nombre del GUIFO por el GAF.

En la planeación se incluye como entrada el Programa de verificación y análisis de datos y lista de chequeo producto de la revisión de la cuenta, para la elaboración del PAD.

VERSIÓNNo. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
7.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011



CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO CÓDIGO DEL PROCESO: 40 

VERSIÓN No. 7.0 

FECHA: 25 de marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliar
CARGO
Víctor Manuel Armella Velásquez
NOMBRE

FIRMA
APROBADO POR:
Director técnico planeación
CARGO
Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
NOMBRE

FIRMA
COPIA:Nº DE PÁGINAS: 13

 

1. OBJETIVO: 

Evaluar la gestión de los sujetos de control para garantizar el adecuado uso de los recursos y el mejoramiento de su gestión.

2. ALCANCE: 

El proceso inicia con la Identificación de las necesidades de recursos de talento humano y de recursos físicos y financieros y termina con la implementación de acciones de mejora del proceso.

3. APLICACIÓN: 

Despacho del contralor auxiliar, dirección de planeación, direcciones sectoriales y grupo especial de apoyo y fiscalización, GAF.

4. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO: 

4.1. Descripción del proceso.

4.2. Matriz de responsabilidad y comunicaciones.

4.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 

PHVANo.PROVEEDOR - PROCESOENTRADA/ INSUMOACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESOSALIDACLIENTE – PROCESO
  INTERNOEXTERNO   INTERNOEXTERNO
PLANEAR1Proceso de Orientación InstitucionalPlan estratégico.
Lineamientos de la Alta Dirección.
Informe de Gestión SGC.
Identificar las necesidades de Talento Humano y de Recursos Físicos y Financieros.Necesidades de Talento Humano y de Recursos Físicos y Financieros.Proceso de Gestión Humana.
Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros.
 
2Proceso Orientación InstitucionalPlan Estratégico
Lineamientos de la Alta Dirección.
Manual de Calidad
Formular actividades estratégicas e indicadores de gestión.Plan de Acción del Proceso.Proceso de Orientación.
Proceso de Prestación de Servicio Micro.
 
Lineamientos de Orientación Institucional.
Documentos Controlados
Proceso Gestión HumanaAsignación de Funcionarios competentes.
Plan de Capacitación
Programa de Bienestar Programa de Salud Ocupacional
Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.
Proceso de Recursos Físicos y FinancierosProvisión de Recursos
3Proceso de Orientación InstitucionalPlan EstratégicoElaborar el Plan de Auditoría Distrital.Plan de Auditoría Distrital.Proceso de Prestación de Servicio Micro.
Proceso de Prestación de Servicio Macro.
Proceso de Enlace con los Clientes.
Entes de control
Lineamientos de la Alta Dirección
Plan de acción.
Manual de Calidad
Proceso Gestión HumanaManual específico de funciones, requisitos y competencias laborales.
Proceso de Prestación de Servicio Macro.Lineamientos Proceso Macro.
Proceso Enlace con los ClientesLineamientos Proceso Enlace con los Clientes
Proceso Prestación de Servicio MicroPrograma de verificación y análisis de datos y lista de chequeo producto de la revisión de la cuenta.
Informes de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral (anteriores).
Plan de Mejoramiento Sujetos De Control.
Proceso de Responsabilidad Fiscal Y Jurisdicción Coactiva.Reporte Semestral Consolidado de los Procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva terminados y en curso, por Sector y Sujeto de Control.
4Proceso de Prestación de Servicio Micro.• Plan de Auditoría Distrital.
• Resultados últimos Informes de Auditoría
• Gubernamental con Enfoque Integral
• Plan de Mejoramiento Sujetos de Control.
Elaborar Memorando de Encargo de Auditoría.Memorando de Encargo de Auditoría.Proceso Prestación de Servicio Micro.
Proceso Prestación de Servicio Macro.
Auditorías externas
Proceso de Prestación de Servicio Macro.Plan Anual de Estudios.
Proceso Enlace con los Clientes.Peticiones, Quejas, Reclamos.

Sujeto de control
Cuenta.

PHVANo.PROVEEDOR - PROCESO ENTRADA/ INSUMOACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESOSALIDACLIENTE – PROCESO 
 INTERNOEXTERNO INTERNOEXTERNO
 5
Proceso Prestación de Servicio Micro.
 Memorando de Encargo de Auditoría.

Cuenta Sujetos de Control
Información complementaria de los Sujetos de Control.
Elaborar Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.
Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.
Proceso Prestación de Servicio Micro. 
Proceso Prestación de Servicio Macro.


HACER
6
Proceso de Prestación de Servicio Micro.
 Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.
Aplicar Programas de Auditoría.
Información para reportar a la Contraloría General de la RepúblicaProceso de Prestación de Servicio Macro. 
Hallazgos de auditoría.
 Sujeto de Control
Hallazgos Fiscales.

Solicitud de apertura de Indagación Preliminar.
ProcesoResponsabilidad Fiscal y JC.

Proceso de Prestación de Servicio Micro.
 
TrasladodeHallazgos Disciplinarios y Penales. Personería Distrital y/o Fiscalía
7
Proceso de Prestación de Servicio Micro. Informe Técnico

Instructivo para la elaboración del esquema del pronunciamiento.
Elaborar Proyecto de Advertencia Fiscal y Pronunciamientos.Advertencia Fiscal y Pronunciamientos.Proceso de Enlace con Clientes.Sujeto de Control
8
Proceso Prestación de Servicio Micro. Hallazgos de Auditoría.

Advertencia Fiscal.

Pronunciamientos.
Elaborar Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.Informede Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.Proceso de Prestación de Servicio Micro.

Proceso de Prestación de Servicio Macro.

Proceso de Recursos Físicos Y Financieros.

Proceso de Enlace con Clientes.
Sujeto de Control
Proceso Prestación de Servicio Micro. Análisis Sectorial.
9
Proceso Prestación de Servicio Micro. Solicitud Apertura de Indagación Preliminar.DesarrollarIndagación Preliminar.Auto que recomienda la apertura del proceso de responsabilidad fiscal o de archivo de la indagación preliminar.Proceso de Prestación del Servicio de Responsabilidad Fiscal y JC. 

 

PHVANo.PROVEEDOR - PROCESO ENTRADA/ INSUMOACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESOSALIDACLIENTE – PROCESO
  INTERNOEXTERNOINTERNOINTERNOEXTERNO
VERIFICAR
10
Proceso de Orientación Institucional. Plan Estratégico.

Plan de Acción.

Realizar seguimiento y medición a la ejecución del proceso y su respectivo análisis.


Informe de Gestión del Proceso de Prestación de Servicio Micro.
Proceso Prestación de Servicio Micro.
Proceso de Prestación de Servicio Micro.Seguimiento acciones correctivas, preventivas o de mejora del proceso.

Plan Auditoría Distrital.

Reporte Producto No Conforme.
Proceso Orientación Institucional.
ACTUAR
11
Proceso Prestación de Servicio Micro.Informe de Gestión del Proceso.Determinar e implementar Acciones Correctivas, de Corrección, Preventivas y de Mejora.Reporte de Acciones Correctivas, de Corrección, Preventivas y Mejora del Proceso implementadas y Seguimiento a las mismas.Proceso de Prestación de Servicio Micro.
Proceso Orientación Institucional.Resultados de la Revisión por la Dirección.

Documentos controlados.
Proceso de Evaluación y ControlInformes de Evaluaciones Independientes.Proceso de Evaluación y Control.
 Entidad Certificadora.Informe de Auditoría Externa de Calidad.
Entes de control.Informe de Auditoría General de la República.

Informe de Auditoría Fiscal.

INDICADORES
Nota: Los indicadores del proceso, se incluirán en el Plan de Acción.

5.2. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Y COMUNICACIONES 

ResponsabilidadComunicaciones
Requisito de la normaResponsabilidad por:ResponsableDocumento que indica la responsabilidadQué se comunicaQuién lo comunicaA quién se comunicaMedio de comunicaciónRegistro de la comunicación
7.1 Planificación de la realización del productoPlanificar la manera como se asegura que el Proceso Prestación de Servicio Micro logre que se cumpla con los requisitos definidos para los productos, con los requisitos establecidos por los clientes y por la Constitución y la ley.Director SectorialAcuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá.Plan de Calidad del Proceso Prestación de Servicio Micro.Director SectorialFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico. Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
7.2. Relación con los clientesDeterminar requisitos relacionados con el producto.Director SectorialPlan de Calidad de cada Proceso Misional.Caracterización del ProductoDirector SectorialFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
7.5. Producción y Prestación del Servicio.Planificar la ejecución del producto y asegurar que se ejecute dentro de condiciones controladas.Director SectorialAcuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá.

Procedimiento para la elaboración, seguimiento y actualización del PAD
Plan de Auditoría Distrital (PAD) aprobado.Director SectorialFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
Identificar los productos del Proceso Micro para asegurar su trazabilidad y para conocer su estado de control.Directores y Subdirectores Sectoriales.Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá.Procedimiento de Identificación y Trazabilidad del Producto.Director SectorialFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
Salvaguardar la propiedad de la parte interesada (Información confidencial, documentos o información, recursos)Jefe de Oficina Localidad o Líder Auditor y/o coordinador de la actuación de control fiscal.Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá y procedimientos del proceso micro.Procedimiento Propiedad de la Parte InteresadaDirector SectorialFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
Preservar la conformidad del ProductoDirector Sectorial y/o coordinador de cualquier otra actuación de control fiscal.Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de BogotáProcedimiento Preservación del Producto.Director SectorialFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.

ResponsabilidadComunicaciones

Requisito de la Norma
Responsabilidad por:
Responsable

Documento que indica la responsabilidad

Qué se comunica

Quién lo comunica

A quién se comunica

Medio de comunicación
Registro de la comunicación
8.2.4 Seguimiento y medición del producto
Establecer e implementar los puntos de control para realizar la medición del productoDirectores y Subdirectores SectorialesAcuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá y procedimientos del proceso microPlan de Calidad del Proceso Prestación de Servicio Micro.Director SectorialFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
Realizar la verificación del producto para asegurar que cumplan con los requisitos establecidos y registrar sus resultadosSubdirector de FiscalizaciónAcuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá y procedimientos del proceso de prestación del servicio micro.Procedimiento para Desarrollar Mesas de TrabajoDirector SectorialFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
Formular actividades, e indicadores de gestión para realizar la medición y monitoreo del proceso.
Directores Sectoriales y Coordinador del GAF, en coordinación con el Director de Planeación.Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá.Plan de Acción.Director de PlaneaciónComité DirectivoPlan de Acción.Lista de destinatarios de copias controladas
Director Sectorial y Coordinador del GAFFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
Establecer mecanismos para realizar la medición y monitoreo de proceso.Director Técnico de PlaneaciónAcuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de BogotáProcedimiento para la Formulación del Plan de Acción.Director Sectorial y Coordinador del GAFFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
Realizar la medición y monitoreo del ProcesoDirector Sectorial,
Subdirector de Fiscalización y Coordinador del GAF
Acuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá.
Procedimiento para la Formulación del Plan de Acción.
Resultados del Seguimiento y Medición a la ejecución del procesoDirector Sectorial y Coordinador del GAFDirector Técnico de PlaneaciónMemorando y/o ElectrónicoFormato catálogo único de variables.
FuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
8.3 Control de producto no conformeIdentificar, documentar y evaluar los productos no conformes.Director sectorial.Procedimiento para el Control del Producto No Conforme.No conformidades del productoDirector SectorialFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.
Implementar las acciones correctivas para eliminar las causas que generan no conformidades en los productos.Subdirectores de Fiscalización.Procedimiento para la Implementación de Acciones Correctivas, de Corrección, Preventivas y de Mejora.Resultado de la implementación de acciones correctivas a la no conformidad del producto.Director SectorialFuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato asistencia capacitación y/o memorando.

ResponsabilidadComunicaciones
Requisito de la NormaResponsabilidad por:ResponsableDocumento que indica la responsabilidadQué se comunicaQuién lo comunicaA quién se comunicaMedio de comunicaciónRegistro de la comunicación
8.4. Análisis de datosAnalizar la información resultante del procesoDirector de Planeación, Directores Sectoriales y Coordinador del GAFAcuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de BogotáInforme de Gestión del ProcesoResponsable del Proceso MicroComité Directivo y/o Operativo.En ComitéActa de Comité
Director de Planeación y dependencias que integran el procesoCorreo electrónicoMemorando y/o registro de correo electrónico
Director Sectorial y Coordinador del GAFFuncionariosEn mesa de trabajo y/o correo electrónico.Acta de mesas de trabajo ó registro de correo electrónico
8.5. MejoraPlanificar e implementar la mejora del procesoContralor, Auxiliar, Director de Planeación, Directores Sectoriales y Coordinador del GAFAcuerdo que define la Estructura Orgánica de la Contraloría de Bogotá.Acciones de Mejora del procesoDirector de Planeación, Director Sectorial, Coordinador del GAFOficina de Control Interno.Reporte de Acciones Correctivas, de Corrección y de mejora y/o electrónico.Memorando
FuncionariosEn mesa de trabajo, capacitación y/o electrónico.Acta de mesa de trabajo, formato
Asistencia capacitación, memorando y/o registro de correo electrónico.

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL 

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓNNo. DEL ACTO
ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA
NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 04 de febrero 06 de 2003Modificación total del Procedimiento adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 004 de febrero 6 de 2003, de la siguiente manera:
• Modificacion del Alcance del Procedimiento, asi: ¡§Se inicia con la identificacion del Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral que contiene cada una de las actividades conducentes a su aprobacion y termina con la trazabilidad de cada una de dichas actividades a traves de los registros de los procedimientos: Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque integral; Informe Preliminar de Auditoria Gubernamental con Enfoque integral; Actas de Mesas de Trabajo; Formatos de Traslado de hallazgos; Programas de Auditoria; Memorando de Planeacion; Memorando Encargo de Auditoria y Plan de Auditoria Distrital PAD. La Trazabilidad se puede efectuar desde la aprobacion del PAD hasta la firma del informe o viceversa.
• Modificacion de las dos actividades del procedimiento, asi: La primera: Identifique el Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral, verificando que contenga cada una de las siguientes actividades, conducentes a su aprobacion: Periodo del PAD, Nombre del Sector, Nombre del Sujeto de Control, Periodo Auditado (vigencia), Modalidad de Auditoria y Fase del PAD y la segunda: Realiza la Trazabilidad de cada una de las mencionadas actividades a traves de los registros de los procedimientos.
2.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.
Actividad 1: Se modifica la Identificación del Producto suprimiendo el atributo “fase del PAD”, en consecuencia se ajusta el alcance del procedimiento.
Así mismo, se ajusta redacción de la actividad No. 2.
3.0R.R. 051 de 30 de diciembre de 2004El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de noviembre 9 de 2005.
4.0R.R. 018 de 14 de agosto de 2006Se cambia de versión.
Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
Se modifica la definición de trazabilidad y se ajusta el nombre de Fase a Ciclo de Auditoría.
5.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009Se modifica en la actividad 2 del procedimiento que no es Traslado de Hallazgos, sino Concluir Hallazgo de Auditoría.
6.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL 

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4001 

VERSIÓN No. 6.0 

FECHA: 25 de marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliar Víctor Manuel Armella Velásquez
CARGO NOMBRE

FIRMA
APROBADO POR:
Director técnico de planeación Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO NOMBRE FIRMA
COPIA No.NO. DE PÁGINAS: 5

1. OBJETIVO: 

Estandarizar las actividades para realizar la identificación y trazabilidad del Producto “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral

2. ALCANCE: 

Inicia con la identificación del producto “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral” y termina con realización de la Trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención del producto, verificando los registros de los procedimientos.

3. BASE LEGAL: 

• Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.

• Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65.

• Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105.

• Acuerdo 361 de 2009 “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones”

4. DEFINICIONES: 

IDENTIFICACIÓN: Relación de atributos que distingue el informe de otros.

TRAZABILIDAD: Es la capacidad de identificar un producto y proveer información acerca de su historia, origen y su proceso de elaboración.

5. REGISTROS: 

No aplica.

6. ANEXO: 

No aplica.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
1CUALQUIER CARGO QUE SE PROPONGA REALIZAR LA IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTOIdentifique el producto “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral”, verificando que contenga las siguientes características o atributos:
• Periodo del PAD.
• Nombre del Sector.
• Nombre del Sujeto de Control.
• Periodo Auditado (vigencia).
• Modalidad de Auditoría.
• Ciclo del PAD.
2CUALQUIER CARGO QUE SE PROPONGA REALIZAR LA
TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO.
Realiza la Trazabilidad en las actividades que conducen a la obtención del producto, verificando los registros de los siguientes procedimientos:
Informe de Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral.
• Actas de Mesas de Trabajo.
Concluir Hallazgo de Auditoria.
• Memorando de Encargo.
• Memorando de Planeacion y
Programas de Auditoria.
• Plan de Auditoria Distrital PAD.

PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0RR. 04 Febrero 06 de 2003En la tercera columna del formato relacionar los procedimientos a la actividad a controlar.

Actividad 1, columna modificar por Dirección Técnica de Planeación.
Actividad 4, columna 5, modificar por Memorando de Planeación.
Actividad 8, columna 8, agregar: Mesas de trabajo Jurídica.
Actividad 9, columna 9, modificar por realizar seguimiento a la comunicación del hallazgo.
Actividad No. 10, columna 4, primer párrafo, suprimir lo correspondiente a fenecimiento.
Actividad 11, columna 8, agregar: o documento que permita evidenciar la reunión con el sujeto de control.
En la Modalidad de Auditoria Especial, realizar un nota pie de página, donde se indique que la Auditoría Transversal está contenida en esta modalidad de auditoría.
Columna 5 cambiar la palabra característica por variable.
Actividad 2 columna 9, agregar la Responsable Subsectorial.
Actividad 5 columna 6 cambiar Subdirector de Fiscalización por Director Sectorial.
Actividad 8 columna 9 agregar “por el Comité Técnico Sectorial y por la mesas jurídica.

 

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
2.0RR. 030 de mayo 21 de 2003El documento cambia de versión.
Actividad 3: Modificar Evaluar Preliminarmente el SCI por Evaluar el SCI y el requisito de completo suprimir lo correspondiente a “antes de terminar la fase de planeación”.
Actividad 12: Redefinir el último párrafo de la actividad, así: “Que se evidencie el análisis de la respuesta del sujeto de control. Si bien es cierto comunicar el informe es posterior al producto final informe, las Direcciones Sectoriales deben garantizar la característica de Completo. Completo: Una vez firmado por el Director Sectorial, debe remitirse al sujeto de control y copia dura a la Subdirección de Servicios Administrativos para fotocopiado y empaste para distribución; la copia Original será devuelta a la Dirección que origina el Informe. (El Subdirector de Servicios Administrativos debe coordinar con la Dirección de Apoyo al Despacho el número de copias a duplicar, incluyendo una para la Dirección de Economía y Finanzas Distritales). Así mismo, el Director Sectorial debe enviar un resumen ejecutivo a la Oficina Asesora de Comunicaciones.
3.0RR. 048 de septiembre 30 de 2003El documento cambia de versión.
Se unifican en una sola variable a controlar la “Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría; Concluir Hallazgos de Auditoría y Comunicar Hallazgos a otras Instancias”.
Así mismo se suprimieron como actividades a controlar la Evaluación del Sistema de Control Interno, Desarrollar Objetivos Subsectoriales, Elaborar el Informe Preliminar y Presentar al sujeto de control los resultados de la auditoría, con el fin de que las variables a controlar sean consecuentes con las actividades claves del proceso definido en la Descripción del Proceso Micro.
De igual manera, se estableció que el Plan de Calidad diseñado para la Auditoría Especial Aplica para cualquier otra clase de actuación fiscal.
4.0R.R. 051 de 30 de diciembre de 2004Se suprime la modalidad de Auditoría de Seguimiento.
Se modifica la característica de estructurado, así: Objetivo General, Componentes de integralidad, Objetivos subsectoriales, Objetivos de Articulación, Objetivos transversales y Duración de la Auditoría.
Se ajusta la estructura del Memorando, así: Análisis del Sujeto, Áreas Críticas, Objetivos de Auditoría, Plan de Trabajo Sectorial, Programas por componente de integralidad y cronograma.
Se modifica la estructura del Informe de Auditoría: Dictamen Integral, Análisis Sectorial y Resultados de Auditoría.
5.0R.R. 045 de 30 de noviembre de 2005Cambia de versión.
6.0R.R 018 de agosto 14 de 2006Para la elaboración del PAD se incluye concepto de integración y aseguramiento de la evaluación sectorial.
El memorado de encargo debe contener los hechos relevantes de la revisión de la cuenta y una adecuada evaluación del sujeto de control, al igual que para el memorando de Planeación, así como la aplicación de la Metodología para la Evaluación de la Gestión y los Resultados.
Para la elaboración del informe se dispone que el concepto sobre la gestión se derive de la aplicación de la metodología para la evaluación de la gestión y los resultados y la inclusión de un concepto breve sobre la revisión de la cuenta.
Se adiciona seguimiento a los Planes de Mejoramiento y advertencias y pronunciamientos comunicados.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
7.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009En la actividad 1 – Completo, se incluye “el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, semestral y anual”.
En la actividad 2 – Estructurado, se incluye “universo de la muestra”.
En la actividad 3 – Completo, se incluye “muestra”.
En la actividad 6 – Completo, se cambia la Subdirección de Servicios Administrativos por la Dirección de Apoyo al Despacho y se aclara que a la Dirección de Economía y Finanzas el medio magnético será de las auditorías regulares.
8.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO

CÓDIGO: 4002

VERSIÓN No. 8.0

FECHA: 25 de Marzo de 2011

REVISADO POR:
Contralor Auxiliar
CARGO

Víctor Manuel Armella Velásquez
NOMBRE

FIRMA
APROBADO POR:
Director Técnico de PlaneaciónEfvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGONOMBREFIRMA
COPIA No.No. DE PÁGINAS: 7

PLAN DE CALIDAD DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO - VERSIÓN 8.0 

N.ACTIVIDAD A CONTROLARMÉTODO DE CONTROLVARIABLES A CONTROLARREQUISITOSRESPONSABLEFRECUENCIA DE CONTROLREGISTROACCIONES DE CORRECCIÓNREGULARESPECIALENTIDADES CON PARTICIPACIÓN ACCIONARIA
1Elaborar, realizar seguimiento y actualizar el PADProcedimiento Elaboración, Seguimiento y Actualización del PADCompleto: Que contenga los lineamientos del plan estratégico y de la alta dirección, los requerimientos de articulación, integración y coordinación de los otros procesos, los resultados de la evaluación de la gestión en auditorías anteriores, el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, intermedia y anual, los reportes de los procesos de Responsabilidad Fiscal que busquen asegurar la Evaluación Sectorial y de la Gestión Pública Distrital. Coherente: Que contenga el horizonte de planeación del PAD, cobertura de sujetos de control y presupuestal, modalidad de la auditoría y programación.Que el PAD cumpla con las variables a controlar.Contralor AuxiliarCada vez que se apruebe un PADActa de Comité OperativoDevolver al Director Técnico de Planeación para realizar los ajustes correspondientes.XXX
2Elaborar Memorando de Encargo de AuditoríaProcedimiento Elaboración Memorando de Encargo de Auditoría.Estructurado: Que contenga el objetivo general de auditoría, componentes de integralidad, objetivos subsectoriales, acciones ciudadanas y objetivos de articulación, hechos relevantes producto dela revisión de la cuenta, duración de la auditoría y universo de la muestra. Debe reflejar los lineamientos de la Alta Dirección y asegurar una clara orientación a efectos de lograr una adecuada evaluación de la gestión del sujeto de control. Coherente: Que los objetivos de auditoría estén armonizados con los componentes de auditoría.Que el Memorando de Encargo cumpla con las variables a controlar.Director Técnico SectorialCada de vez que se planea una auditoríaActa de Comité Técnico SectorialDevolver a los Subdirectores de Fiscalización y realizar los ajustes correspondientes.XX
No Aplica objetivo subsectorial
X
No Aplica objetivo subsectorial
3Elaborar Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.Procedimiento Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.Estructurado: Que contenga: Análisis del sujeto de control; hechos o tendencias del año sujeto de auditoría, áreas críticas, objetivos de auditoría, plan de trabajo sectorial que incluya formas de asegurar la evaluación sectorial y de la gestión del sujeto, muestra y programas de auditoría por componente de integralidad; cronograma de actividades. Completo. Que por cada componente de integralidad se elaboren programa (s) de auditoría, que contenga, objetivo, muestra, responsables y procedimientos y se aplique la metodología para la evaluación de la gestión y resultados correspondiente. Coherente: Que los objetivos definidos en el Encargo de Auditoría estén enfocados al desarrollo de los componentes de integralidad y asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión del sujeto de control.Que el Memorando de planeación cumpla con las variables a controlar.Director Técnico SectorialCada de vez que se planea una auditoríaActas de Comité TécnicoDevolver al equipo de auditoría y realizar los ajustes correspondientesXX
No Aplica el plan de trabajo sectorial
X
No Aplica el plan de trabajo sectorial
4Aplicar Programas de AuditoríaProcedimiento para Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.Completo: Que en las actas de mesa de trabajo se informe el estado o fase en que se encuentra la auditoría de acuerdo con el cronograma de actividades previsto. Coherente: Que la aplicación de los procedimientos conduzca a obtener evidencia que sustente el Concepto sobre la Gestión y la Opinión de los Estados Contables. Soportado: Que la aplicación de los procedimientos de auditoría se evidencien en papeles de trabajo debidamente referenciados.Que cumplan con las variables a controlarSubdirector de FiscalizaciónCada de vez que se realice una auditoríaActa de mesa de trabajoLa Subdirección de Fiscalización establecerá actividades adicionales o gestionará recursos para cumplir con la programación prevista.XX
No Aplica la Opinión a Estados Contables, siempre y cuando esta auditoría no sea a la parte contable.
X
No Aplica la Opinión a Estados Contables
5Concluir y Comunicar el Hallazgo de AuditoríaProcedimiento Concluir Hallazgo de AuditoríaCompleto. Que los hallazgos estén debidamente tipificados, se indique la consecuencia de los mismos y su redacción contemple la condición, el criterio, la causa y efecto. Así mismo, la comunicación de hallazgos debe contener: Datos de la dirección que efectúa la auditoría, datos generales de la entidad auditada, antecedentes del informe, descripción de las irregularidades, normas presuntamente violadas, material probatorio, valor del daño patrimonial (Hallazgo Fiscal), presunto responsable y firmas.
Soportado. Que los hallazgos estén soportados en Papeles de Trabajo. Coherente. Que los hallazgos sustenten el Concepto sobre la Gestión y Resultados y la Opinión sobre los Estados Contables.
Que el hallazgo cumpla con las variables a controlarSubdirector de fiscalización y Asesor JurídicoDurante el período de ejecuciónActa de Mesa de Trabajo, Actas de Comité Técnico.Gestionar modificaciones planteadas por el Subdirector de Fiscalización, Comité Técnico Sectorial y por lo determinado en la Mesa de Trabajo Jurídica.XX
No Aplica la Opinión a Estados Contables, siempre y cuando esta auditoría no sea a la parte contable.
X
No Aplica la Opinión a Estados Contables

 

Página 2 de 3
6Elaborar y Comunicar Informe FinalProcedimiento para Elaborar el Informe de Auditoría de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral y Cierre de Auditoría.De presentación: Que se cumpln los requisitos para la presentación del informe.
Estructurado: Que contenga: Dictamen Integral, Análisis Sectorial, Resultados de Auditoría y Anexo.
Completo: El Dictamen Integral debe contener: Introducción, Alcance, Concepto de Gestión y Resultados, derivado de la aplicación de la Metodología para la Evaluación de la Gestión, Opinión de los Estados Contables, Fenecimiento y Párrafo sobre Plan de Mejoramiento. Que el Análisis Sectorial desarrolle los objetivos subsectoriales definidos en el Memorando de Encargo. El capítulo de Resultados de Auditoría debe contener: Seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Auditoría Anterior, Advertencias y Pronunciamientos Comunicados y Resultados por Componente de Integralidad (Síntesis y Hallazgos de Auditoría), Concepto Breve y Conciso sobre la Evaluación y Revisión de la Cuenta.
Que el Anexo sea el Cuadro de hallazgos detectados y comunicados debidamente referenciados.
Cumplimiento de los criterios de aceptación o rechazo incluidos en la Caracterización del Producto.Director Técnico SectorialCada vez que culmina el proceso de auditoríaActas Comité Técnico, el mismo documento y oficio con firmas de recibido del sujeto de control y de los concejales.Aplicar el Procedimiento para el Control del Producto no ConformeXX
No Aplica Análisis Sectorial.
No Aplica la Opinión a Estados Contables, siempre y cuando esta auditoría no sea a la parte contable.
No Aplica Dictamen, sólo concepto sobre la gestión del área evaluada.
No Aplica Fenecimiento.
X
No Aplica Análisis Sectorial.
No Aplica la Opinión a Estados Contables. Aplica Fenecimiento de la cuenta cuando exista una participación accionaria del Distrito Capital mayor o igual al 50% y menor o igual 90%. Si es menor al 50%, se conceptuara sobre la gestión.
X
Coherente: Que el Fenecimiento este sustentado en el Concepto de la Gestión y la Opinión de Estados Contables. Que el Concepto de la Gestión esté soportada en hallazgos de auditoría sobre actividades misionales del sujeto de control y se derive de la aplicación de la metodología respectiva.
Que la Opinión Estados Contables esté soportada en hallazgos de auditoría materiales.
Soportado: Que los hallazgos estén fundamentados y documentados.
Completo: Una vez firmado por el Director Sectorial, envía el informe definitivo a la Dirección de Apoyo al Despacho, en copia dura y medio magnético, incluyendo copia magnética (auditorías regulares) a la Dirección de Economía y Finanzas para fotocopiado y empaste para distribución.

Así mismo, el Director Sectorial debe enviar un resumen ejecutivo del Informe a la Oficina Asesora de Comunicaciones y a los ciudadanos u organizaciones sociales que participaron en la auditoría, incluyendo socialización de los resultados con los mismos.

CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO “INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL” 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 04 de febrero 06 de 2003En la cuarta columna de la Caracterización de Producto “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral”, relacionar el Procedimiento “Elaborar el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.
2.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003Se suprime la modalidad de auditoría Abreviada, redefiniendo las características para los informes de auditorías Modalidad Especial y de Seguimiento.
Así mismo, se define que la caracterización del Informe de Auditoría Especial aplica para cualquier otra clase actuación fiscal.
3.0R.R. 051 de 30 de diciembre de 2004Se suprime la columna correspondiente a Seguimiento.
Se suprime de la estructura del Informe la Introducción y Hechos Relevantes, quedando así: Dictamen, Análisis Sectorial, Resultados de Auditoría y Anexo.
El dictamen se estructura así: Introducción, Alcance, Concepto sobre la Gestión y Resultados, Opinión sobre los Estados Contables, Fenecimiento y Anexos.
Se agrega en el Capítulo de Resultados Síntesis por Componente de Integralidad.
4.0R.R. 045 de 30 de diciembre de 2005Cambia de versión.
5.0R.R. 018 de 14 de agosto de 2006En el dictamen se incluye concepto sobre la revisión de la cuenta.
En completo que el concepto de Gestión y Resultados debe ser producto de la aplicación de la Metodología establecida.
En el capítulo de resultados se señala que debe hacerse seguimiento a las advertencias y pronunciamientos comunicados.
En estructurado para el informe de auditoría especial se señala que se haga seguimiento a las advertencias y pronunciamientos comunicados en las áreas o aspectos evaluados en la auditoría.
En coherente incluye el tema de metodología para la evaluación de la gestión y los resultados.
En soportado que los hallazgos estén debidamente redactados, fundamentados y documentados.
6.0R.R. 029 de noviembre 29 de 2009Se adiciona la modalidad de Auditoría a Entidades con Participación Accionaria.
En cada uno de los ítems se hicieron las observaciones pertinentes.
7.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO “INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL” 

CÓDIGO: 4003 

VERSIÓN No. 7.0 

FECHA: 25 de marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliarVíctor Manuel Armella Velásquez
CARGONOMBREFIRMA
APROBADO POR:
Director de PlaneaciónEfvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGONOMBREFIRMA
COPIA No.NO. DE PÁGINAS: 6

CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO “INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL” 

ÍtemCaracterísticaRequisito, Criterio de aceptación o rechazoProcedimiento Norma o LeyRegularEspecialEntidades con participación accionariaOBSERVACIONES
1DE PRESENTACIÓNQue se cumplan los requisitos para la presentación del informeProcedimiento para elaborar el Informe de AuditoríaXXXProcedimiento para elaborar informe de auditoría y cierre de auditoría
2ESTRUCTURADOQue cumpla como mínimo con la siguiente estructura:
Dictamen de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral
Análisis Sectorial
Resultados de Auditoría
Anexos
XX(1)X(1.1)(1) El informe de auditoría especial debe contener:
Concepto sobre la gestión del área o aspectos evaluados
Resultados de la Auditoría:
Seguimiento Plan de Mejoramiento en el evento en que el sujeto haya formulado PM del área o aspectos evaluados y a las advertencias y pronunciamientos comunicados relacionadas con el área o aspectos a evaluar.
Síntesis y Hallazgos por componente de integralidad
Anexo (1.1) El informe de auditoría para las Entidades con Participación Accionaria, debe contener:
Dictamen de Auditoría Resultados de Auditoría Revisión de la cuenta Anexos

 

ÍtemCaracterísticaRequisito, Criterio de aceptación o rechazoProcedimiento Norma o LeyRegularEspecialEntidades con participación accionariaOBSERVACIONES
3COMPLETOEl Dictamen Integral debe contener:
Introducción
Alcance
Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta
Concepto sobre Gestión y Resultados el cual incluye concepto sobre la calidad y eficiencia del SCI, derivado de la aplicación de la Metodología para la evaluación de la gestión.
Opinión sobre los Estados Contables
Fenecimiento
Párrafo sobre la suscripción del Plan de Mejoramiento
XX(2)X(2.1)(2) Auditoría Especial:
Se debe conceptuar sobre la gestión del área o aspectos evaluados.
(2.1) Auditoría Entidades con Participación Accionaria
El dictamen integral debe contener:
Introducción
Alcance
Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta.
Dos conceptos específicos, sobre la evaluación al SCI y Responsabilidad Social Empresarial y Ambiental.
Anexo
Fenecimiento (aplica cuando la participación es mayor o igual al 50% y menor o igual al 90%.)
Párrafo sobre la suscripción del Plan de Mejoramiento
Los anexos mínimos: Cuadro de Hallazgos detectados y comunicados debidamente referenciadosXXX
4COHERENTEQue el fenecimiento esté sustentado en el Concepto sobre la gestión y resultados y con la Opinión de Estados ContablesXNAX(4)(4) Que el fenecimiento esté sustentado en el Concepto sobre la Gestión y Resultados y la revisión de la cuenta bajo la aplicación de la metodología correspondiente.
Que el concepto sobre la Gestión y Resultados esté soportado en hallazgos de auditoría sobre actividades misionales del sujeto de control e incorpore el concepto sobre la calidad y eficiencia del SCI y se derive de la aplicación de la metodología para la evaluación de la gestión y resultadosXXX
5SOPORTADOQue los Hallazgos estén debidamente redactados, fundamentados y documentados.XXX

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME “INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL” 

HISTORIAL DE CAMBIOS 

VERSIÓNNo. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 04 de febrero 06 de 2003Modificación página 2 del Procedimiento, en lo correspondiente al alcance, de tal manera que concuerde con las actividades inicial y final de la Descripción del procedimiento; así: “Inicia con la presentación del Informe al Comité Técnico Sectorial y culmina con la aprobación del informe”.
1.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003El Procedimiento cambia de versión.
Se eliminó la actividad No. 1, en consecuencia se modifica la secuencia de la descripción del procedimiento y el alcance del mismo.
2.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004El Procedimiento cambia de versión.
El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de noviembre 9 de 2005.
3.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006Se cambia de versión.
Se modifica la redacción del alcance.
Se ajusta fase por ciclo.
Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
Se establece punto de control.
Se reorganizan las actividades en el sentido que el formato para el control del producto no conforme, se diligencia como resultado de la revisión por parte del Director Sectorial o del cliente.
En la actividad No. 4 se establece un punto de control.
4.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009Cambia de versión.
El cambio obedece a la necesidad de mantener unificados los procedimientos en una sola Resolución Reglamentaria.
5.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME “INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL”

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4004

VERSIÓN No. 5.0

FECHA: 25 de marzo de 2011

REVISADO POR:
Contralor auxiliar
CARGO

Víctor Manuel Armella Velásquez
NOMBRE FIRMA
APROBADO POR:
Director técnico de planeación
CARGO

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
NOMBRE FIRMA
COPIA No.No. DE PÁGINAS: 6

1. OBJETIVO:

Estandarizar el tratamiento del Producto No Conforme “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral”.

2. ALCANCE:

Inicia cuando el Director Sectorial diligencia el formato de producto no conforme teniendo en cuenta el documento de Caracterización del Producto y culmina con la aprobación del informe.

3. BASE LEGAL:

• Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.

• Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65.

• Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105.

• Acuerdo 361 de 2009 “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones”.

4. DEFINICIONES:

CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PRODUCTO: Resultado de un proceso.

5. REGISTROS:

• Formato de Control del Producto No Conforme.

• Acta de comité técnico.

6. ANEXO:

Control del Producto No Conforme. Formato Código: 4004001.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALDiligencia el Formato de Control de Producto No Conforme, describiendo las no conformidades o si estas son identificadas por el cliente y establece las acciones a seguir.Formato Control del Producto No ConformeVer anexo 1.
2SUBDIRECTOR TÉCNICO DE FISCALIZACIÓNPresenta el Informe si ha sido corregido o si se ha aceptado su uso, liberación o una concesión ante el Comité Técnico Sectorial, para su aprobación final. 
3DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALAprueba el Informe y se activa procedimiento para elaborar el informe de auditoría, actividad 13.Acta de comité técnicoPunto de control:
Verifica que el informe se haya ajustado de conformidad con las acciones establecidas

ANEXO 1 

FORMATO CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME “INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL” 

PERIODO PAD:PERIODO AUDITADO (Vigencia):
SECTOR:SUJETO:
MODALIDAD DE AUDITORÍA:CICLO:

INTERNA1 EXTERNA2


FECHA: _____________________________________CONSECUTIVO:______



1. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________


2. ACCIÓN (Indicando responsables y tiempo):
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________
Firma Director Técnico Sectorial

FORMATO CODIGO 4004001

1 INTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del Informe es detectada al interior de la dirección sectorial, antes de la liberación del producto.

2 EXTERNA: Se marca con una X cuando la No Conformidad del Informe es detectada por el cliente: concejo y/o ciudadanía.

PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DE LA PARTE INTERESADA

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓNNo. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 04 de febrero 06 de 2003Modificación de la siguiente manera:
• Ajuste del objetivo del procedimiento, asi: “Estandarizar el método para el cuidado de los bienes Propiedad de la Parte Interesada, mientras estén siendo utilizados o bajo el control del Equipo de Auditoría o los funcionarios designados en el Sujeto de Control, durante el desarrollo del Proceso de Prestacion del Servicio Micro y/o para adelantar actuaciones de control fiscal”.
• Ajuste el alcance del procedimiento, así: “Inicia con la presentación del Equipo de Auditoría o los funcionarios asignados, encargados de adelantar actividades de control fiscal ante el sujeto de control y termina con la devolución de los bienes suministrados, una vez concluida la auditoría o la actuación de control fiscal”.
• Modificación de la actividad inicial de la Descripción del procedimiento y sus ejecutores, así: El Director Técnico Sectorial y/o Subdirectores “Presenta al Equipo de Auditoría o funcionarios asignados para llevar a cabo actuaciones de control fiscal”.
• Aclaración en la actividad No. 5 de la Descripción del Procedimiento de los pasos a seguir en caso de cambio de Líder, Jefe de Unidad o profesional asignado para una actuacion fiscal, mediante el levantamiento de un acta de entrega y recibo tanto de los bienes de la Parte Interesada como de la Contraloría, debidamente discriminados, evento en el cual no se utilizará el Anexo 1 “Inventario Parte Interesada”, que solo se diligenciará cuando se reciba y entregue el inventario a la Parte Interesada.
• Ajuste del Anexo 1 “Inventario Parte Interesada”, agregando una fila para la firma de las personas que entregan y reciben el inventario, tanto al inicio como al final de la auditoría o actuación de control fiscal, aclarando el diligenciamiento de las casillas “Período del PAD” y “Fase”, en los casos de actuaciones fiscales diferentes a las de auditoría.
• Inclusión como ejecutor en la actividad 2 de la Descripción del procedimiento, al Profesional Universitario.
2.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003El Procedimiento cambio de versión 2.0 a 3.0.
Se ajusta redacción de objetivo, alcance y en la actividad No. 1 se agrega registro. Anexo 1: “y/o Documento donde se relacionan los bienes suministrados por el sujeto de control.
3.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004El Procedimiento cambia de versión.
El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de noviembre 9 de 2005.
4.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006Cambia de versión, se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009 y los nombres del Jefe de Oficina de Localidad y el de la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local.
5.0R. R. 029 de noviembre 03 de 2009En la actividad 3, se cambia memorando por oficio informativo.
Se aclara la observación de la actividad 4.
Se cambia en el Anexo 1 Fase por Ciclo.
6.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DE LA PARTE INTERESADA

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4005

VERSIÓN No. 6.0

FECHA: 25 de marzo de 2011

REVISADO POR:
Contralor auxiliar
CARGO

Víctor Manuel Armella Velásquez
NOMBRE



FIRMA
APROBADO POR:
Director técnico planeación
CARGO

Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
NOMBRE



FIRMA
COPIA No.No. DE PÁGINAS: 7

1. OBJETIVO:

Estandarizar las actividades para la recepción, custodia y devolución de los bienes Propiedad de la Parte Interesada mientras estén siendo utilizados por el Equipo de Auditoría o los funcionarios designados en el Sujeto de Control, durante el desarrollo del Proceso de Prestación del Servicio Micro y/o para adelantar actuaciones de control fiscal.

2. ALCANCE:

Inicia cuando el Equipo de Auditoría recibe por escrito el inventario suministrado por el sujeto de control, especificando cada uno de los bienes, el estado de los mismos y firmado por quien entrega y recibe.y(sic) termina con la devolución de los bienes suministrados, una vez concluida la auditoría o la actuación de control fiscal.

3. BASE LEGAL:

• Ley No. 734 de 2002, artículo 34, numerales 4º, 16, 21 y 22. “Código Disciplinario Único”.

• Acuerdo 361 de 2009 “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones”.

4. DEFINICIONES:

PARTE INTERESADA: Sujeto de Control al que se le realiza la respectiva auditoría o se adelanta la actuación de control fiscal.

PROPIEDAD: Dominio que tiene el Sujeto de Control sobre los bienes que están siendo utilizados durante el desarrollo del Proceso de Prestación del Servicio Micro o de la actuación de control fiscal.

ACTUACIÓN DE CONTROL FISCAL: Actividades que desarrollan los funcionarios de la Contraloría de Bogotá, en cumplimiento de la Constitución y las leyes.

5. REGISTROS:

• Inventario Parte Interesada y/o Documento donde se relacionan los bienes suministrados por el Sujeto de Control.

• Oficio informativo.

6. ANEXOS:

Inventario Parte Interesada. Formato Código 4005001.

(Documento donde se relacionan los bienes suministrados por el Sujeto de Control).

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DE LA PARTE INTERESADA

RESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
1PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO LÍDER
JEFE OFICINA LOCALIDAD
(*)(**)
Recibe por escrito el inventario suministrado por el sujeto de control, especificando cada uno de los bienes, el estado de los mismos y firmado por quien entrega y recibe.Anexo 1: Inventario Parte Interesada y/o documento donde se relacionan los bienes suministrados por el Sujeto de ControlObservación:
En caso de que la entidad no suministre un documento que especifique los bienes y el estado en que se encuentran se diligenciará el Anexo No. 1: Inventario Parte Interesada
En caso de no recibir bienes del sujeto de control el Procedimiento No Aplica.
2PROFESIONALES UNIVERSITARIOS Y ESPECIALIZADOS-EQUIPO AUDITORVela por la seguridad de los bienes suministrados.
3PROFESIONAL ESPECIALIZADO-LÍDER
JEFE OFICINA LOCALIDAD(*)
Informa inmediatamente a la parte interesada si los bienes sufren algún deterioro o pérdida o si se considera inadecuado su funcionamiento.Oficio informativo
4PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO – LÍDER
JEFE OFICINA DE LOCALIDAD(*)
Devuelve los bienes suministrados para la ejecución del trabajo, una vez terminada la auditoría o actuación de control fiscal, a través del mismo documento con que fue recibido.Observación:
Cuando se presente cambio de Líder, Jefe Oficina Localidad o Profesional asignado a una actuación, se levantará acta de entrega y recibo tanto de los bienes de la Parte Interesada como los de la Contraloría, evento en el cual NO SE UTILIZA Anexo 1; solo se utilizará cuando se entregue el inventario efectivamente al Sujeto de control (parte interesada)

(*): Aplica para la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local.

(**). No aplica para las auditorías o actuaciones fiscales a las cuales no se les suministre inventario..

ANEXO 1

INVENTARIO PARTE INTERESADA

PERIODO PAD: (*)PERIODO AUDITADO O DE LA ACTUACIÓN DE CONTROL FISCAL (Vigencia):
SECTOR:SUJETO:
MODALIDAD DE AUDITORÍA O ACTUACIÓN FISCAL DE CONTROL FISCAL:CICLO: (*)
DescripciónCantidadPlacaSerieEstadoObservaciones
BRM
AL INICIO DE LA AUDITORÍA O ACTUACIÓN DE CONTROL FISCAL
ContraloríaParte Interesada
Quién Recibe:
Nombre:_______________________________________
Cargo: _______________________________________
C.C: _______________________________________
Fecha: _______________________________________
Firma. _______________________________________
Quién Entrega:
Nombre: _______________________________________
Cargo: _______________________________________
C.C.: _______________________________________
Fecha. _______________________________________
Firma. _______________________________________
AL FINAL DE LA AUDITORÍA O ACTUACIÓN DE CONTROL FISCAL
ContraloríaParte Interesada
Quién Devuelve:
Nombre: _______________________________________
Cargo: _______________________________________
C.C.: _______________________________________
Fecha. _______________________________________
Firma. _______________________________________
Quién Recibe:
Nombre: _______________________________________
Cargo: _______________________________________
C.C.: _______________________________________
Fecha. _______________________________________
Firma. _______________________________________

(*) En actuaciones fiscales diferentes a Auditorías no se diligencian estos espacios.

FORMATO CÓDIGO: 4005001

PROCEDIMIENTO PARA SUSCRIBIR, COMUNICAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL 

HISTORIAL DE CAMBIOS 

VERSIÓNNo. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R. R. 020 de marzo 14 de 2003Cambiar el inicio del alcance hoja número 2 del Procedimiento para la Elaboración y Seguimiento del Control Fiscal de Advertencia, ya que no concuerda con la Actividad No. 1 de la Descripción del Procedimiento, contemplado en la Resolución No. 020 del 14 de marzo de 2003. Además en la portada del procedimiento faltó la firma de aprobación del mismo.
Se modifica la denominación de Procedimiento para la elaboración y seguimiento del Control Fiscal de Advertencia por Procedimiento para la Generación y Seguimiento del Control Fiscal de Advertencia.
Se modifica el registro de Acta de Comité Técnico Sectorial por Acta de Comité Técnico para incluir el registro del GEIP- Grupo Especial de Indagaciones Preliminares y eliminar el correspondiente al Acta del GEIP que no existe.
La descripción del procedimiento se presenta de manera más sencilla y clara, incluyendo en la columna de observaciones notas y reduciendo pasos comunes, consolidándose así en 8 actividades de 12 iniciales.
El anexo se modifica en el encabezado para facilitar su uso.
2.0R. R. 030 de mayo 21 de 2003El procedimiento cambia de versión.
Como consecuencia de la delegación de funciones al Contralor Auxiliar para suscribir los Controles de Advertencia, se modificó el alcance, los registros y las actividades de dicho procedimiento.
3.0R. R. 051 de diciembre 30 de 2004Se complementa el objetivo y la Base legal.
Se incluye la actividad 2 responsabilizando al asesor jurídico de la respectiva Dirección sectorial la revisión, aprobación y firma del control de advertencia.
Se suprime como ejecutor de la actividad 3 y 4 el jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
3.0R. R. 051 de diciembre 30 de 2004Se modifica el formato del control fiscal de advertencia incorporando el nombre y firma de la revisión técnica y jurídica por parte del Director Técnico Sectorial y el Asesor Jurídico respectivamente y se cambia la firma del Director Técnico sectorial por el Contralor Auxiliar.
4.0R. R. 006 de febrero 7 de 2005Se cambia la denominación del GAE por GUIFO.
El procedimiento se adecua a los cambios determinados en el procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 042 de noviembre 9 de 2005.
5.0R.R. 018 de agosto 14 de 2007Se diseñó e incluyó:
1. La ficha técnica del Control de Advertencia, que registra las generalidades, acciones resultados y beneficios generados;
2. El Formato de seguimiento al control de advertencia que se diligencia de manera consolidada y se remite a la Dirección de Planeación con la misma periodicidad de los demás reportes.
3. La metodología para determinar el cumplimiento de las acciones formuladas por el sujeto de control.
4. Elaborar un resumen ejecutivo sobre el Control de advertencia que se remite a la Oficina Asesora de Comunicaciones.
5. Conformar y mantener un expediente para cada Control Fiscal de Advertencia en el Despacho del Contralor Auxiliar y en la Dirección a la que pertenezca el sujeto de control.
• El seguimiento al control de advertencia se realizará de manera semestral, mediante la auditoría regular y a través de la programación que realice el Director Sectorial teniendo en cuenta el término propuesto para la implementación de las acciones derivadas del control de advertencia.
• Resultado del seguimiento, se determina en Comité Técnico Sectorial el cierre del Control fiscal de Advertencia y la comunicacion al sujeto de control.

 

VERSIÓNNo. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
6.0R.R. 026 de diciembre 28 de 2007Se modifica el nombre del procedimiento, el objetivo y el alcance.
Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
Se señalan los elementos adicionales que debe contener el informe técnico que soporta la Advertencia Fiscal.
En la descripción del procedimiento Numeral 7.1., actividad No. 2 se adiciona “El documento debe incluir en todo caso la cuantía del eventual daño.”
En la nota al píe No. 2 se deja “En el acta de comité técnico sectorial debe dejarse constancia de la decisión unánime de su aprobación.”
Se elimina la solicitud al sujeto de acciones conducentes a corregir la Advertencia Fiscal.
Se ajusta el anexo 1 a un formato uniforme sobre el contenido mínimo.
Se eliminan del anexo 2 el numeral 5 correspondiente a acciones correctivas y el numeral 9 correspondiente al cierre, de igual manera en el formato de ficha técnica.
En el anexo 2 se agrega cuadro sobre hallazgos establecidos, al igual que en el instructivo explicativo.
Asimismo se actualiza en el anexo 2 los nombres y los códigos de las dependencias.
En el anexo 3 se elimina la columna sobre cierre de la advertencia fiscal, al igual que en el instructivo para el formato. Así mismo en el cuadro de respuesta de la entidad el número de acciones a adelantar.
Se elimina el anexo 4.
En el procedimiento Numeral 7.2. Se eliminaron las actividades 5 y 6.
6.0R.R. 026 de diciembre 28 de 2007En la actividad 4 se incluye:
“Traslada a la Dirección de Planeación los beneficios de control fiscal”.
Traslada a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva o a las autoridades competentes los hallazgos establecidos.”
7.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009En la suscripción se cambia la actividad 6 del procedimiento.
En la comunicación se ajusta la actividad 1 del procedimiento. En la actividad 2 se establece un punto de control para que la advertencia fiscal sea incorporada en la página Web por la Dirección de INFORMÁTICA. En la actividad 6 se modifica la redacción.
Se cambia el nombre del GUIFO por GAF.
8.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA SUSCRIBIR, COMUNICAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL 

CÓDIGO: 4006 

VERSIÓN No. 8.0 

FECHA: 25 de marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliar Víctor Manuel Armella Velásquez
CARGO NOMBRE FIRMA
APROBADO POR:
Director técnico de planeación Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO NOMBRE FIRMA
COPIA No. No. DE PÁGINAS: 24

1. OBJETIVO 

Estandarizar las actividades para suscribir, comunicar y realizar seguimiento a la advertencia fiscal comunicada al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., o al representante legal del sujeto de control, competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C.

2. ALCANCE 

Este procedimiento contempla:

Suscripción: Inicia con la presentación ante el Comité Técnico Sectorial y/o al Coordinador del GAF el proyecto de advertencia fiscal y termina con la cuantificación de los beneficios de control fiscal.

Comunicación: Inicia con la firma de la advertencia fiscal, continua con la comunicación al Alcalde Mayor y/o al representante legal del sujeto de control y su divulgación a través de la página WEB y en los medios de comunicación.

Seguimiento: Inicia con la Programación del seguimiento a las acciones implementadas por el sujeto de control derivadas de la advertencia fiscal y termina con la comunicación al sujeto de control de los resultados del seguimiento.

3. BASE LEGAL 

• Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.

• Ley 42 de 1993, “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”, artículos 8 y 65.

• Decreto Ley 1421 de 1993, “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá”, artículo 105.

• Acuerdo 361 de enero 6 de 2009 “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones” artículo 5 numeral 8, artículos 28 y 47.

• Resolución Reglamentaria 042 de octubre 29 de 2004. “Por la cual se delega la función de ejercer la Advertencia Fiscal frente a los sujetos de vigilancia y control fiscal de la Contraloría de Bogotá, D.C.” y las que la modifiquen.

• Resolución Reglamentaria 3 de febrero 1 de 2005. “Por la cual se modifican las Resoluciones Reglamentarias Nos. 042 del 29 de octubre de 2004 y 051 del 30 de diciembre de 2004”.

• Resolución Reglamentaria 027 de 2010.

4. DEFINICIONES 

ADVERTENCIA FISCAL: Es un sistema de alertas fiscales que garantiza el ejercicio de la vigilancia a la gestión como una función preventiva, que permite a la Contraloría de Bogotá advertir a la Administración Distrital e informar al Concejo de Bogotá (como apoyo al control político), sobre los actos, hechos, operaciones o decisiones que generen un riesgo de pérdida de los recursos públicos distritales y/o vulneración de los principios y normas que regulan la correcta gestión fiscal de los sujetos de control o que si están sucediendo no sean mayores; sin perjuicio de las actuaciones que competen al organismo de control fiscal. Esta Advertencia Fiscal, deberá encontrarse soportada para su expedición en un informe técnico que contenga las evidencias objetivas que sustenten su suscripción.

EXPEDIENTE ADVERTENCIA FISCAL: Conjunto de registros y documentos que evidencian las distintas actuaciones realizadas sobre la Advertencia Fiscal por parte de la Contraloría de Bogotá y que conllevan a alertar a la administración pública Distrital sobre los riegos que de su gestión.

FICHA TÉCNICA ADVERTENCIA FISCAL: Documento donde se registra los aspectos más relevantes de la advertencia fiscal, desde su suscripción, comunicación y seguimiento.

SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia y anual, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna.

SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría.

5. REGISTROS 

• Informe técnico

• Acta comité técnico

• Memorando comisorio

• Advertencia fiscal firmada

• Respuesta sujeto de control

• Acta mesa de trabajo

• Ficha técnica advertencia fiscal

• Memorando de encargo de auditoría.

• Memorando asignación seguimiento advertencia fiscal

• Formato seguimiento advertencia fiscal

• Oficio remisorio.

6. ANEXOS

• Anexo 1: Formato “Advertencia Fiscal”.

• Anexo 2: Formato “Ficha Técnica “Advertencia Fiscal”.

• Anexo 3: Formato “Seguimiento Advertencia Fiscal”.

• Anexo 4: Metodología para determinar el cumplimiento de las acciones formuladas por el sujeto de control, derivadas de la Advertencia Fiscal.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 

7.1. Suscripción 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
ASESOR GAF
Informa al director del sector a través de las subdirecciones o al coordinador del GAF, de los hechos de riesgo de daño al Patrimonio Distrital, producto de la auditoría, trámite de PQRs, investigaciones y otros.Observación:
El Director Técnico Sectorial invita a participar en el Comité Técnico a las Direcciones Sectoriales involucradas, si el tema objeto de posible advertencia afecta a otros sujetos de control.
2DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O COORDINADOR DEL GAFEvalúa la pertinencia del tema y determina el funcionario o funcionarios a comisionar mediante memorando, para desarrollar la Advertencia Fiscal.Memorando comisorio.Punto de Control:
El Director Técnico Sectorial y/o Coordinador del GAF comisiona al (los) funcionario(s) mediante memorando para que se adelante actuación y se presente informe técnico.
Observación:
Si el tema involucra otras sectoriales, la coordinación de la actividad estará en cabeza de la sectorial en cuyo sujeto de control se presentan los hechos presuntamente irregulares, para lo cual las sectoriales brindaran en forma oportuna e integral el apoyo necesario.
3DIRECTOR TÉCNICO, SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN, ASESOR GAF, PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIOPresenta ante el Comité Técnico Sectorial y/o al Coordinador del GAF el proyecto de Advertencia Fiscal, anexando el Informe Técnico correspondiente. Informe Técnico1
Acta Comité Técnico
Observación:
El GAF adelantará Advertencias Fiscales producto de las actividades asignadas por el Contralor.
Invita a participar en el Comité Técnico a las Direcciones Sectoriales involucradas, si el tema objeto de posible advertencia afecta a sujetos de control de otras sectoriales.
Ver Anexo 1 - Formato “ Advertencia Fiscal ”
4DIRECTOR TÉCNICO SUBDIRECTOR ASESOR
COORDINADOR GAF
(COMITÉ TÉCNICO SECTORIAL)
Revisa el contenido, alcance y pertinencia del Proyecto de Advertencia Fiscal y determina su procedencia o improcedencia.
El documento debe incluir en todo caso la cuantía del eventual daño.
Archiva proyecto de Advertencia Fiscal, en caso de ser improcedente.
Acta Comité Técnico2Punto de Control: A criterio del Director Sectorial participan como invitados los integrantes del Equipo Auditor que realice auditoría en el Sujeto de Control y los que elaboraron el informe técnico.
5DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O COORDINADOR GAFRemite en medio magnético y/o impreso con su pie de firma el proyecto de Advertencia Fiscal junto con el Informe Técnico para firma del Contralor o Contralor Auxiliar, en caso de ser procedente.Memorando Remisorio
6CONTRALOR O CONTRALOR AUXILIARAnaliza y firma la Advertencia Fiscal.
Remite copia a la Dirección Sectorial correspondiente y/o al GAF.
Memorando Advertencia Fiscal FirmadaPunto de Control:
En caso de no ser aprobada la Advertencia Fiscal, se debe devolver a la Dirección Sectorial y/o al Grupo GAF debidamente justificado dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de recepción para su complementación y/o archivo.

7.2. Comunicación 

1CONTRALOR
CONTRALOR AUXILIAR
Comunica la Advertencia Fiscal al Alcalde Mayor y/o al representante legal del sujeto de control y envía copia de la misma a la Dirección Sectorial.

 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
2DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO
DIRECCIÓN SECTORIAL GAF
Mantiene copia física y magnética de todas las advertencias comunicadas debidamente organizadas e identificadas en un expediente.Punto de control:
La Dirección de Apoyo al Despacho remite en medio magnético copia de la Advertencia Fiscal, a la Dirección de INFORMÁTICA, para su incorporación en la página WEB de la Entidad.
Para todos los efectos la fuente oficial de la Advertencia Fiscal será:
1. FÍSICA: Dirección de Apoyo al Despacho y Dependencia que origina la advertencia.
2. VIRTUAL: Página web e intranet.
3CONTRALOR AUXILIAR, DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O COORDINADOR GAFRemite la Advertencia Fiscal a la Oficina Asesora de Comunicaciones para su divulgación en los medios de comunicación internos y/o externos.
Conforma un expediente que contenga los antecedentes y los soportes de cada Advertencia Fiscal para efectos de beneficios de control fiscal, control y seguimiento.
Memorando remisorio a la Oficina de ComunicacionesObservación:
Sobre aquellas Advertencias proyectadas por una dependencia distinta de la que ejerce vigilancia sobre el respectivo sujeto de control, corresponde al Director Sectorial competente conformar el expediente y llevar el registro, control y seguimiento sobre el mismo, con la participación de la dependencia que la elaboró.
4CONTRALOR O CONTRALOR AUXILIARRecibe de la administración la respuesta de la Advertencia Fiscal.
Remite copia al Director Sectorial y/o Coordinador del GAF, para su análisis.
Punto de control:
En la Dirección de Apoyo al Despacho se archiva el original en el expediente del control fiscal respectivo.
5DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O COORDINADOR GAFArchiva copia de la respuesta en el expediente del control fiscal respectivo.
Solicita la revisión y análisis de la respuesta presentada por la Administración, a la Advertencia Fiscal.
Copia de la respuesta sujeto de control
6ASESOR GAF PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO
(EQUIPO AUDITOR)
Analiza las respuestas de la administración a la Advertencia Fiscal.
Establece la pertinencia de las respuestas y programa el seguimiento a la Advertencia Fiscal comunicada.
Acta Mesa de TrabajoObservación:
Cuando la administración no acepte la Advertencia Fiscal, podrá realizar una mesa de trabajo con el sujeto de control o involucrar dicho aspecto en la auditoría, según considere conveniente el Director Sectorial o Coordinador del GAF.
7ASESOR GAF O PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (EQUIPO AUDITOR)Diligencia las secciones I, II y III de la Ficha Técnica de la Advertencia Fiscal. Anexo 2
Cuantifica beneficios de control fiscal, según sea el caso.
Ficha Técnica Advertencia Fiscal.Observación:
Si se derivan beneficios aplica Procedimiento para Cuantificación y Comunicación de Beneficios de Control.

1. El informe técnico debe contener como mínimo los siguientes elementos: (a) Pruebas de que se presentan hechos inobjetables y graves que hacen necesaria nuestra advertencia sobre procesos a ejecutar o en ejecución, b) hechos que permitan concluir que de nuestra intervención se deriven beneficios de control fiscal y c) demostración de que el daño contra el patrimonio distrital es inminente.)

2. En el acta de comité técnico sectorial debe dejarse constancia de la decisión unánime de su aprobación.

7.3. Seguimiento 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
1DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O COORDINADOR GAF
Y/O
PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (EQUIPO AUDITOR)
Efectúa el seguimiento a las respuestas dadas por el sujeto de control derivada de la Advertencia Fiscal y registra esta actividad en el SIGESPRO.Memorando de Encargo de Auditoría.
Memorando asignación seguimiento Advertencia Fiscal.
Observación:
Cuando exista auditoría en el sujeto de control, esta actividad se plasmará en el Memorando de Encargo de Auditoría.
El seguimiento se realizará de manera semestral, y en todo caso teniendo en cuenta la respuesta presentada por el sujeto de control.
El seguimiento debe circunscribirse dentro del ejercicio del control posterior y selectivo y en ningún caso constituirse en medida de presión para el cumplimiento de acciones. La Administración está en libertad de atender o no la advertencia y de generar o no actividades para conjurar el riesgo, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad fiscal que se deriven de los resultados del ejercicio del control fiscal.
2DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL, ASESOR GAF PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO
(EQUIPO AUDITOR)
Cuantifica los Beneficios de la Advertencia Fiscal determinando los beneficios directos (ahorros y/o recuperaciones) o indirectos (de carácter social, ambiental, cultural, organizacional) en aquellos que no es posible su cuantificación.
Establece las conductas irregulares con alcance, fiscal, disciplinario y/o penal. Presenta los resultados en mesa de trabajo.
Remite los resultados del seguimiento al Director Sectorial o al Coordinador del GAF.
Incorpora el informe en el SIGESPRO.
Acta de Mesa de trabajo.
Ficha Técnica Advertencia Fiscal
Observación:
Aplica Procedimiento para Cuantificación y Comunicación de Beneficios de Control.
Aplica procedimiento para concluir el hallazgo de auditoría.
3PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO Y/O COORDINADOR GAFConsolida y analiza los resultados del seguimiento.
Diligencia el Anexo 3: Formato Seguimiento a la Advertencia Fiscal.
Remite el Formato Consolidado a la Dirección de Planeación.
Formato Seguimiento a la Advertencia FiscalPunto de Control: La remisión de la información a la Dirección de Planeación se realizará de conformidad con la periodicidad de los demás reportes.
4DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y/O COORDINADOR DEL GAFTraslada a la Dirección de Planeación los beneficios de control fiscal.
Traslada a la Dirección de Responsabilidad Fiscal o a las autoridades competentes los hallazgos establecidos con connotación Disciplinaria y/o Penal.
Memorando y oficio de traslado de hallazgos.

ANEXO 1 

FORMATO “ADVERTENCIA FISCAL” 

Señor
ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. O
REPRESENTANTE SUJETO DE CONTROL
Ciudad
Asunto: Advertencia Fiscal.
Respetado doctor (a):
La Contraloría de Bogotá, D.C., a raíz de (Se detalla la fuente de las observaciones que dan origen al Control Fiscal de Advertencia).
Descripción de los hechos… (Marco normativo y descripción detallada que sustenta las observaciones), cuantifica el monto de los recursos en riesgo

Con fundamento en las anteriores alertas, este Órgano de Control pone en su conocimiento para los fines pertinentes los hechos comunicados, sin perjuicio de las acciones que puedan derivarse del ejercicio de nuestra acción fiscalizadora, conforme lo establece el artículo 5º Numeral 8 del Acuerdo 361 de 2009. De no estar de acuerdo con las observaciones, indicar las razones mencionando las evidencias y demás pruebas en las que se apoye.
Dicha información deberá ser remitida a este Despacho a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la presente.
Cordialmente,

____________________________
FIRMA

Revisión Técnica: Nombre y firma del Director Técnico Sectorial
Revisión de Asesor: Nombre y firma del Asesor de la respectiva sectorial.

FORMATO CÓDIGO: 4006001

ANEXO 2

FORMATO FICHA TÉCNICA DE ADVERTENCIA FISCAL

FICHA TÉCNICA ADVERTENCIA FISCAL
I. DATOS GENERALES
SECTORSUJETO DE CONTROLDEPENDENCIA QUE GENERA EL ADVERTENCIA FISCALNUMERO ADVERTENCIA FISCALFECHATIPO DE RIESGOVALORSUSCRITO PORFECHA PLAZO RESPUESTA
DIRIGIDO A:TEMA:
II.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
DESCRIPCIÓN SITUACIÓN DETECTADARIESGO QUE GENERAUNIDADESVALOR

III.
BASE NORMATIVA
TEMANORMAOBSERVACIÓN
1
2
3
4
5
IVRESPUESTA A LA ADVERTENCIA FISCAL
RESPUESTA ADMINISTRACIÓNANÁLISIS CONTRALORÍA
FECHAOFICIO No.ACEPTADOREQUIRIÓ MESA DE TRABAJOFECHA MESA DE TRABAJOACEPTADOREQUIRIÓ MESA DE TRABAJOFECHA MESA DE TRABAJOOBSERVACIÓN

V.
RESULTADOS
CUANTITATIVOSCUALITATIVOS
DESCRIPCIÓNUNIDADESVALORFECHA VERIFICACIÓNMEDIO DE VERIFICACIÓNREALIZADO PORDESCRIPCIÓNFECHA VERIFICACIÓNMEDIO DE VERIFICACIÓNREALIZADO POR
11
22
33
44
55
VI.BENEFICIOS
a. DIRECTOSb. INDIRECTOS
CLASEESPERADOSLOGRADOSFECHA VERIFICACIÓNDOCUMENTO SOPORTECLASEESPERADOSLOGRADOSFECHA VERIFICACIÓNDOCUMENTO SOPORTE
a.1. AHORROSb.1. SOCIALES
a.2. RECUPERACIONESb.2. ORGANIZACIONALES
a.3. POTENCIALESb.3. AMBIENTALES
b.4. CULTURALES
b.5. OTRAS
VII.ESTADO ACTUALHALLAZGOS ESTABLECIDOS
OBSERVACIONESFECHA VERIFICACIÓNDOCUMENTO SOPORTEIXCOMENTARIOSCARÁCTER
11
22
33
44
55

NOMBRE Y CARGO FIRMA FECHA

ELABORADO POR: ______________________________________________________________ DÍA MES AÑO

REVISADO POR: ______________________________________________________________

APROBADO POR: ______________________________________________________________ FORMATO CÓDIGO 4006002
Diseño y Elaboración: Gabriel E Riveros. Asesor GUIFO

FORMATO “FICHA TÉCNICA ADVERTENCIA FISCAL” INSTRUCTIVO 

I. DATOS GENERALES 

Sector: Digite únicamente el código del sector al cual se encuentra asignado el sujeto de control al que se presentó la advertencia fiscal así:

80000: Sector movilidad 90000: Sector control urbano

12000: Sector control social y desarrollo local

100000: Sector salud e integración social

140000: Sector educación, cultura recreación y deporte

110000: Sector gobierno

150000: Sector hacienda, desarrollo económico, industria y turismo

130000: Sector hábitat y servicios públicos

120000: Sector ambiente

Sujeto de control: Digite el código o el nombre de la entidad sobre la cual recae la advertencia fiscal del sujeto de control.

Dependencia que genera la advertencia fiscal: Digite el código de la dependencia que genera la advertencia fiscal; así:

10000: Despacho del contralor

10100: Grupo especial de investigaciones forenses.

20000: Despacho del contralor auxiliar

80000: Dirección sector movilidad

1 2000: Dirección para el control social y desarrollo local

100000: Dirección sector salud e integración social

140000: Dirección sector educación, cultura recreación y deporte

110000: Dirección sector gobierno

150000: Dirección sector hacienda, desarrollo económico, industria y turismo 130000: Dirección sector hábitat y servicios públicos

120000: Dirección sector ambiente

Número advertencia fiscal: Incorpore el número correspondiente a la advertencia fiscal presentado.

Fecha: Determine la fecha de emisión de la advertencia fiscal, señalando día/mes/año.

Tipo de riesgo: Según el planteamiento del problema clasifique el riesgo evidenciado, digitando el código del riesgo así:

1: Riesgo fiscal

2: Riesgo ambiental

3: Riesgo legal

4: Riesgo de seguridad

5: Otros

— Valor: Cuantía estimada del daño que se quiere evitar o mitigar.

— Suscrito por: contralor o contralor auxiliar

Fecha plazo respuesta: Señale día/mes/año en el cual el sujeto de control debe radicar respuesta.

Dirigido a: Nombre y cargo del servidor público responsable de dar respuesta a la advertencia fiscal.

Tema: Aspecto relevante del que trata la advertencia fiscal.

II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 

— Describa de manera sintética por cada tema que contenga la advertencia fiscal, cuál es la situación detectada por la Contraloría de Bogotá, e indique el riesgo que se puede generar si no se actúa de manera oportuna. Indique en los casos pertinentes los valores y/o unidades que ilustren el riesgo

III. BASE NORMATIVA 

— Por cada tema contenido en la Advertencia Fiscal, especifique el marco normativo que lo regula y que probablemente se puede estar transgrediendo por el sujeto de control. Consigne las observaciones que considere pertinentes en cada caso.

IV. RESPUESTA A FUNCIÓN DE ADVERTENCIA

Respuesta administración 

Fecha: Determine la fecha de respuesta al de advertencia, por parte de la administración señalando día /mes /año.

Oficio No.: Incorpore el número de oficio con el que la administración dio respuesta a la advertencia fiscal.

Aceptado: Digite únicamente 1 si la advertencia fiscal fue aceptado por la administración o 2 si no fue aceptado.

Requirió Mesa de Trabajo: Indique únicamente 1 si se realizó mesa de trabajo con el sujeto de control o 2 si no se realizó mesa de trabajo con el sujeto de control.

Fecha mesa de trabajo: En caso de realizarse mesa de trabajo indique la fecha de realización de la misma señalando día /mes /año.

Análisis Contraloría 

Aceptado: Digite únicamente 1 si la respuesta del sujeto de control es clara y no presta a confusión o 2 si la respuesta no es clara.

Requirió Mesa de Trabajo: Indique únicamente 1 si se realizó mesa de trabajo con el Sujeto de Control o 2 si no se realizó mesa de trabajo con el Sujeto de Control.

Fecha mesa de trabajo: En caso de realizarse mesa de trabajo indique la fecha de realización de la misma señalando día /mes /año.

Observación: Consigne las observaciones que considere pertinentes frente a la respuesta dada por la administración.

V. RESULTADOS 

— Verificado el alcance de las respuestas expresadas por el sujeto de control, determine los resultados comprobables tanto cuantitativos como cualitativos alcanzados por el sujeto de control como consecuencia de las acciones correctivas realizadas por la entidad, señalando para cada caso en que aplique las descripción, unidades, valor, fecha de verificación, medio de verificación y la (s) persona (s) responsable (s) de efectuarlo.

VI. BENEFICIOS 

— Clasifique la existencia de beneficios (directos y/o indirectos), señalando el mecanismo utilizado y la (s) persona (s) responsable (s) de efectuarlo.

VII. HALLAZGOS ESTABLECIDOS 

Relacione en los términos del procedimiento para concluir los hallazgos establecidos si los hubiere.

VIII. ESTADO ACTUAL 

Determine y describa al momento de hacer el seguimiento cuál es el estado en que se encuentra la situación detectada y el riesgo señalado.

Nota: Para el caso de las celdas donde se deben registrar valores, es necesario incorporar los mismos sin puntos ni comas.

ANEXO 3 

FORMATO “SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL” 

ADVERTENCIA FISCAL COMUNICADARESPUESTA DE LA ENTIDADSEGUIMIENTOACCIONES DERIVADAS (en cantidad)
DIRECCIÓN SECTORIAL O GRUPO ESPECIAL:SUJETO
(s) DE CONTROL
DESCRIPCIÓN DEL TEMAOFICIO
No.
FECHA DE COMUNICACIÓN DD MM AAVALOR POSIBLE $ DETRIMENTOFECHA DD MM AADESCRIPCIÓNBENEFICIO DESCRIPCIÓNVALOR EN PESOSACCIONES ADELANTADASRESULTADOPROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIOPROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCALHALLAZGOS FISCALESVALOR $ HALLAZGOS FISCALESHALLAZGOS DISCIPLINARIOSHALLAZGOS PENALESPRONUNCIAMIENTOS

NOMBRES Y APELLIDOS FIRMAS 

ELABORÓ: __________________________________________ 

APROBÓ __________________________________________ FORMATO CÓDIGO 4006003

 

FORMATO “SEGUIMIENTO A LA ADVERTENCIA FISCAL”

INSTRUCTIVO 

Datos advertencia fiscal comunicado 

Fecha de diligenciamiento: Corresponde a la fecha de corte establecida en la circular que determina la periodicidad de los reportes.

Dirección sectorial o grupo especial: Indicar la dirección sectorial o grupo especial que proyectó la advertencia fiscal.

Sujeto (s) de control: Registrar el sujeto de control a quien compete la implementación de las acciones derivadas de la advertencia fiscal.

Descripción del tema: Señale brevemente el contenido de la advertencia fiscal.

Oficio número: Indique el número completo del oficio con que se remitió la advertencia fiscal.

Fecha de comunicación: Registre el día, mes y año que fue radicada la advertencia fiscal.

Valor posible $ detrimento: Señale en pesos el valor del posible detrimento, en caso de que el sujeto de control no tome las acciones correctivas.

Respuesta de la entidad 

Fecha: Indique el día, mes y año que se recibió la respuesta de la entidad por parte de la Contraloría de Bogotá, D.C.

Descripción: Señale los aspectos más relevantes de la respuesta dada por el sujeto de control.

Seguimiento advertencia fiscal 

Beneficio: Describa brevemente el o los beneficios generados por la advertencia fiscal, los cuales estarán debidamente soportados.

Valor en Pesos: Señale el valor total de los beneficios descritos.

Cantidad Acciones Realizadas: Indique el número total de acciones cumplidas (calificación 2.0) determinadas en el seguimiento realizado.

Resultado: Describa cuantitativa o cualitativamente los resultados obtenidos por la administración distrital producto de la advertencia fiscal.

Cerrado SI/NO: Indicar si como consecuencia del seguimiento a la advertencia fiscal culmina su ciclo al determinarse que las acciones se han cumplido. Se indicará SI, cuando se haya surtido la comunicación de esta situación, al alcalde mayor o al representante legal del sujeto de control.

% Avance: Calcule y registre el porcentaje de avance de acuerdo con la metodología descrita en el anexo 4 de este procedimiento.

Acciones derivadas de la advertencia fiscal 

Señale en cantidad total las posibles acciones fiscales, disciplinarias y penales derivadas por la advertencia fiscal:

Procesos administrativos sancionatorios: Cantidad de procesos aperturados consecuencia de la advertencia fiscal (están debidamente tipificados en la Ley 42 de 1993 y las resoluciones reglamentarias vigentes, expedidas por la CB)

Procesos de responsabilidad fiscal: Cantidad total de procesos de responsabilidad fiscal aperturados consecuencia de los hechos descritos en la advertencia fiscal.

Hallazgos fiscales: Cantidad total de hallazgos fiscales determinados consecuencia de los hechos descritos en la advertencia fiscal.

Valor $ hallazgos fiscales: Corresponde al valor total en pesos de los hallazgos fiscales determinados.

Hallazgos disciplinarios: Cantidad total de hallazgos de naturaleza disciplinaria determinados consecuencia de los hechos descritos en la advertencia fiscal, los cuales se trasladan a la Procuraduría General o a la Personería Distrital.

Hallazgos penales: Cantidad total de hallazgos de naturaleza punible, determinados consecuencia de los hechos descritos en la advertencia fiscal, los cuales serán trasladados a la Fiscalía General de la Nación.

Pronunciamientos: Cantidad total de pronunciamientos generados por los hechos descritos en la advertencia fiscal.

Nota: Los beneficios derivados de la advertencia fiscal se reportan aplicando el procedimiento para cuantificación y comunicación de beneficios de control.

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO “INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL” 

HISTORIAL DE CAMBIOS 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 04 de febrero 06 de 2003El procedimiento cambia de versión. Adición del registro oficio remisorio.
Modificación Descripción del Procedimiento, así:
• Actividad 1: Envía informe debidamente firmado a la Subdirección de Servicios Administrativos
• Actividad 2. Establece en coordinación con la Dirección de Apoyo al Despacho el número de copias del informe a duplicar con destino a los clientes. (Fotocopias y empaste). Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.
• Actividad 3. Embala los informes. Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.
• Actividad 4. Envía producto embalado a la Dirección de Apoyo al Despacho. El original lo regresa a la Dirección Sectorial que originó el Informe. Ejecutor: Subdirector de Servicios Administrativos.
• Actividad 5. Elabora y radica oficio de remisión de informes a los clientes en la Oficina de Radicación de la Contraloría, incluyendo una copia para la Dirección de Economía y Finanzas Distritales.
Actividad 6. Entrega Informe Final a los Clientes.
2.0R.R. 048 de septiembre 30 de 2003El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.
Se modifica redacción de objetivo y alcance del procedimiento.
Se ajusta redacción de las actividades de la Descripción del procedimiento.
3.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004En la Descripción del Proceso se incluye actividad 4 relacionado con incluir en la página WEB de la Contraloría los Informes de Auditoría.
4.0R.R. 045 de noviembre 30 de 2005Cambia de versión.
5.0R.R. 018 de 14 de agosto de 2006Se elimina en actividad 1 copia dura para la Dirección de INFORMÁTICA para ahorro de papel.
En la actividad 2 se dispone que las copias para los clientes sean preferiblemente en medio magnético.
Se incluye que el Director de Apoyo al Despacho informe a los clientes que el producto se encuentra disponible en la página WEB.
Se cambia fase por ciclo.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
6.0R. R. 029 de Noviembre 03 de 2009Se modifican las actividades 1 y 2 del procedimiento.
7.0R.R. 015 de Mayo 14 de 2010Se modifica el alcance del procedimiento, la base legal, los registros, la actividad 1 del procedimiento.
Se establece una observación respecto del tiempo de envió a la dirección de apoyo al despacho.
En la actividad 3 se establece una observación que da el término para la publicación y un punto de control para la verificación de la publicación por parte de las direcciones sectoriales.
Se adiciona el anexo 1.
8.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO “INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL” 

CÓDIGO: 4007 

VERSIÓN No. 8.0 

FECHA: 25 de marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliar
CARGO

Víctor Manuel Armella Velásquez
NOMBRE FIRMA
APROBADO POR:
Director técnico de planeaciónEfvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGONOMBRE FIRMA
COPIA No.No. DE PÁGINAS: 8

1. OBJETIVO:

Definir las actividades para preservar el producto “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral” durante el proceso interno y hasta la entrega final al cliente.

2. ALCANCE: 

Inicia con “Envía en medio magnético formato PDF, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su comunicación, el informe final de auditoría debidamente firmado a la Dirección de Apoyo al Despacho” y termina con “Entrega Informe Final a los Clientes”.

3. BASE LEGAL: 

Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” título IV administración de archivos, artículos 11 y 12.

4. DEFINICIONES: 

PRESERVACIÓN: La protección física del informe para mantener su conformidad.

5. REGISTROS: 

• Memorando remisorio informe Apoyo al Despacho en PDF.

• Oficio remisorio informe de auditoría a los clientes.

6. ANEXOS:

• Anexo 1: Certificado de archivos enviados a la dirección de apoyo al despacho.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 

No.RESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
1DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALEnvía en medio magnético-formato PDF, el informe final de auditoría debidamente firmado a la Dirección de Apoyo al Despacho.
Escanea la hoja que contiene la firma del Director Técnico Sectorial.
Memorando remisorio.Observación:
El envió se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su comunicación.
Ver Anexo 1 - Certificado de archivos enviados a la Dirección de Apoyo al Despacho.
2DIRECTOR DE APOYO AL DESPACHOEstablece en coordinación con la Dirección de informática el número de copias magnéticas del informe que se requieran con destino a los clientes.
3DIRECTOR DE INFORMÁTICAPública en la página WEB de la Contraloría los Informes de Auditoría, identificando el año de elaboración del Informe, Ciclo del PAD Sector y Sujeto de Control.Observación:
Término de tres días para su publicación.
Punto de Control:
La Dirección Sectorial correspondiente será la encargada de verificar que la Dirección de informática haya realizado la publicación de los informes de auditoría.
4DIRECTOR APOYO AL DESPACHOElabora y radica oficio de remisión de informes a los clientes en la Oficina de Radicación de la Contraloría, en el que, informa que ese producto se encuentra a disposición en la página web de la entidad.
Entrega informe final a los clientes.
Oficio remisorioObservación:
De acuerdo con los lineamientos del señor contralor.

ANEXO 1 

CERTIFICADO DE ARCHIVOS ENVIADOS A LA DIRECCIÓN DE APOYO AL DESPACHO 

DIRECCIÓN SECTORIAL: ________________________________

Informe Final de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral-Modalidad ________________________________ de los siguientes sujetos de control:

NOMBRE DEL DIRECTOR SECTORIAL: ___________________________ 

En mi calidad de director(a) técnico (a) sectorial certifico que los archivos enviados a la dirección de apoyo al despacho, son fiel copia de los originales informe de auditoría gubernamental con enfoque integral-modalidad _____________________, correspondiente al ciclo ______ del PAD ______, presentados a los representantes legales de sujetos de control, toda vez que los mismos serán colgados en la página web institucional para su consulta.

___________________________________

FIRMA DEL DIRECTOR SECTORIAL 

Copia:

Proyectó:

Elaboró:

Revisó:

FORMATO CÓDIGO: 4007001

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL, PAD 

HISTORIAL DE CAMBIOS 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 04 de febrero 06 de 2003Se modifica totalmente el procedimiento: "Elaboración Planes de Auditoría Sectorial PAS y su consolidación en el Plan de Auditoría Distrital PAD” adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 04 febrero 6 de 2003, dada la magnitud de las modificaciones determinadas por el equipo de Mejoramiento del Proceso de Prestación de Servicio Micro, las cuales incluyen cambios en su denominación, alcance, definiciones, registros, descripción de actividades y anexos.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
2.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.
El procedimiento se unificó con el Procedimiento de Seguimiento y Actualización del PAD.
Se ajustó redacción de objetivo, alcance, base legal y definiciones.
Se modificaron los anexos 1, 2, y 3, haciéndolos más ágiles y concretos en su estructura.
3.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004Se suprime la Modalidad de Auditoría de Seguimiento.
Se incluye la definición de Control Social.
Se incluye la actividad relacionado con enviar a la Dirección de INFORMÁTICA el PAD, con el fin de ser publicado en la Página WEB de la entidad, por ende se modifica el consecutivo de actividades del procedimiento.
Se deja como ejecutor solo al Contralor Auxiliar en la aprobación de las solicitudes de modificación.
Se Ajustó el anexo No. 1.
4.0R.R. 045 de noviembre 30 de 2005Cambia de versión.
5.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006Se modifica el alcance del procedimiento en el sentido que su elaboración y consolidación inicia con la socialización de los lineamientos de la Alta Dirección que deben orientar la armonización, integración y articulación del Proceso de Prestación de Servicio Micro con los demás procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital; termina con la activación del procedimiento para el Control de Documentos Internos.
Se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
Se establecen dos tipos de auditoría: Regular y especial esta última puede ser de seguimiento y Transversal.
Se redefinen los lineamientos de la Alta Dirección buscando asegurar para el PAD y el PAE la armonización, integración y articulación de todos los procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital.
Se ajusta fase por ciclo.
Se incluye cuadro sobre nivel de complejidad de los sujetos.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
6.0R.R. 029 de noviembre 3 de 2009Se ajusta el número de auditores del cuadro sobre nivel de complejidad de los sujetos de control.
Se incluyen registros para las actividades 1, 2 y 9.
En la actividad 2 se excluye como responsable a los Jefes de Oficinas Asesoras.
En la actividad 3 se incluye el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, semestral y anual.
Se elimina la actividad 9 y se renumeran las actividades.


6.0


R.R. 029 de noviembre 3 de 2009
Se incluye Punto de Control a la actividad 9.
Se modifica la redacción del Punto de Control de la actividad 14.
Se incluye en la actividad 15 la aprobación de la modificación al PAD y el registro, respectivamente.
Se cambia el reporte de millones a pesos del Presupuesto Ejecutado del Anexo 3.
Se modifica el Anexo 3 incluyendo Cantidad de Pronunciamientos, valor de los Beneficios de Control Fiscal, valor de las Advertencias Fiscales comunicadas y Resultados Actuaciones Especiales de Control Fiscal.
7.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN, SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL - PAD 

CÓDIGO: 4008 

VERSIÓN No. 7.0 

FECHA: 25 de marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliar Víctor Manuel Armella Velásquez
CARGO NOMBRE FIRMA
APROBADO POR:
Director técnico de planeación Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO NOMBRE FIRMA
COPIA:NO. DE PÁGINAS: 17

1. OBJETIVO:

Establecer las actividades para la elaboración, seguimiento y actualización del Plan de Auditoría Distrital, PAD, como herramienta que permite la programación del proceso de prestación de servicio micro.

2. ALCANCE: 

El procedimiento comprende la elaboración, seguimiento y actualización del PAD.

La elaboración inicia con la socialización de los lineamientos de la alta dirección que deben orientar la armonización, integración y articulación del proceso de prestación de servicio micro con los demás procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública distrital; termina con la activación del procedimiento para el control de documentos internos.

El seguimiento comienza con el diligenciamiento de la matriz de resultados del PAD y termina con la elaboración del informe de gestión del proceso.

La actualización del PAD empieza con la presentación de la solicitud de modificación y termina con la aplicación del procedimiento para el control de documentos internos del sistema de gestión de la calidad.

3. BASE LEGAL: 

Acuerdo 361 del 06 de enero de 2009, artículos 4º, 13, 17, 28, 30 numerales 2º, 3º y 5º, 36, 37, 47, 48, 49, 50 y 51.

4. DEFINICIONES: 

AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL: es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas prescritas por la Contraloría General de la República, la gestión o actividades de una organización, mediante la aplicación articulada y simultánea de sistemas de control, con el fin de determinar con conocimiento y certeza, el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia con que logra los resultados y su correspondencia entre las estrategias, operaciones y propósitos de los sujetos de control, de manera que le permitan fundamentar sus conceptos y opiniones.

La Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral se aplica en la Contraloría de Bogotá D.C. a través de dos modalidades de auditoría:

REGULAR: comprende un alcance con mayor cobertura y conduce a emitir el Dictamen Integral de la Gestión y el Fenecimiento de la Cuenta.

ESPECIAL: aplica cuando la Contraloría de Bogotá evidencia por cualquiera de los procesos propios del ejercicio del control fiscal (DPC, resultados procesos auditores anteriores, Investigaciones GAF, denuncias en medios de comunicación) la necesidad de profundizar en la evaluación de la gestión en un tema específico, o ahondar en el seguimiento de los planes de mejoramiento de las entidades, o que implique involucrar por su complejidad a varios sectores o varios sujetos de control, por lo que la auditoría especial puede ser de seguimiento o transversal.

CONTROL SOCIAL: consiste en otorgar a las organizaciones e instituciones de la sociedad civil y a los ciudadanos interesados herramientas y espacios públicos de control social para ejercer el derecho ciudadano de conocer, discutir, analizar y vigilar la información otorgada por el sector público, con el propósito de contribuir al ejercicio fiscalizador desde lo local a través de procedimientos, mecanismos e instancias que permitan el establecimiento de un Control Social mediante el cual los Comités de Control Social ejerzan el derecho a conocer, supervisar y evaluar los resultados e impacto de las políticas de gestión pública:

Esta labor se realiza mediante la revisión por parte de los ciudadanos de las actividades, procedimientos y resultados de impacto social de una organización o entidad pública, con el fin de comprobar que funcionan de conformidad con las normas, principios y procedimientos establecidos para generar bienestar social, bajo la coordinación de la Contraloría de Bogotá.

LINEAMIENTOS DE LA ALTA DIRECCIÓN: son las orientaciones o directrices de la Alta Dirección que tienen como propósito lograr la construcción armónica y articulada de los planes de la entidad, particularmente del PAD y el PAE, buscando asegurar la armonización, integración y articulación de todos los procesos a fin de asegurar una adecuada evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital.

NIVEL DE COMPLEJIDAD: para establecer el nivel de complejidad se ponderaron variables como: productos y servicios (25 puntos), cantidad de funcionarios (10 puntos), costo de la planta de personal (10 puntos), presupuesto de la vigencia (30 puntos), incidencia en el plan de desarrollo (15 puntos) y deuda pública (10 puntos). También se tiene en cuenta el conocimiento de los sujetos de control, la importancia estratégica para el sector y el impacto en las políticas públicas distritales.

Teniendo en cuenta el nivel de complejidad establecido, se asignaran los recursos así:

ASIGNACIÓN RECURSOS SEGÚN COMPLEJIDAD 

Nivel de complejidadNo. auditores1Duración
Alta plusHasta 10Ciclo determinado
AltaHasta 8Ciclo determinado
MediaHasta 7Ciclo determinado
BajaHasta 4Ciclo determinado

1. El número de auditores se establecerá dependiendo la disponibilidad del Talento Humano

PLAN DE AUDITORÍA SECTORIAL PAS: insumo para la elaboración del PAD, el cual contiene la programación que realiza cada Dirección Sectorial para efectuar vigilancia de la gestión fiscal en los sujetos de su competencia, elaborado de conformidad con los Lineamientos de la Alta Dirección.

PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL PAD: documento que consolida la planeación del Proceso de Prestación de Servicio Micro para la vigilancia de la gestión fiscal en los sujetos de control de competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C.

REQUERIMIENTOS DE ARTICULACIÓN: son las especificaciones o requerimientos de información de los procesos de orientación, prestación de servicio macro y enlace con los clientes, que contribuyen a una adecuada planeación y ejecución del proceso de prestación de servicio micro.

REQUERIMIENTOS DE COORDINACIÓN: son las necesidades de los procesos de apoyo con el fin de lograr la adecuada coordinación con los procesos del sistema de gestión de la calidad.

SEGUIMIENTO: conjunto de actividades mediante las cuales se evalúa el cumplimiento del PAD.

La alta dirección deberá efectuar el análisis periódico del avance de las auditorías, expresado en las mesas de trabajo, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos.

TRANSVERSALIDADES: lineamientos o requerimientos globales y coherentes sobre temas comunes que requieran ser evaluados de manera simultánea entre sujetos de control de una misma sectorial o de competencia de varias sectoriales, con el fin de dotar a la Contraloría de Bogotá de una mayor capacidad de vigilancia y control en temas que involucren diversos sectores. Puede darse de manera Intrasectorial, es decir, cuando se evalúan temas o aspectos de manera simultánea entre sujetos de control de una misma dirección sectorial ó intersectorial cuando se evalúan temas o aspectos de manera simultánea entre sujetos de control de competencia de varias direcciones sectoriales.

La auditoría se desarrollará en lo pertinente a partir del plan de desarrollo distrital o los planes maestros u otros, de forma articulada entre las direcciones sectoriales de la entidad y los sujetos de control que tengan injerencia en el desarrollo de los proyectos que le son comunes al cumplimiento de los objetivos.

5. REGISTROS: 

• Memorando remisorio socialización de lineamientos de la alta dirección.

• Memorando remisorio de requerimientos de articulación y coordinación con el proceso de prestación de servicio micro.

• Acta de comité técnico sectorial.

• Memorando remisorio del PAS.

• Acta de comité operativo.

• Memorando remisorio del PAD.

• Matriz de formulación y resultados de auditoría.

• Solicitud de modificación del PAD.

• Memorando remisorio aprobación modificación del PAD.

• PAD actualizado.

6. ANEXOS:

• Anexo 1: Modelo plan de auditoría sectorial, PAS.

• Anexo 2: Matriz de administración del talento humano.

• Anexo 3: Matriz de seguimiento al PAD.

• Anexo 4: Solicitud de modificación del PAD.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
ELABORACION DEL PAD
1CONTRALOR AUXILIARSocializa los lineamientos de la Alta Dirección.Memorando remisorio
2DIRECTORES TÉCNICOS (RESPONSABLES DE PROCESOS)Elabora y comunica a las direcciones sectoriales los requerimientos de articulación y coordinación con el proceso de prestación de servicio micro.Memorando remisorio
3SUBDIRECTORES DE FISCALIZACIÓNElabora el PAS en coherencia con el Plan Estratégico, los Lineamientos de la Alta Dirección, que incluya la articulación, integración y coordinación de los otros procesos, los resultados de la evaluación de la gestión en auditorías anteriores, el resultado de la revisión de la cuenta, mensual, semestral y anual y los reportes de los procesos de Responsabilidad Fiscal, que busquen asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital.Ver Anexo 1 y 2
4DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALAprueba el PAS en comité técnico sectorial.
Envía el PAS a la dirección de planeación.
Acta de comité técnico sectorial.
Memorando remisorio
5DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓNConsolida el Plan de Auditoría Distrital, PAD.
6DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓNPresenta el plan de auditoría distrital PAD al comité directivo.
7CONTRALOR Y/O CONTRALOR AUXILIARAprueba o desaprueba el PAD con los integrantes del comité.Acta de comité
8DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓNSi es aprobado desarrolla la actividad 9.
Si no es aprobado: efectúa los ajustes acordados en comité, en coordinación con los directores sectoriales y regresa a la actividad 6.
9DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓNEnvía copia magnética a la dirección de informática.Memorando remisorioPunto de control:
La copia física se archivará en la Dirección que establece el Procedimiento para el control de documentos internos del SGC.

 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
10DIRECTOR DE INFORMÁTICAPublica en la intranet de la contraloría el PAD, identificando el año respectivo.
SEGUIMIENTO AL PAD
11SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓNDiligencia la matriz de seguimiento al PAD.Matriz de seguimiento al PAD.Ver anexo 3
12DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALRemite en medio magnético debidamente diligenciada la matriz de seguimiento al PAD a la dirección de planeación de acuerdo con la periodicidad establecida.
13DIRECTOR DE PLANEACIÓNConsolida los resultados como insumos para el informe de gestión.
ACTUALIZACIÓN DEL PAD
14SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓNPresenta al director técnico sectorial las propuestas de modificación del PAD.Punto de control:
Ver anexo 4.
Las modificaciones son: por inclusión o exclusión de Auditorías y por ajustes al Horizonte de Planeación del PAD.
15DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALAprueba en Comité Técnico Sectorial y remite la solicitud de modificación del PAD con la debida justificación al Contralor Auxiliar.Acta de comité técnico sectorial
Solicitud de modificación del PAD.
16CONTRALOR AUXILIARAnaliza, aprueba o desaprueba las solicitudes de modificación del PAD y comunica a la dirección de planeación.Memorando remisorio
17DIRECTOR TÉCNICO DE PLANEACIÓNActualiza el PAD con base en las modificaciones aprobadas.PAD actualizado.Activa el procedimiento para el control de documentos internos del SGC.

ANEXO 1 

MODELO PLAN DE AUDITORÍA SECTORIAL, PAS 

PLAN DE AUDITORÍA SECTORIAL, PAS 

(VIGENCIA) 

SECTOR 

CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C. 

CONTRALOR AUXILIAR 

DIRECTOR 

SUBDIRECTOR(ES) DE FISCALIZACIÓN 

BOGOTÁ, D.C. 

INTRODUCCIÓN 

Este documento contiene el Plan de Auditoría Sectorial, PAS de la Dirección Sector XXXXX, para la ejecución del Proceso de Prestación de Servicios Micro, el cual tiene como objetivo evaluar la gestión fiscal de los sujetos pasivos de control (parte interesada) de la vigencia fiscal XXX para garantizar el adecuado uso de los recursos y el mejoramiento de su gestión.

El presente Plan se elaboró considerando los lineamientos del Contralor e incluye las estrategias y objetivos de articulación y coordinación con todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad; el diagnóstico y los resultados del proceso y la programación y alcance del Plan de Auditoría Sectorial – PAS, que comprende el horizonte del Plan, cobertura a sujetos de control, cubrimiento presupuestal, criterios de asignación de los recursos de talento humano y tiempo determinados de acuerdo con la metodología y lineamientos dados.

El presente plan fue aprobado en reunión del Comité Técnico del día XXX del mes de XXX de XXX, según acta No. XXX.

1. OBJETIVOS Y LINEAMIENTOS 

Se enuncian de manera sucinta los principales objetivos y estrategias contemplados en los Lineamientos de la Alta Dirección, y los requerimientos de Articulación con los Procesos de Prestación de Servicio Macro, Enlace con el Cliente y Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

2. RESULTADOS DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO 

Breve análisis de los resultados registrados en la matriz de formulación y resultados de auditoría actualizada.

3. PROGRAMACIÓN PLAN DE AUDITORÍA SECTORIAL - PAS. 

Se diligencian las Primeras 11 columnas de la Matriz de Formulación y Resultados de Auditoría del periodo.

3.1. Horizonte del Plan: hace relación al lapso que comprende el Plan de Auditoría Distrital.

3.2. Cubrimiento Presupuestal: determinar el presupuesto inicial de la vigencia a auditar de los sujetos de control frente al programado para auditar.

3.3. Criterios de Selección de Sujetos de Control: mencionar los principales aspectos que se tuvieron en cuenta para la selección y priorización de los sujetos de control.

3.4. Cobertura Sujetos de Control: determinar el porcentaje de cobertura de los sujetos de control respecto al universo de control de la Dirección Sectorial. (Cuando una Dirección Sectorial vea la necesidad de incluir o suprimir una entidad como sujeto de control de su sector, debe solicitar concepto a la Oficina Asesora Jurídica y posteriormente proceder a elaborar proyecto de resolución modificatoria).

3.5. Modalidad de Auditorías: determinar el porcentaje de auditorías por modalidad.

3.6. Recursos: indicar los criterios que se tuvieron en cuenta para asignar los recursos de tiempo y humanos en la conformación de los equipos de auditoría; determinar el número de funcionarios disponibles por nivel en la dirección sectorial y su asignación (Anexo Matriz de Administración del Talento Humano).

3.7. Beneficio Esperado: defina brevemente el beneficio que se espera lograr con el desarrollo de las auditorias planteadas, que contribuya al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos del Distrito Capital.

3.8. Mecanismos de Participación con la Ciudadanía: describa los escenarios de coordinación y/o interacción con la ciudadanía para el desarrollo de las auditorías.

FORMATO CÓDIGO 4008001

ANEXO 2 

MATRIZ ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROFESIÓNPERSONAL DISPONIBLEPLAN DE AUDITORÍA DISTRITALOTRAS ACTIVIDADES
PROFESIONALTÉCNICOASISTENCIALTOTALPROFESIONALTÉCNICOASISTENTETRABAJOS ESPECIALESAPOYO A LA DIRECCIÓN, SUBDIRECCIÓNLABORES ADTIVAS.
ABOGADO0
ADMINISTRADOR0
CONTADOR0
ECONOMISTA0
INGENIERO0
OTRAS PROFESIONES0
SUBTOTAL0000000000
TÉCNICO0
SECRETARIA0
OTROS0
SUBTOTAL0000000000
TOTAL0000000000

FORMATO CÓDIGO 4008002

ANEXO 3 

MATRIZ DE SEGUIMIENTO AL PAD 

1234567891011121314151617181920212223242526272829303132333435
No.DIRECCIÓN SECTORIALSUJETO DE CONTROLCICLOPTO EJECUTADO VIGENCIA
ANTERIOR ($pesos)
NIVEL DE COMPLEJIDADMODALIDAD DE AUDITORÍANOMBRE AUDITORÍA ESPECIALFECHA PROGRAMADA DE INICIOFECHA PROGRAMADA DE TERMINACIÓNNo. AUDITORES PROGRAMADOSFECHA COMUNICACIÓN
MEMORANDO ENCARGO DE AUDITORÍA
No. AUDITORES QUE EJECUTAN LA AUDITORÍAFECHA APROBACIÓN MEMORANDO DE PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍAFECHA COMUNICACIÓN INFORME PRELIMINAR DE AUDITORÍANIVEL DE RIESGOCONCEPTO SOBRE LA GESTIÓNOPINIÓN ESTADOS CONTABLESFENECIMIENTO (SI/NO)CANTIDAD HALLAZGOS ADMINISTRATIVOSCANTIDAD HALLAZGOS FISCALES
VALOR HALLAZGOS FISCALES
($pesos)
CANTIDAD DE HALLAZGOS DISCIPLINARIOSCANTIDAD DE HALLAZGOS PENALESVALOR DE LOS BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL (pesos $)
CANTIDAD DE PRONUNCIAMIENTOS
No. ADVERTENCIAS FISCALES COMUNICADASVALOR DE LAS ADVERTENCIAS FISCALES COMUNICADAS ($pesos)No. INDAGACIONES PRELIMINARES INICIADAS EN LA VIGENCIANo. INDAGACIONES PRELIMINARES QUE RECOMIENDAN APERTURA PRFNo. DE PROCESOS ADTIVOS SANCIONATORIOS INICIADOS EN LA VIGENCIAFECHA COMUNICACIÓN INFORME FINAL DE AUDITORÍAFECHA CONFORMIDAD AL PLAN DE MEJORAMIENTO% DE CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTORESULTADOS ACTUACIONES ESPECIALES DE CONTROL FISCAL

FORMATO CÓDIGO 4008003

ANEXO 4 

SOLICITUD DE MODIFICACIÓN DEL PAD 

Dirección sectorial ________________________________ Fecha _____________

SUJETO DE CONTROLCICLOMODALIDAD DE AUDITORÍANOMBRE DE LA AUDITORÍA ESPECIAL O TRANSVERSALTIPO DE MODIFICACIÓN (I, E, P)JUSTIFICACIÓNFECHA PROGRAMADA DE INICIACIÓN (Para inclusión o prórroga)FECHA PROGRAMADA DE TERMINACIÓN (Para inclusión o prórrogaNÚMERO DE AUDITORES ASIGNADOS

 

DIRECCIÓN SECTORIAL
Elaboró subdirector de fiscalización: _________________ Firma: ____________
Aprobó director sectorial _________________ Firma: ____________
CONTRALOR AUXILIAR
Aprobó: SI NO NO Firma ____________________
Observaciones: ___________________________________________________

FORMATO CÓDIGO: 4008004

*: (I, E, P): I = Inclusión de actuación. E = Exclusión de actuación. P = Prórroga

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE ENCARGO DE AUDITORÍA 

HISTORIAL DE CAMBIOS 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 04 de Febrero 6 de 2003• Modificación del Alcance del Procedimiento de la siguiente forma: “Se inicia con la Consulta de los lineamientos del PAD y termina con la Comunicación al Equipo de Auditoria de las condiciones en que se aprueba el cronograma de actividades, coincidiendo de esta forma con las actividades inicial y final de la Descripción del Procedimiento”.
• Ajustes en las definiciones del procedimiento: Análisis del sujeto de control; Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral; Designación del Equipo de Auditoria y Encargo de Auditoria y Términos de Referencia.
• Modificación de las siguientes actividades contenidas en la Descripción del Procedimiento, así como en algunos de sus ejecutores:
• Se modificó el ejecutor de la actividad No. 1: El Responsable Subsectorial consulta los lineamientos del PAD.
• Se complementó el ejecutor de la actividad No. 3: El Subdirector Técnico de Análisis Sectorial o Director de Desarrollo Local y Participación Ciudadana designa el Analista Sectorial.
• Se modificó el ejecutor de la actividad No. 4: El Analista Sectorial elabora el Análisis Global del Sector.
• Se complementó el ejecutor de la actividad No. 5: El Subdirector Técnico de Análisis Sectorial o Analista Sectorial de Participación Ciudadana define los objetivos subsectoriales.
• Se modificó el ejecutor de la actividad No. 6: El Responsable Subsectorial Elabora el Análisis del Sujeto de Control.
• Se complementó el ejecutor de la actividad No. 7: El Subdirector Técnico de Fiscalización o Responsable Subsectorial define el Objetivo General de Auditoria.
• La actividad 15 modificada se convirtió en la No. 14: “En caso de no ser aprobado, devuelve el memorando de encargo a los subdirectores”.
1.0R.R. 04 de Febrero 6 de 2003• Se complementó el ejecutor de la actividad No. 8: El Subdirector Técnico de Fiscalización o Responsable Subsectorial define Objetivos Específicos de Auditoria.
• Agrupación de las actividades Nos. 12, 13, 14, 17, 18, 19 y 20 en las Nos. 12 y 13, así: No. 12: “El Subdirector de Fiscalización recibe del responsable Subsectorial el proyecto de Memorando de Encargo de Auditoria, lo revisa y lo presenta para aprobación en el Comité Técnico Sectorial” y No. 13: “En caso de ser aprobado, firma y comunica el Memorando de Encargo al Equipo de Auditoria y al Analista Sectorial, continuando con la actividad No. 16)”.
• La actividad 16 modificada y complementada en sus ejecutores, se convirtió en la No. 15: “El Subdirector de FIS y/o de Análisis Sectorial, y los Analistas Sectoriales Ajustan el Memorando de Encargo de Auditoría, continuando con la actividad No. 12”.
• La actividad 21 se convirtió en la No. 16: “Presenta al Subdirector de Fiscalización dentro de los tres (3) días siguientes el Cronograma de Actividades para la Fase de Planeación”.
• La actividad 22 se convirtió en la No. 17: “Aprueba el Cronograma de Actividades”.
• La actividad 23 modificada se convirtió en la No. 18: “Comunica al Equipo de Auditoría las condiciones en que se aprueba el cronograma de actividades de la Fase de Planeación”, incluyendo además, la siguiente observación: Si en el término de dos (2) días, el Equipo de Auditoría no recibe respuesta, el cronograma se entenderá aprobado.
Supresión en la carátula del Anexo 1 “Modelo Memorando Encargo de Auditoría” del renglón 4 “Memorando Encargo de Auditoría”, por encontrarse ya contemplado en el renglón 2. Inclusión dentro del primer párrafo del cuerpo del Modelo de la fase, el periodo del PAD auditado y la vigencia. Así mismo, ajustes a las inconsistencias de redacción, sintaxis, ortografía y morfología presentadas en el procedimiento.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
2.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003• Se modificó el Alcance del procedimiento dado que se incluyó la actividad No. 1 “conforma los equipos de auditoría.
• Se ajustó redacción de algunas definiciones.
• Se incluyó al equipo auditor en la elaboración del memorando de encargo de auditoría, lo que generó modificación en las actividades del procedimiento.
• La duración de las fases de auditoría se ajustó así: planeación hasta 15%, Ejecución hasta 70% e Informe hasta el 15%
• Se ajustó el modelo de encargo de auditoría haciéndolo más ágil y flexible.
3.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004Se suprime lo relacionado con: análisis sectorial, el análisis del sujeto de control y los objetivos específicos de la auditoría.
Se establece que el tiempo máximo en la fase de informe y cierre de auditoría es de veintiún (21) días hábiles teniendo en cuenta que este puede variar dependiendo de la comunicación del informe preliminar y la conformidad al plan de mejoramiento.
Para la fase de planeación y ejecución el comité técnico sectorial tendrá en cuenta variables como: complejidad del sujeto de control, número de auditores asignados, alcance de la auditoría, etc., para la distribución del tiempo.
Se incluye la actividad relacionado con el establecimiento de las acciones ciudadanas.
Así mismo, el subdirector técnico sectorial y/o subdirectores, presenta ante el director de la entidad o sujeto de control, el equipo auditor y determina los recursos necesarios para la auditoría.
3.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004• Los parámetros del memorando de encargo de Auditoría quedaron de la siguiente manera:
1. Objetivo general de la auditora.
2. Componentes de integralidad básicos.
3. Objetivos subsectoriales.
4. Acciones ciudadanas.
5. Objetivos de articulación con los procesos de la entidad.
6. Objetivos transversales.
7. Duración de la auditoría.
4.0R. R. 045 de noviembre 30 de 2005.Cambia de versión.
5.0R.R. 018 del 14 de agosto de 2006Se modifica el alcance del procedimiento inicia con el análisis del sujeto de control, la socialización y comprensión de los lineamientos de la Alta Dirección, continua con la integración del equipo de auditoría y termina con la presentación del mismo ante el sujeto de control.
Se ajusta la base legal al Acuerdo No 361 de 2009.
En la definición del Memorando de Encargo, se señala que deben incluirse los elementos de articulación, integración y coordinación del proceso auditor con los otros procesos, conducentes a asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública distrital.
Se incluye una actividad para los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta, así mismo que debe reflejar los lineamientos de la Alta Dirección y asegurar una clara orientación a efectos de lograr una adecuada evaluación de la gestión del sujeto de control.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
5.0R.R. 018 de Agosto 14 de 2006Se eliminan los porcentajes de las fases de auditoría incluida la de cierre y se dispone que el tiempo máximo en la fase de informe y cierre de auditoría es de veintiún (21) días hábiles, y que para la fase de planeación y ejecución el comité técnico sectorial tendrá en cuenta variables como: complejidad del sujeto de control, número de auditores asignados, alcance, entre otros, para la distribución de los días hábiles asignados a la respectiva auditoría.
Se modifica el Anexo 2 Modelo Encargo de Auditoría y se incluyen los siguientes aspectos: en los componentes de integralidad se insiste en los objetivos de articulación los elementos de integración y coordinación del proceso auditor con los otros procesos, conducentes a asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital, así como los hechos relevantes establecidos en la revisión de la cuenta.
Se crea una actividad orientada a asegurar por parte del representante legal de la entidad una presentación al equipo auditor que contenga: una visión global de la entidad, como está organizada y administrada sus principales cambios normativos y situación de control interno.
Se incluye solicitar al representante legal del sujeto el suministro de equipos de cómputo, herramientas e instalaciones adecuadas para el equipo auditor.
6.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009Se ajustan las definiciones del procedimiento, se incluye la definición de componente de integralidad, equipo de análisis; se elimina la nota respecto de los veintiún días hábiles en la fase de informe y cierre de auditoría, teniendo en cuenta que no es procedente.
Se modifican los registros.
Se modifican las actividades del procedimiento:
Actividad 2 se establece una observación para el equipo de análisis en las auditorías transversales.
Actividad 4 se elimina una de las observaciones.
Actividad 5 se elimina en su totalidad.
Actividad 5 (nueva) se modifica la redacción de la actividad y se establece un punto de control.
Actividad 6 (nueva) se modifica la redacción de la actividad.
Actividad 8 (nueva) se modifica la columna de registros y se adiciona una observación.
Se modifica el Anexo 1 y 2 del procedimiento.
7.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE ENCARGO DE AUDITORÍA 

CÓDIGO: 4009 

VERSIÓN: 7.0 

FECHA: 25 de marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliar
CARGO:

Víctor Manuel Armella Velásquez
NOMBRE

FIRMA
APROBADO POR:
Director Técnico de PlaneaciónEfvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO:NOMBREFIRMA
COPIANo. DE PÁGINAS:18

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades desarrolladas para la elaboración del memorando de encargo de auditoría, con el fin de dar a conocer al equipo auditor los lineamientos necesarios para dar inicio a las actuaciones programadas en el plan de auditoría distrital-PAD.

2. ALCANCE 

El procedimiento inicia con la conformación de equipos para el análisis del sujeto de control, la socialización y comprensión de los lineamientos de la Alta Dirección, continua con la integración del equipo de auditoría y termina con la presentación del mismo ante el sujeto de control.

3. BASE LEGAL 

• Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272

• Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65

• Decreto-Ley 1421 de 1993, artículo 105

• Normas Relativas al Trabajo: NART – 02, Encargo de Auditoría

• Acuerdo 361 de enero 6 de 2009 “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones”, artículos 4, 5, 13, 17, 30, 47, 48, 49, 50 y 51.

4. DEFINICIONES 

ACCIONES CIUDADANAS: son los mecanismos que determinan los Directores Sectoriales mediante la mesa sectorial para direccionar los insumos ciudadanos, como son: acciones populares, acción judicial, foros, audiencias públicas, audiencias de control político, seminarios, talleres, mesas interlocales, procesos de formación, iniciativa normativa, entre otros.

COMPONENTE DE INTEGRALIDAD: corresponde a cada uno de los aspectos a evaluar, que permiten concluir integralmente sobre el manejo de los recursos públicos en términos de los principios de la gestión fiscal.

ENCARGO DE AUDITORÍA: documento suscrito por el Director Sectorial y elaborado por el equipo de análisis en cabeza del Subdirector de Fiscalización, donde se designan los integrantes del equipo auditor, se sintetizan los objetivos generales de la auditoría, se determinan los lineamientos para la articulación con los demás procesos de la entidad, se señalan los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta, se fija la duración de la auditoría y se establecen las fechas de terminación de las distintas fases de auditoría, así mismo debe reflejar los lineamientos de la Alta Dirección y asegurar una clara orientación a efectos de lograr una adecuada evaluación de la gestión del sujeto de control.

EQUIPO DE ANÁLISIS: conformado por funcionarios designados por los Directores Sectoriales para analizar el sujeto de control y su contexto; así como la evaluación y estudio de los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta, cuyo objetivo es elaborar el proyecto de memorando de encargo de auditoría, bajo la responsabilidad del Subdirector de Fiscalización respectivo.

EQUIPO DE AUDITORÍA: equipo interdisciplinario conformado de acuerdo con la disponibilidad de profesionales-auditores, el nivel de complejidad del sujeto de control y la vigencia o vigencias a evaluar.

FASE DE PLANEACIÓN: se desarrolla en dos momentos, primero con la información disponible en la Contraloría de Bogotá producto de las cuentas rendidas por el sujeto de control, los planes de mejoramiento suscritos por el mismo, las advertencias y pronunciamientos comunicados y posteriormente con la información complementaria obtenida en este.

En la Contraloría de Bogotá: a partir de la revisión de la cuenta conocer y comprender el negocio del sujeto de control, consulta y análisis de requerimientos e identificar cambios normativos, estructurales y organizacionales, establecer variaciones significativas en rubros y/o cuentas (análisis horizontal y vertical de los estados contables), entre otros.

En el sujeto de control: identificar las principales áreas de riesgo; analizar los informes de auditoría anteriores producidos por la Contraloría de Bogotá y otros entes de control externos; analizar el mapa de riesgos elaborado por la entidad; actualizar la Ficha Técnica, entre otros.

Esta fase concluye con la aprobación y comunicación al Equipo Auditor del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.

FASE DE EJECUCIÓN: comprende el desarrollo de los programas de auditoría y el conjunto de operaciones o actividades para desarrollar lo previsto en el memorando de planeación y para alcanzar los objetivos de la auditoría gubernamental con enfoque integral. Implica la aplicación de pruebas de auditoría, la utilización de las distintas técnicas de auditaje existentes, el examen de los aspectos relativos a la razonabilidad de las cifras contenidas en los estados contables, el análisis sobre los criterios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que actuó el ente auditado en el periodo auditado, el impacto ambiental, social y económico generado por la administración, la determinación de los beneficiarios de la acción estatal y el cumplimiento de la reglamentación que le sea aplicable.

FASE DE INFORME: es la etapa destinada a la conformación del producto “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral”.

FASE DE CIERRE DE LA AUDITORÍA: es la etapa final del proceso auditor, relacionada con las actividades necesarias para la culminación del proceso y la entrega de todos los documentos atinentes al proceso auditor.

En la fase de informe y cierre de auditoría, en caso de requerir mayor tiempo en la fase de ejecución para profundizar sobre un tema que a juicio del Director Sectorial lo requiera, se podrá conceder hasta 15 días hábiles al equipo auditor para culminar con las actividades pendientes, sin afectar con ello la fecha de inicio del ciclo siguiente.

Para la fase de planeación y ejecución el Comité Técnico Sectorial tendrá en cuenta variables como: complejidad del sujeto de control, número de auditores asignados, alcance, entre otros, para la distribución de los días hábiles asignados a la respectiva auditoría.

OBJETIVOS SUBSECTORIALES: son las expectativas que se pretenden alcanzar a través de la auditoría para armonizar el Control Fiscal Micro con el Macro, considerando los temas de interés del sector. Incluye los lineamientos dados por otros procesos, para ser aplicados en el proceso auditor, que se incluirán en el capítulo de análisis sectorial.

OBJETIVOS TRANSVERSALES: son aspectos a ser evaluados de manera simultánea o conjunta para varios sujetos de control pertenecientes al mismo sector (intrasectorial) o de competencia de varios sectores (intersectorial) con el fin de emitir pronunciamientos globales y coherentes sobre temas comunes.

5. REGISTROS 

• Acta de Comité Técnico Sectorial.

• Memorando Remisorio Insumos para Elaborar el Encargo de Auditoría.

• Oficio de Presentación

• Acta de Mesa de Trabajo

• Memorando de Encargo de Auditoría de Auditoría.

6. ANEXOS

• Anexo 1: Acciones ciudadanas dentro del proceso auditor.

• Anexo 2: Modelo Memorando de Encargo de Auditoría.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
1DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL, SUBDIRECTORES DE FISCALIZACIÓNConforman los equipos de análisis de los sujetos de control.Acta de comité técnico sectorial
2SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN Y PROFESIONALES DEL EQUIPO DE ANÁLISISAnalizan el sujeto de control y su contexto; así como la evaluación y el estudio de los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta.Observación:
Para las auditorías transversales realiza los análisis necesarios para las áreas o aspectos a evaluar en los distintos sujetos de control involucrados.
3DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALElabora los objetivos subsectoriales y los remite al subdirector de fiscalización para su incorporación en el proyecto de memorando de encargo de auditoría.
Comunica al subdirector de fiscalización:
• Los lineamientos de la alta dirección y hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta a fin de que sean incluidos en el Memorando de Encargo de Auditoría.
• Los elementos de articulación, integración y coordinación del proceso auditor con los otros procesos, conducentes a asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública distrital.
Memorando remisorio
4DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALEvalúa y establece las acciones ciudadanas y de control necesarias para el proceso de auditoría, con el fin de ser incluidas como objetivos específicos en el Memorando de Planeación.Acta de Comité Técnico SectorialObservación:
Ver Anexo 1 - Acciones ciudadanas dentro del proceso auditor
5SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓNElabora conjuntamente con el equipo de análisis, el proyecto de Memorando de Encargo de Auditoría y lo presenta ante el Comité Técnico Sectorial.Punto de control:
En el memorando de encargo se debe establecer el universo para la selección de la muestra.
Ver Anexo 2 - Modelo memorando de encargo de auditoría.
6DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALAprueba o desaprueba el Memorando de Encargo de Auditoría.
Si no es aprobado, regresa a la actividad 2 o 3 según el caso, para efectuar las correcciones pertinentes.
Acta de comité técnico sectorialPunto de control: Verifica que el Memorando de Encargo de Auditoría contenga las características definidas en el Plan de Calidad del Proceso.

 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
7DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALFirma el memorando de encargo de auditoría.
Comunica al equipo auditor el Memorando de Encargo de Auditoría y pone a disposición o informa el medio electrónico en el que se encuentran disponibles los siguientes insumos:
• Ficha Técnica anterior.
• PQRs presentados en la Contraloría de Bogotá relacionados con el sujeto de control.
• Insumos resultantes de las Acciones Ciudadanas.
• Cuentas rendidas por el sujeto de control y hechos relevantes de la revisión.
• Informe de la auditoría anterior.
• Advertencia Fiscal y Pronunciamientos comunicados vigentes.
• Archivo Permanente de Papeles de Trabajo.
• Plan de Mejoramiento vigente.
• Otros documentos relacionados con el proceso auditor.
Memorando de encargo de auditoría.Observación:
Ver Anexo 2 - Modelo memorando de encargo de auditoría
8DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O SUBDIRECTORES DE FISCALIZACIÓNPresenta ante el director, representante legal o quien corresponda y a su nivel directivo el equipo de auditoría y determina los recursos logísticos para el desarrollo de la auditoría.
De igual manera propicia por parte del representante legal de la entidad una presentación al equipo auditor que al menos contenga: una visión global de la entidad, como está organizada y administrada, sus principales cambios normativos y una exposición de Control Interno, sobre la entidad.
Solicita la asignación de los equipos de cómputo, las herramientas necesarias e instalaciones adecuadas para el equipo auditor.
Oficio de presentación y acta de mesa de trabajoObservación:
Al Acta de Mesa de Trabajo se le anexa la Planilla de Asistencia.

ANEXO 1 

ACCIONES CIUDADANAS DENTRO DEL PROCESO AUDITOR 

DIRECCIÓN SECTORIAL: ________________________________________

PAD: __________ CICLO: _______

SUJETO DE CONTROL: __________________________________________

MODALIDAD DE AUDITORÍA: ______________________________________

(Si es especial, indicar el nombre)

INSUMO CIUDADANOFUENTE DE VERIFICACIÓNTEMA SECTORIALASUNTO ESPECÍFICOVALORACIÓN EQUIPO AUDITORSE INCORPORA EN LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA
SINO

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: 

INSUMO CIUDADANO: descripción del problema que afecta a la ciudadanía.

FUENTE DE VERIFICACIÓN: se identifica el origen, documental o no, del insumo descrito, mediante el cual la Contraloría de Bogotá tiene conocimiento del problema. Puede ser mediante DPC, denuncia pública, noticia de prensa, debate concejo/JAL, entre otros.

TEMA SECTORIAL: registra el nombre del sectorial al cual pertenece el tema (salud, educación, obras públicas, entre otros).

ASUNTO ESPECÍFICO: se escribe el término preciso que identifica la índole del problema dentro del correspondiente tema sectorial.

VALORACIÓN EQUIPO AUDITOR: contiene los argumentos que explican y sustentan la inclusión del insumo como objetivo específico de la auditoría.

SE INCORPORA EN LOS PROGRAMAS DE AUDITORÍA: decisión del equipo auditor para incluir en los programas de auditoría.

ANEXO 2 

MODELO MEMORANDO DE ENCARGO DE AUDITORÍA 

PARA: NOMBRE Y CARGO - LÍDER

NOMBRE Y CARGO – EQUIPO DE AUDITORÍA

NOMBRE Y CARGO ANALISTA SECTORIAL

DE: DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL

ASUNTO: ASIGNACIÓN ENCARGO DE AUDITORÍA

Me permito comunicarles que en desarrollo del Plan de Auditoría Distrital-PAD- (Vigencia fiscal) Ciclo xxx han sido asignados para practicar auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad XXXX a (nombre completo del sujeto de control asignado), bajo los siguientes parámetros:

1. OBJETIVO GENERAL DE LA AUDITORÍA 

1.1. Resultados de la evaluación del equipo de análisis del sujeto de control 

Evaluar la Gestión Fiscal de (NOMBRE COMPLETO DEL SUJETO DE CONTROL), de la vigencia fiscal XXXXX a través de la auditoría gubernamental con enfoque integral.

Analiza el sujeto de control y su contexto; así como la evaluación y el análisis de los hechos relevantes producto de la revisión de la cuenta.

2. COMPONENTES DE INTEGRALIDAD BÁSICOS4 

La auditoría regular deberá incluir los siguientes componentes de integralidad, más aquellos que sean seleccionados por el Equipo Auditor como consecuencia de la fase de planeación, los cuales deberán sustentarse en el Comité Técnico Sectorial que apruebe el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría:

• Evaluación del Sistema de Control Interno.

• Evaluación del Plan de Desarrollo y del Balance Social.

• Evaluación de los Estados Contables.

• Evaluación al Presupuesto.

• Evaluación de la Contratación.

• Evaluación de la Gestión Ambiental.

Es necesario que el director sectorial defina para cada componente de integralidad el objetivo que se persigue con su evaluación y el énfasis para cada uno.

NOTA: En la auditoría regular y a entidades con participación accionaria, se debe incluir hacer seguimiento a los planes de mejoramiento, advertencias fiscales, pronunciamientos, concepto producto de la revisión de la cuenta, entre otros.

3. OBJETIVOS SUBSECTORIALES 

Son las acciones a implementar para armonizar el control fiscal Micro con el Proceso Macro y se incluirán en el capítulo de análisis sectorial.

4. ACCIONES CIUDADANAS 

Son los mecanismos que determinan los Directores Sectoriales para direccionar los insumos ciudadanos, como son: acciones populares, acción judicial, foros, audiencias públicas, audiencias de control político, seminarios, talleres, mesas interlocales, procesos de formación, iniciativa normativa, entre otros.

5. OBJETIVOS DE ARTICULACIÓN CON LOS PROCESOS DE LA ENTIDAD5 

• Lineamientos de la Alta Dirección.

• Elementos de articulación, integración y coordinación del proceso auditor con los otros procesos, conducentes a asegurar la evaluación sectorial y de la gestión pública Distrital.

• Proceso de Prestación de Servicios Macro: Dirección Sector Ambiente y Dirección de Economía y Finanzas Distritales

• Proceso de Enlace con el Cliente: Dirección para el Control Social y Desarrollo Local, Dirección de Apoyo al Despacho y Oficina Asesora de Comunicaciones.

• Proceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

4. En la modalidad de auditoría especial, los componentes de integralidad serán los relacionados con el tema específico que se pretende abordar, excepto objetivos subsectoriales. En la modalidad de auditoría a entidades con participación accionaria los componentes de integralidad serán los contenidos en el anexo 9.

5. Corresponde a los lineamientos que se deben tener en cuenta en el proceso auditor y que fueron remitidos por los responsables de los demás procesos de la entidad.

OBJETIVOS TRANSVERSALES (Cuando se considere necesario o corresponda a una auditoría de ese carácter).

6. DURACIÓN DE LA AUDITORÍA 

El periodo de la auditoría asignada es el siguiente:

FASEPERIODO
PlaneaciónDel …………….……………. hasta el ……………
EjecuciónDel …………….……………. hasta el ……………
InformeDel …………….……………. hasta el ……………
Cierre de auditoríaDel …………….……………. hasta el ……………

 

Cordialmente,

_________________________________

DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL 

FORMATO CÓDIGO: 4009002

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA 

HISTORIAL DE CAMBIOS 


VERSIÓN

No. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA

NATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 04 de febrero 06 de 2003• Modificación del Objetivo del Procedimiento, así: “estandarizar las actividades para la elaboración del Memorando de Planeación en el Proceso de Prestación del Servicio Micro”. Así mismo, ajustes a las inconsistencias de redacción, sintaxis, ortografía y morfología presentadas en el procedimiento.
• Modificación del Alcance del Procedimiento: “El Procedimiento se inicia con la inclusión de los resultados de la Evaluación Preliminar del Sistema de Control Interno y termina cuando se le informa al Equipo de Auditoría que el Memorando de Planeación ha sido aprobado o aprobado con sujeción a”.
• Modificación de las siguientes actividades contenidas en la Descripción del Procedimiento:
• Supresión del registro “Memorando Remisorio con la constancia de Recibido” en la actividad No. 10.
• La actividad 13 se convirtió en la No. 12: “En caso de no ser aprobado, devuelve el Memorando de Planeación al Equipo Auditor, dentro de los tres días siguientes al recibo”.
• La actividad 14 modificada se convirtió en la No. 13: “Realiza los ajustes y continúa con la actividad No. 10 (Envía al Subdirector de Fiscalización el Memorando de Planeación)”.
Agrupación de las actividades Nos. 12, 15, 16 y 17, en la No. 14: “Informa al Equipo de Auditoría que el Memorando de Planeación ha sido aprobado o “aprobado con sujeción a”. Además, cambiar el registro “Memorando remisorio con la constancia de recibido” por el registro “Acta de Comité Técnico Sectorial”.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
2.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003• Cambiar página 5.
Adición en Observaciones de la actividad No. 1 de la descripción del procedimiento, “Cuadro Resumen sobre la Calificación del SCI, por Fases y Componentes únicamente”.
2.0R.R. 048 de septiembre 30 de 2003• El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.
Con el fin de simplificar el Proceso de Prestación de Servicio Micro, se fusionaron los procedimientos de Elaboración del Memorando de Planeación y Programas y Aplicación de Técnicas de Auditoría, en consecuencia se modifica el Alcance del procedimiento, la Definición de Términos, la Descripción del Procedimiento y se incluyeron dos anexos relacionados con el modelo para Programas de Auditoría y Memorando de Planeación.
3.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2005Se suprimió la actividad de Elaboración de un cuadro comparativo entre los objetivos establecidos en el memorando de Encargo y los resultados de la Fase de Planeación; se cambia por: Profesional Especializado u Universitario – Equipo Auditor – Jefe de Unidad, Elabora el Análisis del Sujeto de Control; actualiza la Ficha Técnica.
• Se incluyen las actividades relacionadas con:
Presentar en mesa de trabajo la identificación de las áreas críticas con base en el análisis realizado, fijan los responsables de ejecutar cada componente de integralidad y determinan la nomenclatura a utilizar para la referenciación de los papeles de trabajo. El registro es Acta de Mesa de Trabajo.
Definir los Objetivos Generales y Específicos por componente de integralidad de la auditoría con base en los lineamientos del Memorando de Encargo de Auditoría, las áreas críticas identificadas y el análisis del Sujeto de Control.
3.0R.R. No. 051 de diciembre 30 de 2005• Se ajusta la actividad de Elaborar los Programas de Auditoría según la distribución de los componentes de integralidad aprobada en mesa de trabajo y los presenta al Líder del Equipo Auditor para su consolidación. Se deja como observación: En cada Programa de Auditoría se incluirán los Procedimientos para la Evaluación del Sistema de Control Interno. Ver anexos 1 y 2.
• Se deja como observación: El analista Sectorial deberá presentar el Plan de Trabajo para desarrollar los objetivos subsectoriales.
• Se incluye como observación: El Comité Técnico Sectorial deberá pronunciarse sobre el memorando de Planeación y Programas de Auditoría, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de presentación por parte del Equipo Auditor.
• Se incorpora los anexos de Ficha Técnica y Metodología para Evaluar el S.C.I.
4.0R.R. 045 de noviembre 30 de 2005.Cambia de versión.
5.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006Se cambia de versión, se modifica el alcance, objetivo y se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
En componente de integralidad se incluye balance social, el control interno, y gestión ambiental.
En los objetivos de la Auditoría Gubernamental Modalidad Regular, debe asegurarse como un objetivo la adecuada evaluación sectorial y de la gestión del sujeto de control, que comprenda evaluación sobre las políticas públicas del sector previsto en el plan de desarrollo, planes maestros u otros documentos.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
5.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006En la actividad 1 se incluye como punto de control la aplicación del procedimiento para la revisión de la cuenta, el análisis de los planes de mejoramiento, advertencias y pronunciamientos vigentes.
Actividad 2: se adiciona la identificación de hechos o tendencias del año relevantes en el sujeto de auditoría.
Actividad 4 se señala que deben tenerse en cuenta las metodologías establecidas
para la elaboración de los programas de auditoría, anexos 3 y del 6 al 10.
Actividad 10 se incluyen como registro una Mesa de Trabajo.
Se incluyen los siguientes anexos:
• 4: estructura del cronograma de actividades por auditor, teniendo en cuenta las fechas establecidas en el memorando de Encargo de Auditoría para las fases de ejecución, informe y cierre.
• 6: Metodología para la Transparencia,
• 7, 8, 9 y 10: metodología para la evaluación de la gestión y resultados, de acuerdo a la naturaleza del sector.
En el anexo No. 1 se incluye Numeral III “Hechos o tendencias del año relevantes en el sujeto de control” y numeral XIV “Estado “de las advertencias y pronunciamientos comunicados”
6.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009Cambia de versión
Se adiciona la definición de muestra y se reformula la de los objetivos de auditoría, ampliando en general y específicos.
Se elimina el Anexo 6 – Metodología Evaluación Transparencia.
En la actividad 3 se adiciona una observación frente al diligenciamiento del Anexo 10.
En la actividad 4 se adiciona el registro de acta de mesa de trabajo.
En la actividad 11 se adiciona la entrega del memorando de planeación y programas de auditoría aprobado a la Dirección de INFORMÁTICA y se establece un punto de control, para establecer el tiempo de publicación, le cual será de dos (2) días.
Se modifica el anexo 2 y 3.
Se modifica la evaluación de la parte ambiental en los anexos del 6 al 9.
En el anexo 6 se elimina la evaluación de transparencia.
En el anexo 7 se elimina la evaluación al sistema de control interno y transparencia y se incluye los estados contables.
Se adiciona el Anexo 10 – Muestra de Auditoría por Componente de Integralidad.
7.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA 

CÓDIGO: 4010 

VERSIÓN: 7.0 

FECHA: 25 de Marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliar Víctor Manuel Armella Velásquez
CARGO: NOMBRE FIRMA
APROBADO POR:
Director técnico de planeación Efvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGO: NOMBRE FIRMA
COPIA No. DE PÁGINAS: 87

1. OBJETIVO

Estandarizar las actividades para la elaboración del memorando de planeación y los programas de auditoría en el proceso de auditoría.

2. ALCANCE 

El procedimiento inicia con el estudio del Memorando de Encargo de Auditoría y el análisis del sujeto de control y termina con la entrega del Memorando de Planeación y los Programas de Auditoría aprobados al equipo auditor.

3. BASE LEGAL 

• Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.

• Ley 42 de 1993, “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”, artículos 8 y 65.

• Decreto Ley 1421 de 1993, “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá” artículo 105.

• Acuerdo 361 de 2009 “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones”.

4. DEFINICIONES

ALCANCE DE LA AUDITORÍA 

Marco o límite de una auditoría en el que se determinan los componentes de integralidad que cubre la auditoría y la profundidad o materialidad de las pruebas a realizar.

ÁREAS CRÍTICAS 

Son aquellas dependencias o procesos del sujeto de control que a criterio del grupo auditor presentan aspectos de especial relevancia y que por su importancia deben ser objeto de evaluación por parte de la Contraloría de Bogotá.

COMPONENTE DE INTEGRALIDAD 

Corresponde a cada uno de los aspectos a evaluar programados en el Memorando de Encargo de Auditoría y en el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría. Incluye aspectos como la evaluación a Estados Contables, Contratación, Presupuesto, Plan de Desarrollo y Balance Social, Control Interno y Gestión Ambiental.

MEMORANDO DE PLANEACIÓN 

Es el documento a través del cual se realiza toda la programación de la auditoría. Constituye la carta de navegación del equipo auditor para llevar a cabo la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.

MUESTRA 

Parte representativa de un universo, que permite inferir sobre el comportamiento de la población total.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA OBJETIVO GENERAL 

Descripción del propósito que se pretende con la realización del proceso auditor.

OBJETIVO ESPECIFICO 

Para cada componente de integralidad se deben establecer objetivos específicos, de acuerdo con la naturaleza del examen, definiendo su alcance según los recursos humanos, físicos y de tiempo disponibles.

Los objetivos específicos de la auditoría se establecen a partir de un examen de las áreas críticas, demás componentes de integralidad y lineamientos de la Alta Dirección, teniendo en cuenta asuntos como los siguientes:

• Adhesión a la política prescrita

• Logro de los propósitos establecidos

• Eficiencia y economía en la utilización de los recursos

• Control de los recursos, obligaciones, ingresos y gastos

• Propiedad y utilidad del sistema contable al producir datos confiables y precisos que apoyen las decisiones administrativas

• Cumplimiento de los objetivos y metas del plan de desarrollo

• Cumplimiento de las normas aplicables a la contratación

Para las auditorías gubernamentales con enfoque integral-modalidad regular, debe asegurarse como objetivo una adecuada evaluación sectorial y de la gestión del sujeto de control, que comprenda evaluación sobre las políticas públicas del sector previstas en el plan de desarrollo, planes maestros u otros documentos.

NOTA: Los objetivos deben fijarse respondiendo a las siguientes preguntas: ¿Qué se necesita saber de una actividad, ciclo, proceso, entidad, contrato, cuenta o grupo de cuentas? ¿Cuándo? Si las actividades se ejecutaron con oportunidad y ¿si se cumplieron los objetivos propuestos? ¿Dónde?

PROGRAMA DE AUDITORÍA INTEGRAL 

Plan detallado de la auditoría en el cual se define el qué, cómo, cuándo, dónde, por qué y quién realiza la auditoría en la fase de ejecución. Incluye los procedimientos a emplear, determinando la extensión y la oportunidad con que serán aplicados, así como los documentos que se elaborarán para soportar las actuaciones realizadas (papeles de trabajo).

Contiene una lista de procedimientos articulados entre sí, para la evaluación financiera, de gestión, de cumplimiento, de obra pública, de presupuesto, social, entre otros, a ser aplicados en la ejecución de la auditoría, con el propósito de:

• Comparar las actividades existentes y los sistemas relacionados y controles establecidos, con los criterios de la auditoría (confrontar el ser con el deber ser).

• Recopilar evidencia para respaldar las observaciones de auditoría.

• Obtener resultados que permitan conceptuar sobre la gestión y resultados del sujeto de control en términos del cumplimiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de costos ambientales.

• Registrar el efecto de la participación de los ciudadanos.

Describe la relación lógica entre los objetivos y los procedimientos de auditoría programados. Requiere de la identificación de criterios que se emplearán en la auditoría de los asuntos, sistemas y procedimientos claves.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA 

Conjunto de pasos específicos, comprobaciones instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditoría, que se deben llevar acabo en forma sistemática y razonable para examinar la gestión, detectar hallazgos y recopilar evidencia, proporcionando respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Cuándo? Periodo de tiempo en el que se realiza la evaluación.

• ¿Dónde? Lugar donde se aplica el procedimiento o la evaluación.

• ¿Cómo? Técnica de auditoría utilizada para llevar acabo el procedimiento o la evaluación, tales como: entrevista, repaso, examen, cálculo, análisis, comparación, visita fiscal, entre otros.

• ¿Quién? Auditor responsable de realizar el procedimiento o la evaluación.

• ¿A quién? Funcionario de la administración sobre quien recae la aplicación del procedimiento o la actividad.

5. REGISTROS 

• Acta de mesa de trabajo.

• Memorando remisorio.

• Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.

• Acta de Comité Técnico Sectorial.

6. ANEXOS 

• Anexo 1: Ficha Técnica.

• Anexo 2: Modelo de Programa de Auditoría.

• Anexo 3: Metodología para Evaluar el Sistema de Control Interno – SCI

• Anexo 4: Modelo Estructura del Cronograma de Actividades

• Anexo 5: Modelo de Memorando de Planeación.

• Anexo 6: Metodología para la Evaluación de la Gestión y Resultados

• Anexo 7: Metodología para la Evaluación de la Gestión y Resultados FDL

• Anexo 8: Metodología para la Evaluación de la Gestión y Resultados – Curadurías Urbanas

• Anexo 9: Metodología para Evaluar la Gestión y Resultados en las Empresas de Servicios Públicos Mixtas con Participación Accionaria del Distrito Capital.

• Anexo 10: Muestra de Auditoría por Componentes de Integralidad

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
1PROFESIONAL UNIVERSITARIO ESPECIALIZADO EQUIPO AUDITOREfectúa revisión del Memorando de Encargo de Auditoría y analiza la información necesaria para iniciar el estudio de la entidad auditada.
Elabora el análisis del sujeto de control.
Actualiza la ficha técnica.
Observación:
Aplica en lo pertinente el procedimiento para la recepción, verificación y revisión de la cuenta, así como el estado del plan de mejoramiento, las advertencias y pronunciamientos comunicados vigentes del sujeto de control.
Ver anexo 1: Ficha técnica. Solo procede para las auditorías regulares y a entidades con participación accionaria.
2PROFESIONAL ESPECIALIZADO/ UNIVERSITARIO – JEFE DE OFICINA LOCALIDAD EQUIPO AUDITORPresenta en mesa de trabajo la identificación de las áreas críticas con base en el análisis realizado, hechos o tendencias del año relevantes en el sujeto de control.
Establece los responsables de ejecutar cada componente de integralidad.
Determina la nomenclatura a utilizar para referenciar los papeles de trabajo.
Acta mesa de trabajo

 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
3PROFESIONAL ESPECIALIZADO/ UNIVERSITARIO – JEFE DE OFICINA LOCALIDAD EQUIPO AUDITORDefine los objetivos específicos por componente de integralidad, incluyendo los objetivos de articulación con los demás procesos del Sistema de Gestión de la Calidad-SGC, los lineamientos del Memorando de Encargo de Auditoría, las áreas críticas identificadas y el análisis del sujeto de control.Observación:
Para la selección de la muestra se debe tener en cuenta el Anexo 10 y diligenciar el formato de Modelo Ficha Técnica – Selección Muestra de Auditoría
4PROFESIONAL ESPECIALIZADO/ UNIVERSITARIO – JEFE DE OFICINA LOCALIDAD EQUIPO AUDITORElabora los programas de auditoría para cada componente de integralidad aprobado en mesa de trabajo y los presenta al líder del equipo auditor o al Jefe de Oficina de Localidad para su consolidación.Acta de mesa de trabajoPunto de control:
Anexo 2: Modelo Programa de Auditoría.
En la elaboración de los programas de auditoría se tendrán en cuenta las metodologías establecidas: anexos 3 y del 6 al 9.
En cada programa de auditoría se incluirán los procedimientos que permitan la articulación de cada componente de integralidad y la evaluación del Sistema de Control Interno.
Anexo 3: Metodología para Evaluar el Sistema de Control Interno - SCI.
Anexos 6, 7, 8 y 9: Metodología para la evaluación de la gestión y resultados, dependiendo la naturaleza de cada sujeto.
5PROFESIONAL ESPECIALIZADO/ UNIVERSITARIO – JEFE DE OFICINA LOCALIDAD EQUIPO AUDITORElabora cronograma de actividades por componente de integralidad, teniendo en cuenta la duración de la auditoría establecida en el Memorando de Encargo de Auditoría para las fases de planeación, ejecución, informe y cierre.Observación:
Ver anexo 4: Modelo Estructura del Cronograma de Actividades
6PROFESIONAL ESPECIALIZADO – LÍDER JEFE OFICINA LOCALIDADEstructura el Memorando de Planeación.
Programa mesa de trabajo con el equipo auditor para la validación del Memorando de Planeación y los Programas de Auditoría.
Envía al Subdirector de Fiscalización el Memorando de Planeación y los Programas de Auditoría.
Acta de Mesa de Trabajo
Memorando Remisorio
Observación:
El director sectorial deberá presentar el plan de trabajo para desarrollar los objetivos subsectoriales.
Ver Anexo 5: Modelo de Memorando de Planeación
7SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓNPresenta el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría al Comité Técnico Sectorial para su revisión y aprobación.Memorando de Planeación y Programas de Auditoría

 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES
8DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL (COMITÉ TÉCNICO SECTORIAL)Evalúa la pertinencia de los objetivos planteados por el Equipo Auditor.
Aprueba o desaprueba el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.
Si es aprobado pasa a la actividad 11
Acta de Comité Técnico SectorialPunto de Control: Verifica que el memorando de planeación y los programas de auditoría sean coherentes con lo definido en el plan de calidad del proceso.
El Comité Técnico Sectorial deberá pronunciarse sobre el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría, dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de presentación por parte del equipo auditor.
9SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓNDevuelve el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría al equipo auditor con las observaciones respectivas, en caso de no ser aprobados.Memorando Remisorio
10 PROFESIONAL ESPECIALIZADO/ UNIVERSITARIO – JEFE DE OFICINA LOCALIDAD EQUIPO AUDITOR Realiza los ajustes al Memorando de Planeación y Programas de Auditoría y aplica actividad 7. Acta de mesa de trabajo
11 SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN Entrega al Líder del Equipo Auditor o al Jefe de la Oficina de Localidad, según el caso, y a la Dirección de informática el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría aprobados. Memorando RemisorioPunto de control:
La Dirección de informática publicará en la Página Web el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de recibo.

ANEXO 1 

FICHA TÉCNICA

Dirección sectorial: _________________________________________________________

Fecha de actualización: _________________________________________________________ 


I. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD
Nombre:
Naturaleza Jurídica:

Misión:
(Enuncie si la entidad es un establecimiento público, empresa industrial y comercial, sociedad de economía mixta sometida al régimen de las empresas industriales y comerciales del estado, unidad administrativa especial con o sin personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.)
(Escriba la misión de la entidad)

 

Visión:

Objetivos Corporativos:
(Escriba la visión de la entidad)
(Escriba los objetivos corporativos de la entidad)

II. ANÁLISIS DOFA. 

OPORTUNIDADESAMENAZASFORTALEZASDEBILIDADES

(Teniendo en cuenta el análisis DOFA de la entidad, escriba las principales fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la entidad)


III. RESEÑA HISTÓRICA Y HECHOS O TENDENCIAS DEL AÑO RELEVANTES EN EL SUJETO DE CONTROL

(Descripción de las normas de creación de la entidad, las reestructuraciones o modificaciones que haya tenido, y los hechos más relevantes en el desarrollo de sus actividades de manera concisa)

IV. ORGANIGRAMA: (Incluya en este recuadro la estructura orgánica de la entidad) 




















(Verifique que la estructura orgánica de la entidad se encuentre formalmente establecida y anexe una copia de la misma, que incluya el acto administrativo mediante el cual se aprobó)

V. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA ENTIDAD 

1. NORMATIVIDAD GENERAL4: 

ÁMBITONORMAARTÍCULO Y/O NUMERAL
CONSTITUCIONAL



LEGAL



OTRO (especifique)



4. Cite el (los) artículo(s) de la Constitución Política, las Leyes, los Decretos, los Acuerdos u otras disposiciones jurídicas que enmarquen el funcionamiento general de la entidad.

2. NORMATIVIDAD ESPECÍFICA5: 

TEMASNORMAARTÍCULO Y/O NUMERAL
PERSONAL:


CONTRATACIÓN:


CONTROL INTERNO:


PRESUPUESTO:


ESTADOS CONTABLES:


OTROS (especifique):


5. Cite el (los) artículo(s) de las Resoluciones, circulares, instructivos u otros actos administrativos que enmarquen el funcionamiento de los diferentes procesos de la entidad.

VI. PRODUCTOS Y/O SERVICIOS OFRECIDOS POR LA ENTIDAD: 

PRODUCTO Y/O SERVICIOUNIDAD DE MEDIDACANTIDADVALOR





INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: 

PRODUCTO O SERVICIO: Enuncie los principales servicios o productos que la entidad ofrece, en cumplimiento de su objeto social.

UNIDAD DE MEDIDA: Registre el nombre de la unidad de medida del bien o servicio ofrecido (Ej.: metros cúbicos de agua, KW/H, cupos escolares, consultas realizadas etc.).

CANTIDAD: Registre el número total de unidades de medida vendidas por cada uno de los productos o servicios ofrecidos por la entidad.

VALOR: Escriba el valor total facturado por cada servicio ofrecido por la entidad.

VII. RECURSO HUMANO 

NIVELPLANTASUPERNUMERARIOSMISIONAL U OPERATIVOAD/TIVOTOTAL






TOTAL

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: 

NIVEL: En esta columna registre los nombres de los diferentes niveles existentes en la estructura de la entidad (directivo, ejecutivo, asesor, profesional, asistente, técnico, etc.)

PLANTA: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios de planta que existen en la entidad.

SUPERNUMERARIOS: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios supernumerarios que existen en la entidad.

MISIONAL U OPERATIVO: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios que se desempeñan en los procesos productivos o misionales de la entidad.

ADMINISTRATIVOS: En esta columna, para cada uno de los niveles escriba el número total de funcionarios que desempeñan funciones de tipo administrativo.

TOTAL: Tanto a nivel de filas como de columnas totalice el número de funcionarios.

VIII. ESTADOS FINANCIEROS 

CONCEPTOPERIODO
N-1N
ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESOS

EGRESOS

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: 

PERIODO N-1: Escriba el año anterior al periodo en el cual se está aplicando auditoría.

PERIODO N: Escriba el año en el cual se está aplicando autoría.

ACTIVO: Enuncie el total de activos que aparecen en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente.

PASIVOS: Escriba el total de Pasivos que aparecen en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente.

PATRIMONIO: Escriba el total de Patrimonio que aparece en el Balance General de los dos periodos descritos anteriormente.

INGRESOS: Escriba el total de Ingresos que aparecen en el estado de actividad económica y financiera, correspondiente a los dos periodos descritos anteriormente.

EGRESOS: Enuncie el total de Gastos y Costos que aparecen en el estado de actividad económica y financiera, correspondiente a los dos periodos descritos anteriormente.

IX. PRESUPUESTO 

CONCEPTON-1N
DEFINITIVO%
EJECUCIÓN
DEFINITIVO%
EJECUCIÓN
RENTAS E INGRESOS:
• Corrientes
• Rec. de capital
• Transferencias
• Contribuciones Parafiscales
GASTOS:
• Funcionamiento
• Servicio de la deuda
• Inversión
TOTAL

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: 

PERIODO N-1: Escriba el año anterior al periodo en el cual se está aplicando auditoría.

PERIODO N: Escriba el año en el cual se está aplicando auditoría.

CONCEPTO: De conformidad con el Decreto de liquidación del presupuesto anual de rentas e ingresos y de gastos e inversiones del Distrito Capital para la vigencia correspondiente, al frente de cada rubro presupuestal registre las cifras de presupuesto definitivo y porcentaje de ejecución de las tres últimas vigencias, según corresponda.

PRESUPUESTO DEFINITIVO: Corresponde al presupuesto aprobado por el órgano competente, después de haber efectuado las reducciones o adiciones presupuéstales.

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN: Corresponde al producto de dividir el valor del presupuesto ejecutado entre el valor del presupuesto definitivo para cada una de las tres vigencias, discriminado por rubros.

X. COMPORTAMIENTO DEL PLAN DE DESARROLLO 

PRIORIDADESTRATEGIAPROGRAMASMETASPROYECTOSPRESUPUESTO DEFINITIVO% DE EJECUCIÓN
P/PTALFÍSICA








INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: 

PRIORIDADES, ESTRATEGIAS, PROGRAMAS Y METAS: Corresponde a los definidos en el Plan de Desarrollo Distrital, dentro de los cuales se enmarcan los proyectos de inversión debidamente inscritos ante el Departamento Administrativo de Planeación Distrital. Para cada uno de los proyectos se registrará:

PRESUPUESTO DEFINITIVO: Corresponde al presupuesto finalmente aprobado, después de haber efectuado las reducciones o adiciones presupuéstales.

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Corresponde al producto de dividir el valor del presupuesto ejecutado a 31 de diciembre de cada vigencia, entre el valor del presupuesto definitivo para cada uno de los proyectos de inversión.

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN FÍSICA: Corresponde al producto de dividir la cantidad de meta física alcanzada en desarrollo del proyecto de inversión entre la cantidad de meta física programada dentro del mismo.

XI. MEGAPROYECTOS INCLUIDOS EN EL PLAN DE DESARROLLO DISTRITAL 

NOMBREPRIORIDADPROYECTOSASIGNACIÓN PRESUPUESTAL DEL PROYECTO% DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
PRESUPUESTALFÍSICA









INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: 

OBJETIVO: Determinar el porcentaje de ejecución presupuestal y física de los proyectos de inversión enmarcados dentro de los diferentes megaproyectos del Plan de Desarrollo Distrital.

NOMBRE: Corresponde a la denominación del megaproyecto inscrito en el plan de desarrollo distrital.

PRIORIDAD: Dentro de la cual se enmarca el megaproyecto según el Plan de Desarrollo Distrital.

PROYECTOS: Se registra el (los) nombre(s) de el (los) proyecto(s) de inversión que desarrolla la entidad auditada en cumplimiento del megaproyecto.

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL: Para cada uno de los proyectos de inversión que conforman el megaproyecto, registre el resultado de dividir el valor del presupuesto ejecutado a 31 de diciembre de cada vigencia, entre el valor del presupuesto definitivo.

PORCENTAJE DE EJECUCIÓN FÍSICA: Para cada uno de los proyectos de inversión que conforman el megaproyecto, registre el resultado de dividir la cantidad de meta física alcanzada en desarrollo del proyecto de inversión entre la cantidad de meta física programada dentro del mismo.

XII. PRINCIPALES INDICADORES 

NOMBRECLASEPRINCIPIO MEDIDORESULTADO DE APLICACIÓN
N-1N






    

    

    

 

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO: 

N-1: Escriba el año anterior al periodo para el cual se está aplicando auditoría.

N: Escriba el año para en el cual se está aplicando auditoría.

NOMBRE: Corresponde a la denominación dada al indicador diseñado por la entidad para medir el cumplimiento de lo programado.

CLASE: En esta columna se registra:

• Número 1 si el resultado reportado por el indicador es de tipo cuantitativo

• Número 2 si el resultado reportado por el indicador es de tipo cualitativo, así:

Indicador cuantitativo: Si el resultado reportado corresponde a una magnitud producto de la aplicación de una fórmula.

Indicador Cualitativo: Si el resultado reportado refleja características o cualidades del proceso objeto de medida.

PRINCIPIO MEDIDO: En esta columna se registra el nombre del principio que busca ser medido a través del indicador (Eficiencia, Eficacia, Equidad, Economía o Valoración de Costo Ambiental).

RESULTADO DE LA APLICACIÓN: Para cada uno de los tres últimos años ejecutados, se registrará el resultado de la aplicación de los indicadores.

XIII. RESULTADOS AUDITORÍAS ANTERIORES 

VIGENCIASOPINIÓN ESTADOS CONTABLESCONCEPTO GESTIÓNCONCEPTO CONTROL INTERNO
Calificación y/o riesgo
TIPO DE FENECIMIENTONo. DE HALLAZGOS
FISCALESDISCIPLINARIOSPENALESADMINISTRATIVOS

XIV. OBSERVACIONES Y ESTADO DE LAS ADVERTENCIAS Y PRONUNCIAMIENTOS COMUNICADOS 

 

___________________________

Firma Director Sectorial

FORMATO CÓDIGO: 4010001

ANEXO 2 

MODELO PROGRAMA DE AUDITORÍA 

PERIODO PAD:PERIODO AUDITADO (vigencia):
SECTOR:SUJETO:
MODALIDAD AUDITORÍA:CICLO:
NOMBRE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA:
1. Objetivos
Generales
Específicos
2. Universo: Incluye la totalidad de la población sujeto de análisis
3. Muestra: Señale la parte representativa seleccionada por el equipo auditor en Mesa de Trabajo, con la descripción de los criterios de selección utilizados.
4. Responsables:
5. Procedimientos:
DETALLEFECHA
INICIO
FECHA
TERMINACIÓN
REF.
P/T
OBSERVACIONES
Inicie con verbos rectores en tiempo infinitivo, dado que se debe expresar que se va a hacer-acción concreta a cumplir, en concordancia con el objetivo.

FORMATO CÓDIGO: 4010002

ANEXO 3 

METODOLOGÍA PARA EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - SCI6 

6. La evaluación del Sistema de Control Interno en los sujetos de control se realizará de conformidad con lo establecido en el procedimiento adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 051 de 2004, hasta la implementación definitiva del MECI por parte de cada entidad. Sin embargo, la presente metodología debe ser aplicada paralelamente a dicho procedimiento para determinar el avance en la implementación de dicho modelo.

OBJETIVO:

Definir las actividades para la evaluación del sistema de control interno de las entidades sujetas a la vigilancia del control fiscal, con el fin de determinar la calidad del mismo, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

BASE LEGAL:

Constitución Política:

Artículo 268. El Contralor General de la República tendrá las siguientes atribuciones:

...6. Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado.

Artículo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.

Ley 42 DE 1993: “sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”.

Artículo 18. La evaluación del control interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

El Contralor General de la República reglamentará los métodos y procedimientos para llevar a cabo esta evaluación.

Ley 87 de 1993. “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 122 de 2004. Por el cual se adopta en Bogotá, D.C. el sistema de gestión de la calidad creado por la Ley 872 de 2003.

Decreto 387 de 2004” Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C., el Sistema de Gestión de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003”

Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano”:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO 

1. Subsistema de control estratégico: Es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad pública.

1.1. Componente ambiente de control. Está conformado por elementos de control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la entidad pública influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.

1.2. Componente direccionamiento estratégico. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la entidad pública hacia el cumplimiento de su misión, el alcance de su visión y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.

1.3. Componente administración del riesgo. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la entidad pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su función.

2. Subsistema de control de gestión: Conjunto de componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión.

2.1. Componente actividades de control. Constituye el conjunto de elementos que garantizan el Control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.

2.2. Componente información. Componente de control, conformado por un conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.

2.3. Componente comunicación pública. Componente de control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el Artículo 32 de la Ley 489 de 1998.

3. Subsistema de evaluación: Conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la entidad pública; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización pública.

3.1. Componente autoevaluación. Conjunto de elementos de control que al actuar en forma coordinada en la entidad pública, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.

3.2. Componente evaluación independiente. Componente de control que garantiza el examen autónomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestión y resultados corporativos de la entidad pública por parte de la oficina de Control interno, unidad de auditoría interna o quien haga sus veces. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los planes de mejoramiento de la entidad pública.

3.3. Componente planes de mejoramiento. Conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y en las observaciones formales provenientes de los órganos de control.

ARTICULACIÓN DEL MODELO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CON LOS DEMÁS PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE PRESTACIÓN SERVICIO MICRO. 

Dentro del análisis efectuado al proceso de prestación de servicio micro, la evaluación del sistema de control interno, se articula de la siguiente manera:

En la elaboración del encargo de auditoría, únicamente se incluye el diseño del objetivo general por componente de integralidad. Posteriormente, el equipo auditor realiza el conocimiento del sujeto de control para identificar áreas críticas a evaluar.

Luego el mismo equipo auditor elabora el memorando de planeación, indicando los objetivos específicos por componente de integralidad. Además, el memorando de planeación debe incluir en cada programa de auditoría, los procedimientos complementarios para evaluar el sistema de control interno en cada uno de ellos.

De acuerdo con los resultados de los programas de auditoría y para obtener mayores criterios de juicio, el equipo auditor podrá diseñar programa (s) de auditoría para:

• Evaluar la gestión y los resultados de la oficina de control interno.

• Evaluar un proceso concreto de la entidad.

• Evaluar un área crítica de la entidad. Los análisis por componente de integralidad serán llevados al capítulo de resultados del informe de auditoría gubernamental con enfoque integral, con el fin de obtener una imagen global del sistema que permita conceptuar sobre su calidad, eficiencia y nivel de confianza.

DEFINICIONES: 

• CALIFICACIÓN DEL SCI: El SCI podrá evaluarse y calificarse a través de la aplicación de pruebas de cumplimiento a la metodología establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, y a los demás programas de auditoría establecidos en el memorando de planeación.

En donde, si sumado el total de las preguntas se obtiene a través de la aplicación de pruebas que dio cumplimiento a estas en un rango porcentual entre:

Grafico página 107 RR 7 DE 2011 - CBTA
Grafico página 107 RR 7 DE 2011 - CBTA
 

• COMPONENTES: Agrupación de elementos interrelacionados dentro de un Subsistema del SCI, que permiten ser evaluados independientemente.

• PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: Una prueba de cumplimiento es una prueba que reúne evidencia de auditoría para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos.

El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales depositará confianza para modificar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sobre saldos, los cuales siempre deben ser probados, dado que aseguran la integridad de la información.

• SISTEMA DE CONTROL INTERNO - SCI: Se identifica en Subsistemas integrados por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

NOTA: En las entidades que no aplique la Ley 87 de 2003 (sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea menos del 90% de capital social), se calificará sobre los elementos de control definidos, en que se encuentre correspondencia con los identificados en el sistema de control interno de cada entidad.

MODELO – PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO 

Diseñamos pruebas de cumplimiento para reunir evidencias de funcionamiento efectivo de los controles internos, debemos enfocarnos:

• ¿Se ejecutaron los procedimientos previstos?

• ¿Se ejecutaron adecuadamente?

• ¿Fueron ejecutados por alguien que cumple con los requisitos de segregación de funciones?

Por lo tanto, debemos elaborar una prueba para determinar si el control se está realizando y otra prueba para indicar si la información sujeta a control se está comprobando que es correcta.

Entonces la tarea de diseñar las pruebas depende su efectividad, al conocimiento y pericia del auditor, a las circunstancias particulares de cada sujeto.

TIPOS DE PRUEBA DE CUMPLIMIENTO 

Existen prueba de:

• Detalles: las cuales entendemos que se refieren a la verificación de constancia de un control realizado por los funcionarios del ente sobre todo atributos como fecha, parte, descripción, etc. Contenido en un documento o soporte magnético.

Mediante:

• Comparación de igual tributo entre distintos documentos

• Comparación entre los números de los comprobantes

• Verificaciones matemáticas

• Cumplimiento con autorización general o particular

• Verificación de secuencia numérica

— Indagación

— Observación

El tipo de prueba que se selecciona depende del control identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo Control de integridad de población en la captura de información, tienen como objetivo asegurarse que los datos que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de procesamiento. Lo que preocupa a la auditoría es que algunos de esos intercambios, no sean registrados.

Por lo tanto tomar una muestra para detectar que se registraron los atributos, no descubrirá las omisiones.

Por lo tanto se tiene que recurrir a la prueba de indagación y observación.

DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO 

Las desviaciones nos permiten soportarnos para determinar si se deposita confianza en los controles internos.

Antes de comenzar a probar los controles en los cuales se depositará confianza, debemos definir aquello que se constituirá una desviación de cumplimiento.

Se entiende por desviación de cumplimiento a todo procedimiento que de acuerdo con las normas establecidas debe efectuarse y no se efectúa.

Ejemplo. Pude existir entonces que no se ha realizado un asiento contable o que el mismo este mal hecho, el cual el mismo debería estar bajo la supervisión del encargado del departamento contable.

La determinación del desvío nada tiene que ver con el valor monetario dado que el propósito de la prueba de cumplimiento es reunir evidencia respecto del cumplimiento de un control y no sobre el intercambio en particular.

Tales desvíos se producen por:

• Errores humanos

• Cambio de personal y falta de familiaridad del mismo

• Fluctuaciones temporales en el volumen de transacciones.

FORMATO CÓDIGO: 4010003

ANEXO 4: 

MODELO ESTRUCTURA DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 

Grafico página 109 RR 7 DE 2011 - CBTA
Grafico página 109 RR 7 DE 2011 - CBTA
NOTA: Para cada una de las fases se pueden programar de manera concertada las actividades necesarias, entre ellas las correspondientes a la ejecución de los programas de auditoría y el avance de los papeles de trabajo entre otras.

El nivel directivo del sector deberá dejar evidencia de actividades adicionales, realizadas por el equipo auditor.

ANEXO 5 

(MODELO DE MEMORANDO DE PLANEACIÓN) 





MEMORANDO DE PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA
MODALIDAD XXXXX


NOMBRE DEL SECTOR


NOMBRE DEL SUJETO DE CONTROL – SIGLA
PERÍODO AUDITADO


PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL (PERÍODO)
CICLO: XX


EQUIPO AUDITOR:


NOMBRE Y CARGO - LÍDER
NOMBRE Y CARGO - EQUIPO DE AUDITORÍA
NOMBRE Y CARGO ANALISTA SECTORIAL


FECHA:

MEMORANDO DE PLANEACIÓN 

1. ANÁLISIS DEL SUJETO DE CONTROL, HECHOS O TENDENCIAS DEL AÑO

2. ÁREAS CRÍTICAS IDENTIFICADAS

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA7

4. PLAN DE TRABAJO SECTORIAL

5. PROGRAMAS DE AUDITORÍA POR COMPONENTE DE INTEGRALIDAD

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES POR COMPONENTE DE INTEGRALIDAD (para las fases de planeación, ejecución, informe y cierre).

FORMATO CÓDIGO: 4010005

7. Se debe dejar el objetivo general y específico de la auditoría.

ANEXO 6 

METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 

1. Alcance
 

Aplica a todos los sujetos de control con excepción de:

Fondos de Desarrollo Local

Curadurías Urbanas

Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP - EEB, Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP- ETB, Empresa Aguas de Bogotá S.A. ESP, Colombia Móvil S.A. ES, Compañía Colombiana de Valor Agregado y Telemático S.A. ESP – Colvatel, Compañía de Distribución y Comercialización de Energía – CODENSA S.A. ESP, Empresa Generadora de Energía S.A. ESPEMGESA, Transportadora de Gas Internacional S.A. ESP-TGI, se le aplicará la metodología establecida en este Anexo No 9 “Metodología para evaluar la gestión y resultados en las Empresas de Servicios Públicos mixtas con participación accionaria del Distrito Capital”

Definición de gestión 

Conjunto de actividades del proceso administrativo que realizan los gestores públicos, en un periodo determinado, tendientes a cumplir los fines del Estado, las prioridades del Plan de Desarrollo, el cumplimiento de la misión, objetivos y metas institucionales con sujeción a los principios de eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de costos ambientales.

2. Evaluación de la gestión y resultados8 

8. Contraloría General de la República (2006). Guía Audite 3.0, Resolución Orgánica No. 05774 del 31 de agosto de 2006, Bogotá

Es el examen a planes, programas y procesos ejecutados por la entidad, con el propósito de establecer el grado de economía, eficiencia, eficacia, equidad y efectividad con que se han utilizado los recursos puestos a su disposición para el cumplimiento de sus objetivos, así como la forma en que ésta ha impactado sobre los recursos naturales y el medio ambiente.

2.1. Objetivos 

Evaluar la gestión de las organizaciones, tiene entre otros los siguientes propósitos:

8. Contraloría General de la República (2006). Guía Audite 3.0, Resolución Orgánica No. 05774 del 31 de agosto de 2006, Bogotá

• Producir un informe integral sobre la gestión efectuada por la administración, en términos de eficiencia, eficacia, economía, equidad y valoración de costos ambientales, durante un período de tiempo determinado.

• Establecer la existencia y cumplimiento de políticas, planes, programas, objetivos, metas y su coherencia.

• Evaluar la eficiencia de las operaciones realizadas por la entidad, así como su manejo presupuestal y financiero.

• Evaluar el grado de economía con que la Administración ha adquirido y aplicado los recursos.

• Evaluar si en la ejecución de sus programas se aplican criterios de equidad en la distribución de costos y beneficios.

• Evaluar el resultado de la gestión ambiental y su contribución en la mejora de los problemas ambientales y de los recursos naturales.

• Determinar la efectividad en el desarrollo del mejoramiento continuo.

• Establecer la efectividad de los controles que tiene la entidad para asegurar el cumplimiento de propósitos.

• Establecer quienes fueron los receptores de la acción económica, y cómo fueron distribuidos los costos y beneficios de dicha acción entre los distintos agentes Económicos.

2.2. Características 

• Se parte de un contexto general para determinar resultados específicos al integrar los diferentes factores que intervienen en el proceso productivo y cuales repercuten en la Gestión de la Entidad.

• Corrobora el cumplimiento de los planes y programas en un período de tiempo determinado.

• Determina el comportamiento de cifras durante el período de análisis (tendencias, desviaciones y participaciones).

• Identifica las potencialidades de la Empresa Pública para generar riqueza, mide la contribución Económica y social de la entidad al detectar los puntos críticos de Gestión.

• Utiliza indicadores y tableros de diagnósticos para evaluar la Gestión desde una perspectiva del mediano y largo plazo.

• Metodología flexible y cambiante la cual permite ajustarse a los diferentes cambios internos y externos.

2.3. Principios de la evaluación de la gestión9 

La auditoría de gestión y de resultados se fundamenta en la evaluación de los siguientes principios:

Grafico página 112 RR 7 DE 2011 - CBTA
 

El gráfico ilustra la relación que existe entre las diferentes etapas de los procesos productivos y los principios de evaluación de la gestión.

Una de las características fundamentales es la estrecha relación que existe entre la economía, eficiencia, eficacia, equidad y sostenibilidad ambiental que caracterizan la administración de los recursos utilizados para obtener un bien o servicio.

Para calificar y medir la gestión es útil distinguir cada una de los conceptos de los principios de la gestión. Sin embargo, cuando se quiere intentar llegar a una opinión global del rendimiento de un programa o dar cuenta de ello, no es procedente hacerlo de manera individual, sin tener en cuenta la interrelación de estos conceptos, los cuales definen la gestión de una organización de forma integral.

2.3.1. Principio de economía.

El principio de Economía permite evaluar la adecuada adquisición de recursos (humanos, técnicos, financieros) en condiciones de cantidad, calidad, oportunidad y precio en procura de maximizar resultados.

Esto implica que los recursos se adquieran dependiendo de la necesidad específica que se tenga de cada uno de ellos y que lo haga siguiendo el principio de costo mínimo con los cuales la entidad alcanza sus objetivos y resultados en condiciones de calidad iguales.

OBJETIVOSCRITERIOS A TENER EN CUENTA
Determinar la planeación y programación de necesidades.
Determinar la racionalización en la adquisición de recursos.
Evaluar el costo de adquisición de insumos.
AtributosRacionalidad: identificación de necesidades y aspiraciones que se demandan.
Prioridad: Ordenación de necesidades y soluciones, con el grado de urgencia, impacto y costo implicados para suplirlas o solucionarlas.
ProcedimientoEvalué la existencia de procedimientos que garanticen:
• Una definición adecuada de la necesidad de recursos en cada una de las dependencias de la organización.
• Una adecuada adquisición, utilización y retiro de recursos, una vez cumplido su ciclo de vida.

6. Elaborado a partir de: Contraloría General de la República (2006), Guía Audite 3.0

2.3.2. Principio de eficiencia.

Evalúa la relación existente entre los recursos utilizados en la producción de bienes y/o servicios frente a los resultados obtenidos. Este principio permite evaluar la asignación de los recursos humanos, físicos y financieros hecha por las entidades públicas entre las diferentes actividades con el fin de determinar si dicha asignación fue óptima para la maximización de los resultados.

Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos.

OBJETIVOSCRITERIOS A TENER EN CUENTA
Medir la productividad administrativa y operativa.
Establecer la rentabilidad pública como indicador principal de eficiencia.
Evaluar la celeridad y los costos de los procesos productivos, utilizados en la transformación de recursos.
Establecer la forma en que se asignan los recursos y si esta permite maximizar resultados.
Evaluar el beneficio o pérdida social derivado de los diferentes proyectos y programas realizados por las entidades.
AtributosCantidad: Volumen de productos y/o servicios producidos.
Calidad: Características necesarias de un bien o servicio para satisfacer una necesidad específica.
Costo: Cuantificación de factores productivos utilizados en la producción de un bien o servicio.
ProcedimientoExamine:
• El empleo de medidas exactas y reales de desempeño.
• La comparación del rendimiento con una norma.
• El empleo de datos de rendimiento que permitan el mejoramiento de la productividad.
• La consideración de la variación de costos de productos y servicios del entorno.

2.3.3. Principio de eficacia.

Es el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos.

Al analizar la eficacia es importante aislar los efectos internos de los externos. Estos últimos son aquellos que afectan la entidad sin estar a su alcance su modificación.

OBJETIVOSCRITERIOS A TENER EN CUENTA
Determinar el logro de metas relacionadas con la cobertura en la producción de bienes y/o servicios.
Verificar el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas institucionales y sectoriales frente a las políticas de desarrollo económico y social determinada por el Gobierno.
Medir el cumplimiento de resultados frente al plan indicativo.
Evaluar la oportunidad, cantidad y calidad del bien o servicio entregado al usuario.
Establecer el grado de cobertura del servicio prestado.
AtributosCantidad: Volumen o número de bienes y servicios generados en el tiempo.
Calidad (pertinencia): Características necesarias que un bien o servicio debe tener para satisfacer una necesidad específica.
Oportunidad: Cumplimiento de metas en un tiempo acordado, en el momento en el que la ciudadanía lo necesita.
ProcedimientoEvaluar si la entidad:
• Tiene políticas, objetivos y metas, debidamente autorizados.
• Las políticas, objetivos y metas son claras, suficientes, relevantes, cumplibles y confiables.
• Identifica y precisa los objetivos de los programas y sus efectos.
• Evalúa la efectividad de los programas e informa sus resultados.
• Cuenta con sistemas de información y procesos bien definidos para el logro de objetivos.
• Tiene prácticas administrativas consistentes con objetivos y metas.
• Imparte instrucciones consistentes con las prácticas administrativas.
• Advierte conflictos entre los objetivos, metas y/o prácticas adoptadas.

2.3.4. Principio de Equidad.

Identifica los receptores de la acción económica y evalúa la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos.

OBJETIVOSCRITERIOS A TENER EN CUENTA
Identificar los receptores del bien o servicio.
Evaluar la distribución de recursos financieros entre los factores que intervienen en la producción de bienes y/o servicios.
Determinar los criterios tenidos en cuenta en la selección de la población objetivo de planes y programas.
Establecer los agentes económicos y su participación en los beneficios derivados del proceso productivo.
AtributosProgresividad: Contribuciones o tarifas gravadas según capacidad de pago de los individuos, y su equivalencia con el esfuerzo realizado por cada uno de ellos.
Proporcionalidad: La retribución a los beneficiarios está dada por el grado de necesidad y urgencia de los individuos.

2.3.5. Principio de valoración de costos ambientales

Evalúa el beneficio ambiental de la gestión de las entidades en la que se hace uso, aprovechamiento, protección y conservación de los recursos naturales y el ambiente.

Tal evaluación implica que para cada sujeto de control se identifiquen los resultados ambientales del cumplimiento de las funciones y obligaciones delegadas en el marco regulatorio vigente y del desarrollo de las acciones de prevención, mitigación y manejo de los impactos ambientales generados por las actividades desarrolladas.

OBJETIVOSCRITERIOS A TENER EN CUENTA
Verificar el cumplimiento de las regulaciones ambientales vigentes durante el desarrollo de las actividades de gestión adelantadas.
Evaluar el cumplimiento de las acciones y actividades institucionales desarrolladas en el marco de las políticas públicas ambientales distritales.
Evaluar el desarrollo de las actividades de gestión dentro del contexto de desarrollo sostenible.
Verificar el cumplimiento de las acciones de prevención, mitigación, manejo y compensación de los impactos ambientales generados por el desarrollo de las actividades de gestión institucional.
Evaluar la coherencia, concordancia y coordinación interinstitucional para el cumplimiento de las acciones incorporadas en los planes, programas y proyectos programados en la política ambiental de las diferentes entidades identificadas para su desarrollo.
AtributosNormas ambientales vigentes.
Políticas ambientales, planes maestros, plan de ordenamiento territorial, POT, plan de gestión ambiental, PGA.
Plan de gestión ambiental, PGA, plan de acción cuatrienal ambiental, plan de desarrollo distrital, plan de acción institucional.
Planes y guías de manejo ambiental, licencias ambientales, protocolos, manuales de operación de actividades, planes de contingencias y metodologías que regulan el manejo ambiental de todas las actividades en evaluación.
Objetivos, estrategias y programas del plan de gestión ambiental, objetivos de política pública específica y planes maestros que regulan las actividades evaluadas.

3. Metodología para la evaluación de la gestión y resultados 

La evaluación de la gestión y resultados, con el objeto de definir el concepto que conduzca al fenecimiento o no de la cuenta, se fundamenta en la identificación de los procesos de la entidad, de acuerdo con la caracterización en el sistema de gestión de calidad, SGC, como los determinados en la implementación de la norma técnica de calidad de la gestión pública-NTCGP-1000: 2004. Estos procesos, que pueden ser estratégicos, misionales, de apoyo, de enlace y de evaluación, entre otros, son el elemento integrador del examen de cada una de las variables sujetas a evaluación dentro de los programas que sirven de base para el ejercicio de la auditoría gubernamental.

La metodología incluye el examen de seis variables, que comprenden los temas y aspectos que deben ser verificados y calificados por el equipo auditor mediante la aplicación de programas y procedimientos de auditoría, utilizando como insumo, los lineamientos de la alta dirección, el plan de auditoría distrital – PAD, el encargo de auditoría, la rendición de la cuenta y la información suministrada durante la ejecución de la auditoría.

Las variables a evaluar son:

1. Plan de desarrollo y/o plan estratégico

2. Balance social

3. Contratación

4. Presupuesto

5. Gestión ambiental

6. Sistema de control interno

3.1. Descripción metodológica10 

3.1.1. Plan de desarrollo y/o plan estratégico.

QUÉ SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Concordancia de los proyectos de inversión con la información de fichas de Estadísticas Básicas de Inversión -EBI-D. (Objetivo, justificación, población objetivo, modificaciones, actualizaciones, reprogramaciones).• Hacer seguimiento a los informes rendidos a través de SIVICOF, comparando con los respectivos soportes en la fuente, mediante pruebas selectivas.
2. Concordancia entre los objetivos de los proyectos de inversión, las metas y las actividades con los objetos de los contratos suscritos para su ejecución. (La muestra de contratos establecida por el auditor debe corresponder a los proyectos seleccionados).• En el encargo de auditoría debe hacerse un inventario de las líneas base de la entidad y del sector. La auditoría establece los avances registrados, conforme a los objetivos de la auditoría.
3. Nivel de cumplimiento presupuestal por proyectos de inversión y metas. De acuerdo a lo programado para la vigencia en estudio.• Para establecer el cumplimiento físico de las metas se debe tener en cuenta fundamentalmente los principios de Eficiencia, Eficacia, Equidad
4. Nivel de cumplimiento físico de las metas de los proyectos de inversión. De acuerdo a lo programado en la vigencia en estudio
5. Consistencia de la magnitud de las metas inicialmente programadas versus la magnitud reprogramada en la vigencia evaluada y la relación con la asignación presupuestal.• Establecer que los indicadores de gestión correspondan al cumplimiento del plan de desarrollo y/o plan estratégico.

3.1.2. Balance social.

QUÉ SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de la metodología vigente para presentación del Balance Social en forma y contenido.• Hacer seguimiento a los informes rendidos a través de SIVICOF, comparando con los respectivos soportes en la fuente, mediante pruebas selectivas.

• Cumplimiento de la metodología establecida para la presentación del balance social.
2. Identificación clara y concreta de cada uno de los problemas sociales presentados con sus causas y efectos. (Hacer evaluación ponderada de todos los problemas).
3. Establecimiento de los instrumentos formulados para la atención de los problemas sociales (proyectos, acciones, metas, objetivos, estrategias etc.)
4. Identificación de las unidades de focalización en población u otras unidades de medida.
5. Determinación de la población o unidades de medida atendidas en la vigencia.
6. Determinación de la población u otras unidades de medida sin atender en la vigencia
7. Establecimiento de los cambios en los problemas sociales.
8. Diagnóstico del problema al final de la vigencia.

10. Actas comité equipo de trabajo metodología 

3.1.3. Contratación.

QUÉ SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de las etapas precontractual, contractual y poscontractual.• Analizar y evaluar con base a las disposiciones legales y administrativas vigentes los compromisos seleccionados técnicamente en la muestra de auditoría.
• Principios fundamentales: Economía, Eficiencia y Eficacia.
• A la verificación documental debe corresponder una verificación física de los objetos contractuales.
2. Cumplimiento de las normas, principios y procedimientos contractuales.
3. Relación de la contratación con el objeto misional.
4. Informes y labores de interventoría y supervisión.

3.1.4. Presupuesto.

QUÉ SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cierre presupuestal El auditor comparara la información del operativo de cierre presupuestal con el reporte en el aplicativo SIVICOF y lo registrado en el Aplicativo del sujeto de control.
2. Modificaciones presupuestales presentadas, tales como: créditos, contracréditos, suspensiones, adiciones, etc. Evaluar las justificaciones y soportes, es decir si se ajustan a la razón de ser del sujeto de control y el grado de importancia para el buen funcionamiento del mismo.
3. Cumplimiento normativo en la ejecución de presupuesto de ingresos, gastos, deuda e inversión. El auditor hará evaluación y análisis, con el resultado establecerá el acatamiento de la normatividad presupuestal y determinará la pertinencia e impacto sobre la población beneficiada, de tal manera que la inversión mejore la calidad de vida.
4. Análisis a las autorizaciones de giro. Comparar lo girado vs. Lo comprometido con el fin de hacer una aproximación a la ejecución de lo contratado.
Debe tener en cuenta el PAC aprobado para la vigencia de tal forma que como herramienta presupuestal cumpla su cometido.
5. Revisión de la ejecución de la reserva presupuestal y/o cuentas por pagar de la vigencia anterior y el manejo dado a los pasivos exigibles. Determinar el avance de ejecución de las mismas y confirmar el reintegro y liberación de registros presupuestales.
6. Planeación del sujeto de control para la ejecución del presupuesto. Comparar la ejecución en tiempo real vs. Lo planeado por el sujeto de control, con el fin de establecer el grado de mayor concentración de ejecución.
7. Grado de cumplimiento y análisis de resultados del PMR Seguimiento a los indicadores que estableció el sujeto de control para cada producto, meta o resultado.
8. Análisis del portafolio de inversiones Uso de los recursos disponibles dentro del presupuesto.
9. Manejo de la deuda públicaDesembolso realizado al sujeto, compromisos efectuados con cargo al crédito, intereses pagados e intereses recibidos.

3.1.5. Gestión ambiental.

QUÉ SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de proyectos del plan de acción cuatrienal ambiental, PACA, en el marco del plan de gestión ambiental distrital, PGA.
2. Cumplimiento de planes institucionales de gestión ambiental, PIGA’s.
• Proyectos inscritos en el PACA, objetivos y metas del Plan de Gestión Ambiental.
• Objetivos y metas de desempeño ambiental formulados dentro de los planes anuales de acción.
• Formatos de calificación establecidos por la Contraloría de Bogotá.

3.1.6. Sistema de control interno.

QUE SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Evaluación y cumplimiento del MECI y del Sistema de Control Interno.Verificar y aplicar la metodología vigente en el momento de hacer la auditoría.
2. Evaluación y cumplimiento del SGCCuándo las entidades estén certificadas verificar los procesos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad y su articulación con el MECI.
3. Revisión y análisis al informe de control interno del sujeto de control.Hacer seguimiento a los puntos críticos identificados en el informe del sistema y a la implementación de las acciones correctivas propuestas.
4. Cumplimiento Plan de MejoramientoDeterminar las acciones correctivas que son repetitivas en los planes de mejoramiento suscritos.
Establecer la eficacia de las acciones previstas en el plan de mejoramiento y su cumplimiento.

3.2. Calificación metodología. 

3.2.1. Ponderación de variables.

La metodología utilizada es coeficiente de ponderación a través de expertos-MÉTODO DELPHI “Técnica prospectiva para obtener información esencialmente cualitativa, pero relativamente precisa, acerca del futuro. Consiste básicamente en solicitar de forma sistemática las opiniones de un grupo de expertos, pero prescindiendo de la discusión abierta, lo que permite evitar los inconvenientes de ésta (influencia de factores psicológicos: persuasión, resistencia al abandono de las opiniones públicamente manifestadas, efecto de la opinión mayoritaria, etc.)”.

Consolidación de la calificación por entidad 

VariablesPonderación
Plan de desarrollo y/o plan estratégico20
Balance social25
Contratación20
Presupuesto15
Gestión ambiental10
Sistema de control interno10
SUMATORIA100%

3.2.2. Rango de calificación para obtener el concepto.

CONCEPTO DE GESTIÓNPUNTUACIÓN
FAVORABLE

FAVORABLE CON OBSERVACIONES

DESFAVORABLE
Mayor o igual 75

Menor 75, mayor o igual a 60

Menor a 60

3.3. Calificación de las variables. 

3.3.1. Plan de desarrollo y/o plan estratégico - tabla 1.

ELEMENTO A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Concordancia de los proyectos de inversión con la información de fichas de Estadísticas Básicas de Inversión -EBI-D. (Objetivo, justificación, población objetivo, modificaciones, actualizaciones, reprogramaciones).3
2. Concordancia entre los objetivos de los proyectos de inversión, las metas y las actividades con los objetos de los contratos suscritos para su ejecución. (La muestra de contratos establecida por el auditor debe corresponder a los proyectos seleccionados).4
3. Nivel de cumplimiento presupuestal por proyectos de inversión y metas. De acuerdo a lo programado para la vigencia en estudio.5
4. Nivel de cumplimiento físico de las metas de los proyectos de inversión. De acuerdo a lo programado en la vigencia en estudio5
5. Consistencia de la magnitud de las metas inicialmente programadas versus la magnitud reprogramada en la vigencia evaluada y la relación con la asignación presupuestal.3
SUMATORIA20%

Nota: la calificación (primera columna) la establece el auditor de acuerdo a las inconsistencias encontradas en cada elemento.

La calificación ponderada es una cifra absoluta resultado de la calificación inicial multiplicada por el ponderador y dividida por 100.

La calificación dada debe ser coherente con la evaluación cualitativa de la variable. (Tenga en cuenta los rangos establecidos en la presente resolución).

1. La base de la información de los proyectos de inversión son las fichas EBI, que se solicitan en la fuente o se encuentra en Segplan – ruta: Página Contraloría de Bogotá- Intranet-Segplan-Consulta de informes Acceso sin requerimiento de usuario y clave informes-banco de proyectos. En este se encuentran los siguientes componentes:

• Banco de Proyectos.

• Proyectos inscritos o registrados.

• Fichas EBI (Proyecto específico).

• Fichas EBI (Proyectos por entidades o localidades.

• Fichas EBI (Proyectos por estructura del plan).

• Fichas EBI (Por lista de proyectos).

3.3.2. Balance Social – tabla 2.

ELEMENTO A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Cumplimiento de la metodología vigente para presentación del Balance Social en forma y contenido.3
2. Identificación clara y concreta de cada uno de los problemas sociales presentados con sus causas y efectos. (Hacer evaluación ponderada de todos los problemas).4
3. Establecimiento de los instrumentos formulados para la atención de los problemas sociales (proyectos, acciones, metas, objetivos, estrategias etc.)3
4. Identificación de las unidades de focalización en población u otras unidades de medida.3
5. Determinación de la población o unidades de medida atendidas en la vigencia.3
6. Determinación de la población u otras unidades de medida sin atender en la vigencia3
7. Establecimiento de los cambios en los problemas sociales.3
8. Diagnóstico del problema al final de la vigencia.3
SUMATORIA25%

Nota: la calificación (primera columna) la establece el auditor de acuerdo a las inconsistencias encontradas en cada elemento.

La calificación ponderada es una cifra absoluta resultado de la calificación inicial multiplicada por el ponderador y dividida por 100.

La calificación debe ser coherente con la evaluación cualitativa de la variable. (Tenga en cuenta los rangos establecidos en la presente resolución).

3.3.3 Contratación – tabla 3.

ELEMENTO A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Cumplimiento de las etapas precontractual, contractual y poscontractual. (Tabla 3-1)9
2. Cumplimiento de las normas, principios y procedimientos contractuales. (Tabla 3-2)6
3. Relación de la contratación con el objeto misional.2
4. Informes y labores de interventoría y supervisión.3
SUMATORIA20%

3.3.4. Presupuesto – tabla 4.

ELEMENTO A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Cierre Presupuestal2
2. Modificaciones presupuestales presentadas, tales como: créditos, contracréditos, suspensiones, adiciones, etc.2
3. Cumplimiento normativo en la ejecución de presupuesto de ingresos, gastos, deuda e inversión.1
4. Análisis a las autorizaciones de giro2
5. Revisión de la ejecución de la reserva presupuestal y/o cuentas por pagar de la vigencia anterior y el manejo dado a los pasivos exigibles.2
6. Planeación del sujeto de control para la ejecución del presupuesto.2
7. Grado de cumplimiento y análisis de resultados del PMR2
8. Análisis del portafolio de inversiones1
9. Manejo de la Deuda Pública1
SUMATORIA15%

3.3.5. Gestión Ambiental – Tabla 5.

ELEMENTO A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Cumplimiento de Proyectos del Plan de Acción Cuatrienal Ambiental – PACA en el marco del Plan de Gestión Ambiental Distrital – PIGA.5
2. Cumplimiento de Planes Institucionales de Gestión Ambiental – PIGA’s.5
SUMATORIA10%

3.3.6. Sistema de control interno – tabla 6

ELEMENTO A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Evaluación y cumplimiento del MECI y del SCI.2.5
2. Evaluación y cumplimiento del SGC2.5
4. Revisión y análisis al informe de control interno del sujeto de control.2.5
5. Cumplimiento Plan de Mejoramiento2.5
SUMATORIA10%

NOTA: En el evento que alguno de los elementos a evaluar no aplique al sujeto de control objeto de auditoría, se podrá prorratear el porcentaje entre los demás o incluir un nuevo elemento. De cualquiera de estas actuaciones se dejará constancia en mesa de trabajo.

La columna 1 “Calificación (1)” será dada por el auditor de acuerdo a las pruebas de auditoría practicadas y será de cero (0) a cien (100).

FORMATO CÓDIGO 4010006

ANEXO 7 

METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 

1. Alcance.
 

Aplica a los fondos de desarrollo local

2. Objetivos. 

Realizar una auditoría de gestión y resultados al FDL que permita calificar el trabajo de la administración durante la vigencia del Plan de Desarrollo Local de y establecer en qué rango de semaforización de la Contraloría de Bogotá se encuentra.

De acuerdo al Objetivo General se establecen los Objetivos Específicos, que permitirán calificar la gestión de los FDL, de acuerdo a los parámetros del Memorando de Encargo, dichos objetivos son los siguientes:

• Medir la gestión del FDL en cuanto a la aplicación de los principios de la gestión pública, en el Plan de Desarrollo Local.

• Evaluar los resultados obtenidos de la ejecución del sujeto de control frente a objetivos y metas del Plan de Desarrollo Local.

• Valorar el impacto generado en la comunidad local de acuerdo al esquema de contratación FDL

Estos objetivos específicos son sometidos a una ponderación porcentual de acuerdo a su nivel de importancia realizada por todo el equipo rector de la dirección de para el control social y participación ciudadana.

Los objetivos específicos se calificarían de acuerdo a los componentes de integralidad establecidos en el memorando de encargo y serán distribuidos porcentualmente, dichos componentes de integralidad serán evaluados de acuerdo a la reglamentación vigente y a los formatos que están colgados en el SIVICOF. 5656ª distribución entre los objetivos específicos y los componentes de Integralidad quedan de la siguiente manera:

Se realizarán a través de los siguientes componentes de integralidad:

• Evaluación al plan de desarrollo y evaluación al balance social.

• Evaluación a la contratación

• Evaluación al presupuesto

• Evaluación a la gestión ambiental

• Evaluación estados contables

2.1. Plan de desarrollo y/o plan estratégico.

QUÉ SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Concordancia de los proyectos de inversión con la información de fichas de Estadísticas Básicas de Inversión -EBI-D. (Objetivo, justificación, población objetivo, modificaciones, actualizaciones, reprogramaciones).• Hacer seguimiento a los informes rendidos a través de Sivicof, comparando con los respectivos soportes en la fuente, mediante pruebas selectivas.
• En el encargo de auditoría debe hacerse un inventario de las líneas base de la entidad y del sector. La auditoría establece los avances registrados, conforme a los objetivos de la auditoría.
• Para establecer el cumplimiento físico de las metas se debe tener en cuenta fundamentalmente los principios de Eficiencia, Eficacia, Equidad.
• Establecer que los indicadores de gestión correspondan al cumplimiento del plan de desarrollo y/o plan estratégico.
2. Concordancia entre los objetivos de los proyectos de inversión, las metas y las actividades con los objetos de los contratos suscritos para su ejecución. (La muestra de contratos establecida por el auditor debe corresponder a los proyectos seleccionados).
3. Nivel de cumplimiento presupuestal por proyectos de inversión y metas. De acuerdo a lo programado para la vigencia en estudio.
4. Nivel de cumplimiento físico de las metas de los proyectos de inversión. De acuerdo a lo programado en la vigencia en estudio
5. Consistencia de la magnitud de las metas inicialmente programadas versus la magnitud reprogramada en la vigencia evaluada y la relación con la asignación presupuestal.

2.2. Balance social.

QUÉ SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de la metodología vigente para presentación del Balance Social en forma y contenido.• Hacer seguimiento a los informes rendidos a través de Sivicof, comparando con los respectivos soportes en la fuente, mediante pruebas selectivas.
• Cumplimiento de la metodología establecida para la presentación del balance social.
2. Identificación clara y concreta de cada uno de los problemas sociales presentados con sus causas y efectos. (Hacer evaluación ponderada de todos los problemas).
3. Establecimiento de los instrumentos formulados para la atención de los problemas sociales (proyectos, acciones, metas, objetivos, estrategias etc.)
4. Identificación de las unidades de focalización en población u otras unidades de medida.
5. Determinación de la población o unidades de medida atendidas en la vigencia.
6. Determinación de la población u otras unidades de medida sin atender en la vigencia
7. Establecimiento de los cambios en los problemas sociales.
8. Diagnóstico del problema al final de la vigencia.

2.3. Contratación.

QUÉ SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de las etapas precontractual, contractual y postcontractual.• Analizar y evaluar con base a las disposiciones legales y administrativas vigentes los compromisos seleccionados técnicamente en la muestra de auditoría.
• Principios fundamentales: Economía, Eficiencia y Eficacia.
• A la verificación documental debe corresponder una verificación física de los objetos contractuales.
2. Cumplimiento de las normas, principios y procedimientos contractuales.
3. Relación de la contratación con el objeto misional.
4. Informes y labores de interventoría y supervisión.

2.4. Presupuesto.

QUÉ SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Nivel de ejecución presupuestal de ingresosConsulte a través del SIVICOF, en la casilla de información reportada – informe
financiero-presupuesto, los siguientes formatos electrónicos de la vigencia con corte a 31 de diciembre y obtenga la información en formato Excel:
• Formato CB–101 “Ejecución presupuestal del ingresos
2. Nivel de utilización de recursosConsulte a través del SIVICOF, en la casilla de información reportada – informe
financiero-presupuesto, los siguientes documentos electrónicos de la vigencia con corte a 31 de diciembre.
• CBN-1001 Programa Anual de Caja – PAC
• CBN-1002 “Cuentas por pagar de la vigencia anterior” (obligaciones por pagar) CBN-1093 “Notas y anexos a la ejecución presupuestal de ingresos”
3. Ejecución presupuestal de gastos• Identifique aquellos registros presupuestales que no fueron incluidos en la relación e indague sobre las causas de la exclusión.
• Utilice la información de registros presupuestales para validar la información contractual reportada por el SIVICOF.
• Selecciones los rubros presupuestales más representativos y analice el comportamiento de su ejecución.
• Tome los giros cumulados del presupuesto a 31/12/ y analice su comportamiento frente al total de compromisos de la vigencia.
4. Nivel autorización de autorizaciones de giro• Realice cruce de información entre lo reportado por la relación de giros presupuestales y la información de giros de la Dirección Distrital de Tesorería suministrada por la Subdirección de Fiscalización.
• Realice los análisis correspondientes y deje evidencia de los mismos en los papeles de trabajo del auditor
• Solicite las relaciones consecutivas de registros y de giros presupuestales de la vigencia y realice las siguientes acciones:
5. Determinar las recurso de la OxPConsulte a través del SIVICOF, en la casilla de información reportada – informe financiero-presupuesto, los siguientes documentos electrónicos de la vigencia con corte a 31 de diciembre.
• CBN-1002 “Cuentas por pagar de la vigencia anterior” (obligaciones por pagar)
• Tome los compromisos acumulados del rubro “Obligaciones por Pagar” y cotéjelos con los compromisos acumulados de la ejecución total del presupuesto
6. Cumplimiento del PACRealice un seguimiento al Plan Anual de Caja – PAC - con el fin de establecer que el FDL haya dado estricto cumplimiento a su programación y ejecución.

2.5. Gestión ambiental.

QUÉ SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Cumplimiento de Proyectos del plan ambiental.
Local – PAL en el marco del Plan de Gestión Ambiental Distrital – PGA y/o componente ambiental de los respectivos Planes de Desarrollo Local.
• Proyectos inscritos en el PAL, objetivos y metas del plan de gestión ambiental y/o planes de desarrollo local.
• Objetivos y metas de desempeño ambiental formulados dentro de los planes anuales de acción.
• Formatos de calificación establecidos por la Contraloría de Bogotá.
2. Cumplimiento de Programas de ahorro y uso eficiente de agua, energía, manejo de residuos sólidos y control de emisiones a la atmósfera.

2.6. Estados contables.

QUÉ SE EVALUARÍAALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
Aspectos generales• ¿El FDL cumple con la normatividad expedida por el Contador de Bogotá y la Contaduría General de la República?
• ¿Existen actas de apertura de los libros oficiales de contabilidad?
• ¿Los Saldos de las cuentas mayores contenidos en los libros oficiales, coinciden con las cifras presentadas en el estado contable?
• ¿Los saldos de los libros auxiliares cuadran con los contenidos en las subcuentas y estas con las cuentas mayores?
• ¿Las imputaciones contables (ajustes y reclasificaciones) y los documentos que soportan los registros de las cuentas analizadas se encuentran conforme a las normas de contabilidad pública de aceptación general?
• ¿Existe un adecuado archivo y conservación de documentos, libros de contabilidad, comprobantes y demás soportes de registros en general?
• ¿Las notas a los estados contables cumplen con los requisitos exigidos para las mismas, según el Plan General de Contabilidad Pública y demás normas vigentes?
• ¿Los estados contables fueron presentados dentro del término y en las condiciones exigidas por la Contraloría de Bogotá, en el Sivicof?
• ¿El FDL ha cumplido en su totalidad con el plan de mejoramiento contable suscrito con la Contraloría de Bogotá en la vigencia anterior?
Aspectos de resultado

3. Calificación de las variables. 

3.1. Plan de desarrollo y/o plan estratégico – tabla 1.

ELEMENTO A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Concordancia de los proyectos de inversión con la información de fichas de Estadísticas Básicas de Inversión -EBI-D. (Objetivo, justificación, población objetivo, modificaciones, actualizaciones, reprogramaciones).3
2. Concordancia entre los objetivos de los proyectos de inversión, las metas y las actividades con los objetos de los contratos suscritos para su ejecución. (La muestra de contratos establecida por el auditor debe corresponder a los proyectos seleccionados).4
3. Nivel de cumplimiento presupuestal por proyectos de inversión y metas. De acuerdo a lo programado para la vigencia en estudio.5
4. Nivel de cumplimiento físico de las metas de los proyectos de inversión. De acuerdo a lo programado en la vigencia en estudio5
5. Consistencia de la magnitud de las metas inicialmente programadas versus la magnitud reprogramada en la vigencia evaluada y la relación con la asignación presupuestal.3
SUMATORIA20%

Nota: la calificación (primera columna) la establece el auditor de acuerdo a las inconsistencias encontradas en cada elemento.

La calificación ponderada es una cifra absoluta resultado de la calificación inicial multiplicada por el ponderador y dividida por 100.

La calificación dada debe ser coherente con la evaluación cualitativa de la variable. (Tenga en cuenta los rangos establecidos en la presente resolución).

1. La base de la información de los proyectos de inversión son las fichas EBI, que se solicitan en la fuente o se encuentra en SEGPLAN – ruta: Página Contraloría de Bogotá- Intranet-Segplan-Consulta de informes Acceso sin requerimiento de usuario y clave - informes- Banco de proyectos. En este se encuentran los siguientes componentes:

• Banco de Proyectos

• Proyectos inscritos o registrados

• Fichas EBI (Proyecto específico)

• Fichas EBI (Proyectos por entidades o localidades

• Fichas EBI (Proyectos por estructura del plan)

• Fichas EBI (Por lista de proyectos)

3.3.2. Balance social – tabla 2.

ELEMENTO A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Cumplimiento de la metodología vigente para presentación del Balance Social en forma y contenido.2
2. Identificación clara y concreta de cada uno de los problemas sociales presentados con sus causas y efectos. (Hacer evaluación ponderada de todos los problemas).2
3. Establecimiento de los instrumentos formulados para la atención de los problemas sociales (proyectos, acciones, metas, objetivos, estrategias etc.)1
4. Identificación de las unidades de focalización en población u otras unidades de medida.2
5. Determinación de la población o unidades de medida atendidas en la vigencia.2
6. Determinación de la población u otras unidades de medida sin atender en la vigencia2
7. Establecimiento de los cambios en los problemas sociales.2
8. Diagnóstico del problema al final de la vigencia.2
SUMATORIA15%

Nota: la calificación (primera columna) la establece el auditor de acuerdo a las inconsistencias encontradas en cada elemento.

La calificación ponderada es una cifra absoluta resultado de la calificación inicial multiplicada por el ponderador y dividida por 100.

La calificación debe ser coherente con la evaluación cualitativa de la variable. (Tenga en cuenta los rangos establecidos en la presente resolución).

3.3. Contratación – tabla 3.

ELEMENTO A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Cumplimiento de las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual. (Tabla 2-1).9
2. Cumplimiento de las normas, principios y procedimientos contractuales. (Tabla 2-2).6
3. Relación de la contratación con el objeto misional.2
4. Informes y labores de interventoría y supervisión.3
SUMATORIA20%

3.4. Presupuesto – tabla 4.

ELEMENTO A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Nivel de ejecución presupuestal de ingresos2
2. Nivel de utilización de recursos2
3. Ejecución presupuestal de gastos4
4. Nivel autorización de autorizaciones de giro3
5. Ejecución de OXP2
5. Cumplimiento del PAC2
SUMATORIA15%

3.5. Gestión ambiental – tabla 5.

ELEMENTO A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Cumplimiento de Proyectos del Plan Ambiental Local – PAL en el marco del Plan de Gestión Ambiental Distrital – PGA y/o componente ambiental de los respectivos Planes de Desarrollo Local.5
2. Cumplimiento de Programas de ahorro y uso eficiente de agua, energía, manejo de residuos sólidos y control de emisiones a la atmósfera.5
SUMATORIA10%

3.6. Estados contables – tabla 6.

CONCEPTOEVALUACIÓN FINAL
Aspectos generales6
Aspectos de resultado14
RESULTADO FINAL20%

4. Rango de calificación para obtener el concepto

VARIABLESPONDERACIÓN
Plan de desarrollo y/o plan estratégico20
Balance social15
Contratación20
Presupuesto15
Gestión ambiental10
Estados contables20
SUMATORIA100%

CONCEPTO DE GESTIÓNPUNTUACIÓN
FAVORABLEMayor o igual 75
FAVORABLE CON OBSERVACIONESMenor 75, mayor o igual a 60
DESFAVORABLEMenor a 60

FORMATO CÓDIGO 4010007

ANEXO 8 

METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 

1. Alcance 

Aplica a las curadurías urbanas

2. Introducción 

El curador urbano es un particular que, merced a una delegación que le ha hecho el Estado para ejercer una función pública, es responsable de DAR FE de la concordancia de un proyecto urbanístico o arquitectónico, puesto a su consideración, con las normas vigentes. Esta concordancia se traduce en Licencia de Urbanismo y Construcción a partir de la cual el titular de la licencia puede desarrollar las obras contempladas en los planos y documentos integrales de las licencias expedidas.

El Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial mediante Decreto Número 564 del 24 de febrero de 2006, modificado por el Decreto 1233 de 16 de abril de 2009, reglamentó las disposiciones relativas al trámite, estudio y expedición de las licencias urbanísticas; al reconocimiento de edificaciones; a la función pública que desempeñan los curadores urbanos; a la legalización de asentamientos humanos constituidos por viviendas de interés social, y otras disposiciones relacionadas con la intervención y ocupación del espacio público, en cumplimiento de las normas urbanísticas y de edificación adoptadas en el Plan de Ordenamiento Territorial, en los instrumentos que lo desarrollen o complementen y en las leyes y demás disposiciones que expida el Gobierno Nacional.

Para el territorio del Distrito Capital, la formulación y definición de las normas urbanísticas y arquitectónicas es competencia del Alcalde Mayor y Secretaria de Planeación Distrital, reglamentadas para ejecutar en uno o varios predios localizados en suelo urbano, la creación de espacios públicos y privados y la construcción de las obras de infraestructura de servicios públicos y de vías que permitan la adecuación y dotación de estos terrenos para la futura construcción de edificaciones con destino a usos urbanos, de conformidad con el plan de ordenamiento territorial, POT, los instrumentos que lo desarrollen y complementen y demás normatividad vigente.

Corresponde a la Secretaría de Gobierno y a los Alcaldes Locales ejercer el control urbanístico de las urbanizaciones y edificaciones; la actuación del Curador Urbano radica en garantizar la aplicación de las normas de los proyectos puestos a su consideración, sustentado en la información de que dispone y en la buena fe de quien radica una solicitud. El Curador Urbano no realiza visitas al sitio del proyecto ni ejerce funciones de perito sobre el adecuado cumplimiento.

En este orden de ideas, el estado se desprendió de una sus funciones; la de tramitar y expedir las licencias de urbanismo y construcción, conforme a lo establecido en el POT, atribuida en este caso, a la hoy Secretaria Distrital de Planeación; delegándola en un particular calificado; los curadores urbanos, con el fin de imprimir mayor agilidad, calidad y transparencia al proceso de expedición de las mismas, como se desprende del Decreto de su creación el 2150 de 1995.

El numeral 1 del artículo 3º de la Ley 388 de 1997, señala que la función pública de urbanismo, tiene entre otros, el fin de posibilitar a los habitantes el acceso a las vías públicas, infraestructura del transporte y demás espacios públicos, y su destinación al uso común, y hacer efectivo los derechos constitucionales de la vivienda y los servicios públicos domiciliarios y el artículo 4º de la Ley 489 de 1998, establece la finalidades de la función administrativa:”… La función administrativa del Estado busca la satisfacción de las necesidades generales de todos los habitantes, de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política.

“… Los organismos, entidades y personas encargadas, de manera permanente o transitoria, del ejercicio de funciones administrativas deben ejercerlas consultando el interés general…”.

3. Auditoría gubernamental con enfoque integral – modalidad especial: 

Se sugiere evaluar las siguientes variables integradoras con las respectivas ponderaciones:

VARIABLES INTEGRADORASPONDERACIÓN %
Evaluación de la Gestión y Resultados en el proceso de estudio, trámite y otorgamiento de licencias de construcción y urbanismo.70%
Evaluación de la atención a las solicitudes relacionadas con el trámite de licencias de construcción y urbanismo.20%
Evaluación gestión ambiental.10%

3.1. Evaluación de la gestión y resultados en el proceso de estudio, trámite y otorgamiento de licencias de construcción y urbanismo: 

Esta variable integradora se basa en la relación de actos administrativos emitidos por la Curaduría Urbana durante un período determinado, cuyo análisis abarca desde la fecha de la solicitud de la licencia hasta la fecha de expedición y de ejecutoria. Se efectúa la verificación de la norma urbanística, la revisión del proyecto, del proceso de estudio, el trámite y los tiempos que éste compromete, hasta la expedición de la licencia.

Se evalúa el tema referido a las expensas percibidas por el Curador Urbano que se destinan a cubrir los gastos que demanda la prestación del servicio.

Así mismo, se verifica el pago de los impuestos gravámenes, tasas, participaciones y contribuciones asociados a la expedición de las licencias que son independientes del pago de las expensas por los trámites ante el Curador.

Se recomienda verificar en concordancia con lo expresado en la normatividad vigente, la adecuada aplicación de la fórmula tanto para los cargos fijos como para los cargos variables. Esta liquidación debe confrontarse en la tesorería de la curaduría en estudio.

Se verifica la liquidación privada presentada por el contribuyente para la cancelación del impuesto a cargo sobre el total del presupuesto de obra o construcción que demanda el área intervenida del proyecto arquitectónico objeto de la expedición de la licencia de construcción por parte de la Curaduría Urbana, dicha liquidación, se contrasta con la Resolución 576 de 2007 de la Secretaría Distrital de Planeación, mediante la cual se adoptan los costos mínimos para el cálculo de la base gravable del Impuesto de Delineación Urbana.

Se evalúa igualmente el plan de mejoramiento, entendiéndose esta valoración para la función administrativa ejercida por el Curador Urbano durante su período. Es decir, este control correctivo no aplica de un Curador a otro.

Se recomienda evaluar la gestión ambiental institucional a nivel interno. En conclusión se deben analizar las siguientes variables:

Variables 

3.1.1. La calidad de prestación del servicio medida en términos de percepción de los usuarios, cumplimiento del término legal para la expedición de licencias, la capacidad instalada para la atención de quejas e infraestructura para información y servicios en línea.

3.1.2. Sistemas de archivos de conformidad con lo dispuesto en la en la Ley 594 de 2000 o la norma que la adicione, modifique o sustituya y su reglamento.

3.1.3. Verificación de los diferentes sistemas de información implementados de acuerdo con los requerimientos legales y los demás que posee la Curaduría, así como el nivel de integralidad interno y externo de los mismos.

3.1.4. El cumplimiento oportuno de las obligaciones del Curador urbano frente a la administración distrital.

3.2. Evaluación de la atención a las solicitudes relacionadas con el trámite de licencias de construcción y urbanismo: 

Se tiene presente la oportunidad y calidad en las respuestas de las solicitudes relacionadas con el trámite de licencias de construcción y urbanismo presentadas por los ciudadanos. Igualmente se valora si existe un procedimiento formalizado y los puntos de control necesarios para garantizar que los términos en el trámite de licencias de construcción y urbanismo sean atendidos. Identificación y priorización sobre temas recurrentes que se evidencian como aspectos críticos en el trámite de las licencias antes mencionadas y que se constituyen en insumo para la vigilancia fiscal.

3.3. Gestión ambiental 

Cumplimiento de Programas de ahorro y uso eficiente de agua, energía, manejo de residuos y control de emisiones a la atmósfera11.

FORMATO CÓDIGO 4010008

11. Normatividad vigente: Ley 373 de 1997. Por la cual se establece el programa para el uso eficiente y ahorro del agua; Acuerdo 407 de 2009. Por medio del cual se promueve la conversión e instalación de equipos, sistemas e implementos de bajo consumo de agua en el Distrito Capital; Decreto 400 de 2004. Por el cual se impulsa el aprovechamiento eficiente de los residuos sólidos producidos en las entidades distritales; Ley 697 de 2001. Por el cual se fomenta el uso racional y eficiente de la energía; Decreto Nacional 895 de 2008. Por el cual se modifica y adicionan el Decreto 2331 de 2007. Sobre el uso racional y eficiente y energía eléctrica.

ANEXO 9 

PROCEDIMIENTO AUDITORÍA ESPECIAL EMPRESAS DE CAPITAL MIXTO 

JUSTIFICACIÓN 

En virtud del Plan y Compromiso Estratégico 2008 – 2011 “Al Rescate de la Moral y la Ética Pública” en su objetivo 5, estrategia 5.1., actividad 31 del Plan de Actividades V.1.0. “Elaborar en Coordinación con las Direcciones Sectoriales y Economía y Finanzas Distritales la metodología para la evaluación de la gestión y resultados de los sujetos de control de la Contraloría de Bogotá, D.C.”. la Dirección Hábitat y Servicios Públicos presentó y fue avalada la Metodología para evaluar la GESTIÓN Y RESULTADOS EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS MIXTAS CON PARTICIPACIÓN ACCIONARIA DEL DISTRITO CAPITAL DONDE EL DISTRITO CAPITAL POSEA UNA PARTICIPACIÓN INFERIOR AL 90%, hecho que se procedimentó en el anexo 10 de la Resolución 29 de 2009.

De la aplicación del anexo 10, surten observaciones, interrogantes y hechos, tales como la necesidad de establecer la intensidad del control fiscal, según la participación accionaria directa o indirecta del Distrito Capital en las empresas donde así resulte, la reorientación en la solicitud de documentos y/o informes que hagan parte de la rendición de cuenta que deben de rendir los sujetos de control objeto de aplicación de esta metodología, la inclusión si así se determina, de una nueva modalidad de auditoría, o simplemente de los ajustes a que haya lugar en la caracterización de producto.

1. FUNDAMENTO CONSTITUCIONAL Y LEGAL 

*Constitución Política

ART. 267.“El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación”.

ART. 268.“El Contralor General de la Republica tendrá las siguientes atribuciones:

1. Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse.

2. Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado.

(...).

4. Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación…”.

*Ley 42 de 1993 

ART. 2º—“Son sujetos de control fiscal los órganos que Integran las ramas legislativa y judicial, los órganos autónomos e Independientes como los de control y electorales, los organismos que hacen parte de la estructura de la administración nacional y demás entidades nacionales, los organismos creados por la Constitución Nacional y la ley que tienen régimen especial, las sociedades de economía mixta, las empresas industriales y comerciales del Estado, los particulares que manejen fondos o bienes del Estado, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que maneje recursos del Estado en lo relacionado con éstos y el Banco de la República…”.

ART. 20.“La vigilancia de la gestión fiscal en las entidades que conforma el sector central y descentralizado se hará de acuerdo a lo previsto en esta Ley y los órganos de control deberán ejercer la vigilancia que permita evaluar el conjunto de la gestión y sus resultados”.

ART. 21.“La vigilancia de la gestión fiscal en las sociedades de economía mixta se hará teniendo en cuenta la participación que el Estado tenga en el capital social, evaluando la gestión empresarial de tal forma que permita determinar que el manejo de los recursos públicos se realice de acuerdo con los principios establecidos en el artículo 8º, de la presente ley.

Los resultados obtenidos tendrán efecto únicamente en lo referente al aporte estatal.

PAR. 2º—La Contraloría General de la República establecerá los procedimientos que se deberán aplicar en cumplimiento de lo previsto en el presente artículo.”

ART. 23.“En las sociedades y demás entidades a que hacen referencia los artículos 21 y 22, la vigilancia de la gestión fiscal se realizará sin perjuicio de la revisoría fiscal que, de acuerdo con las normas legales, se ejerza en ellas.

ART. 24.El informe del revisor fiscal a la asamblea general de accionistas o junta de socios deberá ser remitido al órgano de control fiscal respectivo con una antelación no menor de diez (10) días a la fecha en que se realizará la asamblea o junta. Igualmente deberá el revisor fiscal presentar los informes que le sean solicitados por el contralor.

PAR.—Será ineficaz toda estipulación contractual que implique el desconocimiento de los artículos 21, 22, 23 y 24.”

*Ley 142 de 1994 

El Texto original de la Ley 142 de 1994 Ley de Servicios Públicos, establece en su artículo 50 “la vigilancia de la gestión fiscal de las Empresas de servicios públicos, cuando se haga por parte de empresas contratadas para el efecto, incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión, de legalidad y de resultados” artículo que fue modificado por el artículo 5 de la Ley 689 de 2001, articulo que a la vez fue objeto de demanda de acción pública de inconstitucionalidad, el cual fue declarado INEXEQUIBLE parcialmente mediante sentencia C-290 de 2002, quedando vigente de la siguiente manera:

“ART. 50.—Control fiscal en las empresas de servicios públicos domiciliarios con participación del Estado. El control de las empresas de servicios públicos domiciliarios con participación estatal se ejercerá sobre los aportes y los actos o contratos que versen sobre las gestiones del Estado en su calidad de accionista...”

En contraposición a la anterior tesis jurídica, en el año 2003 mediante Sentencia con radicado 25-23-24000-1999-00456-1 (7369) de fecha 21 de noviembre de 2003 del Consejo de Estado de la Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección primera, CP: Olga Inés Navarrete Barrero, en la parte considerativa de la Sala se pronunció en el siguiente sentido: “Concluye la Sala que el control fiscal tiene que ser integral, es decir, sobre la totalidad del capital de las empresas de servicios públicos, pues, de no ser así, las mismas tendrían que llevar doble contabilidad, presentar dos estados financieros, dos clases de planes, proyectos, programas, etc., lo cual escapa a toda lógica. No queda duda, entonces, que basta que una empresa de servicios públicos maneje fondos o bienes públicos, no importa en qué porcentaje de su capital, para que la respectiva contraloría ejerza sobre ella el control fiscal que constitucional y legalmente le ha sido asignado, pues es su deber velar por la forma como dichas empresas invierten y manejan tales fondos”.

2. CARACTERÍSTICAS DE LAS EMPRESAS DEL SECTOR SERVICIOS PÚBLICOS DE CAPITAL MIXTO.
 

• Se rigen por el derecho privado, la Ley de Servicios Públicos 142 de 1994, modificada por la Ley 689 de 2001; en materia de telecomunicaciones por la Ley 1341 de 2009.

• No están obligados a la aplicación de la Ley de Presupuesto decreto 111 de 1996, el presupuesto se considera como una herramienta de planeación.

• Se encuentran bajo libertad regulada y/o vigilada de cada una de las Comisiones de Regulación de los diferentes Sectores: (Sectores de Acueducto, Alcantarillado y Aseo, Energía y Gas, y Comunicaciones)

• La Superintendencia de Servicios Públicos ejerce control de gestión y resultados específicamente sobre la prestación del Servicio Público domiciliario.

• Son autónomas en la toma de decisiones de inversión.

• Buscan la rentabilidad del negocio.

2.1. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DE CAPITAL MIXTO 

EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DE CAPITAL MIXTO
SECTORJETOS DE CONTR(sic)COMPOSICIÓN ACCIONARIA %
DIRECTA DEL D.C.INDIRECTA DEL D.C.OTROSTOTAL COMPOSICIÓN
No. Acciones%No. Acciones% EPS Mixta% DistritoNo. Acciones%No. Acciones%
TELEC.ETB3.074.421.94386,6462.747.4231,771,53411.495.40611,59474.242.829100,00
COLVATEL8.088.100.44088,1676,381.086.274.00411,849.174.374.444100,00
TIGO10.800.00025,0021,6632.400.00174,9943.200.00199,99
ENERGÍA Y GASEEB70.023.92281,5447.1640,060.0515.800.47918,4015.847.643100,00
EMGESA76.710.85151,5141,9772.203.47748,49148.914.328100,00
CODENSA71.620.97351,5041,9760.472.30148,50132.093.274100,00
TGI75.982.23897,9779,881.567.7622,0377.550.000100,00
GAS NATURAL9.229.12124,9920,3775,019.229.121100,00
EEC82,0066,8318,00-100,00
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADOEAAB100,0-100,00
AGUAS BOGOTÁ14.88099,200,8-100,00
GESTAGUAS622.00086,0086,00101.25514,00723.255100,00

 

3. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA A APLICAR EN LA ESP DONDE EL D.C. POSEA UNA PARTICIPACIÓN > o = al 50% Y < o = al 90% 

La siguiente metodología se establece para evaluar en términos de eficiencia, eficacia y economía, la gestión de las Empresas de servicios públicos, donde el distrito capital posee una participación > o = al 50% y < o = al 90%, donde se tendrán en cuenta los siguientes componentes de integralidad, para el desarrollo del ejercicio auditor:

1. Evolución de la empresa frente al sector

2. Auditoría de control sobre la gestión financiera

3. Auditoría sobre los resultados de la gestión contractual

4. Concepto sobre los sistemas de gestión y control empresarial12

5. Evaluación y concepto sobre responsabilidad social empresarial y ambiental.

Para tal efecto, se aplicarán, programas y procedimientos de auditoría, lineamientos de la alta dirección y del proceso macro.

12. Es el entendido en el artículo 46 de la Ley 142 de 1994, como el conjunto de actividades de planeación y ejecución, realizado por la administración de cada empresa, para lograr que sus objetivos se cumplan. No aplica la Ley 87 de 1993.

3.1. Objetivos 

— Determinar los avances y logros empresariales que apunten al cumplimiento de la política social definida para cada uno de los sectores y/o empresas.

Instrumentos a tener en cuenta: Documentos Conpes, Plan de Desarrollo Nacional, Plan de Desarrollo Distrital, Plan Estratégico Empresarial y demás normatividad del Sector donde este consignada la política pública.

— Calificar la Gestión Financiera, contextualizar a la empresa frente al sector, encontrar sus niveles de riesgo, conceptuar sobre la eficiencia y eficacia en la inversión de los recursos y la generación de valor para sus accionistas.

Instrumentos: Estados Financieros, Contratación, Programas, Proyectos y Metas., indicadores financieros y de generación de valor

— Evaluar la legalidad de las operaciones financieras, administrativas, económicas y demás, con el fin de establecer que se hayan realizado conforme al ordenamiento jurídico vigente.

— Conceptuar sobre el grado de aplicación y efectividad de los Sistemas de Control.

Instrumentos: Plan Estratégico Corporativo, Plan de negocios, Plan Financiero, Sistemas de Gestión de Calidad, Informes de Control Interno, Planes de Acción, Instrumentos de Mejora Continua.

— Establecer el grado de avance empresarial para atender los compromisos en materia de responsabilidad social empresarial y ambiental.

Instrumentos: Programas y Proyectos, prácticas y políticas socialmente responsables, definidas dentro del marco de los derechos humanos y condiciones laborales; así como la aplicación del principio de transparencia y los lineamientos de anticorrupción.

Para calificar en términos de eficiencia y eficacia se debe tener en cuenta lo siguiente.

Principio de eficiencia

Evalúa la relación existente entre los recursos utilizados en la producción de bienes y/o servicios frente a los resultados obtenidos. Este principio permite evaluar la asignación de los recursos humanos, físicos y financieros de las Empresas de Servicios Públicos, con el fin de determinar si dicha asignación fue óptima para la maximización de los resultados.

Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos.

OBJETIVOSCRITERIOS A TENER EN CUENTA
Medir la productividad administrativa y operativa.
Establecer la rentabilidad como indicador principal de eficiencia.
Evaluar la celeridad y los costos de los procesos productivos, utilizados en la transformación de recursos.
Evaluar el beneficio derivado de los diferentes proyectos y programas realizados por las ESP.
AtributosCantidad: Volumen de productos y/o servicios producidos.
Calidad: Características necesarias de un bien o servicio para satisfacer una necesidad específica.
Costo: Cuantificación de factores productivos utilizados en la producción de un bien o servicio.
ProcedimientoExamine:
• El empleo de medidas exactas y reales de desempeño.
• La comparación del rendimiento con una norma.
• El empleo de datos de rendimiento que permitan el mejoramiento de la productividad.
• La consideración de la variación de costos de productos y servicios del entorno.

Principio de eficacia

Es el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes y servicios producidos.

Al analizar la eficacia es importante aislar los efectos internos de los externos. Estos últimos son aquellos que afectan la entidad sin estar a su alcance su modificación.

OBJETIVOSCRITERIOS A TENER EN CUENTA
Determinar el logro de metas relacionadas con la cobertura en la producción de bienes y/o servicios.
Verificar el grado de cumplimiento de objetivos, planes y programas institucionales y sectoriales frente a las políticas de desarrollo económico y social determinada por el Gobierno.
Medir el cumplimiento de resultados frente al plan indicativo.
Evaluar la oportunidad, cantidad y calidad del bien o servicio entregado al usuario.
Establecer el grado de cobertura del servicio prestado.
AtributosCantidad: Volumen o número de bienes y servicios generados en el tiempo.
Calidad (Pertinencia): Características necesarias que un bien o servicio debe tener para satisfacer una necesidad específica.
Oportunidad: Cumplimiento de metas en un tiempo acordado, en el momento en el que la ciudadanía lo necesita.
ProcedimientoEvaluar si la entidad:
• Tiene políticas, objetivos y metas, debidamente autorizados.
• Las políticas, objetivos y metas son claras, suficientes, relevantes, cumplibles y confiables.
• Identifica y precisa los objetivos de los programas y sus efectos.
• Evalúa la efectividad de los programas e informa sus resultados.
• Cuenta con sistemas de información y procesos bien definidos para el logro de objetivos.
• Tiene prácticas administrativas consistentes con objetivos y metas.
• Imparte instrucciones consistentes con
las prácticas administrativas.
• Advierte conflictos entre los objetivos,
metas y/o prácticas adoptadas.

3.2. Programas a desarrollar por componentes de integralidad 

3.2.1. Evolución de la empresa frente al sector 

Análisis del sujeto de control, frente al sector a que pertenece, el cumplimiento de las políticas internas, externas.

ASPECTOS A EVALUARALGUNOS INSTRUMENTOS A TENER EN CUENTA
1. De acuerdo con la particularidad y dinámica de cada empresa La corresponsabilidad de los diferentes planes de gestión con las políticas y/o directrices de cada sector.• Documentos Conpes.
• Normatividad del sector donde este establecida y/o formulada la política y/o directriz.
• Plan de gestión
• Formulación de proyectos
• Estudios sectoriales, entre otros: los publicados por las comisiones de regulación, las superintendencias, y/o interesados en los temas sectoriales.
• El encargo de auditoría.
• El análisis de los indicadores, base para la evaluación de la gestión financiera.
2. El cumplimiento de los programas, proyectos y metas establecidos en los planes de gestión y su participación en el crecimiento del sector.

3.2.2. Auditoría de control sobre la gestión financiera 

Para su evaluación se desarrollaran programas que le permitan al auditor contextualizar la empresa frente al sector, encontrar sus niveles de riesgo, conceptuar sobre la eficiencia, eficacia y economía en la inversión de los recursos y la generación de valor para sus accionistas. Se debe tener en cuenta en especial, las características del mercado en el cual opera cada empresa.

Para el análisis se debe tener en cuenta y analizar el informe del revisor fiscal, si es del caso se deberán pedir aclaraciones o adiciones para comprender los procedimientos que utilizó para dictaminar los estados financieros.

ASPECTOS A EVALUARALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
A. Revisión y validación contable para efectos de la elaboración del análisis financiero.• Cumplimiento de la normatividad contable
• Reclasificación de cuentas
• Conciliaciones
• Informe del revisor fiscal
• Los demás que considere el auditor necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
B.Alarmas que se pueden percibir con la lectura de los Estados Financieros.
• Comportamientos fuera de lo normal.
• Diferencias con tendencias del sector
• Crecimientos y/o decrecimientos desmesurados sin explicación.
• Disminución sostenida de los ingresos operacionales o de las utilidades.
• Participación en el mercado.
• Comportamiento irregular del costo de operación.
• Crecimiento de la Cuenta por Cobrar mayor que el crecimiento de las ventas (Problemas de administración de cartera).
• Dividendos cercanos o superiores a las utilidades del periodo.
• Provisiones insuficientes.
• Crecimiento inesperado de cuentas por pagar.
• Ingresos extraordinarios-su origen.
• Disminución en el margen bruto-causas.
• Inversiones-financiación.
• Aumento en el nivel de endeudamiento-causas.
• Efectividad en las políticas de austeridad en el gasto.
• Análisis vertical y horizontal de los estados financieros.
• Contratación Suscrita.
• Políticas de repartición de utilidades.
• Informe del revisor fiscal
• Soportes de las provisiones
• Portafolio de inversiones y deuda pública. Tenga encuesta la metodología impartida por la dirección de economía y finanzas.
• Políticas de austeridad.
• Los demás que considere el auditor necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
C.Análisis de los siguientes Indicadores:
De liquidez
Razón corriente
Solidez
Estabilidad financiera
De eficiencia
Rotación de inventarios
Rotación de cartera
Promedio diario de ventas
Número de días de cobro de cartera
Capital de trabajo neto
Rotación del capital de trabajo
Rotación de activos.
Relaciones de apalancamiento
Endeudamiento total
Apalancamiento financiero
Endeudamiento financiero a corto plazo
Endeudamiento financiero a largo plazo
De eficacia
Índices de rentabilidad
Margen bruto
Margen operacional
Margen neto
Rendimiento del patrimonio
Rendimiento del activo total
Rendimiento del activo de operación
Rentabilidad del activo después de impuestos
De productividad
Eficiencia Administrativa
Productividad del Capital de Trabajo
Gastos por Empleado
Ingresos por Empleado
D. Generación de valor económico para el accionista (distrito capital) Ebitda
Margen Ebitda
Utilidad operativa antes de impuestos UODI
Costo de capital promedio ponderado CCPP
EVA
El análisis de los indicadores debe efectuarse a partir de las siguientes premisas:
El análisis de las relaciones financieras, por si solas no pueden determinar si obedecen a situaciones favorables o desfavorables, por lo que se hace necesario establecer estándares de comparación, a saber:
• Conceptos propios del auditor, a partir de la información obtenida a lo largo de la auditoría.
• Los resultados de años anteriores de cada una de las razones o indicadores de la misma empresa.
• Las razones o indicadores definidos por la Empresa, permite adicionalmente medir la gestión.
• Las razones o indicadores promedio calculadas para el sector al cual pertenece la empresa.

Cálculo del EVA 

Desde el punto de vista funcional de una empresa, si de los ingresos operacionales se deduce la totalidad de los costos operacionales, el valor de los impuestos y el costo de oportunidad del capital, se obtiene el valor económico agregado durante el período. Como se puede observar, esta metodología de medición considera la productividad de todos los factores utilizados para desarrollar la actividad empresarial. En otras palabras, el EVA es el resultado alcanzado una vez se han cubierto todos los gastos y satisfecho una rentabilidad mínima esperada por parte de los accionistas.

Cuando una empresa financia sus activos con recursos de terceros a una tasa de interés y de allí se produce una mayor rentabilidad de los activos, dicho proceso genera un excedente que incrementa la rentabilidad de los propietarios de la empresa.

El análisis de rentabilidad es uno de los componentes básicos para el cálculo del valor económico agregado, EVA, cálculo que se hace comparando la rentabilidad de los activos de los que dispone la empresa para generar utilidades con el costo en que se incurre por tener dichos activos.

Así las cosas, el valor económico agregado se determina de la siguiente manera: Si el costo promedio de capital (CPC): Costo de los recursos aportados por terceros y los aportados por los dueños de la empresa, se multiplica por el monto del capital invertido, se obtiene el costo por el uso del capital. Si a la utilidad operacional después de impuestos (UODI) se le descuenta el costo promedio de capital, se obtiene el valor económico agregado que la empresa fue capaz de generar durante el período. De esta forma, a partir del balance general y del estado de resultados el valor económico agregado —EVA— se puede representar de la siguiente manera: (ver diagrama explicativo).

Para determinar el incremento de valor para la empresa, el EVA se debe calcular después de impuestos, lo que implica que el costo de capital debe calcularse de dicha forma y la utilidad operacional se debe tomar después de impuestos, UODI.

Tal como se puede observar, el valor económico agregado (EVA) es el valor creado por una empresa durante un período determinado y se diferencia de la utilidad del ejercicio (UN) y de la utilidad por acción (UPA) básicamente porque estas últimas no reflejan el costo de capital de los dueños de la empresa (patrimonio).

Diagrama explicativo para el cálculo del EVA 

Grafico página 134 RR 7 DE 2011 - CBTA
Grafico página 135 RR 7 DE 2011 - CBTA
 

VALOR ECONÓMICO AGREGADO (EVA)

Proceso que se puede representar a través de la siguiente fórmula:

EVA = UODI – (CPC * INVERSIONES) 

Donde:

UODI: Utilidad operacional antes de los gastos financieros y después de impuestos (en inglés corresponde a la sigla NOPAT: net operating profit after Taxes).

CPC: Costo promedio de capital.

3.2.3. Auditoría sobre los resultados de la gestión contractual.

ASPECTOS A EVALUARALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
Evaluar la gestión contractual frente al objetivo misional del sujeto de control y el valor agregado de la misma.i. Manual de contratación en concordancia con los principios constitucionales.
ii. Objeto contractual.
iii. Precios del mercado.
iv. Relación costo beneficio.
v. Las demás que sean necesarias para permitir la evaluación fiscal.

3.2.4. Concepto de los sistemas de control

ASPECTOS A EVALUARALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
1. Evalúe la pertinencia de los informes sobre la gestión que prepara Control Interno.
2. Evalúe el resultado y la tendencia de los indicadores de gestión que se hayan definido.
3. Evalúe la implementación y ejecución de los planes de mejoramiento que se adelantan como resultado de las auditorías internas, así como aquellos que se suscriban de manera conjunta con la Contraloría de Bogotá u otros organismos de control.
Plan de gestión.
Procesos y procedimientos establecidos.
Informes de la auditoría interna producto de la evaluación y vigilancia de los sistemas de control.
Plan de mejoramiento control interno.
Plan de mejoramiento de la contraloría y/o otros órganos de control.
Matriz o mapa de riesgos.

3.2.5. Evaluación y concepto sobre responsabilidad social empresarial y ambiental

ASPECTOS A EVALUARALGUNOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
• La incorporación de prácticas y políticas socialmente responsables, definidas dentro del marco de los derechos humanos y condiciones laborales.
• Proyectos de inversión, enfocados al cumplimiento de la política de responsabilidad social empresarial.
• Cumplimiento de las metas establecidas en los proyectos formulados para atender los requerimientos de la normatividad en el contexto del plan de gestión ambiental.
• Desempeño ambiental institucional.
• Política que delimita el Clima Organizacional.
• Programas de Bienestar social.
• Programas de Capacitación.
• Programa de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional.
• Cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
• Política definida relacionada con el proceso de atención al cliente (Atención PQR,s).
• Inversiones en programas y proyectos dirigidos a mejorar la calidad de vida de la comunidad del área de influencia de las acciones de la empresa.
• Normatividad de la dirección de medio ambiente
• Resultados de implementación de programas de ahorro y uso eficiente de agua, energía, manejo de residuos sólidos y control de emisiones a la atmósfera

4. CALIFICACIÓN METODOLOGÍA 

4.1. Ponderación de variables 

La metodología utilizada es coeficiente de ponderación a través de expertos - MÉTODO DELPHI “Técnica prospectiva para obtener información esencialmente cualitativa, pero relativamente precisa, acerca del futuro. Consiste básicamente en solicitar de forma sistemática las opiniones de un grupo de expertos, pero prescindiendo de la discusión abierta, lo que permite evitar los inconvenientes de ésta (influencia de factores psicológicos: persuasión, resistencia al abandono de las opiniones públicamente manifestadas, efecto de la opinión mayoritaria, etc.)”.

Consolidación de la calificación por entidad

VariablesPonderación
Evolución de la empresa frente al sector8
Auditoría de control sobre la gestión financiera40
Auditoría sobre los resultados de la gestión contractual30
Concepto sobre el control interno10
Concepto sobre responsabilidad social empresarial y Ambiental12
SUMATORIA100%

4.2. Rango de calificación para obtener el concepto 

CONCEPTO DE GESTIÓNPUNTUACIÓN
FAVORABLEMayor o igual 75
FAVORABLE CON OBSERVACIONESMenor 75, mayor o igual a 60
DESFAVORABLEMenor a 60

NOTA: El resultado de la aplicación de ésta metodología dará lugar al Fenecimiento o no de la cuenta rendida por el Sujeto de control.

4.3. Calificación de las variables 

4.3.1. Evolución de la empresa frente al sector 

ASPECTOS A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. De acuerdo con la particularidad y dinámica de cada empresa.
La corresponsabilidad de los diferentes planes de gestión con las políticas y/o directrices de cada sector.
4%
2. El cumplimiento de los programas, proyectos y metas establecidos en los planes de gestión y su participación en el crecimiento del sector.4%
SUMATORIA8%

4.3.2. Auditoría de control sobre la gestión financiera 

ASPECTOS A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Revisión y validación contable para efectos de la elaboración del análisis financiero. Alarmas que se puede percibir con la lectura de los estados financieros20%
2. Análisis de Indicadores20%
SUMATORIA40%

4.3.3. Auditoría sobre los resultados de la gestión contractual 

ASPECTOS A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
Evaluar la gestión contractual frente al objetivo misional del sujeto de control y el valor agregado de la misma.30%
SUMATORIA30%

4.3.4. Concepto sobre los sistemas de control y gestión de calidad 

ASPECTOS A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. Evalúe la pertinencia de los informes sobre la gestión que prepara Control Interno.4%
2. Evalúe el resultado y la tendencia de los indicadores de gestión que se hayan definido.3%
3. Evalúe la implementación y ejecución de los planes de mejoramiento que se adelantan como resultado de las auditorías internas, así como aquellos que se suscriban de manera conjunta con la Contraloría de Bogotá3%
SUMATORIA10%

4.3.5. Evaluación y concepto sobre responsabilidad social empresarial y ambiental 

ASPECTOS A EVALUARCalificación (1)Porcentaje (2)(1)*(2)/100
1. La incorporación de prácticas y políticas socialmente responsables, definidas dentro del marco de los derechos humanos y condiciones laborales; así como la aplicación del principio de transparencia y los lineamientos de anticorrupción.6%
2. Proyectos de inversión, tendientes a ampliar la cobertura, garantizar la continuidad y la calidad en la prestación del servicio.
Cumplimiento de las metas establecidas en los proyectos formulados para atender los requerimientos de la normatividad en el contexto del PGA. Y Normatividad de la Dirección de Medio Ambiente.
6%
SUMATORIA12%

5. DESCRIPCIÓN DE LA METODOLOGÍA A APLICAR EN LA ESP DONDE EL D.C. POSEA UNA PARTICIPACIÓN < al 50% 

JUSTIFICACIÓN 

Teniendo en cuenta que, cuando una empresa tiene participación del 50% o más, ésta consolida la información financiera de sus filiales de manera permanente. Por el contrario, cuando la participación es menor al 50%, dichos resultados no se consolidad por la empresa matriz, si no que directamente entran como participación a través de dividendos al final de cada vigencia.

De acuerdo a lo anterior, es de resaltar que, cuando el D.C. tiene participación indirecta (< al 50%) el control lo asume directamente la filial, por lo que el D.C. solo está a la espera de la rentabilidad financiera que le genere dicha inversión.

METODOLOGÍA A APLICAR 

Para esta modalidad de empresas solo se aplicarán los componentes de integralidad 1, 2 y 5 definidos en esta metodología, no se emitirá fenecimiento de la cuenta y solo habrá lugar a un informe que de cuenta sobre los resultados de la gestión empresarial en términos de rentabilidad financiera, su aporte en responsabilidad social empresarial y ambiental y los avances logrados en términos operacionales y de generación de ingresos, dentro del crecimiento del sector a que pertenece.

FORMATO CÓDIGO 4010009

ANEXO 10 

MUESTRA DE AUDITORÍA POR COMPONENTES DE INTEGRALIDAD 

CONTENIDO INTRODUCCIÓN 

1. ANTECEDENTES 

2. OBJETIVO 

3. NORMATIVIDAD 

4. DEFINICIONES 

5. APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS 

6. SELECCIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA 

6.1. Tipos de selección

6.1.1. A criterio, subjetivo o no aleatorio

6.1.2. En bloque o grupo

6.1.3. Por métodos o muestreo estadístico

7. PLANES DE MUESTREO ESTADÍSTICO 

7.1. Muestreo por atributos

7.1.1. Muestreo de estimación de atributos

7.1.2. Muestreo de aceptación de atributos

7.1.3. Muestreo de descubrimiento de atributos

7.2. Muestreo por variables

7.3. Muestreo por cantidad monetaria

8. TÉCNICAS DE SELECCIÓN DE LA MUESTRA 

8.1. Muestreo aleatorio simple (MAS)

8.2. Muestreo sistemático

8.3. Muestreo estratificado

8.4. Muestreo por conglomerados

9. APLICACIÓN POR COMPONENTES DE INTEGRALIDAD 

9.1. Evaluación del control interno

9.2. Evaluación de los estados contables

9.3. Evaluación a la contratación

9.59.5. Evaluación del plan de desarrollo y balance social

9.69.6. Evaluación de la gestión ambiental

10. MODELO DE FICHA TÉCNICA 

11. CONCLUSIÓN BIBLIOGRAFÍA 

INTRODUCCIÓN

La Contraloría de Bogotá comprometida con el fortalecimiento de sus procedimientos de auditoría y con el fin de dar cumplimiento a requerimientos de los organismos de control y vigilancia internos y externos, quiere garantizar la representatividad de los resultados de sus auditorías, para lo cual la Dirección Técnica de Planeación pone a consideración de todos los servidores públicos que la integran, el presente documento; el cual seguramente podrá mejorarse con todas las sugerencias, correcciones y observaciones que se lleguen a formular.

El documento es fruto del grupo interno de trabajo de la dirección, el apoyo de la “Metodología Selección de la Muestra de Contratos para la Auditoría” elaborada por la Dirección de Economía y Finanzas Distritales a finales del año 2009 y de los aportes de los delegados de las direcciones sectoriales, que permitieron identificar aquellos aspectos claves para la selección de la muestra de auditoría en cada componente de integralidad a auditar y poder obtener conclusiones para calificar la gestión fiscal, tal como lo establece la Constitución y la Ley. Considerando los aportes efectuados por las direcciones sectoriales, con base en las experiencias vividas al interior de los equipos auditores que han puesto en práctica el documento de la Dirección de Economía y Finanzas Distritales, para la construcción de la presente herramienta se procedió a extractar apartes puntuales del mismo.

Es de precisar que los auditores pueden lograr la muestra de auditoría con base en el juicio profesional o mediante la aplicación de técnicas de muestreo estadístico, tal como se presenta más adelante; siempre y cuando tengan en cuenta que la importancia relativa en el terreno contable es diferente a la de la auditoría y que la revelación suficiente no es igual a la relevancia de la información.

Finalmente, es de aclarar también que el presente documento tiene un carácter estrictamente didáctico que pretende ajustarse a las necesidades de nuestra entidad, sin llegar a constituirse en un manual o tratado sobre el tema, dado que existen estupendas obras para consultar, tal como las citadas en la Bibliografía.

1. ANTECEDENTES 

Conforme el mandato legal, el control fiscal debe efectuarse de manera posterior, integral y selectiva, entendiendo por selectiva aquella elección de la muestra representativa a través de un procedimiento técnico para llegar a conclusiones certeras de una población o universo puesto a disposición de los auditores por los sujetos de control en los formatos y documentos electrónicos en el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal-SIVICOF, de acuerdo a la normatividad vigente.

Por lo anterior, cuando el legislador incluyó la selección de la muestra con un procedimiento técnico, no significó que se deba eliminar el juicio y criterio profesional del auditor, sino que se deben diseñar mecanismos que hagan que la selección no sea subjetiva, para que luego de ser evaluada conduzca a resultados certeros. En aplicación de la teoría estadística, se considera que los diseños muéstrales son probabilístico y no probabilístico, en donde en los primeros cada unidad o elemento de la población o universo tiene asignada alguna probabilidad de ser seleccionada en la muestra de auditoría.

En la historia del ejercicio de control fiscal no se le ha brindado importancia a este aspecto fundamental y casi siempre ha primado el libre juicio de los auditores o jefes de turno, procedimiento que se considera improcedente y contrario a lo prescrito en la Ley 42 de 1993, dado que descuida un aspecto fundamental como lo es el de representatividad y por consiguiente afecta la calificación de los principios de gestión fiscal de Eficiencia, Eficacia, Economía, Equidad y Valoración de Costos Ambientales.

Al interior de la Contraloría de Bogotá en los últimos 25 años se han expedido manuales para el ejercicio de control fiscal; a continuación citaremos algunos de ellos, iniciando con el MANUAL DE CONTROL FISCAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL, adoptado con la Resolución Reglamentaria No. 03 del 22 de enero de 1986, expedido por el Contralor Alvaro Francisco Camacho Borrero. Manual que operó cuando se hacia el control previo.

Posteriormente y ya en vigencia el control posterior, se expidió el MANUAL DE CONTROL FISCAL PARA SANTAFÉ DE BOGOTÁ, adoptado mediante la Resolución Reglamentaria No. 018 del 25 de mayo de 1993 por el Contralor Carlos Ariel Sánchez Torres. En este manual se toca el tema de manera general en el Capítulo IV del Título Primero en el Numeral 5.-Prueba Selectiva en Auditoría y de manera específica en el Capítulo I del Título Tercero Numeral 5, en el Capítulo II del mismo Título Tercero en el Numeral 10 y en el Capítulo I del Título Sexto en el Numeral 4.

Bajo la autoría del profesor universitario Adolfo Cortés Pérez, en junio de 1995 se publicó la obra APLICACIONES DE LA ESTADÍSTICA EN EL CONTROL FISCAL, siendo Contralor de Bogotá Camilo Calderón Rivera. Sin entrar en la crítica, se puede afirmar que allí se asumió el conocimiento de la Estadística por parte de todos los auditores al servicio de la Contraloría de Bogotá, se presentaban ejemplos y ejercicios, en la mayoría de los casos, no puntuales a las actividades desarrolladas por nuestros sujetos de control, no tuvo la presentación y difusión debida y los cálculos, cuadros y gráficas venían en anexos que abarcaban más de la mitad de la obra, lo cual la hacía confusa y poco didáctica.

Le siguieron el MANUAL PARA EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN DE CONTROL FISCAL A CARGO DE LAS UNIDADES SECTORIALES DE LA CONTRALORÍA

DE SANTA FE DE BOGOTÁ, adoptado mediante la Resolución Reglamentaria No. 032 del 28 de Octubre de 1996 suscrita por el Contralor Distrital Camilo Calderón Rivera. En este manual se toca el tema en el Capítulo IV del Título Segundo en los Artículos 58-Selección de la Muestra, 59-Representatividad de la Muestra y 60-Objetividad de la Muestra y en el Capítulo II del Título Tercero en el Literal b del Artículo 72-Metodología para la Evaluación del Plan de Desarrollo.

Durante la gestión del Contralor Distrital Ovidio Claros Polanco se derogó la resolución citada anteriormente y se adoptó el MANUAL PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL DE LA CONTRALORÍA DE SANTAFÉ DE BOGOTÁ, D.C. mediante la Resolución Reglamentaria No. 035 de Octubre de 1999. En este manual se toca el tema que nos ocupa de manera general en el Capítulo III del Proceso de Evaluación de la Gestión Fiscal, en el numeral 3.2.2.4.- Muestra.

Pero sin a lugar a dudas, el más recordado de todos ha sido el MANUAL DE FISCALIZACIÓN PARA BOGOTÁ, D.C.-MAFISBO 1.0. adoptado mediante la Resolución Reglamentaria 054 del 8 de noviembre de 2001, armonizado posteriormente con el Sistema de Gestión de Calidad con la Resolución Reglamentaria No. 036 del 17 de junio de 2003, resoluciones expedidas por el Contralor de la época Juan Antonio Nieto Escalante. Dicho manual construido por los grupos facilitadores del cual hacían parte varios de nuestros compañeros, pretendía unificar criterios en materia de vigilancia y control fiscal para el Distrito Capital y brindaba instrumentos metodológicos para realizar auditorías de calidad con observancia de Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas, bajo los sistemas de control definidos, tales como el Financiero, de Legalidad, de Gestión y Resultados, Revisión de Cuentas y Evaluación de Control Interno.

Como se puede observar, durante la gestión de cada Contralor Distrital en los últimos años, se han adoptado manuales para el ejercicio de la función de control fiscal; sin embargo, en ellos no se logró consolidar una metodología que le permita a los auditores contar con una herramienta técnica y de fácil aplicación a la hora de seleccionar las respectivas muestras de auditoría por cada uno de los componentes de integralidad definidos.

2. OBJETIVO 

Construir un documento que permita a los auditores destacados en cada sujeto de control, seleccionar la muestra de auditoría para los diferentes componentes de integralidad a auditar conforme el Memorando de Planeación; muestra que se consignará en la parte pertinente del Programa de Auditoría respectivo.

3. NORMATIVIDAD 

Para tal efecto se transcriben, entre otras, las siguientes:

Artículo 267 de la Constitución Nacional: “Dicho control se ejercerá en forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establezca la Ley”.

Artículo 4º de la Ley 42 de 1993: “El control fiscal es una función pública, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles.

Este ejercicio será ejercido en forma posterior, y selectiva por la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales y municipales, los auditores, las auditorías y las revisorías fiscales de las empresas públicas municipales, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establecen en la presente ley”.

Artículo 5º de la Ley 42 de 1993: “Para efectos del artículo 267 de la Constitución Nacional se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos.

Por control selectivo se entiende la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal”.

4. DEFINICIONES 

Para los efectos didácticos de este documento, se definen los siguientes conceptos:

Componente de integralidad13: corresponde a cada uno de los aspectos a evaluar programados en el Memorando de Encargo de Auditoría y en el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría. Incluye aspectos como la evaluación de los Estados Contables, Contratación, Presupuesto, Plan de Desarrollo, Balance Social, Control Interno y Gestión Ambiental.

Población o universo: es el conjunto de unidades o elementos sujetos a estudio con el propósito de obtener un resultado, en el cual los atributos de las mismas son comunes. Se afirma igualmente que, un individuo o unidad estadística, es cada uno de los elementos que componen una población.

Población finita: cuando el número de elementos que la componen es limitado, caso contrario es Población Infinita.

Prueba selectiva: es un procedimiento que permite al auditor concluir sobre las características de la población o universo objeto de estudio mediante el análisis de la muestra extraída. Por lo mismo, permite simplificar la labor de medición, evaluación o verificación al auditor.

Muestra14: parte representativa de un universo, que permite inferir sobre el comportamiento de la población total.

Tamaño muestral: es el número de unidades o elementos que se toman para estudio.

Atributos: son características cualitativas que puede poseer una unidad o elemento en la población.

Variable: es la característica que puede poseer una unidad o elemento en la población y que se presta para ser medible y expresarse en cantidades.

Variable cualitativa: se refieren a características que no pueden ser medidas con números.

Variable cuantitativa: es aquella que se expresa mediante un número y por lo tanto permite efectuar operaciones aritméticas con ella, donde podemos distinguir las siguientes:

Variable discreta: aquella que está constituida por valores enteros que están separados unos de otros; es decir, aquella que no admite valores intermedios.

Variable continúa: es la que permite expresar valores fraccionarios de la característica del elemento; es decir, aquella que puede tomar valores comprendidos entre dos números.

13. Procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoría 

14. Ibídem 

Estadística15: se refiere a un sistema o método de recolección, organización, análisis y descripción numérica de información. También se puede decir que la Estadística estudia el comportamiento de los fenómenos de grupo. Otra definición dice que es un conjunto de teorías y métodos que han sido desarrollados para tratar la recolección, el análisis y la descripción de datos muestrales con el fin de extraer conclusiones útiles. Su función primordial es apoyar al investigador al decidir sobre el parámetro de la población de que procede la muestra16.

Estimador17: es la medida que describe una característica de la muestra, obtenida mediante la aplicación de promedios, proporciones, tasas, razones, varianza, desviaciones típicas, etc. Según la definición de la Auditoría y Gestión de los Fondos Públicos de Francisco Julián Chico, el Estimador es la “Fórmula o estadístico que sirve para estimar un parámetro de una población. Se expresa corrientemente como una función de los valores muéstrales y, por consiguiente, es también una variable aleatoria, cuya distribución conviene conocer para poder cuantificar la fiabilidad de la correspondiente estimación. Según prescribe la teoría de la inferencia estadística, un buen estimador debe verificar determinadas condiciones, como las de ser insesgado, consistente, eficiente y suficiente…”.

Parámetro: es la descripción de una determinada característica de las unidades o elementos en la población o universo.

Riesgo de auditoría18: se considera lo opuesto a la seguridad general de la auditoría; es el máximo posible que el auditor está dispuesto a sumir, de que en conjunto, los errores excedan a la importancia y no sean detectados durante la auditoría.

RA = RI x RCI x RD

Donde:

RI = Riesgo inherente (Alto, Moderado y Bajo)

RCI = Riesgo de Control Interno (Alto, Moderado y Bajo)

RD = Riesgo de Detección

Proyección de errores19: realizado cuando la muestra seleccionada no cubre un porcentaje representativo de la población o universo.

15. Definición del libro de Ciro Martínez Bencardino Estadísticas y muestreo. 

16. Definición del libro de Lincoln L. Chao Estadística para las ciencias administrativas. 

17. Definición del libro de Ciro Martínez Bencardino Estadísticas y muestreo. 

18. Tomado de la Importancia de Medir el Riesgo de Auditoría de Armando Ortiz Bojacá. 

19. Tomado de la Guía Audite 4.0 de la CGR. 

Grafico página 142 RR 7 DE 2011 - CBTA
 

Donde:

Ep = Errores proyectados o error extrapolado (es la proyección de la salvedad sobre la cuenta con base en el resultado del análisis de la muestra).

Ed = Errores detectados (es la sumatoria de las sobreestimaciones, subestimaciones o incertidumbres determinadas en el análisis de la muestra).

U = Universo (saldo de la cuenta o subcuenta al cierre del ejercicio).

Ms = Muestra seleccionada (es el monto de la cuenta estimado al aplicar el porcentaje que resulta de restar del 100% el nivel de confianza).

Se debe considerar que a si el error detectado es mayor al error tolerable, la hipótesis estadística no se ha cumplido y se tiene que recalcular el riesgo de auditoría y consecuentemente ampliar la muestra seleccionada. Es importante que las observaciones de auditoría proyectadas indiquen que la observación fue proyectada basada en el nivel de confianza definido.

5. APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS 

La evaluación económica, financiera, de gestión y resultados con base muestras de auditoría técnicamente seleccionada, debe proporcionarle al auditor una conclusión general sobre la gestión de los gestores públicos que manejen fondos o bienes del estado. Por lo mismo, la muestra seleccionada una vez evaluada debe permitir conclusiones con un alto nivel de confianza, la cual se consignará en los papeles de trabajo del responsable de ejecución del programa de auditoría respectivo, con el fin de reconstruirla cuando sea necesario y poder demostrar que la misma no fue subjetiva o manipulada.

Por lo anterior, en desarrollo de los programas de auditoría aprobados previamente en comité técnico sectorial, se aplicarán pruebas de cumplimiento, sustantivas y analíticas de tal manera que ellas conduzcan a la obtención de evidencia relacionada, suficiente, pertinente y competente para respaldar las afirmaciones, opiniones, conceptos y conclusiones del auditor tendientes a evaluar la gestión fiscal de los gestores públicos a través de los diferentes componentes de integralidad definidos en el procedimiento de memorando de planeación y programas de auditoría.

Se entiende por pruebas de cumplimiento las que tienen como finalidad comprobar la efectividad de un sistema de control establecido al interior del sujeto de control, que le garantiza el cumplimiento de las políticas, planes y programas según su misión y visión. En consecuencia, el propósito de estas pruebas es el de obtener evidencia suficiente sobre la eficacia del control interno, más no sobre la transacción u operación en particular.

Para llevar a cabo estas pruebas se deben considerar uno de los tres siguientes métodos:

• Gráfica de flujo por medio de la cual se identifican puntos críticos.

• Cuestionarios de control interno.

• Proceso descriptivo de las diversas funciones que se ejecuten.

En un sistema de control interno resaltan operaciones o aspectos básicos, que se clasifican en:

• Autorización: es el establecimiento de si las operaciones o transacciones se ajustan a las políticas del sujeto de control, lo que implica el estudio de niveles jerárquicos, manuales de funciones, atribuciones y accesos permitidos.

• Comparación: es el examen conjunto de operaciones o transacciones terminadas para que los documentos sean concordantes.

• Comprobación: es la repetición de la ejecución de la operación de control

• Numeración consecutiva: es el examen independiente de documentos terminados para establecer que los números o series están completos.

• Totales de control: es el seguimiento de la ejecución de la operación comparando un total con otro (conciliación).

• Asuntos y documentos pendientes: es la observación que se hace sobre los asuntos y documentos aún pendientes

• Listas de vencimiento: es la verificación de la vigencia de documentos siguiendo las operaciones o actividades controlables.

• Doble chequeo: es la verificación de muestras de partidas que vienen de otros documentos, dado que en sí es la repetición de una actividad que se pretende controlar.

• Preauditoría: es la repetición de la ejecución de la revisión previa de operaciones o transacciones.

Este tipo de comprobaciones permiten al auditor ver el grado de confianza en los procedimientos y de paso determinar la naturaleza o extensión de las pruebas sustantivas. Como se puede apreciar, estas pruebas resuelven aspectos particulares, tales como: comprobar que se lleven a cabo procedimientos, como se desarrollan y por quién están siendo ejecutados.

Se entiende por pruebas sustantivas las que tienen como finalidad proveer evidencia válida y suficiente sobre la realidad económica, financiera y presupuestal de los fondos o bienes del Estado a cargo de los gestores públicos. Por lo mismo, se afirma que las pruebas sustantivas son los procedimientos de auditoría dirigidos a obtener evidencia del manejo contable y presupuestal de las operaciones o transacciones, detectando errores o irregularidad en ellos.

La evidencia válida y suficiente que es aquella tan veraz, adecuada y convincente, se obtiene por medio de dos procedimientos tales como: pruebas de detalle de las operaciones o transacciones y saldos e inspección analítica de razones y tendencias significativas. Por lo mismo, el alcance y la extensión de éstas dependerán del criterio del auditor observando probabilidad de errores, que varían con las conclusiones obtenidas en la revisión y los resultados de las pruebas de cumplimiento. Se pueden considerar como procedimientos válidos aplicables a las pruebas sustantivas, entre otros, los siguientes:

• Inspección.

• Observación.

• Indagación.

• Confirmación

• Circularización

• Conciliación

• Recálculos y pruebas de exactitud

Por lo mismo, se afirma que la evidencia de auditoría es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y obviamente pertinentes, de tal forma que ella sustente las opiniones o conclusiones emitidas por un auditor y consignadas en los papeles de trabajo respectivos. En tal sentido, existen clases de evidencias, tales como: físicas, testimoniales, documentales de origen interno o externo y analíticas.

El ciclo para la obtención de evidencias mediante las pruebas sustantivas20, sería el siguiente:

Grafico página 144 RR 7 DE 2011 - CBTA
 

Se entiende por Pruebas Analíticas las utilizadas para efectuar seguimiento del comportamiento de las cifras para determinar la dinámica de todas las variables económicas, financieras y presupuestales, sus tendencias y variaciones. El resultado de este análisis fundamenta aún más el dictamen y pronunciamiento de la gestión de los gestores públicos en la vigencia objeto de estudio.

6. SELECCIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA 

Conforme la definición dada de población o universo, se tiene entonces que corresponde a la totalidad de elementos, relaciones, procesos, planes, estados, informes, cuentas, rubros, indicadores y contratos reportados por los sujetos de control a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal-SIVICOF, con la periodicidad establecida en la normatividad vigente de redición de cuenta21.

Aquí se hace necesario precisar que una muestra será representativa por la calidad y confiabilidad de la imagen que brinde al auditor encargado del aspecto evaluado al sujeto de control; mientras que será objetiva cuando para su selección se hayan aplicado métodos de reconocido valor técnico, dejando evidencia de ello en los respectivos papeles de trabajo.

20. Adaptado de la Auditoría y Gestión de los Fondos Públicos de Francisco Julián Chico 

21 Resoluciones Reglamentarias No. 034 de diciembre 21 de 2009, 019 de julio 8 de 2010 y 001 de enero 20 de 2011, expedidas por el Contralor de Bogotá. 

El tipo de selección de la muestra al igual que el resultado, estarán a cargo de los integrantes del equipo auditor asignado ante el sujeto de control objeto de auditoría, por lo que los mismos deberán ser sometidos a aprobación en Mesa de Trabajo y consignados en los respectivos programas de auditoría conforme los procedimientos establecidos.

Por lo anterior, el auditor deberá poseer suficiente certeza moral, criterio y conocimiento para fundamentar las opiniones y conclusiones emitidas y lograr los mejores resultados a entregar a los usuarios finales de la información; por lo que el auditor al tener habilidad, juicio y prudencia escogerá muestras que sean efectivas, eficientes y económicas.

6.1 Tipos de selección 

Existen varios tipos de selección, estadísticos y no estadísticos, donde de todas formas, las muestras deben seleccionarse de tal suerte que permitan obtener conclusiones válidas sobre la población o universo, dado que ambas pueden brindar materia de evidencia competente y suficiente al auditor tal como se ha venido indicando en el presente documento; destacando que conforme los objetivos planteados, el auditor puede escoger el que más le convenga.

Los tipos de selección se pueden apreciar en el siguiente gráfico22:

Grafico página 145 RR 7 DE 2011 - CBTA
 

6.1.1. A criterio, subjetivo o no aleatorio 

Calificado como no estadístico, discrecional, intencional, estimativo u opinático por cuanto es aquel donde prima la experiencia y habilidad profesional del auditor, considerada como la intuición que tiene con base en el olfato, perspicacia o el denominado “sexto sentido”, en el que puede tomar como punto de partida también el síntoma y la sospecha; donde se define por síntoma la señal o indicio de la existencia de un algo o una situación y de sospecha la acción mental que se desarrolla cuando se desconfía, se duda, se supone o se teme sobre la confiabilidad o veracidad que se tiene de un hecho, cosa o situación observada previamente.

Los indicios pueden surgir de varias fuentes de información internas y externas, tales como las quejas de los empleados y/o funcionarios, la competencia personal de los mismos que puede ser reflejada en las rotaciones frecuentes, los indicadores de gestión pero particularmente los de rendimiento, los PQR impetrados por los ciudadanos, los informes de otros organismos de control y las denuncias efectuadas por los medios de comunicación masivos.

Cuando se opte por esta selección, independiente de la experiencia y habilidad del auditor en la identificación de las actividades con beneficios potenciales para presentar resultados de auditoría, en todo caso, la decisión recaerá inicialmente en los integrantes del equipo auditor, deberá ser aprobada por el Comité Técnico Sectorial y reflejada en los Papeles de Trabajo respectivos.

22. Adaptado del manual de fiscalización para Bogotá D.C. MAFISBO 1.0.

6.1.2. En bloque o grupo 

Calificado también como no estadístico, dado que es una variante del método anterior, basados en un período de tiempo consecutivo, en el cual se verifica la totalidad de elementos, relaciones, procesos, planes, estados, informes, cuentas, rubros, indicadores y contratos reportados, pero en bloque o en grupo.

Esta selección es poco usada en auditoría, pero es nuestro deber enunciarla por cuanto para ciertos componentes de integralidad puede aplicarse, tal como lo veremos más adelante.

6.1.3. Por métodos o muestreo estadístico 

Son todos aquellos que apliquen las leyes de probabilidades contempladas en la disciplina de la estadística, por la relación que existe entre la materialidad y el nivel de riesgo de auditoría que hay que considerar, de tal suerte que al ser utilizada implique economía, rapidez y certeza.

La aplicación de esta selección permite al auditor tener mayor confianza y hacer conclusiones sobre toda la población o universo objeto de evaluación, en la medida que la tarea más importante de la estadística es hacer inferencias de una población objetivo con base en los resultados obtenidos a través de una muestra, tal como lo afirma en su libro el doctor Ciro Martínez Bencardino.

Cuando se aplique la estadística, se debe tener en cuenta que la misma estudia el comportamiento de los fenómenos de grupo, por cuanto las conclusiones no se refieren a cada unidad o elemento sino al conjunto considerado en grupo, ya que aquellos fenómenos individuales se consideran como resultado de casos aislados. Por lo mismo, cuando se estudia un todo de algo se refiere a investigación total o exhaustiva, mientras que cuando se estudia una parte de ese algo se refiere a investigación parcial o muestra.

En la teoría del muestreo es de vital importancia considerar la Muestra Aleatoria, que se define como aquella que se toma de forma tal que toda unidad o elemento de una población o universo sujeto a observación tiene la misma probabilidad de ser seleccionado o incluido en la muestra; por lo mismo se denomina también muestreo probabilístico.

Precisamente, esa característica de uso del azar es lo que permite el uso de la teoría de las probabilidades y consecuentemente es lo que hace posible la estimación de características de la población o universo a partir de la muestra, recordando que esa estimación se hace siempre con un error que se denomina error de estimación.

Cuando el auditor decide recurrir al muestreo estadístico debe determinar si los procedimientos de auditoría se ajustan o acomodan a este proceso, ya que de lo contrario debería recurrir a la revisión analítica, guardando la relación costo/beneficio.

Finalmente, es de recordar que el muestreo estadístico está permitido, tiene vigencia y aceptación dentro de las normas de auditoría generalmente aceptadas, NAGA, hoy día denominadas normas de auditoría gubernamental colombianas según la Contraloría General de la República-CGR en su calidad de ente rector en materia de control fiscal.

Para efectos estadísticos los símbolos utilizados para referirse a la Población o Universo son letras mayúsculas, en tanto que para la Muestra son letras minúsculas; normalmente con la N y n, respectivamente.

Para efectos prácticos del documento, a partir de aquí siempre hablaremos de Población y Elementos, en lugar de Población o Universo y Unidades o Elementos, respectivamente, como se venía señalando.

7. PLANES DE MUESTREO ESTADÍSTICO 

Son los utilizados para lograr objetivos de auditoría específicos y estimar varias características de una población de forma práctica, económica y rápida, dentro de ciertos límites de confiabilidad. Lo anterior en la medida que obtener una buena muestra de auditoría significa obtener una visión simplificada de la Población objeto de estudio.

Resulta natural que se presenten errores o desviaciones de muestreo, que involucran a toda la Población de donde se extrae la muestra de auditoría, por cuanto se hacen conclusiones a partir de la observación de sólo una parte de la Población, que es lo mismo afirmar que el error es aquel que se comete por sacar conclusiones sobre cierta realidad pero a partir de la observación que se hace de sólo una parte.

Los errores o desviaciones están sujetos a la medición por precisión y nivel de confianza.

Se entiende por error de muestreo la diferencia existente entre el resultado obtenido de una muestra aleatoria (un estadístico que es una medida usada para describir alguna característica de una muestra, tal como una media aritmética, una mediana o una desviación estándar de una muestra) y el resultado el cual deberíamos haber obtenido de la población (el parámetro que es una medida usada para describir alguna característica de una población, tal como una media aritmética, una mediana o una desviación estándar de una población).

Para un estimador, dice La Gran Enciclopedia de Economía23, el error de muestreo es la diferencia entre el valor verdadero del parámetro que se obtendría del conjunto de la población y la estimación que se obtiene para una muestra determinada, al no ser ésta una réplica perfecta de la población.

Es conveniente entonces definir aquí lo relativo al grado de confianza, intervalo o nivel de confianza, que es aquel definido por el auditor conforme su experiencia y conocimiento sobre la Población a auditar. Generalmente se trabaja con un 95% o 95.5% correspondiente a un valor según áreas de distribución normal de Z = 1.96 y Z = 2.00, respectivamente, por lo que se afirma que a medida que se aumenta el grado de confianza aumenta el tamaño de la muestra.

Se entiende por grado de confianza aquel porcentaje que indica la probabilidad de que las conclusiones extraídas a partir del examen de la muestra sean representativas de lo que realmente sucede con la población.

El valor de 1.96 es el Percentil de una distribución normal con Media 0 y Desviación Estándar o Típica 1 que encierra una probabilidad del 95%. Donde se define por Percentil como la medida de posición no central que es el número que representa un tanto por ciento de las observaciones.

23. www.economia 48.com

Juega papel importante la varianza, en la medida que entre más variabilidad presente la característica, mayor será el tamaño de la muestra para representar a la Población, generado porque los elementos no representan valores iguales y su variación cambia de acuerdo a cada población.

Finalmente, si el auditor detecta error tiene, entre otras las siguientes alternativas:

• Parar y revisar toda la Población.

• Parar y emitir conclusión sobre la muestra seleccionada.

• Parar y seguir tomando una segunda muestra.

• Mantener el tamaño de la muestra pero cambiando el grado de confianza

Si decide mantener el grado de confianza y el mismo tamaño de la muestra debe cambiar el porcentaje aceptable de error.

En todo caso, la decisión de parar o seguir está relacionada con la relación costo/beneficio

En vista que no ha perdido vigencia y por efectos prácticos también, a continuación traemos lo consignado en el Manual de Fiscalización para Bogotá, D.C., MAFISBO 1.0 para definir el muestreo por atributos, por variables y por cantidad monetaria, con aportes extraídos de otras obras literarias:

7.1. Muestreo por atributos 

Con este muestreo se pretende medir la proporción real de una Población con una característica cuantitativa o un atributo determinado, donde se obtiene como resultado un ratio o porcentaje de ocurrencia o de no ocurrencia de un suceso en el que está interesado el auditor. Igualmente, permite determinar un estimador dentro de límites con cierta precisión o confianza y es utilizado generalmente para verificar el cumplimiento de controles internos establecidos por el sujeto de control.

7.1.1. Muestreo de estimación de atributos 

El método resulta valioso cuando la población es grande, relativamente homogénea y no requiere una respuesta precisa, ya que proporciona una estructura científica a las observaciones que efectúe el auditor.

Este procedimiento se lleva a cabo sobre bases unitarias, produciendo resultados en términos porcentuales y es utilizado normalmente para verificar atrasos en las Cuentas por Cobrar, estimación de errores y estratificación de algunas cuentas.

7.1.2. Muestreo de aceptación de atributos 

El método es de poco valor en la medida que se requiere tomar decisión entre un SI y un NO y en la práctica no es fácil rechazar un lote de la población porque implicaría una revisión analítica o examen del 100%. Es utilizado en controles de calidad de procesos manufactureros, por lo que no es procedente para procesos contables.

7.1.3. Muestreo de descubrimiento de atributos denominado también muestreo exploratorio y rara vez se utiliza para obtener una respuesta final en razón a que selecciona lotes pero de documentos que necesitan un examen más detallado. Se dice que es una forma simplificada del muestreo de selección ya que garantiza que el porcentaje de elementos con un atributo específico, es decir con error, no exceda un determinado porcentaje de la población.

Es utilizado para proporcionar una comprobación de la calidad de un trabajo administrativo porque brinda la confianza de que el porcentaje de error esté por debajo de un cierto límite con un tamaño pequeño para la muestra. Al estar el auditor interesado en detectar alguna irregularidad, su aplicación permite evidenciar fraude o violación del sistema de control. Se afirma que es útil para examinar confiabilidad de informes y como instrumento de investigaciones prelimares.

El aspecto a determinar es qué tan extensa debe ser la muestra requerida para tener una probabilidad razonable de descubrimiento, ya que el método es práctico en la medida que rechaza lotes inaceptables, aunque también rechace muchos considerados aceptables.

7.2. Muestreo por variables 

Este método permite obtener como resultado una estimación de una cantidad, generalmente monetariavalores. Se dice igualmente que este método es utilizado comúnmente como parte de las pruebas sustantivas para estimar el valor de inventarios, confirmar las cuentas por cobrar, comprobar las adiciones de activo fijo y comprobar la nómina.

En este caso se debe estimar la desviación estándar o típica de la población, en el entendido que ésta, dentro de la contabilidad de costos, no es otra cosa que la variación producida entre los costos presupuestados como estándares y los costos reales incurridos.

Este muestreo trata de responder a la pregunta “cuánto” más que a “con qué frecuencia”, a la cual está dirigida el muestreo de atributos. Se considera más útil dado que el auditor, en principio, estaría más pendiente de la cantidad monetaria de los errores que de la frecuencia en que ellos ocurren.

La definición que trae La Gran Enciclopedia de Economía24 para la desviación estándar o típica dice que es “una medida estadística de dispersión en torno a cierto valor central (es decir, dispersión respecto a la media). Se obtiene calculando la raíz cuadrada positiva de la varianza. Una varianza real o varianza de población se obtiene en tres pasos: 1) multiplicar el cuadrado de las desviaciones respecto de la media por las probabilidades de que ocurran esas desviaciones; 2) Sumar esos productos para hallar la varianza; y 3) la raíz cuadrada de esta varianza es la desviación típica”. Este muestreo sirve para evaluar el error o desperdicio, en donde deberá emplearse el muestreo por atributos con el fin de calcular la proporción de la Población que se encuentra en bajo error para luego por el muestreo de variables calcular el valor total del error dentro de un límite de precisión dado con un determinado nivel de confianza.

7.3. Muestreo por cantidad monetaria 

Es un método que emplea la teoría del muestreo por atributos para expresar la conclusión como una cantidad monetaria, en lugar de hacerlo como un porcentaje de ocurrencia de un hecho. La probabilidad de que se seleccione un registro determinado es directamente proporcional al tamaño del elemento, considerando eso sí, el valor del atributo elegido.

Se denominan Unidades Lógicas a las unidades físicas que comprenden las cantidades seleccionadas, que al ser examinadas por el auditor determina si las cantidades monetarias seleccionadas presentan errores.

Este muestreo da como resultado en forma automática una muestra que presenta un agrupamiento óptimo por clases, el cual se obtiene seleccionando aquellas partidas proporcionales a sus valores monetarios.

La selección bajo este método requiere que la muestra sea aleatoria o sistemática de esas cantidades monetarias y no de las cuentas donde estén registradas.

8. TÉCNICAS DE SELECCIÓN DE LA MUESTRA 

Definidos los conceptos generales, en cuanto a la selección del tamaño de la muestra y los métodos de muestreo existentes, para el ejercicio de control fiscal enunciamos a continuación los procedimientos de mayor utilización o más comunes en nuestro medio para seleccionar la muestra aleatoriamente o al azar:

8.1. Muestreo aleatorio simple (MAS) 

Se considera el más usado para escoger la muestra de n Elementos de una Población de N Elementos en total, cuando las probabilidades de selección son iguales y constantes.

El MAS es utilizado para poblaciones relativamente pequeñas cuyas características presentan poca variabilidad, escogiendo los Elementos con los números aleatorios generados por computador, calculadora o tablas impresas de obras literarias. Esto implica la asignación de un número a cada Elemento.

El manejo por computador a través de una hoja de electrónica, se realiza mediante la activación del Análisis de datos recurriendo al Menú Herramientas - Complementos -Herramientas para análisis (en Excel insertar función = ALEATORIO(); el problema es que se pueden regenerar y modificar el listado generado inicialmente y variar totalmente la muestra.

Actualizar esa lista de números aleatorios se logra pulsando la tecla F9, por lo que se considera cuestionable la objetividad de esta técnica. De todas formas, para evitar perder los números aleatorios generados inicialmente, se recomienda seleccionarlos y copiarlos con pegado especial-Valores en la columna siguiente.

La generación de números aleatorios en calculadora requiere que ella sea financiera y demanda del auditor dominio y conocimiento de la misma; el inconveniente, en principio, se presenta en que no hay forma de dejar la evidencia en los papeles de trabajo, excepto que se pueda exportar la información a un computador para guardarla e imprimirla.

En el manejo de las tablas al seleccionar en cualquier dirección e iniciando con cualquiera de ellos para seguir una ruta o camino, se debe soportar el por qué se escogieron esos números precisamente o por qué se inició con un número aleatorio determinado.

8.2. Muestreo sistemático 

Es aquella obtenida cuando los Elementos son seleccionados de una manera ordenada; la selección depende del número de Elementos incluidos en la Población y el tamaño de la muestra.

Se procede a dividir la Población de N Elementos entre el número de Elementos deseado de la muestra n. Seguidamente se toma un elemento aleatoriamente en el rango comprendido entre 1 y N/n, el cual representa el primer elemento de la muestra y a partir de él a intervalos constantes se eligen los demás hasta completar la muestra.

En otras palabras, teniendo el listado de N Elementos, se determina el tamaño de la muestra n, se procede a la división de N/n para definir el intervalo de salto, se elige el elemento de arranque tomando un número aleatorio entre 1 y ese intervalo de salto para que a partir de él se elijan los demás hasta completar la muestra.

Como se aprecia, es fácil de aplicación y teniendo la Población ordenada se garantiza la cobertura de todas los Elementos de la Población, aunque si el intervalo o constante de muestreo está asociado con algo particular se pueden llegar a hacer estimaciones sesgadas.

8.3. Muestreo estratificado 

Este funciona en Poblaciones cuyos Elementos registran características de gran variabilidad. Se afirma que si el coeficiente de variación es mayor o igual a 100, necesariamente debe aplicarse este método, donde con el Coeficiente de Variación se puede calcular la variación absoluta siempre y cuando las distribuciones estén dadas en las mismas unidades de medición, de lo contrario se necesita una medida de dispersión. El Coeficiente de Variación es el cociente entre la Desviación Estándar y la Media.

Para ello se divide la Población en subgrupos, clases o estratos con características más o menos homogéneas, procurando que cada Elemento pertenezca a uno solamente, luego se selecciona la muestra de manera aleatoria dentro de cada estrato. Por lo mismo se dice que entre más homogéneos sean los estratos más precisas resultarán las estimaciones.

Los estratos se pueden hacer o conformar en función de características definitivas o concretas, tales como valores, fechas, etc. Las estimaciones sobre la Población tienen mayor precisión, o lo que es lo mismo decir tienen menor error muestral.

Entre cada uno de los estratos se debe distribuir el tamaño de la muestra, lo cual se conoce como fijación. Existen tres tipos de métodos para asignar la cuota:

• Fijación simple (igual): Todos los estratos tienen el mismo número de elementos en la muestra.

• Fijación proporcional: La distribución de la muestra dentro de cada estrato se pondera por la participación del estrato dentro de la población.

• Fijación óptima (Neyman): El reparto del tamaño de la muestra se realiza conforme a la dispersión, de manera que se aplica proporcional al valor de la desviación típica en cada estrato. Con este tipo de fijación los estratos que tengan elementos con mayor variabilidad tendrán una mayor participación dentro de la muestra.

La ventaja que presenta es que a cada estrato se le pueden aplicar pruebas sustantivas diferentes, mientras que la desventaja está el hecho de que se tiene que conocer la distribución en la Población de las variables utilizadas para la estratificación.

8.4. Muestreo por conglomerados 

Aquí la Población se divide en M subgrupos o Conglomerados mutuamente excluyentes y colectivamente exhaustivos para posteriormente sacar una muestra aleatoria de m conglomerados, realizando un censo dentro de cada conglomerado que pertenezca a la muestra.

Su aplicación es eficiente para Poblaciones grandes y dispersas, pero el error muestral es mayor que en el MAS y en el Muestreo Estratificado, en la medida que su cálculo es complejo. Los Elementos individuales dentro de cada conglomerado tienden normalmente a ser iguales.

9. APLICACIÓN POR COMPONENTES DE INTEGRALIDAD 

Para la selección de la muestra de auditoría se tendrán en cuenta los componentes de integralidad básicos establecidos en el PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL MEMORANDO DE PLANEACIÓN Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA, así:

9.1. Evaluación del control interno 

La muestra corresponderá a una de las siguientes alternativas:

Al 100%25 de las áreas administrativas, procesos o procedimientos que se consideren críticos, con base en la selección A criterio, subjetivo o no aleatorio, es decir, aplicando la experiencia y habilidad profesional del auditor.

Al 100%26 de las áreas administrativas involucradas con cada uno de los componentes de integralidad establecidos en el Procedimiento para la Elaboración del Memorando de Planeación y Programas de Auditoría.

• Por Muestreo Sistemático-sujetos de control regidos por la Ley 87 de 1993.

• Por combinación entre el primero y tercero-sujetos de control regidos por la Ley 87 de 1993.

• Por combinación entre el primero y el segundo-sujetos de control a quienes no le aplica la Ley 87 de 1993.

25 Investigación total o exhaustiva

26 Ibídem.

9.2. Evaluación de los estados contables 

Antes de entrar en materia, inicialmente es preciso traer a colación lo consignado en el artículo 16 del Decreto 2649 de 1993, relacionado con los principios de contabilidad:

“Importancia relativa o materialidad: el reconocimiento y presentación de los hechos económicos debe hacerse de acuerdo con su importancia relativa.

Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información.

Al preparar estados financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al capital de trabajo, al patrimonio o a los resultados del ejercicio, según corresponda”. Negrilla fuera de texto.

De igual forma del Plan General de Contabilidad Pública expedido por el Contador General de la Nación, traemos de las características cualitativas de la información contable pública lo referente a la relevancia y materialidad definidas como:

“Relevancia: La información contable pública es relevante si proporciona la base necesaria, suficiente y con la calidad demandada, para que los usuarios dispongan oportunamente de ella, conforme a sus objetivos y necesidades. Esto significa incluir la declaración explícita y adicional de la información necesaria para conducir a los distintos usuarios a juicios y decisiones razonadas sobre las actividades y situación de las entidades contables públicas, reveladas por medio de los estados, informes y reportes contables. En la información contable pública, por su condición de bien público, la relevancia procura un equilibrio entre niveles de oportunidad, materialidad y universalidad.

Materialidad. La información revelada en los estados, informes y reportes contables debe contener los aspectos importantes de la entidad contable pública, de tal manera que se ajuste significativamente a la verdad, y por tanto sea relevante y confiable para tomar decisiones o hacer las evaluaciones que se requieran, de acuerdo con los objetivos de la información contable. La materialidad depende de la naturaleza de los hechos o la magnitud de las partidas, revelados o no revelados”.

Más adelante, en las normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables señala que: “Para el caso de la cuantía, no se consideran materiales las partidas o hechos económicos que no superen el cinco por ciento (5%) en relación con un total. Entre el cinco por ciento (5%) y el diez por ciento (10%) en relación con un total, algunas partidas o hechos podrán ser materiales y otras no; y las mayores al diez por ciento (10%) deben considerarse como partidas o hechos económicos materiales que pueden tener un impacto significativo en la información contable, y por tanto en las decisiones que se tomen o evaluaciones que se realicen”.

Del mismo manual, en los Principios de Contabilidad Pública tenemos que la Revelación es definida como:

“Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, así como los resultados del desarrollo de las funciones de cometido estatal por medio de la información contenida en ellos; la información adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la realidad y prospectiva de la entidad contable pública y que no esté contenida en el cuerpo de los estados, informes y reportes contables, debe ser revelada por medio de notas. La información contable también revela hechos presupuestarios que han sido interpretados por el SNCP. La información debe servir, entre otros aspectos, para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informarse sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos de la entidad contable pública”.

En igual forma, es preciso traer lo consignado en el artículo 7º de la Ley 43 de 1990 “Por la cual se adiciona la Ley 45 de 1960, reglamentaria de la profesión de Contador Público y se dictan otras disposiciones”:

ART. 7º—De las normas de auditoría generalmente aceptadas. Las normas de auditoría generalmente aceptadas, se relacionan con las cualidades profesionales del Contador Público, con el empleo de su buen juicio en la ejecución de su examen y en su informe referente al mismo. Las normas de auditoría son las siguientes:

1. Normas personales.

a) El examen debe ser ejecutado por personas que tengan entrenamiento adecuado y estén habilitadas legalmente para ejercer la Contaduría Pública en Colombia.

b) El Contador Público debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.

c) En la ejecución de su examen y en la preparación de sus informes, debe proceder con diligencia profesional.

2. Normas relativas a la ejecución del trabajo.

a) El trabajo debe ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere.

b) Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría.

c) Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio del análisis, inspección, observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoría, con el propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los Estado Financieros sujetos a revisión.

3. Normas relativas a la rendición de informes.

a) Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados Si practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados financieros.

b) El informe debe contener indicación sobre si los estados financieros están presentados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

c) El informe debe contener indicación sobre si tales principios han sido aplicados de manera uniforme en el período corriente en relación con el período anterior.

d) Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cuál de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto.

e) Cuando el Contador Público considere no estar en condiciones de expresar un dictamen sobre los estados financieros tomados en conjunto deberá manifestarlo explícita y claramente.

La trascripción de la normatividad anterior se hace simplemente con el fin de ratificar que la Importancia Relativa o Materialidad contable es diferente a la de auditoría y que la revelación suficiente no es igual a la relevancia de la información, tal como se indicó en la introducción del presente documento.

Lo anterior dado que la importancia relativa de auditoría es inherente al trabajo del auditor y por lo tanto él debe tener muy claro y presente este concepto a lo largo de su trabajo para emitir una opinión.

Ahora bien, ha de tenerse en cuenta el riesgo de auditoría, por cuanto existe una relación inversa entre el valor de la materialidad y el mismo nivel de riesgo de auditoría. Mientras más alto sea el valor de la materialidad más bajo es el riesgo de auditoría y viceversa.

En consecuencia, la muestra de auditoría para este componente de integralidad corresponderá a la aplicación cualquiera de los tipos y técnicas de selección enunciados en el presente documento. En todo caso, es el auditor encargado de evaluar este componente de integralidad quien escoge y respalde su decisión.

9.3. Evaluación a la contratación 

Tal como se indicó en los antecedentes, para la muestra de auditoría de este componente se tuvo en cuenta el documento preparado por la Dirección de Economía y Finanzas Distritales: “Metodología selección muestra de contratos para la auditoría”.

Por lo tanto, la selección de la muestra de auditoría para este componente, sería:

Población: Contratos suscritos durante la vigencia por el sujeto de control.

Marco de muestreo: Contratos reportados a través de Sivicof.

Técnica de muestreo: muestreo probabilístico-muestreo aleatorio estratificado y aleatorio simple.

Cálculo del tamaño de la muestra 

Se obtiene de la aplicación de las siguientes ecuaciones:

Grafico página 152 RR 7 DE 2011 - CBTA
 

Donde:

no = Cantidad teórica de elementos de la muestra.

Z = Valor estandarizado en función del grado de confiabilidad de la muestra calculada.

ε = Error de cálculo.

p = Probabilidad de que un contrato no presente anomalías en sus diferentes etapas.

q = (1 - p), probabilidad de que un contrato presente anomalías.

N = Cantidad real de elementos de la muestra a partir de la población asumida.

N = Número total de contratos que conforman la población.

Determinación del grado de confiabilidad (z) 

Se asume un grado de confianza del 95%. Por lo tanto: z = 1,96

Determinación del error de cálculo (ε) 

Se da por las aproximaciones decimales que surgen en la división por decimales, error en la selección de la muestra, entre otras. En la literatura27 se proponen como valores óptimos del error.

* Para 3 ≤ N ≤ 10 ---------------- Se asume ε = 0.1

* Para N > 10 --------------------- Se asume ε = 0.05

Por lo tanto, si hay más de 10 contratos el valor del error de cálculo es 0.05, de lo contrario es 0.01.

Determinación de probabilidad de que un contrato presente anomalías (q) 

Para calcular una muestra se debe considerar un porcentaje o una proporción de elementos que puedan incluirse en dicha muestra, pero que no reúnan las características de la población, a lo que a esta probabilidad se le ha llamado q.

Para el cálculo en cuestión se asume q = 0,0828.

Determinación de probabilidad que un contrato no presente anomalías (p)

Es la probabilidad que tiene la muestra en poseer las mismas cualidades de la población (homogeneidad) y está determinada por:

p = 1 – q entonces p = 0,92

27 Moráguez Iglesias. Monografía: ¿Cómo seleccionar el tamaño de una muestra para una investigación educacional?

Cálculo de no 

Se sustituyen los valores correspondientes en la ecuación 1.

Cálculo de n 

Una vez se conoce el valor de la muestra teórica, se calcula el valor de la muestra real mediante la ecuación (2). El valor de n es una muestra representativa con los parámetros del 95% de confianza y un margen de error del 5%.

Estratos, subestratos y proporción de la muestra entre los estratos 

Los tres criterios29 más importantes para seleccionar la muestra de contratos son:

1. Correspondencia con el plan plurianual de inversiones del plan de desarrollo.

2. Cuantía del contrato, y

3. Presupuesto de la entidad.

Estos tres criterios, además del de derechos de petición por ser un mandato constitucional y el de número de contratos, servirán para conformar la muestra. Para la selección de la muestra se deben construir dos estratos y seis subestratos.

Construcción de estratos 

El criterio utilizado para la construcción de los estratos es el de presupuesto de la entidad30. Para el efecto, se deben ordenar de mayor a menor los sujetos de control a cargo de cada dirección sectorial por presupuesto. A continuación se hacen dos grupos dejando la mitad de sujetos de control en el estrato de “presupuesto alto” y a la otra mitad en el estrato de “presupuesto bajo”.

28. Muchos autores plantean esta probabilidad entre un 1 hasta un 25%, otros asumen, cuando no se conoce esta variable asumir el valor máximo de 50%. Del estudio realizado por Moráguez Iglesias se propone la siguiente tabla:

Para 3 ≤ N ≤ 19 se asume q = 0,01 (un 1%).

Para 20 ≤ N ≤ 29 se asume q = 0,01 hasta 0,02 (del 1 al 2%).

Para 30 ≤ N ≤ 79 se asume q = 0,02 hasta 0,05 (del 2 al 5%).

Para 80 ≤ N ≤ 159 se asume q = 0,05 hasta 0,10 (del 5 al 10%).

Para N ≥ 160 se asume q = 0,05 hasta 0,20 (del 5 al 20%).

29. Estos criterios fueron seleccionados a partir de la Metodología Delphi con expertos de la Direcciones Sectoriales de la Contraloría de Bogotá.

En caso que el número de sujetos a cargo de cada entidad sea impar, la entidad que se ubique en la mitad de la lista ordenada por presupuesto se integrará al grupo cuyo presupuesto se acerque más al límite inferior del estrato de “presupuesto alto” o al límite superior del estrato “presupuesto bajo”.

Cálculo de proporción de la muestra para los estratos

Para calcular la proporción de la muestra que debe tener cada estrato es necesario conocer el número de contratos que tiene el estrato “presupuesto alto” y el estrato “presupuesto bajo”. La asignación del número de contratos que debe tener cada estrato se hará mediante el criterio de fijación proporcional.

Conformación de subestratos 

Para homogenizar la población de contratos es necesario conformar sub-estratos. Dentro de cada estrato se deben listar todos los contratos, los cuales deben organizarse de mayor a menor cuantía.

Ahora bien, el valor de los contratos debe normalizarse con el fin de hacerlos comparables. Para ello se debe emplear la fórmula 3.

Grafico página 153A RR 7 DE 2011 - CBTA
 

Donde:

Vr ni = valor normalizado del i-ésimo contrato

Xi = valor del i-ésimo contrato

M = valor promedio de los contratos del estrato

σ = desviación estándar de los valores de los contratos.

La desviación estándar se calcula según la fórmula 4:

Grafico página 153B RR 7 DE 2011 - CBTA
 

Con respecto al criterio de correspondencia del contrato con el plan plurianual de inversiones el auditor debe calificar de 1 a 5 (donde 1 corresponde a la menor calificación y 5 a la máxima) la pertinencia del contrato.

30. La información para el muestreo será tomada del Sivicof, dado que es una herramienta ampliamente difundida y utilizada por las direcciones sectoriales según el cuestionario Delphi.

Al igual que con el valor del contrato, la calificación de la pertinencia debe ser normalizada mediante las ecuaciones 3 y 4.

Según el grado de importancia asignado por los expertos, se deben ponderar los valores normalizados de los criterios de valor del contrato con el 40% y correspondencia con el plan de desarrollo con el 60%, con el fin obtener un indicador que permita agrupar los dos criterios.

Los valores de corte de los subestratos se obtienen restando el indicador de menor valor al de mayor valor y se divide entre 3. Esta cifra se debe restar al contrato de mayor puntuación y al resultado, también restar el mismo valor. Esos valores serán los de corte y dividirán los subestratos.

Cálculo de la proporción de la muestra para los subestratos 

Dado que cada estrato ya tiene asignado la proporción de la muestra correspondiente, ahora es necesario repartir la muestra entre los sub-estratos, lo cual será también por fijación proporcional. Por lo tanto, para determinar la cantidad de contratos a seleccionar por sub-estrato, se debe multiplicar la proporción por el total de la muestra de cada estrato.

En el caso que la suma de ambos estratos no lleguen al total de la muestra, debido a las aproximaciones decimales con que se ha trabajado, entonces se puede aumentar en uno algunas de los estratos con valores menores, hasta que dicha suma sea igual a la calculada (n).

Determinación de la muestra por cada subestrato 

Una vez determinado la cantidad de contratos por subestrato se debe extraer mediante el método aleatorio simple.

Ejemplo:

Supóngase un sector XYZ compuesto por cinco entidades ABCDE de las cuales la Contraloría de Bogotá debe seleccionar una muestra representativa para ejercer el control fiscal micro.

Primera etapa. Conformación de los estratos 

Paso 1. Listado de entidades del sector XYZ, total de su presupuesto y número total de contratos.

Entidades del sector XYZ - año 2009

Entidad sectorTotal presupuestoNúmero contratos
A532,07827
B120,2767
C672,8159
D656,5459
E334,25520

Paso 2. Se ordenan de menor a mayor por total de presupuesto y se conforman dos estratos: el de presupuesto alto (sombreado) y el de presupuesto bajo (sin sombrear). La entidad A, que queda en la mitad, se integra al estrato más cercano, en este caso el de presupuesto alto.

EstratoEntidad sectorTotal presupuestoNo. contratos
Presupuesto altoC672,8159
D656,5459
A532,07827
Presupuesto bajoE334,25520
B120,2767

Segunda etapa. Cálculo de la muestra y proporción 

Paso 3. Primero se calcula el número de elementos que constituirán la muestra de contratos para la auditoria, utilizando las fórmulas 1 y 2. Luego se determina la proporción que corresponde a cada uno de los estratos

Grafico página 154A RR 7 DE 2011 - CBTA
 

Grafico página 154B RR 7 DE 2011 - CBTA
 

Grafico página 154C RR 7 DE 2011 - CBTA
Grafico página 154C RR 7 DE 2011 - CBTA
Tercera etapa. Conformación de subestratos

Paso 4. Se listan todos los contratos de las entidades de cada estrato, su presupuesto y la valoración de su pertinencia. La valoración de pertinencia es realizada por los expertos sectoriales, que en una escala de 1 a 5 (1 es la menor y 5 la mayor) establecen la pertinencia del contrato con relación al cumplimiento de las metas y objetivos del Plan Distrital de Desarrollo. Se normalizan los valores correspondientes a la cuantía y a la pertinencia, utilizando la fórmula 3. Se ponderan los valores normalizados, siguiendo la fórmula: (Vr.n. * 60%) + (P.PDD * 40%).

EntidadNúmero contratoValor del contrato (60%)Valor contrato normalizado (Vr.n.$)Pertinencia plan desarrollo (40%)Pertinencia normalizado (P.PDD.)Valoración
C19,1991.5040.301.02
26,6220.641-1.70-0.30
32,208-0.833-0.37-0.64
42,342-0.7840.30-0.35
51,039-1.2140.30-0.61
67,5880.961-1.70-0.11
72,571-0.7050.96-0.04
88,4001.2350.961.12
92,264-0.8150.96-0.10
EntidadNúmero ContratoValor del Contrato (60%)Valor Contrato Normalizado (Vr.n.$)Pertinencia Plan Desarrollo (40%)Pertinencia Normalizado (P.PDD.)Valoración
D132320.0350.710.30
22750-0.2850.710.12
31909-0.8050.71-0.20
41258-1.2150.71-0.44
546720.922-1.41-0.01
61717-0.924--0.55
741770.6250.710.65
82420-0.481-2.12-1.14
965912.124-1.27
EntidadNúmero contratoValor del contrato (60%)Valor contrato normalizado (Vr.n.$)Pertinencia plan desarrollo (40%)Pertinencia normalizado (P.PDD.)Valoración
A19,7141.793-0.091.03
29,1521.593-0.090.92
3316-1.4540.54-0.66
43,603-0.322-0.73-0.48
55,8960.4740.540.50
64,8400.112-0.73-0.23
72,634-0.6551.170.08
82,915-0.5651.170.13
9630-1.3540.54-0.59
103,624-0.312-0.73-0.48
114,030-0.171-1.36-0.65
123,526-0.3551.170.26
13876-1.261-1.36-1.30
143,169-0.4751.170.19
15511-1.3951.17-0.36
166,2350.5940.540.57
177,0920.881-1.36-0.01
187,5191.0351.171.09
195,6960.401-1.36-0.30
205,4810.331-1.36-0.35
21986-1.2240.54-0.52
229,0311.553-0.090.89
239,7791.8151.171.55
2481-1.543-0.09-0.96
254,7960.091-1.36-0.49
264,207-0.1151.170.40
276,0530.521-1.36-0.23

Paso 5. Se ordenan los contratos de mayor a menor a partir de la valoración realizada en el paso 4. Se definen los valores de corte de los subestratos restando el menor valor al mayor y se divide entre 3. En este ejercicio es: (1,55 - (-1,30))/3 = 0,9516. Primer subestrato (en azul) 1,55 - 0,9516 = 0,60; segundo subestrato (en amarillo): 0,60 - 0,9516 = -0,35. Tercer estrato= -0,35 - 0,9516 = -1,30. Paso seguido, se distribuye proporcionalmente la muestra definida en el Paso 3. Se asigna un número aleatorio a cada uno de los contratos de los subestratos.

EntidadContratos ordenados por SubestratosProporciónNúmero elementos de la muestraAsignación Numero Aleatorio
A239 contratos del subestrato /45, total de contratos del estrato = 20%5-511
D9664
C816
A18-281
A1498
C1728
A2-66
A22553
D7465
A1647%135
A5167
A26-324
D1310
A12-166
A14647
A8-288
D2-317
A7-432
D5-499
A17407
C7-81
C9-372
C6-21
D3573
A6237
A27-43
C2-196
A19-447
A20-394
C4326
A1533%9741
D4-155
A10-904
A4-252
A25-623
A21194
D6-183
A9-147
C5-19
C3-521
A11-33
A374
A24477
D813
A13843
Total de contratos 45

Paso 6. Se ordenan de mayor a menor los contratos utilizando el número aleatorio asignado en el paso 5. Se escoge el número de contratos definido para cada subestrato, tomando los primeros. Contratos ordenados por subestratos

Número
elementos de la muestra
EntidadContratos ordenados por subestratosAsignación
Numero aleatorio
Contrato seleccionado
5C1728*
D9664*
A22553*
A1498*
D7465*
C816
A2-66
A18-281
A23-511
13A14647*
D3573*
A17407*
C4326*
D1310*
A6237*
A5167*
A165*
C6-21*
A27-43*
C7-81*
A12-166*
C2-196*
A8-288
D2-317
A26-324
C9-372
A20-394
A7-432
A19-447
D5-499
9A13843*
A15741*
A24477*
A21194*
A374*
D813*
C5-19*
A11-33*
A9-147*
D4-155
D6-183
A4-252
C3-521
A25-623
A10-904

Los contratos señalados con el asterisco son los seleccionados para auditar.

9.4. Evaluación del presupuesto 

La muestra corresponderá a una de las siguientes alternativas:

• Al 100%31 de los rubros presupuestales relacionados con los gastos que demanden los proyectos de inversión contemplados en el Plan de Acción, Estratégico, Corporativo (o como se denomine en el sujeto de control auditado) inscritos en el Banco Distrital de Proyectos y que cuenten con la respectiva ficha EBI actualizada, que fija como lineamientos la Dirección de Economía y Finanzas Distritales de la Contraloría de Bogotá D.C.; o

• Al 100%32 con base en la selección A criterio, subjetivo o no aleatorio de los rubros presupuestales relacionados con los gastos que demanden los proyectos de inversión contemplados en el Plan de Acción, Estratégico, Corporativo (o como se denomine en el sujeto de control auditado) inscritos en el Banco Distrital de Proyectos y que cuenten con la respectiva ficha EBI actualizada, que fija como lineamientos la Dirección de Economía y Finanzas Distritales de la Contraloría de Bogotá D.C.

Es de precisar que, Independiente de la muestra anterior, el auditor encargado de evaluar este componente, debe revisar todo lo relacionado con el Cierre Presupuestal de la Vigencia auditada, Vigencias Futuras y Rezago Presupuestal.

9.5. Evaluación del plan de desarrollo y balance social 

La muestra corresponderá a una de las siguientes alternativas:

La muestra corresponderá al 100%33 de los proyectos de inversión contemplados en el Plan de Acción, Estratégico, Corporativo (o como se denomine en el sujeto de control auditado) inscritos en el Banco Distrital de Proyectos y que cuenten con la respectiva ficha EBI actualizada, que fija como lineamientos la Dirección de Economía y Finanzas Distritales de la Contraloría de Bogotá D.C.

Al 100%34 de los proyectos de inversión contemplados en el Plan de Acción, Estratégico, Corporativo (o como se denomine en el sujeto de control auditado) inscritos en el Banco Distrital de Proyectos y que cuenten con la respectiva ficha EBI, con base en la selección A criterio, subjetivo o no aleatorio.

31 Investigación total o exhaustiva.

32. Investigación total o exhaustiva.

33. Investigación total o exhaustiva.

34. Investigación total o exhaustiva.

9.6. Evaluación de la gestión ambiental 

No aplica selección de muestra de auditoría, en consideración a que el auditor designado para evaluar este componente debe verificar el contenido de los informes rendidos por el sujeto de control a través del Sistema de Vigilancia y Control Fiscal-SIVICOF, conforme la metodología diseñada por la Dirección Sector Ambiente de la Contraloría de Bogotá.

10. MODELO DE FICHA TÉCNICA 

A continuación presentamos el Modelo de Ficha Técnica para la Selección de la Muestra de Auditoría, el cual debe ser diligenciado por el auditor para cada Componente de Integralidad objeto de evaluación:

 

Ref. P/T ______________

 

MODELO FICHA TÉCNICA SELECCIÓN MUESTRA DE AUDITORÍA1
DIRECCIÓN SECTORIAL:
SUJETO DE CONTROL:
CICLO DE AUDITORÍA:VIGENCIA AUDITADA:
PAD:MODALIDAD DE AUDITORÍA:
COMPONENTE DE INTEGRALIDAD:
Explicación2
1. Descripción de la población o universo a fiscalizar
2. Determinación del riesgo de auditoría
2.1. Nivel de confianza:
2.2. Importancia relativa:
2.3. Error esperado:
2.4. Tamaño de la muestra:
3. Muestra
3.1. Amplitud:
3.2. Procedimiento de muestreo:
3.3. Técnica de selección:
4. Conclusiones
4.1. Error detectado:
4.2. Error extrapolado:
4.3. ¿Hay que recalcular la muestra?SINO
4.4. Ajustes o reclasificaciones
Hecho por:
Firma:
Fecha:
Supervisado por:
Firma:
Fecha:

1. Adaptado de la auditoría y gestión de los fondos públicos de Francisco Julián Chico.

2. Explique de manera breve y concisa el porqué de cada uno de los ítems.

FORMATO CÓDIGO 4010009

11. CONCLUSIÓN 

Tal como se indicó, la habilidad, juicio y prudencia que posea el auditor en la obtención de evidencia suficiente y competente, estará circunscrita a la escogencia de muestras de auditorías representativas y objetivas conforme a procedimientos de reconocido valor técnico.

En todo caso, siempre primará la experiencia y habilidad profesional del auditor, por lo que el tipo y técnica de selección de la muestra de auditoría deben estar aprobados en mesa de trabajo y comité técnico sectorial, respectivamente. Una vez están aprobados, se deberán consignar en los programas de auditoría y reflejarse en los papeles de trabajo del auditor.

El tipo y técnica de selección de la muestra de auditoría siempre debe considerar la relación costo/beneficio. Igualmente el auditor debe poseer conocimientos mínimos en la disciplina de la estadística y además conocer y manejar el Aplicativo Microsoft Excel.

BIBLIOGRAFÍA 

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ Dirección de Economía y Finanzas Distritales. “METODOLOGÍA SELECCIÓN DE LA MUESTRA DE CONTRATOS PARA LA AUDITORÍA”, Bogotá. Noviembre 2009.

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ. Manual de Fiscalización para Bogotá D.C.-MAFISBO 1.0. Resolución Reglamentaria 54 del 8 de noviembre de 2001.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - GUÍA DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL - AUDITE 4.0. Resolución Orgánica 6099 del 2 de diciembre de 2009.

CORTÉS RAMÍREZ, Adolfo. “APLICACIONES DE LA ESTADÍSTICA EN EL CONTROL FISCAL”. Contraloría Santafé de Bogotá. Bogotá. Junio 1995.

ESTUPIÑÁN GAITÁN, Rodrigo. “PRUEBAS SELECTIVAS EN AUDITORÍA”. Segunda Edición. Tercer Mundo Editores. Bogotá. Octubre 1988.

MARTÍNEZ BENCARDINO, Ciro. “ESTADÍSTICA Y MUESTREO”. Octava Edición. Ecoe Ediciones. Bogotá. Febrero 1997

PROCEDIMIENTO PARA CONCLUIR EL HALLAZGO DE AUDITORÍA

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 04 de febrero 06 de 2004Modificar en su totalidad el Procedimiento para Concluir el Hallazgo de Auditoría, redefiniendo los numerales de Base Legal, Definiciones del Procedimiento y ajustando los formatos de los anexos.
2.0R.R. 020 de marzo 14 de 2003Cambio del procedimiento adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 04 de enero 14 de 2003.
Incluir dentro de la actividad No. 18 un pie de página que indique que se activa el procedimiento de indagación preliminar.
Adicionar dentro de la actividad No. 27 el enlace con las actividades correspondientes según se apruebe o no el hallazgo.
Se adiciona actividad No. 28 donde el Jefe de la Oficina Jurídica fija la posición definitiva sobre el tema tratado.
Se adicionan para soportar el hallazgo los siguientes registros:
• Acta de comite tecnico
• Acta de mesa de trabajo juridica
• Oficio remisorio
• Formatos de traslado de hallazgos.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
3.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003Cambiar páginas: 1, 3, 5, 7 y 9
Adición en el numeral 4 DEFINICIONES” de lo siguiente: VALIDACIÓN DE HALLAZGO: Es la etapa en la que el Equipo Auditor, Comité Técnico Sectorial o Mesa Asesora Jurídica, con base en la respuesta del sujeto de control, los soportes que sustentan el hallazgo y el aval del Asesor Jurídico Sectorial, determinan que se cuenta con todos los elementos de juicio necesarios para tener certeza del daño fiscal o de presunta irregularidad disciplinaria y/o penal.
3.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003Actividad No. 13: modificación redacción: Comunica al sujeto de control la situación advertida generadora de posibles hallazgos validados, debidamente soportados, así:
Los administrativos y disciplinarios por componente de integralidad, una vez validados y soportados en mesa de trabajo y antes de la presentación del Informe Preliminar.
Los penales y fiscales oportunamente, una vez validados y soportados en mesa de trabajo y antes de la presentación del Informe Preliminar.
Eliminación de la nota No. 1 de Pie de página
Actividad 20: Modificación “Remite el formato de traslado de hallazgo definitivo con incidencia fiscal, penal o disciplinaria, al Subdirector de Fiscalización”.
Actividad 23: Modificación redacción: Traslada los hallazgos definitivos a las instancias pertinentes con los soportes respectivos, antes de la presentación del Informe final.
3.0R.R. 048 de septiembre 30 de 2003Se modificó la forma y periodicidad en la comunicación de los hallazgos así:
• Los penales y fiscales oportunamente, inmediatamente después de ser aprobados en comité técnico sectorial y antes de la presentación del informe preliminar.
Los administrativos y disciplinarios con en el Informe preliminar.
Se suprimen los anexos 1 y 3, relacionados con el traslado de hallazgos disciplinarios y penales.
3.0R.R. 048 de septiembre 30 de 2003Se redefinió el anexo 2 por el No. 1 “traslado de hallazgo fiscal”.
Debido a que se le asigna la responsabilidad al Director de aprobar, comunicar los hallazgos al sujeto de control y dar traslado de los definitivos a otros entes de control, se redefinieron las actividades del Procedimiento.
Igualmente, se elimina las actividades que involucran a la Oficina Asesora Jurídica.
4.0R.R. 051 del 30 de diciembre de 2004Eliminación del registro Acta Comité Técnico Sectorial.
Revisión de todo el procedimiento, teniendo en cuenta el ejecutor, redacción de cada actividad y tiempo programado para la comunicación de los hallazgos Administrativos, Fiscales, Penales o Disciplinarios.
En la actividad No. 2 el equipo auditor aprueba o desaprueba los hallazgos administrativos o disciplinarios.
En la actividad No. 4, los hallazgos fiscales o penales los aprueba o desaprueba el director Técnico, Subdirector de Fiscalización y equipo auditor.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
5.0R.R. 045 de noviembre 30 de 2005.Cambia de versión.
6.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006Se incluyen las siguientes actividades:
Realizar seguimiento periódico a los hallazgos trasladados a las instancias competentes.
Analizar y estudiar los hallazgos fiscales devueltos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva en mesa de trabajo con el Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
6.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006Archivar los hallazgos fiscales devueltos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
Se modifica el alcance del procedimiento:
El procedimiento inicia con la obtención de la evidencia producto de la aplicación de las técnicas de auditoría y termina con el archivo de los hallazgos devueltos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, que evidentemente no tienen incidencia fiscal.
7.0R. R. 026 de diciembre 28 de 2007Se modifican el objetivo, el alcance del procedimiento y la definición de hallazgo.
Se ajusta la base legal y nombre de dependencias y cargos acorde con acuerdos 361 y 362 de 2009.
En las actividades 2 y 4 se señala que el hallazgo debe ser redactado en los términos de condición, criterio causa y efecto y aportar los respectivos soportes.
Se incluye hallazgo positivo, cosas buenas de la entidad, tan buenas que merezcan destacarse.
Se establece que los hallazgos administrativos con incidencia fiscal, penal o disciplinaria deben comunicarse dentro de los tres días siguientes a su aprobación en mesa de trabajo final.
Los hallazgos administrativos sin incidencia fiscal, penal o disciplinaria se comunicaran una vez validados en la mesa de trabajo, para que la administración implemente las acciones de mejora de manera inmediata, orientadas a corregir las deficiencias observadas.
7.0R. R. 026 de diciembre 28 de 2007Dependiendo la complejidad del sujeto de control, se establece que el tiempo concedido para presentar respuesta al informe preliminar que contiene todos los hallazgos no será superior a cinco (5) días hábiles, los cuales serán graduados a criterio del Director Sectorial.
8.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009Se ajusta la definición de condición.
Se modifican las actividades 1 y 2 del procedimiento en sus responsables, descripción de la actividad y punto de control y observaciones.
Se modifican las actividades 3 y 4, se elimina la actividad 6 del procedimiento. La observación de esta actividad se deja en la 5.
9.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA CONCLUIR EL HALLAZGO DE AUDITORÍA 

CÓDIGO: 4011 

VERSIÓN No. 9.0 

FECHA: 25 de Marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliar
CARGO

Víctor Manuel Armella Velásquez
NOMBRE


FIRMA
APROBADO POR:
Director Técnico de PlaneaciónEfvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGONOMBREFIRMA
COPIA No.No. DE PÁGINAS:18

1. OBJETIVO: 

Estandarizar el método para concluir los hallazgos de auditoría evidenciados dentro del proceso de prestación de servicio micro.

2. ALCANCE: 

El procedimiento inicia con la obtención de la evidencia producto de la aplicación de las técnicas de auditoría y termina con el archivo de los hallazgos fiscales devueltos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva que no tienen incidencia fiscal; para el caso de los hallazgos administrativos con incidencia disciplinaria y/o penal terminan con su remisión a las autoridades competentes.

3. BASE LEGAL: 

• Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.

• Ley 42 de 1993, “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”, artículos 8 y 65.

• Ley 610 de 2000 “Por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.”

• Ley 734 de 2002. “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.

• Decreto Ley 1421 de 1993, “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santafé de Bogotá” artículo 105.

• Normas según la naturaleza jurídica de los sujetos de control para los hallazgos administrativos.

• Acuerdo 361 de enero 6 de 2009 “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones”, Artículos 3, 4, 5, 13, 17, 47, 48, 49, 50 y 51.

4. DEFINICIONES: 

CAUSA: Representa la razón básica que origino el incumplimiento del criterio o norma.

CONDICIÓN: Descripción del hecho determinado o detectado, “el ser”.

CRITERIO: Es el “deber ser” y se constituye en las normas, políticas o procedimientos bajo los cuales debe compararse el hecho sucedido (condición) lo cual permite determinar el hallazgo.

EFECTO: Consecuencia o impacto del incumplimiento del criterio o norma.

HALLAZGOS: Como resultado de la aplicación de los sistemas de control durante el ejercicio del proceso auditor se pueden identificar hechos o situaciones (condiciones) que denotan importancia en la evaluación y vigilancia fiscal, se constituyen en las desviaciones entre el “ser” y el “deber ser” originadas en el actuar de la administración por ello todos son de carácter Administrativo y pueden tener incidencia Fiscal, Penal o Disciplinaria:

Los hallazgos corresponden a hechos o situaciones identificados en el ejercicio del proceso auditor que constituyen deficiencias susceptibles de subsanar mediante acciones correctivas para incluir en los planes de mejoramiento.

Los hallazgos Fiscales, Penales o Disciplinarios: Corresponden a los hechos identificados en el ejercicio del proceso auditor que constituyen daño patrimonial, delitos o faltas disciplinarias, respectivamente.

HECHO CONSTITUTIVO DE PRESUNTO HALLAZGO: Se consideran las presuntas diferencias entre el deber ser y el ser o la situación identificada.

HALLAZGO DEFINITIVO: Es la etapa en que el equipo auditor en mesa de trabajo determina que se cuenta con todos los elementos de juicio necesarios para tener certeza del daño fiscal o presunta irregularidad administrativa, disciplinaria o penal, con base en la respuesta del sujeto de control y los soportes que sustentan el hallazgo.

5. REGISTROS 

• Acta de mesa de trabajo

• Oficio remisorio comunicación de hallazgos

• Oficio remisorio traslado de hallazgo

• Formato de traslado de hallazgo fiscal

• Acta de comité técnico sectorial

6. ANEXOS 

• Anexo 1: Formato de Traslado de Hallazgo Fiscal.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROPUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES
1JEFE DE OFICINA DE LOCALIDAD, PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO (auditor)Obtiene evidencia que sustenta el hecho constitutivo
de presunto hallazgo, indicando:
• El hecho sucedido.
• La violación de criterios definidos en las normas o reglamentos de carácter general o los adoptados internamente por el Sujeto de Control.
• El daño (en caso de que sea un hallazgo fiscal) debidamente cuantificado.
• Cargo del presunto(s) responsable(s) del daño por omisión o por acción en el ejercicio de sus funciones.
• La fecha, lugar y dependencias en que sucedieron los hechos.
• Las causas que ocasionaron la ocurrencia de los hechos y los efectos que estos produjeron entre otros.
Clasifica el hecho constitutivo de posible hallazgo administrativo, determinando si tiene incidencia fiscal, disciplinaria o penal y lo presenta en mesa de trabajo junto con los correspondientes soportes que lo sustentan.
Observaciones:
Esta actividad puede ser ejecutada por servidor(es) público(s) comisionado(s), en cumplimiento de una actuación de control fiscal.

Punto de control:
La redacción del hallazgo de auditoría debe contener: Condición, criterio, causa y efecto, debidamente tipificado.

 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROPUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES
2JEFE DE OFICINA LOCALIDAD PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO (equipo auditor)Aprueba o desaprueba el hecho constitutivo del hallazgo administrativo:
Si no es aprobado: se deja constancia en mesa de trabajo.
Si presenta observaciones: regresa a la actividad No. 1.
Coordina la asistencia en mesa de trabajo del Director Sectorial, Subdirector de Fiscalización y Asesor, si el hecho constitutivo del hallazgo tiene incidencia disciplinaria, fiscal o penal.
Acta de mesa de trabajoPunto de control:
En la mesa de trabajo se debe dejar redactada la condición, criterio causa y efecto del respectivo hallazgo.
Se discutirán también los hallazgos positivos, en caso de ser aprobados se incluirán en el informe respectivo.
Observación:
Si no existe evidencia plena de la cuantificación del daño patrimonial el Director Técnico Sectorial podrá dar inicio a la indagación preliminar1.
El funcionario que no esté de acuerdo con la aprobación o desaprobación deberá sustentar su posición la cual se incluye en el acta de mesa de trabajo.
3JEFE DE OFICINA DE LOCALIDAD, PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO (Equipo auditor)
Proyecta oficio de comunicación del hallazgo para la firma del Director, adjuntando los correspondientes soportes.El proyecto de oficio deberá ser entregado dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de ser aprobado en mesa de trabajo.
4DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O JEFE DE OFICINA DE LOCALIDAD• Comunica al sujeto de control en los términos aprobados en la mesa de trabajo (condición, causa, criterio y efecto) el hecho constitutivo del hallazgo para que presente las razones de su ocurrencia.
Oficio remisorioObservación:
La comunicación de los hallazgos con incidencia fiscal, penal o disciplinaria debe hacerse dentro de los dos(2) días siguientes del recibo del proyecto de oficio.
El tiempo concedido al sujeto de control para presentar respuesta no puede ser superior a tres (3) días hábiles2.
De estos hechos debe dejarse constancia en el informe definitivo, si las acciones adelantadas fueron inmediatas3. De lo contrario se incluirán las acciones por parte del sujeto de control en el respectivo plan de mejoramiento.
5DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL, SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN Y ASESOR
PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO, JEFE DE OFICINA LOCALIDAD
O FUNCIONARIO (S) COMISIONADO(S)
Recibe y analiza la respuesta del sujeto de control a los hallazgos administrativos, con incidencia fiscal, disciplinaria y penal.
Aprueba o desaprueba el hallazgo definitivo.
Si no es aprobado: Se deja constancia en mesa de trabajo.
Si es Aprobado: Se incluye en el informe preliminar.

Acta de mesa de trabajo
Observación: Los hallazgos administrativos con o sin incidencia fiscal, disciplinaria y penal, que fueron validados ad portas de la notificación del Informe Preliminar se comunicarán con el mismo.
6DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL, SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN Y ASESOR.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO, JEFE DE OFICINA LOCALIDAD O FUNCIONARIO(S) COMISIONADO(S)
(Equipo auditor)
Recibe y analiza la respuesta del sujeto de control a los hallazgos administrativos, con incidencia fiscal, disciplinaria y penal.
Aprueba o desaprueba los hallazgos definitivos.
No aprobado: Se deja constancia en mesa de trabajo y se ordena su retiro del informe definitivo.
Aprueba: Se incluye en el informe final.
Acta de mesa de trabajo

 

1. Se activa el procedimiento de indagación preliminar.

2. Si el sujeto de control no contesta dentro de los términos establecidos, se entenderá por aceptado el hallazgo.

3. Se activa el procedimiento para la cuantificación y comunicación de beneficios de control fiscal.

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROPUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
7DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL Y SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ESPECIALIZADO, JEFE DE OFICINA LOCALIDAD O FUNCIONARIO(S) COMISIONADO(S) (equipo auditor)
En la mesa de trabajo celebrada en las instalaciones de la Contraloría con los representantes del sujeto de control, con el fin de presentar los resultados de la auditoría, evaluadas las respuestas al informe preliminar, se establecen los hallazgos administrativos, con incidencia fiscal, disciplinaria y penal que deben quedar en el informe definitivo.Acta de mesa de trabajoPunto de control: En esa mesa de trabajo asistirán el Director Técnico Sectorial, Subdirector de Fiscalización y Asesor.
8PROFESIONAL ESPECIALIZADO, UNIVERSITARIO O FUNCIONARIO
COMISIONADO (equipo auditor)
Diligencia el formato de traslado del hallazgo fiscal aprobado.

9
PROFESIONAL ESPECIALIZADO, UNIVERSITARIO (líder) O JEFE DE OFICINA LOCALIDAD

Revisa y remite el hallazgo aprobado al Director Sectorial, con todos los soportes del mismo dentro de los tres días siguientes a la mesa de trabajo final con la entidad.

Memorando traslado de hallazgo

Para los fiscales ver Anexo 1 - Formato de traslado de hallazgo fiscal.
10DIRECTOR SECTORIALTraslada los hallazgos definitivos a las instancias pertinentes, así:
• Los fiscales a la dirección de responsabilidad fiscal y jurisdiccion coactiva en el formato de traslado de hallazgo fiscal (ver formato anexo).
• Los disciplinarios y penales se remite a
la autoridad competente, incluyendo la descripcion de los hechos y conclusiones
consignados en el informe de auditoría.
Oficio remisorio.
Formato de traslado de hallazgo fiscal
El traslado de la totalidad de los hallazgos a las instancias pertinentes se realizará antes de culminar la etapa del cierre de la auditoría.
11DIRECTOR SECTORIALRealiza periódicamente seguimiento a los hallazgos trasladados a las instancias competentes.
12DIRECTOR SECTORIALAnaliza y estudia los hallazgos fiscales devueltos por la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
Solicita el complemento o ajuste de los hallazgos fiscales devueltos validados en la mesa de trabajo y los traslada nuevamente a la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, o procede a iniciar indagación preliminar o a su archivo. En todo caso debe dejarse registro en Comité Técnico Sectorial.
Acta de comité técnico sectorial.

 

ANEXO 1 

FORMATO DE TRASLADO DE HALLAZGO FISCAL – Cd4:

I. DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA QUE EFECTÚA LA AUDITORÍA 

a. Dirección sectorial: _______________________________________________

b. Sujeto de control: _________________________________________________

c. Auditoría gubernamental con enfoque integral, modalidad:

Regular _________________________

Especial ________________________

Entidades con participación accionaria ____________________________

d. PAD _____________ CICLO: ______________________

e. Fecha de Iniciación de la auditoría o actuación fiscal: DD MM AA

f. Fecha de Terminación de la auditoría o actuación fiscal5: DD MM AA

g. Fecha de Reporte del Hallazgo al Jefe inmediato: DD MM AA

h. Profesional Auditor que configuró el hallazgo:

NOMBRE CARGO

___________________________ ___________________________

___________________________ ___________________________

___________________________ ___________________________

___________________________ ___________________________

 

II. DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD AUDITADA 

a. Nombre o Razón Social: ___________________________________________

b. NIT: ___________________________________________

c. Naturaleza Jurídica: ___________________________________________

d. Domicilio: ___________________________________________

 

4. Código: Las primeras cinco celdas corresponde al código de la Dirección Sectorial y/o GAF; las cuatro siguientes al consecutivo en el traslado de hallazgo que debe llevar cada Dirección Sectorial y/o el GAF y las dos restantes a los dos últimos dígitos de la vigencia en la que se traslada del hallazgo.

5. Si aún no se ha culminado la auditoría o actuación fiscal, se indicará la fecha de terminación prevista en el PAD, acto administrativo o norma que establezca términos.

e. Representante legal: _________________________________________________

f. Cargo: _____________________________________________________________

g. Cédula: ____________________________________________________________

h. Dirección: __________________________________________________________

i. Teléfonos: __________________________________________________________

III. ANTECEDENTES DEL INFORME DE AUDITORÍA 

a. Origen:

PAD: _________________________________________________

DENUNCIA: ___________________________________________

OTRO ________________________ ¿Cuál?: ____________________________

b. Período Evaluado: De: ___________________ A: __________________________

c. Características del hallazgo fiscal:

Faltante de bienes: __________________

Faltante de fondos: _______________________

Irregularidades en contratación: _____________________________

Irregularidades en cuentas: _____________________________

Otros: ______________________ ¿Cuál? ____________________________

IV. DESCRIPCIÓN DE LOS HECHOS PRESUNTAMENTE IRREGULARES 

¿Qué ocurrió? (Hechos):___________________________________________________

________________

_____________________________________________________________________________________________

¿Cuándo? (Fechas): ___________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________

¿Dónde? (Entidad, Lugares): _______________________________________________________

________________

______________________________________________________________________________

________________

¿Cómo? (Método): _______________________________________________________________

______________________________________________________________________________

¿Por qué? (Causas): _____________________________________________________________

______________________________________________________________________________

V. NORMAS PRESUNTAMENTE VIOLADAS 

Especiales Generales

_______________________ ___________________ __________________

_______________________ ___________________ __________________

_______________________ ___________________ __________________

VI. MATERIAL PROBATORIO QUE SUSTENTA EL(LOS) HALLAZGO(S)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

________________________

 

VII. VALOR DEL MONTO O DAÑO PATRIMONIAL 

$ _____________________ (Letras) ____________________

Observaciones: ___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

_____________________

VIII. PRESUNTOS RESPONSABLES 

NOMBRE CÉDULA CARGO DIRECCIÓN TELÉFONO CUANTÍA

IX. RESPUESTA DE LA ENTIDAD

Relacionar o anexar la respuesta de la entidad al hallazgo formulado por el equipo auditor y la valoración de la misma.

________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________

 

X. OTRO TIPO DE INCIDENCIA 

Enunciar si este hallazgo además tiene presuntas incidencias disciplinarias y penales e indicar si se comunicó a las instancias competentes.

________________________________________________________________

______________________________________________________

XI. FIRMAS 

 

________________________

Director sectorial

FORMATO CÓDIGO: 4011001

 

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Y CIERRE DE AUDITORÍA 

HISTORIAL DE CAMBIOS 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 020 de marzo 14 de 2003• Modificación del alcance del procedimiento, así: se inicia con la estructuración del informe de auditoría y termina con el envío del resumen ejecutivo del mismo a la Oficina Asesora de Comunicaciones.
• Agrupación de las actividades 1 al 5.
• Supresión de las actividades 13, 18, 19, 20, 21, 22 y 23
• Modificación de las actividades 6, 7, 8 y 25
• Modificación del título del procedimiento, así: “Procedimiento para Elaborar el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral y Cierre de Auditoría”.
• Supresión del registro memorando remisorio
• Ajuste en la definición de Fenecimiento.
• Agregación de la actividad de cierre de auditoría (Actualización del SIDRI, actualización ficha técnica, referenciación final y entrega de papeles de trabajo, información para la Dirección de Economía y Finanzas, formatos de cuantificación de beneficios de control fiscal, aplicar procedimiento “propiedad de la parte interesada” y otras actividades inherentes al cierre).
2.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003Numeral 4. En la definición de informe Preliminar cambiar “Línea de Auditoría” por Componente de integralidad.
Numeral 5: Adición del registro “oficio remisorio (entrega del Informe al Sujeto de control).
Numeral 6.Modificación del anexo 7 Cuadro de Hallazgos Detectados y Comunicados. Y adición del anexo 8: Modelo de Ficha Técnica y el Anexo 9: Modelo Resumen Ejecutivo Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.
Numeral 7: Modificación de las actividades:
• Actividad 1: Agregar en Observaciones “En los Informes Producto de cualquier modalidad de auditoría, se debe garantizar las características definidas en las variables definidas en la Caracterización del Producto.
• ACTIVIDAD 5: cambiar “…..y los hallazgos administrativos por línea de auditoría….” Por y los hallazgos administrativos por componente de integralidad.
• ACTIVIDAD 13: Agregar el registro “acta de mesa de trabajo o documento que permita evidenciar la realización de la reunión con el sujeto de control.
• ACTIVIDAD 18: Agregar registro “Oficio remisorio.
Modificación de las actividades 19, 20 y 21 del procedimiento.
3.0R.R. 048 de septiembre 30 de 2003Como consecuencia de la aplicación de las orientaciones dadas por el Señor Contralor relacionadas con la presentación del Informe de Auditoría, se redefinieron algunas actividades de la descripción del Procedimiento, conllevando al ajuste del objetivo, alcance, base legal, registros del procedimiento.
Se ajusta redacción de algunas actividades de la descripción del procedimiento.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
4.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004Se modifica la denominación del procedimiento, agregando “…Y REALIZAR ACTIVIDADES DE CIERRE DE AUDITORÍA”.
Se especifica que el fenecimiento se origina en una Auditoría Regular.
Se incluye el registro de Acta de Mesa de Trabajo, originado en la actividad 1.
Se incluyeron como registros los memorandos remisorios del resumen ejecutivo a la Oficina Asesora de Comunicaciones, del informe final a la Subdirección de Servicios Administrativos y del Informe Final en medio magnético a la Dirección de INFORMÁTICA.
La actividad 1 se incorpora en la actividad y se incluye una nueva actividad inicial para hacerla concordante con el nuevo alcance del procedimiento.
La actividad 2 relacionada con el análisis sectorial, se incorporó a la nueva actividad 1.
La actividad 3 de hechos relevantes se elimina y se incluyen las actividades de sustentación de informe preliminar. Se incluye como ejecutor a los profesionales del equipo auditor.
Se elimina de las actividades de cierre la Ficha Técnica que ahora se hará en la Fase de Planeación de auditoría y se incorpora la aplicación del procedimiento del Plan de Mejoramiento y se incluye la socialización de los resultados con la ciudadanía u otros entes sociales.
Se modifican y redefinen los anexos.
5.0R.R. 045 de noviembre 30 de 2005Cambia de versión.
6.0R.R. 018 de agosto 14 de 2007En mesa de trabajo con el sujeto de control podrá presentarse los resultados por componente de integralidad, especialmente los de la evaluación de estados contables para validar y reportar oportunamente la información definitiva a la Dirección de Economía y Finanzas Distritales.
Se establecen diez días para que el sujeto de control presente la respuesta al Informe preliminar y hasta cinco días para que el equipo auditor la analice y prepare el informe de auditoría definitivo.
En el cierre de auditoría se actualiza la ficha técnica y se remite en medio físico y magnético a la Dirección de Planeación para actualizar las estadísticas internas de la Contraloría (Numeral 8 del art. 42 del Acuerdo 24 de 2001).
Se señalan las actividades que se realizan a través de los aplicativos implementados en la Entidad como el Sigespro.
7.0R.R. 026 de diciembre 28 de 2007Cambia de versión.
Se modifica el alcance y se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
En definición de componente de integralidad se incluye balance social y gestión ambiental.
En la actividad 1 se dispone que el Director Técnico Sectorial debe asegurar la elaboración del análisis sectorial correspondiente, de igual manera el Subdirector de Fiscalización verifica con el Equipo auditor el cumplimiento de los objetivos contenidos en el Memorando de Planeación. Se ordena el uso de la metodología para la evaluación de la gestión y los resultados.
En la actividad 6 se otorga hasta cinco días hábiles para que el sujeto de control en caso de que tuviese pruebas que desvirtuaren los presuntos hallazgos comunicados, solicite a la Dirección Sectorial convocar a una mesa de trabajo con el propósito de presentar elementos adicionales.
En la misma actividad si el sujeto de control no presenta objeción alguna al informe preliminar, se pasa a la actividad 8.
En la actividad 8, se señala que se dejan en el informe definitivo los hallazgos administrativos con incidencia fiscal, penal o disciplinaria que quedaron en firme luego de la mesa de trabajo con el sujeto de control.
Se incluye tres actividades orientadas a garantizar la calidad del producto, que implica verificar previamente a su liberación, preliminar o definitiva, que cumpla con su caracterización.
En la actividad 14, se incluyen las actividades programadas por la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local en las que se presenten resultados de auditoría de las Direcciones Sectoriales.
Se incluye una actividad nueva sobre levantamiento del fenecimiento de la cuenta.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
7.0R.R. 026 de diciembre 28 de 2007En el anexo 3 se incluye concepto sobre la revisión de la cuenta, Aplicación de metodología a la gestión y resultados, seguimiento a advertencias y pronunciamientos comunicados.
Para efectos del concepto sobre la gestión y resultados se sustente en la utilización de la Metodología prevista en los Anexos 7, 8, 9 y 10 del “Procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoría”.
Se reduce el tiempo de ocho a cinco días hábiles, para que el sujeto de Control presente un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas en el informe.
En el anexo 9 se limita el contenido del resumen ejecutivo a diez páginas incluyendo la carátula.
Se incluye un anexo nuevo para verificar que el producto cumpla con las características establecidas.
8.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009Se modifica la redacción de la actividad 1 del procedimiento y se adiciono como registro el acta de mesa de trabajo.
En la actividad 2, se establece como un punto de control el hecho de que el Director y Subdirector serán los encargados de asegurarse de la elaboración e inclusión del capítulo de análisis sectorial.
En la actividad 3, se incorpora que se debe hacer una síntesis del resultado de los PQR utilizados como insumo de auditoría, así como un punto de control relacionado con el fenecimiento de la cuenta y el levantamiento del mismo y la aclaración que en la auditoría especial únicamente aplica concepto sobre gestión y resultados y control interno respecto del área o aspecto evaluados.
En las actividades 4, 7 y 12 se adiciona en cada una de ellas un registro.
8.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009En la actividad 8, se reformula la observación y se establece un punto de control para dejar constancia de la evaluación de la respuesta al informe preliminar, cuando no se realiza mesa de trabajo con el sujeto de control.
En la actividad 9, se reformula la redacción de la misma y se adiciona una observación para la mesa de trabajo con el sujeto de control.
En la actividad 11, se cambia la redacción de la actividad y del punto de control.
Se elimina la actividad 12 y 16 del procedimiento.
En la actividad 13 se replantea la descripción de la actividad y se establece una observación para la información que debe ser enviada a la Dirección de Economía y Finanzas.
Se elimina el Anexo 11 – Evaluación Parte Interesada. Se modifican los anexos del procedimiento.
9.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Y CIERRE DE AUDITORÍA 

CÓDIGO: 4012 

VERSIÓN No. 9.0 

FECHA: 25 de Marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliar
CARGO

Víctor Manuel Armella Velásquez
NOMBRE


FIRMA
APROBADO POR:
Directora técnica de planeaciónEfvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGONOMBREFIRMA
COPIA No.No. DE PÁGINAS:37

1. OBJETIVO 

Establecer las actividades para elaborar el Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral y realizar las actividades de Cierre de la Auditoría.

2. ALCANCE 

Inicia con la presentación en mesa de trabajo de los resultados por componente de integralidad, áreas, procesos, ciclos o temas de evaluación en las auditorias especiales y termina con la socialización de los resultados de la auditoría a la ciudadanía u organizaciones sociales que participaron o el levantamiento del fenecimiento de la cuenta.

3. BASE LEGAL 

• Constitución Política de Colombia, artículos 268 y 272.

• Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”.

• Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105. “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital”

• Acuerdo 361 de 2009 “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones”.

4. DEFINICIONES 

• COMPONENTE DE INTEGRALIDAD: Corresponde a cada uno de los aspectos a evaluar programados en el Memorando de Encargo de Auditoría y en el Memorando de Planeación y Programas de Auditoría. Incluye aspectos como la evaluación a los estados contables, la contratación, el presupuesto, el plan de desarrollo y balance social, el control interno y gestión ambiental.

• DICTAMEN INTEGRAL: Expresión de las conclusiones finales a las que ha llegado el equipo de auditoría, luego de realizar el proceso auditor, en torno de la gestión y los resultados, la opinión de los estados contables y evaluación del sistema de control interno. Es integral por cuanto se ha hecho una evaluación conjunta al aplicar en forma articulada los diferentes sistemas de control.

• FENECIMIENTO: Acto por el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría por los sujetos de control, mediante el cual se determina que el gestor fiscal realizó el manejo de los recursos, puestos a su disposición, en condiciones de eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de costos ambientales. Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas, se levantará el fenecimiento y se iniciará juicio fiscal.

• INFORME DE AUDITORÍA: Documento final del proceso auditor que sintetiza el resultado del desarrollo de los objetivos definidos en el memorando de planeación.

• INFORME PRELIMINAR: Es el producto de la consolidación de las actas de mesa de trabajo retomando los diferentes hallazgos, agrupados por componente de integralidad o áreas, ciclos, procesos o temas de evaluación en las auditorías especiales, los cuales han sido validados en mesa de trabajo.

• PLAN DE MEJORAMIENTO: Documento contentivo de las acciones que se compromete a adelantar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes o actuaciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro.

• SOCIALIZACIÓN DE RESULTADOS: Es el evento mediante el cual se divulgan los resultados obtenidos en el desarrollo del PAD. Se incluirá el resultado de la auditoría con el énfasis adecuado sobre el producto de los insumos originados en las inquietudes de la comunidad. De acuerdo con el número de ciudadanos participantes en el ejercicio de la auditoría social se realizará mesa final del equipo auditor con los participantes.

• SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia y anual, remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna.

• SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría.

5. REGISTROS 

• Acta de mesa de trabajo.

• Memorando de entrega de informe preliminar.

• Acta de comité técnico sectorial.

• Oficio remisorio.

• Memorando remisorio.

• Memorando de entrega de informe final.

• Oficio de comunicación del informe final.

• Resumen Ejecutivo.

• Acta de socialización de resultados.

• Oficio comunicando a la Entidad.

6. ANEXOS 

• Anexo 1. Modelo “Presentación Informe de Auditoría”.

• Anexo 2. Modelo “Carátula y Hoja de Presentación”.

• Anexo 3. Modelo “Tabla de Contenido”.

• Anexo 4. Modelo “Dictamen de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral”.

• Anexo 5. Modelo “Concepto sobre Gestión y Resultados”.

• Anexo 6. Modelo “Opinión sobre los Estados Contables”.

• Anexo 7. Modelo “Cuadro de Hallazgos detectados y comunicados”

• Anexo 8. Modelo “Criterios para el fenecimiento”.

• Anexo 9. Modelo Resumen Ejecutivo “Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral”.

• Anexo 10: Ficha Evaluación Auditoría.

• Anexo 11: Lista de Verificación. Producto No Conforme

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 

No.RESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES
1PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO
(EQUIPO AUDITOR)
Presenta en mesa de trabajo el resultado de la evaluación por componente de integralidad, áreas, ciclos, temas de evaluación en las auditorías, así como los relacionados con los lineamientos establecidos por la Alta Dirección y los procesos, anexando el documento respectivo, con el fin de construir el Informe de Auditoría.Acta de mesa de trabajoObservación: El informe por componente
de integralidad incluye:
Síntesiso conclusiones sobre la evaluación respectiva, incluyendo advertencias fiscales y pronunciamientos comunicados vigentes, e indagaciones preliminares si las hubiere.
Nota: La síntesis de la evaluación del SCI, incluye análisis por subsistema y componente (MECI), determinando el nivel de Riesgo.

 

No.RESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES
2DIRECTOR y/o SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓNVerifica con el equipo auditor que se haya cumplido con los objetivos contenidos en el Memorando de Planeación.
Presenta el informe de análisis sectorial1.
Retroalimenta los resultados y unifican los criterios para la elaboración del informe preliminar.
Punto de control:
El Director Sectorial y el Subdirector de Fiscalización deben asegurarse de la elaboración e inclusión del análisis sectorial2.
3PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO
(EQUIPO AUDITOR)
Elabora el Dictamen de Auditoría incluyendo:
• Concepto sobre la Gestión. y
Resultados3 el cual incluye concepto
sobre la calidad y eficiencia del
Sistema de Control Interno – SCI.
• Opinión de los Estados Contables.
• Concepto breve y conciso sobre la
evaluación y revisión de la cuenta.
• Fenecimiento.
• Plan de mejoramiento de la vigencia
anterior auditada y seguimiento a
las advertencias y pronunciamientos
comunicados vigentes.
• Síntesis del resultado de las
peticiones, quejas y reclamos
utilizados como insumos de auditoría.
Punto de control:
El párrafo de fenecimiento de la Cuenta solo se incluye en el Informe Final de Auditoría Modalidad Regular y en Entidades con Participación Accionaria cuando su participación sea mayor o igual al 50% y menor o igual al 90%.
Para el levantamiento del fenecimiento de la cuenta, el Responsable del Proceso analiza las circunstancias que lo ameritan, en equipo de análisis y decide sobre el mismo y comunica al sujeto de control.
Observación:
Hallazgos detectados y validados en mesa de trabajo, tanto de la auditoría como de otras actuaciones fiscales (DPC’s, operativos, visitas administrativas y otras actuaciones de control fiscal).
Para el dictamen ver Anexos No. 4, 5, 6, 7 y 8.
En la Auditoría Especial, únicamente aplica el concepto sobre gestión y resultados y la evaluación de control interno respecto del área o aspectos auditados.
4PROFESIONAL ESPECIALIZADO O
UNIVERSITARIO
(LÍDER)
JEFE OFICINA
LOCALIDAD (*)
Consolida y presenta al Subdirector de Fiscalización, el Informe Preliminar de Auditoría incluyendo el seguimiento al plan de mejoramiento y el cuadro de hallazgos detectados, validados y comunicados, debidamente referenciados.Memorando de entrega de Informe PreliminarObservación: Ver anexos 1, 2, 3 y 7.
Punto de control: Las características del Informe de Auditoría - Modalidad Regular, Especial y Entidades con Participación Accionaria, se encuentran en la Matriz de Caracterización del Producto.

 

No.RESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES
5DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALConvoca al equipo auditor a Comité Técnico Sectorial.
6SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y UNIVERSITARIO EQUIPO AUDITOR
JEFE DE OFICINA
LOCALIDAD
Con fundamento en el memorando de planeación, sustentan el informe preliminar ante el comité técnico sectorial.
7DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL
(comité técnico sectorial)
Aprueba o desaprueba de forma y de fondo el Informe Preliminar.
Si desaprueba el Informe Preliminar regresa a la actividad 3.
Acta de comité técnico sectorialPunto de control: Constata que el informe preliminar contemple las características definidas en la caracterización del producto.
8DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALComunica el Informe Preliminar aprobado al sujeto de control, sin incluir el concepto sobre fenecimiento y el párrafo de plan de mejoramiento.Oficio remisorioObservación: Dependiendo la complejidad del sujeto de control y a criterio del Director Sectorial se otorgan hasta cinco días hábiles para dar respuesta al informe preliminar.
En el evento que el sujeto de control tuviese pruebas que desvirtuaren los presuntos hallazgos comunicados, podrá solicitar de manera escrita a la Dirección Sectorial convocar a una mesa de trabajo con el propósito de presentar elementos adicionales, sobre los cuales se decidirá en la misma.
Punto de control:
Si el sujeto de control no solicita mesa de trabajo, el equipo auditor dejara constancia de la evaluación de la respuesta al informe preliminar, en mesa de trabajo.
Si el sujeto de control no presenta objeción alguna al informe preliminar, se pasa a la actividad 11.
9EQUIPO AUDITORRevisa y analiza en mesa de trabajo la respuesta al informe preliminar dentro de los tres días siguientes.Acta de mesa de trabajoObservación:
El Director Técnico Sectorial, efectuara en las instalaciones de la Contraloría de Bogotá la mesa de trabajo con el fin de valorar los argumentos de la administración.
Punto de control: El Equipo Auditor, el Director Sectorial, el Subdirector (es) de Fiscalización y Asesor (es), deberán presentarse con pleno conocimiento del informe y los papeles de trabajo que soporten el mismo.

 

No.RESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTO DE CONTROL / OBSERVACIONES
10PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO
(EQUIPO AUDITOR)
Ajusta el informe dentro de los dos días siguientes a la celebración de la mesa de trabajo e incluye el concepto sobre el fenecimiento y el párrafo de plan de mejoramiento.Punto de control: En el capítulo de resultados de auditoría en la redacción de los hallazgos definitivos no se debe transcribir la respuesta de la entidad. (Ver caracterización del producto).
Se dejan en el informe definitivo los hallazgos administrativos con incidencia fiscal, penal o disciplinaria que quedaron en firme luego de la mesa de trabajo.
Describir los hallazgos en el componente respectivo, evitando repetición en el desarrollo del informe.
11PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (LÍDER)
JEFE DE OFICINA
LOCALIDAD
Remite el Informe Final al, Director Técnico Sectorial para su revisión en medio físico y magnético, acompañado del Resumen Ejecutivo respectivo y los Papeles de Trabajo.
Diligencia la ficha de evaluación de la auditoría (Anexo 10) y la remite por Outlook al Director de Planeación.
Memorando remisorio.Observación: Ver anexo 9
Punto de control: la ficha diligenciada debe remitirse dos días antes de finalizar el cierre de auditoría al Subdirector de Fiscalización. Ver Anexo 10
12DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALAprueba o desaprueba el informe final.
Aplica procedimiento de Producto no conforme, en caso de no aprobarse el informe final.
Acta Comité Técnico Sectorial.Observación: Activa procedimiento “Control del Producto No Conforme Informe de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral”.
Punto de control: Verifica que el informe tenga las características definidas para el producto, diligenciando el Anexo 11.
13DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALFirma y comunica el Informe Final, solicitando la presentación del plan de mejoramiento.
Revisa y complementa el Resumen Ejecutivo del Informe y lo envía a la Oficina Asesora de Comunicaciones en medio físico y magnético.
Envía el informe definitivo, a la Dirección de Apoyo al Despacho en medio magnético.
Envía copia magnética a la Dirección de Economía y Finanzas Públicas.
Oficio de comunicación del Informe Final
Resumen Ejecutivo
Memorando remisorio
Observación:
La copia magnética que se envía a la Dirección de Economía y Finanzas debe contener el informe definitivo de las auditorías regulares y entidades con participación accionaria.
No obstante los informes definitivos de auditorías especiales deben estar publicados en la Intranet para consulta.
La suscripción del plan de mejoramiento se realiza en los términos y forma establecidos en la resolución vigente.
El plan de mejoramiento incluye acciones para todos los hallazgos incluidos en el informe.
Punto de control: Se activa el Procedimiento para la Preservación del Producto.

 

No.RESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTO DE CONTROL/OBSERVACIONES
14SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN,
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD,
PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y UNIVERSITARIO
(EQUIPO AUDITOR)
Realiza las siguientes actividades de Cierre de Auditoría:
• Aplica el procedimiento de cuantificación de beneficios de control fiscal.
• Aplica el procedimiento de propiedad de la parte interesada.
• Prepara comunicaciones para trasladar la totalidad de hallazgos por parte del Director a las instancias competentes.
• Entrega papeles de trabajo en las condiciones previstas en el procedimiento, al Subdirector de Fiscalización o al Jefe de Oficina de Localidad según el caso.
• Aplica el procedimiento plan de mejoramiento.
• Si han surtido hechos nuevos Actualiza la “Ficha Técnica del Sujeto de Control” Ver actividad No 1 y Anexo No. 1 del procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoría.
Observación: El procedimiento de propiedad de la parte interesada no aplica a las Oficinas de Localidades.
Punto de control: El traslado de los hallazgos debe hacerse según lo establecido en el procedimiento para concluir hallazgos de auditoría.
Copia de la Ficha Técnica será remitida a la Dirección de Planeación en medio magnético, para actualización de las estadísticas internas de la Contraloría.
En la auditoría regular que realizan las Oficinas de Localidades se archivan los papeles de trabajo debidamente foliados y referenciados en las dependencias de dichas oficinas.
15DIRECTOR SECTORIAL
JEFE DE OFICINA DE LOCALIDAD
(EQUIPO AUDITOR)
Socializa los resultados a la ciudadanía y/u organizaciones sociales que participaron en la auditoría.Acta de socialización de resultados.Observación: Se incluirá el resultado de la auditoría con el énfasis adecuado sobre el producto de los insumos originados en la comunidad, de acuerdo con el número de ciudadanos participantes en el ejercicio de la auditoría social se realizará mesa final del equipo auditor con los ciudadanos; foros, audiencias públicas, entre otros eventos.
Se incluyen las actividades programadas por la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local en las que se presenten resultados de auditoría de las Direcciones Sectoriales.

1. El capítulo debe contener como mínimo lo siguiente: el análisis del sujeto de control, su presupuesto frente al sector, cumplimiento de políticas internas, externas y su corresponsabilidad con el plan de desarrollo, estratégico, corporativo o el que corresponda, entre otros aspectos destacables del sector, conforme a los lineamientos de la alta Dirección, para los objetivos subsectoriales. De igual manera los resultados del desarrollo del objetivo subsectorial contenido en el encargo de auditoría.

2. Este capítulo solo aplica para auditorías regulares.

3. Aplicar la Metodología para la evaluación de la gestión y resultados, en el Anexo correspondiente 6, 7, 8 y 9 del “Procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoría”.

ANEXO 1 

MODELO “PRESENTACIÓN INFORME DE AUDITORÍA” 

(Ver caracterización de producto) 

1. Para la redacción y presentación del informe se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

PrecisoDiga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.
ConcisoLa redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición (situación detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada por la CB.
ObjetivoTodos los hallazgos deben reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales.
SoportadoLas afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente.
OportunoCumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo.
Forma• Letra Arial tamaño 12 de Word.
• Margen superior, 4 centímetros.
• Margen inferior, 3 centímetros.
• Margen izquierdo, 3 centímetros.
• Margen derecho, 3 centímetros.
• Espacio interlineado sencillo.

 

2. Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así:

1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado.

1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda.

1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula sin negrilla a la Izquierda.

1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda.

3. Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado y se numerará a partir del capítulo Resultados de Auditoría.

3. Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en letra Arial tamaño 12.

4. En los cuadros y tablas se utilizan números arábigos en orden consecutivos a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra Arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo:

CUADRO O TABLA 1 

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN 

AÑO 2001

AÑOSGASTOS DE FUNCIONAMIENTOGASTOS DE INVERSIÓNPORCENTAJE

Fuente:

5. El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma.

6. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona.

7. Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: ($) pesos. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas.

8. Los hallazgos formulados deben presentarse por componente de integralidad y numerarse consecutivamente, con el fin de facilitar su referenciación en papeles de trabajo, evitando repetir su descripción en desarrollo del informe.

9. En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios.

10. El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado.

11. El Informe Preliminar debe llevar “SELLO DE AGUA” que identifique que no es un documento oficial definitivo y lo proteja de posibles filtraciones y se debe incluir como marca de agua el concepto “Informe Preliminar”.

FORMATO CÓDIGO: 4012001

ANEXO 2 

MODELO “CARÁTULA Y HOJA DE PRESENTACIÓN” 


INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL – MODALIDAD XXXX


NOMBRE SUJETO DE CONTROL – SIGLA
PERÍODO AUDITADO (Vigencia)



PLAN DE AUDITORÍA DISTRITAL (PERÍODO)
FASE

NOMBRE DEL SECTOR

FECHA

MODELO “HOJA DE PRESENTACIÓN” 

AUDITORÍA INTEGRAL A (NOMBRE DE LA ENTIDAD AUDITADA)

Contralor de Bogotá Nombre

Contralor Auxiliar Nombre

Director Sectorial Nombre

Subdirector de Fiscalización Nombre

Asesor Nombre

Equipo de Auditoría: Nombre Líder o Jefe de Oficina de Localidad
Nombre Auditores

FORMATO CÓDIGO: 4012002

ANEXO 3 

MODELO “TABLA DE CONTENIDO” 

CONTENIDO
Página
1. DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE
INTEGRAL
(ver anexo 4, 5, 6, 7 y 8).
• Concepto sobre la gestión y resultados, soportado en la aplicación de la Metodología correspondiente, incluyendo concepto sobre la calidad y eficiencia del SCI.
• Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta4.
• Opinión sobre los estados contables.
• Consolidación de hallazgos
• Concepto sobre fenecimiento.
• Párrafo sobre plan de mejoramiento.
• Síntesis del resultado de las peticiones, quejas y reclamos utilizados como insumos de auditoría.
2. ANÁLISIS SECTORIAL: resultados de los objetivos subsectoriales.
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA:
• Seguimiento al plan de mejoramiento, advertencias y pronunciamientos comunicados vigentes.
• Resultados por Componente de Integralidad: síntesis y hallazgos de auditoría.
4. ANEXO: Cuadro de hallazgos detectados y comunicados debidamente referenciados.

FORMATO CÓDIGO: 4012003

4. Ver anexo 3 del procedimiento para la recepción, verificación y revisión de la cuenta.

 

ANEXO 4 

MODELO “DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL” 

DICTAMEN DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL 

MODELO 

 

Doctor

XXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Ciudad

La Contraloría de Bogotá, con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política y el Decreto 1421 de 1993, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad regular, especial o entidades con participación accionaria a la entidad XYZ a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General a 31 de diciembre de XXXX, y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de XXXX; (cifras que fueron comprobadas con las de la vigencia anterior), la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables, la evaluación y análisis de la ejecución de los planes y programas de gestión ambiental y de los recursos naturales, la evaluación al Sistema de Control Interno y el cumplimiento al plan de mejoramiento.

Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría de Bogotá. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la preparación y presentación de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contraloría de Bogotá consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene aspectos administrativos, financieros y legales que una vez detectados como deficiencias por el equipo de auditoría, fueron corregidos (o serán corregidos) por la administración, lo cual contribuye al mejoramiento continuo de la organización y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas de Auditoría Gubernamental Colombianas compatibles con las de General Aceptación, así como con las políticas y los procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría de Bogotá; por lo tanto, requirió, acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno.

En el trabajo de auditoría se presentaron las siguientes limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditoría. (Describir las limitaciones si las hubo; en caso contrario, el presente párrafo debe hacer expresa alusión de que no hubo limitaciones en el alcance).

Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y se incorporaron en el informe, las que fueron debidamente soportadas.

Concepto sobre Gestión y Resultados (Dejar como título) (Ver modelo Anexos 7 al 10 del Procedimiento para la Elaboración del Memorando de Planeación y programas de auditoría”, según el sector) 

La aplicación de la Metodología para la evaluación de la gestión y los resultados, arrojó la siguiente consolidación:

VariablesElemento a evaluarCalificación auditorPorcentajeCalificación total
SUMATORIA TOTAL

Rango de calificación para obtener el concepto

CONCEPTO DE GESTIÓNPUNTUACIÓN
FAVORABLEMayor o igual 75
FAVORABLE CON OBSERVACIONESMenor 75, mayor o igual a 60
DESFAVORABLEMenor a 60

Enunciar síntesis de los hallazgos relevantes que soportan: La Evaluación del SCI y el concepto de gestión y resultados.

Con base en las conclusiones y hallazgos antes relacionados, la Contraloría General de la República como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión y resultados, es _______________________________, (favorable, con observaciones, desfavorable), con la consecuente calificación de ______, resultante de ponderar los aspectos relacionados anteriormente.

Los resultados del examen nos permiten conceptuar que la gestión adelantada por la administración de la entidad, acata las disposiciones que regulan sus actividades y relaciones, está soportada en un efectivo sistema de control interno y refleja un adecuado manejo de los recursos puestos a su disposición empleando en su administración acertados criterios de economía, eficiencia y equidad, lo cual le permitió cumplir, en los planes y programas desarrollados, con las metas y objetivos propuestos.

Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta 

Indicar brevemente los resultados de la aplicación de la lista de chequeo y el programa para analizar el contenido de la cuenta y el examen de los aspectos relevantes en la etapa de ejecución de la auditoría. Si hubo incumplimiento en los términos, forma o métodos prescritos para la rendición de la cuenta.

Ver anexo 3, modelo 4019003 del Procedimiento para la recepción, verificación y revisión de la cuenta.

Opinión sobre los estados contables (dejar como título) (ver modelo anexo 6) 

Enunciar síntesis de los hallazgos relevantes que soportan la opinión de los Estados Contables.

Relacionar los aspectos o síntesis de los errores o inconsistencias, salvedades, limitaciones o incertidumbres que sustentan la opinión sin salvedades, con salvedades, negativa o con abstención.

Los errores o inconsistencias, salvedades, limitaciones o incertidumbres encontradas, que afectan la razonabilidad de dichos estados contables ascienden a $ ______________________________________ pesos, valor que representa el _________________________________________ % del activo total de la entidad.

PÁRRAFO DE LA OPINIÓN, LIMPIA, CON SALVEDADES, NEGATIVA O ABSTENCIÓN SEGÚN LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Y MODELOS PROPUESTOS.

Consolidación de hallazgos (dejar como título) (ver resultados del anexo 7) 

En desarrollo de la presente auditoría tal como se detalla en el anexo No. se establecieron XX hallazgos administrativos, de los cuales XX de ellos corresponden a hallazgos con alcance fiscal en cuantía de $ XXXX, que se trasladaron o trasladaran a la dirección de responsabilidad fiscal, XX tienen alcance disciplinario los cuales fueron trasladados o se trasladaran a la Procuraduría General de la Nación y/o Personería Distrital y XX de ellos con alcance penal que fueron trasladados o se trasladaran a la Fiscalía General de Nación.

Concepto sobre fenecimiento (dejar como título) (ver modelo anexo 8) 

Por el concepto favorable emitido en cuanto a la gestión realizada, el cumplimiento de la normatividad, la calidad y eficiencia del sistema de control interno y la opinión expresada sobre la razonabilidad de los estados contables, la cuenta rendida por la entidad, correspondiente a la vigencia XXXX, se fenece.

Plan de mejoramiento 

A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, en el menor tiempo posible, documento que debe ser remitido a la Contraloría de Bogotá, a través del Cívico dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del presente informe.

El Plan de Mejoramiento debe detallar las acciones que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma en que implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecución, garantizando que busque eliminar la causa del hallazgo, que sea realizable, medible, contribuya a su objeto misional, propicie el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atienda los principios de la gestión fiscal.

Igualmente, con respecto al plan de mejoramiento objeto de seguimiento, en caso de que exista, deberá indicársele al sujeto de control que en el plan de mejoramiento consolidado a presentar se retirarán las acciones cerradas, se mantendrán las que se encuentran en ejecución y las abiertas. Estas últimas tendrán un plazo máximo de implementación de 60 días.

De igual forma si como producto del seguimiento del plan de mejoramiento se concluyó que estas acciones no se cumplieron, dará lugar a requerimiento de explicaciones como inicio del proceso administrativo sancionatorio.

Bogotá, D.C., firma director técnico sectorial

FORMATO CÓDIGO: 4012004

ANEXO 5 

MODELO “CONCEPTO SOBRE GESTIÓN Y RESULTADOS” 

(Estos modelos pueden ajustarse a las otras posibilidades)

1. CONCEPTO FAVORABLE 

Concepto sobre gestión y resultados (dejar como título)

Los resultados del examen nos permiten conceptuar que en desarrollo de su objeto, la entidad ejecuta sus hechos y operaciones con acatamiento de las disposiciones que la regulan, está soportada en un efectivo Sistema de Control Interno y refleja un acertado manejo de los recursos puestos a su disposición, empleando en su administración criterios de economía, eficiencia y equidad, lo cual le permitió cumplir con los planes, programas, metas y objetivos propuestos. Así mismo se evidenció que sus actividades se ejecutan bajo parámetros de sostenibilidad ambiental.

2. CONCEPTO DESFAVORABLE 

Concepto sobre gestión y resultados (dejar como título)
Los hallazgos presentados en los párrafos anteriores, nos permiten conceptuar que en la gestión adelantada por la administración de la entidad, no se acatan las disposiciones que regulan sus hechos y operaciones, no ha implementado un Sistema de Control Interno que le ofrezca garantía en el manejo de los recursos; lo cual ha incidido para que en la adquisición y uso de los recursos no se manejen criterios de economía, eficiencia y equidad. Así mismo no se cumplió en un porcentaje significativo con las metas y objetivos propuestos.

3. CONCEPTO FAVORABLE CON OBSERVACIONES 

Concepto sobre gestión y resultados (dejar como título)

Los hallazgos presentados en los párrafos anteriores no inciden de manera significativa en los resultados de la administración, lo que nos permiten conceptuar que la gestión adelantada acata, salvo lo expresado en el(los) párrafo(s) xx, las disposiciones que regulan sus hechos y operaciones, cuenta con un efectivo Sistema de Control Interno y en la adquisición y uso de los recursos conserva acertados criterios de economía, eficiencia y equidad. Así mismo cumplió en un porcentaje significativo con las metas y objetivos propuestos.

ANEXO 6 

MODELO “OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES” 

1. OPINIÓN LIMPIA 

En nuestra opinión, los Estados Contables arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de la entidad XYZ, al 31 de diciembre de XXXX y los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia.

2. OPINIÓN CON SALVEDADES 

La cuenta Almacenes presenta diferencia de $ 2.771.3 pesos entre lo registrado en contabilidad y kárdex, además contabilidad presenta saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta por $ 2.769.9 pesos.
El saldo de la cuenta de inversiones a 31 de diciembre de XXXX, por $10.556.7 pesos presenta una subestimación de $ 1.612.0 pesos, al no registrarse el cálculo de la variación patrimonial realizada por las diferentes entidades, en las que la entidad tiene participación, esto obedece a deficientes canales de comunicación.
En nuestra opinión, excepto por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados contables de la Entidad XYZ, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de XXXX, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, o prescritas por la Contaduría General de la Nación.

3. OPINIÓN NEGATIVA 

Como se menciona en la Nota XX, los estados contables adjuntos no reconocen los efectos de los ajustes por inflación, requeridos por las normas de contabilidad, los cuales se consideran importantes en atención al monto de los activos no monetarios.
De un activo total de $ 623.8 pesos a 31 de diciembre de XXXX, existen valores que ascienden a $ 493.1 equivalentes al 79% del activo, determinados en auditorías anteriores y que se observan nuevamente, que subestiman, en unos casos y sobrestiman en otros el valor del activo. Situación sobre la cual la entidad no ha iniciado un proceso de análisis que conduzca a depurar sus estados contables, generando incertidumbre sobre la realidad de la estructura financiera de la Entidad.
En nuestra opinión debido a los efectos de los asuntos mencionados en los párrafos anteriores, los estados contables no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la entidad XYZ a 31 de diciembre de XXXX, y los resultados de sus operaciones por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con las normas de contabilidad generalmente aceptados, o prescritas por la Contaduría General de la Nación.

4. ABSTENCIÓN DE OPINIÓN 

La cuenta Cuentas por Cobrar, presenta 32 saldos contrarios y un saldo en el cual no se identifica el cliente por valor de $ 7.000 pesos. Los auxiliares están desactualizados y no se cuenta con un archivo de los documentos que soporten los saldos examinados, lo cual imposibilitó establecer el valor real de la cuenta.
La Empresa XYZ, no efectúo el recuento de su inventario físico de propiedad planta y equipo, que al 31 de diciembre de XXXX ascendió a $ XXXXX; además nuestra presencia en la entidad fue posterior a la fecha de cierre de los estados contables, razón por la cual no observamos los inventarios físicos. La falta de registros no permite efectuar pruebas retroactivas de las cantidades a la propiedad, planta y equipo.
La información requerida para nuestro examen no fue suministrada oportunamente y en las condiciones solicitadas, lo cual genera una limitación importante para nuestro trabajo.
Debido a que la entidad, no practicó inventarios físicos y que no pudimos aplicar otros procedimientos de control para verificar y comprobar el valor de la propiedad, planta y equipo, así como el valor real de las cuentas por cobrar, consideramos que el alcance de nuestro trabajo, por las limitaciones expuestas en los párrafos precedentes, no fue suficiente para expresar una opinión sobre los estados contables mencionados y no la expresamos.
Debido a la incertidumbre que generan los aspectos señalados en los párrafos precedentes, nos abstenemos de expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados contables.

EXPLICACIÓN OPINIÓN ESTADOS CONTABLES 

SITUACIÓN FINANCIERAOPINIÓNEXPLICACIÓN
Sin observaciones conforme al análisisLIMPIAEstados Contables razonablemente presentados sin errores e inconsistencias que generen observaciones de control interno contable y saldos de las cuentas que conforman los estados contables examinados.
Errores o inconsistencias que sumadas no son representativas en términos cuantitativos (menores o iguales al 30% del total de activos o del pasivo más patrimonio) frente al conjunto de los estados contables examinadosCON SALVEDADESLos Estados Contables excepto por los errores citados presentan razonablemente la situación financiera de la entidad.
Errores o inconsistencias que sumadas son representativas en términos cuantitativos (mayores al 30% del total de activos o del pasivo más patrimonio) frente al conjunto de los estados contables examinadosNEGATIVALos Estados Contables no representan razonablemente la situación financiera de la Entidad
Limitaciones en la información, incompleta e inoportuna, incertidumbres y /o no suministro de la misma.ABSTENCIÓN DE OPINIÓNLa información no permite al Auditor darse una idea de la cantidad, calidad y confiabilidad de las cifras.
Cuando la calidad de la información presenta incertidumbres o limitaciones en el alcance de tanta importancia relativa que afectan la totalidad de los estados contables y no permiten al auditor opinar sobre las cifras.

FORMATO CÓDIGO: 4012006

ANEXO 7 

MODELO “CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS” 

TIPO DE HALLAZGOCANTIDADVALORREFERENCIACIÓN5
ADMINISTRATIVOSN.A
CON INCIDENCIA FISCAL
CON INCIDENCIA DISCIPLINARIANA
CON INCIDENCIA PENALNA

NA: No aplica.

Los hallazgos administrativos representan el total de hallazgos de la auditoría; es decir, incluye fiscales, disciplinarios, penales y los netamente administrativos.

Nota: Este cuadro se presenta como anexo o al final del informe.

FORMATO CÓDIGO: 4012007

5. Se deben detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe.

ANEXO 8 

MODELO “CRITERIOS PARA EL FENECIMIENTO” 

Grafico página 184 RR 7 DE 2011 - CBTA
 

FORMATO CÓDIGO: 4012008

ANEXO 9 

MODELO RESUMEN EJECUTIVO 

“INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL” 

El informe no debe superar 10 páginas incluyendo la carátula, efectuando comentarios sobre el efecto del plan de mejoramiento suscrito en la gestión del sujeto de control y sus consecuencias en el dictamen y fenecimiento o no de la cuenta de un periodo a otro. No se trata de copiar el Dictamen Integral, sino de resumir en un lenguaje sencillo los resultados de la auditoría, incluyendo los de evaluación de política pública o sectorial.

1. CARÁTULA

2. DICTAMEN INTEGRAL (Concepto sobre la Gestión y Resultados, Opinión de los Estados Contables, Calificación del Control Interno, Resultados de la Evaluación al Plan de Mejoramiento y Tipo de Fenecimiento).

3. DESCRIPCIÓN DE HALLAZGOS MAS REPRESENTATIVOS Y DE IMPACTO (Presentados de manera concisa y precisa).

4. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS.

TIPO DE HALLAZGOCANTIDADVALORREFERENCIACIÓN6
ADMINISTRATIVOSN.A
CON INCIDENCIA FISCAL
CON INCIDENCIA DISCIPLINARIANA
CON INCIDENCIA PENALNA

NA: No aplica.

Los hallazgos administrativos representan el total de hallazgos de la auditoría; es decir, incluye fiscales, disciplinarios, penales y los netamente administrativos.

FORMATO CÓDIGO: 4012009

6. Se deben detallar los numerales donde se encuentren cada uno de los hallazgos registrados en el Informe.

ANEXO 10 

FICHA EVALUACIÓN AUDITORÍA 

SUJETO DE CONTROL: _____________________________________________

CICLO: _______________________ PAD (Vigencia) ______________________

MODALIDAD DE AUDITORÍA: ________________________________________

NOMBRE DE LA AUDITOIRA ESPECIAL: _______________________________

 

DILIGENCIADA POR: EQUIPO AUDITOR______LÍDER AUDITORÍA______AUDITOR ______

 

Esta ficha será diligenciada al terminar la auditoría, preferiblemente con la participación de todos los integrantes del Equipo Auditor. (En caso de no existir consenso en las respuestas, cada auditor podrá diligenciarla de manera individual). Deberá remitirse por Outlook al Director Técnico de Planeación.

 

El único objetivo de esta información es disponer de insumos para el mejoramiento del proceso auditor.

 

Califique en una escala de 1 a 5, siendo 1 pésimo y 5 lo deseado o deber ser.

1. TALENTO HUMANO 

 

______________ 1.1. Suficiencia del talento humano (Número de auditores)

______________ 1.2. Trabajo en equipo

______________ 1.3. Competencia del talento humano

______________ 1.4. Especialización del talento humano acorde con la misión del sujeto auditado

______________ 1.5. Participación del Nivel Directivo

______________ 1.6. Capacidad de liderazgo y orientación del Nivel Directivo

______________ 1.7. Manejo de Conflictos. (Si se presentaron)

______________ 1.8. Cargas de Trabajo

______________ 1.9. Ambiente Laboral

______________ 1.10. Ausencia Laboral

 

OBSERVACIONES:

__________________________________________________________________________________________________

 

2. RECURSOS FÍSICOS Y LOGÍSTICA 

 

______________ 2.1. Suficiencia (Calidad y Cantidad) de Herramientas Tecnológicas (Suministrados por la Contraloría)

______________ 2.2. Suficiencia (Calidad y Cantidad) de Herramientas Tecnológicas (Suministrados por el Sujeto deControl)

______________ 2.3. Acceso a Internet

______________ 2.4. Acceso a Intranet de la Contraloría

______________ 2.5. Instalaciones Locativas para el Equipo Auditor en el Sujeto de Control

______________ 2.6. Suministro de elementos de consumo para desarrollar el trabajo

______________ 2.7. Atención de solicitudes especializadas propias de la Auditoría

______________ 2.8. Apoyo en el traslado de elementos al finalizar la auditoría.

 

OBSERVACIONES:

________________________________________________________________________________________________________

 

3. MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS 

3.1. Aplicación de los procedimientos

3.2. Acceso a la Información del sujeto de control

3.3. Uso de los aplicativos de la Contraloría.

3.4. Acceso a los sistemas de información del sujeto de control.

3.5. Relaciones con el sujeto de control.

 

OBSERVACIONES:

_____________________________________________________________________________________________________________

 

4. DESARROLLO DEL TRABAJO 

 

4.1. Tiempo asignado

4.2. Representatividad de las muestras

4.3. Profundidad de la evaluación

4.4. Componentes de Integralidad

4.5. Alcance de la auditoría

4.6. Cumplimiento de los objetivos de la auditoría

4.7. Resultados de la auditoría

4.8. Periodicidad de las mesas de trabajo

 

OBSERVACIONES:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

INDIQUE QUE ASPECTOS CONSIDERA TENER EN CUENTA PARA UNA PRÓXIMA AUDITORÍA.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

EN EL TRABAJO DE AUDITORÍA SE PRESENTARON (O NO) LAS SIGUIENTES LIMITACIONES QUE AFECTARON LA AUDITORÍA:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

FECHA ___________________________________________

 

FORMATO CÓDIGO: 4012010

 

ANEXO 11 

LISTA DE VERIFICACIÓN CARACTERÍSTICA DEL PRODUCTO 

ÍTEMCARACTERÍSTICAAUDITORÍA REGULARAUDITORÍA ESPECIALENTIDADES CON PARTICIPACIÓN ACCIONARIACUMPLIMIENTOOBSERVACIONES
1DE PRESENTACIÓNQue se cumplan los requisitos para la presentación del informeProcedimiento para elaborar informe de auditoría y cierre de auditoría.Procedimiento para elaborar informe de auditoría y cierre de auditoría.
2ESTRUCTURADOQue cumpla como mínimo con la siguiente estructura:
Dictamen de auditoría gubernamental con Enfoque Integral Análisis Sectorial
Resultados de Auditoría
Anexos
(1) El informe de auditoría especial debe contener:
Concepto sobre la gestión del área o aspectos evaluados
Resultados de la auditoría:
Seguimiento Plan de Mejoramiento en el evento en que el sujeto haya formulado PM del área o aspectos evaluados y a las advertencias y pronunciamientos comunicados relacionadas con el área o aspectos a evaluar.
Síntesis y hallazgos por componente de integralidad
Anexo
(1.1) El informe de auditoría para las Entidades con Participación Accionaria, debe contener:
Dictamen de Auditoría Resultados de Auditoría Revisión de la cuenta Anexos
3COMPLETOEl Dictamen Integral debe contener: Introducción
Alcance
Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta
Concepto sobre Gestión y Resultados el cual incluye concepto sobre la calidad y eficiencia del SCI, derivado de la aplicación de la Metodología para la evaluación de la gestión.
Opinión sobre los Estados Contables
Fenecimiento
Párrafo sobre la suscripción del Plan de Mejoramiento
(2) Auditoría Especial:
Se debe conceptuar sobre la gestión del área o aspectos evaluados.
(2.1) Auditoría Entidades con Participación Accionaria
El dictamen integral debe contener: Introducción
Alcance
Concepto breve y conciso sobre la evaluación y revisión de la cuenta.
Dos conceptos específicos, sobre la evaluación al SCI y Responsabilidad Social Empresarial y Ambiental.
Anexo
Fenecimiento (aplica cuando la participación es mayor o igual al 50% y menor o igual al 90%.)
Párrafo sobre la suscripción del Plan de Mejoramiento.
Los anexos mínimos: Cuadro de Hallazgos detectados y comunicados debidamente referenciados.
4COHERENTEQue el fenecimiento esté sustentado en el Concepto sobre la gestión y resultados y con la Opinión de Estados Contables.(4) Que el fenecimiento esté sustentado en el Concepto sobre la Gestión y Resultados y la revisión de la cuenta bajo la aplicación de la metodología correspondiente.
Que el concepto sobre la Gestión y Resultados esté soportado en hallazgos de auditoría sobre actividades misionales del sujeto de control e incorpore el concepto sobre la calidad y eficiencia del SCI y se derive de la aplicación de la metodología para la evaluación de la gestión y resultados.
5SOPORTADOQue los Hallazgos estén debidamente redactados, fundamentados y documentados.

NOTA: Si no aplica las características se activa el procedimiento para el control del producto no conforme.

FORMATO CÓDIGO 4012011

PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLAR MESAS DE TRABAJO

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 04 de febrero 06 de 2003En la hoja 1 del procedimiento se cambia el número total de folios y la versión.
Para guardar coherencia entre el inicio y el final del procedimiento se ajusta el alcance en la hoja 2.
En la actividad 4, se elimina el primer párrafo por estar incluido dentro del párrafo de la metodología de trabajo.
En la matriz de descripción del procedimiento se elimina la actividad 5 “Revisa informe preliminar en mesa de trabajo” y la actividad 6 “Realiza mesa de trabajo final con la entidad” por estar incluidas en el procedimiento para elaborar Informe de auditoría gubernamental con enfoque integral”.
En la actividad 7 se elimina los dos días para remitir actas de mesa de trabajo a la Subdirección de Fiscalización y se elimina el registro “oficio remisorio”.
Se incluye el orden del día en el Anexo 1. Formato de Mesas de trabajo.
2.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003Modificar la periodicidad de las mesas de trabajo de semanal a quincenal o de forma extraordinaria cuando así se requiera.
Incluir dentro del modelo de mesas de trabajo el objetivo de la misma.
Redefinir las actividades definidas en la descripción del procedimiento, teniendo en cuenta el desarrollo secuencia de la mesa de trabajo.
3.0R.R. 051 de 30 de diciembre de 2004Supresión de la actividad No. 3, por cuanto la actividad de la lectura del acta anterior quién la realiza el relator pasa hacer parte de la actividad No. 2. De la versión 4.0 de este procedimiento.
El seguimiento a los compromisos adquiridos se hace comprobando en papeles de trabajo, el cumplimiento. (actividad No. 3)
Redefinición de las actividades No. 4, 5, 6 y 7.
El líder de un equipo de auditoría no solamente es profesional especializado también puede ser profesional universitario, por tanto se adiciona en la columna “ejecutor”.
Eliminación del registro “Memorando remisorio” cuando el líder del equipo de auditoría remite el acta de mesa de trabajo a la Subdirección de Fiscalización.
En el anexo No. 1 se adiciona la fase de cierre al “ESTADO DE AUDITORÍA” y se elimina la parte correspondiente a “% de Avance”. Además en la parte que corresponde a COMPROMISOS, en la columna de “RESPONSABLES” se debe señalar el nombre del funcionario responsable de la ejecución del compromiso. Cuando e líder del equipo de auditoría remita copia del acta de mesa de trabajo el Subdirector de Fiscalización la firmara en la parte correspondiente “RECIBIDO”.
4.0R.R. No. 045 de 30 de noviembre de 2005Cambia de versión.
5.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006Los temas tratados en la mesa de trabajo tendrán informes escritos que demuestren el avance de la auditoría, los cuales harán parte integral de la respectiva Acta de mesa de trabajo.
En el Anexo 1: Modelo acta de trabajo se incluye una tabla para relacionar los soportes que desarrollan los temas tratados.

 

VERSIÓNNO. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
6.0R.R. No 026 de diciembre 28 de 2007Cambia de versión y se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
Se incluye actividad de elaborar cronograma de mesas de trabajo por ciclo de auditoría.
En la actividad 2 se señala que es obligatoria la asistencia a las mesas de trabajo, en las que se haya programado la discusión de hallazgos fiscales, del Director Sectorial, Subdirectores de Fiscalización y el Asesor.
En la actividad 3 se señala que el avance de la auditoría debe reflejarse en soportes escritos los cuales harán parte integral del acta y se constituyen en insumo para la elaboración del informe preliminar.
Se establece un plazo de dos días para remitir las mesas.
Se modificó el anexo 1 incluyendo: en el desarrollo temático el número de compromiso y el responsable, rendir informe de avance de auditoría, hacer una presentación y validación de hallazgos, otros temas y se aclara a que corresponden los anexos señalados en la mesa de trabajo.
7.0R.R. 029 de Noviembre 03 de 2009Cambia de versión.
Se elimina la Ley 42 de 1993 de la base legal. Se adiciona la definición de ciclo y fase.
Se modifica el nombre de los registros.
En la actividad 1, columna observaciones se establece que el cronograma de mesas de trabajo podrá ser modificado cuando no se pueda llevar a cabo la misma.
En la actividad 2, se incorpora al Subdirector y Asesor para la notificación de la mesa de trabajo, adicionando el lugar donde se llevará a cabo la misma, asimismo se aclara que en esta debe quedar plasmada la intervención del nivel directivo.
En la actividad 3, se aclara que los soportes de avance de la auditoría pueden ser en medio magnético y/o escrito y se elimina la lectura del acta anterior.
En la actividad 6, se pasa de dos a tres días hábiles para remitir el acta de mesa de trabajo firmada al Subdirector.
Se modifica el Anexo 1 del procedimiento.
8.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLAR MESAS DE TRABAJO 

CÓDIGO: 4013 

VERSIÓN No. 8.0 

FECHA: 25 de Marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliar
CARGO

Víctor Manuel Armella Velásquez
NOMBRE


FIRMA
APROBADO POR:
Director técnico de planeaciónEfvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGONOMBREFIRMA
COPIA No.NO. DE PÁGINAS: 13

1. OBJETIVO 

Estandarizar las actividades para realizar las mesas de trabajo en el desarrollo del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

2. ALCANCE 

Inicia con la elaboración del cronograma de mesas de trabajo y culmina con la entrega del acta a la Subdirección de Fiscalización.

3. BASE LEGAL 

Acuerdo 361 del 06 de enero de 2009 “Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones”, Artículos 47, 48, 49, 50 y 51.

4. DEFINICIONES 

CICLO: Período de tiempo en que se realiza una auditoría programada en el PAD.

FASE: Cada uno de los estados o etapas sucesivas de la auditoría.

MESA DE TRABAJO: Espacio argumentativo desarrollado durante el Proceso Auditor cuyo propósito fundamental es lograr que el equipo auditor interactúe permanentemente, valide los hallazgos administrativos, fiscales, penales y disciplinarios; de igual forma, comparta conocimientos, técnicas de auditoría, resultados y mejore los canales de comunicación en las tareas realizadas, con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos y el avance en la ejecución de los programas de auditoría.

En desarrollo de las reuniones los integrantes de la mesa deberán:

• Propiciar un clima de cordialidad, buscando la permanente integración de los asistentes.

• Estimular y permitir la expresión de los diferentes puntos de vista de los integrantes del equipo.

• Separar los momentos de generación de las ideas y propuestas, de la evaluación de las mismas.

• Ponderar y estimular las actitudes constructivas de mejoramiento.

• Expresar las ideas, los puntos de vista y los aportes de manera concisa, coherente y ordenada.

RELATOR: Persona designada por el líder o jefe de oficina local quien tendrá la función de elaborar el acta de mesa de trabajo, recoger firmas y en la siguiente mesa de trabajo efectuar la lectura del acta anterior.

SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría.

5. REGISTROS 

• Cronograma mesas de trabajo.

• Acta mesa de trabajo.

• Memorando remisorio acta mesa de trabajo.

6. ANEXOS 

Anexo 1: Modelo acta mesa de trabajo.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
1DIRECTOR TÉCNICO SECTORIALElabora cronograma de mesas de trabajo para cada uno de los ciclos de auditoría.
Comunica a los equipos de Auditoría el cronograma.
Cronograma mesas de trabajoObservaciones:
Se realizará de manera quincenal o en forma extraordinaria cuando así se requiera.
Este cronograma podrá ser modificado cuando no se pueda llevar a cabo una mesa de trabajo.
2PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (LÍDER)
JEFE OFICINA DE LOCALIDAD (*)
Organiza la mesa de trabajo, definiendo hora, objetivo y orden del día, con base en el cronograma establecido.
Comunica a la ciudadanía y organizaciones sociales la realización de la mesa de trabajo, cuando se considere pertinente1.
Informa vía correo electrónico al Director Sectorial, Subdirector (es) y Asesor (es) la fecha, hora, lugar, objetivo y orden del orden del día de la mesa de trabajo y convoca al equipo auditor.
En las mesas de trabajo en las que se haya programado la discusión de hallazgos fiscales, es obligatoria la presencia del Director Sectorial, Subdirectores de Fiscalización y el Asesor.
Debe quedar plasmada la intervención del nivel directivo en las mesas de trabajo.
3PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (LIDER) JEFE DE OFICINA LOCALIDAD(*)Realiza mesa de trabajo:
Nombra el relator de la mesa de trabajo.
El profesional presenta el objetivo de la reunión y el orden del día.
Desarrolla el orden del día incluyendo el avance de la auditoría.
Como relator actuará cualquier integrante del equipo y su designación será de manera rotativa.
El nivel directivo hará parte de la mesa de trabajo para verificar y orientar el cumplimiento de los lineamientos, los objetivos y el alcance de la auditoría.
El incumplimiento de los compromisos deberá estar justificado y cuando haya lugar reprogramar la actividad.
El informe de auditoría y los papeles de trabajo se empiezan a elaborar desde la fase de planeación.
Punto de control:
El avance de la auditoría2 debe reflejarse en soportes escritos y/o magnéticos, los cuales serán verificados en el desarrollo de la mesa de trabajo.
4SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓNRealiza seguimiento a los compromisos de la mesa de trabajo anterior, comprobando en los papeles de trabajo su realización y define nuevos compromisos, asigna responsable y fechas.
5PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y UNIVERSITARIO (RELATOR)Elabora el acta de mesa de trabajo, consigna las conclusiones y los compromisos.
Recoge firmas3.
Acta Mesa de Trabajo.Punto de control: los integrantes del equipo auditor deben conocer el acta definitiva y registrar su pie de firma en todas las páginas.
Ver anexo 1 - Modelo acta mesa de trabajo.
6PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (LÍDER)
JEFE DE OFICINA
LOCALIDAD (*)
Remite copia impresa del acta de mesa de trabajo debidamente firmada a la Subdirección de Fiscalización, a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes a la realización de la misma.MemorandoEl acta original hace parte de los papeles de trabajo.
7SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓNIncorpora el acta de mesa de trabajo debidamente firmada en el Sistema de Gestión de Procesos Sigespro.

(*) Aplica para la Dirección para el Control social y el Desarrollo Local.

1. Aplica cuando se presenten actividades de control social.

2. El avance de la auditoría está relacionado con la fila de ejecutado del cronograma de actividades – anexo correspondiente al procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoría.

3. Con la firma de los integrantes de la mesa de trabajo, se entiende aprobada el acta. Así mismo, si algún integrante de la mesa de trabajo no está de acuerdo con alguna observación, ésta debe quedar en el acta y firmar con salvedad.

 

Nota: Cuando la mesa de trabajo sea con el sujeto de control se entenderá la participación de la administración con el listado de asistencia.

ANEXO 1 

MODELO ACTA MESA DE TRABAJO4 

SECTOR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
MESA DE TRABAJO No. XX
FECHA:LUGAR:
HORA DE INICIO:HORA DE FINALIZACIÓN:
CICLO PAD:PERÍODO AUDITADO (Vigencia):
SUJETO DE CONTROL:
MODALIDAD DE AUDITORÍA:
FASE DE LA AUDITORÍA: Planeación
Ejecución
Informe
Cierre
OBJETIVO:

ORDEN DEL DÍA:
• Verificación del Quórum.
• Aprobación orden del día.
• Seguimiento a los compromisos adquiridos.
• Informe avance de auditoría, estado de papeles de trabajo y diligenciamiento de la fila de ejecutado del cronograma de actividades – anexo al procedimiento para la elaboración del memorando de planeación y programas de auditoría.
• Presentación y validación de hallazgos.
• Otros temas.
• Compromisos.
• Conclusiones.

DESARROLLO (TEMÁTICO) DEL ORDEN DEL DÍA 

Verificación del Quórum 

Aprobación orden del día 


4. Modelo de Acta de Mesa de Trabajo para los Equipos de Auditoría. Se podrán dejar sin diligenciar las casillas que no apliquen, conservando la estructura del modelo y de acuerdo al objetivo y orden del día.

Seguimiento a los compromisos adquiridos y Avance de Auditoría

Descripción Compromiso5Componente6Responsable y resultado de actividades

  

Presentación y validación de hallazgos5: 

No. HallazgoCriterioCondiciónCausaEfectoAuditor-responsablePruebasAprobadoDesvirtuado

Otros temas


Seguimiento compromiso otros temas

No. compromisoTema tratadoResultadosResponsable

Compromisos

DetalleFecha límite de cumplimientoResponsables(*)

(*) Se debe señalar el nombre del funcionario responsable de la ejecución del compromiso.

Conclusiones: 


ANEXOS6 

DetallePresentado por: (auditor)Componente y/o tema tratado

Nombres y apellidosCargoFirma

NOMBRE Y FIRMA DE LOS PARTICIPANTES 

RECIBIDO:__________________________________________________________________
Subdirector de fiscalizaciónFechaHora

FORMATO CÓDIGO: 4013001

 

5. Diligencie si se trata del cumplimiento de un compromiso.

6. Diligencie si se trata del avance de los componentes de integralidad.

7. Se puede dejar como anexo en medio magnético y/o físico al acta de mesa de trabajo

8. Corresponde a los soportes que amparan los hallazgos, a los documentos escritos y/o magnéticos aportados por los auditores que luego de aprobados harán parte del informe de auditoría u otra información importante. Si los soportes hacen parte de los papeles de trabajo, en el acta se hará mención de ellos, indicando la información que los identifica.

 

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 020 de marzo 14 de 2003.Cambio de la versión No. 1, adoptada por la Resolución Reglamentaria 020 de marzo 14 de 2003, por la versión No. 2, la cual contiene ajustes del Alcance, fechas de normatividad señalada en la base legal, modificaciones en la actividades 1, por incoherencia con el procedimiento de Memorando de Encargo, de la actividad 5 y 6, que aclaran la forma como el Subdirector de Fiscalización, Responsables subsectoriales, líderes o Jefes de Unidad revisan los papeles de trabajo. Igualmente, se aclara la forma como estos documentos deben ser organizados y/o referenciados.
2.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.
Se modifica el alcance del procedimiento así: “Inicia cuando el Equipo Auditor determina la forma de realizar la referenciación y las marcas de auditoría a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo y termina cuando el Subdirector de Fiscalización revisa, aprueba o desaprueba los papeles de trabajo según Tabla de Retención Documental de la Dirección”.
Se incluye registro de mesa de trabajo.
Se ajustan las actividades de la descripción del procedimiento.
3.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004.El líder de un equipo de auditoria no solamente es profesional especializado también puede ser profesional universitario, por tanto se adiciona en la columna “ejecutor”.
En el anexo No. 1 en la parte correspondiente a Referencia y Contenido se suprime “A... Hoja de evaluación de Hallazgos”. Además se menciona en la NOTA que la referenciación se realizará en color rojo.
En el anexo No. 3 se aclara el pie de página, así: la supervisión la puede hacer el Subdirector de FIS, Líder del Equipo o Jefe de Unidad Local.
En anexo No. 4 se adiciona la ficha técnica al archivo permanente; además en el archivo general se adiciona inventario parte interesada y se clasifica las comunicaciones oficiales internas y externas. En el Archivo corriente fase de planeación se suprime: cronograma de actividades, estudio y conocimiento del negocio, evaluación preliminar del Sistema de Control Interno, determinación y justificación líneas de auditoria y plan de mejoramiento final. En el archivo corriente fase de ejecución se especifica que los programas de auditoria se hagan por componente de integralidad y se suprime la parte correspondiente a hoja de evaluación de hallazgos.
Eliminación del registro “memorando remisorio” de la actividad No. 5.
4.0R. R. No. 045 de noviembre 30 de 2005.Cambia de versión.
5.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006Cambia de versión y se ajusta la base legal, incluyendo la ley general de archivo.
Se modifica definición de marcas de auditoria y se ajusta la referenciación y se agrega la definición de foliar.
Se modifica el Anexo No 4 respecto del archivo corriente en la fase de ejecución.
Se agrega el Anexo No 5 que contiene una carátula de la carpeta correspondiente a los papeles de trabajo.
Se establecen puntos de control para que la elaboración de papeles de trabajo se haga simultáneamente durante la fase de ejecución.
6.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009Se modifica la actividad 2 y 5 del procedimiento.
Se adiciona en la actividad 3 un punto de control para la entrega de papeles en medio magnético.
Se modifica el Anexo 3 – Modelo Papeles de Trabajo.
Se cambia el Anexo 5 - Carátula de la Carpeta de Archivo.
Se adiciona el Anexo 6 - Modelo de Entrega de Papeles de Trabajo en CD.
7.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO 

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4014

VERSIÓN No. 7.0 

FECHA: 25 de Marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliar
CARGO

Víctor Manuel Armella Velásquez
NOMBRE


FIRMA
APROBADO POR:
Director técnico de planeaciónEfvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGONOMBREFIRMA
COPIA No.No. DE PÁGINAS:17

1. OBJETIVO: 

Estandarizar a través de los elementos de identificación, referenciación, conclusiones y clasificación, la elaboración y entrega de los papeles de trabajo, que en archivo duro y/o magnético deba entregar al concluir el Proceso de Prestación de Servicio Micro, cada uno de los integrantes del equipo auditor, de acuerdo con la labor desarrollada.

2. ALCANCE: 

Inicia cuando el Equipo Auditor determina la forma de realizar la referenciación y las marcas de auditoría a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo y termina cuando el administrador de archivo aprueba y procede a archivar los papeles de trabajo.

3. BASE LEGAL: 

• Decreto Ley 1421 de 1993, artículo 105.

• Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, artículos 4, 10, 12, 14, 26, 27 y 47.

• Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas: Manejo y Custodia de los Papeles de Trabajo

• Normas de auditoría de general aceptación

4. DEFINICIONES: 

ARCHIVO: ordenamiento clasificado de documentos y archivos magnéticos que correspondan al proceso de Prestación de Servicio Micro.

ARCHIVO PERMANENTE: documentos del sujeto de control o aplicables a éste, tales como: normas, reglamentos, disposiciones, procedimientos, manuales, entre otros, que no son susceptibles de cambio frecuente, que constituyen fuente de consulta en posteriores auditorías.

ARCHIVO GENERAL: correspondencia interna y externa recibida y enviada durante el tiempo de realización del Proceso de Prestación de Servicio Micro

ARCHIVO CORRIENTE: documentos que soportan la labor y evidencias del Proceso de Prestación de Servicio Micro.

CONCLUSIÓN: juicios de carácter profesional, basados en las observaciones resultantes del examen efectuado.

MARCAS DE AUDITORÍA: indicadas mediante símbolos de auditoría, las cuales pueden ser numéricos o alfabéticos, con el propósito de facilitar y abreviar la clasificación, archivo y para explicar el trabajo de auditoría realizado.

PAPELES DE TRABAJO: conjunto de documentos, y/o planillas elaboradas y/o utilizadas por el auditor en forma manual o medio magnético, diseñados acorde con las circunstancias particulares, los cuales registran, soportan, evidencian e identifican la labor de auditoría realizada, así como las conclusiones a las que se ha llegado en el desarrollo de su trabajo. Sirven para sustentar los hallazgos detectados y como punto de apoyo para verificaciones y futuras auditorías. Los papeles de trabajo están conformados por los documentos contenidos en el Archivo Permanente, General y Corriente.

REFERENCIACIÓN: identificación alfanumérica colocada en la parte superior derecha de los papeles de trabajo. Se asignará en mesa de trabajo, según criterio seleccionado para agrupar por componentes de integralidad, como por ejemplo: C = Contratación, P = Presupuesto, EC = Estados Contables, PD = Plan de Desarrollo, BS = Balance Social, GA = Gestión Ambiental, entre otras.

REFERENCIACIÓN CRUZADA: Se refiere a la interrelación de asuntos contenidos en uno o varios documentos analizados o papel de trabajo, con las anotaciones de datos, cifras, entre otros incluidos en otros papeles de trabajo.

FOLIAR: numerar los folios de un impreso, libro o documento.

5. REGISTROS 

• Acta de Mesa de Trabajo.

• Papeles de Trabajo.

• Formato Único de Inventario Documental.

6. ANEXOS 

• Anexo 1: Modelo de Referenciación de Papeles de Trabajo.

• Anexo 2: Marcas de Auditoría.

• Anexo 3. Modelo Papeles de Trabajo.

• Anexo 4. Archivo de Papeles de Trabajo.

• Anexo 5: Carátula de la Carpeta de Archivo.

• Anexo 6: Modelo de Entrega de Papeles de Trabajo en CD

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
1PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO
(EQUIPO AUDITOR)
Determina la forma cómo se va realizar la referenciación y las marcas de auditoría a utilizar en la elaboración de papeles de trabajo.
Prepara y elabora los Papeles de Trabajo, teniendo en cuenta reflejar en la parte superior e inferior la trazabilidad establecida.
Anota registros, cálculos, resumen de lecturas y/o análisis de documentos y fuentes de información que han servido para comprobar y verificar, así como las conclusiones a las que ha llegado.
Firma el responsable de la ejecución del trabajo e indica fecha de terminación, anexando cualquier otro documento que soporte lo indicado en el papel de trabajo.
Acta de Mesa de Trabajo
Papeles de Trabajo
Observación:
Labor a realizarse en mesa de Trabajo de la fase de planeación.
Ver Anexo 1 – Modelo de Referenciación de Papeles de Trabajo
Ver Anexo 2 - Marcas de Auditoría
Punto de control:
Se diligencia durante la etapa de ejecución.
Ver Anexo 3 - Modelo Papeles de Trabajo
Observación:
Efectuar la referenciación cruzada entre documentos que se relacionan entre sí.
2SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓN
PROFESIONAL ESPECIALIZADO o UNIVERSITARIO (LÍDER)
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD (*)
Solicita en forma aleatoria los papeles de trabajo para ejercer el seguimiento y monitoreo de la auditoría que se realiza en el proceso de prestación de servicio micro, en los que consignará la firma y fecha.Punto de control:
Esta actividad se realiza en cualquier etapa de la auditoría.
3PROFESIONAL UNIVERSITARIO, PROFESIONAL ESPECIALIZADO (EQUIPO AUDITOR)Archiva los papeles de trabajo1 debidamente foliados y clasificados según corresponda..Observación:
Cada carpeta contentiva de un archivo, deberá llevar un índice, con excepción de las correspondientes al archivo general y corriente de la fase de informe.
La carpeta contentiva de un archivo deberá tener una carátula.
Ver Anexo 4 - Archivo de Papeles de Trabajo
Ver Anexo 5 - Carátula de la Carpeta de Archivo
Punto de Control:
Cuando sea en Medio Magnético se hará en CD, de conformidad con la tabla de retención documental.
Ver Anexo 6 - Modelo de Entrega de Papeles de Trabajo en CD
4PROFESIONAL ESPECIALIZADO o UNIVERSITARIO (LIDER)
JEFE DE OFICINA LOCALIDAD(*)
Diligencia el Formato Único de Inventario Documental y entrega los papeles de trabajo al administrador de archivo y/o funcionario designado por el Subdirector de Fiscalización.
Entrega los papeles de trabajo al Archivo Central, codificados según tabla de retención documental, aplica para el caso de las Oficinas de Localidades.
Formato Único de Inventario DocumentalEl Archivo permanente no debe ser remitido al Archivo Central; debe reposar en la Dirección Sectorial para ser entregado al Líder de la próxima auditoría, quien deberá actualizarlo una vez terminada la misma.
5ADMINISTRADOR DE ARCHIVO Y/O FUNCIONARIO DESIGNADO POR EL SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓNRevisa, aprueba o desaprueba los papeles de trabajo codificados según Tabla de Retención Documental de la Subdirección de Fiscalización.
Si no son aprobados los papeles de trabajo prepara el memorando para firma del Subdirector al Equipo Auditor para ajustes, y regresa actividad 3.
Observación: Una vez recibidos los Papeles de Trabajo, estos podrán ser consultados, para lo cual se activará el Procedimiento de Préstamo de Documentos, con el fin de impedir la divulgación inadvertida de información confidencial, así mismo para evitar la posibilidad de alteración o substracción de evidencia.

 

* Aplica para la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local

1. Los papeles de trabajo están conformados por los documentos contenidos en los archivos; corriente, general y permanente.

ANEXO 1 

MODELO DE REFERENCIACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO 

ReferenciaContenido
A0Índice o Carátula del Efectivo7
A2Objetivos de la evaluación del Efectivo
A4Criterios de Auditoría y Fuentes de Criterio
ACI4Evaluación del Sistema de Control Interno Efectivo
A8Procedimientos de Evaluación del Efectivo
A10Desarrollo del Procedimiento No. 1
A12Desarrollo del Procedimiento No. 2
A14Desarrollo del Procedimiento No. 3
A16Desarrollo del Procedimiento No. 4
A18Desarrollo del Procedimiento No. 5
A20Desarrollo del Procedimiento No. 6
ANDesarrollo del procedimiento N…
A…Borrador de Informe de la línea o componente de integralidad auditado

FORMATO CÓDIGO 4014001

7 Por línea o componente de integralidad.

Nota: Señor Auditor este es un modelo por lo tanto, está sujeto a los cambios y sugerencias para la debida utilización en los resultados de su trabajo. Las marcas de auditoría y la referenciación se realizarán en color rojo.

ANEXO 2 

MARCAS DE AUDITORÍA 

Aunque no exista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para un componente de integralidad o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cédulas determinadas. Dichos símbolos o marcas deben ser explicados de forma clara en la parte inferior en los papeles de trabajo.

Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabajo, compuesto de anotaciones y cifras escritas en lápiz. Si se elaboran en computador, debe escogerse una letra diferente y ojalá resaltada.

Algunos requisitos y características de las marcas son los siguientes:

• La explicación de las marcas debe ser específica y clara.

• Los procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, análisis, etc.

FORMATO CÓDIGO 4014002

 

ANEXO 3 

MODELO PAPELES DE TRABAJO 

E
N
C
A
B
E
Z
A
D
O
SECTOR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
PERIODO PAD:CICLO:
PERIODO AUDITADO (Vigencia):
SUJETO DE CONTROL:
MODALIDAD DE AUDITORÍA:
Desarrollo del contenido del papel de trabajo… (El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio y criterio profesional del auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en los papeles de trabajo, sin embargo, es esencial que los papeles de trabajo contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas).
CONCLUSIÓN:
AUDITOR:FECHA INICIO:FECHA TERMINACIÓN:
Nombre:Cargo:Firma:
SUPERVISADO POR1:
Nombre:Cargo:Firma:Fecha:

FORMATO CÓDIGO 4014003

1. Se diligencia cuando aleatoriamente se supervise por parte del subdirector de fis, líder del equipo o jefe de oficina localidad.

ANEXO 4 

ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO 

Las clases de archivo que se manejan en el Proceso de Prestación de Servicio Micro por parte de los integrantes de los equipos de auditoría, son los siguientes:

A/P ARCHIVO PERMANENTE
Referenciación1Contenido
Índice
Ficha técnica
Leyes
Decretos
Resoluciones
Acuerdos
Actas
Circulares
Antecedentes y actividades de la entidad
Organigrama general del sujeto de control
Contratos de fideicomiso
Principios y procedimientos administrativos y contables
Informes de auditoría anteriores
Directores y funcionarios claves en la toma de decisiones
Otros

 

A/G ARCHIVO GENERAL
ReferenciaciónContenido
Índice
Actas resultantes de las Mesas de Trabajo.
Comunicaciones oficiales recibidas externas.
Comunicaciones oficiales enviadas externas.
Comunicaciones oficiales recibidas internas.
Comunicaciones oficiales enviadas internas.
Cuentas rendidas por los sujetos de control.
Inventario parte interesada
Otros.

 

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE PLANEACIÓN
ReferenciaciónContenido
Índice
Encargo de auditoría
Memorando de planeación
Programas de auditoría aprobados
Otros

 

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE EJECUCIÓN
ReferenciaciónContenido
Índice del componente de integralidad
Programa de auditoría del componente de Integralidad debidamente diligenciado
Papel de trabajo que desarrolla un procedimiento determinado
Soportes
Borrador de Informe de los resultados de la evaluación del componente de integralidad

 

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE INFORME
ReferenciaciónContenido
Informe preliminar
Respuesta de la entidad
Informe final

FORMATO CÓDIGO 4014004

Nota: Los papeles de trabajo se archivan en orden cronológico, con sus respectivos soportes.

1. De conformidad con lo acordado en mesa de trabajo.

ANEXO 5 

CARATULA DE LA CARPETA DE ARCHIVO 

CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. 

DIRECCIÓN: 

SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN:

CÓDIGO:

PAPELES DE TRABAJO: LOCALIDAD, HOSPITAL, (NOMBRE DE LA ENTIDAD O SUJETO DE CONTROL)

PAD:

VIGENCIA AUDITADA:

MODALIDAD:

CICLO:

(AQUÍ VA LA REFERENCIACIÓN RESPECTIVA EJEMPLO A/G-CM: ARCHIVO GENERAL CUENTA MENSUAL) PERIODO:01 DE ENERO DE 20XX A DICIEMBRE 31 DE 20XX

FECHA INICIAL: --------------------------------- FECHA FINAL: --------------------------------

TOMO

------------------- DE --------------------

FOLIOS DEL ---------------------- AL ---------------------

(FECHA DE CULMINACIÓN DE LA AUDITORÍA EJEMPLO BOGOTÁ D.C., MAYO 31 DE 2011)

CARPETA Nº ------------------------------ CAJA Nº --------------------------------

FORMATO CÓDIGO 4014005

ANEXO 6 

MODELO DE ENTREGA PAPELES DE TRABAJO EN CD 

 SECTOR: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
PERIODO PAD: XXXXCICLO: XXPERIODO AUDITADO: XXXX
SUJETO DE CONTROL: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
MODALIDAD DE AUDITORÍA: XXXXXXXXXX

ARCHIVOS DISPONIBLES EN CD 

DIRECTORIOSUBDIRECTORIOSARCHIVOS
No.NombreRef. P/T
(*)
NombreFormato
(**)
Observaciones:
Preparó:Revisó:
NombreNombre
CargoCargo
FirmaFirma
FechaFecha

 

(*) De conformidad con las acordadas en Mesa de Trabajo

(**) Word, Excel, PowerPoint, WinZip, PDF, etc.

FORMATO CÓDIGO 4014006

 

A manera de ejemplo, se presenta el diligenciamiento para el archivo corriente: 

DIRECTORIOSUBDIRECTORIOSARCHIVOS
No.NombreRef. P/TNombreFormato
1Archivo CorrienteFase de PlaneaciónEAMemorando de Encargo de AuditoríaWord
XXXXXXXXXXXX
Fase de EjecuciónSCIEvaluación Sistema de Control InternoWord
XXXXXXXXXXXXXX
Fase de InformeIPInforme Preliminar de AuditoríaWord
XXXXXXXXXXXXX
Observaciones:
Preparó:Revisó:
NombreNombre
CargoCargo
FirmaFirma
FechaFecha

FORMATO CÓDIGO 4014006

PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMIDAD, MODIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 

HISTORIAL DE CAMBIOS 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 020 de marzo 14 de 2003.Revisión por parte del grupo de implementación del Sistema de Gestión de Calidad sobre la operacionalización del procedimiento documentado versión 1.0 de conformidad con inquietudes presentadas por los auditores y miembros del grupo
Redefinición, de objetivo, alcance base legal, definiciones y actividades descritas en el procedimiento.
La consecuencia cambio total del procedimiento documentado definido en la versión 1.0 adoptado mediante la Resolución Reglamentaria 020 de marzo de 2003.
2.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003El procedimiento cambia de versión 2.0 a 3.0.
Se modificó el alcance del procedimiento, la base legal y se incluyeron los registros de oficio remisorio y acta de Comité Técnico Sectorial.
Se modificaron las actividades de la Descripción del Procedimiento, dado que se incluyeron las relacionadas con la modificación al Plan de Mejoramiento.
Se ajustó el anexo 1 y se adicionó anexo 2.
3.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004.El procedimiento cambia de versión 3.0 a 4.0.
Se eliminan como registros el Plan de Mejoramiento, el informe estadístico y el Acta de Comité Técnico Sectorial y se incluye el Formato de Seguimiento al Plan de Mejoramiento.
Se unifican las actividades 1 y 2.
En la actividad 3 se subdivide en dos (2) actividades para aclarar responsabilidades. Se eliminan las actividades 5 y 6, correspondientes al seguimiento.
Se eliminan los anexos 1 y 2 y se incluye el anexo denominado Formato de Plan de Mejoramiento.
4.0R.R. 045 de noviembre 30 de 2005Cambia de versión

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
5.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006El sujeto de control presenta el plan de mejoramiento a través del SIVICOF.
En cada sujeto de control fiscal sólo estará vigente un plan de mejoramiento consolidado que contenga las acciones de mejoramiento producto de la vigilancia a nivel micro y a nivel macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C. En el evento que se formule un nuevo plan, éste debe contemplar las acciones del plan de mejoramiento anterior, no cerradas por el equipo auditor.
En caso que el plan de mejoramiento ajustado tampoco sea objeto de conformidad, el Contralor Auxiliar de Bogotá, en mesa de trabajo conjunta con el sujeto de control y la dirección sectorial, dirimirá las diferencias y proferirá la conformidad correspondiente o dejará constancia de dicha situación.
El resultado del seguimiento al plan de mejoramiento se analiza en mesa de trabajo.
Se ajusta el procedimiento y el formato a lo establecido en la resolución reglamentaria que deroga las resoluciones reglamentarias 053 de 2001 y 023 de 2002.
Se ajusta la metodología para establecer el grado de cumplimiento o avance de las acciones.
Se indican las actividades que deben realizarse a través de los aplicativos implementados en la Entidad, SIGESPRO y SIVICOF.
El seguimiento se realizará por lo menos una vez al año, a través de una auditoría especial, en todo caso para efectos de la auditoría modalidad regular se realizará el seguimiento al plan de mejoramiento.
Resultado del seguimiento se cerrarán las acciones cumplidas en el 100% evento en el cual el sujeto de control retirará la acción del plan de mejoramiento.
6.0R.R. 026 de diciembre 28 de 2007Cambia de versión, se ajusta la base legal al Acuerdo 361 de 2009, se incluye el Decreto 1599 de 2005 y cambia de nombre.
En la actividad 2 el Director Técnico asigna a los funcionarios para la revisión del plan de mejoramiento.
En la actividad 4 podrá otorgarse una segunda evaluación siempre que se ajuste a los términos previstos en la Resolución que establece los parámetros para la conformidad al plan de mejoramiento.
En la actividad 5 las diferencias deberán ser dirimidas, en una mesa de trabajo conjunta con el sujeto de control y la Dirección Sectorial, convocada por el Contralor Auxiliar dentro de los tres días hábiles siguientes a la no conformidad al Plan de Mejoramiento.
En la actividad 6 se incluyen como actividades nuevas, que se publique el Plan de Mejoramiento en la página WEB, (INFORMÁTICA tiene cinco días) y que el Director presente al responsable del proceso un informe sobre los planes de mejoramiento del sector.
En la actividad 1 del seguimiento se establece que a criterio del Director Sectorial, dependiendo la Complejidad del Plan de Mejoramiento, se podrá programar auditoría especial con ese propósito, previa aprobación del Comité Técnico.
Se incluye una actividad nueva que corresponde a la modificación del plan de mejoramiento y/o cambio de fecha y actividades contenidas en él.
7.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009Se modifica: el alcance del procedimiento, las definiciones, se incluyen nuevos registros y puntos de control.
Se modifican las actividades del procedimiento con el objeto de asegurar una apropiada conformidad, modificación y seguimiento del plan de mejoramiento.
Se establecen controles para que el plan de mejoramiento propicie el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atiende los principios de la gestión fiscal.
Se modifica el instructivo del anexo 1
Se modifica el anexo 2 y se establece que el cumplimiento del plan de mejoramiento depende del grado de avance de las acciones.

 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
8.0R.R. 015 de mayo 14 de 2010En el numeral 7.1., actividad 3, y numeral 7.3, actividad 6, punto de control, para las acciones abiertas se adiciona “y si se hace necesario se podrá reformular la acción, modificar el indicador, el área responsable, los recursos o la meta.”
En el numeral 7.3:
Actividad 3, cuando se evalúa el informe de avance, se adiciona “aclarando si hay lugar a tomar acciones preventivas, correctivas o sancionatorias con el sujeto de control.”
8.0R.R. 015 de mayo 14 de 2010Actividad 4, punto de control, se adiciona “En el seguimiento al plan de mejoramiento se evidenciará no sólo si se cumplieron las acciones cuya conformidad se estableció, sino también si se realizaron acciones para subsanar las observaciones cuyas acciones no fueron objeto de conformidad, oportunidad procedimental en la cual el equipo auditor determinará la procedencia o no de iniciar un proceso administrativo sancionatorio fiscal, por la causal correspondiente.”
Actividad 8, se elimina incorporar el plan de mejoramiento en SIGESPRO.
En el anexo 2 se elimina la nota que excluía del cálculo para establecer el cumplimiento del plan de mejoramiento las acciones que se encontraban en ejecución.
9.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMIDAD, MODIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 

CÓDIGO: 4015 

VERSIÓN No. 9.0 

FECHA: 25 de Marzo de 2011 

REVISADO POR:
Contralor auxiliarVíctor Manuel Armella Velásquez
CARGONOMBREFIRMA
APROBADO POR:
Director técnico de planeaciónEfvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGONOMBREFIRMA
COPIA No.NO. DE PÁGINAS:28

1. OBJETIVO 

Estandarizar las actividades a seguir para la conformidad y seguimiento al plan de mejoramiento que presentan los sujetos de control, producto de la vigilancia fiscal que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C., a nivel micro y a nivel macro.

2. ALCANCE 

Este procedimiento contempla:

Conformidad: Inicia con remite copia a la Dirección de INFORMÁTICA del oficio con el cual se comunica el informe (…) y termina con comunica por escrito al sujeto de control la conformidad del mismo.

Modificación: Inicia con analiza respecto de las solicitudes del sujeto de control sobre las modificaciones (…) y termina con aprueba modificaciones del Plan de Mejoramiento (…).

Seguimiento: Inicia con ordena al Subdirector o responsables de hacer la revisión de la cuenta, la evaluación del informe de avance (…) y termina con elaboran y remiten con la aprobación del Director Sectorial al responsable del Proceso y a la Dirección de Planeación (…).

3. BASE LEGAL 

Ley 42 de 1993, artículos 8 y 65. “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”.

Acuerdo 361 de 2009, artículos 25, 48 numeral 4, 47 numeral 4 y 55 numeral 17.

Ley 527 de 1999 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.”

Decreto 1599 de 2005, “Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano” MECI 1000:2005, el cual contiene entre otros elementos de control el Subsistema de Control de Evaluación y dentro de uno de sus componentes está el Plan de Mejoramiento.

4. DEFINICIONES 

ACCIÓN CORRECTIVA: Acción necesaria para corregir las desviaciones encontradas en la gestión, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y en las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control.

ACCIÓN PREVENTIVA: Se toma para prevenir que algo suceda, está orientado a prevenir que los riesgos se materialicen.

CONFORMIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO: Se entiende que el plan de mejoramiento es conforme cuando la acción propuesta por el sujeto de control busca eliminar la causa del hallazgo, es realizable, es medible, contribuye a su objeto misional, propicia el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atiende los principios de la gestión fiscal.

Para la conformidad la fecha límite de ejecución del Plan de Mejoramiento no sobrepasará un período de doce meses. En caso que existan acciones con una duración superior, éstas deben ser justificadas plenamente y para ellas deberán determinarse metas semestrales.

ESTADO DE LA ACCIÓN: Se establece producto del seguimiento que se realice en un tiempo determinado, esta puede ser:

Cerrada: Se considera que una acción se cierra cuando obtiene una puntuación entre 1.70 y 2.00, caso en el cuál el sujeto de control procederá a retirarla del plan de mejoramiento consolidado.

En ejecución: Se entiende que una acción está en ejecución cuando el cumplimiento de la meta es parcial, se encuentra dentro del término establecido y arroja una calificación inferior a 1.70, caso en el cual se mantendrán en las mismas condiciones programadas en el plan de mejoramiento consolidado.

Abierta: Una acción se estima abierta cuando el cumplimiento de la meta es parcial y el tiempo para su implementación se encuentra vencido, caso en el cual se incluirá la acción en el plan de mejoramiento consolidado con un plazo máximo de ejecución de 60 días.

PLAN DE MEJORAMIENTO: Entiéndase por plan de mejoramiento el documento contentivo de las acciones que se compromete a adelantar el sujeto de control, con el propósito de subsanar o corregir situaciones que afectan su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro.

El cumplimiento del plan de mejoramiento permite fortalecer el desempeño institucional de los sujetos de control, contribuye con los objetivos de la vigilancia de control fiscal que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C. y opera como elemento dinamizador del mejoramiento de la gestión pública.

SISTEMA DE GESTIÓN DE PROCESOS (SIGESPRO): Tiene como objetivo administrar, gestionar y controlar la información y las actividades que conlleva el proceso auditor, permitiendo al nivel directivo realizar el seguimiento a la labor que ejecutan los equipos auditores, para determinar el nivel de avance de cada auditoría.

SISTEMA DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL (SIVICOF): Sistema a través del cual se recibe electrónicamente la información de la cuenta mensual, intermedia, anual y ocasional remitida por los sujetos de control, para su validación, procesamiento y almacenamiento de manera inmediata, ágil y oportuna.

5. REGISTROS 

• Oficio Remisorio al Sujeto de Control

• Memorando

• Acta de Mesa de Trabajo

• Solicitud sujeto de control o Alcalde Mayor

• Acta Comité Técnico

• Oficio dando respuesta al sujeto de control o Alcalde Mayor

• Memorando designación revisión de la cuenta

• Informe de Avance Plan de Mejoramiento

• Informe anual

6. ANEXOS

• Anexo 1. Formato Formulación y Seguimiento Plan de Mejoramiento.

• Anexo 2. Metodología para establecer el grado de cumplimiento o avance de las acciones

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1. CONFORMIDAD

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
1DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALESRemite copia a la Dirección de INFORMÁTICA del oficio con el cual se comunica el informe producto de la vigilancia Micro o Macro al sujeto de control o al Alcalde Mayor según corresponda, para que se habilite el SIVICOF conforme a los términos establecidos.Oficio Remisorio al Sujeto de ControlObservación:
El sujeto de control presentará el plan de mejoramiento únicamente a través de SIVICOF.
En caso de que se autorice prórroga para la presentación del plan de mejoramiento, el Director correspondiente remitirá copia de la aprobación a la Dirección de INFORMÁTICA para la habilitación de SIVICOF.
2DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALESAsigna funcionarios o al Equipo Auditor para que realicen el análisis al plan de mejoramiento presentado por el sujeto de control.
Registra esta actividad en el SIGESPRO.
MemorandoObservación:
El plan de mejoramiento será analizado por el Equipo de Auditoría, por los funcionarios que elaboraron el informe producto de la vigilancia Micro o Macro o los que designe el Director.
3PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO O EQUIPO AUDITOR SEGÚN DECISIÓN DEL DIRECTOR CORRESPONDIENTE, SUBDIRECTOR (ES) DE FISCALIZACIÓN Y ASESOR (ES)Revisa(n) según se establezca el plan de mejoramiento, en mesa de trabajo.
Elabora el proyecto de oficio, expidiendo conformidad u observaciones, para firma del Director Técnico Sectorial o de Economía y Finanzas Distritales.
Acta de Mesa de TrabajoObservación:
En cada sujeto de control sólo estará vigente un plan de mejoramiento consolidado que contenga las acciones de mejoramiento producto de la vigilancia a nivel micro y a nivel macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C.
Punto de control:
Verificar que las acciones propuestas eliminen la causa del hallazgo, sean realizables, medibles, eviten su ocurrencia en el futuro, contribuyan al cumplimiento misional del sujeto de control, no sobrepasen en su ejecución un período de doce meses, entre otros.
Verificar que el Plan de Mejoramiento propicie el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y atiende los principios de la gestión fiscal.
Verificar que las acciones propuestas aseguren que la gestión fiscal se ajuste a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales.

 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
Verificar que el sujeto de control en el plan de mejoramiento consolidado haya: retirado las acciones cerradas e incorporado las que se encuentran en ejecución y abiertas. Las abiertas tendrán un plazo máximo de implementación de 60 días y si se hace necesario se podrá reformular la acción, modificar el indicador, el área responsable, los recursos o la meta. (Ver Anexo 2).
4DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALESAprueba el oficio y comunica al sujeto de control.
Solicita realizar los ajustes a que haya lugar en caso de presentar observaciones al plan de mejoramiento y regresa a la actividad No. 2.
Oficio Remisorio al Sujeto de ControlPunto de control:
Remite copia a la Dirección de INFORMÁTICA del oficio con el cual se comunica la no conformidad del plan de mejoramiento al sujeto de control, para que se habilite el SIVICOF conforme a los términos establecidos.
5PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO O EQUIPO AUDITOR SEGÚN DECISIÓN DEL DIRECTOR CORRESPONDIENTE, SUBDIRECTOR (ES) DE FISCALIZACIÓN Y ASESOR (ES)Revisa (n) según se establezca el plan de mejoramiento ajustado, en mesa de trabajo.
Elabora el proyecto de oficio, expidiendo conformidad u observaciones, para firma del Director Técnico Sectorial o de Economía y Finanzas Distritales.
Acta de Mesa de TrabajoPunto de control:
En la mesa de trabajo debe participar el Director, Subdirectores correspondientes y/o Asesor si lo hubiere.
6DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES Y/O SUBDIRECTOR DE FISCALIZACIÓNComunica por escrito al Sujeto de Control o Alcalde Mayor según corresponda la conformidad del plan, en los términos establecidos para la elaboración, presentación, conformidad y seguimiento del plan de mejoramiento.Oficio Remisorio al Sujeto de Control
Acta de Mesa de Trabajo
Observación:
En el evento que el plan de mejoramiento ajustado producto de la vigilancia a nivel macro o micro tampoco sea objeto de conformidad, el Contralor de Bogotá o el Contralor Auxiliar según corresponda, en una mesa de trabajo conjunta (programada mínimo con dos días de anticipación) dirimirá las diferencias en la forma y términos establecidos en la Resolución por la cual se establecen los parámetros para la elaboración del plan de mejoramiento.
Realizada la mesa de trabajo el Director Sectorial solicitará a la Dirección de INFORMÁTICA la apertura de SIVICOF y el sujeto de control incorporará el plan de mejoramiento debidamente ajustado a lo concluido en la mesa de trabajo, conforme a los términos previstos en la Resolución por la cual se establecen los parámetros para la elaboración del plan de mejoramiento.
7DIRECTOR SECTORIAL Y/O SUBDIRECTORES DE FISCALIZACIÓNVerifica que el plan de mejoramiento cargado en SIVICOF se encuentre ajustado a lo concluido en la mesa de trabajo con el Contralor Auxiliar.
Comunica por escrito al sujeto de control la conformidad del mismo.
Oficio Remisorio al Sujeto de Control

7.2. MODIFICACIÓN

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
1DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALESAnaliza respecto de las solicitudes del sujeto de control sobre las modificaciones de la acción (es) propuesta (s), del plazo, del indicador, del área responsable de la ejecución, de los recursos o de la meta contenidos en el plan de mejoramiento.Solicitud sujeto de control o Alcalde Mayor
Acta Comité Técnico
Observaciones:
Las solicitudes se resolverán en Comité Técnico, en este podrán participar los funcionarios que el Director estime conveniente.
Punto de Control: Verificar que:
Las acciones propuestas eliminen la causa del hallazgo, sean realizables, medibles, respondan al objeto misional del sujeto de control y no sobrepasen en su ejecución un término de 90 días al tiempo inicialmente pactado en el plan de mejoramiento.
Verificar que las acciones propuestas propicien el buen uso de recursos públicos, el mejoramiento de la gestión institucional y que atiende los principios de la gestión fiscal.
Verificar que las acciones modificadas no superen el 10% del total de las acciones previstas en el plan de mejoramiento.
2DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALESComunica la aprobación o negación de las modificaciones del Plan de Mejoramiento y señala el tiempo para su incorporación en SIVICOF.Oficio dando respuesta al sujeto de control o Alcalde MayorObservación:
El Director correspondiente remite copia del oficio de respuesta al sujeto de control a la Dirección de INFORMÁTICA para que habilite SIVICOF.
Punto de Control:
El Director correspondiente verificará que el plan de mejoramiento se incorporé en la forma y término establecido.

7.3. SEGUIMIENTO

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
1DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES O
Ordena al Subdirector o responsables de hacer la revisión de la cuenta, la evaluación del resultado de avance con corte a junio 30 y diciembre 31 de cada vigencia y establecer el grado de cumplimiento de las acciones del plan de mejoramiento.Memorando designación revisión de la cuentaObservación:
Ver actividad 4 del procedimiento para la recepción, verificación y revisión de la cuenta.
2SUBDIRECTOR O PROFESIONAL UNIVERSITARIO O ESPECIALIZADO DE LA DIRECCIÓN SECTORIAL JEFE DE OFICINA
LOCALIDAD
Establece para cada acción el rango de cumplimiento, con base en el informe de avance con corte a junio 30 y diciembre 31 de cada vigencia presentado por el sujeto de control a través de SIVICOF.
Identifican aspectos relevantes para evaluar en la auditoría.
Informe de Avance Plan de MejoramientoObservación:
Para establecer el rango de cumplimiento a partir de la información reportada en SIVICOF, aplicar la metodología del Anexo 2.
No requiere desplazarse al sujeto de control.
3DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O
DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES O
Evalúa el informe de avance del Plan de Mejoramiento y registra sus observaciones, aclarando si hay lugar a tomar acciones preventivas, correctivas o sancionatorias con el sujeto de control.Informe de Avance Plan de Mejoramiento revisado por el DirectorObservación:
El resultado podrá dar lugar a auditorías especiales, apertura de proceso administrativo sancionatorio o alertar al sujeto de control sobre el riesgo de incumplimiento del plan de mejoramiento.

 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES
4DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALESPrograma el seguimiento al plan de mejoramiento producto de la vigilancia Micro o Macro.Acta de Comité Técnico Sectorial o Mesa de TrabajoPunto de control:
En la auditoría regular y a entidades con participaciónaccionaria se realizará el seguimiento al plan de mejoramiento.
Dependiendo la Complejidad del Plan de Mejoramiento, con la aprobación del Comité Técnico, se podrá programar auditoría especial de seguimiento.
En el seguimiento al plan de mejoramiento se evidenciará no sólo si se cumplieron las acciones cuya conformidad se estableció, sino también si se realizaron acciones para subsanar las observaciones cuyas acciones no fueron objeto de conformidad, oportunidad procedimental en la cual el equipo auditor determinará la procedencia o no de iniciar un proceso administrativo sancionatorio fiscal, por la causal correspondiente.
5PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (EQUIPO AUDITOR) DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES O SU DELEGADOAplica pruebas de auditoría al plan de mejoramiento consolidado, para determinar el cumplimiento y/o avance de las acciones implementadas.Acta de mesa de trabajoObservación:
Para establecer el rango de cumplimiento aplica la metodología del Anexo 2.
Punto de control: Las acciones abiertas que se hayan incorporado en el plan de mejoramiento consolidado y que al momento de un nuevo seguimiento su estado permanezca igual, se procederá a establecer un hallazgo administrativo sujeto de una nueva acción correctiva.
6PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O UNIVERSITARIO (EQUIPO AUDITOR) DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES O SU DELEGADOConsolida y consigna los resultados del cumplimiento o grado de avance de las acciones de mejoramiento en el formato. Anexo 1.Punto de control:
En el plan de mejoramiento consolidado se retirarán las acciones cerradas, se mantendrán las que se encuentran en ejecución y abiertas. Las abiertas tendrán un plazo máximo de implementación de 60 días, y si se hace necesario se podrá reformular la acción, modificar el indicador, el área responsable, los recursos o la meta.
7PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (EQUIPO AUDITOR) DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALESPresenta los resultados en mesa de trabajo.
Cuantifica beneficios del Control Fiscal en caso de presentarse.
Acta Mesa de Trabajo.Observación:
Aplica procedimiento para la cuantificación de los Beneficios del Control Fiscal.
8PROFESIONAL ESPECIALIZADO O UNIVERSITARIO (EQUIPO AUDITOR) DIRECTOR TÉCNICO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALESRedacta el resultado del seguimiento al plan de mejoramiento.Observación:
El resultado del seguimiento será incluido en el capítulo de resultados del Informe de Auditoría, indicando el grado de cumplimiento, las acciones cerradas y las que deban incorporarse en el nuevo plan.
9DIRECTOR TÉCNICO SECTORIAL O DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALES OAnaliza el resultado y sustenta ante el Comité Técnico Sectorial el inicio al Proceso Administrativo Sancionatorio, en el evento de presentarse incumplimiento en el plan de mejoramiento.Acta de Comité Técnico Sectorial
Acta de mesa de trabajo
Observación:
En mesa de trabajo para Economía y Finanzas.
Ver Anexo 2.
10SUBDIRECTORES DE FISCALIZACIÓN Y SUBDIRECTORES DIRECCIÓN DE ECONOMÍA Y FINANZAS DISTRITALESElaboran y remiten con la aprobación del Director correspondiente al responsable del Proceso y a la Dirección de Planeación, un informe anual consolidado que muestre el estado de los planes de mejoramiento suscritos en las entidades del sector, su efecto en el mejoramiento en la gestión y los beneficios derivados de los mismos.Informe anualObservación:
El informe no debe ser superior a 10 páginas
El informe debe ser remitido a más tardar el último día hábil del mes de enero.

ANEXO 1 

PLAN DE MEJORAMIENTO 

Grafico página 211 RR 7 DE 2011 - CBTA
Grafico página 211 RR 7 DE 2011 - CBTA
 

FORMATO CÓDIGO: 4015001

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO 

Entidad: Registre el nombre de la entidad o sujeto de control.

Origen: Determine el origen del hallazgo u observación utilizando el nombre del informe comunicado por la Contraloría de Bogotá, D.C. Vigilancia fiscal micro (Auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad: regular - AR, especial - AE, transversal – AT, entidades con participación accionaria – EPA). Vigilancia fiscal macro (VM)

Capítulo: Registre el numeral, título o página del informe donde se encuentre incluido el hallazgo u observación.

Número y descripción del hallazgo u observación: Describa el hecho presentado en el informe o actuación producto de la vigilancia fiscal a nivel micro o macro que realiza la Contraloría de Bogotá, D.C.

Acción (es) correctiva(s): Registre la(s) actuación(es) que realizará la entidad para subsanar o corregir situaciones que afectan de forma importante su desempeño y su cometido institucional, las cuales hayan sido evidenciadas en los informes o actuaciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., producto del ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal tanto a nivel micro como macro. Se formulará acciones para todos los hallazgos administrativos incluidos aquellos de carácter disciplinario, fiscal o penal.

Indicador(es): Registre un nombre y la fórmula a través de la cual se pueda observar el cumplimiento de la acción determinada.

Meta(s): Señale la medida cuantitativa, concreta, realizable y verificable de la acción correctiva que se espera alcanzar en el tiempo definido, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles.

Área responsable: Señale el área o dependencia a la cual le corresponde ejecutar la acción determinada.

Responsable de la ejecución: Indique el nombre y cargo de la persona que debe cumplir con la realización de la(s) acción(es) correctiva(s).

Recursos: Señale solamente los recursos adicionales que requiere la ejecución de la acción.

Fecha de inicio: Indique el día, mes y año en que comienza la acción(es) registrada(s).

Fecha de terminación: Señale el día, mes y año en que finaliza cada una de la(s) acción(es) registrada(s).

Resultado del Indicador: Determine el resultado del indicador a la fecha de corte del seguimiento.

Grado de avance físico de las metas: Indique en el progreso en valores absolutos o porcentuales de la meta establecida.

Análisis – Seguimiento Entidad: En forma breve y concisa explique el comportamiento o grado de cumplimiento de la acción, a la fecha de corte del seguimiento.

Rango de Cumplimiento - Seguimiento Contraloría: Esta columna la diligencia el auditor de la Contraloría de Bogotá, producto del seguimiento realizado, en términos de la aplicación de la metodología y el procedimiento adoptado.

Análisis – Seguimiento Contraloría de Bogotá: En forma breve y concisa explique el comportamiento o grado de cumplimiento de la acción, a la fecha de corte del seguimiento

Estado de la Acción (A = Abierta, E: En Ejecución, C = Cerrada) Contraloría: Esta columna la diligenciará el auditor de la Contraloría.

Cerrada: Se considera que una acción se cierra cuando obtiene una puntuación entre 1.70 y 2.00, caso en el cuál el sujeto de control procederá a retirarla del plan de mejoramiento consolidado.

En Ejecución: Se entiende que una acción está en ejecución cuando el cumplimiento de la meta es parcial, se encuentra dentro del término establecido y arroja una calificación inferior a 1.70, caso en el cual se mantendrán en las mismas condiciones programadas en el plan de mejoramiento consolidado.

Abierta: Una acción se estima abierta cuando el cumplimiento de la meta es parcial y el tiempo para su implementación se encuentra vencido, caso en el cual se incluirá la acción en el plan de mejoramiento consolidado con un plazo máximo de ejecución de 60 días.

Fecha de conformidad: Indique el día, mes y año en que la Contraloría de Bogotá, D.C. emitió la última conformidad al plan de mejoramiento.

Fecha de modificación: Indique el día, mes y año en que la Contraloría de Bogotá D.C., aprobó la modificación al plan de mejoramiento.

Fecha de seguimiento: Indique el día, mes y año de corte en que se realiza seguimiento al plan de mejoramiento.

ANEXO 2 

METODOLOGÍA PARA ESTABLECER EL GRADO DE AVANCE Y CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES 

El seguimiento al plan de mejoramiento tiene como objeto establecer el grado de avance y cumplimiento de las acciones formuladas, evidenciado mediante soportes, de los cuales se dejará constancia en los respectivos papeles de trabajo, para determinar el estado de las acciones.

Cumplimiento de las Acciones Formuladas: Análisis de carácter cuantitativo en un rango de cero a dos puntos, teniendo en cuenta la proporcionalidad de los siguientes aspectos:

CRITERIO DE SEGUIMIENTOGRADO DE AVANCE FÍSICO DE EJECUCIÓN DE LA METATIEMPO1RANGO DE CUMPLIMIENTO O SEGUIMIENTO CONTRALORÍAESTADO ACCIÓN FORMULADA
MínimoMáximo
Acción cumplida> = 85%100%En término1.70 - 2.00 puntosCerrada
> = 85%100%Fuera de término1.70 - 1.89 puntosCerrada
Cumplimiento parcial de la acción> = 50%< 85%En término1.00 - 1.69 puntosEn Ejecución
< = 25%< 50%En término0.50 – 0.99 puntosEn Ejecución
1%< 25 %En término0.01 – 0.49 puntosEn Ejecución
> = 50%< 85%Fuera de término0.80 - 1.49 puntosAbierta
< = 25%< 50%Fuera de término0.30 – 0.79 puntosAbierta
Acción no cumplida0 %En término0.00 puntosEn ejecución
0 %< 25 %Fuera de término0.00 puntosAbierta

 

1. El tiempo está en razón a la fecha de terminación para el cumplimiento de la acción. (Ver columna fecha de terminación del anexo 1)

 

1. Estado de la acción:

Cerrada: Se considera que una acción se cierra cuando obtiene una puntuación entre 1.70 y 2.00, caso en el cuál el sujeto de control procederá a retirarla del plan de mejoramiento consolidado.

En Ejecución: Se entiende que una acción está en ejecución cuando el cumplimiento de la meta es parcial, se encuentra dentro del término establecido y arroja una calificación inferior a 1.70, caso en el cual se mantendrán en las mismas condiciones programadas en el plan de mejoramiento consolidado.

Abierta: Una acción se estima abierta cuando el cumplimiento de la meta es parcial y el tiempo para su implementación se encuentra vencido, caso en el cual se incluirá la acción en el plan de mejoramiento consolidado con un plazo máximo de ejecución de 60 días.

2. Cálculo del nivel de cumplimiento: 

Corresponde a la sumatoria de los puntos obtenidos en la columna grado de cumplimiento de cada una de las acciones dividido entre el total de acciones evaluadas. Excluyendo tanto en el numerador como en el denominador aquellas acciones cuyo estado se encuentre en ejecución y para su culminación falte el 50% o más del tiempo establecido para la terminación.

A manera de ejemplo, como soporte del cálculo del nivel de cumplimiento

* Seguimiento al plan de mejoramiento.

Papeles de trabajo

Seguimiento plan de mejoramiento XXX

Fecha de seguimiento: Enero de 2010

No. AcciónFecha de InicioFecha de terminaciónGrado de avance físico de ejecución de las metasRango de cumplimientoEstado de la acciónObservación
101-Jul-0930-Sep-0930%0.48 (*)AbiertaLa acción tuvo un cumplimiento parcial, el plazo para implementación esta vencido, se debe mantener en el plan de mejoramiento consolidado y su fecha máxima de ejecución será de 60 días. No ha sido efectiva en la corrección del hallazgo.
201-Jul-0930-Dic-0990%1.80CerradaLa acción se cumplió dentro del tiempo y se debe proceder a retirarla del plan de mejoramiento. Se destaca la efectividad de la acción implementada por cuanto no se establecieron nuevos hallazgos relacionados con la debilidad identificada inicialmente.
301-Jul-0931-Mar-1025%0.51En ejecuciónAunque la acción tiene un cumplimiento parcial, y se encuentra dentro del término el grado de avance no es significativo por cuanto el sujeto ha podido haberla implementado. La acción se mantiene en el plan de mejoramiento.
401-Oct-0930-Jun-1040%0.81En ejecuciónLa acción se encuentra en ejecución y el sujeto de control cuenta con más del 50% del tiempo, para su implementación. Esta acción se mantiene en el plan de mejoramiento y se excluye para el cálculo del nivel de cumplimiento.
501-Oct-0931-12-0920%0.00AbiertaLa acción no se cumplió y el tiempo para su implementación esta vencido, se debe mantener en el plan de mejoramiento y su fecha máxima de ejecución será de 60 días.
N …
Total3.60

 

Pasos: 

— Identifica si la acción se encuentra en término o fuera de término mediante la comparación de la fecha de inicio y la fecha de terminación de la acción.

— Ubica el porcentaje de grado de avance físico de ejecución de las metas y determina el rango de cumplimiento de la siguiente forma:

(*) Para este cálculo se utilizara una regla de tres simple, en donde:

49% - 0.79

30% -X

X = (30 * 0.79)/49

X = 0.48

Observación: 

Señala el estado de la acción, e indica cómo incidió en el mejoramiento de la gestión institucional y si atendió los principios de la gestión fiscal.

— Realiza el cálculo del nivel de cumplimiento del plan de mejoramiento así:

Calculo del nivel de cumplimiento: 

3.6/5 = 0.72

El plan de mejoramiento consolidado no se cumplió.

3. Cumplimiento del plan de mejoramiento: 

— Se entiende que el plan de mejoramiento se ha cumplido cuando al aplicar la metodología anterior, arroje un promedio total entre 1.70 y 2.00 puntos.

— Se presenta incumplimiento del plan de mejoramiento cuando el promedio total de avance de todas las acciones se ubique en un valor inferior a 1.70.

Resultado seguimiento plan de mejoramiento 

En el capítulo de resultados de auditoría, producto del seguimiento al plan de mejoramiento se indicará los resultados, señalando de manera general y sucinta el estado de las acciones y el cumplimiento o no del mismo.

Así mismo en el párrafo de plan de mejoramiento del dictamen de auditoría se indicará que:

A fin de lograr que la labor de auditoría conduzca a que se emprendan acciones de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, en el menor tiempo posible, documento que debe ser remitido a la Contraloría de Bogotá, a través del Sivicof dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del presente informe.

El Plan de Mejoramiento debe detallar las acciones que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma en que implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecución.

Igualmente, con respecto al plan de mejoramiento objeto de seguimiento, en caso de que exista, deberá indicársele al sujeto de control que en el plan de mejoramiento consolidado a presentar se retirarán las acciones cerradas, se mantendrán las que se encuentran en ejecución y las abiertas. Estas últimas tendrán un plazo máximo de implementación de 60 días.

PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL HISTORIAL DE CAMBIOS 

VERSIÓNNo. ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHANATURALEZA DEL CAMBIO
1.0R.R. 04 de febrero 06 de 2003Se cambia el Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal, adoptado en la Resolución Reglamentaria No. 04/03 debido a:
Se adicionan algunas definiciones.
Se incluyen los formatos números 14 y 15.
Se incluyen algunas fases del procedimiento sancionatorio.

 

2.0R.R. 030 de mayo 21 de 2003Cambiar las páginas 1, 5, 6, 16, 24 y 25.
En numeral 6 “Anexos”: Modificación del anexo No. 4 relacionado con “Diligencia de Notificación Personal del Requerimiento de Explicación”.
Adición Anexo No. 10A, relacionado con “Diligencia de Notificación de la Resolución que Impone la Sanción”.
2.0R.R. 048 de septiembre 30 de 2003El procedimiento cambia de versión.
Se modificaron la actividades de la 11 a la 22, redefiniendo ejecutores y registros de la Descripción del Procedimiento.
3.0R.R. 051 de diciembre 30 de 2004Cambia de versión.
4.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006Cambia de versión.
Se modifica el objetivo y la base legal al Acuerdo 361 de 2009.
En registros se elimina Acto Administrativo.
4.0R.R. 018 de agosto 14 de 2006En la definición de competencia se incluye al Grupo de Investigaciones Forense la labor de imponer sanciones a los sujetos de vigilancia y control fiscal.
Se modifica el nombre del GAE por GUIFO.
Se incluye como registro de las actividad 11 el Auto.
Se modifica el anexo No 1, 10 y 15 al incluir en la base legal el Acuerdo 361 de 2009.
Se establecen puntos de control.
5.0R.R. 029 de noviembre 03 de 2009Cambia de versión.
Se modificó el nombre del GUIFO por Grupo Especial de Apoyo y Fiscalización - GAF
6.0R.R. 007 de marzo 31 de 2011

 

PROCEDIMIENTO PARA ADELANTAR PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL

CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4016

VERSIÓN No. 6.0

FECHA: 25 de Marzo de 2011

REVISADO POR:
Contralor Auxiliar
CARGO

Víctor Manuel Armella Velásquez
NOMBRE


FIRMA
APROBADO POR:
Directora Técnica de PlaneaciónEfvanni Paola Palmariny Peñaranda
CARGONOMBREFIRMA
COPIA No.NO. DE PÁGINAS:36

 

1. OBJETIVO: 

Estandarizar el procedimiento que permita adelantar procesos administrativos sancionatorios a los servidores públicos o particulares que manejen fondos o recursos públicos, cuando incurran en las faltas señaladas en la ley.

2. ALCANCE: 

Inicia con la solicitud de apertura del proceso administrativo sancionatorio, y termina con el traslado para cobro por jurisdicción coactiva, cuando no se ha cancelado la multa.

3. BASE LEGAL: 

• Constitución Política. Artículo 268 numeral 5º, 29, 209 Y 272.

• Código Contencioso Administrativo. Artículo 38.

• Ley 42 de 1993. Artículos 8º, 99 a 104.

• Decreto Ley 1421 de 1993. Artículo 109 numeral 5.

• Decreto Ley 111 de 1996. Artículo 44.

• Decreto 714 de 1996. Artículo 89.

• Jurisprudencia Honorable Corte Constitucional. (Sentencias C-054/1994, C-484 y C-661/2000 entre otras).

• Artículo 115 Ley 489 de 1998

• Artículos 6º, 10, 13 y 22 Acuerdo 361 de 2009

4. DEFINICIONES:

AUTO: Acto administrativo en el cual se da a conocer la decisión administrativa de un funcionario.

AMONESTACIÓN: Es una exhortación escrita dirigida al servidor público o particular que maneje fondos o bienes públicos del Distrito Capital para poner en su conocimiento que ha incurrido en una de las causales presentes en la Ley 42 de 1993 y Resolución Reglamentaria No. 042 de 2001.

CADUCIDAD DE LA ACCIÓN SANCIONATORIA FISCAL: Término que tiene la Contraloría de Bogotá D.C., para imponer la sanción administrativa fiscal caduca a los tres (3) años de producido el acto que pueda ocasionarla.

De acuerdo con el Consejo de Estado-Sección Cuarta, sentencia de junio 15 de 2001, C. P. Ligia López Diaz, estima que “es la notificación del acto sancionatorio lo que permite establecer si se obró oportunamente por parte de la administración”.

COMPETENCIA: Facultad constitucional y legal de que gozan el Contralor Distrital, los Directores Sectoriales de Fiscalización, de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva y el Grupo Especial de Investigaciones Forenses para imponer sanciones a los sujetos de vigilancia y control fiscal.

DECISIÓN: Acto por el cual el funcionario competente, adopta una determinación que de acuerdo con las circunstancias demostradas dentro del plenario proceda aplicar.

EDICTO: Escrito que se fija en la secretaria de un despacho judicial de una oficina pública, con el fin de notificar providencias o decisiones cuya notificación personal no haya sido posible.

EJECUTORIA: Firmeza de la decisión.

NOTIFICACIÓN: Acto por el cual da a conocer a una persona, determinado acto jurídico realizado o a realizarse. Existen varias formas de notificación, por ejemplo: notificación personal, notificación por edicto, notificación por conducta concluyente, entre otros.

MULTA: Es la sanción pecuniaria que se impone a los servidores públicos o particulares que manejen fondos o bienes del Distrito Capital; se determina de acuerdo con la gravedad de la misma y se tasará acorde con lo dispuesto en la Resolución Reglamentaria 042 del 2001, teniendo en cuenta la remuneración mensual del sancionado al momento de incurrir en la falta o de ocurrir el último acto constitutivo de la misma según el caso y se puede cuantificar hasta cinco veces el valor del salario mensual.

OBLIGACIÓN FISCAL: Es el conjunto de deberes establecidos en la Constitución Política, en las leyes u otras normas jurídicas, que tienen por objeto regular los recaudos o percepciones, conservaciones, adquisiciones, enajenaciones, gastos, explotaciones, inversiones o disposiciones realizadas con cargo a recursos o bienes Distritales y garantizar su protección.

PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO FISCAL: Es el conjunto de actuaciones administrativas que adelanta la Contraloría de Bogotá, que busca facilitar el ejercicio de la vigilancia fiscal, dirigida a impulsar el correcto y oportuno cumplimiento de ciertas obligaciones que permiten el adecuado, transparente y eficiente control fiscal. Con este proceso no se pretende resarcir, ni reparar el daño, sino se busca un medio conminatorio que se fundamenta en el poder correccional del Estado.

PRUEBA DE OFICIO: Las que decreta y recauda el funcionario ejecutor que considere conducentes y pertinentes para soportar la decisión sin necesidad de ser solicitada por el implicado.

PRUEBA DE PARTE: Las que solicita el implicado o allega y que deben ser valoradas por el funcionario ejecutor.

RECURSOS: Es la oportunidad procesal que tiene el implicado para controvertir la decisión que se adopte dentro del proceso sancionatario fiscal. Los recursos son de reposición y/o apelación, según la cuantía e instancia del proceso.

A través del ejercicio de los recursos se agota la vía gubernativa y ellos son medios que ofrece la Constitución Política y la Ley, como mecanismo de defensa del implicado en aras a la observancia de la garantía constitucional del debido proceso.

RECURSO DE REPOSICIÓN: Oportunidad procesal que tiene el implicado para presentar por escrito dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación personal o a la desfijación del edicto según el caso, ante el mismo funcionario que profirió la decisión del proceso administrativo sancionatorio fiscal, los argumentos con los cuales controvierte y pretende desvirtuar el contenido de la Resolución.

Este recurso deberá resolverse por el funcionario ejecutor dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de su presentación.

RECURSO DE APELACIÓN: Es la oportunidad procesal que tiene el implicado para impugnar ante el inmediato superior de quien profirió una decisión dentro del proceso administrativo sancionatorio fiscal. El término para interponerlo es de tres (3) días cuando se interpone como principal y cuando es subsidiario el término es de cinco (5) días.

RECURSO DE QUEJA: Es la oportunidad procesal que tiene el implicado para presentarlo, cuando se le rechaza el de apelación.

REQUERIMIENTO DE EXPLICACIONES: Es el acto de trámite por medio del cual la Contraloría de Bogotá D.C. solicita explicaciones al servidor público o particular que maneje fondos o bienes públicos, por advertirse la presunta comisión de conductas fiscalmente sancionables.

El requerimiento de explicaciones deberá contener como mínimo:

• Identificación del implicado: nombre y apellidos completos, documento de identidad, como la calidad (cargo) que ostentaba en el momento de producirse la conducta sancionable y su lugar de residencia.

• Individualización de los cargos, señalando normas de carácter general o particular que se estiman transgredidas, las disposiciones en donde se encuentre relacionada la causal de sanción u omisión que permita considerar que la conducta asumida es constitutiva de falta.

• Síntesis del trámite adelantado por la Contraloría de Bogotá que permite presumir la comisión de una conducta sancionable.

• Información al requerido de que cuenta con el término de ocho (8) días siguientes a la notificación para responder a cada uno de los cargos imputados, mediante escrito haciendo referencia expresa a cada uno de ellos y que podrá aportar y solicitar las pruebas que acrediten sus descargos.

• La advertencia al requerido que de no dar respuesta en el término señalado se continuará con el proceso.

TÉRMINOS: Lapso que permite ejercer derechos a los implicados y expedir actuaciones a los ejecutores del proceso.

5. REGISTROS: 

Cada Requerimiento de Explicaciones da lugar a un expediente que se va formando con los descargos del requerido, las pruebas solicitadas, aportadas y practicadas, así como los actos administrativos que se profieran dentro de cada proceso.

De igual manera, se lleva un libro radicador de proceso sancionatorios, en el que se registra cada requerimiento y a cada uno de estos las actuaciones que se vayan surtiendo.

• Memorando de solicitud de inicio de proceso.

• Requerimiento de Explicaciones.

• Libro Radicador de Proceso Sancionatorio.

• Citación para notificación

• Acta de notificación del requerimiento de explicaciones.

• Documento que contiene los descargos.

• Constancia de no presentación de descargos

• Auto de apertura a pruebas.

• Auto por el cual se archiva el requerimiento

• Resolución por la cual se impone sanción de multa

• Acta de notificación de la resolución que impone sanción de multa

• Resolución por la cual se decide recurso de reposición o apelación.

• Acto de notificación de los recursos.

• Memorando de traslado a la Oficina Jurídica

• Constancia escrita de ejecutoria.

• Auto comisorio.

• Edicto

6. ANEXOS:

Los formatos que se diligenciarán durante la ejecución del proceso administrativo sancionatorio fiscal son los siguientes:

• Memorando de solicitud de inicio de proceso administrativo sancionatorio. Anexo 1.

• Requerimiento de explicaciones. Anexo 2

• Citación para notificación personal. Anexo 3

• Acta de notificación personal del requerimiento de explicaciones. Anexo 4

• Edicto. Anexo 5

• Constancia de no presentación de descargos. Anexo 6

• Auto de apertura a pruebas. Anexo 7.

• Auto comisorio para la práctica de pruebas Anexo 8

• Notificación por estado. Anexo 9

• Resolución que impone sanción de multa. Anexo 10

• Diligencia de notificación de la resolución que impone sanción de multa. Anexo 11

• Auto por el cual se archiva el requerimiento de explicaciones. Anexo 12.

• Nota de presentación personal. Anexo 13

• Resolución por la cual se decide un recurso de reposición. Anexo 14.

• Acta de notificación de la resolución que decide el recurso de reposición. Anexo 15

• Resolución por la cual se decide recurso de apelación. Anexo 16.

• Constancia de ejecutoria y firmeza. Anexo 18

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
1DIRECTOR DE ECONOMÍA Y FINANZAS

SUBDIRECTOR DE FISCALIZACION

LIDER DE AUDITORÍA

ASESOR GAF

SUBDIRECTOR DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL

JEFE DE OFICINA DE LOCALIDAD.
Solicita iniciación de Proceso Administrativo Sancionatorio.MemorandoVer Anexo 1
2DIRECTOR SECTORIAL
COORDINADOR DEL GAF
DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA
Suscribe el requerimiento de explicaciones, por medio del cual se solicita al servidor público o particular que maneje fondos o bienes públicos para que se pronuncie sobre la presunta comisión de conductas fiscalmente sancionables, previamente revisado por el Asesor. Se elabora citación advirtiéndole que dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación deberá comparecer a notificarse del acto.Requerimiento de Explicaciones
Libro Radicador de Proceso Sancionatorio.
Ver Anexo 2
Ver Anexo 3

 

 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
3SECRETARIA DE LA DEPENDENCIA Y/O FUNCIONARIO QUE HAGA SUS VECESNotifica al implicado del acto administrativo de requerimiento de explicaciones, advirtiéndole que dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha de la notificación del mismo podrá dar respuesta, solicitar y aportar las pruebas que estime necesarias para controvertir el contenido del acto. De no ser posible la notificación personal, se procederá a la notificación por edicto acorde con lo establecido en el artículo 45 del CCA.Documento escrito del acto de la notificación.Ver Anexo 4
Ver Anexo 5
Recepciona el documento de descargos.
Transcurrido los ochos días sin que se presenten descargos se deberá dejar constancia escrita del hecho en el expediente.
Documento que contiene los descargos.
Constancia de no presentación de descargos.
Ver Anexo 6
4DIRECTOR SECTORIAL
COORDINADOR DEL GAF
DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA
Profiere auto comisionando a un funcionario para la práctica de pruebas
Suscribe auto que decreta de oficio o a petición de parte las pruebas que se consideren conducentes y pertinentes para el esclarecimiento de los hechos y rechazar la práctica de pruebas que no reúnan las condiciones anteriores, previamente revisado por el Asesor. El auto que decreta pruebas de oficio se notifica por estado. Contra el auto que niega la práctica de pruebas proceden los recursos de reposición y apelación.
AutoVer Anexo 7
Ver Anexo 8
Ver Anexo 9
Suscribe acto administrativo que decide el proceso administrativo sancionatorio, archivando o imponiendo sanción al implicado, previamente revisado por el AsesorResolución.Ver Anexo 10
5SECRETARIA DE LA DEPENDENCIA Y/O FUNCIONARIO QUE HAGA SUS VECESNotifica al implicado del acto decisorio del proceso administrativo sancionatorio, advirtiéndole que contra el mismo proceden los recursos de reposición y apelación según el caso.Acta de notificaciónVer Anexo 11
Ver Anexo 12
Recepciona el escrito que contiene el recurso interpuesto por el sancionado, con la respectiva nota de presentación personal.Ver Anexo13
6DIRECTOR SECTORIAL COORDINADOR DEL GAF DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVASuscribe acto administrativo que resuelve recurso de reposición en primera instancia, reponiendo o confirmado la decisión inicial, previamente revisado por el AsesorResoluciónVer Anexo 14
7SECRETARIA DE LA DEPENDENCIA Y/O FUNCIONARIO QUE HAGA SUS VECESNotifica al implicado del acto que resuelve el recurso de reposición.Acta de notificaciónVer Anexo 15
8DIRECTOR SECTORIAL
COORDINADOR DEL GAF DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA
Remite el proceso sancionatorio a la Oficina Asesora Jurídica, para que resuelva el recurso de apelación, si fue interpuesto.Memorando

 

NoRESPONSABLEACTIVIDADREGISTROSPUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
9PROFESIONAL ESPECIALIZADO Y/O
UNIVERSITARIO
Sustancia y proyecta la resolución que resuelve el recurso.
10JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICARevisa, aprueba con su pie de firma y remite para conocimiento del Contralor Auxiliar y/o Señor Contralor el Proyecto de Resolución. Observación: Cuando el Proceso Sancionatorio involucre: Alcalde Mayor, Veedor Distrital, Personero, Concejales o Secretarios Distritales, el conocimiento de la segunda instancia estará a cargo del Señor Contralor, en los demás casos será de competencia del Contralor Auxiliar.Memorando
11CONTRALOR AUXILIAR Y/O CONTRALOR DE BOGOTÁ.Suscribe el acto administrativo que resuelve recurso de apelación, confirmando o revocando la decisión dictada por el ejecutor de primera instancia y lo devuelve a la Oficina Asesora Jurídica, a través de la Dirección de Apoyo al Despacho.ResoluciónVer Anexo 16
12JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICARemite el Proyecto de Resolución a la Dirección de Talento Humano para numeración.
13DIRECTOR DE TALENTO HUMANOEnumera y devuelve a la Oficina Asesora Jurídica el Proyecto de Resolución.
14PROFESIONAL ESPECIALIZADO, UNIVERSITARIO Y/O TÉCNICONotifica al encartado la decisión de la apelación.Acta de notificación
15PROFESIONAL ESPECIALIZADO, UNIVERSITARIO Y/O TÉCNICODeclara la ejecutoria del Acto Administrativo que resuelve recurso de apelación para efectos del pago voluntario o del cobro por jurisdicción coactiva.
Elabora memorando devolviendo el expediente.
Constancia escrita de Ejecutoria.Ver Anexo 17
16JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICARemite el expediente a la dependencia de origen.Memorando.
17DIRECTOR SECTORIAL , COORDINADOR DEL GAF EL DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVAEnvía copia de la Resolución al Tesorero de la Contraloría de Bogotá, solicitando constancia donde se especifique el pago de la sanción.
Traslada para cobro por jurisdicción coactiva fotocopia autenticada de los actos administrativos decisorios debidamente ejecutoriados, cuando no se ha cancelado la multa.
Constancia
Memorando

 

ANEXO 1 

MEMORANDO DE SOLICITUD DE INICIO DE PROCESO SANCIONATORIO 

 

PARA: Director Sector, Director de Responsabilidad Fiscal, o Coordinador GAF.

DE: Director Economía y Finanzas, Subdirector de Fiscalización, Líder de Auditoría, Asesor o Subdirector del Proceso de responsabilidad Fiscal

ASUNTO: Solicitud de apertura de proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal.

En ejercicio del control fiscal practicado a través de auditoría, indagación preliminar o proceso de responsabilidad fiscal, (o cualquier otro medio de control) hemos encontrado la siguiente situación irregular que amerita adelantar el correspondiente proceso administrativo sancionatorio por las razones que se describen a continuación: (describir la situación, con la determinación del presunto implicado.)

Cordialmente,

Firmas.

FORMATO CÓDIGO: 4016001

 

ANEXO 2

REQUERIMIENTO DE EXPLICACIONES No ____________

Doctor (a)

Nombre 

Entidad 

Dirección de la entidad y 

Dirección de la residencia 

Ciudad 

 

Respetado (a) doctor (a):

En ejercicio de la competencia atribuida en la Constitución Política, Art. 268, numeral 5 y Art. 272; Ley 42 de 1993, y Resolución Reglamentaria 042 de 2001 de la Contraloría de Bogotá, esta Dirección Sectorial le solicita dar explicación al requerimiento por ___________________________________________________

______________________________

 

1. HECHOS:

1. ______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

 

2. ______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

 

3. ______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

 

4. ______________________________________________________________

______________________________________________________________

 

Por lo anterior se formulan los siguientes

 

2. CARGOS:
 

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

 

3. NORMAS INFRINGIDAS:

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

 

4. TÉRMINO PARA RESPONDER

Se le hace saber al requerido que contra el presente acto no procede recurso alguno y que al término de los ocho (8) días siguientes a la notificación tiene el derecho de ofrecer las explicaciones del caso y aportar o solicitar la práctica de pruebas que considere del caso.

 

5. ADVERTENCIA

 

Se advierte al requerido que de no recibir respuesta dentro del término señalado, el proceso sancionatorio continuará su trámite con las pruebas que obren en el expediente.

 

Atentamente,

 

___________________________________

Nombre y firma Director Sectorial o Coordinador del GAF

 

Proyectó: ________________________

Revisó: __________________________

FORMATO CÓDIGO: 4016002

 

ANEXO 3 

CITACIÓN NOTIFICACIÓN PERSONAL 

Señor

Dirección

Ciudad.

REF: Citación notificación requerimiento de explicaciones No. ________ de fecha_________

 

Sírvase comparecer a este despacho _________ ubicado en la _________ piso ________ dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de esta comunicación con el fin de notificarse personalmente del contenido del requerimiento de explicaciones de la referencia.

Se le hace saber que de no comparecer oportunamente se dará aplicación a lo estipulado en el artículo 45 del C.C. Administrativo.

Cordialmente.

Director.

FORMATO CÓDIGO: 4016003

 

ANEXO 4 

ACTA DE NOTIFICACIÓN PERSONAL DEL REQUERIMIENTO DE EXPLICACIÓN 

 

En Bogotá D.C., a los _________ ( ) días del mes de _________ del año __________________ ( ), se hizo presente en la dirección del sector -------------- Grupo de Investigaciones Forenses o Dirección de Responsabilidad Fiscal el señor (a) ---------------------------- identificado con cédula de ciudadanía número __________________ expedida en _________ con el fin de notificarse personalmente, del requerimiento de explicaciones Número. _________ proferido por la Dirección del Sector _________ el día _________ ( ) del mes de __________________ del año _________ ( ), por el cual ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Se hace entrega gratuita al notificado de la copia íntegra y auténtica del Acto Administrativo en ______________ ( ) folios.

 

________________________ ___________________________

Firma NOTIFICADO (A) Firma NOTIFICADOR(A)

 

Nombre: ____________________________________

Cargo: ____________________________________

Proyectó: ____________________________________

Revisó: ____________________________________

FORMATO CÓDIGO: 4016004

 

ANEXO 5 

EDICTO 

El suscrito Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses de la Contraloría de Bogotá, o Director Sector o Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, con fundamento en lo dispuesto en el artículo 45 del Código Contencioso Administrativo EMPLAZA al señor _________________________________, identificado con cédula de ciudadanía número ____________________________________ de Bogotá, para que en el término de 10 días hábiles, comparezca a este Despacho ubicado en la carrera 16 No 79-34, con el fin de notificarse del requerimiento de explicaciones número 10100-02-09 de fecha 23 de abril de 2009, por (describir la situación que dio pie al requerimiento.)

Para todos los efectos se fija el presente edicto en la cartelera de este Despacho por el término de diez días. Hoy 18 de mayo de 2009.

 

Firma y cargo.

 

Siendo las _______________ del día ________________se desfija el presente edicto.

 

Firma y cargo

FORMATO CÓDIGO: 4016005

 

ANEXO 6 

CONSTANCIA DE NO PRESENTACIÓN DE DESCARGOS 

Bogotá D.C.,

En la fecha, se deja constancia en el expediente, que una vez notificado debidamente al señor ____________________________________, representante legal de ____________________________________, el requerimiento de explicaciones No. ____________________________________ de fecha _________________________________ y una vez transcurrido el tiempo establecido para presentar descargos, no lo hizo en oportunidad, razón por la cual se seguirá el curso del proceso con los elementos probatorios que se logren allegar.

 

Firmado. _______________________________

Cargo

FORMATO CÓDIGO: 4016006

 

ANEXO 7 

AUTO DE PRUEBAS No _______- de _____________

 

El suscrito Director del Sector ______________ de la Contraloría de Bogotá D.C., o la Coordinadora del Grupo Especial de Investigaciones Forenses, o Directora de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, de la Contraloría de Bogotá, en uso de las atribuciones contenidas en la Resolución Reglamentaria 042 de 2001 y considerando.

 

HECHO 1: 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_____________________________________________________

HECHO 2: 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

HECHO 3: 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

ORDENA: 

PRIMERO: Abrir el proceso a pruebas.

SEGUNDO: Practicar las pruebas que se enuncian a continuación:

 

DOCUMENTALES: 

a) _____________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

TESTIMONIALES: 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

SEGUNDO: 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

TERCERO: 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE (Si decreta pruebas)

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE(Si niega parcial o totalmente las pruebas)

 

_______________________________________

Firma Director

FORMATO CÓDIGO: 4016007

 

ANEXO 8 

AUTO COMISORIO PARA LA PRÁCTICA DE PRUEBAS 

El (la) suscrito (a) DIRECTOR (A) SECTOR, COORDINADOR GRUPO ESPECIAL DE INVESTIGACIONES FORENSES O DIRECTOR RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, en uso de las facultades otorgadas por: la Constitución Política Artículo 267, Decreto Ley 1421 de 1993 Art. 105; en concordancia con la Ley 42 de 1993, y la Resolución Reglamentaria 042 DE 2001, COMISIONA: al (la) doctor(a) ____________________________________, cargo __________________________ para que ________________________________con el objeto de establecer

___________________________________ para lo cual se deben practicar las siguientes pruebas:

El funcionario comisionado deberá presentar el informe con sus respectivos soportes dentro de los _________________ días al recibo de la presente.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE:

 

___________________________________

Firma

 

Se hace entrega de ----------- folios

Firma funcionario que recibe --------------------------------- folios --------------------------------- fecha ---------------------------------

 

Proyectó: _______________________________

Revisó: _______________________________

FORMATO CÓDIGO: 4016008

 

ANEXO 09 

NOTIFICACIÓN POR ESTADO 

 

Nº RADICACIÓNENTIDADIMPLICADOPROVIDENCIAFECHA

 

Hoy diez ____________ de ____________ de dos mil (200) se fija a las _____________ am y se desfija a las _______________________ pm.

 

Firma y cargo

FORMATO CÓDIGO: 4016009

 

ANEXO 10 

 

RESOLUCIÓN No _____________ de _____________ “Por la cual se impone sanción de multa”

 

EL DIRECTOR DEL SECTOR DE _____________ DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C., o COORDINADOR DEL GRUPO ESPECIAL DE INVESTIGACIONES FORENSES, o EL DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA, en ejercicio de la competencia atribuida en la Constitución Política, Art. 268, numeral 5 y Art. 272; Artículo 101 de la ley 42 de 1993, Resolución Reglamentaria 042 de 2001 expedida por la Contraloría de Bogotá, y.

 

CONSIDERANDO 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

______________________________________________

CONCLUSIONES DEL DESPACHO: 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

___________________________________________

Por lo anteriormente expuesto este despacho,

RESUELVE 

ARTÍCULO PRIMERO: Imponer sanción de multa a(l) (la) doctor (a) __________________________________, identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. ________________________ expedida en _________________, en calidad de ________________, en cuantía de ________________ ($_______________) PESOS M/CTE., de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de la presente providencia.

ARTÍCULO SEGUNDO: Notificar el contenido de la presente resolución a(l) (la) Doctor (a) ________________________________________________, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo y en su defecto se procederá de conformidad con lo dispuesto en el artículo 45 del citado Código.

ARTÍCULO TERCERO: Advertir al interesado que contra la presente Resolución, proceden los recursos de Reposición y en subsidiario de Apelación, los cuales deberán ser interpuestos personalmente y por escrito debidamente fundamentado ante este Despacho o el del superior inmediato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación de la presente.

ARTÍCULO CUARTO: - Una vez ejecutoriada la presente Resolución, el pago deberá realizarse en la Tesorería de la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su ejecutoría. En caso contrario, la Resolución prestará mérito ejecutivo para su cobro por jurisdicción coactiva, a través de la Subdirección de Jurisdicción Coactiva de la Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva (procedimiento que deberá quedar contenido en toda resolución que imponga sanción de multa).

ARTÍCULO QUINTO: - Una vez ejecutoriada la presente Resolución presta mérito ejecutivo por Jurisdicción Coactiva.

ARTÍCULO SEXTO: - Enviar copia del presente Acto Administrativo una vez se encuentre ejecutoriado a la Tesorería de la Contraloría de Bogotá, D.C.

NOTIFÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE 

___________________________________

Firma Director 

 

Proyectó: ________________________

Revisó: ________________________

 

FORMATO CÓDIGO: 4016010

 

ANEXO 11 

DILIGENCIA DE NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN QUE IMPONE SANCIÓN 

En Bogotá D.C., a los _________________ ( ) días del mes de ____________________ del año _____________ ( ), se hizo presente en la Dirección _________________________________________, el señor (a) _________________________, _________________________________, identificado (a) con la C.C. No. ____________________________ expedida en ________________________ con el fin de notificarse personalmente del contenido de la resolución, No. ____________________________ proferida por este despacho el día __________ ( ) del mes de ____________________ del año. ___________ Se le hace saber al requerido que contra la presente Resolución proceden los siguientes recursos.

( ) Reposición ante el mismo funcionario que tomó la decisión para que la aclare, modifique o revoque.

( ) Apelación, para ante el inmediato superior administrativo, con el mismo propósito.

De los recursos de reposición y apelación habrá de hacerse uso, por escrito, en la diligencia de notificación personal, o dentro de los cinco (5) días siguientes a ella, o a la desfijación del edicto, o la publicación, según el caso,

Se hace entrega gratuita al notificado de la copia íntegra y auténtica del Acto Administrativo en ___________ ( ) folios.

 

_______________________________ ____________________________

Firma NOTIFICADO (A) Firma NOTIFICADOR(A)

 

 

Proyectó: ____________________________

Revisó: ____________________________

FORMATO CÓDIGO: 4016011

 

ANEXO 12 

AUTO No _______ de ______________ 

“Por el cual se archiva un requerimiento” 

 

El (la) Director (a) del Sector ____________________________, de la Contraloría de Bogotá, D.C., el Coordinador del Grupo Especial de Investigaciones Forenses o el Director de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, en uso de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias y,

CONSIDERANDO 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

 

ARGUMENTOS DEL REQUERIDO 

Enunciar los descargos y las nuevas pruebas que se lleven a cabo ___________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

 

CONCLUSIONES DEL DESPACHO 

Incluir todas las consideraciones de acuerdo con los criterios que justifican el archivo

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

 

ORDENA 

PRIMERO: 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

 

SEGUNDO: 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

 

TERCERO: 

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

 

_________________________________

Nombre y firma director

 

Proyectó: ____________________________

Revisó: ____________________________

FORMATO CÓDIGO: 4016012

 

ANEXO 13 

PRESENTACIÓN PERSONAL 

 

En Bogotá D.C., a los _________________ ( ) días del mes de ______________ del año _______________ (200 ), se hizo presente el (la) Doctor(a) ___________________________________________, identificado(a) con la cédula de ciudadanía No. C.C. No.____________ de ____________________, con el fin de presentar personalmente recurso de (reposición o apelación según sea el caso) en contra de la resolución que impone sanción de multa dentro del requerimiento de explicaciones número ----------------- de fecha______________________

 

Presentó original en _____________ ( ) folios, con y/o sin _______________ anexos.

 

___________________________

Nombre y cargo

 

Hizo Presentación,

___________________________

Nombre:

C.C. No.

 

Proyectó: ____________________________