Prácticas en los proyectos de implementación de las Normas de Información Financiera (NIF)

Revista Nº 56 Oct.-Dic. 2013

Ana Lucía López 

(Colombia) 

Contadora pública titulada, licenciada para ejercer como Contadora Pública Certificada en el Estado de Nevada en los Estados Unidos de América. Máster en Administración de Negocios con énfasis en gerencia global de la Universidad de Phoenix, Arizona. 

Introducción

Para continuar con el desarrollo de nuestro país se requiere, entre muchos aspectos de importancia, la financiación para el desarrollo de las muy buenas ideas que tenemos y la mejor explotación de nuestra riqueza. Conscientes de esa necesidad, y sabiendo que para obtener los fondos requeridos es muy importante la estandarización del reporte financiero de las compañías, se emitió, en 2009, la Ley 1314, con el objetivo de modernizar las normas contables y de auditoría del país para “mejorar la productividad, la competitividad y el desarrollo armónico de la actividad empresarial de las personas naturales y jurídicas”.

El anterior no ha sido el primer paso, pues antes ya se había manifestado esta intención en otra regulación, sin embargo este sí ha sido el más contundente paso hacia la modernización del reporte financiero.

En desarrollo de esta ley, se modificó el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en Colombia. El nuevo consejo se ha encargado de la normalización, mientras que los ministerios de Comercio, Industria y Turismo y de Hacienda y Crédito Público, de la regulación respectiva.

El CTCP, previa evaluación, definió que las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), emitidas por la Junta de Estándares Internacionales de Contabilidad, fueran el marco aplicable para estandarizarnos en lo que respecta a reportes de información financiera. También el CTCP ha sugerido cómo se deben clasificar las empresas en Colombia para propósitos de la modernización, así como qué deben implementar con ese propósito. Las recomendaciones realizadas por este ente se ven reflejadas en decretos emitidos a través de los ministerios mencionados.

El Decreto 2784 del 2012 estableció el marco normativo que tienen que implementar una serie de compañías que conforman el denominado grupo 1, así como las fechas para la implementación del referido marco.

Las empresas que conforman el grupo 1 son:

• Entidades emisoras de valores.

• Entidades de interés público.

• Otras entidades que:

(a) Tengan una planta de personal mayor a 200 trabajadores, o

(b) Tengan activos totales superiores a 30.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv), y

(c) Cumplan con uno de los siguientes requisitos:

(i) Ser subordinada o sucursal de una compañía extranjera que aplique NIIF plenas;

(ii) Ser subordinada o matriz de una compañía nacional que deba aplicar NIIF plenas;

(iii) Ser matriz, asociada o negocio conjunto de una compañía extranjera que aplique NIIF plenas;

(iv) Realizar importaciones o exportaciones que representen más del 50% de sus compras o ventas.

Con el Decreto 1851 del 29 de agosto del 2013, el Gobierno fijó el régimen normativo destinado a las entidades financieras y aseguradoras que se clasifican en el grupo 1.

• Entidades que sin pertenecer al grupo 1 deseen hacerlo. Estas deberán permanecer en este marco regulatorio como mínimo durante 3 años, luego podrán aplicar el marco contable que les correspondía originalmente.

Respecto del cronograma de implementación, las fechas clave son:

Estado de situación financiera de apertura bajo NIIF: 1º de enero del 2014. Esto es, preparar el balance con el que se iniciará el reporte bajo las NIIF.

Periodo de transición: durante este lapso, comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre del 2014, se dará aplicación para todos los efectos legales a lo establecido en la norma contable vigente, es decir, el Decreto Reglamentario 2649 de 1993. Paralelamente, se aplicará el nuevo marco regulatorio. 2014 será un año de paralelo o transición, en el que nos estaremos despidiendo de la regulación contable actual e iniciaremos el camino hacia la internacionalización.

Emisión de estados financieros bajo NIIF, comparativos y dictaminados: a partir del 31 de diciembre del 2015, dada la obligatoriedad en la aplicación a partir del 1º de enero del mismo año. Esto será al principio del 2016. 2015 es el año de la prueba verdadera, puesto que ya no se usará la regulación vigente actualmente.

Viendo estas fechas clave, se podría decir que quedan poco menos de dos años para tener el proyecto de adopción completamente terminado, pues en 2015 ya todo debería funcionar como si no hubiese habido cambio. Dos años parece un plazo razonable; sin embargo, haber iniciado ya el trabajo es algo muy positivo, porque el proyecto ofrece algunos desafíos que es mejor enfrentar tempranamente.

Entre los principales desafíos podemos enunciar los siguientes:

• Un cambio de mentalidad en todos los niveles de las organizaciones, pues las NIIF nos harán ver las cosas de manera diferente. Esto se da tanto internamente, como a nivel de lectores y usuarios de información financiera.

• Aprender un nuevo modelo, más exigente y cambiante.

• Adaptar los procedimientos y sistemas de información al nuevo modelo.

• Adaptar los controles al nuevo modelo.

Ahora bien, se debe considerar que el 2014 será un año de trabajo paralelo porque hay que mantener lo actual y trabajar también con las NIIF, es decir, hay que hacer un doble trabajo. Por ello, el año actual es un año en el cual el proyecto debe avanzar substancialmente para estar casi listos para el paralelo.

1. Miembros del equipo

Una pregunta frecuente es ¿quién debe participar en el proyecto, quién debe liderarlo?

En el siguiente diagrama se incluye el equipo ideal:

 

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El equipo ha de ser multidisciplinario. Idealmente deben formar parte de este aquellos que conocen el hoy y harán el mañana; es preferible apoyar la tarea del hoy para liberar tiempo de personas para el proyecto que harán el mañana, pues quedan de una vez entrenadas. Las tareas de hoy pueden ser supervisadas en una forma más fácil mientras se ejecutan aquellas del proyecto.

En algunas áreas afectadas, como propiedad, planta y equipo, es posible que se requiera personal especializado de la operación, pero también integrantes del área de planeación financiera para hacer enlaces adecuados, por ejemplo, para la definición de unidades generadoras de efectivo, según requerimientos de la NIC 36, deterioro de activos, tarea que precisa del conocimiento de los activos y de la generación de los flujos de la compañía.

Asimismo, se requerirá de expertos valuadores para las valoraciones que deberán realizarse tanto en la adopción por primera vez, como en el trabajo futuro, pues varias NIIF requieren que diferentes ítems de los estados financieros, en su medición posterior, sean llevados a sus valores razonables para valuar los activos y pasivos, así mismo, las revelaciones a efectuar así lo exigen.

En el proyecto también deben participar personas del área de tecnología de información, quienes serán los encargados de los cambios a implementarse en los sistemas de información y facilitar así la transición, reduciendo de esta forma el trabajo manual. Nótese que las NIIF requieren de una gran cantidad de revelaciones y mientras más datos se capturen en el sistema de información, más fácil será el proceso al cierre del ejercicio y emisión de estados financieros.

Igualmente, alguien del área jurídica puede ser útil si se requiere modificar contratos vigentes o adaptar los futuros. Las áreas de tesorería y de ventas serán clave en sus propios temas. El área de auditoría y el área que define procedimientos y controles deben participar activamente para ajustarlos a los nuevos requerimientos.

Por su parte, el líder del proyecto debe ser un profesional que conozca bien las normas aplicables, tanto las anteriores como las nuevas, la organización, sus procesos, operaciones y procedimientos. Tiene que ser alguien que tenga poder de convocatoria y el tiempo disponible para llevar a cabo la planeación y coordinación de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto.

Este debe asegurar que se establezca un plan detallado y que se ejecute a tiempo. Para ello, se asegurará que se obtengan los recursos necesarios para su adecuada ejecución. Él es la conexión entre los que hacen el trabajo detallado y la alta gerencia.

Quienes hacen el trabajo detallado son las personas que hacen los cálculos, consiguen y manejan la información, cambian los sistemas de información, los procedimientos, los controles, y quienes enseñan la materia nueva.

Como en todo proyecto, la sensibilización en la organización es fundamental. Debe haber una buena comunicación entre y hacia todas las áreas afectadas, así como mantenerse informadas del avance del proyecto, incluyendo la discusión de las dificultades que se presentan y cómo se resuelven.

Finalmente, es muy importante tener todo el patrocinio de la alta gerencia para que se dé la adecuada importancia al proyecto y se pueda avanzar sin tropiezos, aprobando los recursos a asignársele. Además, ciertas decisiones, como políticas contables y opciones en la adopción por primera vez, deben ser tomadas por la junta directiva y la alta gerencia.

2. Fases del proyecto

Varias empresas ya han implementado las NIIF por otras razones, como reporte al exterior requerido por su casa matriz o por sus dueños, aplicación voluntaria por la exigencia de alguna parte internacional interesada o simplemente para hacer el ejercicio y anticiparse a los hechos. La experiencia práctica en este tipo de casos indica las siguientes fases para el proyecto:

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A continuación se presentan algunas recomendaciones en cada fase.

2.1. Capacitación

Los miembros del equipo deben comprender las NIIF para poder identificar las diferencias y sugerir caminos para cerrar las brechas.

Debido a que las normas presentan una continúa actualización, las compañías deben implementar un procedimiento en el que haya una actualización permanente del personal involucrado, al menos una vez al año. Esto es diferente a lo que veníamos acostumbrados, pues el Decreto 2649 de 1993, que nos ha regido por mucho tiempo, ha sufrido escasas modificaciones desde su emisión.

La capacitación debe abarcar miembros de la alta gerencia, a un nivel adecuado, para que puedan comprender cómo se reflejarán los elementos de los estados financieros y cómo se impactan las diferentes operaciones de la organización. Si bien las normas son para reportar información financiera y no deberían modificar la esencia de los negocios, algunas gerencias, luego de conocer cómo se reportan ciertas transacciones, intentarán modificar sus modelos de negocios. Por ejemplo, en nuestro medio es muy frecuente recurrir a los llamados contratos de renting y el reporte de ellos se considera como gasto. En la mayoría de los casos, estos contratos se van a reportar bajo las nuevas normas como la adquisición de un activo financiado, por lo que se reflejará tanto el activo como la obligación. Dado el cambio, las gerencias buscarán otras formas de manejar su negocio para evitar reflejar la inversión en activos y el endeudamiento, o aprenderán a gestionar bajo las nuevas normas.

2.2. Diagnóstico

Es una fase preliminar en la que se hace un plan de trabajo de alto nivel. En esta se identifican las áreas que presentan diferencias que deben manejarse para adaptar los sistemas y procedimientos, así como para estimar los ajustes a realizar en la adopción por primera vez.

En esta etapa se hace un recorrido por todos los activos, pasivos y operaciones de la entidad y se identifica en cuáles hay diferencias. También se definen equipos de trabajo por áreas. Se puede plantear un cronograma de trabajo de alto nivel.

2.3. Definición de políticas contables

Aquí se deben seleccionar las políticas contables a aplicar con el uso de las NIIF. Algunas de ellas pueden estar alineadas con las políticas actuales, como es el caso del método para valorar inventarios; otras pueden ser diferentes. Hay que seleccionar entre las opciones que ofrecen las NIIF, por ejemplo:

• En propiedad, planta y equipo, se debe seleccionar si la valoración será:

— Al costo o

— Por modelo de revaluación

• En reconocimiento de instrumentos financieros tiene que seleccionarse la fecha en que se reconocerán entre:

— Fecha de compromiso;

— Fecha de liquidación

• Si se usa el modelo de revaluación en propiedad, planta y equipo, se debe seleccionar cómo se va a manejar la depreciación entre las siguientes opciones:

— Ajuste proporcional al activo y la depreciación acumulada;

— Eliminación de la depreciación acumulada contra el activo.

La definición de políticas va a afectar los resultados que se presenten en los estados financieros, por lo que dicho proceso debe ser estudiado cuidadosamente. Además, las NIIF requieren consistencia en la aplicación, por lo tanto, una selección equivocada podría generar cambios contables en un futuro cercano con la correspondiente re-emisión de estados financieros, lo que implicaría pérdida de confianza de los usuarios de la información. Por ello, en la escogencia de las políticas, la junta directiva es clave en la aprobación final de las mismas.

2.4. Análisis y selección de opciones al adoptar por primera vez

La NIIF 1, adopción por primera vez, norma que se usa en la preparación del estado de situación financiera de apertura bajo las NIIF, provee una serie de opciones para escoger. La selección de una u otra alternativa afectará el ajuste inicial y el futuro de la compañía, por lo que el análisis debe ser hecho con la mejor información disponible, a conciencia y contar con la aprobación de la junta directiva.

Una de esas alternativas que ofrece, y tal vez la de mayor impacto en nuestro medio, es la relacionada con la valoración de ítems de propiedad, planta y equipo en el estado de situación financiera de apertura, pues se puede optar por el modelo del costo o ajustarse a su valor razonable y este será el costo asumido. Esta selección puede hacerse aun si la política de valoración de propiedad, planta y equipo es el costo. Igualmente, se puede aplicar a algunos activos o a todos o a ninguno.

Las implicaciones de tomar la opción del valor razonable como costo asumido tiene aspectos positivos y asuntos a considerar; la siguiente tabla presenta un análisis preliminar de esta opción sin considerar cifras, las cuales serán particulares a cada compañía:

 

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Otra opción dada por la NIIF 1 es para las subordinadas de matrices que ya han adoptado las NIIF: estas podrían usar como balance de apertura lo reportado a la casa matriz, por lo cual el balance de apertura tendría los saldos que se reportarán a la matriz el 31 de diciembre del 2013; no obstante, si necesitan mantener un patrimonio mejorado para propósitos de reporte local, podrían reconstruir la información, generando dos juegos de estados financieros bajo NIIF, pero con informaciones diferentes. Las diferencias van a desaparecer con el tiempo, pero mientras eso sucede, se deben manejar dos tipos de información.

Igualmente, compañías que han adquirido el control de otros negocios (combinación de negocios) pueden seleccionar si reconstruyen estas transacciones bajo NIIF o si las dejan como se reportaron localmente. Hay diferencias importantes en este tema que afectarían las cifras en los estados financieros. Además, la compañía debe definir a partir de qué fecha quiere reconstruir estas transacciones. Reconstruirlas implica trabajo y costo y la información puede ser diferente, afectando tanto el balance de apertura como los resultados futuros.

Hay aproximadamente 16 opciones en la NIIF 1, de las cuales al menos tres aplican a la mayoría de las compañías en Colombia. Se debe hacer un recorrido cuidadoso para identificar las que se pueden implementar.

2.5. Plan detallado

La revisión detallada de cada una de las áreas identificadas en el diagnóstico (fase 2.2) va a ayudar a definir tareas como recálculos para el ajuste inicial, análisis, cambios en procedimientos en los diferentes momentos de una transacción (reconocimiento inicial, medición inicial, medición posterior, deterioro, dar de baja, revelación) o cambios en los sistemas de información. Cada una de estas tareas se presenta porque el tratamiento actual difiere del requerido por las NIIF. Las tareas deben asignarse entre los miembros del equipo y se deben acordar las fechas de ejecución.

Las tareas del plan detallado son numerosas por lo que la asignación de recursos es muy importante.

2.6. Ejecución del plan detallado

Al ejecutar las tareas del plan detallado el resultado puede ser diverso, dependiendo del propósito. En general, podría ser lo siguiente:

1. Ajustes en el estado de situación financiera de apertura por una medición o reconocimiento diferente o

2. Reclasificaciones en el estado de situación financiera de apertura o

3. Procedimientos adaptados a lo requerido por las NIIF o

4. Cambios en el sistema de información o

5. Cambios en los parámetros para facilitar tareas como las pruebas de deterioro.

En la ejecución del plan detallado, el monitoreo de la ejecución de las tareas es vital para evitar retrasos. El soporte a y de los miembros del equipo es fundamental.

Hay tareas que son dispendiosas. La mayoría no son difíciles pero toman tiempo, por lo que es clave iniciar el trabajo tempranamente y tener los recursos para ejecutarlas. Por ejemplo, recalcular vidas útiles en propiedad, planta y equipo, ajustar el sistema para que recalcule con frecuencia la depreciación, recalcular la depreciación, asignar activos a unidades generadoras de efectivo, definir los niveles de las pruebas de deterioro, entre otras, son tareas que requieren tiempo y recursos.

2.7. Preparación del estado de situación financiera de apertura

La preparación del estado de situación financiera de apertura bajo NIIF es un trabajo relativamente sencillo si se tienen los insumos necesarios, resultantes de la ejecución del plan detallado. Esta labor parte del balance a 31 de diciembre de 2013 más o menos los ajustes estimados en el paso anterior.

En esta fase es importante considerar la necesidad de preparar la conciliación del patrimonio partiendo del valor reportado bajo la norma anterior y llegando al valor bajo NIIF. Los ajustes que se hagan en la adopción por primera vez se deben clasificar en tres grupos: los resultantes de corregir errores como el recálculo de la depreciación por haber usado vidas útiles basadas en normas fiscales; los que son producto de cambiar políticas contables (por ejemplo si usaba el costo promedio para el costeo de inventarios y se decidió cambiar al PEPS (primeras en entrar, primeras en salir) y aquellos resultado de mediciones y criterios de reconocimiento diferentes en las NIIF a lo usado previamente.

En general, la contrapartida de todos los ajustes realizados a los activos y a los pasivos será la cuenta de utilidades retenidas.

2.8. Afinación de sistemas de información y procedimientos modificados

Esta etapa debe ejecutarse cuando los procedimientos modificados se hayan implementado. La fase requiere alertas de los usuarios que están usando los procedimientos modificados para indicar cuando surgen inconvenientes o inconsistencias que deban corregirse. Una vez reportados, han de corregirse o modificarse los procedimientos.

Debe tenerse en cuenta que esta fase se propone durante el periodo del paralelo, es decir, aún no hay un uso pleno del sistema de información, ni es el único procedimiento a ejecutar. Por ello, se considera casi como la primera prueba en vivo.

2.9. Preparación de estados financieros comparativos

Los estados financieros al y por el año terminado el 31 de diciembre del 2014 serán los primeros estados financieros completos bajo NIIF. Se espera que se preparen al inicio del año 2015.

Por ser los primeros de este tipo, la construcción de las notas con todas las revelaciones requeridas por la norma es el mayor desafío. La tarea será útil para identificar falencias en los procedimientos que dificultan la obtención fácil de la información que debe revelarse, las cuales deberán corregirse para facilitar el trabajo a futuro.

Dado que para ese año se debió hacer el paralelo, si el sistema de información no está totalmente implementado el desafío puede ser mayor.

Nótese que estos estados financieros solo se presentarán al público junto con aquellos del siguiente año.

2.10. Inclusión de ajustes en los registros

Si el sistema de información bajo NIIF funcionó para el año 2014, esta fase puede obviarse porque el sistema debió partir de un balance de apertura ajustado y capturar toda la información bajo NIIF en el año. Sin embargo, si el sistema de información que funciona bajo la norma actual será el mismo bajo NIIF, debe considerarse que, a partir del 1º de enero del 2015, esa será la única información financiera a manejarse, por lo que los ajustes al balance de apertura y las diferencias que hayan surgido en el año 2014 deben involucrarse en el sistema de información con un segundo cierre del año 2014 para iniciar el año 2015 con saldos totalmente ajustados.

Los libros oficiales sí deben ajustarse para iniciar el año 2015. Es preciso tener cuidado de no solo incluir los ajustes que se identificaron para el balance de apertura, sino también las diferencias que hayan surgido en el 2014, año en el cual los registros oficiales debieron llevarse bajo el régimen anterior a la implementación de las NIIF.

2.11. Afinación final

Para 2015, se espera que ya todo esté funcionando bajo NIIF. Ya no habrá paralelos y será el momento de la afinación final. Los usuarios habrán tenido la oportunidad de revisar los nuevos procedimientos ajustados con lo reportado anteriormente y se espera que lo que surja en este momento sea mínimo.

Si se da alguna necesidad de revisar el procedimiento, por asuntos prácticos o por errores, debe reportarse para el ajuste final.

2.12. Preparación de los primeros estados financieros bajo las NIF para emisión al público

Los primeros estados financieros que se reportarán al público serán los del 2015, que incluirán su comparativo con los del 2014. Con la experiencia del año anterior, la tarea debe ser mucho más sencilla. Esta etapa se hará al inicio del año 2016 y será la prueba final del proyecto.

Todo lo que esté implementado en el proyecto se supone debe ser lo que funcione de ahí en adelante. No obstante, por los constantes cambios en las NIIF, debe aplicarse un procedimiento sistemático que facilite la implementación de los mismos.

3. Algo sobre el sistema de información

Un buen sistema de información será un gran aliado para evitar extenuantes jornadas en el personal contable, acostumbrado ya a largas jornadas de trabajo. El sistema de información debe ser más robusto de lo usual para poder enfrentar las siguientes complejidades:

a. En el año 2014 se deben mantener el sistema anterior y el nuevo sistema bajo NIIF, con altos requerimientos de revelaciones.

b. Desde el punto de vista de impuestos, la reforma tributaria, Ley 1607 del 2012, en su artículo 165, indicó que se iba a dar un plazo de cuatro años siguientes a la entrada en vigencia de las NIIF, en los que las remisiones de la norma fiscal a la contable no perderán su vigencia. Por ello, el sistema de información deberá soportar los aspectos fiscales mientras provee las dos informaciones anteriores.

c. Algunas gerencias querrán seguir evaluando sus negocios con sus propias mediciones, por lo que el sistema debería también proveer la información.

d. Algunos entes de vigilancia y control también querrán sus propios reportes para el ejercicio de su control interno.

En el siguiente gráfico se presenta una visión ideal del sistema de información:

 

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En este sistema, la base de transacciones es una sola pero, dependiendo de las condiciones del reporte, la información se produce para cada necesidad.

No se recomiendan sistemas de información que requieran ajustes para pasar de una información a otra, pues se pueden generar muchos errores. Además, mantener los detalles será difícil.

A lo anterior, debe añadirse que el sistema de propiedades, planta y equipo debe ser robusto para poder manejar constantes ajustes de vidas útiles, valores residuales, métodos de depreciación, manejo de unidades generadoras de efectivo para efecto de las pruebas de deterioro, información histórica del activo en caso de ajuste por deterioro y, si se usa el modelo de revaluación, los ajustes por revaluación.

Conclusión

El proyecto de implementación de las NIIF requiere tiempo, sin embargo, no debe dejarse para después. No es un proyecto difícil pero sí dispendioso y al que debe dedicársele tiempo y recursos. Requiere conocimientos que deben adquirirse, así como de especialistas. El resultado va a modificar la manera de pensar y actuar en los negocios, pero esto solo se verá con el tiempo. Ojalá las gerencias le den la importancia que tiene y provean los recursos necesarios para el éxito del mismo.

Bibliografía

Normatividad

INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS BOARD, IASB. Normas Internacionales de Información Financiera emitidas por IASB.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 1314 del 13 de julio del 2009. Diario Oficial 47.409 del 13 de julio del 2013.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA. Ley 1607 del 26 de diciembre del 2012. Diario Oficial 48.655 del 26 de diciembre del 2012.

MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO. Decreto 2784 del 28 de diciembre del 2012. Diario Oficial 48658 del 29 de diciembre del 2012.