Secretaría de Educación del Distrito

RESOLUCIÓN 2 DE 2018

(Agosto 2)

“Por la cual se modifica el Mapa de Procesos de la Secretaría de Educación del Distrito, se adoptan las caracterizaciones de sus procesos y se dictan otras disposiciones”.

El Jefe de la oficina asesora de planeación de la Secretaría de Educación del Distrito,

en uso de sus facultades legales, en especial la conferida en la Resolución 1340 del 23 de julio de 2015 y,

CONSIDERANDO:

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” en su artículo 2.2.22.3.9 indica que, en las entidades autónomas, con regímenes especiales y en otras ramas del poder público, debe implementarse el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, MIPG.

Que el Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional, elaboró el Manual Operativo para la implementación de MIPG, el cual en su capítulo 3.2.1.1 que habla sobre la Política de Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, establece que “la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados”

Que mediante la Resolución 1540 del 30 de mayo de 2003 la Secretaría de Educación del Distrito adoptó su Manual de Procedimientos, compuesto por: Procedimientos, formatos e instructivos de trabajo, la cual ha sufrido modificaciones parciales en el transcurso del tiempo.

Que la oficina asesora de planeación de conformidad con la función establecida en el literal N) del artículo 6º del Decreto 330 de 2008, está encargada de “Coordinar con las dependencias de la SED la elaboración y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos de acuerdo con la metodología que se acoja y proyectar los actos administrativos para su adopción”.

Que de acuerdo con la función establecida en el literal k) del artículo 5º del Decreto 330 de 2008, el Despacho del Secretario debe: “Liderar la formulación, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Secretaría y del Sistema de Gestión de Calidad”, por ello expidió la Resolución 1821 del 9 de octubre de 2014 por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión y se crean instancias de gestión y control del mismo en la Secretaría de Educación del Distrito y en su artículo séptimo definió que “El representante de la Alta Dirección de la Secretaría de Educación del Distrito para el Sistema Integrado de Gestión será el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación”.

Que mediante Resolución 1340 del 23 de julio de 2015 , el Secretario de Educación consideró que debido a la alta demanda de solicitudes relacionadas con la actualización del Manual de Procesos y Procedimientos por parte de las áreas que integran la entidad, y teniendo en cuenta la necesidad de atenderlas en términos ágiles, era pertinente delegar la facultad para la suscripción de los actos administrativos que se requieran para aprobar las modificaciones, adiciones y eliminaciones de documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos en el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

Que, en ejercicio de la función asignada y tomando como base los productos entregados por la consultoría realizada en la vigencia 2017 cuyo objeto fue “Realizar el diagnóstico de la situación actual, el diseño y/o rediseño de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo del nivel central, acorde con el direccionamiento estratégico de la secretaría de educación”, la oficina asesora de planeación mediante la Resolución 1 del 26 de enero de 2018 adoptó el Mapa de Procesos versión 7 de la Secretaría de Educación del Distrito.

Que, aplicando el mejoramiento continuo y los productos antes mencionados se estima pertinente:

• Modificar la versión 7-V7- del mapa de procesos compuesto por 18 procesos, la cual es reemplazada por la versión 8-V8- debido al cambio de nombre de uno de sus procesos Misionales, haciendo necesaria la derogatoria de la Resolución 1 del 26 de enero de 2018.

• Adoptar las caracterizaciones de los 18 procesos de la entidad, elaboradas por la firma consultora en reuniones de trabajo con las áreas competentes, compuestas por el objetivo, alcance, líder del proceso, productos del proceso, ciclo PHVA, políticas de operación, indicadores, recursos, trámites relacionados, documentación interna asociada, registros y documentación externa asociada; ajustadas y validadas por los líderes de los procesos, con el acompañamiento de los profesionales de la oficina asesora de planeación.

Adicional a lo anterior y conforme a los requerimientos de las áreas de la entidad relacionados con la actualización de sus documentos, se afectaron (entendiéndose por esto que se incorporan, modifican y/o eliminan) varios documentos, los cuales serán detallados en la parte resolutiva del presente acto administrativo, correspondientes a: 7 procedimientos eliminados, 5 procedimientos incorporados, 30 formatos eliminados, 16 formatos incorporados y 1 guía - metodología incorporada.

La oficina asesora de planeación estima conveniente señalar que, en lo sucesivo, la estructura de los códigos de los documentos, obedeciendo a la supresión de los macro procesos, serán modificados en la parte resolutiva.

Que la Secretaría de Educación del Distrito cuenta con el aplicativo ISOLUCION, el cual contiene todos los documentos del Manual de procesos y procedimientos y del sistema de gestión de la entidad, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co para la consulta de la documentación legal y vigente.

En mérito de lo anteriormente expuesto el jefe de la oficina asesora de planeación:

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar el mapa de procesos V7, compuesto por 18 procesos, a la versión 8, de la siguiente manera:

Procesos estratégicos

• Planeación estratégica

• Articulación interinstitucional

Procesos misionales

• Acceso y permanencia escolar

• Calidad educativa integral

• Servicio integral a la ciudadanía (antes “Atención integral a la comunidad educativa”)

Procesos de apoyo

• Gestión jurídica

• Gestión financiera

• Gestión de tecnologías de información y comunicaciones

• Gestión contractual

• Gestión administrativa

• Gestión de infraestructura y recursos físicos

• Gestión del talento humano

• Gestión de comunicaciones

• Gestión documental

Procesos de evaluación y mejora

• Control de la prestación del servicio educativo

• Evaluación de la gestión

• Mejora continua

• Control disciplinario

ART. 2º—Modificar la estructura de los códigos de los documentos del Sistema de Gestión de la Secretaría de Educación del Distrito, así:

Número del procesoTipo de documento - siglaConsecutivo
Del 01 al 18Caracterizaciones – CP001
Procedimientos – PD001 en adelante
Formatos – IF001 en adelante
Guías – Metodología – MG001 en adelante
Instructivos – IT001 en adelante
Manual – MN001 en adelante

PAR. 1º—Los códigos están compuestos de tres partes de acuerdo con lo descrito en el cuadro anterior, en donde la primera parte corresponde al número del proceso al que pertenece el documento, la segunda parte describe el tipo de documento por medio de la sigla que lo identifica y la tercera parte es el consecutivo que depende del número de documentos del mismo tipo asociado a cada proceso.

PAR. 2º—El ajuste de los códigos de los documentos del Sistema de Gestión, se realizará de manera progresiva a partir de esta Resolución, según las necesidades de modificación que se requieran.

ART. 3º—Adoptar las caracterizaciones de los 18 procesos relacionados en el artículo 1º de la presente resolución.

CódigoDocumento
01-CP-001Caracterización del proceso de articulación interinstitucional
02-CP-001Caracterización del proceso de planeación estratégica
03-CP-001Caracterización del proceso de acceso y permanencia escolar
04-CP-001Caracterización del proceso de calidad educativa integral
05-CP-001Caracterización del proceso de servicio integral a la ciudadanía
06-CP-001Caracterización del proceso de gestión jurídica
07-CP-001Caracterización del proceso de gestión financiera
08-CP-001Caracterización del proceso de gestión de tecnologías de información y comunicaciones
09-CP-001Caracterización del proceso de gestión contractual
010-CP-001Caracterización del proceso de gestión administrativa
011-CP-001Caracterización del proceso de gestión de infraestructura y recursos físicos
012-CP-001Caracterización del proceso de gestión del talento humano
013-CP-001Caracterización del proceso de gestión de comunicaciones
014-CP-001Caracterización del proceso de gestión documental
015-CP-001Caracterización del proceso de control de la prestación del servicio educativo
016-CP-001 Caracterización del proceso de evaluación de la gestión
017-CP-001 Caracterización del proceso de mejora continua
018-CP-001Caracterización del proceso de control disciplinario

ART. 4º—Afectar el Manual de Procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito los documentos de las siguientes áreas - procesos:

1. Oficina asesora de planeación
Proceso mejora continua
Tipo de documentoCódigo antiguoCódigo nuevoNombreVersiónTipo de afectación
Formato17-01-IF-005NAActa de entrega1Eliminación
Formato17-01-IF-007NACaracterización de procesos1Eliminación
Formato17-01-IF-003NAHerramienta PEPSU - Identificación inicial del proceso1Eliminación
Formato17-01-IF-012NAHerramienta PEPSU - Cuestionario para el diagnóstico del proceso1Eliminación
Formato17-01-IF-006NAHerramienta hoja de trabajo para el análisis de procesos (ser y deber ser)1Eliminación
Formato17-01-IF-013NAHerramienta de matriz de valor agregado1Eliminación
Formato17-01-IF-008NAHerramienta diagrama causa - efecto1Eliminación
Formato17-01-IF-009NAHerramienta diagrama causa - efecto invertido1Eliminación
Formato17-01-IF-010NAHerramienta Matriz de Análisis 5W'S + 1H1Eliminación

2. Dirección de bienestar estudiantil
Proceso acceso y permanencia escolar
Tipo de documentoCódigo antiguoCódigo nuevoNombreVersiónTipo de afectación
Procedimiento05-03-PD-003NAPrestación servicio de transporte escolar1Eliminación (es reemplazado por el Manual Operativo del Programa de Movilidad Escolar Res 039 19 enero 2018)
Procedimiento05-03-PD-009NAAsignación de rutas o subsidio escolar1Eliminación (es reemplazado por el Manual Operativo del Programa de Movilidad Escolar Res 039 19 enero 2018)
Formato05-03-IF-001NACertificado de cumplimiento del servicio de transporte escolar1Eliminación
Procedimiento05-03-PD-006NAOperación de refrigerios escolares1Eliminación (es reemplazado por el Manual Operativo del Programa de Alimentación Escolar Res 685 19 abril 2018)
Procedimiento05-03-PD-007NAOperación de comida caliente1Eliminación (Es reemplazado por el Manual Operativo del Programa de Alimentación Escolar Res. 685 19 abril 2018)
Formato05-03-IF-005NARegistro de entrega de refrigerios escolares jornada diurna1Eliminación
Formato05-03-IF-006NARegistro de entrega de refrigerios escolares jornada nocturna1Eliminación
Formato05-03-IF-007NARegistro de entrega de comida caliente1Eliminación

3. Dirección de dotaciones escolares
Proceso gestión de infraestructura y recursos físicos
Tipo de documentoCódigo antiguoCódigo nuevoNombreVersiónTipo de afectación
Procedimiento05-05-PD-001NAPlaneación de adquisiciones1Eliminación (es reemplazado por el procedimiento 11-PD-001 planeación integral para la adquisición de dotación escolar y administrativa)
ProcedimientoNA11-PD-001Planeación integral para la adquisición de dotación escolar y administrativa1Incorporación
Procedimiento10-03-PD-004NABaja de elementos de bienes inservibles y/u obsoletos1Eliminación
ProcedimientoNA11-PD-002Baja de elementos de bienes inservibles y/u obsoletos1Incorporación (equivale a la V2 del procedimiento 10-03-PD-004 baja de elementos de bienes inservibles y/u obsoletos)
Procedimiento05-05-PD-006NAEntrega física y registro de bienes1Eliminación (es reemplazado por el procedimiento 11-PD-003 entrega física de dotación escolar y administrativa)
ProcedimientoNA11-PD-003Entrega física de dotación escolar y administrativa1Incorporación
ProcedimientoNA11-PD-004Registro Contable de dotación escolar y administrativa1Incorporación
ProcedimientoNA11-PD-005Legalización de donaciones1Incorporación
MetodologíaNA11-MG-001Buen uso de los bienes muebles y equipos de dotación escolar y administrativa de la Secretaría de Educación del Distrito1Incorporación

4. Oficina de apoyo precontractual
Proceso gestión contractual
Tipo de documentoCódigo antiguoCódigo nuevoNombreVersiónTipo de afectación
Formato11-02-IF-016NADeclaración impedimento y/o conflicto de intereses para procesos de contratación 1Eliminación
FormatoNA09-IF-001Declaración impedimento y/o conflicto de intereses para procesos de contratación1Incorporación (Equivale a la V2 del formato 11-02-IF-016 Declaración Impedimento y/ob Conflicto de Intereses para procesos de contratación)
Formato11-02-IF-018NAFicha técnica de necesidad contractual1Eliminación (solicitud del área)

5. Oficina de contratos proceso gestión contractual
Tipo de documentoCódigo antiguoCódigo nuevoNombreVersiónTipo de afectación
Formato11-03-IF-001NAActa de inicio2Eliminación
FormatoNA09-IF-002Acta de Inicio1Incorporación (equivale a la V3 del formato 11-03-IF-001 acta de inicio)
Formato11-03-IF-015NASolicitud de modificación contractual2Eliminación
FormatoNA 09-IF-003Solicitud de modificación contractual1Incorporación (Equivale a la V3 del formato 11-03- IF-015 solicitud de modificación contractual)
Formato11-03-IF-005NAActa de suspensión1Eliminación
FormatoNA09-IF-004Acta de suspensión1Incorporación (equivale a la V2 del formato 11-03-IF-005 Acta de suspensión
Formato11-03-IF-004NAActa de reiniciación1Eliminación (es reemplazado por el formato 09-IF-005 acta de reinicio)
FormatoNA09-IF-005 Acta de reinicio1Incorporación
Formato11-04-IF-001NAActa estado de correspondencia2Eliminación (solicitud del área)
Formato11-03-IF-013NAInforme de actividades2Eliminación
FormatoNA 09-IF-006Informe de actividades1Incorporación (equivale a la V3 del formato 11-03-IF-013 informe de actividades)
Formato11-03-IF-017NAActa de supervisión para autorizar pagos / Desembolso1Eliminación (solicitud del área)
Formato11-02-IF-005NAEstudios y documentos previos - Contratación directa - Prestación de servicios3Eliminación
FormatoNA09-IF-007Estudios y documentos previos - Contratación directa - Prestación de servicios1Incorporación (equivale a la V4 del formato 11-02- IF-005 estudios y documentos previos - Contratación directa - Prestación de servicios)
Formato11-02-IF-009NAEstudios y documentos previos- Procesos de selección1Eliminación
FormatoNA09-IF-008Estudios y documentos previos- Procesos de selección1Incorporación (equivale a la V2 del formato 11-02- IF-009 Estudios y documentos previos- Procesos de selección)
Formato11-02-IF-010NASOC-Solicitud de ordenación de contratación- Contratación directa prestación de servicios1Eliminación
FormatoNA09-IF-009SOC-Solicitud de ordenación de contratación- Contratación directa prestación de servicios1Incorporación (equivale a la V2 del formato 11-02-IF-010 SOC-Solicitud de ordenación de contratación-Contratación directa prestación de servicios)
Formato11-02-IF-013NASOC-Solicitud de ordenación de contratación- Mínima cuantía1Eliminación
FormatoNA09-IF-010 SOC-Solicitud de ordenación de contratación- Mínima cuantía1Incorporación (equivale a la V2 del formato 11-02-IF- 013 SOC-Solicitud de ordenación de contratación-mínima cuantía)
Formato11-02-IF-014NASOC-Solicitud de ordenación de contratación- Procesos de selección1Eliminación
FormatoNA09-IF-011SOC-Solicitud de ordenación de contratación- Procesos de selección1Incorporación (equivale a la V2 del formato 11-02-IF- 014 SOC-Solicitud de ordenación de contratación-procesos de selección)
Formato11-02-IF-015NAEstudios del sector y de costo1Eliminación
FormatoNA09-IF-012Estudios del sector y de costo1Incorporación (equivale a la V2 del formato 11-02- IF-015 Estudios del sector y de costo)
Formato11-02-IF-020NALista de chequeo prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión1Eliminación (solicitud del área)
Formato11-02-IF-022NAClausulado general contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión1Eliminación
FormatoNA09-IF-013 Clausulado general contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión1Incorporación (equivale a la V2 del formato 11-02-IF-022 Clausulado general contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión)
FormatoNA09-IF-014Constancia de actualización de fecha de plazo1Incorporación
FormatoNA09-IF-015Designación comité asesor y evaluador1Incorporación
FormatoNA 09-IF-016Evaluación de documentos jurídicos habilitantes1Incorporación

ART. 5º—Los documentos adoptados por la presente resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría de Educación del Distrito Capital.

ART. 6º—Será responsabilidad de todos los directivos de la entidad de los niveles central, local e institucional, la permanente actualización, implementación, divulgación, aplicación y el seguimiento de los documentos a su cargo.

En caso de que las áreas identifiquen la necesidad de intervenir sus documentos con el fin de eliminarlos, complementarlos o mejorarlos, deberán solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, la asesoría y el acompañamiento en el levantamiento y documentación, por medio de requerimiento en el aplicativo vigente del sistema de gestión.

ART. 7º—Los documentos adoptados en la presente resolución serán difundidos de manera general por la oficina asesora de planeación en toda la entidad y áreas afectadas; a su vez, los directivos de las áreas competentes tendrán la responsabilidad de la socialización, implementación y seguimiento de los documentos con los funcionarios que intervienen en ellos.

ART. 8º—Los documentos de que trata la presente resolución reposarán para consulta en el archivo de la entidad y en medio magnético en el aplicativo vigente del sistema de gestión, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co, los cuales harán parte integral de la presente resolución.

ART. 9º—Conforme a la normatividad vigente corresponde a la oficina de control interno velar por el cumplimiento de los documentos del manual de procedimientos.

ART. 10.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 1 del 26 de enero de 2018.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C. a 2 de agosto de 2018.