Secretaría Distrital de Salud

CIRCULAR 16 DE 2018

(Abril 9)

Asunto: Actualización, socialización y seguimiento del normograma institucional

El Decreto Distrital 507 de 2013 “Por el cual se modifica la Estructura Organizacional de la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá, D.C.” consagra en el artículo tercero las funciones que corresponden al Despacho del Secretario Distrital de Salud, entre las cuales se destaca la función prevista en el numeral 9º a saber: “(…) 9. Dirigir la implementación y desarrollo de los sistemas de control interno y de gestión de calidad de la Secretaría”.

En cumplimiento de tal designación, se hace un llamado a todos los directivos de las dependencias de la entidad, para que en el marco de sus competencias y funciones, lideren la actualización, socialización y seguimiento del Normograma.

Lo anterior, considerando la permanente, dinámica de modificación, derogación y expedición de normas jurídicas, expedidas con el propósito de regular las conductas y comportamiento de los particulares en el Estado Colombiano.

Como es sabido, la función administrativa del Estado, se enmarca en el cumplimiento de unos principios consagrados en la Constitución Política de 1991, en su artículo 209, así mismo en la Ley 489 de 1998 artículo 3º y Ley 1437 de 2011 artículo 3º.

En el mismo sentido, la Constitución Política en su artículo 123, establece que “(…) Los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad; ejercerán sus funciones en la forma prevista por la Constitución, la ley y el reglamento. (…)”.

Concatenado, el artículo 4º de misma norma, estipula que “La Constitución es norma de normas. En todo caso de incompatibilidad entre la Constitución y la ley u otra norma jurídica, se aplicarán las disposiciones constitucionales. Es deber de los nacionales y de los extranjeros en Colombia acatar la Constitución y las leyes, y respetar y obedecer a las autoridades”.

La Ley 489 de 1998 en el artículo 5º establece que “los organismos y entidades administrativos deberán ejercer con exclusividad las potestades y atribuciones inherentes, de manera directa e inmediata, respecto de los asuntos que les hayan sido asignados expresamente por la ley, la ordenanza, el acuerdo o el reglamento ejecutivo”. Esto es, la competencia que para el efecto corresponde al ente territorial en salud, está contenida en la Constitución Política, en la ley o en el reglamento, sin lo cual no se pueden asumir funciones, obligaciones, adquirir responsabilidades ni asumir compromisos que no estén previamente preestablecidos por la ley vigente.

Corolario, el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) 1000:2005, etapa 4 establece que “la entidad, a fin de garantizar el control de cumplimiento, deberá elaborar un Normograma con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables, verificando a través del desarrollo del MECI, el cumplimiento de todas y cada una de dichas normas”.

En el mismo sentido tal y como se prevé en la NTCISO 14001, la entidad u organismo distrital debe: “Estructurar un normograma de carácter informativo y explicativo que permita dilucidar todas las disposiciones de carácter legal que le atañen. Establecer un procedimiento documentado para la construcción del normograma. Contar con un procedimiento documentado para la construcción y actualización del normograma. Documentar un normograma donde se establezca la normatividad relacionada con los requisitos legales de: operación de la institución, seguridad industrial y salud ocupacional, ambiente, seguridad informática, gestión documental”.

Finalmente la Alcaldía Mayor de Bogotá, generó el Noveno Lineamiento Matriz de Cumplimiento Legal (normograma) y Procedimiento de Evaluación Periódica de lo Legal, en el cual se plantea la Ruta de construcción de una matriz de cumplimiento legal, cuyo alcance esta dado para que las entidades y organismos distritales, cuenten con un instrumento concebido no solamente como un documento de consulta, sino como una herramienta dinámica que minimiza el riesgo de incumplimiento de requisitos legales y/o normativos asociados a la gestión institucional.

En observancia a los lineamientos mencionados, cada dependencia cuenta con un gestor, quien tiene la responsabilidad de actualizar, socializar y hacer el seguimiento a las normas, que de acuerdo con las funciones y competencias asignadas por la ley, perdieron o entraron en vigencia. Tal actividad, debe ser ejecutada siguiendo los parámetros fijados en el manual de procesos y Procedimientos de la entidad (SDS-PYCPR- 009), en cuyo evento corresponde el reporte de las normas a la dirección de planeación institucional y calidad, para su consolidación y actualización del normograma institucional, a la oficina asesora jurídica para su revisión semestral o cuando se requiera, y a la oficina de control interno para verificar el grado de cumplimiento de los requisitos normativos en el marco de las funciones de auditoria.

Por lo anterior y enmarcados en criterios de autocontrol y prevención del daño antijurídico, es menester adoptar las medidas necesarias frente al cumplimiento de las obligaciones preestablecidas, tal abstención conllevará a sanciones y responsabilidades disciplinarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, a los nueve días del mes de abril de dos mil dieciocho.

N. del d.: La presente circular va dirigida a subsecretarias, direcciones, subdirecciones, oficinas asesoras y dependencias que conforman la estructura organizacional de la Secretaria Distrital de Salud.