Secretaría Jurídica de la Alcaldía Mayor de Bogotá

CIRCULAR 7 DE 2017

Asunto: Orientaciones de carácter informativo sobre el proceso de convergencia de normas locales a los nuevos marcos normativos con referencia a las Normas Internacionales de la Información Financiera, NIIF, y reporte de la correspondiente información financiera a la entidades distritales que ejercen la función de inspección, vigilancia y control de entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en el Distrito Capital.

1. Ámbito de aplicación.

La Secretaría Jurídica de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., con base en las facultades otorgadas mediante en el Decreto Distrital 323 de 2016, en sus artículos 3º, numeral 4º, y 5º, numeral 16, se permite impartir orientaciones de carácter informativo sobre el proceso a seguir respecto a la convergencia de normas locales a los nuevos marcos normativos con referencia a estándares internacionales de información financiera.

Igualmente, conforme a lo dispuesto en el numeral 16 del artículo 5º del Decreto Distrital 323 de 2016 y los artículos 10, 12 y 15 de la Ley 1314 de 2009, la cual regula principios y normas de contabilidad, información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se emite la presente circular teniendo en cuenta el proceso de convergencia de normas locales a nuevos marcos normativos con referencia a estándares internacionales de información financiera.

Así mismo, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., a través de las secretarías distritales que ejercen esta facultad, estas podrán solicitar información y documentos que consideren necesarios y realizar el examen a los libros, cuentas y demás documentos jurídicos, contables y financieros de las instituciones de conformidad a lo dispuesto en los decretos 1318 de 1988, 1093 de 1989, Decreto Distrital 59 de 1991 modificado y adicionado por el Decreto Distrital 530 de 2015, artículo 13 del Decreto Distrital 323 de 2016 y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2010. Esta circular modifica las Circulares 26 de 2014 y 58 de 2015 y establece los plazos para presentar la información contable y financiera con corte a 31 de diciembre de 2016.

2. Antecedentes de la convergencia.

El Congreso de Colombia expidió la Ley 1314 de 2009 “Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el proceso para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento”. Esta ley ordenó la convergencia hacia los estándares internacionales de aceptación a nivel mundial en materia de contabilidad.

El artículo 2º de esta ley establece “Ámbito de aplicación. La presente ley aplica a todas las personas naturales y jurídicas que, de acuerdo con la normatividad vigente, estén obligados a llevar contabilidad, así como a los contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la preparación de estados financieros y otra información financiera, de su promulgación y aseguramiento (...)” (negrilla fuera del texto).

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en el documento final “Direccionamiento estratégico - Del proceso de convergencia a las normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información, con estándares internacionales”, de diciembre 5 de 2012, propuso que las normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información, sean aplicadas de manera diferencial por tres grupos de preparadores de estados financieros:

Grupo 1, los que aplican un marco normativo con referencia en las NIIF plenas.

Grupo 2, los que aplican un marco normativo con referencia en las NIIF para Pymes.

Grupo 3, los que aplican una contabilidad simplificada.

La Ley 1314 de 2009 ha sido reglamentada para cada uno de los grupos 1, 2 y 3, por los decretos 2784 y 2706 de diciembre de 2012 y 3022 de diciembre de 2013 y sus modificatorios; estos decretos fueron compilados en el Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y se dictan otras disposiciones (2420 de diciembre 14 de 2015, modificado por el Decreto 2496 de diciembre 23 de 2015).

3. Clasificación, marco técnico normativo de las entidades y cronograma de aplicación.

Le corresponde a cada entidad sin ánimo de lucro, bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., identificar su correspondiente clasificación y tiempo de permanencia, de acuerdo con los criterios establecidos en los decretos reglamentarios de la Ley 1314 de 2009 y la Circular 58 de 2015 expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Lo anterior, con el fin de que pueda determinar con exactitud el grupo al que pertenece dentro del proceso de convergencia.

En cuanto al cronograma de aplicación del marco técnico normativo para los preparadores de información financiera de los grupos 1, 2 y 3, las entidades deberán remitirse a los artículos artículo(sic) 1.1.1.3, 1.1.2.3 y 1.1.3.3 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, modificado por el Decreto 2496 de 2015, respectivamente.

4. Responsabilidad de la administración.

La administración de la entidad sin ánimo de lucro es la responsable de la preparación de los estados financieros, de conformidad con el marco de principios que sea aplicable, y de establecer las medidas de control interno necesarias para que los estados financieros estén libres de incorrecciones materiales, debidas a fraude o error. Todo lo anterior, en armonía con lo estipulado en los artículos 23 de la Ley 222 de 1995 y 200 del Código de Comercio, modificado por el artículo 24 de la Ley 222 de 1995.

Por tal razón, es fundamental el rol de la administración de la entidad sin ánimo de lucro en todo el proceso de convergencia hacia el nuevo marco normativo contable y de información financiera, siendo la responsable de dirigir y orientar este proceso, monitoreando permanentemente su adecuado desarrollo y la respectiva documentación que evidencie el cumplimiento de cada una de las actividades.

El proceso de convergencia al nuevo marco técnico normativo debe considerarse como un proyecto de cambio de nivel estructural en toda entidad sin ánimo de lucro y, por tanto, se debe abordar con una metodología idónea que permita desarrollar todas las actividades necesarias para cumplir con los requerimientos legales.

5. Responsabilidad de los revisores fiscales.

Acorde con las funciones contenidas en los artículos 207 y 208 del Código de Comercio, en relación con el dictamen de los estados financieros, es responsabilidad de los revisores fiscales, realizar una labor de seguimiento para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales durante el proceso de convergencia a los nuevos marcos técnicos normativos contables y de información financiera con referencia a estándares internacionales, esto es, a lo largo del período de preparación, de transición y aplicación.

Para realizar esta labor, el revisor fiscal debe, por supuesto, ser idóneo y, por lo tanto, conocer la normativa vigente en relación con este proceso de convergencia y comprender su debida aplicación por parte de los preparadores de información.

Adicionalmente, los revisores fiscales en relación con las normas de aseguramiento de la información, deberán tener en cuenta lo establecido en los decretos 302 y 2420 de 2015 y sus modificatorios.

6. Reporte de información bajo NIIF a la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

6.1. Reporte de información física.

6.1.1. Información a reportar - vigencia 2016.

Conforme al marco legal establecido, las entidades sin ánimo de lucro vigiladas por la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., deberán presentar al ente distrital que ejerza las funciones de inspección, vigilancia y control la siguiente información en forma física:

Pertenecientes al grupo 1

1. Estado de situación financiera comparativo con el año inmediatamente anterior (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

2. Estado de resultados integral con estado complementario denominado “Otros resultados integrales” comparativo con el año inmediatamente anterior (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal si lo hay).

3. Estado de cambios en el patrimonio comparativo con el año inmediatamente anterior (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

4. Estado de flujo de efectivo comparativo con el año inmediatamente anterior (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

5. Notas a los estados financieros comparativos con el año inmediatamente anterior que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y otras de información explicativa (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

6. Certificación de estados financieros conforme al artículo 37 de la Ley 222 de 1995 (firmado por representante legal y contador).

7. Dictamen del revisor fiscal, si lo hay, de conformidad con lo establecido en el artículo 208 del Código de Comercio y Decreto 302 de 2015.

8. Informe de gestión firmado por el representante legal, en los términos del artículo 47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000.

9. Acta del máximo órgano de administración firmada por presidente y secretario de la reunión, donde conste la aprobación de los estados financieros, el informe de gestión y la destinación de los excedentes, conforme a lo establecido en el artículo 422 de Código de Comercio y el artículo 46 de la Ley 222 de 1995.

10. Proyecto de presupuesto de la vigencia actual, Decreto Nacional 1093 de 1989.

11. Certificado de registro de libros expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá.

Pertenecientes al grupo 2

1. Estado de situación financiera de apertura, ESFA, a 1º de enero de 2015 (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

2. Estado de situación financiera comparativo con el año inmediatamente anterior (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

3. Estado de resultados integral con estado complementario denominado “Otros resultados integrales” comparativo con el año inmediatamente anterior (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

4. Estado de cambios en el patrimonio comparativo con el año inmediatamente anterior (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

5. Estado de flujo de efectivo comparativo con el año inmediatamente anterior (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

6. Notas a los estados financieros comparativas con el año inmediatamente anterior que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y otras de información explicativa (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

7. Certificación de estados financieros conforme al artículo 37 de la Ley 222 de 1995 (firmado por representante legal y contador).

8. Dictamen del revisor fiscal, si lo hay, de conformidad con lo establecido en el artículo 208 del Código de Comercio y Decreto 302 de 2015.

9. Informe de gestión firmado por el representante legal, en los términos del artículo 47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000.

10. Acta del máximo órgano de administración firmada por presidente y secretario de la reunión, donde conste la aprobación de los estados financieros, el informe de gestión y la destinación de los excedentes, conforme a lo establecido en el artículo 422 de Código de Comercio y el artículo 46 de la Ley 222 de 1995.

11. Proyecto de presupuesto de la vigencia actual, Decreto Nacional 1093 de 1989.

12. Certificado de registro de libros expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá.

Pertenecientes al grupo 3

1. Estado de situación financiera comparativo con el año inmediatamente anterior (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

2. Estado de resultados integral con estado complementario denominado “Otros resultados integrales” comparativo con el año inmediatamente anterior (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

3. Notas comparativas con el año inmediatamente anterior que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y otras de información explicativa (firmado por representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay).

4. Certificación de estados financieros conforme al artículo 37 de la Ley 222 de 1995 (firmado por representante legal y contador).

5. Dictamen del revisor fiscal, si lo hay, de conformidad con lo establecido en el artículo 208 del Código de Comercio y Decreto 302 de 2015.

6. Informe de gestión firmado por el representante legal, en los términos del artículo 47 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 1º de la Ley 603 de 2000.

7. Acta del máximo órgano de administración firmada por presidente y secretario de la reunión, donde conste la aprobación de los estados financieros, el informe de gestión y la destinación de los excedentes, conforme a lo establecido en el artículo 422 de Código de Comercio y el artículo 46 de la Ley 222 de 1995.

8. Proyecto de presupuesto de la vigencia actual, Decreto Nacional 1093 de 1989.

9. Certificado de registro de libros expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá.

Los vigilados pertenecientes a los grupos 1 y 3 que no han presentado información financiera del año 2015, deberán presentar dicha información conforme a lo establecido en la Circular 58 de 2015.

Lo anterior, sin perjuicio de la función de inspección, vigilancia y control atribuida a las entidades distritales, bajo la cual podrán en cualquier tiempo requerir la información que considere necesaria, para verificar el cumplimiento de la normativa vigente sobre el particular.

6.1.2. Plazos para entrega de la información financiera con corte a 31 de diciembre de 2016.

Para efectos de la entrega de la información financiera física con corte a 31 de diciembre de 2016, deberán tenerse en cuenta los dos últimos dígitos del NIT (sin incluir el dígito de verificación), así:

Últimos dos dígitos del NIT, sin número de verificaciónFecha a entregar la información financiera
01 - 202 - 5 de mayo
21 - 408 - 12 de mayo
41 - 6015 - 19 de mayo
61 - 8022 - 26 de mayo
81 - 0030 de mayo al 2 de junio

6.2. Reporte de información financiera en el sistema de información de personas jurídicas, Sipej.

Las entidades sin ánimo de lucro, bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá, digitarán sus estados financieros en el sistema de información de personas jurídicas, Sipej, para el efecto deberán solicitar al respectivo ente supervisión la habilitación del PIN, en los términos establecidos en la Circular 26 de 2014.

Para lo anterior, la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., mediante la expedición de una circular, regulará y dará las pautas para la digitación de la información financiera correspondiente a los nuevos marcos normativos de contabilidad.

7. Otras disposiciones.

Para efecto de los alcances previstos en la presente circular, la misma deberá ser publicada en el registro distrital y difundida a través de la página del sistema de información de personas jurídicas sin ánimo de lucro, Sipej, y la página web www.secretariajuridica.gov.co.

Se reitera que las orientaciones dadas en esta circular, son exclusivamente de carácter informativo y no eximen a las entidades sujetas a la supervisión de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y a los entes de inspección, vigilancia y control distritales, a consultar de manera completa la normativa vigente y atención oportuna de los requerimientos legales establecidos en la Ley 1314 de 2009 y los decretos reglamentarios expedidos por el Gobierno Nacional.

N. del D.: La presente circular va dirigida a representantes legales, revisores fiscales y contadores de corporaciones, asociaciones, fundaciones y entidades de utilidad común que se encuentren bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., responsables de preparar información financiera que estén clasificados en los grupos 1, 2, y 3 y que deban acogerse al proceso de convergencia establecido en la Ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios, respecto de los nuevos marcos normativos con referencia a las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF.