Seguridad social y retención en la fuente sobre pagos realizados con posterioridad a la terminación del contrato de trabajo

Revista Nº 196 Jul. - Ago. 2016

Con la terminación del contrato de trabajo se extinguen sus obligaciones principales.

En un escenario ideal se espera que el trabajador reciba la totalidad de emolumentos que se le adeudan por concepto de salario, prestaciones sociales, vacaciones, beneficios extralegales, e indemnizaciones, en caso de que aplique.

Adriana Alejandra Fernández Montejo 

Gerente laboral de EY 

También se espera que el empleador efectúe los aportes al sistema de seguridad social integral —SSSI— y parafiscales, que practique la retención en la fuente según corresponda y que informe oportunamente la novedad de retiro en la planilla integrada de liquidación de aportes —PILA—1. Sin embargo, en la vida real, y aun cuando la novedad de retiro haya sido registrada, el ex empleador puede verse obligado a hacer uno o varios pagos al ex trabajador, originados en la antigua relación laboral. Este evento se puede presentar por diversos motivos tales como la existencia de una política de beneficios condicionados, una bonificación o comisión pendiente, entre otros.

Surgen entonces interrogantes sobre la obligatoriedad de practicar retención en la fuente y realizar aportes al SSSI y parafiscales sobre los pagos efectuados con posterioridad a la terminación del contrato de trabajo. Aunque algunos piensan que tales obligaciones no aplican ya que el contrato de trabajo dejó de existir, lo cierto es que hasta la fecha no existe una norma específica que determine el tratamiento adecuado de este tipo de pagos. Si partimos de la premisa de que los pagos se originan en el contrato de trabajo que terminó, siguen siendo laborales, y en este sentido están sujetos a obligaciones.

El presente artículo es una guía práctica que contiene algunas de las alternativas legales disponibles para cumplir con las obligaciones de seguridad social y retención en la fuente, derivadas de los pagos realizados con posterioridad a la terminación del contrato de trabajo.

Retención en la fuente

Los pagos realizados con posterioridad a la terminación del contrato de trabajo pueden ser en dinero o en especie, su naturaleza puede ser salarial o no, e inclusive, pueden hacerse a través de un tercero. De cualquier manera y con independencia de su naturaleza, forma o modalidad de entrega, no dejan de ser ingresos laborales gravables ya que su existencia se desprende del contrato de trabajo. En este sentido, y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 383 del Estatuto Tributario —ET—, están suje­tos a retención en la fuente.

En la práctica, se pueden presentar los siguientes escenarios:

1. Si la retención en la fuente aplicada a los ingresos del ex trabajador se venía realizando por procedimiento 1, se sugiere mantener la aplicación del mismo2.

2. Si la retención en la fuente aplicada a los ingresos del ex trabajador se venía realizando por procedimiento 23 y al momento de pago continúa vigente el último recálculo del porcentaje fijo de retención, el ex empleador podrá continuar practicando la retención en la fuente mediante este procedimiento. En el mismo escenario, si el pago se efectúa con posterioridad a la vigencia del último recálculo del porcentaje fijo de retención, el procedimiento sugerido es el procedimiento 14.

En todos los casos, el ex empleador debe validar si el ex trabajador sigue conservando la calidad de “empleado”5 y de ser así, debe aplicar el mayor valor que resulte entre la retención ordinaria y la retención mínima alternativa, según lo dispuesto en el artículo 384 del Estatuto Tributario. La tarifa aplicable dependerá del valor del ingreso.

Seguridad social

Si la naturaleza de los pagos es salarial6, estos deben hacer base de liquidación de aportes al SSSI y parafiscales en un 100%. Si por el contrario, su naturaleza es no salarial7 solamente harán base de cotización al SSSI sobre el exceso del 40% del total de la remuneración del respectivo mes de pago, tal y como lo dispone el artículo 30 de la Ley 1393 del 20108.

En la práctica, el aportante debe realizar los aportes al sistema SSSI y parafiscales, a través de la PILA9, en modalidad electrónica o asistida. Dado que en el caso de pagos realizados con posterioridad a la terminación del contrato de trabajo, el aportante tuvo que haber registrado la novedad de retiro RET, en los términos de la Resolución 2388 del 2016, existen dos opciones para realizar el aporte sobre el nuevo pago:

1. La primera consiste en volver a afiliar al ex trabajador a las entidades de seguridad social, reportar una novedad de ingreso ING en una planilla tipo E de empleados, realizar el pago y reportar una novedad de retiro RET. Esta alternativa tiene varias complejidades, no solo por la carga operativa que representa el surtir un proceso de afiliación nuevamente, sino porque en muchas ocasiones el ex empleador no tiene contacto con el ex trabajador.

2. La segunda, consiste en utilizar una planilla de corrección tipo N y adicionar al último ingreso base de cotización el valor que se pretende aportar. Esta opción implica que el ex empleador se vea obligado a pagar intereses de mora desde la fecha de terminación de su contrato de trabajo y el pago de seguridad social (salud, riesgos y pensión) puede resultar inexacto, ya que al compu­tar el aporte anterior con el nuevo aporte, es muy probable que el valor final exceda del tope de los veinticinco (25) salarios mínimos legales vigentes y el ex empleador termine aportando menos de lo que hubiera aportado en la fecha efectiva de pago.

En conclusión, cuando el empleador se vea forzado a realizar un pago con posterioridad a la terminación del contrato de trabajo deberá:

1. Verificar si el ex trabajador conserva la calidad de “empleado” y aplicar la retención en la fuente teniendo en cuenta el procedimiento y tarifa aplicable.

2. Validar si el ingreso tiene naturaleza salarial o no para determinar el valor del aporte al SSSI y parafiscales (si aplica).

3. Decidir si se surtirá el proceso de afiliación a las entidades de seguridad social y si se aportará utilizando la planilla E o la planilla de corrección N asumiendo intereses de mora, la inconsistencia respecto de la fecha real de pago y los riesgos de cuestionamiento asociado.

Es importante anotar que si el ex empleador pretende tomar el pago al ex trabajador como deducible en su declaración de renta, debe asegurarse de cumplir con los requisitos establecidos en los artículos 87-1, 106 y 107 del Estatuto Tributario. Al final será el ex empleador quien definirá el procedimiento de retención aplicable y la alternativa de pago de aportes a seguridad social que a su criterio, mitigue en mayor medida los riesgos frente a posibles reclamaciones del ex trabajador y/o cuestionamientos de las autoridades administrativas.

1. Resolución 2388 del 2016.

2. Estatuto Tributario, artículo 385.

3. Estatuto Tributario, artículo 386.

4. Estatuto Tributario, artículo 385.

5. Estatuto Tributario, artículo 329.

6. Código Sustantivo del Trabajo, artículo 127.

7. Código Sustantivo del Trabajo, artículo 128.

8. Esta norma aplica para trabajadores particulares, no para servidores públicos.

9. Resoluciones 2388 del 2016, 1747 del 2008 y modificaciones.